SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM APLIKASI ARSIP DIGITAL BIRO SUMBER DAYA MANUSIA
DI PT PUPUK KUJANG CIKAMPEK
(Management Archives On Bureau Of Human Resources Using Applications Of Digital Archives
In PT Pupuk Kujang Cikampek)
TUGAS AKHIR
Disusun Untuk Memenuhi Syarat dalam Menyelesaikan Pendidikan Diploma III
Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis
Oleh:
Wulan Septyani 095211031
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BIRO SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM APLIKASI
ARSIP DIGITAL DI PT PUPUK KUJANG CIKAMPEK
(Management System Archives On Bureau Of Human Resources Using Program Applications Of Digital Archives
In PT Pupuk Kujang Cikampek)
Penguji:
1. Sebagai Ketua : Ermina Tiorida, SE., M.Si. 2. Sebagai Anggota : Dra. Tintin Suhaeni, S.Sos., M.Si. 3. Sebagai Anggota : Sri Raharso S.Sos., M.Si.
Tugas Akhir ini telah disidangkan pada tanggal 12 Juli 2012 dan disahkan sesuai dengan ketentuan berlaku.
Disetujui oleh: Pembimbing
Ermina Tiorida, SE., M.Si NIP. 19620423 198910 2 001
Disahkan oleh:
Ketua Jurusan Administrasi Niaga
Drs. Deddy Sobarna Sutaji, M.Si. NIP. 19561208 198603 1 001
ABSTRAK
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis baik dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang memiliki arti setiap kali diperlukan dapat dengan cepat ditemukan kembali. Agar arsip tersebut dapat mencapai fungsi maksimal, maka arsip memerlukan pengelolaan yang baik yaitu dari mulai penyimpanan, penemuan, peminjaman dan penyusutan. Untuk mengefektifkan waktu dalam pengelolaan arsip dibuatlah program aplikasi arsip digital, program ini meliputi kegiatan kearsipan yang terdiri dari penyimpanan data arsip, penemuan data arsip, peminjaman arsip dan penyusutan arsip. Hasil dari pembuatan program aplikasi arsip digital pengelolaan arsip adalah form-form yang terdiri dari form data entry, form pencarian data, form peminjaman dan sebagai hasil akhir dari program aplikasi arsip digital adalah laporan yang berisi daftar arsip-arsip yang akan disusutkan. Manfaat dari program aplikasi arsip digital adalah arsip dapat disimpan dengan cepat pada bagian tertentu, arsip dapat diduplikasi dengan mudah karena arsip berbentuk format pdf, mempermudah pengecekan arsip yang dipinjam. Untuk meminimalisasi kendala yang dihadapi, petugas arsip perlu melakukan penyesuaian melalui pelatihan penggunaan aplikasi serta mempelajari buku manual pedoman arsip.
Kata kunci: arsip, pengelolaan arsip, program aplikasi, database.
ABSTRACT
Archive is a collection of script that is stored systematically in the form of letters, numbers, or pictures that have meaning whenever necessary can be quickly recovered. So that the archive can achieve maximum functionality, the archive requires the proper management of the start of storage, discovery, borrowing and depreciation. To streamline the filing was made in the management of digital archive application program, this program includes archival storage of data consisting of archives, data discovery records, loan records and depreciation records. The result of making digital archive management application program files are forms that consist of a data entry form, search form data, form of borrowing and as a result of the digital archive application program is a report that lists the files that will be depreciated. Benefit from the application program is a digital archive files can be stored quickly in certain parts, the archive can be easily duplicated for archival form pdf format, ease of checking records borrowed. To minimize the problems encountered, the archivist needs to make adjustments through training in the use and application guidelines and read the manual records.
Keywords: archives, management archives, application program, database.
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga laporan proyek ini dapat penulis selesaikan tepat waktu. Laporan Tugas Akhir ini merupakan salah satu tugas untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
Tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir adalah untuk memenuhi syarat kelulusan kelulusan Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung. Laporan Tugas Akhir disusun berdasarkan hasil observasi, wawancara mengenai fenomena di Biro Sumber Daya Manusia. Oleh karena itu, Laporan Tugas Akhir ini diberi judul “Pengelolaan Arsip Biro Sumber Daya Manusia Dengan Menggunakan Program Aplikasi Arsip Digital Di PT Pupuk Kujang Cikampek”.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh sebab itu, dengan senang hati penulis akan menerima kritik dan saran yang membangun.
Akhir kata penulis berharap dengan segala kerendahan hati, semoga laporan ini dapat diterima dan bermanfaat bagi kita semua.
Bandung, Juli 2012 Penulis
DAFTAR ISI Kata Pengantar... i Ucapan Terimakasih ... ii Abstrak ... iv Abstract ... v Daftar Isi ... vi Daftar Gambar ... ix Daftar Tabel ... xi
Daftar Lampiran ... xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Proyek ... 4
1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek ... 4
1.3.1 Tujuan Proyek ... 4
1.3.2 Manfaat Proyek ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengelolaan Arsip ... 6
2.1.1 Sistem Penyimpanan ... 9
2.1.2 Prosedur Penyimpanan Arsip ...19
2.1.3 Masalah dan Pengelolaan Arsip ...21
2.1.4 Prosedur Penemuan Kembali ...22
2.1.5 Peminjaman Arsip ...23
2.16 Penyusutan Arsip ...29
2.1.7 Jadwal/Daftar Retensi Arsip ...31
2.1.8 Metode Penyusutan ...32
2.1.9 Pelaksanaan Penyusutan ...32
2.2 Pengertian Sistem Elektronik ...33
2.2.1 Manfaat Sistem Kearsipan Elektronik ...34
2.2.2 Kendala dalam Sistem Kearsipan Elektronik...35
2.2.3 Peralatan dan Perlengkapan Sistem Kearsipan Elektronik ...35
2.2.4 Pengamanan dan Pengendalian Sistem Kearsipan Elektronik ...36
2.3 Perancangan Program ...37
2.3.1 Database ...37
2.3.2 Flow Chart System ...39
2.3.3 Data Flow Diagram (DFD) ...40
2.3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ...41
2.4 Software yang di gunakan ...44
BAB III HASIL PROYEK 3.1 Rancangan Proyek ...54
3.1.1 Gambaran Singkat Biro Sumber Daya Manusia PT Pupuk Kujang Cikampek ...54
3.2 Prosedur Kerja ...58
3.2.1 Pengorganisasian Arsip di Biro Sumber Daya Manusia ...61
3.2.2 Sistem Penyimpanan di Biro Sumber Daya Manusia ...62
3.2.3 Penemuan Kembali Arsip di Biro Sumber Daya Manusia ...65
3.2.4 Peminjaman Arsip di Biro Sumber Daya Manusia ...65
3.2.5 Penyusutan Arsip di Biro Sumber Daya Manusia ...68
3.3 Hasil Kegiatan ...70
3.3.1 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) ...70
3.3.2 Perancangan Struktur Database...72
3.3.3 Perancangan Form Aplikasi Arsip Digital ...74
3.3.4 Kelebihan dan Kekurangan Program Aplikasi Arsip Digital ...80
3.4 Pembahasan ...82
3.4.1 Pengelolaan Arsip di Biro Sumber Daya Manusia PT Pupuk Kujang Cikampek ...82
3.4.2 Perancangan Program Aplikasi Arsip Digital ...86
3.4.3 Pembuatan Program Aplikasi Arsip Digital ...87
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ...89 4.2 Saran ...90 DAFTAR PUSTAKA ...92 LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
2.1 Daftar Klasifikasi 11
2.2 Pola Klasifikasi Arsip 15
2.3 Daftar Indeks 17
2.4 Contoh Lembar Peminjaman Arsip 27
2.5 Contoh Rancangan Jadwal Retensi Arsip 34 2.6 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem Flowchart 40
2.7 Empat Elemen Penyusunan DFD 42
2.8 Elemen-elemen ERD 43
2.9 Daftar Perancangan Tabel 75
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
2.1 Contoh Penyimpanan Sistem Abjad 12 2.2 Contoh Penyimpanan Sistem Kronologis 13 2.3 Contoh Penyimpanan Sistem Nomor 16 2.4 Contoh Penyimpanan Sistem Subyek 18
2.5 Contoh Sistem Geografis 19
2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip 20
2.7 Prosedur Penemuan Kembali Arsip 23
2.8 Prosedur Peminjaman Arsip 25
2.9 Tickler File 30
2.10 Prosedur Penyusutan Arsip 31
2.11 Entitas Satu ke Banyak 44
2.12 Entitas Banyak ke Banyak 45
2.13 Entitas Satu ke Satu 45
2.14 Common 46 2.15 Layout 49 2.16 Text 49 2.17 Frames 50 2.18 Forms 51 2.19 Characters 52 3.1 Struktur Organisasi 57 3.2 DFD Level 0 59
3.3 Prosedur Pengelolaan Arsip 61
3.4 Prosedur Penyimpanan Arsip 65
3.5 Prosedur Penemuan Kembali Arsip 66 3.6 Berita Acara Pengambilan/Peminjaman Arsip Inaktif 68
3.7 Prosedur Peminjaman Arsip 69
3.8 Prosedur Penyusutan Arsip 70
3.9 DFD Level 0 72
3.10 DFD Level 0 Proses Digitalisasi Dokumen 72
3.11 Form Tampilan Utama Database 73
3.12 Create New Database 74
3.13 Create New Table On Database SDM Digital 74 3.14 Kolom Tabel Database SDM Digital 74 3.15 Software Macromedia Dreamweaver Mx 75
3.16 Dynamic Page 76 3.17 Properties 76 3.18 Insert Table 76 3.19 Table 77 3.20 Upload File 77 3.21 Halaman Log In 78 3.22 Halaman Utama 78 3.23 Halaman Upload 79
3.24 File Berhasil di Upload 79
3.25 Halaman Lihat Dokumen 80
3.26 Report Dokumen 80
3.27 Dokumen Berbentuk Digital 81 3.28 Lemari Arsip pada Biro Sumber Daya Manusia 86
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Dewi, Irra. Chrisyanti. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Prestasi Pustakakarya. Sugiarto, Agus. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
Nugroho, Bunafit. (2004). Aplikasi Pemograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Gava Media.
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Jogjakarta: Kanisius. Fattansyah. (2002). Basis Data. Bandung: Informatika.
Sedarmayanti. (2003). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.
Quible, Zane, K. (2005). Administration Office Management (8th Ed). New Jersey: Prentice Hall, inc.
Kallaus, Norman dan B. Keeling Lewis. (2001). Administrative Office Management (9th Ed). United Kingdom: South Western.
Manino, Michael. V. (2007). Database Design, Application Development and Administration. Third Edition. USA: McGraw Hill.
Imam, Heryanto. (2004). Membuat Database dengan Mc. Office Access. Bandung: Informatika.
Mills Geoffrey and Robert Appleby. (2001) Manajemen Perkantoran Modern (Edisi Ketujuh). Jakarta: Binarupa Aksara.
Sukoco, Badri Munir.(2006). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Wursanto, Ignatius. 2001. Kearsipan Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
The.2002. Kesekretarisan dan Adminstrasi Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Tutorial Macromedia Dreamweaver. diambil tanggal 15 Juni 2012 dari copyright.2005 Haris.com
Perancangan Program. Diambil tanggal 15 Juni 2012 dari
library.binus.ac.id/eColls/eThesis/2010-1-00929-IF%20Bab%202.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Wulan Septyani
Alamat : Perumahan Pagadungan Indah Jl. Malabar No. 22 RT 01 RW 07
Kecamatan Purwasari Kabupaten Karawang 41373
Telepon : 087822669051
Email : iniwulanseptyani@yahoo.com
Tanggal Lahir : 26 September 1991
Agama : Islam
Usia : 21 Tahun
Status : Single
Jenis Kelamin : Perempuan
Pendidikan :
Periode Deskripsi
2009-2012 Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung
2006-2009 SMA Negeri 5 Karawang
2003-2006 SMP Pupuk Kujang, Cikampek
1997-2003 SD Negeri Purwasari VII, Cikampek
Kemampuan :
ü Komputer : Ms. Office, Windows Operating System ü Kemampuan berkomunikasi dan kemampuan intrapersonal
ü Mengetik : Mesin Manual 38 kata/menit., Mesin elektronik 42 kata/menit ü Kemampuan Manajemen Perkantoran
ü Kemampuan Korespondensi ü Kemampuan Internet
ü Memiliki jiwa kepemimpinan
ü Memiliki kemampuan bekerja secara individu maupun organisasi
Pengalaman Organisasi: Periode Deskripsi
2001-2003 Anggota Pramuka SDN Purwasari VII
2003-2006 Anggota Ekstrakulikuler Komputer SMP Pupuk Kujang
2006-2009 Anggota Cheerleaders P2C SMAN 5 Karawang
2009-2012 Anggota Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga (HMAN)
Politeknik Negeri Bandung
2009-2012 Bendahara Keluarga Mahasiswa Karawang Politeknik Negeri
Bandung
2011 Ketua Pelaksana Kuliah Lapangan Administrasi Bisnis D3
Politeknik Negeri Bandung
2011 Sie. Konsumsi acara Talkshow Kewirausahaan
“FOODAMENTAL” Politeknik Negeri Bandung
Pengalaman Kerja:
· September – Desember 2011 Secretarial Project ( Magang ) Arsip Pusat Politeknik Negeri Bandung
· Februari – April 2012 Kerja Praktek Biro Sumber Daya Manusia PT Pupuk Kujang Cikampek Bandung, Juli 2012 Wulan Septyani
UCAPAN TERIMA KASIH
Laporan Tugas Akhir tidak akan selesai tanpa bantuan dari berbagai pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang turut terlibat dalam penyusunan laporan ini. Ucapan terima kasih khusus serta penghargaan yang setinggi-tingginya penulis sampaikan kepada Allah SWT yang telah memberikan kasih sayang, rezeki dan kesehatan sehingga saya dapat menyelesaikan laporan ini dengan lancar.
Selanjutnya, dengan segala kerendahan hati, penulis juga mengucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Ermina Tiorida selaku pembimbing yang telah memberikan arahan, pengetahuan dan
semangat dalam pembuatan proyek Tugas Akhir ini.
2. Bapak Febri Rubragandi selaku Kepala Bagian Unit Kesejahteraan dan Asuransi Personil dan staf Biro Sumber Daya Manusia PT Pupuk Kujang Cikampek yang telah mengijinkan penulis untuk membuat proyek ini.
3. Bapak Febri Rubragandi selaku pembimbing lapangan yang telah membimbing dan mengarahkan Penulis dalam membuat proyek ini.
4. Seluruh staf Biro Sumber Daya Manusia PT Pupuk Kujang Cikampek, terutama ibu selly yang selalu memberikan masukan dan dukungan kepada penulis..
5. Bapak, Ibu, kakak, teteh terima kasih atas semua dukungan yang telah diberikan baik secara materil maupun moril, doa yang dipanjatkan serta kasih sayang yang tidak pernah putusnya. 6. Bapak Deddy Sobarna Sutaji selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri
Bandung.
7. Ibu Sri Suryani selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bandung. 8. Bapak Surono selaku Wali Dosen 3 AB D3.
9. Teman-teman 3 AB D3 khususnya Nur Oktaviani dan Annisa Farhatun Rahma (teman satu kelompok bimbingan teman seperjuangan) semangat kita pasti lulus!
10. Pak Aang selaku petugas perpustakaan yang setia mendengarkan curahan hati selama mengerjakan tugas akhir dan kadang kala memberikan nasehat, yang paling penting setia fotocopy bahan-bahan tugas akhir saya. Terimakasih banyak pak!
11. Sahabat saya Intan Suryaman Putri tentunya yang selalu mendukung dan memberikan semangat pada penyelesaian tugas akhir Nabila Khairunisa, Intan Suryaman Putri. Terimakasih sahabat! 12. Terimakasih sahabat Nabila Khairunisa selalu mendukung dan memberikan semangat pada
penulis dan selalu setia mengantarkan untuk membeli buku referensi dalam penulisan tugas akhir. Terimakasih banyak!
13. Pihak-pihak yang tidak dapat Penulis sebutkan satu per satu yang telah memberikan doa,
Limpahan berkat, rahmat serta anugrah kiranya tercurah bagi semua pihak yang telah memberikan bantuannya dalam menyusun laporan tugas akhir ini.
Bandung, Juli 2011 Penulis
KATA MUTIARA
Ketepatan sikap adalah dasar semua ketepatan. Tidak ada penghalang keberhasilan bila sikap anda tepat, dan tidak ada yang bisa menolong bila sikap anda salah
Hanya orang takut yang bisa berani, karena keberanian adalah melakukan sesuatu yang ditakutinya. Maka, bila merasa takut, anda akan punya kesempatan untuk bersikap berani
Kekuatan terbesar yang mampu mengalahkan stress adalah kemampuan memilih pikiran yang tepat. Anda akan menjadi lebih damai bila yang anda pikirkan adalah jalan keluar masalah.
Orang lanjut usia yang berorientasi pada kesempatan adalah orang muda yang tidak pernah menua ; tetapi pemuda yang berorientasi pada keamanan, telah menua sejak muda
Jangan pernah merobohkan pagar tanpa mengetahui mengapa didirikan. Jangan pernah mengabaikan tuntunan kebaikan tanpa mengetahui keburukan yang kemudian anda dapat
Kita lebih menghormati orang miskin yang berani daripada orang kaya yang penakut. Karena sebetulnya telah jelas perbedaan kualitas masa depan yang akan mereka capai
Jika kita hanya mengerjakan yang sudah kita ketahui, kapankah kita akan mendapat pengetahuan yang baru ? Melakukan yang belum kita ketahui adalah pintu menuju pengetahuan
Seseorang yang menolak memperbarui cara-cara kerjanya yang tidak lagi menghasilkan, berlaku seperti orang yang terus memeras jerami untuk mendapatkan santan
Bila anda belum menemkan pekerjaan yang sesuai dengan bakat anda, bakatilah apapun pekerjaan anda sekarang. Anda akan tampil secemerlang yang berbakat
Semua waktu adalah waktu yang tepat untuk melakukan sesuatu yang baik. Jangan menjadi orang tua yang masih melakukan sesuatu yang seharusnya dilakukan saat muda.
Tidak ada harga atas waktu, tapi waktu sangat berharga. Memilik waktu tidak menjadikan kita kaya, tetapi menggunakannya dengan baik adalah sumber dari semua kekayaan
Jangan hanya menghindari yang tidak mungkin. Dengan mencoba sesuatu yang tidak mungkin,anda akan bisa mencapai yang terbaik dari yang mungkin anda capai.
Tetapi jika anda mengutamakan pelayanan yang baik, maka andalah yang akan dicari uang
Waktu ,mengubah semua hal, kecuali kita. Kita mungkin menua dengan berjalanannya waktu, tetapi belum tentu membijak. Kita-lah yang harus mengubah diri kita sendiri
Salah satu pengkerdilan terkejam dalam hidup adalah membiarkan pikiran yang cemerlang menjadi budak bagi tubuh yang malas, yang mendahulukan istirahat sebelum lelah.
Bila anda mencari uang, anda akan dipaksa mengupayakan pelayanan yang terbaik.
-MARIO TEGUH-
