356
Paper ID : 144
Pemanfaatan ICT dalam Mengontrol serta Memonitor
Pelaksanaan Kegiatan p
ada Pusat Pengembangan Karir ‘X’
Lisana, S. Kom. M.Inf.Tech.
1), Ir. Edwin Pramana, MAppSc.
1)
Teknik Informatika, Fakultas Teknik,Universitas Surabaya (Ubaya), Surabaya, Indonesia
2)
Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknik Surabaya, Indonesia E-mail:1)lisana@ubaya.ac.id,2)epramana@stts.edu
Abstrak : Pusat Pengembangan Karir ‘X’ berfungsi sebagai pengelola informasi lowongan kerja dari perusahaan dan memberikan layanan pembekalan berupa seminar, pelatihan, dan workshop tentang pengembangan diri bagi mahasiswa. Dengan semakin bertambah banyak dan bervariasi kegiatan yang dilakukan, maka pusat pengembangan karir ini mengalam beberapa masalah. Panitia merasa kesulitan dalam membuat laporan pertanggungjawaban dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Hal ini disebabkan laporan masih dibuat secara manual serta cukup rumit dan sangat mendetail. Selain itu, manajer juga kesulitan dalam mengontrol serta memonitor semua kegiatan yang telah dilakukan Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada, maka dibuatlah sebuah sistem yang terkomputerisasi sehingga dapat
membantu dalam membuat laporan
pertanggungjawaban secara cepat dan dapat memperbaiki kualitas kegiatan yang dilakukan.
Kata kunci: sistem monitoring pusat pengembangan karir, pemanfaatan ICT
1. PENDAHULUAN
Pusat Pengembangan Karir ‘X’ merupakan direktorat yang memberikan layanan karir bagi mahasiswa, alumni, industri, serta masyarakat umum. Selain itu juga memberikan pendampingan dan pembekalan persiapan karir dalam proses pertumbuhan mahasiswa. Berbagai kegiatan ditawarkan dalam rangka mendampingi serta memperkaya mahasiswa dalam mengembangkansoftskilldanlifeskill.
Setiap kegiatan yang akan dilakukan harus dibuat proposal terlebih dahulu. Selanjutnya proposal harus disetujui oleh pimpinan. Pada setiap akhir kegiatan yang dilakukan harus dibuat laporan pertanggungjawaban dengan format yang cukup lengkap. Saat ini semua proses yang disebutkan di atas masih dilakukan secara manual. Laporan pertanggungjawaban dilakukan dengan cara mengetik semua data yang berbuhungan dengan pelaksanaan
kegiatan, menghitung hasil evaluasi kegiatan kemudian dicetak dan dibukukan sebagai arsip. Dengan semakin banyak dan beragamnya kegiatan yang dilakukan, maka cara manual menimbulkan banyak kesulitan terutama bagi pimpinan dalam memonitor serta mengontrol pelaksanaan kegiatan yang ada. Adapun beberapa kesulitan yang dihadapi adalah: kesulitan mengetahui detail kegiatan yang sudah dilakukan karena laporan pertanggungjawaban kegiatan berupahardcopy, kesulitan untuk mengetahui tingkat keaktifan seseorang dalam kepanitiaan kegiatan, kesulitan dalam menghitung statistika kegiatan yang paling sering diikuti peserta maupun yang paling jarang diikuti, serta kesulitan dalam melihat laporan pertanggungjawaban dengan kategori tertentu.
Dengan adanya kesulitan-kesulitan di atas dan semakin berkembangnya teknologi informasi, maka dikembangkanlah suatu sistem yang dapat membantu kelancaran pembuatan laporan pertanggungjawaban kegiatan. Selain itu sistem juga dapat membantu pimpinan dalam mengontrol dan memonitor semua kegiatan yang telah maupun yang sedang dilaksanakan.
2. ANALISIS SISTEM
Laporan pertanggungjawaban kegiatan haruslah dibuat untuk setiap kegiatan yang telah selesai dilaksanakan pada Pusat Pengembangan Karir ‘X’. Laporan pertanggungjawaban kegiatan ini dibuat oleh panitia kegiatan yang bersangkutan. Proses pembuatan laporan pertanggungjawaban ini meliputi: sistem pencatatan instruksi permainan, sistem pencatatan laporan panitia dan laporan singkat, sistem pencatatan data panitia dan data peserta, sistem pencatatan hasil kuisioner, sistem pencatatan notulensi dan materi kegiatan, sistem pencetakan, pengecekan, dan perbaikan laporan pertanggungjawaban. Berikut ini akan dijelaskan detail dari masing-masing sistem.
2.1 Sistem Pencatatan Instruksi Permainan
357
permainan baik permainan indoor, outdoor, ice breaking, maupun outbound. Sebelum menentukan permainan yang akan digunakan dalam kegiatan tersebut, panitia melihat laporan pertanggungjawaban kegiatan yang sejenis dengan kegiatan tersebut yang sudah pernah diadakan sebelumnya.
Laporan pertanggungjawaban kegiatan tersebut tersimpan di gudang sehingga panitia harus mencari satu persatu dari tumpukan laporan pertanggungjawaban kegiatan yang ada. Setelah menentukan permainan yang akan digunakan maka panitia membuat instruksi, deskripsi permainan, dan alat-alat yang akan digunakan. Panitia harus mengetik ulang data permainan ini jika tidak menemukan file dari permainan tersebut
2.2 Sistem Pencatatan Laporan Panitia, Laporan Singkat, Data Panitia dan Data Peserta
Pada sistem pencatatan laporan panitia dan laporan singkat, panitia menuliskan deskripsi dari kegiatan yang telah dilaksanakan. Laporan ini lebih difokuskan pada hasil rapat evaluasi panitia dan kegiatan. Laporan panitia dan laporan singkat ini digunakan sebagai masukan bagi panitia pelaksana kegiatan serupa berikutnya.
Sedangkan pada sistem pencatatan data panitia dan data peserta dimaksudkan untuk menyimpan data panitia yang terlibat dalam kepanitiaan dan peserta yang pernah mengikuti kegiatan. Pencatatan data peserta berdasarkan absensi peserta pada saat kegiatan berlangsung. Penghitungan dan pembuatan statistik peserta berdasarkan fakultas masih dilakukan dengan cara manual.
2.3 Sistem Pencatatan Hasil Kuisioner, Notulensi dan Materi Kegiatan
Kuisioner evaluasi kegiatan dibagikan kepada peserta pada akhir kegiatan. Panitia merekap kuisioner tersebut dengan menghitung secara manual. Untuk setiap poin pertanyaan dalam kuisioner tersebut menghasilkan nilai yang digunakan untuk mengevaluasi kegiatan tersebut. Penghitungan nilai dilakukan dengan rumus tertentu yang masih dihitung dengan cara manual.
Sedangkan untuk setiap kegiatan yang diadakan harus terdapat notulensi acara yang menjelaskan garis besar kegiatan. Notulensi berisi waktu sesi, sesi yang terjadi, pembawa materi sesi, kondisi saat sesi berlangsung. Materi kegiatan terlampir dalam laporan pertanggungjawaban kegiatan untuk kegiatan yang memiliki materi yang ditampilkan kepada peserta.
2.4 Sistem Pencetakan, Pengecekan, dan Perbaikan Laporan Pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban yang telah lengkap dan selesai dibuat kemudian akan dicetak oleh panitia. Laporan ini akan diberikan oleh Executive Secretary
untuk dilakukan pengecekan. Apabila ternyata terdapat kesalahan dalam pencatatan data maka laporan pertanggungjawaban dikembalikan kepada panitia untuk diperbaiki. Setelah selesai perbaikan, laporan pertanggungjawaban kembali dicek oleh Executive Secretary. Apabila laporan pertanggungjawaban sudah benar maka laporan pertanggungjawaban ditandatangani oleh PIC (Person in Charge) dari kegiatan tersebut dan manajer. Laporan pertanggungjawaban yang sudah selesai, dijilid dan diarsipkan oleh staf.
3. ANALISIS MASALAH
Berdasarkan analisis sistem yang telah jelaskan di atas, terdapat beberapa masalah yang dihadapi oleh antara lain:
1. Proses pembuatan laporan pertanggungjawaban kegiatan yang relatif cukup lama.
2. Kesulitan dalam mencari referensi kegiatan yang telah dilakukan sebelumnya karena semua data tersimpan dalam bentuk hardcopy.
3. Panitia harus mengetik ulang data diri peserta walaupun peserta itu sudah beberapa kali mengikuti kegiatan.
4. Kesulitan mencari informasi tentang suatu permainan karena tidak ingat permainan tersebut pernah dimainkan dalam kegiatan apa.
5. Sering terjadi kesalahan dalam penghitungan hasil kuisioner.
6. Kesulitan dalam mendapatkan informasi keaktifan seseorang pada kepanitiaan.
4. DESAIN SISTEM
Berdasarkan hasil analisis yang telah dijelaskan di atas, maka dibuatlah desain sistem yang digunakan sebagai acuan pembuatan program. Desain sistem meliputi desain data dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), desain proses dengan menggunakanData Flow Diagram(DFD), dan desain user interface.
4.1 Desain Data
358
dahulu ditentukan semua entity yang terdapat dalam sistem beserta atribut-atributnya. Selanjutnya ditentukan hubungan atau relasi antar entity tersebut. Hasil pemodelan data berupa ER-Diagram dari sistem dapat dilihat pada Gambar 1.
Setelah ERD terbentuk, maka selanjutnya dilakukan proses pemetaan (mapping). Hasil dari proses pemetaan adalah berupa tabel-tabel basis data berdasarkan ERD yang telah dibuat. Keseluruhan tabel akan digunakan dalam implementasi sistem.
K
Gambar 1. Entity Relationship Diagram
4.2 Desain Proses
Desain proses dilakukan dengan menggunakan DFD. DFD digunakan sebagai alat bantu yang berfungsi untuk menunjukkan aliran data dalam sebuah sistem, namun tidak dapat menunjukkan urutan terjadinya proses. Dalam DFD, terdapat beberapa simbol yang digunakan untuk merepresentasikan proses maupun objek yang terdapat dalam sistem yang hendak dimodelkan (Valacich, 2009).
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih detil mengenai hubungan antara proses yang ada di dalam sistem dengan data yang terlibat di dalam sistem, maka dibuatlah DFD mulai dari level 0, yang menggambarkan keseluruhan sistem secara global. Dari DFD level 0 kemudian proses dijabarkan lebih terperinci pada DFD level 1, 2, dan 3. Adapun DFD level 0 dapat terlihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Data Flow Diagram Level 0
4.3 Desain User Interface
Sebelum sistem ini dikembangkan ke arah implementasi, terlebih dahulu dibuat desain user interface. Desain user interface pertama yang dibuat adalah untuk Form Utama, Form Log In, dan Form Registrasi. Desain user interface untuk Form Utama dapat terlihat pada Gambar 3.
Gambar 3: Desain Form Utama
Selanjutnya dibuat desain user interface untuk form master yang meliputi: Form Master Panitia, Master Peserta, Form Master Pelanggan, Form Master Sesi, Form Master Game, Form Master Pertanyaan dan Pilihan, dan yang terakhir Form Master Data Kuisioner.
Beberapa form yang berkaitan dengan proses pelaksanaan kegiatan juga didesain antara lain: Form Input Kegiatan, Form Detail Kegiatan, Form Cetak LPJ, Form Pengajuan Kegiatan, Form Panitia Kegiatan, dan Form Kuisioner.
359
Gambar 4. Desain Form Perbandingan Kegiatan5. IMPLEMENTASI DAN UJI COBA
Desain yang dibuat kemudian diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio .NET 2003. Adapun DBMS yang digunakan adalah Microsoft SQL Server. Hasil implementasi dari desain Form Utama dapat terlihat pada Gambar 5. Gambar 6 menunjukkan hasil implementasi dari Form Detail Kegiatan.
Gambar 5. Form Menu Utama
Gambar 6. Form Detail Kegiatan
Setelah program selesai dibuat maka selanjutnya dilakukan uji coba. Uji coba yang dilakukan dengan mencoba seluruh proses yang telah dibuat mulai dari penginputan seluruh data master, data kegiatan, detail kegiatan, cetak LPj, menampilkan laporan, dan perbandingan kegiatan. Detail kegiatan mencakup pengajuan kegiatan, susunan acara, panitia kegiatan, peserta kegiatan, notulensi kegiatan, notulensi rapat,
permainan, saran kegiatan, kuisioner, dan perbaikan LPJ.
Setelah semua proses telah bebas dari kesalahan, selanjutnya dilakukan uji coba untuk mengetahui apakah program aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan user atau belum. Uji coba dilakukan pada satu user yaitu manajer. Beberapa pertanyaan diberikan ke user setelah user mencoba program yang telah dibuat. Adapun pertanyaan adalah sebagai berikut:
1. Apakah program dapat membantu anda dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban?
2. Apakah program ini memudahkan Anda untuk membuat laporan kegiatan dan keaktifan?
3. Apakah program dapat membantu anda dalam mengontrol serta memonitor semua kegiatan yang ada?
Adapun jawaban yang diberikan oleh user sangat bagus dimana dengan program yang dibuat user merasa terbantu dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban, dalam pembuatan laporan, serta dalam mengontrol serta memonitor semua kegiatan yang ada.
6. KESIMPULAN
Dari hasil uji coba yang telah dilakukan, didapatkan kesimpulan sebagai berikut:
1. Program aplikasi yang telah dibuat dapat memudahkan user dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban.
2. User dapat dengan mundah mencari data seperti data panitia, data peserta, data permainan, data pelanggan, data sesi, dan data kuisioner.
3. Kesalahan penghitungan hasil kuisioner dapat diminimalkan.
4. Program aplikasi dapat memudahkan membuat laporan kegiatan dan keaktifan.
5. Program aplikasi dapat membantu mengontrol serta memonitor semua kegiatan yang ada.
REFERENSI
[1] Elmasri, R.; Navathe S.B., "Fundamentals of Database Systems”, 5th ed., Addison Wesley, 2007.
[2] Valacich, J.S., George, J.F. & Hoffer, J.A.,
