Rencana Kerja dan Anggaran
Abdul Hakim Halim
Pendahuluan(1)
• Anomali “bisnis” perguruan tinggi
• Perguruan tinggi menetapkan harga output utama (lulusan)
pada tingkat yang jauh lebih rendah dari biaya “produksi”
• Bagian terbesar dari biaya pendidikan adalah komponen
subsidi
• Subsidi melibatkan sejumlah keputusan strategik dalam
Pendahuluan(2)
Keputusan strategis yang terlibat antara lain:
• Jumlah penerimaan mahasiswa baru (total enrollment).
Keputusan ini akan mempengaruhi non-tuition income per student.
• Karakteristik lulusan (nature of the educational product) yang
akan menentukan biaya pendidikan yang harus dikeluarkan
• Core activities (misal research atau teaching), prioritas, efisiensi
pelaksanaan pendidikan
• Sticker price: tingkat subsidi umum (untuk seluruh mahasiswa)
dan subsidi khusus
Struktur ekonomi perguruan
tinggi(1)
• Sumber dana
• non-tuition income (government appropriations, gift , grants, asset
income, auxiliary, etc.)
• tuition income. • Pemakaian dana:
• auxiliary expenditure (auxiliary activities cukup asal breakeven point) • Educational and general spending (termasuk ongkos bunga)
• saving
Struktur ekonomi perguruan
tinggi(2)
• Hanya sebagian (kecil) saja dari income perguruan
tinggi berasal dari tuition and fee dari mahasiswa.
• Artinya, mahasiswa mendapatkan nilai “manfaat” yang
jauh lebih besar dari pada jumlah uang yang mereka bayar
• Sebuah perguruan tinggi biasanya melakukan kegiatan
lain, di samping pendidikan; yaitu kegiatan penelitian (funded research) dan pengabdian kepada masyarakat (public service). Kegiatan ini pun merupakan salah satu
uses of income
• Biaya penyelenggaraan kegiatan pendidikan
Struktur ekonomi perguruan
tinggi(3)
• Subsidi terbagi atas subsidi umum (yang diberikan
sama kepada seluruh mahasiswa) dan subsidi individual
• Subsidi individual (financial aid) terbagi atas bantuan need-based aid dan bantuan berbasis lain (misalnya
Struktur ekonomi perguruan
Auxiliary income and spending Saving
Non-educational expenditure (funded
research & public service)
Educati-onal cost Global income Output
mix Instr. cost Subsidy Aid basis Student price
Struktur ekonomi perguruan
tinggi(5)
1) Income Source = Net Tuition and Fees + Non-tuition income + Auxiliary Income
2) Income Uses = Auxiliary Expenditure + Saving + EGS (Educational and General Spending)
3) Educational and General Spending = Instructional EGS + Research + Public Service
4) Instructional EGS = Net Tuition and Fees + Subsidy 5) Subsidy = General Aid + Individual Aid
6) Individual Aid = Need-based Aid + No-need Aid
Sistem perencanaan
Misi Visi
SWOT Analysis
Rencana Strategis Rencana Induk Pengembangan
(Renip)
Rencana Kerja
RKAT
Evaluasi Value`
RencanaAngg
Activity-based costing
(1)
• Ongkos produk (output/outcome) harus dihitung dari kegiatan yang dijalankan untuk mendapatkan produk tersebut
• Ongkos dibebankan kepada aktivitas, bukan kepada produk
• Aktivitas mengkonsumsi resources, dan produk
mengkonsumsi aktivitas
Produk (out
put; outcome)
Programs/acti-vities/tasks
Resources:
Activity-based costing
(2)
• Elemen sistem Activity-Based Costing (ABC):
• Activity
• Cost object • Cost driver
• Activity adalah segala pekerjaan (atau tanggung jawab)
yang membutuhkan sumber (resource), dan pada
gilirannya menyebabkan timbulnya biaya. Activity ini dialokasikan secara adil ke masing-masing
Activity-based costing
(3)
• Cost object
• Segala sesuatu yang mengkonsumsi aktivitas • Merupakan output/outcomes
• Cost driver
• Ukuran untuk menentukan berapa ongkos atas pemakaian
Pengelolaan dana(1)
• Perguruan tinggi adalah organisasi nirlaba yang
bertujuan memberikan pelayanan Tridharma Perguruan Tinggi.
• Kegiatan pengelolaan keuangan perguruan tinggi
berkaitan dengan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana, berdasarkan sistem akuntansi keuangan organisasi nirlaba
• Kegiatan akuntansi dan pelaporan adalah kegiatan yang
berkaitan dengan akuntansi penerimaan dan penggunaan dana
• Evaluasi kinerja keuangan dilakukan terhadap setiap
Pengelolaan dana(2)
• Prinsip yang dikembangkan dalam pengelolaan dana
adalah prinsip yang dikenal dengan “fund accounting”
• Fund accounting adalah prosedur untuk melakukan
Klasifikasi dana
• Dana secara umum dikelompokkan menjadi dana yang
penggunaannya tidak terikat (unrestricted fund), terikat temporer (temporarily restricted fund) dan terikat secara permanen (permanently restricted fund)
• Dana tidak terikat adalah dana yang penggunaannya tidak
dibatasi untuk tujuan apapun. Dana terikat temporer adalah dana yang dibatasi penggunaannya untuk masa tertentu, dan bisa berubah menjadi dana tidak terikat atau dana
terikat permanen. Dana terikat permanen adalah dana yang
penggunaannya dibatasi untuk tujuan tertentu saja
• Dana yang mempunyai karakteritik yang sama digabungkan
Sistem Keuangan(1)
1. Pengelolaan dana dilaksanakan berdasarkan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang disetujui Yayasan
2. Rencana Kerja disusun berdasarkan rencana kegiatan (program) unit kerja. Rencana Anggaran disusun
berdasarkan Rencana Kerja (Rencana Anggaran merupakan derivasi Rencana Kerja).
3. Artinya, mekanisme penyusunan anggaran (dalam RKA) berdasarkan kegiatan (activity based costing) 4. Realisasi anggaran dilaksanakan melalui mekanisme
Sistem Keuangan(2)
5. Desentralisasi pencatatan penggunaan dana ke unit kerja
pengguna, dan kemudian hasil pencatatan ini dikonsolidasikan di
unit kerja di atasnya. Bukti transaksi tetap berada di masing-masing unit kerja
6. Pencatatan dan pelaporan keuangan diarahkan pada penyusunan laporan keuangan perguruan tinggi tahunan (Neraca, Laporan Arus Kas, Laporan Perubahan Aktiva dan Laporan Aktivitas)
7. Penyusunan laporan keuangan tersebut didasarkan pada Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) 45
8. Double entry (bukan single entry)
Unit kerja(1)
• Unit kerja perguruan tinggi dibagi menjadi:
• Unit Kerja Akademik (UKA)
• Unit Kerja Pendukung (UKP)
• UKA adalah unit kerja yang menjalankan kegiatan pendidikan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (UKA
merupakan unit operasi/produksi)
• UKP adalah unit kerja yang mendukung kegiatan yang
dilaksanakan oleh UKA (UKP merupakan unit kerja manajemen) • Unit kerja manajemen dalam UKA tetap dikelompokkan sebagai
Unit kerja(2)
Perguruan Tinggi
Fak Ktr WR/Dit/Lem Kantor Sek.Eks
Aliran dana bulanan Laporan Keuangan bulanan
Bukti transaksi disimpan oleh unit kerja pemakai Catatan:
Kantor SA/MGB
Aktivitas perguruan tinggi(1)
• Pendidikan (instruction) • Penelitian (research)
• Pemberdayaan masyarakat (public service) • Pendukung akademik (academic support)
• Pelayanan kepada mahasiswa (student service) • Operasi & pemeliharaan
• Administrasi dan umum (institutional support) • Beasiswa
22
• Aktivitas pendidikan (instruction) adalah kegiatan
akademik di departemen/fakultas (untuk program S1, S2 dan S3, termasuk Program Tingkat Pertama Bersama), seperti perkuliahan, praktikum, kuliah kerja/lapangan,
kerja praktek, tugas akhir, studium generale dan kegiatan lain yang terkait dengan proses belajar mengajar
• Aktivitas ini termasuk pula kegiatan layanan administrasi
akademik dan manajemen di departemen (program studi, laboratorium) dan fakultas
Aktivitas penelitian/pengabdian
kepada masyarakat(1)
• Kegiatan penelitian/pemberdayaan masyarakat adalah
kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan
maupun aplikasi keilmuan, baik yang dilakukan secara institusional perguruan tinggi oleh Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat (LPPM) maupun secara individual (departemen)
• Penelitian yang secara resmi terdaftar di LPPM biasanya
Aktivitas penelitian/pengabdian
kepada masyarakat(2)
• Kegiatan tersebut mencakup penyusunan proposal,
survey pendahuluan, pengembangan model, survey
lapangan, pengolahan data dan analisis, seminar/work shop, presentasi, penulisan laporan, dan publikasi
• Kegiatan penelitian/pemberdayaan masyarakat yang
Pendukung akademik
• Kegiatan ini adalah untuk mendukung program
pendidikan/akademik di perguruan tinggi, seperti
layanan perpustakaan, pengembangan staf akademik, pengembangan perkuliahan, metoda
26
• Kegiatan ini meliputi kegiatan pendaftaran mahasiswa
(admission dan registrar), wisuda, program kualifikasi (program remedial dan matrikulasi), dan kegiatan yang ditujukan untuk pengembangan intelektual, budaya,
sosial dan kesejahteraan mahasiswa, yang tidak termasuk kegiatan instruksional.
• Dalam konteks ini termasuk kegiatan kemahasiswaan,
olahraga, kesenian, konsultasi karir, kantor urusan kemahasiswaan, dan kesehatan mahasiswa
27
• Kegiatan ini berkaitan dengan kegiatan operasional dan
pemeliharaan seluruh fasilitas di perguruan tinggi, baik fasilitas untuk kegiatan pendidikan, penelitian dan pemberdayaan masyarakat, pendukung akademik, administrasi maupun kegiatan lainnya.
• Termasuk di dalam kelompok ini adalah pengamanan
dan penertiban kampus, unit pemadam kebakaran,
utilities, asuransi dan sebagainya
28
• Kegiatan ini meliputi kegiatan administrasi dan manajemen oleh:
• kantor pusat (rektor, para wakil rektor, sekretaris
eksekutif, dan unit kerja di bawah koordinasi para wakil rektor dan sekretaris eksekutif, dan Unit Pemeriksa Internal),
• kantor Senat Akademik,
• kantor Majelis Guru Besar, dan
• kantor Yayasan
29
• Kegiatan ini termasuk kegiatan berkaitan dengan
pemberian beasiswa dan bantuan finansial (baik dari pihak eksternal maupun dari sumber internal), awards
yang diberikan kepada mahasiswa dan sebagainya
30
• Auxiliary enterprise adalah suatu entity di perguruan
tinggi yang memberikan pelayanan kepada mahasiswa, dosen, karyawan, dengan harga tertentu.
• Misalnya asrama, kantin, toko kampus, perumahan
dosen, faculty club, inkubator, sewa aset, dan operasi poliklinik.
• Karakteristik utama auxiliary enterprise ini adalah self supporting activities.
Elemen ongkos (
resource
)
• Elemen ongkos
• Pegawai (personnel compensation): remunerasi yang
dibayarkan kepada seluruh pegawai (dosen dan non-dosen), baik full time maupun part-time, yang melaksanakan kegiatan
• Barang/jasa (supplies and expense): seluruh pengeluaran
barang dan jasa, seperti ATK, barang/bahan praktikum, listrik, air, dan sebagainya
• Capital expenditure: pengeluaran depresiasi dan pembayaran bunga atas dana yang terikat dalam aktivitas dan
Instruction Research
Public service Acad. support
Student service
Insti.support Oper. & Maint
Schol&Fellow. Aux. business
Personnel Compen.
Supplies &
expense Capital expend.
(Untuk Setiap Unit Kerja)
(Untuk Kegiatan Pendidikan)
Perkuliahan Praktikum Keja Praktik
Tugas Akhir
Adm. Pendidikan
Personnel Compen.
Supplies & expense
Capital expend.
Studium general
Untuk Subkegiatan
Perkuliahan (matakuliah X)
Penyiapan materi
Supplies & expense
Capital expend.
Pelaksanaan ujian
Responsi Kuliah kerja lapangan
35
• Demikian juga rincian seperti ini dilakukan untuk
subkegiatan lain (atau sub subkegiatan lain ) dalam kegiatan pendidikan
• Demikian juga rincian seperti ini dilakukan untuk
kegiatan penelitian, pemberdayaan masyarakat,
pendukung akademik, pelayanan kepada mahasiswa, operasi dan pemeliharaan, administrasi dan umum, beasiswa dan kemitraan/auxiliary business
Rekapitulasi
A1 A2 A3 A4 A5
A11 A12 A13 A14 A15
…
A111 A112 A11k
A1 : Pendidikan A2 : Penelitian
A3 : Pengabdian pada masyarakat A4 : Penduk. keg. akademik
A5 : Pelayanan kpd. mahasiswa A11 : Perkuliahan
A12 : Praktikum A13 : Kerja praktek A14 : Tugas akhir
A15 : Pendukung akademik
Kegiatan unit kerja
Insti.support Oper. & Maint
Schol&Fellow. Aux. business
Kantor
Fakultas Program studi Program S2 khusus
