SISTEM INFORMASI AKADEMIK
LEMBAGA BIMBINGAN BELAJAR CAKRAWALA SEMARANG
Desy Putri Mega Cantika
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No. 5-11 Semarang, 50131
E-Mail: putricantika20@yahoo.com ABSTRAK
Seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan lembaga-lembaga bimbingan belajar di Indonesia, banyak lembaga bimbingan belajar mulai mengembangkan sayapnya dengan membangun beberapa anak cabang diberbagai daerah. Cakrawala merupakan bimbingan belajar bagi pelajar untuk mencapai kelulusan dan dapat melanjutkan studinya ketingkat yang lebih tinggi sesuai dengan yang diinginkan. Lembaga pendidikan yang didirikan saat ini, menjadikan acuan bagi Cakrawala untuk meningkatkan mutu pelayanan agar sesuai dengan harapan konsumen (siswa didik). Akibat dari semakin banyaknya pelajar yang ingin mendaftar menjadi siswa, Cakrawala perlu melakukan penilaian dan perbaikan terhadap kualitas jasa pelayanan yang ditawarkan. Sehingga diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengelola data pada setiap atribut lembaga bimbingan belajar, seperti data tentor, data siswa dan data keuangannya. Metode pengembangan sistemnya akan menggunakan metode SDLC, meliputi perencanaan, analisis, desain dan implementasi. Sistem informasi ini bertujuan untuk membantu user agar lebih efektif dan efisien dalam melakukan pendataan dan meminimalisasikan kesalahan-kesalahan dalam menyampaikan informasi sehingga informasi yang didapat akan lebih akurat dan dapat menghemat waktu.
I.
PENDAHULUAN
Perkembangan tingkat
pendidikan masyarakat Indonesia yang semakin lama semakin tinggi dan sedikitnya ilmu yang dapat diserap oleh para pelajar di sekolah menyebabkan menjamurnya lembaga-lembaga bimbingan belajar yang memiliki beraneka ragam solusi untuk membantu para pelajar mengikuti pelajaran di sekolahnya masing-masing. Oleh karena itu, sekarang peranan lembaga bimbingan belajar sudah semakin diminati oleh para pelajar.
Seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan lembaga-lembaga bimbingan belajar di Indonesia, banyak lembaga bimbingan belajar mulai mengembangkan sayapnya dengan membangun beberapa anak cabang diberbagai daerah. Akibat semakin banyaknya pelajar yang ingin mendaftar menjadi siswa, Lembaga Bimbingan Belajar Cakrawala mengalami berbagai masalah mulai dari keterbatasan kelas hingga kesulitan dalam mengolah data tentor dan data siswa Cakrawala tersebut.
Pemanfaatan komputer pun dirasakan manfaatnya oleh Lembaga Bimbingan Belajar Cakrawala yang harus menyimpan dan mengolah data
akademiknya dalam jumlah besar. Hal ini dikarenakan tingkat mobilitas yang tinggi setiap awal tahun ajaran baru. Pada awalnya, Lembaga Bimbingan
Belajar Cakrawala masih
menggunakan buku sebagai database keuangan dan akademik lainnya.
Hal ini mengurangi
produktifitas kerja Lembaga Bimbingan Belajar Cakrawala. Selain itu perubahan kurikulum pendidikan yang terjadi hampir setiap tahun belakangan ini menambah berat tugas mengolah dan menyimpan data siswa. Survey yang telah dilakukan bukanlah kegiatan yang sederhana. Hal ini disebabkan adanya tuntutan atas keakuratan data yang tinggi dalam penyajian data akademik yang akan diberikan kepada siswa dan orang tua siswa. Untuk memberikan kemudahan dalam pencarian dan penyimpanan data siswa, data tentor dan keuangan tersebut, dibutuhkan sebuah sistem
informasi yang akan dibangun
diharapkan dapat memberikan
informasi mengenai data-data yang dibutuhkan petugas dalam membuat
laporan mengenai perkembangan
bimbingan belajar, laporan absensi tentor dan siswa, laporan keuangan, laporan tentang program dan mata pelajaran yang akan dihasilkan oleh LBB Cakrawala tersebut. Sehingga
laporan-laporan tersebut dapat terdokumentasi dengan baik dan
pembuatan laporan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Berdasarkan permasalahan tersebut,
penulis mengambil judul “Sistem
Informasi Akademik Lembaga
Bimbingan Belajar Cakrawala
Semarang”.
II.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu aturan tertentu [1].
Data merupakan deskripsi mengenai benda, kejadian, aktifitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna sehingga tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui proses transformasi data diubah menjadi bentuk yang lebih bermakna [4].
Microsoft VB6 memiliki keunggulan dalam hal pengaksesan terhadap beberapa pustaka (library) yang dimiliki oleh sistem operasi
Windows. Para pemrogram
(programmer) dapat memanfaatkan Windows API (Application
Programming Interface) untuk
membuat program aplikasi yang lebih komplek dan powerfull. [7]
SQL server merupakan salah satu dari sejumlah bahasa pemrograman database (DBMS) yang bersaing merebut popularitas bersama-sama dengan database foxpro, foxbase, quick silver dan lain-lain. [7]
Aplikasi client/server dapat didefinisikan menjadi dua bagian lain untuk client. Server memberikan pengamanan, toleransi
kesalahan, performasi,
konsekuensi, backup data yang dapat diandalkan. Client menyediakan tampilan untuk pemekai (user) dan dapat memiliki laporan, query dan form. [7]
Akademik adalah suatu bidang yang mempelajari tentang kurikulum atau pembelajaran dalam fungsinya untuk meningkatkan
pengetahuan dalam segi
pendidikan/pembelajaran yang dapat dikelola oleh suatu sekolah atau lembaga pendidikan.
Bimbingan belajar yaitu suatu bentuk kegiatan dalam proses belajar
yang dilakukan oleh seseorang yang telah memiliki kemampuan lebih banyak hal untuk diberikan kepada orang lain yang mana bertujuan agar orang lain dapat menemukan pengetahuan baru yang belum dimilkinya serta dapat diterapkan dalam kehidupannya.
III.
ANALISIS DAN
PERANCANGAN
Identifikasi MasalahLBB Cakrawala Semarang dalam pengolahan data administrasinya belum
menggunakan sistem.
Dengan sistemnya yang masih manual ini akan sangat beresiko kehilangan data-data jika terjadi bencana alam seperti kebakaran atau yang lainya, kesalahan dalam penjadwalan bimbingan belajar siswa yang cenderung berubah setiap saat, dan masih banyak lagi kesalahan lainnya. Kekurangan lainnya menggunakan sistem manual yaitu cenderung memakan waktu lebih lama sehingga produktifitas kerja menjadi terhambat.
Sistem yang Diusulkan
Adapun sasaran dari sistem administrasi pendidikan Lembaga Bimibingan Belajar Cakrawala yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut :
a. Sistem yang dibuat akan mempermudah bagian administrasi dalam mengelola data-data pendidikan yang menyangkut urusan bimbingan belajar. b. Sistem administrasi pendidikan akan dikembangkan sejalan dan dapat digunakan untuk mendukung tujuan Lembaga Bimibingan Belajar Cakrawala. Decomposisi Sistem Informasi Akademik
Pendataan Transaksi Absensi Laporan
Absensi tentor
Absensi siswa Pendataan
siswa Pendataantentor Pendataanprogram PendataanMapel PendaftaranPembayaran
Laporan pendaftaran Laporan absensi tentor Laporan absensi siswa Laporan pembayaran Laporan
program jadwal mapelLaporan Laporan tentor Laporan siswa 0 1 2 3 4 1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 Penjadwalan 2.3 Pembuatan bukti Pencatatan pembayaran 2.1.1 2.1.2
Gambar 4.5 Decomposisi Sistem Informasi Akademik LBB
4.4.1 Contex Diagram Sistem Informasi Akademik ADMINISTRASI KETUA SISWA TENTOR data_pendaftaran data_absensi_tentor bukti _pembayaran data_absensi_siswa data_tentor data_penjadwalan data_program data_mapel lap_siswa lap_tentor lap_pembayaran lap_pendaftaran 0 data_pembayaran data_siswa lap_absensi_siswa lap_absensi_tentor lap_jadwal_mapel lap_program
Gambar 4.6 Contex Diagram Sistem Informasi Akademik LBB
4.4.2Data Flow Diagram ( DFD ) 4.4.3.1. DFD Level 0 Pendataan Transaksi Absensi Laporan Tentor Administrasi Siswa Ketua data_siswa data_tentor pembayaran pendaftaran 1 2 3 4 siswa tentor mapel program Absen_siswa Absen_tentor tentor siswa program mapel penjadwalan data_siswa data_tentor data_program data_mapel data_pembayaran data_pendaftaran bukti_pembayaran data_pendaftaran data_pembayaran data_pembayaran data_pendaftaran data_penjadwalan data_penjadwalan data_siswa data_tentor data_mapel data_program data_absen_siswa data_absen_siswa data_absen_tentor data_absen_tentor data_penjadwalan data_absen_tentor data_absen_tentor lap_pendaftaran lap_pembayaran lap_program lap_jadwal_mapel lap_tentor lap_siswa lap_absensi_tentor lap_absensi_siswa
Gambar 4.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik LB 4.5 Perancangan Database 4.5.1 Entity Relationship Diagram ( ERD ) Siswa Daftar jenis_kelamin agama tanggal_lahir tempat_lahir nama id_siswa Nama_ortu pekerjaan _ortu kelas asal_sekolah no_telp kode_pos alamat tgl_ pendaftaran uang_ pendaftaran id_program id_siswa id_ pendaftaran Program LBB id_program status nama biaya_ program
Absensi Siswa id_mapel tanggal id_kelompok id_siswa kehadiran Bayar keterangan kekurangan jns_bayar jml_bayar id_ pembayaran id_ pendaftaran tanggal_bayar Mata Pelajaran nama_mapel id_program Penjadwalan Tentor jam id_klmpk id_mapel ruang id_tentor hari tgl_lahir alamat nama jns_kel id_tentor tmpt_lahir no_telp M M M Absensi Tentor id_kelompok tanggal id_mapel kehadiran id_tentor M keterangan M M M M M M M id_mapel keterangan
4.6.2. Antar Muka Form
Pendataan Siswa
Gambar 4.33 Antar Muka Form Pendataan Siswa
Antar Muka Form Pendataan Mapel
Gambar 4.37 Antar Muka Form Pendataan Mapel
Antar Muka Form Pendaftaran
Gambar 4.45 Antar Muka Form Pendaftaran
Antar Muka Form Penjadwalan
Gambar 4.50 Antar Muka Form Penjadwalan
IV.
PENUTUP
Kesimpulan
a. Memberikan kemudahan informasi yang akurat dan relevan meliputi pemasukan, penyimpanan dan pencarian data, jika dibutuhkan sebagai bahan analisa bagi pihak yang memerlukan peremajaan data antara lain mudah dalam
melakukan penambahan,
penghapusan dan koreksi data. b. Memudahkan dalam pembuatan
laporan yang dibutuhkan diantaranya laporan siswa, tentor, mata pelajaran, program bimbel, absensi siswa, absensi tentor ,penjadwalan, pendaftaran, pembayaran serta adanya keseragaman dalam pembuatan laporan.
Saran
a. Diharapkan adanya penerapan sistem informasi akademik guna meningkatkan kinerja bagian administrasi.
b. Harap dilakukannya maintenance data dengan cara mem-back up data agar data dapat diamankan dan sistem dapat tetap berjalan dengan lancar.
c. Diharapkan tiap bagian dalam
lembaga menyadari akan
pentingnya keamanan data, dan menjaga kerahasiaan password, untuk menghindari penggunaan sistem oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto HM. (2005).Analisis dan Desain Sistem
Informasi Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
[2] Amsyah, Zulkifli (2005). Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
[3] Raymond Mc. Leod Jr. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kedelapan. Jakarta: PT. Index.
[4] Kadir, Abdul (2003).
Pengertian Sistem dan
Informasi. Yogyakarta: Andi. [5] Susanto, Azhar (2004). Sistem
Informasi Manajemen.
Bandung: Linggar Jaya.
[6] Kritanto, Andri (2003).
Perancangan Sistem dan
Aplikasinya. Yogyakarta:
Penerbit Gava Media.
[7] Ramadhan, Arief. 2005. SQL Server 2000 dan Visual Basic 6.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
[8] Home page on-line. Available from
http://ppta.stikom.edu/upload/u pload/file
/04410100263Makalah.pdf ; Internet ; accessed 15 June 2012.
[9] Ahmadi, Abu. (1991). Psikologi Sosial. Jakarta: Rineka Cipta.
[10] Winkel, WS (1997). Psikologi
Pendidikan dan Evaluasi
Belajar. Jakarta: Gramedia. [11] Irwanto. (1997). Psikologi
Umum. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. [12] Hamalik, Oemar (1990). Pengembangan Kurikulum (Dasar-dasar dan Pengembangannya). Bandung: CV. Mandar Maju.
