LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA DI BAGIAN KESEJAHTERAAN RAKYAT SEKRETARIAT DAERAH
KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh : INDIRA RUWINA
D1514052
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
PERSETUJUAN
SISTEM INFORMASI RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA DI BAGIAN KESEJAHTERAAN RAKYAT SETDA KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh: INDIRA RUWINA
D1514052
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta,
Pembimbing,
iii
PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA DI KESEJAHTERAAN RAKYAT SETDA KOTA SURAKARTA
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Tanggal :
Disusun Oleh: INDIRA RUWINA
D1514052
Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda Tangan
1. Penguji 1 Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si. ………
2. Penguji 2 Jamil, S.Sos., M.M. ………
Mengetahui, Dekan,
PERNYATAAN
Nama : Indira Ruwina NIM : D1514052
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa laporan tugas akhir berjudul “Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam laporan tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan laporan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 26 Mei 2017
Yang Membuat Pernyataan,
v MOTTO
“Bisa Karena Terbiasa” (Penulis)
ا ا ا .ىن ازط هاور
“Allah mencintai pekerjaan yang apabila bekerja ia menyelesaikannya dengan baik”.
( HR. Thabrani )
“Kemarin aku menjadi pintar, aku ingin merubah dunia. Hari ini aku menjadi bijak, aku ingin merubah diriku sendiri.”
(Maulana Jalaludin Rumi)
“Apa arti ijazah yang bertumpuk, jika kepedulian dan kepekaan tidak ikut dipupuk? Apa gunanya sekolah tinggi-tinggi jika hanya perkaya diri dan
sanak-famili?”
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan untuk: Kedua Orang Tua tercinta dan seluruh keluarga
Semua teman-teman tersayang yang tidak bisa disebutkan namanya satu per satu Semua MA A dan MA B angkatan 2014
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, karena limpahan Rahmat dan Karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan di Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta”.
Tugas akhir ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh gelar ahli madya (A.Md) dalam Program Diploma III Jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Banyak hambatan yang ditemui dalam penulisan tugas akhir ini, namun adanya bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat selesai. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih atas segala dukungan, bantuan, semangat, dan doa yang telah diberikan selama ini kepada:
1. Bapak Jamil, S.Sos., M.M selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah memberikan pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan tugas akhir ini.
2. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si selaku dosen penguji dalam sidang tugas akhir penulis.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku dosen pembimbing akademik dan Kepala Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
5. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Manajemen Administrasi. Terimakasih atas semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Bapak dan Ibu dosen berikan selama ini.
pengamatan, Ibu Sri Widajanti, M.Si selaku pembimbing penulis selama melakukan pengamatan, Bapak R. Novia Trihananto, S.T. dan semua staff Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang sudah membantu penulis dalam proses pengumpulan data pengamatan.
7. Keluarga yang telah mendukung dalam penulisan tugas akhir ini, khususnya Ibu Rubiyah, Bapak Winarno dan Kakak-kakak saya tercinta.
8. Binta Haryo Yudhanto yang telah membantu dan mendukung penulis selama masa pendidikan dan penulisan tugas akhir.
9. Sefyra Salsabilla Tien Pratiwi, Ratna Kusuma, Kahfi Ikradesi, Deyla Okti Drastiana, Safira Fadillah, Clarissa Pricilia Sulaiman sebagai sahabat yang telah membantu dan memberi dukungan kepada penulis selama masa pendidikan dan penulisan tugas akhir.
10.Teman-teman seperjuangan Mahasiswa Jurusan Manajemen Administrasi Kelas B di Universitas Sebelas Maret Surakarta Tahun Angkatan 2014, yang telah banyak berdiskusi dan bekerja sama dengan penulis selama masa pendidikan.
11.Semua orang yang telah membantu dalam penulisan tugas akhir yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna sehingga segala kritik dan saran yang membangun penulis terima dengan senang hati. Penulis berharap tugas akhir ini dapat berguna bagi setiap orang yang berkepentingan.
Surakarta, 27 Maret 2016 Penulis
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR BAGAN ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
ABSTRAK ... xvi
ABSTRACT ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Pengamatan ... 3
D. Metode Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5
A. Tinjauan Pustaka ... 5
1. Sistem ... 5
a. Pengertian Sistem ... 5
b. Karakteristik Sistem... 6
c. Klasifikasi Sistem ... 7
2. Informasi ... 9
a. Pengertian Informasi ... 9
b. Ciri-ciri Informasi ... 9
d. Kualitas Informasi ... 11
3. Sistem Informasi ... 12
a. Pengertian Sistem Informasi ... 12
b. Klasifikasi Sistem Informasi... 13
4. Rencana Umum Pengadaan (RUP) ... 14
a. Pengertian Rencana Umum Pengadaan ... 14
5. Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) ... 14
a. Pengertian Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) ... 14
b. Jenis Kegiatan ... 15
c. Asas Pelaksanaan Kegiatan ... 20
B. Metode Pengamatan ... 20
1. Lokasi Pengamatan ... 20
2. Jenis Pengamatan ... 21
3. Teknik Pengumpulan Data ... 21
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ... 24
A. Sejarah Instansi ... 24
B. Visi dan Misi ... 24
C. Tugas Pokok dan Fungsi ... 26
D. Struktur Organisasi ... 34
E. Jumlah Pegawai ... 35
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ... 37
A. Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan ... 37
B. Rencana Umum Pengadaan ... 41
C. Paket Pengadaan Melalui Penyedia ... 48
D. Swakelola ... 53
E. Kelebihan dan Hambatan Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan ... 59
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Jumlah Pegawai di Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta ... 34 Tabel 3.2 Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan di Bagian
xiii
DAFTAR BAGAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Pengumuman RUP Berdasarkan Pagu Pengadaan ... 2
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Utama Website SIRUP ... 39
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Login Website SIRUP ... 40
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Beranda Aplikasi SIRUP ... 41
Gambar 4.4 Tampilan Halaman RKA ... 41
Gambar 4.5 Tampilan Halaman Upload RKA ... 42
Gambar 4.6 Tampilan Halaman Progress Upload RKA ... 42
Gambar 4.7 Tampilan Halaman RKA ... 43
Gambar 4.8 Tampilan Halaman Identifikasi Pemaketan RKA ... 43
Gambar 4.9 Tampilan Halaman Pemilihan Identifikasi Pemaketan ... 44
Gambar 4.10 Tampilan Halaman Identifikasi Pemaketan... 44
Gambar 4.11 Tampilan Halaman Lihat Status Identifikasi ... 45
Gambar 4.12 Tampilan Halaman RUP melalui Penyedia ... 45
Gambar 4.13 Tampilan Halaman Tambah Paket Penyedia ... 46
Gambar 4.14 Tampilan Halaman Paket Penyedia Berhasil dibuat ... 49
Gambar 4.15 Tampilan Halaman Daftar RUP Paket Penyedia ... 49
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Untuk Mencetak Paket Penyedia ... 50
Gambar 4.17 Tampilan Halaman Daftar Swakelola ... 51
Gambar 4.18 Tampilan Halaman Tambah Kegiatan Swakelola ... 51
Gambar 4.19 Tampilan Halaman Paket Swakelola Berhasil dibuat ... 53
Gambar 4.20 Tampilan Halaman Daftar Paket Swakelola ... 54
Gambar 4.21 Tampilan Halaman untuk Mencetak Paket Swakelola ... 54
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara Lampiran 2 Surat Tugas
Lampiran 3 Formulir Monitoring Magang Lampiran 4 Formulir Penilaian Magang Lampiran 5 Surat Keterangan Selesai Magang
Lampiran 6 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta Lampiran 7 SOP Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Lampiran 8 Peraturan Walikota Surakarta Nomor 30 Tahun 2016 Lampiran 9 Dokumen Pelaksanaan Anggaran Perangkat Daerah Bagian
Kesejahteraan Rakyat
Lampiran 10 Hasil Cetak Rencana Umum Pengadaan (RUP) melalui Penyedia Lampiran 11 Hasil Cetak Rencana Umum Pengadaan (RUP) melalui Swakelola Lampiran 12 Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Lampiran 13 Diagram Alur Serah Terima Pekerjaan Lampiran 14 Laporan Akhir Kegiatan 100%
ABSTRAK
Indira Ruwina. D1514052. Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret. Surakarta.
Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang memiliki kewajiban untuk mengisi Rencana Umum Pengadaan ke dalam aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP). Aplikasi ini bermanfaat untuk memudahkan pegawai dalam mengumunkan rencana umum pengadaan dan sebagai sarana layanan publik terkait Rencana Umum Pengadaan (RUP) sehingga memudahkan masyarakat dalam mengakses secara langsung Pengadaan Barang/Jasa secara Nasional. Dalam penulisan tugas akhir ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem Pengisian Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu observasi berperan. Sumber data yang diperoleh berasal dari narasumber, peristiwa yang terjadi di lapangan, buku kepustakaan dan arsip. Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis yaitu wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip.
Hasil pengamatan menunjukkan bahwa pengisian Rencana Umum Pengadaan (RUP) melalui Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) ada 2 jenis, yaitu melalui Penyedia dan melalui swakelola. Paket pengadaan melalui penyedia adalah Paket kegiatan yang membutuhkan penyedia, di mana dalam pelaksanaannya diumumkan pada bagian Penyedia. Sedangkan paket swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa di mana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh SKPD sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat. Manajemen Sistem aplikasi dan database Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) ter-centralized pada satu server milik LKPP dan pengelolaan aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) ter-decentralized pada masing-masing instansi.
xvii ABSTRACT
Indira Ruwina. D1514052. INFORMATION SYSTEM OF PRODUCT/ SERVICE PROCUREMENT GENERAL PLAN IN PEOPLE WELLBEING DIVISION OF SURAKARTA CITY’S LOCAL SECRETARIAT. Final Project, Administration Management Undergraduate Program, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, Surakarta.
People Wellbeing Division of Surakarta City’s Local Secretariat is one of government institutions with an obligation of inputting the General Plan of Procurement into Procurement General Plan Information System (SIRUP) application. This application is useful to facilitate the employees in announcing the general plan of procurement as the public service medium related to Procurement General Plan (RUP) thereby facilitating the society in accessing directly the Product/Service Procurement nationally. This research aimed to describe the System of Inputting General Plan of Product/Service Procurement in People Wellbeing Division of Surakarta City’s Local Secretariat.
The type of observation used in this research was participatory observation. Data source derived from informant, event occurring in the field, literature and archive. Techniques of collecting data used were interview, observation, and document and archive study.
The result of observation showed that the inputting of Procurement General Plan (RUP) using Procurement General Plan Information System (SIRUP) consisted of two types: through provider and through self-management, the implementation of which was announced in provider division. Meanwhile, self-management package is Product/Service procurement in which the work was planned, done and/or supervised by SKPD itself as the one responsible for budget, other government institution and/or community group. The management of application system and the database of Procurement General Plan Information System (SIRUP) were centralized in on server belonging to LKPP and the management of Procurement General Plan Information System (SIRUP) application was decentralized in respective institutions.
