SISTEM PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH
(eSPKWS)
PROSES TERIMAAN TERIMAAN BIASA
(BAGI TERIMAAN CEK/TUNAI YANG DI MASUKKAN SENDIRI KE BANK) - Modul Terimaan - Terimaan - Masukkan Maklumat - Simpan - Modul Terimaan - Senarai Terimaan
- Pilih Bulan CARA MEWUJUDKAN TARIKH MASUK BANK DI BUKU
- Klik Kertas Biru (maklumat Lanjut) TUNAI (BAGI TERIMAAN YANG DIMASUKKAN SENDIRI
- Kemaskini Resit KE BANK WAJIB DIISI.)
- Masukkan Tarikh Masuk Bank – No.9 - Kemaskini
-
Print Resit Terimaan ( Rujuk Nota Cara Print Resit)
TERIMAAN EFT (APABILA TERIMA PENYATA BANK)
-
Modul Penyesuaian Bank
-
Penyediaan Penyata
-
Pilih Bulan – Klik Carian
-
Pilih Lampiran A5 – Klik Ikon Biru
-
Klik Terimaan Yang Dikenal Pasti / Tidak Dikenal Pasti
-
Terimaan Dikenal Pasti (Sekiranya Tahu Punca Kemasukan Wang Di Penyata Bank)
-
Tidak Dikenal Pasti (Tidak Tahu Punca Kemasukan Wang Di Penyata Bank)
-
Masukkan Maklumat
(Terimaan EFT/Terimaan Dikreditkan Terus Ke Bank)
Yang Ada Di Penyata Bank.
-
Klik Simpan – Kembali.
-
Print Resit Terimaan ( Rujuk Nota Cara Print Resit)
PROSES PEMBAYARAN - Modul Daftar Bil
- Tambah Bil
- Semak NAMA PEMBAKAL Dahulu
- Jika Tiada – Klik TULISAN BIRU (TAMBAH PEMBEKAL) Masukkan Maklumat Pembekal – Simpan. - Masukkan Maklumat Bil.
* Setiap Bayaran Hanya Boleh Dibuat Tidak Lebih Dari 5 BIL SAHAJA. * Sekiranya Bayaran Yang Melebihi 5 Bil Haruslah Digabungkan Bil Tersebut.
- Contoh :- Bil No: 12345 / 23456 Jumlah Besar Gabungan Bil Tersebut (Sebagai Bil No1 Dalam Sistem) Bil No: 34567 / 45678 Jumlah Besar Gabungan Bil Tersebut (Sebagai Bil No2 Dalam Sistem) Dan Seterusnya Sihingga Menjadi 5 Bil Untuk Bayaran.
- Modul Bayaran
- Bayaran
- Masukkan Maklumat Bayaran (Catatan/Perihal Bayaran Wajib Diisi Dan Pastikan No Baucer Dan No Cek Betul) - Klik Simpan
PROSES PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN BANK
- Modul Penyesuaian Bank - Penyediaan Penyata - Pilih Bulan
- Klik TAMBAH BAKI Untuk Masukkan Baki Seperti Di Penyata Bank - Masukkan Amaun Baki – Klik Simpan
- Klik Ikon Biru Di Lampiran A1 (Sekiranya Terdapat Amaun)
- Klik Kotak Kosong Dan Pastikan Amaun Tersebut Ada/Tidak Di Penyata Bank
- Sekiranya Ada Klik “YA” Dan “TIDAK” Sekiranya Tiada Dalam Penyata Bank - Klik Kembali
- Klik Ikon Biru Di Lampiran A4 (Sekiranya Terdapat Amaun)
- Klik Kotak Kosong Dan Pastikan Amaun Tersebut Ada/Tidak Di Penyata Bank
- Sekiranya Ada Klik “YA” Dan “TIDAK” Sekiranya Tiada Dalam Penyata Bank - Klik Kembali
- Klik Ikon Biru Di Lampiran A5 (Rujuk Nota Terimaan EFT) Sekiranya Ada Terimaan Dikreditkan Terus Ke Bank KECUALI “FAEDAH BANK”.
- Klik Ikon Biru Di Lampiran A6 Untuk Masukkan Maklumat Terimaan Faedah Bank - Klik Tambah
- Tarikh Terima Penyat
- Masukkan Amaun Faedah Bank - Klik Simpan
- Kembali
- Terus Buat Pengesahan Melalui ID Pengesah (Guru Besar/Pengetua) - Modul Penyesuaian Bank
- Pengesahan Penyata Penyesuaian Bank - Klik Tanda √ ( Warna Hijau )
PROSES JANAAN BUKU TUNAI
(PERLU DIBUAT SEBELUM PENUTUPAN BUKU TUNAI)
- Modul Terimaan - Buku Tunai Terimaan
- Pilih Bulan Semasa (Contoh Januari) – Carian (Lihat Paparan Buku Tunai Terimaan) - Klik Kembali
- Modul Bayaran - Buku Tunai Bayaran
- Pilih Bulan Semasa (Contoh Januari) – Carian (Lihat Paparan Buku Tunai Bayaran) - Klik Kembali
- Modul Terimaan - Buku Tunai Terimaan
- Pilih Bulan Berikut/Seterusnya (Contoh Februari) – Carian (Lihat Paparan Buku Tunai Terimaan) - Klik Kembali (Dan Buat Penututpan Buku Tunai Melalui Id GURU BESAR / PENGETUA)
- Masukkan Id Pengetua / Guru Besar
- Pilih Kumpulan Wang (Kerajaan/Suwa/Asrama) - Modul Penutupan
- Penutupan Bulanan – Pilih Bulan – PAPAR - Klik Sah – SELESAI
PROSES CEK ROSAK - Modul Bayaran
- Cek Rosak
- Masukkan Tarikh Cek Rosak
- Pastikan No CEK Yang Dipaparkan Adalah Sama Dengan Cek Yang Rosak - Masukkan Amaun Cek Rosak Dan Catatan ( Wajib DIISI )
PROSES CEK BATAL - Modul Terimaan
- Terimaan Cek Batal
- Pilih Cek Yang Hendak Dibatalkan – Carian
- PASTIKAN MAKLUMAT CEK BATAL YANG DIPILIH BETUL - Simpan
- Buat Gantian cek baru (Tak Perlu Daftar Bil kerana Bil akan wujud semula selepas bayaran/cek lama dibatalkan) - Rujuk Nota Proses Pembayaran.
PROSES PANJAR WANG RUNCIT
(Guna Baucer kecil yg di beli di PNB mengikut kumpulan wang secara manuel.) - Klik Modul Bayaran PWR
- Bayaran PWR (masukkan maklumat baucer kecil manual)
- Tarikh baucar (Rujuk di baucar kecil manuel) dan klik butang HIJAU (WAJIB) - Baucer kecil :______(Ikut No baucar manuel anda)disistem tulis PWR000/00) - Penerima : __________ (Ikut PWR manuel)
- Perkhidmatan __________(Ikut PWR manuel)
- Peruntukan : Pilih peruntukan seperti di sistem (sama dengan PWR manuel) - Kalau semua dah pasti OK baru klik simpan.
- Sekiranya user tersalah kunci masuk tarikh , user boleh ke senarai bayaran dan pilih baucer kecil mana yang nak di delete. (x perlu minta BA batalkan).
- Bila wang hampir habis, user perlu buat penutupan dulu. Caranya:-
- Pilih Modul Penutupan Buku Tunai PWR dan klik.
- Pilih tarikh nak tutup dan klik butang hijau.(Tkh sehari selepas tranksaksi) - Klik PAPAR > semak dah ok klik TUTUP.
- Sehari selepas penutupan PWR baru klik MODUL REKUPMEN.
- Pergi ke senarai Bayaran mengikut kumpulan wang Bayaran > senarai bayaran > pilih dan print - buat CEK. - PRINT baucar yang berkaitan aje sebab modul ini akan paparkan ketiga2 kumpulan wang.
PROSES TERIMAAN DEPOSIT / CAGARAN KANTIN / PERTARUHAN - Modul Terimaan
- Terimaan - Masukkan maklumat terimaan (Status/Jenis/Peruntukan) - DEPOSIT (JIKA ADA)
- KLIK DITERIMA
PROSES PEMULANGAN DEPOSIT / CAGARAN KANTIN / PERTARUHAN - Buat Daftar Bil (rujuk nota daftar bil di Proses Pembayaran)
- Modul Bayaran - Bayaran
- Masukkan Maklumat Bayaran
- NO 13. – DEPOSIT – KLIK DEPOSIT DITERIMA - Simpan
PROSES CETAK ( PRINT ) RESIT TERIMAAN - Modul Terimaan
- Senarai Terimaan
- Pilih Bulan – Klik Carian - Klik ikon / Gambar Printer.
- Paparan Pertama akan menunjukkan perkataan ASAL pada permukaan resit, manakala selepas tutup dan buat Cetakan kedua akan memaparkan SALINAN pada permukaan resit yang sama.
- Cetakan ASAL adalah untuk PEMBEKAL manakala SALINAN perlu disimpan sebagai simpanan sekolah.
PROSES CETAK ( PRINT ) BAUCER BAYARAN - Modul Bayaran
- Senarai Bayaran
- Pilih Bulan – Klik Carian - Klik ikon / Gambar Printer
PERANAN PENGESAH ( GURU BESAR / PENGETUA ) - PENGESAHAN PENYATA PENYESUAIAN BANK :-
( Perlu dibuat selepas Penyedia selesai membuat penyata penyesuaian bank dan disimpan. ) - Modul Penyesuaian Bank
- Pengesahan Penyata Penyesuaian Bank - Klik Tanda √ ( Warna Hijau )
- PENGESAHAN / PENUTUPAN BUKU TUNAI ( KERAJAAN / SUWA / ASRAMA ):- ( Perlu dibuat selepas Penyedia membuat Janaan Buku Tunai )
- Modul Penutupan
- Penutupan Bulanan – Pilih Bulan – PAPAR - Klik Sah – SELESAI
- PENGESAHAN DAFTAR BIL.
( Perlu di buat bersama dengan penutupan buku tunai. ) - Modul Daftar Bil.
- Pengesahan Laporan Daftar Bil - Pilih Bulan – Klik Papar - Klik Sah
PERINGATAN
- Pastikan Buat Pengesahan Laporan Daftar Bil Melalui ID PENGESAH bersama Penutupan Buku Tunai. - Sila Semak KUNCI KIRA KIRA setiap masa dan pastikan sentiasa IMBANG (x perlu tggu sehingga
Hujung Tahun)
- No resit akan sentiasa bersambung setiap kali mendaftar dan x perlu kembali 0000 apabila berganti tahun hanya Bil Buku sahaja akan kembali 1 apabila mendaftar di tahun yg baru.
- Contoh : KK000001 – KK000050 Bil 1/2015 (Daftar Bulan Januari)
KK000051 – KK000100 Bil 2/2015 (Daftar Bulan November selepas buku pertama Habis) KK000101 – KK000150 Bil 1/2016 (Daftar Bulan April tahun berikut)
- Buku cek juga adalah konsep yang sama seperti daftar buku bil dari segi Pendaftaran bilangan Buku Cek.
- Untuk melihat Buku Subsidiari dalam sistem - Modul Laporan
- Akaun Subsidiari
- Pilih akaun subsidiari – klik carian - Untuk cetak – klik cetak.
- Setiap awal tahun (2 Januari) :-
- Pastikan buat PENUTUPAN NO BAUCER bagi mengelakkan penggunaan no baucer tahun yg lepas.
- Modul Bayaran
- Daftar No. Baucer – Klik ikon/tanda merah (TUTUP) kemudian pastikan tahun berubah semasa hendak mendaftar no baucer yang baru.
Soalan : Siapakah yang boleh membuat tindakan seperti dibawah : Jawapan :
1.Membatalkan resit / baucar...Penyedia
2.Membatalkan penyesuaian bank yang telah disimpan...Pelulus
3.Membatalkan penutupan bulanan bagi mengemaskini transaksi terimaan dan bayaran bulan lepas...Pelulus 4.Membatalkan bil...Pelulus
5.Membatalkan penutupan buku tunai PWR...Pelulus 6.Membatalkan baucar kecil yang belum direkup...Penyedia 7.Meluluskan permohonan pelarasan lajur...Pelulus
8.Membatalkan kelulusan pelarasan lajur...Pelulus
9.Meluluskan permohonan pindah peruntukan dalam sistem...Pelulus 10.Mengemaskini status deposit pada resit / baucar...Penyedia
Apakah tindakan yang perlu diambil sekiranya cek bagi baucar rekupmen PWR rosak / batal ? Jawapan :
Tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut :
a. Sekiranya semasa menyediakan cek, cek tersebut salah tulis/rosak.
Tindakan yang perlu diambil adalah Membatalkan baucar dan cek dan membuat baucar gantian seperti berikut : i. Pilih Modul Bayaran –> ke Senarai Bayaran
ii. Pilih bulan – Klik X di kotak kecil. iii. Pilih Modul Panjar Wang Runcit iv. Pilih Submodul Rekupmen dan klik
Bagaimana pula kalau cek di tolak oleh Pihak Bank? Jawapannya:
b. Sekiranya cek ditolak oleh bank / cek batal.
Tindakan yang perlu diambil adalah Membuat resit bagi terimaan cek batal dan membuat baucar gantian seperti berikut :
v. Piih Modul Terimaan – Submodul Terimaan Cek Batal vi. Pilih no cek yang nak dibatalkan – klik Simpan
vii.Pergi ke Modul Panjar Wang Runcit viii.Pilih Submodul Rekupmen dan klik
ix. Ke Modul Bayaran -> senarai bayaran ->pilih bulan dan cari....Print baucar...tulis cek. (SELAMAT MENCUBA SEMOGA BERJAYA)
