86
RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
4.1 Pemetaan Fitur
Perancangan aplikasi knowledge management didasarkan pada pemetaan knowledge goals dan knowledge identification. Dari hasil pemetaan akan
disesuaikan dengan perancangan fitur aplikasi yang dibangun, seperti ditujukkan pada table 4.1.
Normative
a. Menjaga dan memelihara agar
knowledge yang penting bagi perusahaan tidak sampai hilang.
b. Mengajarkan proses sosialisasi
knowledge sharing antar karyawan dengan kebijakan perusahaan.
Fitur : 1. Profil perusahaan 2. My profile 3. Produk 4. Forum Fitur : • Events - Training - Seminar - Pameran - Workshop • Meeting • Profil perusahaan - Job descripstion Fitur : • Events - Training - Gathering • News Strategic
a. Meningkatkan proses pembelajaran
karyawan dalam bidang penyerapan informasi.
b. Membantu perubahan
penyimpanan knowledge karyawan menjadi knowledge perusahaan.
Fitur : 1. Forum Fitur : • Events - Training - Seminar - Pameran - Workshop Meeting Forum Fitur : • Events - Training - Seminar - Pameran - Workshop News
Operational
a.Meningkatkan pendistribusian
informasi dan dokumentasi agar penyebaran knowledge lebih merata.
b.Memecahkan masalah didalam
perusahaan dengan solusi terbaik secara lebih cepat dan tepat caranya dengan sharing pemecahan masalah.
c.Standarisasi dokumentasi seperti
hasil training dan hasil rapat sehingga lebih terstruktur dengan baik. Fitur : 1. Forum Fitur : • Events - Training - Seminar - Pameran - Workshop Meeting Forum Fitur : • Events - Training - Seminar - Pameran - Workshop Structural 1. Profil perusahaan. 2. Tugas, tanggung jawab dan wewenang. 3. Data pelanggan dan supplier. 4. Data karyawan. 5. Profil perusahaan. Functional 1. Dokumentasi rapat. 2. Dokumentasi events. 3. Pelatihan dan seminar. 4. Langkah – langkah kerja Behavioural 1. Hasil training 2. Reward kepada sales over target. 3. Gathering
karyawan.
4.2Keterangan Fitur
Aplikasi knowledge management yang dibangun memiliki 7 (tujuh) fitur utama ditambah dengan halaman login. Ke 7 (tujuh) fitur tersebut, dibagi menjadi beberapa sub-fitur yang memiliki fungsi masing-masing, tetapi tetap mendukung tujuan pembangunan knowledge management didalam PT Keong Nusantara Abadi. Adapun fitur-fitur tersebut adalah : My Profile, Profile Karyawan, Profile Perusahaan, Forum, Events, News, Product Information, Meeting.
4.2.1 My Profile
Fitur My Profile berisikan tentang data pribadi karyawan yang dapat diakses oleh masing – masing karyawan. Pada My Profile, setiap karyawan bisa melihat, tetapi admin hanya dapat mengubah data karyawannya itu.
4.2.2 Profile Karyawan
Fitur Profile karyawan ini berisikan tentang data – data pribadi karyawan yang bekerja di PT. Keong Nusantara Abadi. Pada profile karyawan ini, manager dapat mencari data tentang karyawan yang bekerja pada PT. Keong Nusantara Abadi. Tetapi yang dapat merubah data hanyalah admin saja.
4.2.3 Profile Perusahaan
Fitur Profile Perusahaan berisikan tentang sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, job description (tugas dan wewenang dari setiap posisi). Setiap karyawan dapat melihat fitur ini, tetapi tidak dapat merubahnya.
Melalui fitur profile perusahaan, karyawan dapat mengetahui sejarah perusahaan dari tempat mereka bekerja, tujuan pasti perusahaan, tugas, pertanggungjawaban dan wewenang apa saja yang mereka miliki di perusahaan.
4.2.4 Forum
Fitur forum ini berfungsi sebagai media komunikasi antar seluruh karyawan yang ada pada divisi Marketing untuk menyalurkan aspirasi, ide dan pendapat dari masing – masing karyawan. Dengan adanya forum ini, diharapkan para karyawan dapat saling berbagi knowledge untuk berdiskusi dan member tanggapan yang berhubungan dengan topik yang sedang di bahas.
4.2.5 Events
Fitur ini berfungsi sebagai sarana penyimpanan dan dokumentasi dari event – event yang telah diselenggarakan seperti seminar, workshop, pameran produk, training. Dan dapat memberitahukan event apa saja yang akan diselenggarakan di divisi marketing pada masa mendatang.
Tujuan dari dibuatnya fitur event ini adalah untuk mempercepat dan mempermudah penyebaran knowledge, pengumuman dan menilai seberapa efektif pembelajaran dari event yang telah diikuti bagi karyawan pada divisi marketing. Pada fitur ini hanya admin yang dapat menambahkan, merubah dan menghapus semua kegiatan yang ada.
4.2.6 News
Fitur ini berisikan tentang berita – berita terbaru dalam divisi marketing PT Keong Nusantara Abadi. Melalui fitur news ini, karyawan dapat mengetahui informasi terbaru sehubungan dengan divisi marketing pada PT Keong Nusantara Abadi. Fitur ini dapat mempercepat dan mempermudah penyebaran informasi pada divisi marketing. Hanya admin yang dapat menambah berita, informasi dan menghapus tersebut.
4.2.7 Product Information
Fitur ini berisikan tentang produk – produk yang ada pada PT Keong Nusantara Abadi. Keterangan singkat dari produk dan keterangan mengenai supplier dari produk tersebut.
Tujuan dibuatnya fitur ini agar karyawan yang ada di divisi marketing dapat lebih mudah mencari informasi tentang produk yang dimiliki oleh PT Keong Nusantara Abadi.
4.2.8 Meeting
Fitur ini berisikan tentang hasil rapat yang pernah di selenggarakan di divisi marketing. Notulen rapat di dokumentasikan dan disimpan secara lengkap. Notulen ini dijadikan sebagai acuan bahan evaluasi dan acuan untuk mencapai keputusan dari rapat dan mengetahui perkembangan
pekerjaan yang dilakukan karyawan pada divisi marketing.
4.3 Strukturisasi dan Grouping
4.3.1 My Profile
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.2 : Required Field Non Required Field Id Karyawan
Nama Karyawan
Tempat dan tanggal lahir Jenis Kelamin E-mail Alamat Agama Pendidikan Terakhir Jabatan Tanggal bergabung Kode pos
Nomor telepon rumah
Nomor Handphone karyawan Fax
Status member
Tabel 4.2 Fitur My Profile
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada my profile fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada table 4.3
Grouping By Id Karyawan Jenis Kelamin Jabatan
Tabel 4.3Grouping By My Profile
4.3.2 Profile Perusahaan
Fitur profile sejarah perusahaan 4.3.3 Forum
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.4 Required Field Non Required Field Id Karyawan
Tanggal Posting Nomor topik Topik diskusi Isi topik diskusi No id reply
Tabel 4.4 Fitur Forum
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada forumfitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.5
Grouping By Topik diskusi Author
Tabel 4.5Grouping By Forum
4.3.4 Events
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.6 Required Field Non Required Field Id_Event
Topik Deskripsi Lokasi
Waktu dan Tanggal
Tabel 4.6Field Events
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada Events fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.7
Grouping By
Tipe Topik (seminar, training, pameran,workshop) Initiator
Waktu dan Tanggal
4.3.5 News
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.8 Required Field Non Required Field Id news
Tanggal berita Judul berita Kategori berita
Tabel 4.8 Fitur News
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada News fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.9
Grouping By Tanggal berita Kategori
Table 4.9Grouping By News
4.3.6 Informasi Produk
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.10 Required Field Non Required Field Id produk
Nama produk Kategori produk
Harga
Tabel 4.10 Fitur Product Information
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada Product Information fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.11
Grouping By Kategori produk Nama Produk
Table 4.11Grouping By Product Information
4.3.7 Meeting
Field-field yang di input pada fitur ini, seperti terlihat pada tabel 4.12 Required Field Non Required Field Id meeting
Waktu dan tanggal Topik
Pembicara Agenda meeting Peserta
Tabel 4.12 Fitur Meeting
Adapun untuk mempermudah proses pencarian data pada Meeting fitur ini dikategorikan seperti terlihat pada tabel 4.13
Grouping By Id meeting
Waktu dan tanggal Topik
4.4 Class Diagram
Gambar 4.1 di bawah ini adalah gambar class diagram rancangan aplikasi knowledge management PT. Keong Nusantara Abadi.
4.5Use Case Diagram
Berikut ini merupakan gambaran interaksi antar Admi, User dan Manager dengan aplikasi Knowledge Management yang dibangun. Lihat gambar 4.2 dibawah ini.
4.6Sequence Diagram
Adapun detail dari interaksi yang terjadi antara actors dengan aplikasi knowledge management, digambarkan melalui sequence. Sequence aplikasi knowledge management terbagi atas 3 (tiga) bagian, yaitu hak akses admin, manager dan karyawan.
Pada aplikasi knowledge management, terdapat beberapa fitur aplikasi, yang dapat diakses penuh oleh setiap actors. Karena hal tersebut, pada fitur-fitur tersebut, gambar sequence yang dibuat tidak dibedakan antara admin, owner, manager, dan user. Sedangkan pada fitur-fitur yang penggunaannya dibedakan atas admin, owner, manager, dan user, maka gambar sequence akan dibuat berbeda.
Untuk lebih jelasnya, lihat gambar dan keterangan dari sequence setiap fitur aplikasi knowledge management berikut ini.
4.6.1 Sequence Log In
Untuk menggunakan aplikasi knowledge management ini kita harus menjalankannya terlebih dahulu, caranya dengan memasukan url alamat aplikasi ini. Setelah itu akan masuk ke halaman index, apabila ingin menggunakan aplikasi, mengharuskan kita untuk login terlebih dahulu. Setelah memasukan user id dan password, sistem akan mencari data untuk dicocokan. Setelah cocok, data yang dimasukan benar aplikasi akan menuju ke halaman home. Dan apabila data yang dimasukan salah, halaman home tidak akan terbuka. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.3
4.6.2 Sequence Change Password
Sequence ini menunjukkan alur bagaimana jika user ingin mengganti password. Yang dapat mengganti password hanya Admin saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.4
4.6.3 Sequence Profil Perusahaan
Sequence ini menggambarkan tentang sejarah perusahaan, visi dan misi, tugas dan wewenang. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.5.
4.6.4 Sequence My Profile
Pada fitur ini user yang masuk sebagai admin, karyawan, dan manager dapat melihat data pribadi user itu sendiri dan yang terdaftar menggunakan web. Hak akses sebagai admin, memperbolehkan user untuk melihat dan merubah data user. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.6.
4.6.5 Sequence Profile Karyawan
Yang dapat mengakses fitur ini hanya manager saja. Manger hanya dapat mencar dan melihat data-data pribadi karyawan saja tetapi tidak dapat mengrubahnya. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.7
4.6.6 Sequence Event
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur event. Pada fitur ini hak akses sebagai admin, memperbolehkan user untuk melihat, menghapus, mengedit, dan menambahkan event dan subevent. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.8.
Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat event dan melihat sub-event. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.9.
Manager,Karyawan window_event /create() /pilih_jenis() /input() /click_search() Event /get_data() /result() /close()
4.6.7 Sequence News
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur news. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin memperbolehkan untuk menambah, merubah, dan menghapus news. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.10. Admin window news /create() /click_link_insert() window insert /create() news /entry_judul_berita() /entry_kategori_berita() /entry_isi_berita() /click_back() window update /create() /update_judul_berita() /update_kategori_berita() /update_isi_berita() /click_save() /click_back() /delete() /click_delete() /close() /click_save()
Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat news saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.11.
4.6.8 Sequence Meeting
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur meeting. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin memperbolehkan untuk menambah, merubah, dan menghapus meeting. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.12.
Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat news saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.13.
Manager,Karyawan window_meeting /create() /pilih_jenis() /input() /click_search() meeting /get_data() /result() /click_download() /close()
4.6.9 Sequence Informasi Produk
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur informasi produk. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin memperbolehkan untuk menambah, merubah, dan menghapus informasi produk. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.14.
Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat informasi produk saja. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.15.
Manager,Karyawan window_informasi_produk /create() produk /pilih_jenis() /input() /click_search() /get_data() /result() /close()
4.6.10 Sequence Forum
Setelah masuk ke halaman home, user dapat mengklik fitur informasi produk. Pada fitur ini, hak akses sebagai admin menghapus thread yang ada di forum. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.16.
Untuk user yang masuk sebagai karyawan dan manager, mempunyai hak akses untuk melihat, membuat topik, me-reply topik yang ada di forum. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.17.
Manager,Karyawan window forum /create() /input() /click_search() /click_new_topik()
window new topik /create()
forum
/entry_judul_topik() /entry_topik() /click_post_new_topik()
window topik thread /click_topik_thread /create() /get_data() /result() /entry_isi_topik() /click_reply_topik() /close()
4.7 Structure Role
Structure role ini menjelaskan tentang kewenangan dari masing – masing aktor sesuai dengan use case diagram.
Admin - Login
- Mengakses My Profile - Mengakses Profil Karyawan - Mengakses Profil Perusahaan - Mengakses Forum
- Mengakses Event - Mengakses News
- Mengakses Informasi Produk - Mengakses Meeting
- Mengakses Mengelola Master - Mengakses Mengelola User - Log Out
Karyawan - Login
- Mengakses My Profile - Mengakses Profil Karyawan - Mengakses Profil Perusahaan - Mengakses Forum
- Mengakses Event - Mengakses News
- Mengakses Informasi Produk - Mengakses Meeting
- Mengakses Mengelola Master - Mengakses Mengelola User - Log Out
Manager - Login
- Mengakses My Profile - Mengakses Profil Karyawan - Mengakses Profil Perusahaan - Mengakses Forum
- Mengakses Event - Mengakses News
- Mengakses Informasi Produk - Mengakses Meeting
- Mengakses Mengelola Master - Mengakses Mengelola User - Log Out
4.8Rancangan Layar
4.8.1 Rancangan Layar Login
Gambar 4.18 Form Login
Ini adalah tampilan dari layar login. Karyawan memasukan username dan password yang telah mereka ketahui untuk dapat mengakses ke bagian home dari aplikasi. Setelah login, maka user akan memasuki bagian index.
4.8.2 Rancangan Layar Sejarah Perusahaan
Gambar 4.19 Form Sejarah Perusahaan
Ini adalah tampilan dari sejarah perusahaan. Halaman ini berisi tentang informasi singkat mengenai Sejarah dari perusahaan, visi dan misi, serta alamat lengkap dari PT.Keong Nusantara Abadi.
4.8.3 Rancangan Layar My Profile
Gambar 4.20 Form My Profile
Pada halaman ini, para karyawan dapat melihat data pribadi dirinya sendiri. Para karyawan pun dapat mengubah profil mereka sendiri. Tetapi user hanya dapat melihat data pribadi diri nya sendiri
4.8.4 Rancangan Layar profil karyawan
Gambar 4.21 Form Profil Karyawan
Halaman profil karyawan hanya dapat diakses oleh manager. Manager dapat melihat data-data pribadi karyawan lainnya dan tidak dapat mengubah nya. Manager pun dapat mencari karyawan berdasarkan ID karyawan. Di dalam halaman ini,terdapat field ID karyawan, Nama karyawan , Jenis Kelamin, Jabatan.
Gambar 4.22 Form Detil Profil Karyawan
Jika nama dari karyawan di klik, maka akan muncul tampilan dari profil karyawan yang berisi tentang data-data pribadi karyawan.
4.8.5 Rancangan Layar Forum
Gambar 4.23 Form Forum
Halaman forum dapat diakses oleh seluruh karyawan. Forum ini terdiri dari Topik, Author, Tanggal post. Thread dapat dicari berdasarkan nama topik dan author.
Gambar 4.24 Form New Topic
Jika user ingin membuat topik baru, maka user harus mengklik tombol new thread yang ada di kanan layar. Jika sudah diklik, maka akan muncul halaman seperti berikut ini.
Gambar 4.25 Form Topik
Jika topik sudah dibuat,maka akan muncul daftar topik yang berisi Author,tanggal posting dan terdapat tombol reply. Jika user ingin mereply suatu topik, maka klik tombol reply dan akan muncul windows reply seperti dibawah ini.
Gambar 4.26 Form Reply Topic
Di windows reply ini, terdapat suatu kotak yang bisa diisi untuk mereply suatu topik, jika sudah maka klik tombol Reply Topic, maka reply dari topic akan terlihat
4.8.6 Rancangan Layar meeting
Gambar 4.27 Form Meeting
Windows meeting ini berisikan Tanggal, Waktu, Topik, Pembicara, Agenda Meeting, Status Agenda, dan Attachment. Terdapat menu search yang di sort berdasarkan Topik, Waktu. Dan terdapat tombol attachment untuk melihat hasil rapat.
4.8.7 Rancangan layar event
Gambar 4.28 Form Event
Pada layar events, terdapat tabel-tabel yang berisikan Tanggal, Waktu, Lokasi, Topik, dan Deskripsi. Pada events,terdapat menu search yang di sort berdasarkan Topik, Waktu, Lokasi. Event hanya dapat diisi oleh admin. Karyawan dan manager hanya dapat melihat event-event yang berjalan.
4.8.8 Rancangan Layar News
Gambar 4.29 Form News
News dapat di search berdasarkan Judul berita, Tanggal. Data yang ditampilkan adalah news yang paling baru berdasarkan tanggal. Jika kategori berita di klik, maka akan muncul windows detil news seperti berikut ini:
Gambar 4.30 Form Detail News
Detil dari news ini hanya berisi Judul news, Tanggal berita dan isi dari berita itu sendiri.
4.8.9 Rancangan Layar Informasi Produk
Gambar 4.31 Form Informasi Produk
Pada layar produk, terdapat menu search yang dapat di sort berdasarkan nama produk dan kategori produk. Pada layar produk,terdapat gambar dari produk itu sendiri, di samping terdapat Nama produk, Kategori produk dan harga dari produk. Karyawan hanya dapat melihat informasi dari produk dan tidak dapat mengubah nya.
4.8.10 Rancangan Layar Change Password
Gambar 4.32 Form Change Password
Layar change password ini untuk user yang ingin mengganti password lama dengan password baru mereka. Di dalam layar ini, terdapat Old password, New Password, Confirm password dan terdapat tombol Submit.
4.9 Rancangan Implementasi
4.9.1.1Spesifikasi Sistem
Beberapa komponen yang perlu diterapkan di dalam Knowledge Management System terbagi menjadi tiga bagian yaitu perangkat keras (Hardware), piranti lunak (Software), dan sumber daya manusia (Brainware).
4.9.1.2 Spesifikasi perangkat keras (Hardware)
Komponen – komponen yang diperlukan didalam perangkat keras tersebut antara lain :
1. Spesifikasi komputer server, antara lain:
a. Processor Intel Xeon Quad Core E5410 2.33 GHz, FSB 1333, Cache 12MB
b. Memory 2 Gigabytes DDR 2 SDRAM PC 6400 c. Hard disk dengan kapasitas 250 GigaBytes 2. Spesifikasi komputer client, antara lain:
a. Processor Dual Core E5200 2.5 GHz b. Memory 1 GigaBytes
4.9.1.3 Spesifikasi piranti lunak (Software)
Komponen-komponen yang diperlukan untuk piranti lunak, antara lain : 1. Spesifikasi software untuk komputer server, antara lain :
a. Operating System Microsoft Windows Server 2000 b. Database MySQL 4.1.9
c. PHP 4.3.10
2. Spesifikasi software komputer client, antara lain :
a. Operating System Microsoft Windows XP Profesional b. Internet Explorer
4.9.1.4 Spesifikasi Sumber Daya Manusia (Brainware)
Komponen sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mengoperasikan Knowledge Management System ini, antara lain : 1. Administrator.
Dibutuhkan seorang Administrator yang bertugas untuk :
a. Mengendalikan atau mengarahkan jalannya Knowledge Management System.
b. Mengelola dan memelihara database. 2. User.
User yang dapat mengakses Knowledge Management System ini adalah semua sumber daya manusia yang dimiliki PT. Keong Nusantara Abadi, dengan klasifikasi sebagai berikut:
a. Owner dan Admin yang dapat mengakses dan mengelola semua fitur.
b. Staff dan Manager yang dapat mengakses semua fitur kecuali list master ytang di pegang oleh admin tersebut.
4.9.2 Implementation Plan
Implementation plan yang digunakan untuk memperkirakan waktu pengimplementasian dari knowledge management system pada PT. Keong Nusantara Abadi.
