Perancangan Sistem Informasi Simpan Pinjam Koperasi
(Studi Kasus Pada Koperasi Simpan Pinjam Soliamitra)
Ela Nurelasari
Jurusan Manajemen Informatika, AMIK Bina Sarana Informatika ela.eur@bsi.ac.id
ABSTRACT - Cooperative Soliamitra is one institution that is located in the Village business district Limo Limo Depok, Starting from a casual chat group of volleyball players "Soliamitra" rise to a serious conversation talking about the state of the village of Limo much debt on the loan sharks. From the conversation it sparked the idea to establish a cooperative soliamitra beginning with the savings and loans with low interest rate and the loan application process is easy and cepat.Pada 1991, with high spirit and never give up and always optimistic, starting with 6 employees, Soliamitra try develop business Savings and Loan. The rapid development of the cooperative must be accompanied by a change from a manual system to the new system is computerized. From the analysis carried out on the system running and the prediction of the future needs of the system, the writer concludes that the implementation of a computerized system absolutely must be done as a solution to the problems faced by the cooperative. According to the authors that need attention first is the implementation of the system on the unit savings and loans as much data must be processed quickly and accurately, then the newly developed business unit to another in accordance with the financial capability and readiness of Human Resources.
Keywords: (Unified Modeling Language)UML, (Entity Relationship Diagram)ERD, Information systems savings and loan
ABSTRAKSI - Koperasi Soliamitra adalah salah satu lembaga usaha yang berlokasi di Kelurahan Limo Kecamatan Limo Kota Depok, Berawal dari obrolan santai sekelompok pemain bola voli “Soliamitra” meningkat menjadi obrolan serius membicarakan keadaan masyarakat Desa Limo yang banyak terlilit hutang pada rentenir. Dari obrolan tersebut tercetus ide untuk mendirikan koperasi soliamitra yang diawali dengan usaha simpan pinjam dengan bunga ringan dan proses pengajuan pinjaman yang mudah dan cepat.Pada tahun 1991, dengan semangat yang tinggi dan pantang menyerah serta selalu optimis, dimulai dengan 6 orang karyawan, Soliamitra mencoba mengembangkan usaha Simpan Pinjam. Perkembangan koperasi yang pesat ini harus dibarengi dengan perubahan sistem dari manual dengan sistem baru yang terkomputerisasi. Dari hasil analisa yang dilakukan terhadap sistem yang berjalan dan prediksi kebutuhan sistem dimasa mendatang maka penulis menyimpulkan bahwa implementasi sistem komputerisasi mutlak harus dilakukan sebagai solusi dari permasalahan yang dihadapi koperasi. Menurut penulis yang perlu mendapat perhatian pertama adalah implementasi sistem pada unit usaha simpan pinjam karena banyak data yang harus diproses secara cepat dan akurat, kemudian baru dikembangkan pada unit usaha yang lain sesuai dengan kemampuan financial dan kesiapan Sumber Daya Manusianya. Kata Kunci : UML, ERD, Sistem informasi Koperasi Simpan Pinjam
1. PENDAHULUAN
Pada era globalisasi saat ini perkembangan dunia usaha yang semakin pesat membutuhkan informasi yang tepat, cepat, dan akurat. Untuk mewujudkan informasi yang tepat bagi perusahaan diperlukan sistem informasi yang handal guna menunjang operasional perusahaan. Oleh karena itu hampir semua instansi baik pemerintah maupun swasta menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data. Perkembangan dunia perekonomianpun mengalami kemajuan yang sangat pesat baik dalam hal teknologi maupun
pemikiran. Salah satunya adalah kegiatan dibidang jasa yaitu Koperasi.
menggunakan sistem informasi yang baik yang sudah terkomputerisasi”.
Koperasi Soliamitra adalah sebuah lembaga keuangan masyarakat dengan bentuk koperasi yang tidak hanya berorientasi bisnis tetapi sangat kental nilai-nilai sosial. Pelayanan yang sekarang berjalan di KSP Soliamitra ini masih dilakukan dengan cara manual dan sebagian menggunakan Microsoft Excel namun belum menggunakan sistem komputer secara optimal. Untuk mengatasi masalah tersebut maka perlu dibangun sebuah aplikasi desktop dalam jaringan lokal.
Sehingga pemakaian komputer di bidang simpan pinjam pada koperasi dapat memberikan manfaat yang sangat besar, dalam ketelitian maupun volume pekerjaan yang ditangani. Begitupun dalam penyajian laporan dan informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara cepat, tepat dan lengkap tanpa harus melalui proses pencatatan yang berulang-ulang, menyebabkan perlunya pemakaian sistem komputerisasi (penggunaan komputer) sebagai alat bantu dalam pengolahan data dengan menggunakan suatu program aplikasi.
Komputer sebagai alat bantu tidak mungkin berfungsi maksimal jika sumber daya manusia yang terlibat tidak mampu memanfaatkannya dengan baik. Oleh karena itu, untuk memaksimalkan pemanfaatan komputer, harus ditingkatkan kemampuan su mber daya manusia yang terlibat dengan komputer dan juga membuat suatu sistem yang dalam pelaksanaannya ditujukan untuk mempercepat proses pengambilan keputusan tersebut. Disamping itu teknologi komputer sangat membantu dalam pengembangan dan memajukan usaha koperasi atau instansi lainnya yang menggunakan komputer.
1.1. Rumusan Masalah
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka diperoleh suatu rumusan masalah yaitu bagaimana merancang sistem informasi Koperasi pada KSP “Soliamitra”.
1.2. Batasan Masalah
Dengan rumusan masalah tersebut, maka akan dibuat sistem informasi dengan batasan sebagai berikut:
a. Sistem informasi pengelolaan data anggota
b. Sistem informasi pengelolaan data
simpanan
II. METODE PENELITIAN
Berdasarkan survey yang telah dilakukan, maka sistem yang ada saat ini bisa dijadikan sebagai dasar untuk membuat analisis dan desain sistem yang baru. Di bawah ini diuraikan analisis dan desain sistem lebih lanjut pada setiap proses transaksi yang ada.
2.1. Analisa Penelitian 1. Planning
Pada tahap ini lebih fokus pada penafsiran kebutuhan dan diagnosa masalah dengan mendefinisikan sasaran tujuan dari sistem informasi dengan dibangunnya program aplikasi desktop untuk menggantikan proses yang masih manual.
2. Analisis
Menganalisis, mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya. Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem informasi yang sudah ada pada Koperasi Simpan Pinjam Soliamitra dan dijumpai masalah yaitu sulitnya mencari informasi tentang data simpan pinjam dan data anggota serta pembuatan laporan data simpan pinjam. Dengan menggunakan program aplikasi desktop diharapkan akan dapat mengatasi masalah tersebut.
3. Desain
Desain dan pembuatan program berkonsentrasi pada bagaimana sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan dan masalah yang dihadapi. Sehingga dirancanglah program aplikasi desktop dengan menggunakan perangkat lunak Visual Basic.6.0, Miccrosoft Acces 2007 untuk database dan menggunakan peralatan pendukung(Tools System) UML (Unified Modeling Language) dan ERD (Entity Relationship Diagram).
4. Implementasi
2.2. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data terdiri dari 3 bagian yaitu:
1. Observasi (Observation)
Dalam hal ini penulis melakukan observasi atau pengamatan secara langsung pada Koperasi Simpan Pinjam Soliamitra yang beralamat di Jln. Limo Raya No.05 Kecamatan Limo Depok, untuk mempelajari, mengamati dan mengumpulkan data.
2. Wawancara (Interview)
Melakukan wawancara secara langsung dengan Kepala Unit Simpan Pinjam dan karyawan-karyawan Koperasi Simpan Pinjam Soliamitra Depok terhadap sistem pengelolaan simpan pinjam yang diterapkan.
3. Studi Pustaka (Literature)
Penulis melakukan penelitian kepustakaan untuk memperoleh aspek-aspek teoritis dalam pengumpulan data dan informasi melalui buku, jurnal ilmiah dan materi lainnya yang berhubungan dengan masalah yang ditinjau. III. PEMBAHASAN
3.1. Teori Pendukung
Berdasarkan penelitian sebelumnya pada jurnal Pengkajian Koperasi dan UKM Vol.6 menurut Situmorang (2011:3) bahwa “Koperasi adalah badan usaha sebagaimana badan usaha lainnya, tapi yang membedakannya dengan badan usaha non-koperasi adalah watak usaha koperasi. Sehingga, koperasi diharapkan menjadi format kelembagaan perjuangan anggotanya dan wadah untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat atas dasar gotong royong”.
3.2. Konsep Dasar Sistem
Menurut Jogiyanto (2005a:2), ”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan himpunan atau grup dari elemen atau komponen yang berhubungan atau saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai sasaran dan maksud. Berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena mempunyai satu maksud, tujuan atau sasaran.
Menurut Jogiyanto (2005b:8),“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang penerimanya”. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah suatu model untuk dihasilkan menjadi informasi. Dalam sistem informasi kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal, yaitu :
a. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi yang harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
b. Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi merupakan landasan didalam mengambil keputusan.
c. Relevan
Informasi yang mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab terjadinya kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditunjukkan kepada ahli teknik perusahaan.
Sedangkan nilai informasi dalam sistem informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibandingkan biaya mendapatkannya.
Menurut Turban et al (2006a:49) “Sistem informasi adalah proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menebarkan informasi untuk tujuan tertentu”. Sistem informasi tidak harus terkomputerisasi walaupun kebanyakan memang terkomputerisasi.
cocok untuk koperasi simpan pinjam, KUD, dan usaha simpan pinjam lainnya, dll.
3.3. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005c:3) Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran”. Adapun karakteristik yang dimaksud, yaitu :
a. Komponen Sistem (Component)
Bagian-bagian yang ada didalam suatu sistem yang saling berinteraksi dan juga bagian ini dapat berupa subsistem yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada di luar batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga bersifat merugikan sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lainnya. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
e. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan bagian subsistem yang lain.
g. Pengolahan Sistem (Proces)
Bagian sistem yang mengubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.
3.4. Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2005d:6) Sistem dapat diklasifikasikan menurut beberapa sudut pandang yaitu sistem abstrak, sistem alamiah, sistem tertentu dan sistem terbuka & tertutup. Berikut penjelasan terincinya :
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah yang ada secara fisik.
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut machine.
c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan
Sistem Tak Tentu (Probabilistic)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diketahui, Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diketahui, karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem Terbuka (Open System) dan Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
3.5. Konsep Dasar Program
Menurut Sugiyono (2005:21) bahwa “program adalah suatu rangkaian instruksi-instruksi dalam bahasa komputer yang disusun secara logis dan sistematis”.
program yang dimanfaatkan untuk membantu menyelesaikan masalahnya.
3.6. Peralatan Pendukung (Tool System) Dalam proses perancangan program diperlukan peralatan yang mendukung untuk menentukan bentuk data yang dijadikan sebagai input dan output didalam pembuatan program. Adapun peralatan yang mendukung dalam proses pembuatan program antara lain :
3.6.1. UML (Unified Modeling Language) Menurut Rosa, Shalahuddin (2011a:118) “Unified Modelling Language (UML) merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung”. Menurut Munawar (2005a:17) “Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi dalam merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem”.
Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Seperti bahasa bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak.
Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan UML syntax mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat dikombinasikan. Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah ada sebelumnya : Grady Booch OOD (Object Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT (Object Modeling Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (Object Oriented Software Engineering).
Menurut Rosa, Shalahuddin (2011b:130)“Use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) system informasi yang akan dibuat”. Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”.
Use case diagram menggambarkan manfaat system jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar system (actor). Diagram
ini menjelaskan fungsionalitas suatu system atau kelas dan bagian system berinteraksi dengan dunia luar. Use case diagram dapat digunakan selama proses analisis untuk merangkap requirement suatu system dan memahani bagaiman suatu system seharusnya bekerja. Setiap use case diagram harus dideskripsikan dalam dokumen yang disebut dengan dokumen flow of event. Dokumen ini mendefinikasikan apa yang harus dilakukan oleh system ketika actor mengaktifkan use case.
Sumber: Hasil Penelitian (2012) Gambar 1. Use Case Diagram Secara Umum
3.6.2. ERD(Entity Relationship Diagram)
Menurut Marlinda (2004:34) “Entity
Relationship Diagram (ERD) adalah pendekatan top-down pada perancangan database yang dimulai dengan identifikasi entity dan relasi antar data yang harus direpresentasikan di dalam model, dan ditambahkan atribut dan setiap constraint pada entity, relationship dan atributnya”.
Komponen-komponen yang digunakan dalam ERD (Entity Relationship Diagram) terdiri dari: 1. Entitas
Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek yang lainnya. Sebagai contoh, setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas. Setiap fakultas dalam suatu universitas adalah juga suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual/abstrak atau nyata hadir di dunia nyata.
2. Atribut
atribut-atribut yang dimiliki adalah nip, nama, gelar dan lain-lain.
3. Hubungan antar relasi (Relationship)
Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Misalnya, entitas pegawai memiliki hubungan tertentu dengan entitas proyek (pegawai mengambil proyek).
4. Kardinalitas / Derajat Relasi
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Sebagai contoh: entitas-entitas pada himpunan entitas mahasiswa dapat berelasi dengan satu entitas, banyak entitas atau tidak satupun entitas dari himpunan entitas kuliah. Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat berupa: a. Satu ke Satu (One to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
b. Satu ke Banyak (One to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. c. Banyak ke Satu (Many to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dengan entitas B.
d. Banyak ke Banyak (Many to Many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
5. Participation Constraint
Participation Constraint merupakan batasan yang menjelaskan apakah keberadaan suatu entity tergantung pada hubungannya dengan entity lain. Terdapat 2 macam participation constraint :
a. Total Participation Constraint
Keberadaan suatu entity tergantung pada hubungannya dengan entity lain. b. Partial Participation
Keberadaan suatu entity tidak bergantung pada hubungannya dengan entity lain.
Sumber :Hasil Penelitian(2012)
Gambar 2. Entity Relation Diagram (ERD)
3.6.3. Activity Diagram
Menurut Rosa, Shalahuddin (2011e:134)
“Activity diagram atau diagram aktivitas
menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis”. Menggambarkan rangkaian aliran dari aktivitas, digunakan untuk mendeskripsikan aktifitas yang dibentuk dalam suatu operasi sehingga dapat juga digunakan untuk aktifitas lainnya seperti use case atau interaksi.
Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram merupakan state diagram khusus, dimana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing).
direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakann sistem untuk melakukan aktivitas.
Sama seperti state, standar UML
menggunakan segi empat dengan sudut membulat untuk menggambarkan aktivitas. Decision digunakan untuk menggambarkan behaviour pada kondisi tertentu, digambarkan dengan simbol belah ketupat. Untuk mengilustrasikan proses-proses parallel (fork and join) digunakan titik sinkronisasi yang dapat berupa titik, garis horisontal atau vertikal. Activity diagram dapat dibagi menjadi beberapa object swimlane untuk menggambarkan objek mana yang bertanggung jawab untuk aktifitas tertentu.
Activity diagram menggambarkan alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang. Bagaimana masing-masing alir berawal, decision (keputusan) yang mungkin terjadi, dan bagaimana alir itu berakhir.
a. Activity Diagram Login User
Sumber :Hasil Penelitian(2012)
Gambar 3. Activity Diagram Login User
b. Activity Diagram Input Data User
Sumber :Hasil Penelitian(2012) Gambar 4. Activity Diagram Input Data User
c. Activity Diagram Input Data Simpanan
Sumber :Hasil Penelitian(2012)
Gambar 5. Activity Diagram Input Data Simpanan
d. Activity Diagram Input Data Penarikan
Sumber :Hasil Penelitian(2012)
Gambar 6. Activity Diagram Input Data Simpanan
e. Activity Diagram Input Data Pinjaman
Sumber :Hasil Penelitian(2012) Gambar 7. Activity Diagram Input Data
f. Activity Diagram Input Data Angsuran
umber :Hasil Penelitian(2012)
Gambar 8. Activity Diagram Input Data Angsuran
g. Activity Diagram Laporan
Sumber :Hasil Penelitian(2012) Gambar 9. Activity Diagram Laporan
3.7. PROSEDUR
Adapun prosedur yang digunakan sebagai acuan dalam pembuatan program terdiri dari: a. Prosedur pendaftaran anggota
Calon anggota yang akan menjadi anggota koperasi terlebih dahulu harus menghadap Petugas untuk melakukan pendaftaran yaitu dengan mengisi Formulir Pendaftaran (FPF), setelah formulir diisi lalu dikembalikan lagi ke Petugas bersama persyaratan yang lain yaitu Foto Copy KTP (CKTP)/SIM/Identitas diri lainnya, Kemudian persyaratan tersebut diperiksa dan disimpan di arsip pendaftaran. Selanjutnya dibuatkan Buku Simpan Pinjam (BSP) ke anggota guna mencatat setoran uang simpanan anggota.
b. Prosedur Simpanan
Setelah Buku Simpan Pinjam (BSP) diterima oleh calon anggota maka bersama itu juga
calon anggota harus melakukan pembayaran perdana yaitu simpanan pokok sebesar Rp.50.000,-(Hanya satu kali pembayaran) dan simpanan wajib sebesar Rp.10.000,-(Dibayar setiap satu bulan sekali), Simpanan Sukarela Minimun Rp.10.000 dan maksimum tidak terbatas. Dengan demikian calon anggota tersebut dinyatakan sah menjadi anggota koperasi. Setelah itu dicetak ke Buku Tabungan.
c. Prosedur Pengambilan Simpanan
Setiap anggota yang akan mengambil uang tabungannya, anggota tersebut harus membawa buku tabungan, kecuali pengambilan simpanan yang diwakilkan harus membawa KTP asli pemilik tabungan tersebut dan akan mendapatkan kwitansi (Kartu sebagai tanda bukti pengambilan uang). Setelah itu baru dicetak ke buku tabungan. d. Prosedur Pengajuan Pinjaman
Jika anggota ingin mengajukan pinjaman maka harus menghadap Petugas untuk mengisi Surat Permohonan Pembiayaan (SPP) dengan melampirkan Buku Simpan Pinjam (BSP) dan persyaratan-persyaratan lainnya seperti: sudah memiliki usaha yang produktif, membawa Foto copy KTP suami istri (wajib dilampirkan), Foto copy Kartu Keluarga (wajib dilampirkan), Foto copy Keterangan Jaminan (BPKB), Foto copy Rekening Listrik dan Telepon terakhir, Foto copy surat keterangan usaha. Setelah persyaratannya terkumpul selanjutnya salah satu petugas Koperasi melakukan survey ke rumah anggota peminjam. Apabila pinjaman tersebut di ACC maka kurang lebih satu minggu uang pinjaman bisa dicairkan dan anggota tersebut akan menandatangani Surat Perjanjian Pembiayaan serta mendapatkan Kartu Angsuran.
e. Prosedur Pembayaran Angsuran
Para anggota koperasi yang meminjam diwajibkan membayar angsuran pinjaman sesuai dengan perjanjian, yaitu datang langsung ke kantor koperasi dengan membawa Kartu Angsuran. Setelah melakukan pembayaran maka Kartu Angsuran akan diisi oleh Petugas disesuaikan dengan jumlah angsurannya.
f. Prosedur Pembuatan Laporan
Anggota (LPJA) setiap hari dan setiap 3 bulan sekali.
Penjelasan dari setiap prosedur: a. Sistem Pengelolaan Simpanan
Sistem Pengelolaan Simpanan yang ada di dalam Sistem informasi akuntansi pada Koperasi
Soliamitra digunakan untuk:
1. Membantu dalam proses transaksi simpan. 2. Mengolah data-data yang ada dalam proses
transaksi simpan dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk laporan keuangan
b. Sistem Pengelolaan Pinjaman
Sistem Pengelolaan Pinjaman yang ada di dalam Sistem informasi akuntansi pada Koperasi Soliamitra digunakan untuk:
1. Membantu dalam proses transaksi pinjam 2. Mengolah data untuk proses transaksi pinjaman dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan
untuk laporan keuangan.
c. Sistem Pengelolaan Angsuran
Sistem Pengelolaan Angsuran yang ada di dalam Sistem informasi akuntansi pada Koperasi Soliamitra digunakan untuk:
1. Membantu dalam proses transaksi angsuran 2. Mengolah data proses transaksi angsuran dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk laporan keuangan.
3.8. Tampilan Program a. Halaman Login
sumber: Hasil Penelitian (2012) Gambar 10. Tampilan halaman login
b. Halaman Menu Utama
Sumber : Hasil Penelitian (2012) Gambar 11. Tampilan halaman login
3.9. Permasalahan
Setelah mempelajari serta mengamati sistem simpan pinjam pada koperasi Soliamitra penulis menyimpulkan bahwa sistem yang berjalan pada koperasi tersebut pada pelaksanaannya sudah baik, hanya sistem saja yang belum terkomputerisasi sehingga sering terjadi kesalahan dan kelambatan pada prosesnya. Permasalahan pada sistem berjalan ini adalah sebagai berikut :
a. Penanganan dan proses pengolahan data anggota untuk pendaftaran dan simpanan sudah menggunakan komputer dengan program yang masih sangat sederhana dan untuk proses pinjaman dilakukan secara manual yaitu dengan mencatat dalam buku pinjaman. Hal ini bisa menyebabkan lambatnya pelayanan anggota, sulit melakukan update, dan sangat rawan terhadap hilangnya data anggota akibat keteledoran manusia.
c. Pengolahan data secara manual selain lambat dalam memberikan pelayanan kepada anggota, juga lambat dalam pembuatan laporan tahunan yang mesti diserahkan kepada pengurus guna keperluan Rapat Anggota Tahunan (RAT). Pengolahan data secara manual tidak ada backupnya, sehingga rawan terhadap kemungkinan hilangnya data akibat pencurian, kebakaran, atau faktor eksternal lainnya.
3.10. Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, guna mengatasi dan melakukan pembaharuan sistem maka penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah sebagai berikut :
a. Proses pengolahan dan perekaman data anggota yang meliputi proses pendaftaran, simpanan sampai dengan pinjaman dimasukkan dalam database Miccrosoft Access sehingga mempermudah dan
mempercepat update dan pembuatan
laporan. Hal ini dikarenakan pembuatan Nomor Induk Anggota (NIA) dengan nomor-nomor tertentu disesuaikan dengan tanggal masuk nya anggota tersebut.
b. Dengan adanya program aplikasi koperasi simpan pinjam ini dapat memudahkan petugas untuk melayani anggota dalam memberikan informasi-informasi mengenai simpanan ataupun pinjaman, dan data tidak akan tercecer.
c. Pengolahan data secara terkomputerisasi bisa memberikan pelayanan yang lebih baik kepada anggota, kinerja yang lebih cepat, tepat dan akurat dan akan memudahkan dalam pembuatan laporan.
3.11. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan metode yang digunakan maka langkah berikutnya adalah implementasi sistem yang telah dibuat yaitu mulai dari desain interface penanganan user, penanganan anggota koperasi, transaksi simpanan pokok, transaksi simpanan wajib dan sukarela, transaksi pinjaman sampai dengan transaksi pembayaran angsuran serta laporan keuangan yang dihasilkan.
V. PENUTUP
Kesimpulan yang dapat diberikan berdasarkan penelitian yang dilakukan, yaitu :
1. Sistem informasi simpan pinjam membantu user dalam melaksanakan tugas/pekerjaan di lapangan dari segi waktu dan sarana.
2. Sistem informasi simpan pinjam membantu bagian user untuk dapat menganalisa anggotanya dalam proses simpanan, pinjaman ataupun angsuran.
3. Sistem informasi simpan pinjam mampu membuat report/laporan dengan lebih cepat dan valid.
4. Sistem informasi simpan pinjam membantu manajemen dalam mengambil kebijakan yang akan diambil dengan cepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA
[1] HM, Jogiyanto. 2005. Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur teori dan prakik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi.
[2] Rosa dan Shalahuddin.2011.Rekayasa Perangkat Lunak.Bandung:Modul
[3] Mochammad Arifin.2007. Rancang Bangun Sistem Informasi Koperasi (Studi Kasus Pada Koperasi Pegawai Republik Indonesia “Teknik Sejahtera”). Yogyakarta: Seminar Nasional Teknologi 2007(SNT 2007). ISSN:
1978-9777diambildari:http://emha.amikom.ac.id/p 3m/RANCANGBANGUNSISTEMINFORMA SIKOPERASI/AMIKOM.pdf
[4] Sugiyono. 2005. Pemrograman terstruktur. Jakarta : Datakom.
[5] Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi
[6] Jhonny W.Situmorang. 2011.Uji Keragaman Koperasi Berprestasi Berdasarkan Skala Usaha Tahun 2009. Jakarta: Jurnal Pengkajian Koperasi dan UKM. ISSN 1978- 2896 vol 6 diambil dari: www.smecda.com/.../Jurnal_6.../Jurnal%2 0ok.pdf
[7] (2004). Keputusan Mentri Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah Republik Indonesia. Tentang petunjuk pelaksanaan kegiatan usaha koperasi jasa keuangan syariah. No 91
[8] UndangUndang Perbankan No.10 Tahun 1998.
