Implementasi Human Resource Planning (perencanaan sumber daya manusia) pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu Provinsi Riau.
I. Pendahuluan
A. Latar Belakang Masalah
Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu Provinsi Riau adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai pengelola administrasi kepegawaian dalam lingkup pemerintahan kabupaten Rokan Hulu provinsi Riau. Sebagai satuan kerja yang mengelola administrasi kepegawaian dalam lingkup pemerintah kabupaten Rokan Hulu provinsi Riau maka Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu provinsi Riau mempunyai misi yaitu menjadikan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu sebagai Satuan Kerja terbaik dalam pengelolaan administrasi dan Pengelolaan Kepegawaian menuju Visi Kabupaten Rokan Hulu terbaik di Provinsi Riau Tahun 2016. Dalam upaya pencapaian misi tersebut Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu menetapkan misinya sebagai berikut:
1. Menetapkan prinsip tertib administrasi pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu.
2. Menerapkan prinsip pelayanan prima bagi Pegawai Negeri Sipil dan Tenaga Honorer di lingkungan Pemerintah Kabupaten Rokan Hulu.
3. Meningkatkan profesinalisme aparatur Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu.
4. Mensukseskan Visi dan Misi Bupati dan Wakil Bupati Rokan Hulu untuk menjadikan Kabupaten Rokan Hulu sebagai kabupaten terbaik tahun 2016.
Gambar : Struktur Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu.
Setelah semua pekerjaan dibagi kepada jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu maka ada sebagian pekerjaan yang tidak dapat dibagi kedalam jabatan yang ada karena masih ada jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu yang belum terisi Karena keterbatasan jumlah sumber daya manusia yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Rokan Hulu, sehingga pekerjaan tersebut dilimpahkan kepada sub bidang lain yang ada pada bidang yang sama.
Dibawah ini dapat dilihat jumlah sumber daya manusia Badan Kepegawaian Daerah kabupaten Rokan Hulu berdasarkan Golongan/ruang;
No Golongan/Ruang Jumlah (orang)
1 IV/b 1
2 III/d 3
3 III/c 5
4 III/b 6
5 III/a 8
6 II/d
-7 II/c 2
8 II/b 4
9 I/b 1
10 Honorer 10
Jumlah 40
Data : Jumlah PNS dan Tenaga Honorer Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat dirumuskan rumusan masalahnya sebagai berikut:
”Bagaimana Perencanaan Sumber Daya Manusia Strategik yang dilakukan oleh Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu dalam memenuhi kebutuhan sumber daya manusia untuk menyelesaikan tugas pokok dan fungsi Badan Kepegawaian Daerah Rokan Hulu untuk mencapai visi dan misi tersebut dan fungsi sumber daya manusia yang mana yang sebaiknya diterapkan oleh kepala Badan Kepegawaian Daerah Rokan Hulu?”
II. Landasan Teori.
Menurut Gouzali Saydam (2005 : 38) perencanaan Sumber Daya Manusia berarti langkah-langkah yang akan dilakukan dalam pengelolaan sumber daya manusia dalam organisasi atau perusahaan, yaitu berupa pengadaan sumber daya manusia yang tepat melaksanakan pekerjaan yang tepat, dalam waktu hyang tepat, sebagai upaya dalam pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut Tb. Sjafri Mangkuprawira perencanaan sumber daya manusia adalah jumlah dari seluruh rencana yang diformulasikan untuk rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, struktur pekerjaan, promosi dan aturan main dari sumber daya manusia perusahaan.
Menurut Hardijanto perencanaan sumber daya manusia adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang untuk menjamin terpenuhinya jumlah sumber daya manusia yang mampu melaksanakan pekerjaan menurut jabatan, unit organisasi dan waktu, sehingga organisasi dapat mencapai sasaran-sasaran sesuai dengan misi organisasi (materi Kuliah 3 MSDM Strategik).
Menurut Dessler workforce (or employment or personnel planning is the process of deciding what positions the firm will have to fill, and how to fill them. The basic workforce planning process is to forcast that employer’s demand for labor and supply of labor; then identify supplay-demand gaps and develop action plans to fill the projected gaps. (tenaga kerja (atau pekerjaan atau perencanaan personil adalah proses memutuskan apa posisi perusahaan harus mengisi, dan bagaimana untuk mengisi mereka dasar proses perencanaan tenaga kerja adalah untuk forcast bahwa permintaan majikan untuk tenaga kerja dan penyediaan tenaga kerja;. kemudian mengidentifikasi supplay-demand kesenjangan dan mengembangkan rencana aksi untuk mengisi kesenjangan diproyeksikan).
Menurut Noe et al human resource planning as indentifying the numbers and types of employees the organization will require to meet its objectives. Human resource planning compares the present state of the organization with its goals for the future, then identifies what change it must make in its human resources to meet those goals.( perencanaan sumber daya manusia sebagai indentifying jumlah dan jenis karyawan organisasi akan membutuhkan untuk memenuhi tujuannya. Perencanaan sumber daya manusia membandingkan kondisi sekarang organisasi dengan tujuan untuk masa depan, kemudian mengidentifikasi apa perubahan itu harus membuat sumber daya manusia untuk mencapai tujuan-tujuan)
Menurut Malayu S.P Hasibuan (2001 : 250) Perencanaan sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Tujuan perencanaan sumber daya manusia itu adalah untuk:
1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpangtindih dalam pelaksanaan tugas
4. Untuk mempermusah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi sehingga produktifitas kerja meningkat
5. Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan
7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertical dan horizontal) dan pensiun karyawan
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
Menurut Jeffrey A. Mello ada 5 tujuan dari Human Resource Planning.
1. Prevent overstaffing and understaffing;
2. Ensure the organization has the right employees with the right skills in the right place at the right times;
3. Ensure the organization is responsive to changes in is environment;
4. Provide direction and coherence to all human resource activities and system; 5. Unite the perspectives of line and staff managers.
1. Mencegah kelebihan pegawai dan kekurangan;
2. Pastikan organisasi memiliki karyawan yang tepat dengan keterampilan yang tepat di tempat yang tepat pada saat yang tepat;
3. Pastikan organisasi responsif terhadap perubahan lingkungan adalah;
4. Memberikan arahan dan koherensi untuk semua kegiatan sumber daya manusia dan sistem;
5. Menyatukan perspektif garis dan staf manajer.
Employer’s strategic plan menurut Garry Dessler
Employer’s strategic plan Diversify?
Rencana strategis Majikan Diversifikasi?
Mengintegrasikan vertikal? Memperluas geografis?
Atas dasar apa yang harus kita bersaing?
Gambar :Employer’s strategic plan
Adapun Menurut Hadari Nawawi (2003 : 69) tujuan dari perencanaan sumber daya manusia terbagi atas dua, yaitu tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Tujuan jangka pendek adalah menetapkan prediksi posisi/jabatan dan pekerjaan yang kosong satu tahun mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun klasifikasinya di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sedangkan tujuan jangka panjang perencanaan sumber daya manusia adalah menetapkan prediksi permintaan (demand) sumber daya manusia selama 2 (dua) sampai 3 (tiga) tahun atau lebih, maksimal 5 (lima) tahun mendatang agar organisasi/perusahaan memiliki kemampuan mempertahankan dan mengembangkan eksistensi kompetitifnya.
Perencanaan sumber daya manusia perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam organisasi, inventarisasi tersebut antara lain menyangkut:
1. Jumlah tenaga kerja yang ada; 2. Berbagai kualifikasinya; 3. Masa kerja masing-masing;
4. Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik karena pendidikan formal maupun karena program pelatihan yang pernah diikuti;
5. Bakat yang masih perlu dikembangkan;
6. Minat pekerja yang bersangkutan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaannya sekarang.
Perencanaan sumber daya manusia juga berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan klasifikasinya untuk mengisi berbagai
HR Plans
jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak. Agar organisasi memperoleh tenaga-tenaga yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan titik tolak yang tidak boleh dilupakan ialah:
1. Tujuan dan sasaran strategik yang ingin dicapai dalam satu kurun waktu tertentu di masa depan;
2. Tenaga kerja yang sudah berkarya dalam organisasi bukan hanya dari segi jumlah dan tugasnya sekarang, akan tetapi juga potensi yang dimilikinya perlu dan dapat dikembangkan sehingga mampu melaksanakan tugas baru nanti;
3. Kebijaksanaan yang dianut oleh organisasi tentang “lateral entry points” artinya perlu kejelasan apakah dalam hal terjadinya lowongan, pengisiannya diutamakan oleh tenaga kerja yang sudah ada dalam organisasi yang dikenak dengan istilah “promosi dari dalam” ataukah mengisi lowongan yang terjadi, terutama dalam jabatan manajerial, terbuka pula kesempatan bagi tenaga-tenaga baru yang sengaja direkrut untuk itu dari luar organisasi. Memang benar bahwa karena berbagai pertimbangan, terutama yang bersifat psikologis dan motivasional, sebaiknya organisasi menganut kebijakan “promosi dari dalam” akan tetapi mungkin saja ada faktor-faktor yang berakibat pada tidak selalu memungkinkan ditempuhnya kebijaksanaan seperti itu.
Model untuk membuat perencanaan sumber daya manusia (terdapat dalam modul 5 perencanaan sumber daya manusia, penulis Sudradjad, MM)
Nilai Personal dan Norma Manajer Strategik Dan lingkungan Politik Perusahaan
Perubahan teknologi Lingkungan sosial, politik
dan hukum Peluang pasar
Penentuan tujuan MSDM
Perubahan aspirasi dan level keahlian Menguji struktur dan rancangan
pekerjaan
Penentuan pertumbuhan atau pengurangan tujuan
Menguji syarat keahlian masa depan berdasarkan jabatan dan kategori pekerjaan
Menurut Dessler Recruitment and selection process is a series of hurdles aimed and selecting the best candidate for the job. Steps in recruitment and selection process;( Proses rekrutmen dan seleksi adalah serangkaian rintangan yang ditujukan dan memilih kandidat terbaik untuk pekerjaan itu. Langkah-langkah dalam proses rekrutmen dan seleksi)
candidates candidate
Menurut Noe et al Recruiting consists of any practice or activity carried on by the organization with the primary purpose of identifying and attracting potential employees.
(Merekrut terdiri dari setiap praktek atau kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dengan tujuan utama untuk mengidentifikasi dan menarik karyawan potensial) Menurut Noe et al ada dua cara rekrutmen sumber daya manusia:
1. Internal sources (sumber daya manusia yang ada di dalam organisasi) 2. External sources (sumber daya manusia yang ada di luar orrganisasi)
a. Direct applicants and referrals. b. Electronic recruiting
c. Advertisements in newspaper and magazines d. Public employment agencies
e. Private employment agencies
f. Colleges and Universities.
Internal sources candidates menurut Dessler juga bisa dilaksanakan dengan pros and cons, finding internal candidates, rehiring, succession planning, improving productivity through HRIS
Pengembangan tujuan spesifik, rencana dan kebijakan rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan, kompensasi, promosi, pemberhentian
Menurut Noe et al training is a planned effort to enable employees to learn job-related knowledge, skills, and behavior. Development involves acquiring knowledge, skills and behaviors that improve employees’ ability to meet the challenges of a variety of new or exiting jobs, including the client and customer demands of those jobs. Training and development include whether the organization while emphasize enabling employees to perform their current jobs, preparing them for future jobs, or both.( pelatihan merupakan upaya terencana untuk memungkinkan karyawan untuk mempelajari pengetahuan yang berhubungan dengan pekerjaan, keterampilan, dan perilaku. Pembangunan melibatkan memperoleh pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang meningkatkan kemampuan karyawan untuk memenuhi tantangan dari berbagai pekerjaan baru atau exiting, termasuk klien dan permintaan pelanggan dari pekerjaan-pekerjaan. Pelatihan dan pengembangan termasuk apakah organisasi sementara menekankan memungkinkan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka saat ini, menyiapkan mereka untuk pekerjaan di masa depan, atau keduanya.)
Menurut Jeffrey A. Mello training involves employees acquiring knowledge and learning skill that they will be able to use immediately; employee development involves learning that will aid the organization and employee later in employee’s career. Employee training and development is increasingly becoming a major strategic issues for organization for several reasons. (pelatihan melibatkan karyawan memperoleh pengetahuan dan keterampilan belajar bahwa mereka akan dapat menggunakan segera, pengembangan karyawan melibatkan belajar yang akan membantu organisasi dan karyawan kemudian dalam karir karyawan. Pelatihan dan pengembangan karyawan adalah semakin menjadi isu strategis utama bagi organisasi karena beberapa alasan.)
Cara menyusun strategi pelatihan dapat dilihat pada gambar di bawah ini;
Gambar : Strategizing Training Jeffrey A. Mello
Dari latar belakang masalah dan rumusan masalah serta berbagai teori yang dikemukakan oleh beberapa orang ahli tentang penegertian perencanaan sumber daya manusia dapat kita lihat dalam implementasinya pada perencanaan sumber daya manusia yang diterapkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu dalam mencapai tujuan organisasi tersebut sesuai dengan yang tertuang dalam visi dan misi Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu.
Dari struktur organisasi dapat kita lihat bahwa masih ada beberapa jabatan yang masih kosong diantaranya Kepala Bidang Pengembangan Karir beserta dua jabatan yang ada dibawahnya yaitu Kepala Sub Bidang Jabatan Struktural dan Fungsional dan Kepala Sub Bidang Ujian Dinas, Ujian Jabatan dan Diklat. Dengan tidak terisinya jabatan ini maka akan berakibat bahwa kegiatan-kegiatan yang ada pada bidang tersebut tidak akan bisa berjalan dengan baik, kendati dalam aplikasinya kegiatan-kegiatan yang ada pada bidang pengembangan karir tersebut dilimpahkan kepada jabatan lain yang ada pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu yaitu pada Unit Pelaksana Teknis Badan yang jabatannya dipinpim oleh seorang pejabat eselon IV.a dan membawahi serang pejabat eselon IV.b.
Jabatan kosong lainnya juga dapat kita lihat pada jabatan Kepala Sub Bidang Disiplin pada Bidang Disiplin dan Kesejateraan. Jabatan kosong lainnya juga dapat dilihat pada jabatan Kepala Sub Bidang Formasi dan Pengadaan pada Bidang Perencanaan Kepegawaian. Mengingat fungsi dari jabatan ini sangat penting dalam menunjang kinerja Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu, maka dengan kekosongan yang terjadi pada jabatan ini menghambat kinerja Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu dalam menyusun Analisis Jabatan dan analisis beban kerja sehingga dalam tiga tahun terakhir Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu tidak menyelenggarakan penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil (rekrutmen CPNS).
Selanjutnya jabatan kosong juga dapat dilihat pada jabatan Kepala Sub Bidang Mutasi Kader, Pemindahan, Pemberhentian dan Pensiun. Kosongnya jabatan ini juga mempengaruhi kinerja Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu dalam melaksanakan tertib administrasi kepegawaian di bidang tersebut.
IV. Kesimpulan dan saran
Melihat analisis di atas, dengan masih banyaknya jabatan yang masih kosong pada Badan Kepegawaian Daeraqh Kabupaten Rokan Hulu, maka pencapaian visi dan misi yang telah disebutkan diatas akan sulit tercapai, karena jabatan-jabatan yang kosong tersebut adalah merupakan jabatan-jabatan yang mempunyai tugas pokok dan fungsi yang besar bagi tertib administrai kepegawaian.
maka Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu harus menyusun kembali perencanaan sumber daya manusia organisasinya baik dalam bentuk perencanaan sumber daya manusia jangka pendek maupun perencanaan sumber daya manusia jangka panjang.
Perencanaan sumber daya manusia jangka pendek dapat dilakukan dengan merekrut pegawai lain yang mempunyai kompetensi dibidang tersebut untuk mengisi jabatan-jabatan yang masih kosong tersebut dengan berpedoman kepada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2002 tentang perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Struktural. Apabila ketersediaan sumber daya manusia yang memenuhi syarat kompetensi tersebut tidak ada maka Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu bisa merekrut pegawai-pegawai yang tidak memenuhi ketentuan tersebut dengan syarat setelah pegawai-pegawai tersebut duduk pada jabatan-jabatan tersebut segera diberi pendidikan dan pelatihan dengan berpedoman kepada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil untuk meningkatkan kompetensi pegawai-pegawai tersebut sehingga pegawai-pegawai tersebut cakap dalam menduduki jabatan-jabatan tersebut yang diharapkan dapat mencapai tujuan organisasi.
Selanjutnya perencanaan sumber daya manusia jangka panjang dapat dilakukan dengan, melakukan pembinaan-pembinaan kepada pegawai-pegawai yang sekarang sudah mencapai golongan/ruang III/a. sehingga suatu saat ketika pangkat dan golongan/ruang pegawai-pegawai tersebut sudah memenuhi syarat untuk menduduki jabatan-jabatan yang ada pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Rokan Hulu dengan mempromosikan mereka apabila terjadi pengembangan dan peningkatan karir pegawai-pegawai yang sudah menduduki jabatan kepada jabatan yang lebih tinggi diatasnya, atau adanya pegawai-pegawai yang menduduki jabatan-jabatan itu mencapai Batas Usia Pensiun.
DAFTAR PUSTAKA
Gouzali Saydam, Drs, Bc.TT Manajemen Sumber Daya Manusia suatu pendekatan mikro PT. Penerbit Djambatan 2005
Tb. Sjafri Mangkuprawira, Dr. Ir. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Ghalia Indonesia 2003
Jeffrey A. Mello, Strategic Human Resource Management. Second Edition. Thomson South-Western 2006
Malayu S.P Hasibuan, Drs. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi revisi. Bumi Aksara 2001.
Garry Dessler. Human Resource Management, Thirteenth Edition. Pearson Education Limited, 2013.
Noe/ Hollenbeck/ Gerhart/ Wright. Fundamentals of Human Resource Management, Fifth Edition, McGraw-Hill International Edition, 2013
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2002 Tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 100 Tahun 2000 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Struktural.
Sudradjad, MM, Manajemen sumber daya manusia strategik Modul 5 Perencanaan sumber daya manusia - Pusat pengembangan bahan ajar- Universitas Mercu Buana.
Nama : SYAFRIADI
NPM : 13.A2.014
Prodi : Manajemen Sumber Daya Aparatur (MSDA) Ruang/Hari/Jam : Z/ Selasa/ 19.00 s/d 21.30 WIB
SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
KAMPUS JAKARTA PROGRAM MAGISTER
