PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS
Dalam organisasi bisnis berbagai kegiatan komuniasi terjadi setiap hari, baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya membuat memo, merefisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan. Oleh karena itu pesan bisnis di upayakan selalu lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingka sebelumnya.
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreatifitas, namun demikian tujuan penulisan pesan bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreatifitas pengirim. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan isnis umumnya terdiri dari 3 tahap sedrhana, yaitu :
1. Perencanaan pesan,
Dalam tahap ini ditentukan hala-hal yang mendasar dari suatu pesan yang dikomunikasikan. Secara rinci tahap perencanaan tersebut meliputi :
- Penentian tujuan - Analisis audiens - Penentuan ide pokok
- Pemilihan saluran dan media 2. Penyusuan pesan,
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata, kalimat, paragraph, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung ide/gagasan. Tahap meliputi dua kegiatan :
- Mengorganisasian pesan - Memformulasasikan pesan 3. Revisi pesan,
Beragai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah : - Menyunting pesan
- Menulis ulang - Memproduksi pesan - Mencetak pesan
PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS
dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Pesan yang dibuat akan tidak ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan.
ANALISIS AUDIENS
Setelah tujuan bisa ditetapkan dengan baik, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis audiens. Karena sasaran utama dari setiap komunikasi adakah penerima atau audiens.,audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
a. Mengembangkan profil audiens
Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa harus melaui penelitian yang rumit, demikian juag dengan reaksi pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bias diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer,
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh sebagi pengambil keputusan.
c. Menetapkan jumlah dam komposisi audiens
Jumlah penerima juga mempengaruhi pesan bisnis, menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya pada satu orang dengan banyak orang akan berbeda, misalnya gaya penulsian, huruf, dan bahasa pesan bisnis uang ditujukan kepapad banyak orang cenderung lebih formal.
d. Mengukur tingkat pemahaman audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang sama terhadap suatu pesan, namum apabila penerima memiliki latar belakang yang berbeda, maka pengirim harus siap untu memberikan penjelasan.
e. Memperkirakan reaksi penerima
Untuk menghindari kritik dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argument yang didukunhg dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens
Memenuhi kebutughan semau penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis, ada lima pedoman yang perlu diperhatiakn agar pesan bisnsi mampu memenuhi kebutuhan informs audiens, yaitu :
5) Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens,
Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap masalah bisnis. Dan untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis meggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasioanl, seta disusun dengan format yang menarik.
PENENTUAN IDE POKOK
Suatu pesan bisnis, baik panjang maupun pendek pasti mengacu pada suatu ide pokok, ide pokok merupakan pernyatan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima dengan baik oleh audiens. Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kreativitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat digunakan dalam menentukan ide pokok :
1) Brainstorming, penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa dan ide yang diperoleh akan lebih bervariatif. 2) Petunjuk atasan, dalam hal ini para pelaksana organisasi menganut system senioritas,
yaitu pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan dalam menentukan ide pokok.
3) Kebiasaan, yaitu situasi yang berulang ulang sama dalam setiap kejadian maka dikembangkan dalam sebuah ide pokok tertentu yang realtif sama.
PEMILIHAN SALURAN dan MEDIA
Pemilihan saluran dan media sangat penting dilakuakn dalam perencanaan pesan bisnsi yang berpusat pada penerima. Pilihan dalam saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi sendiri terdiri atas saluran komunikasi lisan dan tertulis, masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media.
Saluran Komunikasi Lisan
salurannya dalah sifatnya yang spontan sehingga pesans erring tidak dapat direncakan dan diporganisasikan dengan baik. Disamping itu, pesan lisam yang disampaikan dari orang ke orang akan membuka peluang terjadinya distorsi.
saluran lisan dapat digunakan apabila :
a. Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima b. Pesan relative sederhana dan mudah dimengerti
c. Tidak memerlukan catatan pemecahan Saluran Komunikasi Terulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pesan-pesan yang tertulis bias ditulis tangan atau dengan bantuan media elektronik. Media elektronik yang biasanya digunakana adalah mesin faks, telegram dan e-mail.
Saluran komunikasi tertulis tepat digunakan bila :
- Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima - Pesan terinci dan kompleks
- Memerlukan perencanaan yang seksama - Memerlukan catatan permanen
- Penerimaan dalam jumlah banyak
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi komunikator untuk meencanakan dan mengendalikan pesan, sedangkan kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.
MENGORGANISASIKAN PESAN BISNIS
Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi, pengelompokn, dan urutan butir-butir pesan. Hal-hal berikut yangbisa menyebabkan tidak baiknya pesan adalah :
1. Bagian awal terlalu panjang (bertele tele)
2. Memasukan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis 3. Informasi penting terlupakan
Tujuan pesan bisnis sendiri adalah pemahaman, penerima, bukan semata mata menghasilkan bisnis. Oleh karena itu mengorganisasikan pesan dengan baik akan mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melaui tiga langkah berikut :
a) Menetapkan ide/gagasan pokok b) Mengelompokan ide/gagasan
c) Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan Mengendalikan Gaya dan Nada
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka. Meskipun dalam berbagai situasi memerlukan nada yang berbeda, di masa seperti saat ini komunikator bisnis pada umumnya menggunakan nada percakapan yang terdengar praktis, tidak terlalu formal, dan tidak membosankan, seta penggunaan bahasa yang sederhana akan mudah dipahami.
Komunikasi dikatakan berhasil, apabila komunikator dapat menjaga kreadibilitas agar bisa dipercaya oleh komunikan. Kreadibilitas ditentukan dari interaksi yang selama ini terjadi. Dalam komunikais yang efektif memegang peran penting dalam bisnis , diantaranya komunikasi bisnis tertulis dapat dikatakn efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut :
1. Courtesy (sopan santun) 2. Correcnest (tepat/benar) 3. Conciseness (ringkas) 4. Clarity atau clearness (jelas) 5. Concreteness (tepat)
6. Completeness (lengkap)
Mengembangkan Paragraf yang Logis
Paaragraf pada umumnya terdiri atas tiga unsur, yaitu kalimat topic, kaimat pendukung topic dan unsur-unsur peraliahan. Dalam paragraph agar bias dikembangkan dengan banyak cara, terdapat teknik yang paling umum digunakan untuk mengembangkan paragraph yaitu :
a) Ilustrasi
b) Petbandingan atau kontras c) Sebab akibat
d) Klasifikasi, dan
e) Masalah dan penyelesaian MENYUNTING PESAN (EDITING)
Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati, draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi, baik dari sisi sudut isi maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.
Mengevaluasi Isi dan Organisasi
Evaluasi dimulai dengan membaca secara tepat cepat dan memusatkan perhatian pada isi, organisasi dan format pesan.
Menulis Ulang Pesan
Ketika menulis ulamg pesan ditujukan pada setiap kata yang memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraf yang bertalian secara logis. Dalam penulisan pesan banyak terjadi pembengkakan dokumen bisnis karena penggunaan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu, sebaiknya penggunan kata-kata yang mengganggu dihilangkan agar penulisannya menjadi lebih baik dan mudah dipahami.
Memproduksi Pesan
Pada masa sekarang ini , sebagian besar dokumen bisnis diproduksi menggunakan computer, dalam pemproduksiannya biasanya menggunakan aplikasi seperti membuat desain agar lebih menarik dengan menggunakan Ms. World, desktop publishing atau bisa juga dengan photoshop. Agar desain pesan bisnis efektif, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
