Komunikasi Interpersonal di Tempat Kerja
Oleh: Iqbal Islami *)
A. Pendahuluan
Kompetensi yang ketiga puluh satu dalam Kamus Kompetensi (KK) Kementerian Keuangan (Kemenkeu) adalah Interpersonal Communication
atau Komunikasi Interpersonal. Dalam KK, kompetensi ini termasuk ke dalam kluster relating. Dengan komunikasi interpersonal, seseorang akan dapat membangun hubungan yang baik dengan orang lain. Untuk dapat mengkomunikasikan ide, fikiran, ataupun perasaannya kepada orang lain untuk dapat mencapai kesamaan pengertian maka seseorang harus memiliki kemampuan komunikasi interpersonal.
Paul J. Meyer seorang motivator terkenal dari Amerika Serikat mengatakan bahwa: “Communication - the human connection - is the key to personal and career success.” Artinya, komunikasi yang merupakan penghubung antar manusia merupakan kunci sukses baik dalam kehidupan karir ataupun kehidupan pribadi seseorang. Dengan demikian, orang yang mempunyai kompetensi yang tinggi dalam melakukan komunikasi akan dapat mempunyai kehidupan karir dan pribadi yang lebih sukses dibandingkan orang yang kemampuan komunikasi nya lebih rendah.
B. Elemen Komunikasi
Dalam lingkungan kerja, setiap orang harus mampu berkomunikasi dengan baik dengan atasan, bawahan, dan juga dengan sesama rekan kerjanya. Sebagai contoh, dengan kemampuan komunikasi interpersonal yang baik,
Communicat ion is a skill t hat you can learn. It 's like riding a bicycle or t yping. If you're
w illing t o w ork at it , you can rapidly improve t he qualit y of every part of you life.
seorang pemimpin akan mampu memberikan inspirasi dan motivasi yang tinggi kepada para bawahannya. Selain itu, ia juga akan mampu untuk menjelaskan ide dan fikirannya dengan baik sehingga bawahannya akan mendapatkan pemahaman yang sama dengan pesan yang ingin disampaikan atasannya tersebut. Sebaliknya, seorang bawahan juga akan dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara lebih efektif apabila mempunyai kemampuan komunikasi dengan orang lain dengan baik. Ia akan lebih mampu untuk menyampaikan gagasan dan fikirannya kepada rekan kerja yang lain pada waktu bekerja dalam tim. Kerjasama antar bagian juga akan dapat berlangsung dengan baik apabila ada komunikasi yang baik diantara orang-orang dari unit kerja yang berbeda.
Untuk mampu melakukan komunikasi dengan baik, maka kita perlu untuk mengetahui elemen dalam komunikasi dan peranannya dalam memberikan impresi dalam berkomunikasi. Elemen dalam komunikasi terdiri dari tiga yaitu elemen verbal yaitu kata-kata yang digunakan, elemen vocal yaitu suara dan intonasi, dan terakhir elemen visual seperti gerak-gerik tubuh dan mimik muka yang dapat dilihat. Berdasarkan hasil penelitian yang pernah dilakukan, peran dari masing-masing elemen tersebut dalam memberikan impresi dalam berkomunikasi adalah verbal sebesar 7%, vocal sebesar 38%, dan visual sebesar 55% seperti dapat dilihat pada gambar di sebelah ini. Oleh sebab itu, dalam melakukan komunikasi kita tidak dapat hanya mengandalkan unsur verbal atau isi pesan saja tetapi juga harus memanfaatkan unsur nonverbal yaitu vocal dan visual yang mempunyai peran yang jauh lebih besar agar komunikasi yang dilakukan menjadi efektif.
“Saya tidak mengatakan bahwa kinerja anda jelek” “Saya tidak mengatakan bahwa kinerja anda jelek” “Saya tidak mengatakan bahwa kinerja anda jelek” “Saya tidak mengatakan bahwa kinerja anda jelek” “Saya tidak mengatakan bahwa kinerja anda jelek” “Saya tidak mengatakan bahwa kinerja anda jelek”
Anda dapat mendengar bagaimana kalimat dengan isi pesan yang sama (verbal) tersebut dapat mempunyai enam arti yang berbeda tergantung cara anda mengatakannya (nonverbal). Penekanan pada kata yang dicetak tebal merupakan contoh dari pesan yang bersifat nonverbal yang dapat merubah pengertian lawan bicara anda terhadap apa yang anda katakana.
C.
K ompetensi
Inter per sonal Communi cat i on
Pengertian kompetensi interpersonal communication menurut KK Kemenkeu adalah sebagai berikut.
1. Berkomunikasi secara jelas dan efektif dengan orang-orang di dalam dan di luar organisasi.
2. Orang-orang yang kompeten, mendengarkan secara efektif dan mengembangkan hubungan dengan orang lain. Mampu mengartikulasikan pandangan dan gagasan mereka secara jelas. Menyampaikan informasi secara langsung dan logis dan memastikan pemahaman. Mereka berbagi informasi dengan orang lain yang akan meningkatkan kemajuan kerja secara keseluruhan.
Komunikasi interpersonal ini bersifat timbal balik. Artinya dalam melakukan komunikasi interpersonal, seseorang selain dituntut untuk mampu mengartikulasikan gagasan, ide, dan fikirannya, maka orang tersebut harus juga memiliki kemampuan untuk mendengarkan secara efektif. Tanpa kemampuan mendengar yang efektif maka komunikasi interpersonal yang efektif tidak akan terjadi.
yang bersifat verbal namun juga harus dapat melihat, merasakan, dan menangkap pesan-pesan yang bersifat nonverbal. Selain itu, kita juga tidak boleh melakukan hal-hal yang dapat mengganggu perhatian pada waktu mendengarkan seperti melamun atau melakukan hal-hal yang lain yang dapat mengganggu konsentrasi. Pada waktu lawan bicara kita sedang berbicara maka kita tidak boleh menginterupsinya. Biarkan dia menyampaikan pesannya sampai selesai. Dengan kemampuan mendengar yang efektif tersebut maka kita akan dapat memahami dengan baik pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh lawan bicara kita.
Tingkat kemahiran dan indikator perilaku dari masing-masing tingkat kemahiran untuk kompetensi komunikasi interpersonal adalah sebagai berikut:
• Menyampaikan informasi, pikiran atau pendapat dengan jelas, singkat, dan tepat dengan menggunakan cara/media yang sesuai dan mengikuti alur yang logis. • Menggunakan tata bahasa dan kosa kata yang tepat. • Menyampaikan informasi dengan gaya bicara yang
sesuai perspektif/latar belakang pendengar.
2. Bersikap
terbuka dan mendengarkan orang lain
• Mendengarkan pihak lain secara aktif.
• Menangkap dan menginterpretasikan pesan-pesan dari orang lain, serta memberikan respon yang sesuai.
• Memeriksa dan memastikan pemahaman dari
pendengar.
3. Mengembangkan
hubungan melalui komunikasi.
• Menggunakan gaya komunikasi yang informal untuk meningkatkan hubungan antar pribadi.
• Menyampaikan suatu informasi yang sensitif dan atau rumit dengan cara penyampaian dan kondisi yang tepat, sehingga dapat dipahami pihak lain.
• Mengintegrasi informasi-informasi penting dari diskusi dengan pihak lain untuk mendapatkan pemahaman yang sama.
4. Menyampaikan
informasi secara kreatif.
• Berbagi informasi dengan orang lain yang dapat meningkatkan kinerja secara keseluruhan.
• Menyampaikan informasi kepada pihak lain dengan cara-cara yang menarik, mudah dimengerti, dan berbeda dari cara-cara konvensional.
jenis-jenis kompetensi dan tingkat kemahiran yang harus dikuasai untuk masing-masing jenis jabatan. Semakin tinggi jabatannya maka akan semakin tinggi tingkat kemahiran yang dituntut untuk dikuasai termasuk juga untuk kompetensi komunikasi interpersonal.
Penguasaan atas kemampuan komunikasi interpersonal bagi setiap pegawai di lingkungan Kemenkeu merupakan hal yang penting karena komunikasi dengan orang lain, baik orang di dalam maupun di luar organisasi, merupakan suatu keniscayaan. Sebagai contoh, apabila untuk menyelesaikan suatu pekerjaan seseorang membutuhkan dukungan dari orang lain maka dukungan tersebut akan dapat diperoleh apabila ia dapat mengkomunikasikan kebutuhannya tersebut dengan baik. Oleh sebab itu, keberhasilan seorang pegawai Kemenkeu dalam menjalankan tugas dan fungsinya akan sangat dipengaruhi oleh kemampuannya dalam melakukan komunikasi interpersonal.
Informasi-informasi penting seperti peraturan-peraturan ataupun hasil yang dicapai oleh Kemenkeu perlu disampaikan dan disosialisasikan kepada para pemangku kepentingan. Untuk melaksanakan tugas tersebut maka tentu saja kemampuan komunikasi interpersonal akan sangat dibutuhkan agar informasi yang disampaikan tersebut dapat difahami dengan baik oleh para pemangku kepentingan yang terkait.
D. K omunikasi Interpersonal Dapat Dipelajari
seorang bayi akan terus berkembang karena ia terus belajar dan berlatih. Belajar dan berlatih komunikasi ini merupakan keharusan agar seseorang dapat meningkatkan kemampuan komunikasinya termasuk komunikasi interpersonal.
Hal ini sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Brian Tracy, yaitu:
“Communication is a skill that you can learn. It's like riding a bicycle or
typing. If you're willing to work at it, you can rapidly improve the quality of
every part of you life.” Jadi, komunikasi merupakan suatu keahlian yang dapat dipelajari. Seperti halnya dengan keahlian yang lain seperti mengendarai sepeda, tingkat keahlian dalam berkomunikasi dapat meningkat apabila seseorang mau belajar dan berlatih berkomunikasi. Pendapat senada dikemukakan oleh Julia T. Wood yang mengatakan:
It is a mistake to think that effective communicators are born, that some people have a natural talent and others don’t. Although some people have extraordinary talent in athletics or writing, those who don’t can learn to be competent athletes and writers. Likewise, some people have an aptitude for communicating, but all of us can become competent communicators.
Sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Wood di atas maka dapat disimpulkan bahwa kita semua dapat menjadi komunikator yang kompeten, walaupun mungkin kita tidak mempunyai bakat yang luar biasa dalam berkomunikasi. Namun tentu saja kompetensi ini tidak akan datang atau timbul dengan sendirinya. Kita harus mau secara aktif belajar dan berlatih berkomunikasi agar dapat meningkatkan tingkat kompetensi kita dalam berkomunikasi sehingga dapat menjadi komunikator yang kompeten.
kehidupan pribadi agar kemampuan komunikasi interpersonal kita akan semakin terasah dan mahir.
E. K omunikasi
Interpersonal
Sebagai
Sebuah
Proses
Transaksional
Berdasarkan model transaksional, Wood mendefinisikan komunikasi interpersonal:
“… as a selective, systemic, unique, and ongoing process of transaction between people who reflect and build personal knowledge of one another as they create meanings. Meanings, we have seen, reflect histories of interaction and involve both content and relationship levels.”
mereka telah terbangun kesamaan pengertian tentang arti dari simbol-simbol tertentu yang mereka pakai bersama.
Semakin dalam seseorang memahami personalitas lawan bicaranya maka akan semakin mudah bagi orang tersebut untuk dapat memahami pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh lawan bicaranya, termasuk pesan-pesan-pesan-pesan yang tidak diungkapkan dengan kata-kata atau makna yang tersirat. Hal ini sesuai dengan apa yang dikatakan oleh Peter F. Drucker yaitu: “The most important thing in communication is hearing what isn't said.” Kemampuan seseorang untuk dapat memahami makna-makna yang tersirat yang disampaikan orang lain akan tergantung dari lamanya dan/atau tingkat hubungan yang terjadi dengan orang lain. Semakin lama dan intim hubungan yang terbangun maka akan muncul adanya chemistry diantara mereka sehingga akan semakin mudah bagi mereka untuk mencapai pengertian bersama dalam komunikasi yang mereka lakukan.
Gaya dan cara komunikasi yang digunakan harus dilakukan sesuai dengan sifat hubungan dari orang yang melakukan komunikasi. Hubungan interpersonal dapat digambarkan sebagai hubungan berdasarkan peran metafora yaitu sebagai orang tua (OT), orang dewasa (DW), dan anak (AN). Apabila sesorang dewasa ingin berkomunikasi dengan orang dewasa yang lain tetapi dalam komunikasinya terdengar atau dilakukan seperti orang tua kepada anaknya maka komunikasi tersebut dapat menimbulkan salah pengertian dan penolakan. Contohnya, dalam sebuah tim kerja, ada seseorang yang kedudukannya sama dengan anggota tim kerja lainnya yang dalam berkomunikasi menggunakan cara komunikasi seperti atasan kepada bawahan. Misalnya dia mengatakan sebagai berikut: “Sementara saya pergi untuk menyelesaikan urusan saya, silahkan anda melakukan apa-apa yang sama minta berikut.” Cara berkomunikasi seperti ini mungkin dapat dilakukan dalam hubungan antara seorang atasan dengan bawahannya, tapi tidak tepat dilakukan oleh sesama anggota suatu tim kerja karena bisa berakibat adanya penolakan dari anggota tim yang lain. Walaupun mungkin isi pesan yang disampaikannya tersebut benar namun karena adanya penolakan dari anggota tim yang lain maka komunikasi yang dilakukan menjadi tidak efektif dan kerja tim pun akhirnya menjadi tidak efektif juga.
komunikasi tersebut, pada suatu waktu dapat saja seseorang mengirim pesan, menerima pesan, ataupun melakukan keduanya secara bersamaan. Oleh sebab itu, tanggung jawab untuk tercapainya komunikasi interpersonal yang efektif terletak pada kedua belah pihak yang melakukan komunikasi interpersonal tersebut. Kemampuan mengirim pesan secara verbal dan nonverbal harus disertai juga dengan kemampuan untuk menerima pesan tidak hanya pesan-pesan yang bersifat verbal tapi juga pesan yang bersifat nonverbal. Oleh karena itu, untuk memahami pesan yang diterima, seseorang tidak hanya menggunakan indera pendengaran yaitu telinga tetapi juga harus juga menggunakan indera-indera lain seperti mata dan perasaan untuk memahami pesan-pesan nonverbal seperti intonasi, gerak-gerik tubuh, dan mimik muka dari lawan bicaranya.
F. Komunikasi Interpersonal di Tempat Kerja
Sesuai dengan KK Kemenkeu, tingkat kemahiran untuk kompetensi komunikasi interpersonal mulai dari tingkat pertama sampai tingkat keempat adalah sebagai berikut:
1. Menyampaikan informasi dengan baik.
2. Bersikap terbuka dan mendengarkan orang lain 3. Mengembangkan hubungan melalui komunikasi. 4. Menyampaikan informasi secara kreatif.
Menurut Wood, untuk membangun hubungan kerja yang baik maka kita harus tahu bagaimana cara berkomunikasi secara suportif, bagaimana mengungkapkan ide-ide kita secara jelas dan bagaimana mendengar dengan efektif. Hubungan kerja yang baik akan terbangun apabila gaya dan cara komunikasi yang dilakukan bersifat suportif sehingga timbul rasa saling percaya dan saling mendukung diantara sesama rekan kerja. Oleh sebab itu, kita dituntut untuk dapat bersifat terbuka dan mau mendengarkan orang lain.
mampu untuk menyampaikan informasi dengan baik dan kreatif. Agar suatu ide dan gagasan yang baik mendapatkan kesempatan untuk dipilih maka orang yang mempunyai ide dan gagasan tersebut harus mampu untuk menjelaskannya dengan baik. Apabila tidak maka ide dan gagasan tersebut tidak akan dapat dimengerti oleh rekan-rekan kerjanya sehingga tidak mempunyai kesempatan untuk dipilih menjadi solusi yang akan dijalankan. Sebaliknya, untuk dapat menangkap ide dan gagasan orang lain, maka kita juga harus mampu untuk mendengar dengan baik sehingga mampu untuk memahami baik yang tersurat maupun yang tersirat.
Dalam menyampaikan informasi, gaya bicara yang digunakan perlu disesuaikan dengan latar belakang dan kedudukan dari lawan bicaranya. Misalnya, cara berkomunikasi dengan orang yang lebih tua tentu saja akan berbeda dengan orang yang seusia ataupun lebih muda. Demikian juga, perbedaan kedudukan, pendidikan, kelamin, budaya, etnis, dan latar belakang lainnya harus diperhatikan agar komunikasi yang dilakukan dapat menjadi lebih efektif. Ketidaksesuaian gaya komunikasi yang dilakukan seseoarang dengan latar belakang lawan bicaranya akan dapat menimbulkan salah pengertian dan bahkan penolakan dari lawan bicaranya tersebut.
pendengarnya sebagai suatu informasi atau nasihat antara sesama rekan kerja yang saling mendukung.
Hubungan dengan rekan kerja di tempat kerja bersifat jangka panjang dan berkelanjutan. Oleh sebab itu, sangat penting bagi kita untuk dapat membangun hubungan yang suportif baik dengan atasan, bawahan, ataupun sesama rekan kerja. Hubungan yang suportif tersebut akan dapat terbina dengan baik apabila kita mampu untuk melakukan komunikasi interpersonal dengan baik dalam para rekan kerja di lingkungan kerja kita. Dengan hubungan yang suportif tersebut akan dapat meningkatkan kinerja personal dan juga kinerja organisasi secara keseluruhan.
Dengan komunikasi interpersonal kita dapat membangun pengetahuan yang bersifat personal dengan rekan-rekan kerja yang lain. Dengan hubungan yang semakin dekat dan dalam maka kita dapat membangun rasa saling percaya dan mengetahui bagaimana cara yang paling baik berkomunikasi dengan masing-masing rekan kerja dengan beragam sifat dan karakternya. Dengan rasa saling percaya yang tinggi akan mendorong kita untuk dapat mengenal dan dikenal lebih dekat oleh rekan kerja kita yang lain. Hal ini, tentu saja akan meningkatkan efektivitas kita dalam bekerja dalam suatu tim kerja, sehingga tujuan tim dapat tercapai dengan baik.
Untuk mengenal dan dikenal oleh rekan kerja salah satu hal yang dapat dilakukan adalah bersikap terbuka dan mau mendengarkan orang lain. Komunikasi interpersonal adalah hubungan transaksional yang bersifat timbal balik. Apabila kita ingin didengar maka kita juga harus mau mendengar. Apabila kita mau dikenal maka kita juga harus mau mengenal orang lain.
membutuhkan mereka, dan sikap-sikap yang mementingkan diri sendiri dan tidak peduli dengan rekan kerja adalah sikap yang harus dihilangkan untuk dapat membangun hubungan yang lebih baik, intim, dan hangat, serta saling mendukung dengan rekan kerja yang lain.
Menurut Mottet, Vogl-Bauer, dan Ho komunikasi interpersonal bersifat tidak dapat diubah kembali (irreversible) dan tidak dapat diulang kembali (unrepeatable). Artinya, apa yang telah diucapkan tidak dapat ditarik kembali. Sering kita mendengar seseorang menyesali ucapannya dengan mengatakan “Seharusnya saya tidak mengatakan hal tersebut.” “Maaf, maksud saya bukan seperti apa yang saya katakan.” Oleh sebab itu, penting dalam melakukan komunikasi interpersonal kita benar-benar memikirkan terlebih dahulu dengan baik apa yang ingin kita katakan.
G. K esimpulan
Kemampuan untuk melakukan komunikasi interpersonal sangat penting dalam membangun kerja yang suportif di lingkungan kerja. Hubungan kerja yang hangat, intim, dan saling mendukung dengan rekan kerja yang lain akan dapat meningkatkan baik kinerja kerja personal maupun kinerja organisasi secara keseluruhan. Kemampuan komunikasi interpersonal dapat ditingkatkan dengan belajar dan berlatih secara terus menerus. Terdapat tiga elemen dalam komunikasi verbal, vocal, dan visual.
Berdasarkan hasil penelitian, peran masing-masing elemen tersebut dalam memberikan impresi dalam berkomunikasi adalah verbal 7%, vocal 38%, dan visual 55%. Oleh sebab itu, dalam melakukan komunikasi kita tidak dapat hanya mengandalkan unsur verbal atau isi pesan saja tetapi juga harus memanfaatkan unsur nonverbal yaitu elemen vocal dan visual agar komunikasi yang dilakukan menjadi efektif karena perannya dalam memberikan impresi jauh lebih besar dari elemen verbal.
Semakin lama, dalam, dan intim hubungan yang dibangun seseorang dengan lawan bicaranya, maka ia akan mempunyai pengetahuan personal tentang lawan bicaranya dengan baik sehingga ia dapat membangun kesamaan pengertian dengan lawan bicaranya tersebut. Hal ini akan meningkatkan kemampuannnya untuk memahami tidak hanya yang dikatakan tetapi juga apa-apa yang tidak dikatakan. Dengan tingkat hubungan yang suportif maka akan terbangun rasa saling percaya yang tinggi diantara mereka.
*) Penulis adalah Widyaiswara Madya pada Pusdiklat PPSDM
Daftar Pustaka:
1. FPDL - Partners for Local Development Foundation, What Is Interpersonal
Communication?, Rumania
2. Kementerian Keuangan RI, Kamus Kompetensi
3. Mottet, Timothy P., Vogl-Bauer, Sally L., and Ho, Marian L., Your Interpersonal
Communication, edisi ke-1, 2012, Pearson, USA
4. Wood, Julia T. , Interpersonal Communication: Everyday Encounters, edisi ke-6,
2010, Wadsworth,Cengage Learning, Boston, USA.
