APLIKASI SALES CANVASSING BERBASIS ANDROID
Leonardo Halim, Suhatati Tjandra
Jurusan Sistem Informasi,Sekolah Tinggi Teknik Surabaya e-mail: leonardo.halim14@gmail.com, tati@stts.edu
ABSTRAK
Dengan semakin berkembangnya teknologi, semua bidang dalam masyarakat sudah memanfaatkan teknologi dalam kegiatan-kegiatannya termasuk diantaranya adalah pada bidang bisnis. Aplikasi-aplikasi yang digunakan umunya hanya mendukung untuk kegiatan yang terjadi pada perusahaan, sehingga aktifitas sales canvassing masih dilakukan secara manual sehingga kurang efisien dan efektif. Aplikasi sales yang memanfaatkan GPS (Global Positioning Satellite) berbasis Android yang terintegrasi dengan memanfaatkan internet membuat setiap transaksi menjadi real-time, sehingga apapun yang terjadi pada aplikasi sales dapat dipantau oleh perusahaan dan membuat proses bisnis menjadi lebih cepat dan efektif. Aplikasi sales yang dikembangkan terintegrasi dengan program desktop POS dan didukung juga dengan aplikasi pelanggan berbasis Android yang membantu pelanggan untuk berhubungan dengan sales. Database yang digunakan terpusat dan menggunakan MySQL yang dihosting sehingga dapat diakses melalui internet. Aplikasi pelanggan yang dikembangkan juga membantu pelanggan agar lebih mudah menghubungi perusahaan dan meminta kunjungan sales. Selain itu, cara kerja aplikasi dan program secara online, membuat perusahaan dapat memantau kegiatan yang dilakukan sales canvassing.
Kata kunci: android, GPS, online, terintegrasi, sales canvassing
PENDAHULUAN
Dengan semakin berkembangnya teknologi, semua bidang dalam masyarakat sudah memanfaatkan teknologi dalam kegiatan-kegiatannya untuk membantu, memudahkan, dan mempercepat berbagai proses yang dulunya dilakukan secara manual tanpa menggunakan teknologi. Begitu juga dengan bidang bisnis, saat ini hampir semua bisnis tidak dapat terlepas dari penggunaan teknologi, mulai dari untuk berkomunikasi untuk menjalin hubungan bisnis, hingga penghitungan-penghitungan dan pencatatan transaksi, bahkan dalam membantu pengambilan keputusan-keputusan bisnis yang penting.
Penggunaan teknologi dalam bidang bisnis mengubah sistem yang ada pada perusahaan serta memperbaiki proses bisnis sehingga menjadi lebih efisien dan efektif. Pada sales canvassing, yaitu sales yang berkeliling dan membawa barang yang akan ditawarkan dan dijual secara langsung kepada pelanggan, biasanya masih dilakukan secara manual seperti pembuatan nota, pengecekan stok, dan sebagainya, sehingga saat sales kembali, data-data penjualan dan stok sales harus dimasukkan lagi pada sistem sehingga membuat proses bisnis kurang efisien dan efektif. Selain itu, pelanggan-pelanggan yang didatangi oleh sales canvassing
juga sering kurang terdata dengan baik dan pekerjaan sales kurang terpantau apakah sales benar-benar keliling atau tidak.
Dengan adanya aplikasi sales yang memanfaatkan GPS (Global Positioning Satellite) location maka data pelanggan akan tersimpan secara lengkap beserta dengan koordinat lokasinya, sehingga walaupun karyawan sales berhenti bekerja, lokasi pelanggan tetap diketahui, selain itu kegiatan sales dalam satu hari juga dapat lebih terpantau dengan adanya catatan lokasi sales. Serta dengan penggunaan stiker QR code pada setiap
pelanggan, dapat mempermudah
pengindentifikasian pelanggan pada saat ingin membuat transaksi baru. Dengan aplikasi sales berbasis android yang terintegrasi dengan memanfaatkan internet juga membuat setiap transaksi menjadi real-time, sehingga apapun yang terjadi pada aplikasi sales dapat dipantau oleh perusahaan, sehingga memudahkan dalam pengecekan dan pembaharuan data stok, serta tidak perlu memasukkan data transaksi lagi di akhir hari saat sales keliling kembali, membuat proses bisnis menjadi lebih cepat dan efektif.
Aplikasi sales canvassing yang dikembangkan bertujuan untuk:
pelanggan-pelanggan yang sudah ditentukan sebelum mulai keliling.
Memantau kinerja sales canvassing dengan melihat laporan penjualan sales, laporan kunjungan yang dilakukan oleh sales, dan histori kunjungan sales yang menunjukkan pelanggan mana saja yang telah dikunjungi dan belum dikunjungi sales.
Menyediakan pengecekan stok milik sales oleh perusahaan, jika sewaktu-waktu stok perusahaan kurang dan perlu menarik stok dari sales.
Membuat pencatatan transaksi dan pembuatan nota menjadi lebih efisien, dengan pencatatan transaksi yang real-time dan nota yang langsung dibuat dan dikirimkan ke email pelanggan.
Pencatatan data pelanggan perusahaan secara lengkap beserta dengan lokasinya, untuk memudahkan pengunjungan jika terjadi pergantian karyawan sales.
Mempercepat proses persiapan sales akan keliling dan proses sales kembali dari berkeliling.
TEORI DASAR
Teori-teori dasar yang menunjang mengembangkan program dan aplikasi ini:
A. Manajemen Wilayah Sales
Sales territory management adalah ilmu pengelolahan wilayah pemasaran yang berkaitan dengan wilayah kerja sales force, sistem pengelolahan wilayah, tipe pelanggan, rute perjalanan, rute perjalan, waktu yang diperlukan sales force untuk mengelolah wilayah, banyaknya SDM yang diperlukan untuk mencapai target penjualan semaksimal mungkin. Aplikasi yang dibuat akan sangat membantu dalam melakukan manajemen wilayah sales sehingga sales dapat bekerja dengan efektif dan tidak saling berebut wilayah.
Dalam melakukan manajemen wilayah sales terdapat istilah Coverage (Cakupan). Coverage menurut Shambada (2011:4) adalah suatu daerah kerja yang terdiri dari sejumlah outlet yang secara tetap dan teratur dikunjungi. Coverage mengacu pada upaya untuk memperkirakan potensi pasar dan mengenal pelanggan, yang berarti cakupan jumlah pelanggan yang dapat dijangkau berdasarkan pada potensi pasar sebenarnya oleh sales. Pada strategi Coverage terdapat beberapa prinsip pokok yaitu:
Tujuan coverage.
Perencaan coverage.
Menentukan target outlet.
Membuat jadwal kunjungan dan frekuensi kunjungan sales force.
B. Sistem Informasi Terintegrasi
Sistem informasi terintegrasi merupakan suatu konsep untuk membuat setiap aplikasi-aplikasi yang bekerja pada berbagai platform berbeda dapat bekerja sama, dan berhubungan guna menghasilkan suatu kesatuan fungsionalitas, sehingga memungkin-kan untuk saling berbagi informasi di dalam maupun di luar perusahaan. Sistem terintegrasi juga melibatkan berbagai bagian fungsional perusahaan dengan pihak luar seperti pelanggan dan pemasok.
Penerapan sistem informasi terintegrasi pada suatu perusahaan merupakan hal yang sangat penting. Berikut hal-hal yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem informasi terintegrasi: a. Integrasi sistem harus didasari dengan tujuan
untuk memperbaiki proses bisnis.
b. Berfokus pada proses bisnis, bukan pada teknologi informasi yang ada pada perusahaan. c. Memperhatikan alur aktifitas bisnis.
d. Identifikasi setiap stakeholder yang terlibat, seperti peran, tugas, aktifitas yang dilakukan, dan lain-lain.
C. Android
Sistem operasi Android adalah platform yang bersifat open-source berbasis linux untuk telepon seluler yang dikembangkan oleh Google dan Open Handset Alliance (OHA). Android dipilih sebagai platform target pembuatan aplikasi karena sifat Android yang open-source sehingga gratis dan bebas digunakan oleh siapa saja, serta digunakan oleh para sales force.
Untuk mengembangkan aplikasi pada sistem operasi Android dapat menggunakan tools yang sudah disediakan oleh Google yang ditujukan untuk pengembangan aplikasi khusus Android yaitu Android Studio. Android Studio memiliki basis yaitu IntelliJ IDEA sehingga tampilannya sangat mirip dengan tampilan IntelliJ IDEA. Pengembangan aplikasi pada Android dengan menggunakan Android Studio menggunakan bahasa pemrograman Java yang sudah sangat umum digunakan oleh para pengembang aplikasi, sehingga tidak sulit untuk mempelajari membuat aplikasi untuk Android.
D. GPS Location
setidaknya 24 satelit. GPS dapat bekerja dalam keadaan cuaca apa saja, di seluruh dunia, selama 24 jam, dan tanpa biaya dalam instalasi dan penggunaannya. Biaya untuk membuat alat penerima sinyal GPS sudah menjadi sangat murah, karena itu semua smartphone, termasuk smartphone Android yang beredar di masyarakat saat ini sudah memiliki penerima GPS terpasang di dalamnya. GPS yang digunakan oleh smartphone-smartphone saat ini adalah A-GPS (Assisted Global Positioning System) atau kadang juga disebut aGPS. Perbedaan A-GPS dengan GPS biasa adalah pada waktu untuk mendapatkan lokasinya atau biasa disebut TTFF (Time To First Fix). Pada saat menggunakan GPS biasa, penerima GPS harus mencari orbit dan data jam satelit yang berhubungan, waktu yang dibutuhkan untuk mencari keberadaan dan jam satelit inilah yang disebut dengan TTFF, yaitu waktu dari saat GPS dinyalakan hingga mendapatkan dimana lokasi sekarang.
ANALISA MASALAH
Dari hasil pengamatan, didapatkan masalah-masalah yang dihadapi saat menggunakan program yang hanya mendukung kegiatan bisnis pada perusahaan saja dan masalah yang dihadapi dengan dilakukannya kegiatan sales canvassing secara manual:
a. Pembagian wilayah keliling dan pelanggan yang kurang jelas untuk setiap sales canvassing, sehingga bisa terjadi perebutan pelanggan, dan pelanggan bisa didatangi lebih dari 1 sales dalam 1 hari. Hal ini meneybabkan kinerja sales menjadi kurang maksimal karena jika terjadi kunjungan kepada pelanggan oleh sales yang berbeda, tentu akan menghabiskan waktu perjalanan sales, perebutan pelanggan juga menghambat kinerja sales dan membuat sales sulit mencapai target penjualan.
b. Proses bisnis yang berhubungan dengan sales canvassing tidak efektif dan efisien. Transaksi penjualan dan penagihan piutang oleh sales dilakukan dan dicatat secara manual saat sales keliling, dan baru dimasukkan ke dalam sistem pada saat kembali ke kantor. Hal ini menyebabkan perlu waktu yang cukup lama untuk memasukkan transaksi-transaksi yang dilakukan sales untuk mendapatkan total pendapatan sales setiap harinya dan mencocokkan stok sales yang kembali. Karena hal tersebut, pada perusahaan-perusahaan kecil menengah biasanya karyawan admin yang mengurus sales perlu bekerja lembur karena
memerlukan waktu yang cukup lama untuk pencocokan transaksi sales sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk lembur karyawan, atau sales harus kembali lebih cepat dan menyebabkan waktu keliling sales berkurang dan kerja sales kurang maksimal.
c. Kegiatan yang dilakukan sales kurang terpantau. Karena kegiatan dilakukan secara manual, sehingga tidak diketahui dengan jelas apakah sales telah mengunjungi pelanggan atau tidak jika tidak terjadi transaksi. Perusahaan tidak dapat mengetahui pelanggan mana saja yang telah dikunjungi sales dan yang belum dikunjungi oleh sales, serta tidak dapat mengetahui keberadaan sales dan apakah sales benar-benar berkeliling.
d. Kunjungan terhadap pelanggan tidak terjadwal dengan jelas dan teratur. Hal ini dapat menyebabkan adanya pelanggan yang terlupakan dan tidak dikunjungi oleh sales, dan dapat membuat perusahaan kehilangan pelanggan karena pelanggan dapat beralih ke perusahaan lain.
e. Barang yang dibawa oleh sales canvassing bisa jadi terlalu sedikit atau terlalu banyak, jika terlalu sedikit maka sales tidak bisa lagi berjualan dan terpaksa harus kembali ke kantor, jika terlalu banyak maka bisa jadi stok yang diperlukan di toko atau di sales yang lain menjadi kurang. Stok yang dibawa oleh sales hanya diperkirakan saja oleh karyawan admin sebelum sales mulai berkeliling, sehingga besar kemungkinan perkiraan salah karena tidak memiliki dasar.
f. Data pelanggan baru yang didaftarkan oleh sales tertentu bisa jadi kurang lengkap dan lokasi alamatnya mungkin hanya diketahui oleh sales yang mendaftarkan pelanggan tersebut. Hal ini dapat menyebabkan kesulitan pada saat terjadi pergantian sales, lokasi pelanggan tidak diketahui dan sulit untuk dicari jika alamatnya jika pelanggan di daerah pinggiran yang jarang dikunjungi oleh sales biasanya. Kesulitan mencari alamat pelanggan dapat menyebabkan terbuangnya waktu keliling sales, dan dapat menyebabkan kehilangan pelanggan jika lokasi pelanggan tetap tidak dapat ditemukan.
MODEL SISTEM BARU
sistem dimodelkan dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language). Model-model yang dikembangkan berupa use case diagram dan activity diagram yang akan menggambarkan kegiatan-kegiatan dan proses sistem yang baru.
Gambar 1. Use Case Kegiatan Utama
Terdapat 2 aktor dalam kegiatan utama di kantor yang ada pada gambar 1, yaitu manager dan kasir yang digeneralisasi menjadi pegawai. Manager dapat mengatur data-data master dengan menambahkan data, mengubah data, ataupun menghapus data. Manager dapat melakukan pembelian barang ke supplier dan memasukkan pembayaran hutang, manager juga dapat melakukan pemantauan sales canvassing untuk dapat mengetahui keberadaan sales canvassing, sisa stok, dan transaksi yang telah dilakukan. Manager dapat melihat laporan-laporan yang disediakan oleh sistem. Manager juga dapat mengatur user-user yang menggunakan program desktop POS. Manager dapat mengatur user yang menggunakan program desktop POS dengan menambahkan user, mengubah password atau hak ases user, atau menghapus user sehingga user tidak dapat melakukan login ke program POS.
Kasir hanya dapat memasukkan penjualan kepada pelanggan yang datang secara langsung dan memasukkan pembayaran piutang yang dilakukan oleh pelanggan. Kasir memiliki hak akses yang terbatas pada sistem dan hanya dapat melakukan kegiatan yang berhubungan dengan penjualan saja.
Terdapat 3 actor dalam kegiatan sales canvassing pada gambar 2, yaitu karyawan admin, sales canvassing, dan pelanggan. Actor sales canvassing dan karyawan admin digeneralisasi menjadi pegawai. Karyawan admin dapat membuat jadwal kunjungan ke pelanggan, memasukkan daftar pelanggan yang harus dikunjungi oleh sales beserta stok yang akan dibawa sales sebelum sales berkeliling, menerima permintaan kunjungan oleh pelanggan dan mendaftarkan pelanggan yang meminta kunjungan ke daftar kunjungan sales, mencocokkan transaksi dan stok sales saat selesai
keliling, dan mencetak QR code untuk dipasangkan di tempat pelanggan.
Gambar 2. Use Case Kegiatan Sales
Sales canvassing dapat mengunjungi pelanggan dan saat mengunjungi pelanggan sales canvassing dapat mengupdate data lokasi pelanggan. Sales canvassing dapat memasukkan transaksi baru berupa penjualan atau pembayaran piutang pelanggan, dan mendaftarkan pelanggan baru jika mengunjungi pelanggan yang sebelumnya belum terdaftar. Pelanggan dapat meminta kunjungan sales yang kemudian akan diterima oleh karyawan admin dan pelanggan juga dapat melihat transaksi-transaksi yang pernah dilakukan oleh pelanggan sebelumnya.
Pada Gambar 3, saat sebelum sales canvassing berkeliling, karyawan admin akan memasukkan daftar pelanggan yang harus dikunjungi oleh sales dan stok barang yang akan dibawa oleh sales canvassing. Sales canvassing akan melakukan login ke aplikasi sales dan dapat melihat daftar pelanggan yang harus dikunjungi oleh sales.
Pada saat mengunjungi pelanggan, jika pelanggan yang dikunjungi belum pernah terdaftar sebelumnya, maka sales akan mendaftarkan pelanggan terlebih dahulu, jika pelanggan yang dikunjungi sudah terdaftar pada sistem, maka sales perlu melakukan scan pada barcode yang dimiliki pelanggan, setelah itu sales dapat memasukkan transaksi.
penjualan baru yang akan disimpan pada sistem. Setelah selesai melakukan kunjungan, sales akan menandai bahwa pelanggan telah dikunjungi.
Gambar 3. Activity Diagram Sales Keliling
Setelah selesai mengunjungi satu pelanggan dan menandai pelanggan telah dikunjungi, jika belum semua pelanggan dikunjungi atau masih jam kerja sales, maka sales akan melanjutkan berkeliling dan melakukan kunjungan terhadap pelanggan lainnya, hingga semua pelanggan dikunjungi atau jam kerja sales telah berakhir, maka sales akan kembali ke kantor perusahaan dan menyetorkan uang hasil transaksi, serta mengembalikan barang yang dibawa.
Pada gambar 4, setelah sales selesai berkeliling dan kembali ke kantor, sales akan mendatangi karyawan admin dan menyetorkan uang serta mengembalikan sisa stok barang yang dibawa oleh sales.
Karyawan admin akan memilih sales canvassing yang akan dicocokkan transaksi dan sisa stoknya pada program desktop POS dan melihat transaksi-transaksi yang telah dilakukan oleh sales canvassing pada hari itu yang tersimpan pada sistem. Karyawan admin akan mencocokkan
uang yang disetorkan oleh sales dengan total transaksi yang tersimpan pada sistem.
Gambar 4. Activity Diagram Selesai Keliling
Kemudian karyawan admin akan melihat sisa stok sales canvassing yang ada pada sistem. Karyawan admin mencocokkan sisa stok sales yang ada pada sistem dengan sis stok barang yang dikembalikan oleh sales canvassing. Setelah mencocokkan stok sales dan uang yang disetorkan sales, karyawan admin akan melihat daftar kunjungan sales pada hari itu dan melihat apakah ada pelanggan yang belum dikunjungi oleh sales. Jika ada pelanggan yang belum dikunjungi oleh sales, maka pelanggan akan didaftarkan ulang pada daftar kunjung di hari lain. Setelah sisa stok yang dikembalikan dan uang yang disetorkan oleh sales canvassing telah cocok dengan yang ada pada sistem dan pelanggan yang belum dikunjungi didaftarkan ulang, karyawan admin akan menandai sales telah selesai keliling.
FITUR APLIKASI SALES CANVASSING
Fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi sales canvassing yang dikembangkan, yaitu:
• Daftar Kunjungan ke Pelanggan
Sales dapat melihat daftar pelanggan mana saja yang perlu dikunjungi pada hari itu dan dapat menandai pelanggan mana saja yang sudah dikunjungi.
• Mendaftarkan Pelanggan
• Mengupdate Data Lokasi Pelanggan
Sales dapat mengupdate data lokasi pelanggan yang didaftarkan oleh admin, sehingga masih belum memiliki data lokasi.
• Membuat Transaksi Baru
Saat pelanggan melakukan pembelian, sales dapat memasukkan transaksi baru. Pada transaksi penjualan yang dilakukan, harga jual dan diskon terhadap barang yang dijual sales tidak dapat diubah-ubah dan mengikuti yang telah ditetapkan oleh perusahaan pada sistem. Data pelanggan didapatkan dengan cara melakukan scan QR code yang sudah dimiliki oleh pelanggan. Setelah transaksi berhasil tersimpan, nota akan langsung dibuat dan dikirimkan ke email pelanggan. • Mencatat Pembayaran Piutang
Untuk pelanggan yang melakukan transaksi secara kredit, pembayaran piutang dapat dilayani oleh sales maupun karyawan admin. Aplikasi sales dapat mengecek apakah pelanggan masih memiliki piutang yang belum lunas, dan sales dapat memasukkan pembayaran piutang oleh pelanggan.
FITUR APLIKASI PELANGGAN
Berikut adalah fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi pelanggan yang dikembangkan, yaitu: • Register
Sebelum bisa melakukan login, pelanggan harus melakukan register terlebih dahulu untuk mendaftarkan passwordnya. Username pelanggan didapat dengan cara melakukan scan terlebih dahulu terhadap QR code yang telah diberikan pada pelanggan.
• Login dan Logout
Pelanggan harus melakukan login untuk dapat menggunakan aplikasi milik pelanggan. Pelanggan juga bisa melakukan logout.
• Meminta Kunjungan
Pelanggan dapat melakukan permintaan kunjungan yang kemudian akan didaftarkan ke daftar pelanggan yang harus dikunjungi sales. • Histori Transaksi
Pelanggan dapat melihat histori transaksi yang sudah pernah dilakukannya melalui aplikasi, beserta detailnya.
FITUR PROGRAM POS
Fitur-fitur yang terdapat pada program desktop POS yang dikembangkan, yaitu:
• Mendaftarkan Sales
Agar karyawan sales dapat login dan menggunakan aplikasi, sales terlebih dahulu didaftarkan oleh karyawan admin pada database. Sales memiliki status, sales yang tidak aktif tidak dapat melakukan login pada aplikasi.
• Mendaftarkan Pelanggan
Karyawan admin dapat mendaftarkan pelanggan baru melalui program, tetapi pelanggan yang didaftarkan belum terdapat data lokasinya. Data lokasi pelanggan hanya dapat didaftarkan dengan menggunakan aplikasi sales.
• Penjadwalan Kunjungan ke Pelanggan
Pelanggan-pelanggan perusahaan dapat dijadwalkan untuk dikunjungi setiap hari apa saja, agar kunjungan ke pelanggan teratur dan tidak ada pelanggan yang terlupakan untuk dikunjungi. Pelanggan yang telah dijadwalkan akan secara otomatis ditampilkan pada saat akan memasukkan pelanggan ke daftar kunjungan sales, saat sebelum sales berkeliling.
• Memasukkan Daftar Kunjungan Sales
Melalui program desktop dapat memasukkan pelanggan mana saja yang perlu dikunjungi oleh setiap sales sebelum sales canvassing berkeliling. Ditampilkan pelanggan-pelanggan yang terjadwal pada hari tersebut yang dapat dicari dan dipilih daerahnya, sehingga karyawan admin dapat dengan mudah membagi pelanggan dan memasukkan pelanggan ke daftar kunjung sales. • Memasukkan Stok Sales dengan Bantuan
Forecasting
Barang apa saja yang dibawa oleh sales dan stoknya akan didaftarkan melalui program desktop sebelum sales mulai keliling. Pada saat akan memasukkan stok, akan ditampilkan juga forecast stok yang seharusnya dibawa sales yang didapatkan dari penjualan-penjualan terhadap pelanggan yang akan dikunjungi. Forecasting dilakukan dengan menggunakan metode regresi linear dengan melihat penjualan secara mingguan.
• Melihat Histori Kunjungan Sales
Untuk melihat kemana saja sales telah berkunjung.
• Melihat Jumlah Penjualan dan Sisa Stok Sales Fitur ini digunakan setiap akhir hari saat sales telah kembali, agar dapat dengan mudah menghitung uang yang diterima sales, dan mencocokkan dengan stok sales yang tersisa. • Tracking Sales
• Fitur POS Umum
Fitur-fitur umum yang terdapat pada program Point of Sales umumnya seperti master barang, master supplier, master pelanggan, pembelian, pembayaran hutang, penjualan, dan pembayaran piutang.
• Melihat Laporan-Laporan
Melalui program sales, dapat dilihat berbagai macam laporan. Laporan-laporan tersebut antara lain sebagai berikut:
o Laporan Penjualan
o Laporan Penjualan Harian
o Laporan Penjualan Bulanan
o Laporan Penjualan Berdasarkan Barang
o Laporan Penjualan Berdasarkan Pelanggan
o Laporan Pembelian
o Laporan Pembelian Harian
o Laporan Pembelian Bulanan
o Laporan Pembelian Berdasarkan Barang
o Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier
o Laporan Sales
o Laporan Kunjungan Sales Harian
o Laporan Kunjungan Sales Bulanan
o Laporan Kinerja Sales Bulanan
o Laporan Kinerja Sales Perorangan Harian
o Laporan Penjualan Sales per Daerah
o Laporan Sisa Stok
o Laporan Pembayaran Hutang
o Laporan Hutang Jatuh Tempo
o Laporan Pembayaran Hutang Harian
o Laporan Pembayaran Hutang Bulanan
o Laporan Pembayaran Piutang
o Laporan Piutang Jatuh Tempo
o Laporan Pembayaran Piutang Harian
o Laporan Pembayaran Piutang Bulanan
HASIL UJICOBA
Uji coba dilakukan pada 3 perusahaan selama 2 minggu untuk melihat pengaruh program pada proses bisnis dan menilai kesesuaian kebutuhan perusahaan. Untuk mendapatkan feedback dari pengguna, disebarkan kuestioner.
Kuesioner diberikan kepada 5 orang karyawan admin, 25 orang karyawan sales, dan 30 pelanggan. Ada 3 macam kuesioner yaitu kuesioner untuk admin, kuesioner untuk sales, dan kuesioner untuk pelanggan.
Berikut adalah tabel yang menunjukkan hasil pembagian kuesioner untuk karyawan admin.
Tabel 1. Kuestioner untuk Admin
Pertanyaan Hasil
Program POS dapat
membantu pekerjaan admin (1 - 5)
Waktu yang dibutuhkan pada pencatatan sebelum keliling sales, sebelum dan sesudah menggunakan program
sebelum: 45 menit, sesudah: 30 menit
Waktu yang dibutuhkan pada saat selesai keliling sales, sebelum dan sesudah menggunakan program
sebelum: 1 jam, sesudah: 30 menit
Fitur program POS yang
membantu pekerjaan admin Penjadwalan Pelanggan, Sales Keliling, Sales
Selesai Keliling, Permintaan Kunjungan, Pemantauan Sales Fitur program POS yang
masih kurang dan perlu diperbaiki Kekurangan program POS dan
masukkan dari admin Tampilan sales keliling agak membingungkan,
pemantauan sales kalau bisa terlihat sudah kemana saja, penjadwalan kalau bisa per bulan, tidak hanya per minggu, tulisannya kurang besar
Berikut adalah tabel yang menunjukkan hasil pembagian kuesioner untuk pelanggan
Tabel 2. Kuestioner untuk Pelanggan
Pertanyaan Hasil
Tampilan aplikasi pelanggan
bagus dan mudah dipahami (1 – 5) 4,27 Aplikasi pelanggan dapat
digunakan dengan mudah dan lancar (1 – 5)
4,23
Fitur permintaan kunjungan
berguna untuk pelanggan Ya: 60% Tidak: 40% Fitur melihat transaksi sebelumnya
bermanfaat untuk pelanggan Ya: 36,7% Mungkin: 50% Tidak: 13,3% Kekurangan aplikasi pelanggan
Hasil kuesioner untuk karyawan sales canvassing.
Tabel 3. Kuestioner untuk Sales Canvassing
Pertanyaan Hasil
Fitur-fitur pada aplikasi sales
yang membantu pekerjaan Daftar Kunjungan, Daftar Pelanggan Baru, Menelpon
Pelanggan, Melihat Lokasi,
Fitur-fitur pada aplikasi sales yang masih kurang dan perlu diperbaiki
Scan QR, Daftar
Kunjungan, Melihat Lokasi Pelanggan di Google Maps, Penjualan, Pembayaran
dan masukkan dari sales 1. Scan QR agak merepotkan
2. Penjualan yang
berhutang perlu nota fisik, dan pembayaran piutang perlu bukti pembayaran
3. Daftar kunjungan kalau
bisa memetakan rute juga
4. Tidak jelas pelanggan
mana saja yang belum tercatat lokasinya
5. Daftar kunjungan tidak
terlihat daerah pelanggannya dimana
6. Ada daftar pelanggan
yang telah dikunjungi
KESIMPULAN
Dari pengembangan aplikasi dan dari hasil uji coba yang telah dilakukan ke 3 perusahaan, didapatkan kesimpulan sebagai berikut:
1. Program POS dan aplikasi sales yang dikembangkan membantu pekerjaan admin dan sales perusahaan untuk kegiatan pencatatan
sebelum keliling dan pencocokkan setelah selesai keliling.
2. Aplikasi pelanggan yang dikembangkan cukup membantu khususnya fitur untuk melihat transaksi sebelumnya, dengan fitur permintaan kunjungan, permintaan kunjungan dari pelanggan dapat dilayani dengan segera karena bekerja secara online.
3. Dengan penggunaan GPS pada aplikasi, memudahkan untuk mengunjungi pelanggan untuk sales yang belum mengetahui lokasi pelanggan sebelumnya, sehingga lebih menghemat waktu. Selain itu juga membantu dalam melacak keberadaan sales oleh karyawan admin maupun manager perusahaan. 4. Dengan adanya fitur penjadwalan kunjungan ke pelanggan, mempermudah dalam mengatur keliling sales ke pelanggan, dan mengurangi kemungkinan adanya pelanggan yang terlupakan untuk dikunjungi.
5. Penggunaan database terpusat yang dihosting membuat berkurangnya resiko kehilangan data yang fatal jika terjadi kerusakan atau musibah pada server yang ada di perusahaan, tetapi agak memakan waktu karena setiap memproses data memerlukan waktu yang lebih lama daripada jika server diakses secara lokal. 6. Penggunaan metodologi Unified Process
membantu dalam pengembangan program dan aplikasi karena analisis, desain, implementasi dan testing dapat dilakukan dalam waktu yang bersamaan, sehingga saat terjadi kekurangan atau kesalahan dapat langsung melakukan perubahan dan penyesuaian pada model maupun pada program dan aplikasi.
7. Aplikasi sales sangat bergantung pada koneksi internet untuk dapat menggunakan fitur-fiturnya, sehingga agak kesulitan jika digunakan pada wilayah-wilayah yang koneksi internetnya kurang memadai.
8. Penggunaan nota dengan mengirimkan email kurang efektif karena hanya sedikit para pelanggan yang aktif menggunakan email, dan pentingnya nota fisik khususnya untuk penjualan-penjualan yang menjadi piutang.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Arlow, J. dan Neustadt, I., 2005. UML 2 and the unified process: practical object-oriented analysis and design. Pearson Education. [2] Augusty Ferdinand. 2002. Kualitas Strategi
[3] Clans. 2017. Android Floating Action Button based on Material Design specification. [Online]
Available at:
https://github.com/Clans/FloatingActionButton [Accessed 14 April 2017]
[4] Dickson Kho. 2017. Analisis Regresi Linear Sederhana (Simple Linear Regression). [Online]
Available at:
http://teknikelektronika.com/analisis-regresi-linear-sederhana-simple-linear-regression/ [Accessed 26 Juni 2017]
[5] Google. 2017. Getting Started | Google Maps API. [Online]
Available at:
https://developers.google.com/maps/document ation/android-api/start
[Accessed 14 April 2017]
[6] Microsoft. 2015. Visual Basic. [Online] Available at:
https://msdn.microsoft.com/en-us/library/2x7h1hfk.aspx [Accessed 12 April 2017]
[7] Mulatsih, Retno. 2010. Studi Tentang Kinerja Tenaga Penjualan (Kasus Empiris Pada PT. Sinar Niaga Sejahtera Area Distribusi Jawa Tengah I). Tesis. Tidak diterbitkan. Fakultas Ekonomi. Universitas Diponegoro: Semarang [8] Raka, Dyasc A. H, Srikandi K dan Yusri A.
2014. Strategi Coverage, Distribution, Merchandising, Promotion Sebagai Upaya Peningkatan Sales Force dan Revenue. Jurnal Administrasi Bisnis (JAB) Vol. 10 No. 1 Mei 2014
[9] Spiro, Rosann L. and Barton A.Weitz. 1990. Adaptive Selling: Conceptualization, Measurement and Nomological Validity. Journal of Marketing Research. VI.XXVII [10] Sundari, Shinta S, Neneng S Uryani dan
Sulton K. 2016. Sistem Informasi Administrasi Terintegrasi Dengan Local Area Network pada Divisi Pertambangan CV. Putra Mandiri Menggunakan JAVA. Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2016
[11] ZXing. 2015. Official ZXing (Zebra Crossing) project home. [Online]
