makalah supervisi pendidikan
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ilmu administrasi merupakan ilmu yang membahas tentang usaha – usaha manusia dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja di dalam suatu organisasi, yang mengarahkan metode dan alat kerja yang tepat, juga memiliki perhatian yang besar terhadap pembinaan dan pengaturan sumber daya manusia sebagai unsur pelaksana.
Lembaga pendidikan sebagai salah satu bentuk organisasi tidak dapat melepaskan diri dari kegiatan administrasi. Di lingkungan lembaga pendidikan sejumlah manusia terlibat di dalamnya yang harus bekerja sama dalam mencapai satu tujuan. Usaha pembinaan, pengembangan, dan pengendalian lembaga pendidikan tidak dapat terlepas dari masalah metode dan alat serta masalah manusianya sendiri yang harus mampu mewujudkan kerja secara efektip. Oleh karena itu, dalam usaha pembinaan dan pengendalian lembaga pendidikan sangat diperlukan penerapan ilmu administrasi.
Setiap orang yang terlibat dalam kegiatan pendidikan pada dasarnya harus memiliki kemampuan untuk melaksanakan tugas – tugas yang diembannya secara kreatif dan bertanggung jawab. Tugas – tugas yang dimaksud adalah upaya pengendalian kerja sama yang berkaitan dengan berbagai kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan penilaian ( evaluasi ) , serta proses komunikasi, yang kesemuanya diarahkan pada upaya pencapaian tujuan yang sama.
evaluator dan supervisor pendidikan dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan pendidikan.
Administrasi suatu lembaga pendidikan merupakan sumber utama manajemen dalam mengatur proses belajar-mengajar dengan tertib sehingga tercapai suatu tujuan penting dalam lembaga pendidikan tersebut. Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan formal menjadi sumber data pendidikan yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Kepala sekolah, Guru dan Tata Usaha di sekolah dalam melakukan tugasnya perlu didasarkan pada data – data yang akurat agar tugas tersebut dapat dilakukan sesuai prinsip efektip dan efisien. Kepala sekolah dan guru di sekolah sangat memrlukan data – data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari – hari. Data pendidikan yang terdapat di sekolah sangat banyak jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang berubah.
Dalam kegiatan pengelolaan sekolah atau Adminisrasi Sekolah maka bahasan – bahasanya adalah sebagai berikut :
1. Dalam Undang- undang Nomor 2 Tahun 1989 tentang sistem Pendidikan Nasional, Bab
I Pasal satu bahwa : Pendidikan adalah usaha sadar untuk menyiapkan peserta didik ( penulis, siswa/mahasiswa ) melalui kegiatan bimbingan , pengajaran, dan/atau latihan bagi tugasnya pada masa yang akan datang. Dalam adminisrasi pendidikan, bahasan yang pertama dan utama adalah mengelola/mengadministrasikan peserta didik.
2. Selanjutnya Tenaga Pendidik adalah anggota masyarakat yang bertugas membimbing,
mengajar dan melatih peserta didik. Jadi pendidik (guru) merupakan bahasan kedua setelah peserta didik.
3. Peserta didik dan pendidik (guru) berinteraksi melalui bahan pelajaran yang tersusun
kegiatan yang disebut Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) atau Proses Belajar Mengajar (PBM). KBM/PBM menjadi fokus dalam Administrasi Sekolah, karena segala upaya atau kegiatan yang dilakukan terhadap tujuan suksesnya mengelola sekolah yang berpusat dalam KBM/PBM. Seperti berbagai metode, inovasi, media dan sebagainya selalu di tuangkan di PBM.
4. KBM/PBM akan berhasil bila ditunjang dengan sarana dan prasarana.(Dinamakan
Administrasi sarana dan prasarana ).
5. KBM/PBM akan berhasil bila ditunjang dengan adanya anggaran/biaya yang memadai,
disebut administrasi Anggaran/Biaya keuangan sekolah.
6. KBM/PBM akan berhasil bila ditunjang dengan adanya tata laksana yang baik pula,
yang dinamakan administrasi tata laksana, yang dalam arti sempit yaitu kegiatan tulis menulis.
7. KBM/PBM akan berhasil bila seluruh kegiatan penunjangnya diorganisasikan dengan
sebaik – baiknya, termasuk pengorganisasian struktur, jenjang pendidikan, dan sebagainya, maka ada Administrasi Organisasi Pendidikan.
8. Akhirnya pendidikan sekolah sebagai lembaga sosial akan semakin lancar dan berhasil
dalam tugasnya, dan memperoleh simpati dari masyarakat bila dapat menjalin hubungan yang akrab dan serasi dengan dengan segenap masyarakat, yang disebut Husemas,(Hubungan sekolah dengan masyarakat). Administrasi Husemas ini di program, dilaksanakan dan dievaluasi demi keberhasilan selanjutnya.
Visualisasi dari terjadinya ke 8 (delapan) Bahasan Administrasi Sekolah secara kronologisk – logik adalah sebagai berikut :
Guru dan Pegawai Tata Usaha II
Peserta Didik I
Interaksi melalui bahan pelajaran
I
Interaksi melalui bahan pelajaran
PBM
KURIKULUM
Kurikulum
I
P
PBM akan semakin baik, efektip dan efisien, bila ditunjang Dengan Sarana dan Prasarana, Anggaran/Biaya,Tata Laksana, Organisasi dan Husemas.Demi tujuan Pendidikan
Yang ditetapkan. Sarana dan Prasarana
IV Tata Laksana
VI
Hubungan Sekolah dengan masyarakat
VIII Organisasi
VII
Rekapitulasi dari delapan Bahasan Administrasi Pendidikan adalah :
1. Administrasi Peserta Didik (siswa)
2. Administrasi Personel (guru dan Pegawai Tata Usaha
3. Administrasi Program Pengajaran
4. Administrasi Sarana dan Prasarana
5. Administrasi Anggaran / Biaya
6. Administrasi Tata Laksana/Tata Usaha
7. Administrasi Organisasi
8. Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat ( Husemas )
Selanjutnya bahasan ini secara keseluruhan harus di evaluasi dan di supervisi demi suksesnya Administrasi Sekolah.
Evaluasi pendidikan merupakan suatu proses untuk meneliti sampai berapa jauh tujuan pendidikan dalam jangka waktu tertentu tercapai. Dalam evaluasi, penilaian tidak hanya hasilnya saja tetapi mencakup keseluruhan program pendidikan ( termasuk di dalamnya metode pelaksanaan dan bahkan tujuannya). Secara umum ada beberapa fungsi pokok, antara lain :
a. Evaluasi sebagai alat pengukur kemajuan.
b. Evaluasi sebagai alat perencanaan.
c. Evaluasi sebagai alat perbaikan
Mengenai langkah – langkah yang perlu ditempuh dalam proses evaluasi adalah :
a. Menetapkan dan merumuskan tujuan, sehingga jelas apa yang akan dinilai
b. Menetapkan alat atau teknik evaluasi yang sesuai dan tepat, guna mendapatkan data
yang cukup valid. Alat evaluasi meliputi berbagai jenis seperti : - Observasi
- Interview
- Angket
- Test
- Catatan dan laporan
d. Mengadakan interprestasi dan kesimpulan, yakni dengan mengelompokkan data yang
telah digali dan kemudian diklasipikasikan.
e. Membuat diagnose dan follow-up, yakni dari hasil interprestasi dan kesimpulan yang
ada, dibuat gambaran yang jelas dan kemudian dicarikan jalan ke arah perbaikan serta penyempurnaan.
Sedangkan supervisi merupakan tugas yang harus dilaksanakan oleh pimpinan pendidikan (kepala sekolah). Dlam hal ini disebut sebagai suatu tata kerja seorang pemimpin pendidikan untuk memberikan pimpinan dan penilaian kritis terhadap proses belajar mengajar.
Peranan supervisi dalam mencapai tujuan supervisi yang efektif adalah membantu pada guru untuk lebih sadar akan kekurangan dan berusaha mencari jalan keluar untuk memperbaiki kekurangan itu lewat kegiatan-kegiatan KKG /MGMP misalnya :
Memotivasi para guru dalam meningkatkan situasi
Belajar efektif sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai
Membangkitkan konsekuensi pada guru akan adanya perubahan di masyarakat
Kedudukan supervisi dalam program pendidikan adalah alat untuk mengevaluasi keberhasilan suatu lembaga pendidikan dengan melalui bimbingan profesional bagi guru agar sadar dalam meningkatkan kinerjanya untuk tercapainya tujuan supervisi itu sendiri.
Tujuan Supervisi Pendidikan adalah memberikan bantuan teknis dan bimbingan kepada guru dan staf agar personal tersebut mampu meningkatkan kualitas kinerjanya, dalam melaksanakan tugas dan melaksanakan proses belajar mengajar
Tujuan khusus supervisi pendidikan adalah
Meningkatkan mutu kinerja guru
Meningkatkan keefektifan kurikulum sehingga berdaya guna dan terlaksana
Meningkatkan efektivitas dan effisiensi sarana dan prasana yang ada untuk dikelola dan dimanfaatkan dengan baik untuk mengoptimalkan keberhasilan siswa
Meningkatkan kualitas pengelolaan sekolah
Meningkatkan kualitas situasi umum sekolah, tercipta situasi aman tenang,
tentram, kondusif dan akan meningkatkan kualitas keberhasilan.
Fungsi Supervisi Pendidikan
Mengkoordinasikan semua usaha sekolah : usaha tiap guru, usaha-usaha
sekolah, usaha-usaha pertumbuhan jabatan
Memperlengkapi kepemimpinan sekolah – Melatih dan memperlengkapi
guru-guru agar mereka memiliki keterampilan dan kepemimpinan dalam kepemimpinan sekolah
Memperluas pengalaman guru
Memberikan fasilitas dan penilaian yang kontinyu/terus menerus
Menganalisa sistem belajar/situasi belajar
Memberi pengarahan dan keterampilan pada setiap bangsa
Menintegrasi tujuan dan pembentukan kemampuan.
B. Rumusan Masalah
1. Pengertian Administrasi Pendidikan/Sekolah
2. Prinsip dan Peranan Administrasi Sekolah
3. Ruang Lingkup Administrasi Sekolah
4. Fungsi – fungsi pokok Administrasi Sekolah
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Tujuan Administrasi Pendidikan dan Administrasi
Kata administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri atas kata ad dan
ministrate. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan to dalam bahasa Inggris , yang
berarti “ke” atau kepada. Dan ministrate sama artinya dengan kata to serve atau to
conduct, yang berarti “melayani” ,”membantu”, atau “mengarahkan”. Dalam bahasa
Inggris, to administrate berarti “mengatur”,”memelihara”, dan “mengarahkan”. 1[1]
Sondang P. Siagian mengatakan bahwa Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan keputusan yang telah diambil, dan pelaksanaan keputusan yang telah diambil, dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau
lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.2[2]
Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah tata usaha,yang meliputi catat mencatat,tulis menulis, mengetik, korespodensi, kearsipan dan sebagainya. Dalam arti luas adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya
Dari berbagai rumusan mengenai pengertian administrasi yang telah dikemukakan adanya persamaan mengenai unsur-unsur yang harus ada dalam suatu definisi administrasi, yaitu :
1. Administrasi merupakan kegiatan manusia atau sebagai gejala social, Karena berlangsung dalam interaksi antar sejumlah manusia.
2. Administrasi merupakan proses berupa kegiatan-kegiatan atau rangkaian kegiatan/ perbuatan atau kejadian-kejadian yang kompleks.
3. Rangkaian kegiatan itu berupa usaha kerja sama sekelompok manusia atau sejumlah personal.
4. Kerja sama untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan melalui pembagiantugas atau pekerjaan, tidak sebagai pengkotakan kerja, akan tetapi sebagai
satu kesatuan kerja, yang semuanya terarah pada pencapaian tujuan.3[3]
Sedangkan Administrasi Pendidikan diartikan :
1
2
a. “Administrasi Pendidikan adalah suatu cara kerja antar manusia dalam rangka
mencapai tujuan pendidikan.”
b. Administrasi Pendidikan adalah keseluruhan proses membuat tersedianya sumber –
sumber personil dan material yang sesuai dan efektif bagi tercapainya tujuan suatu kerja pendidikan.
c. “Administrasi Pendidikan ialah suatu kegiatan sekolah yang meliputi usaha – usaha
besar, seperti : usaha – usaha koordinasi, korespodensi, kontrol perlengkapan dan sebagainya sampai kepada usaha – usaha kecil dan sederhana, seperti menjaga
sekolah”.4[4]
Dalam buku Kurikulum, usaha-usaha Perbaikan dalam bidang Pendidikan dari Departemen P dan K, dapat kita baca tentang rumusan administrasi pendidikan sebagai berikut :”Administrasi Pendidikan adalah suatu proses keseluruhan, kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan, pengkoordinasasian, pengawasan dan pembiayaan, dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personel, materiil, maupun spirituil,
untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien”.5[5]
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa administrasi Pendidikan merupakan serangkaian kegiatan sebagai proses untuk mendayagunakan secara tepat-guna dan berhasil – guna sumber – sumber material dan personal yang terrsedia untuk mencapai tujuan pendidikan.
Bertitik tolak dari definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan administrasi pendidikan mengandung pengertian yang lebih luas daripada administrasi sekolah. Administrasi sekolah merupakan bagian dari administrasi pendidikan. Administrasi pendidikan meliputi kegiatan – kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan pendidikan di suatu negara atau pendidikan pada umumnya. Sedangkan administrasi sekolah kegiatan-kegiatannya terbatas pada pelaksanaan pengelolaan pendidikan di sekolah sehingga kita mengenal adanya administrasi sekolah dasar, administrasi sekolah lanjutan, administrasi perguruan tinggi, dan sebagainya.
4
Pada hakekatnya penerapan ilmu administrasi dalam dunia pendidikan, atau dalam pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha praktek pendidikan. Oleh karena itu kepala sekolah hendaknya juga sebagai seorang administrator.
Data pendidikan yang terdapat di sekolah khususnya tingkat menengah sangat banyak macam dan jenisnya. Agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga memperlancar kegiatan administrasi data yang banyak jenisnya dan kelompoknya itu dapat dikelompokkan menjadi 6 jenis, yaitu :
1. Administrasi program pengajaran
Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar diperlukan 17 format yang harus diisi oleh kepala sekolah maupun guru secara rutin, teratur dan benar.Untuk itu disediakan format serta petunjuk pengisiannya.
2. Administrasi kesiswaan
Dalam buku pedoman administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagidalam tiga tahap waktu, terdapat beberapa jenis kegiatan.
Untuk itu satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu, yaitu awal tahun pelajaran, selama tahun pelajaran dan akhir tahun pelajaran.
Format ini dapat digunakan untuk semua jenjang pendidikan, dengan memodifikasi data mengenai siswa.
3. Administrasi kepegawaian
Buku pedoman administrasi kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitandengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.
Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah yangmenyeluruh dan berkelangsungan.
4. Administrasi keuangan di dalam buku pedoman dijelaskan dasar atau/dan pengertian administrasi dalam pengelolaan keuangan di suatu sekolah. Didalamnya dibahas antara lain :
a. Asas pemisahan tugas (otorisator, ordonator dan bendaharawan)
b. Perencanaan anggaran tahunan sekolah ( RAPBS)
- Dasar hukum
- Pembukuan setiap transaksi
- Pertanggungjawaban
- Pelaporan / Pendapatan
d. Pengawasan.Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah.
e. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan.6[6]
5. Administrasi perlengkapan/ barang.
Sarana pendidikan adalah peralatan dan perlengkapan yang secara langsungdigunakan dan menunjang proses pendidikan, khususnya proses belajar mengajar,seperti : gedung, ruang kelas, meja, kursi, serta alat-alat dan media
pengajaran.7[7]
Dalam undang-undang system pendidikan nasional nomor 20 tahun 2003, menyatakan dalam pasal 45 bahwa sarana prasarana pendidikan yaitu :
a. Setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasaranayang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual, social, emosional dankejiwaan peserta didik.
b. Ketentuan mengenai sarana dan prasarana pendidikan pada semua satuan pendidikan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut dengan peraturan pemerintah. 6. Persuratan
Persuratan merupakan sarana komunikasi tertulis atau alat untuk mengadakanhubungan dengan orang lain yang menggunakan kertas dan tulisan sebagai medianya.
Berarti surat adalah alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain.Adapun jenis surat dibedakan menurut :
a. Menurut isi dan asalnya, terdiri dari : surat resmi atau surat dinas, surat pribadidan surat niaga.
6
b. Menurut maksud dan tujuannya terdiri dari : surat pemberitahuan, suratkeputusan, surat perintah, surat permohonan, surat peringatan, surat panggilan,surat penawaran, surat perjanjian, surat pesanan, surat laporan, surat pengantar dan surat lamaran kerja. c. Menurut wujudnya, terdiri dari : kartu pos, warkat pos, surat bersampul, telegram,dan
teleks, faksimil.
d. Menurut sasarannya, terdiri dari : surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. e. Menurut jaminan dan keamanan isinya, terdiri dari : surat sangat rahasia, suratrahasia,
surat konfidensil (terbatas) dan surat biasa.
f. Menurut urgensinya, terdiri dari : surat biasa, surat penting dan surat sangatrahasia.g. Menurut cara penyampaiannya, terdiri dari : surat biasa, surat kilat dan surat kilatkhusus.
B. Prinsip dan peranan Administrasi Sekolah
Dalam melaksanakan tugasnya seorang administrator perlu memperhatikan prinsip-prinsip dasar yang harus dipenuhi agar dapat mencapai sukses dalam tugasnya, prinsip-prinsip tersebut antara lain :
1. Prinsip efisiensi : administrator sekolah akan berhasil dalam tugasnya bila
diamenggunakan semua sumber tenaga, dana dan fasilitas yang ada secara efisien.
2. Prinsip pengelolaan : administrator akan memperoleh hasil yang paling efektif
danefisien dengan cara melakukan pekerjaan manajemen yang baik yakni merencanakan,mengorganisasikan, mengarahkan, dan melakukan pemeriksaan (pengontrolan). memperhatikanhubungan antara manusia, pelaksanaan tugas serta memperhatikan situasi dan kondisiyang ada.
Beberapa pengertian dan tujuan dan peranan administrasi secara umum telah diterangkan di bab pendahuluan, maka administrasi Pendidikan sebagai ilmu administrasi terapan dapat diartikan sebagai serangkaian kegiatan atau keseluruhan proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan di lingkungan
tertentu, terutama lembaga pendidikan formal.8[8]
Purwanto dan Djojopranoto (1981:4) juga mengatakan bahwa Administrasi Pendidikan adalah proses keseluruhan kegiatan bersama dalam bidang yang meliputi Perencanaan, Pengorganisasian,Pengarahan,Pengawasan dan Pembiayaaan dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia, baik personil, materil maupun
spirituil untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektip dan efisien9[9].
Tujuan Administrasi Pendidikan adalah memberikan sistematika kerja dalam mengelola pendidikan, sehingga tugas-tugas operasional kependidikan dapat dilaksanakan secara efektip dan efesien menuju sasaran atau tujuan yang ditetapkan.
C. Ruang Lingkup Adminisrasi Sekolah
Berdasarkan ruang lingkupnya, administrasi pendidikan bersifat makro yaitu
administrasi pendidikan bertaraf nasional (sampai internasional) seperti yang dilakukan oleh Dinas Pendidikan Pusat (yaitu Direktorat dan Inspetorat Jendral. Administrasi
dalam lingkup mezo adalah administrasi pendidikan bertarap propinsi seperti Dinas
Pendidikan Propinsi,Kabupaten,Kecamatan,dan Kordinator Perguruan Tinggi Swasta.
Administrasi Pendidikan dalam lingkup mikro adalah administrasi pendidikan
bertaraf lokal seperti Perguruan Tinggi dan Sekolah.
Administrasi pendidikan memiliki sedikitnya empat unsur, yaitu :
i. Tujuan yang akan dicapai
ii. Adanya proses kegiatan bersama
iii. Adanya pemanfaatan sumber daya, dan
8
iv. Adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,
dan pengawasan terhadap sumber daya yang ada.
b. Bahasan bahasan data Administrasi pendidikan(seperti yang diungkapkan di bab
pendahuluan) yang terdapat di sekolah khususnya tingkat menengah sangat banyak macam dan jenisnya agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga memperlancar kegiatan administrasi data maka data itu dikelompokan menjadi 8 bahasan yaitu :
1). Administrasi Peserta Didik
Administrasi Peserta Didik (Siswa) adlah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan dan perlu dilakukan pembinaan secara kontinyu (terus menerus) terhadap seluruh peserta didik (dalam lembaga pendidikan yang bersangkutan) agar dapat mengikuti proses belajar mengajar (PBM) secara efektif dan efisien, demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Siswa sebagai unsur organisasi sekolah berkedudukan sentral pada kegiatan PBM. Siswa dianggap menjadi masukan dan yang mengalami pertumbuhan di sekolah dan diharapkan menjadi tujuan pendidikan.
Dalam buku Pedoman Administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu, terdapat beberapa jenis kegiatan, yaitu :
a) Awal tahun pelajaran
b) Selama tahun pelajaran
c) Akhir tahun pelajaran.
Dengan tujuh jenis kegiatan , yaitu :
Kemudian juga ada dua puluh satu ( 21) format, yaitu :
a. Surat pendaftaran siswa baru
b. Daftar calon siswa siswa baru kelas 1
c. Daftar siswa baru kelas 1
d. Buku induk siswa
e. Buku klapper
f. Jumlah siswa menurut kelas asal dan jenis kelamin
g. Jumlah siswa menurut kelas, jenis kelamin dan usia
h. Papan absensi kehadiran siswa (kelas)
i. Papan absensi kehadiran siswa (sekolah)
j. Buku absensi siswa
k. Rekapitulasi absensi siswa dalam satu bulan
l. Surat permohonan pindah
m. Surat keterangan pindah
n. Mutasi siswa selama semester
o. Daftar calon peserta ujian
p. Tanda peserta ujian
q. Daftar peserta ujian dan prestasinya
r. Daftar masuk SMP
s. Daftar siswa masuk yang naik kelas
t. Rekapitulasi siswa naik kelas dan berhasil dalam ujian nasional (UN)
Format ini dapat digunakan untuk di semua jenjang pendidikan dengan memodifikasi data mengenai siswa.
Administrasi peserta didik berdasarkan kegiatan kelas, dibagi menjadi dua kegiatan yaitu di luar kelas dan di dalam kelas. Kegiatan – kegiatan di luar kelas meliputi :
i. Penerimaan peserta didik ( siswa) baru, meliputi :penyusunan panitia beserta program
ii. Pencatatan peserta didik baru dalam buku induk dan buku klapper (mengutamakan
pengisian berdasarkan abjad, data yang diisikan yaitu identitas,orang tua /wali,alamat dan sebagainya), contoh format buku klapper:
BUKU DAFTAR NAMA SISWA MENURUT ABJAD (BUKU KLAPPER)
No.Uru
01 Andi L 992923 2010 2012 lulus A
3. Pembagian seragam sekolah beserta kelengkapannya
4. Pembagian Kartu Anggota Osis beserta Tata Tertib Sekolah/sanksi
5. Pembinaan peserta didik,dan kesejahtaraan peserta didik, meliputi :
Kesejahtraan mental/spiritual (penyediaan tempat ibadah,BP dan
sebagainya),organisasi(Osis,PMR,dll), kegiatan ekstrakurikuler ,kesejahteraan akademik (tersedianya perpustakaan,laboratorium,UKS,bimbingan belajar (Bimbel). Dan kegiatan di ddalam kelas meliputi :
a. Pengelolaan Kelas (menciptakan dan mempertahankan kondisi kelas,dekorasi,
ventilasi, pencahayaan, dan sebagainya)
b. Interaksi belajar mengajar yang positif
c. Pemberian remedial dan pengayaan
d. Pembentukan pengurus kelas, dan organisasi kelas
e. Penyediaan media belajar ddan alat/bahan penunjang belajar lainnya.
2). Administrasi Personel ( Guru dan Tata Usaha )
Personel (Belanda : personeel) atau personnel (Inggris) atau pegawai/karyawan sekolaah terdiri dari :
- Tenaga Edukatif yaitu guru atau pengajar tetap dan tidak tetap (honorer)
- Tenaga non-edukatif atau administratif atau pegawai tata usaha (TU) tetap dan honorer.
Buku pedoman administrasi kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah yang menyeluruh dan berkelansungan.
Hal ini meliputi penataan tentang :
1) Pengangkatan dan penempatan tenaga guru
2) Organisasi personnel guru-guru
3) Masalah kepegawaian dan kesejahteraan guru
4) Rencana orientasi bagi tenaga guru baru
5) Penilaian kemajuan guru – guru
6) Inservice training dan up-grading guru
3). Administrasi Program Pengajaran
Ada 17 format yang harus diisi oleh kepala sekolah maupun guru secara rutin, teratur dan benar. Format format ini adalah sebagai berikut :
PK 1 = Jadwal pelajaran
PK 2 = Daftar Pembagian Tugas Mengajar bagi guru
PK 3 = Daftar Pemeriksaan tugas mengajar bagi guru
PK 4 = Daftar Penyelesaian kasus di sekolah
PK 5 = Daftar hasil Evaluasi Belajar Tahap Akhir
PK 6 = Rekapitulasi Kenaikan Kelas/kelulusan
PK 7 = Daftar Penyerahan STTB kepada lulusan EBTA/EBTANAS
PK 8 = Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas
PK 9 = Hubungan kemasyarakatan
PK 10 = Laporan Penelitian Hasil Belajar Siswa
PK 12 = Program Semester
PK 13 = Persiapan Mengajar
PK 14 = Program Bimbingan Konseling
PK 15 = Daftar Nilai
PK 16 = Pencapaian Target dan Daya serap Kurikulum
PK 17= Daftar Penyerahan Raport
4). Administrasi Sarana dan Prasarana
Merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan diusahakan secara bersungguh-sungguh serta pembinaan secara kontinyu terhadap benda-benda pendidikan agar siap pakai (ready for use) dalam PBM agar semakin efektif dan efisien.
Sarana Pendidikan adalah peralatan dan kelengkapan yang secara lansung digunakan dan menunjang proses pendidikan, khususnya proses belajar mengajar,
seperti : gedung, ruang kelas, meja, kursi, serta alat-alat dan media pengajaran10[10]
Kegiatan operasional administrasi sarana prasarana ,meliputi :
1. Perencanaan Pengadaan Barang
2. Pengadaan/pengaturan barang
3. Penyimpanan , Inventarisasi, penyaluran
4. Pemeliharaan, Rehabilitasi
5. Penghapusan dan Penyingkiran
6. Pengendalian/ dasar pengetahuan mengenai perpustakaan
5. Administrasi anggaran Keuangan
Secara umum, pembiayaaan pendidikan dibedakan menjadi dua jenis, yaitu : biaya rutin (recurring cost) dan biaya modal (capital cost). Recurring cost pada intinya mencakup keseluruhan biaya operasional peyelenggaraan pendidikan, seperti biaya administrasi,pemeliharaan fasilitas,pengawasan, gaji,biaya kesejahteraan, dan lain-lain. Dan capital cost sering disebut dengan biaya pembangunan fisik,pembelian tanah, dan pengadaan barang-barang lainnya yang didanai melalui anggaran pembangunan.
6. Administrasi Tata Laksana/ Tata Usaha
Merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan,menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh administrasi sekolah. Hal ini meliputi :
a). Organisasi dan struktur pegawai tata usaha
b). Anggaran belanja keuangan sekolah
c). Masalah perlengkapan dan perbekalan
d). Keuangan dan pembukuan
e). Laporan-laporan (bulanan, dan tahunan)
f). Surat –menyurat
g). Masalah pengangkatan, pemindahan,penempatan dan
pemberhentian pegawai
h). Pengisian buku pokok, klapper, rapor dan sebagainya
7. Administrasi Organisasi
Merupakan susunan kerja dengan penempatan struktur jabatan kerja serta penentuan personel-personelnya dalam suatu kerjasama berserta hak, kewajiban, dan tanggung jawabnya masing-masing, agar tersusun pola kegiatan menuju tercapainya tujuan bersama.
Di sekolah dapat dilihat struktur organisasi sekolah (biasanya) tersusun dengan urutan dari atas ke bawah : kepala sekolah, wakil kepala sekolah, ketua jurusan/koordinator program, wali kelas, guru, dan siswa. Berdasarkan tingkat atau jenjang sekolah, organisasi formal di Indonesia tersusun dari tingkat bawah sampai atas yaitu, TK, SD,SMP,SMA,DAN PERGURUAN TINGGI.
8.. Hubungan sekolah dan masyarakat.(Husemas)
Tujuan Husemas ini adalah meningkatkan popularitas sekolah dimata masyarakat, sehingga prestasi sekolah dapat meningkat pula.
a. sekolah adalah bagian yang integral dari masyarakat(bukan lembaga yang terpisah dari
masyarakat.
b. Hak hidup dan kelansungan hidup sekolah bergantung pada masyarakat.
c. Sekolah adalah lembaga sosial yang berfungsi untuk melayani anggota-anggota
masyarakat dalam bidang pendidikan
d. Kemajuan sekolah ddan kemajuan yang berfungsi untuk berkorelasi; keduanya saling
membutuhkan
e. Masyarakat adalah pemilik sekolah ; sekolah ada karena masyarakat memerlukannya.
Hubungan kerja sama sekolah dengan masyarakat dapat digolongkan menjadi
tiga jenis11[11] , yaitu :1
1) Hubungan Edukatip yaitu : hubungan kerja sama dalam hal mendidik/murid,antara guru
di sekolah dan orang tua di dalam keluarga. Adanya hubungan ini dimaksudkan agar tidak terjadi perbedaan prinsip atau bahkan pertentangan yang dapat mengakibatkan keragu-raguan pendirian dan sikap pada diri anak/murid. Antara sekolah yang diwakili oleh guru dan orang tua tidak saling berbeda atau berselisih paham, baik tentang norma-norma etika maupun norma-norma sosial yang hendak ditanamkan kepada anak-anak didik mereka. Juga kerja sama dalam usaha memenuhi fasilitas-fasilitas yang diperlukan untuk belajar di sekolah maupun di rumah, dalam memecahkan masalah – masalah yang menyangkut kesulitan belajar maupun kenakalan anak – anak.
2) Hubungan Kultural ialah usaha kerja sama antara sekolah dan masyarakat yang
memungkinkan adanya saling membina dan mengembangkan kebudayaan masyarakat yang memungkinkan adanya saling membina dan mengembangkan kebudayaan masyarakat tempat sekolah itu berada. Sekolah merupakan suatu lembaga yang seharusnya dapat dijadikan barometer bagi maju mundurnya kehidupan cara berpikir,kepercayaan, kesenian, adat istiadat dan sebagainya.
3) Hubungan institusional, yakni hubungan kerja sama antara sekolah dengan
lembaga-lembaga atau instansi-instansi resmi lain, baik swasta maupun pemerintah, seperti kerja sama antara sekolah dengan sekolah lain, dengan kepala pemerintah setempat, jawatan penerangan, jawatan pertanian, perikanan,peternakan, dengan
perusahan negara atau swasta, yang berkaitan dengan perbaikan dan perkembangan pendidikan pada umumnya.
Hal ini mencakup hubungan sekolah dengan sekolah- sekolah lain, hubungan sekolah dengan pemerintah setempat, hubungan sekolah dengan instansi- instansi lain, dan hubungan sekolah dengan masyarakat pada umumnya. Semua hubungan itu diharapkan menjadi hubungan kerja sama yang bersifat pedagogis, sosiologis, dan produktif,yang mendatangkan keuntungan dan perbaikan serta kemajuan bagi kedua belah pihak. Untuk ini kepala sekolah memegang peranan penting dan menentukan.
Manfaat dari Husemas adalah menambah simpati masyarakat yang dapat meningkatkan harga diri (prestise) sekolah,serta dukungan masyarakat terhadap sekolah secara spiritual dan material/finansial.
D. Fungsi – fungsi Pokok Administrasi Sekolah
Proses administrasi pendidikan meliputi fungsi-fungsi. Perencanaan organisasi ,koordinasi, komunikasi, supervisi kepengawaian pembiayaan dan evaluasi. Semua fungsi, satu sama lain sangat berhubungan erat. Untuk gambaran secara jelas tentang fungsi,yaitu:
a. Perencanaan
Suatu program ataupun konsepsi memerlukan perenncanaan terlebih dahulu sebelum dilaksanakan.
Perencanaan (planning)adalah aktivitas yang memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yan tertuju pada tercapainya maksud dan tujuan pendidikan.
Aspek perencanaan meliputi : a) apa yang dilakukan,b)siapa yang harus melakukan c)kapan dilakukan,d)dimana akan dilakukan,e)bagaimana melakukannya,f)apa saja yang perlu dilakukan agar terdapat tujuan yang maksimal.
Perencanaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu berlansung. Di dalam perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan, yaitu : faktor tujuan dan faktor sarana.
Yaitu aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapai maksud dan tujuan pendidikan. Pengorganisasian merupakan suatu proses dalam mengelompokkan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab,sehingga secara bersama-sama dapat berupaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan sebeluimnya. Pendayaan sumber-sumber yang ada disebut manajemen sedangkan usaha untuk mewujudkan kerjasama sekelompok manusia yang terlibat didalam kegiatan disebut pengorganisasian. Pengorganisasian mengandung manfaat sebagai berikut :
1. Dengan adanya pengorganisasian maka setiap bidang akan mempunyai wadah
2. Antara bidang satu dengan yang lain dapat diketahui batas-batas wewenangnya dan
tanggung jawabnya
3. Dengan adanya struktur organisasi dapat diketahui jalur hubungan kerja, baik yang
sifatnya vertikal maupun horizontalnya. c. Pengoordinasian (coordinating)
Adalah aktivitas membawa orang-orang, material,pikiran-pikiran, teknik-teknik dan tujuan ke dalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan. Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang,memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin.
Rencana atau program-program pendidikan yang harus dilaksanakan di sekolah-sekolah sifatnya sangat kompleks dan mengandung banyak segi yang saling bersangkut paut satu sama lain.
d. Komunikasi
Komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak memperngaruhi sikap dan perbuatan orang –orang dalam struktur organisasi. Komunikasi ada dua macam ,yaitu : komunikasi bebas dan komunikasi terbatas.
e. Supervisi
Jadi, fungsi supervisi yang terpenting adalah :
1. Menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat yang apakah
diperlukan ,dan
2. Memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan.
Supervisi ada dibedakan menjadi dua , yaitu ;
a. Supervisi akademik yaitu : supervisi yang menitikberatkan pengamatan pada masa
akademik yang lansung berada dalam lingkup kegiatan pembelajaran yang dilakukan oleh guru untuk membantu siswa ketika sedang dalam proses belajar
b. Superrvisi administrasi yang menitikberatkan pengamatan pada aspek administrasi
yang berfungsi sebagai pendukung terlaksananya pembelajaran.12[12]
f. Kepegawaian (staffing)
Di dalam pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar persona-persona yang menduduki jabatan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi dipilih dan diangkat orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang dipegangnya.
Masalah selanjutnya yang harus di perhatikan di dalam kegiatan kepegawaian ialah pemberian motivasi kepada para pegawai agar selalu giat, kesejahteraan pegawai (jasmani maupun rohani), insentif dan penghargaan atas jasa-jasa mereka, konduite dan bimbingan untuk dapat lebih maju, adanya kesempatan untuk meng-upgrade diri, masalah pemberhentian dan pensiun pegawai.
g. Pembiayaan (Budgeting)
Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan biaya. Masalah biaya harus dipikirkan dalam perencanaan sampai pelaksanaan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan ,yaitu : - Perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan
- Darimana dan bagaimana biaya itu di dapat/diperoleh
- Bagaimana penggunaannya
- Siapa yang melaksanakannya
- Bagaimana pembukuannya dan pertanggungjawabannya
- Bagaimana pengawasannya.
h. Penilaian (evaluating)
Adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai dimana
Pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah ditetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan oleh unsur pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan adanya evaluasi.
PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi pendidikan ialah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personel, spiritual maupun material, yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan. Sedangkan pendidikan, baik diartikan sebagai proses maupun sebagai produk, adalah masalah perorangan. Anak didik sendirilah yang harus membuat sendiri perubahan di dalam dirinya sesuai yang dihendakinya. Proses pendidikan terjadi di dalam diri individu, dan produk pendidikan menyatakan diri di dalam tingkah lakunya.
Di dalam proses administrasi pendidikan pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat di dalam proses pencapaian tujuan pendidikan itu diintegrasikan, diorganisasikan dan dikoordinasi secara efektif, dan semua materi yang diperlukan dan yang telah ada dimanfaatkan secara efisien.
Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan guru – guru di sekolah. Peningkatan kemampuan tersebut akan bersipat positif, yaitu makin meningkatnya efesiensi, mutu dan perrluasan pada kinerja di dunia pendidikan.
Administrasi Pendidikan atau administrasi sekolah tidak hanya menyangkut soal tata usaha sekolah, tetapi menyangkut semua kegiatan sekolah, baik yang mengenai materi, personel, perencanaan, kerja sama, kepemimpinan, kurikulum, dan sebagainya, yang harus diatur sehingga menciptakan suasana yang memungkinkan terselenggaranya kondisi – kondisi belajar mengajar yang baik sehingga mencapai tujuan pendidikan.
Tanpa administrasi dan kepemimpinan yang baik, sulit kiranya bagi sekolah untuk berjalan lancar menuju ke arah tujuan pendidikan dan pengajaran yang seharusnya dicapai oleh sekolah.
B. Saran saran
Semua kegiatan sekolah akan dapat berjalan lancar dan berhasil jika pelaksanaannya melalui proses – proses yang menuruti garis dari fungsi – fungsi administrasi pendidikan.
Tanpa adanya administrasi pendidikkan atau administrasi sekolah yang baik maka kemungkinan sekali segala upaya peningkatan mutu bidang pendidikan akan gagal sama sekali. Bidang atau aspek apapun yang dibenahi akhirnya kembali pada prasyarat utama yaitu penyelenggaraan administrasi pendidikan yang handal. Jadi administrasi pendidikan adalah sangat berperan dalam proses penyelenggaraan pendidikan baik sebagai sarana maupun sabagai alat penataan bagi komponen pendidikan lainnya.
Administrasi pendidikan pada dasarnya adalah media untuk mencapai tujuan pendidikan secara produktif, efektip dan efisien. Dari berbagai pengertian administrasi harus mengandung unsur :
1. Tujuan yang akan ddicapai
2. Adanya proses kegiatan bersama
3. Adanya pemanfaatan sumber daya, dan
4. Adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian,penggerakkan, dan
DAFTAR PUSTAKA
Ary H.Gunawan. 2002. Administrasi Sekolah,Administrasi Pendidikan Mikro. Jakarta :
Rineka Cipta. Cet.1
Edi Suharto.2005. Membangun Masyarakat Memberdayakan Rakyat, Bandung:Refika
Aditama.
Herabudin, 2009, Administrasi dan Supervisi Pendidikan,Bandung : Pustaka Setia,
2009
Mukhtar dan Iskandar.2009. Orientasi Baru Supervisi Pendidikan. Jakarta : Gaung
Persada.Cet.1
M. Ngalim Purwanto.2009. Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung : Remaja
Rosdakarya cet.19
M. Ngalim Purwanto.2010. Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung : Remaja
Rosdakarya cet.20
Rifa’i. 2005. Administrasi dan Supervisi Pendidikan, Bandung :Sekar Jaya.
Martinis Yamin, 2007. Profesional guru dan Mutasi KTSP. Jakarta: Gaung Persada
Press.
Martinis Yamin, 2011.profesional guru dan Implement KTSP. Jakarta : Gaung Persada
Press.
