LEMBAGA : INFORMASI DAN KOMUNIKASI

BERITA ACARA MONITORING SISTEM PENJAMINAN MUTU

LEMBAGA INFORMASI DAN KOMUNIKASI(LIFOKOM)

UNIVERSITAS MURIA KUDUS

SEMESTER GASAL TAHUN 2014/2015

Pada hari ini Senin tanggal 12bulan Januari tahun 2015, telah dilaksanakan Monitoring

Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas untuk Semester Gasal Tahun 2014/2015 pada:

LEMBAGA : INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Dengan hasil sebagaimana yang telah diuraikan dalam Borang Monitoring Sistem

Penjaminan Mutu Tingkat Lembaga Informasi dan Komunikasi (terlampir).

Hasil monitoring tersebut harus ditindaklanjuti oleh Pimpinan Lembaga dan akan

digunakan sebagai bahan evaluasi pada monitoring berikutnya.

Kudus, 12Januari 2015

Ka. Lifokom

Ketua Tim Monitoring

Drs. Muh Syafei, M.Pd

Endang Supriyati, S.Kom, M.Kom

BORANG MONITORING

LEMBAGA INFORMASI DAN KOMUNIKASI(LIFOKOM)

UNIVERSITAS MURIA KUDUS

SEMESTER GASAL TAHUN 2014/2015

IDENTITAS

NAMA UNIT

:LEMBAGA INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Kudus, 12 Januari 2015

Ka. UPT Linfokom

Petunjuk Pengisian

1. Beri tanda contreng pada YA jika pernyataan sesuai dengan kenyataan atau TIDAK jika pernyataan tidak sesuai dengan kenyataan 2. Beri uraian pada pernyataan yang terbuka (jika tidak dapat dijelaskan dengan YA dan TIDAK).

3. Beri uraian pada kolom dokumen bukti fisik yang mendukung pernyataan.

A. Implementasi SPM UMK

NO. PERNYATAAN YA TIDAK DOKUMEN Hasil Monitoring

1. Unit kerja kami telah menerapkan Sistem penjaminan mutu UMK

√ Renop

Manual Prosedur Instruksi Kerja

- Komitmen mutu sdh berlangsung Kegiatan sudah dilakukan semua. - Sdh melaksanakan PMB, Kerjasama,

Humas

- Dokumen blm Ada ( MP dan IK) - Secara praktek kegiatan mutu sdh

dilakukan, dokumen belum dibuat berdasarkan format BPM.

- Renop masih softcopy - Renop berjalan 80%

- Mhs paling banyk mendapat info dari brosur dan web, tabloid Infomuria - Ada hasil penelitian dari PMB

Saran : Pendampingan pembuatan dokumen dari BPM

2. Unit kerja kami telah menyusun Dokumen pengelolaan Sistem Linfokomyang terdiri dari:

a.

Manual Prosedur

b.

Instruksi Kerja

c.

Rencana Kerja

√ Sama dengan point no.1.

3. Unit kami telah mensosialisasikan manual prosedur kepada staf melalui :

a.

Rapat

√ - Buku Notulen Rapat,

- Dokumen kerjasama instansi, institusi, kantor pemerintahan dalam negeri dan luar negeri.

4. Unit kami telah melaksanakan kerja sesuai dengan manual prosedur.

√ Indikator MP

sudah dilaksanakan atau belum (u auditor)

- Prakteknya Sudah sesuai dengan MP tetapi dokumen MP belum ada.

5. Unit kami telah melakukan rapat koordinasi dalam melaksanakan kegiatan

√ Daftar Hadir - Buku notulen rapat

6. Unit kami telah memiliki help desk yang melayani gangguan 24 jam

√ Website

Hot line PMB (24Jam)

-hotline PMB dan humas dengan sms boos

- redaktur web setiap saat menerima layanan

-sosmed : FB, twitter, Youtube, 7. Unit kami melaporkan hasil kegiatan kepada

pimpinan secara berkala a. ...

b. ...

√ - Dibawah rektor dan WR IV

- Lap berupa lesan dan printout (baak, rektorat, yayasan) 8. Unit kami telah memiliki Job Diskription

sebagai panduan kerja

√ Tugas & Fungsi LINFOKOM (belum ditulis)

- Sdh dilaksanakan, praktek sudah dilaksanakan.

- Dokumen blm ada

B. Pengembangan Linfokom

NO. PERNYATAAN YA TIDAK DOKUMEN Hasil Monitoring

1. Unit kerja kami telah menyusun rancangan pengembangan Linfokom

√ Renop -sudah, masih dalam bentuk

softcopy.

-Hardware (PC, meja, kertas) 2. Unit kerja kami telah mensosialisasikan

Pengembangan Linfokom kepada unit kerja lain melalui :

a.Rapat… b. Surat

Belum - Rakor universitas

- Pelatihan melibatkan semua unit (contoh web terintregrasi) - Dg Pihak luar dlm bentuk

3. Unit kami telah menyusun RENOP tahunan √ - Sdh, dalam bentuk softcopy 4. Unit kami telah melaksanakan kegiatan

sesuai dengan RENOP

√ - Ya, sesuai dengan renop.

- Renop sdh berjalan 80% 5. Unit kami telah mengembangkan hardware

secara bertahap, yaitu ; a. CBT/PMB b. HUMAS C. KERJASAMA √ - Kehumasan (kamera DLSR), scanner, printer, AC - Hardware sdh terpenuhi - Akan mengembangan video 6. Unit kami telah mengembangkan dan

mengimplementasikan software secara bertahap (CBT/PMB)

√ -update software

7. Unit kami telah mengembangkandan mengimplementasikansistem layanan akademik

√ - Layanan akademik itu di

fakultas 8. Unit kami telah mengembangkan dan

mengimplementasikan sistem pengelolaan sumber daya

√ - Staffnya terbatas, pekerjaan

banyak. 9. Unit kami telah mengembangkan dan

mengimplementasikan sistem layanan linfokom

√ - Humas, PMB, kerjasa sama luar

negeri. 10. Unit kami telah mengembangkan dan

mengimplementasikan sistem penerimaan mahasiswa baru

√ - Sdh, CBT

- Sdh dikoreksi dengan mesin. - PBT koreksi dengan scanner - MhsTransfer,

- bidikmisi (magelang, pamotan, rembang)

- Siswa berprestasi (tingkat kabupaten)

11. Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

√ - Diluar lifokom

- Penelitian tindakan untuk mahasiswa baru, pada waktu sapamaba (email, fb)

12. Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi penjaminan mutu

√ -sdh

- bagian2 pada lifokom menjadi kepala bagian

13. Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi e-learning

√ - Bukan bagian lifokom

- Dikerjakan oleh lemdik 14. Unit kami telah mengembangkan dan

mengimplementasikan sistem informasi penunjang keputusan

√ - Penelitian promosi PMB UMK

15. Unit kami telah mengembangkan dan mengimplementasikan jaringan internet dengan kapasitas…… bandwidth.

√ Linfokom usul/

mendorong. Eksekusi oleh PSI

- Disuport oleh PSI

16. Unit kami telah mempunyai data pemanfaatan bandwidth oleh semua unit

Linfokom usul/ mendorong. Eksekusi oleh PSI

- Data dimiliki PSI

17. Pemanfaatan bandwidth oleh user telah mencapai rata-rata di atas 80% tiap hari

Oleh PSI - Data dimilki PSI 18. Unit kami telah mengembangkan WEB

UMK

√ - www.umk.ac.id

- www.pmb.umk.ac.id

- Fb : pmb Universitas Muria Kudus

- Hotline, pin BBM, twitter. 19. Unit kami telah mengembangkan forum

diskusi

√ - Pin BBM info PMB

20. Unit kami telah mengembangkan forum alumni

√ - Dibawah WR 3, temu alumni

C. Sumber Daya Sistem Informasi

NO. PERNYATAAN YA TIDAK DOKUMEN Hasil Monitoring

1. Unit kami telah mempunyai jumlah SDM yang mencukupi sesuai dengan lingkup pekerjaan :

a.

Programmer

b.

Web administrator

√ - Bukan tugas

c.

...

d.

...

2. Unit kami telah mengembangkan SDM melalui kegiatan pelatihan-pelatihan yang meliputi :

a.

...

b.

...

√ - Bukan tugas

lifokom

3. Unit kami telah mendapat dukungan dana dari APBUuntukkegiatan operasional sejumlah... untuk kegiatan meliputi:

a. ...

√

Bukan tugas

lifokom

4. Unit kami telah melaporkan penggunaan dana untuk kegiatan :

√

Bukan tugas

lifokom

5. Unit kami telah ditunjang sarana operasional yang memadai yang meliputi:

a.

Server dll

√

Bukan tugas

lifokom

6. Unit kami telah ditunjang ruang kantor yang memadai yang terdiri dari:

a.

ruang server ...m2

b.

ruang pimpinan

c.

ruang help desk

d.

dll.

√

Bukan tugas

lifokom

7. Unit kami telah ditunjang sejumlah ... server dengan spesifikasi...

√

Bukan tugas

lifokom

8. Server telah difungsikan untuk : √

Bukan tugas

lifokom

a. Application Server

b. Database Server

c. Mail Server

d. Multimedia Server

e. SMS Gateway

f. Web Server

g. Blog Server

h. Chat server

i. ………..

9.

Unit kami telah mengkoneksikan jaringan

ke semua unit

√

Bukan tugas

lifokom

10.

Jaringan telah difungsikan untuk

mengkoneksikan sistem informasi

√

Bukan tugas

lifokom

11.

Jaringan telah difungsikan untuk

mengkoneksikan internet

√

Bukan tugas

lifokom

12.

Unit kami telah mempunyai jadwal

perawatan jaringan rutin dan

diimplementasikan.

√

Bukan tugas

lifokom

13. Unit kami telah mempunyai data semua komputer yang ada di UMK

√

Bukan tugas

lifokom

14. Unit kami telah menyediakan area hot spot di seluruh UMK

√

Bukan tugas

lifokom

15. Jaringan UMK telah terkoneksi dengan jaringan WAN Dikti/Jardinas

√

Bukan tugas

lifokom

16. Unit kami telah mekasanakan sosialisasi fasilitas TIK kesemua penguna

√

Bukan tugas

lifokom

17. Unit kami telah menyediakan layanan online untuk masyarakat

√

Bukan tugas

lifokom

D. Internalisasi Budaya Mutu

NO. PERNYATAAN YA TIDAK DOKUMEN Hasil Monitoring

1. Unit kami telah berkomitmen membangun budaya mutu

√ - Sdh disetujui APBU

2. Unit kami telah mensosialisasikan budaya mutu dengan cara :

a.

Rapat

b.

Pengarahan Langsung

c.

Penugasan kepada Staf

3. Unit kami melaksanakan kegiatan secara efektif dan efisien

√ - Anggaran sudah terserap

- Kegiatan tranparan - Lap keuangan

transaparan 4. Bentuk upaya untuk membangun budaya mutu :

a.

Merencanakan penyusunan dokumen sesuai Renop

b.

Dokumentasi aktifitas Linfokom c. Pertanggungjawaban Kegiatan

- Mendokumenkan sesuai format BPM

E. Permasalahan yang Dihadapi

NO. PERMASALAHAN ALTERNATIF SOLUSI

1. Linfokom belum pernah mendapatkan pelatihan penyusunan dokumen, karena pelatihan-pelatihan oleh UMK diadakan sebelum lembaga ini ada.

Pendampingan untuk penyusunan Dokumen Penjaminan Mutu oleh BPM

2. Jumlah bagian dan staf belum sesuai dengan Beban Tugas Linfokom. Sebagai sebuah lembaga, masalah yang ditangani Linfokom terlalu banyak.

Penambahan tenaga (Kabag dan staf)

3 Pekerjaan Linfokom belum sepenuhnya bisa dilaksanakan oleh personal di luar Linfokom

Penambahan Staf dengan kompetensi terkait pekerjaan 4 Luas dan Tata Ruangan kurang mendukung

fungsi dan tugas-tugas Linfokom

Penambahan Ruang dan Penataan Ruang