RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN JABATAN FUNGSIONAL AKADEMIK DOSEN
DI STT TELEMATIKA TELKOM PURWOKERTO
S. Thya Safitri, MT 1), Irwan Susanto, ST., MM 2)
1,2)Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Teknologi Telematika Telkom Purwokerto
Jl. D.I.Panjaitan no.128 Purwokerto 55281 Telp. (0281) 641629, Fax. (0281) 641630
E-mail: sisil@akatelsp.ac.id, irwansusanto_yk@yahoo.com ABSTRAK
Tugas utama seorang dosen adalah mentransformasikan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni melalui pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Tugas-tugas seorang dosen tersebut hendaknya senantiasa dievaluasi dan dinilai secara rutin melalui Beban Kerja Dosen. Pendokumentasian Beban Kerja Dosen pada STT Telematika Telkom Purwokerto masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama jika dosen ingin melakukan pengusulan Jabatan Fungsional Akademik (JaFa). Proses pendokumentasian yang masih manual ini menjadi dasar untuk pembuatan aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Jabatan Fungsional Akademik Dosen di STT Telematika Telkom Purwokerto. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah adanya suatu rancang bangun yang tepat untuk pembangunan aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Jabatan Fungsional Akademik Dosen di STT Telematika Telkom Purwokerto.
Kata Kunci: Tri Darma Perguruan Tinggi, Jabatan Fungsional Akademik, Sistem Informasi 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pendidikan tinggi adalah pendidikan pada jalur pendidikan sekolah pada jenjang yang lebih tinggi daripada pendidikan menengah di jalur pendidikan sekolah. Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi. Tenaga pendidik pada perguruan tinggi disebut dosen (Presiden Republik Indonesia, 1999). Pengakuan kedudukan dosen sebagai tenaga profesional akan dibuktikan dengan sertifikat pendidik (Republik Indonesia, 2005). Tugas utama seorang dosen adalah mentransformasikan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Republik Indonesia, 2009).
Kompetensi tenaga pendidik, khususnya dosen, diartikan sebagai seperangkat pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang harus dimiliki, dihayati, dikuasai dan diwujudkan oleh dosen dalam melaksanakan tugas profesionalnya. Kompetensi tersebut meliputi kompetensi pedagogik, kompetensi kepribadian, kompetensi sosial dan kompetensi profesional (Dikti,2010).
Tugas pokok dosen adalah melaksanakan TriDarma Perguruan Tinggi yang meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta melaksanakan kegiatan penunjang lainnya. Terkait dengan tugas pokok tersebut, dosen berhak menyandang jabatan fungsional. Jabatan akademik dosen terdiri dari pangkat/golongan dan jabatan fungsional, dimana kedua berfungsi untuk mengontrol kualitas dosen di Indonesia
(Sugiarti,2011).
Gambaran Penyiapan pengusulan JAFA yang sedang berjalan di STT Telematika Telkom Purwokerto
Penyiapan pengusulan jabatan fungsional dosen yang berjalan saat ini ditangani oleh masing-masing dosen dengan difasilitasi dan di bantu oleh staf bagian kepegawaian. Proses pengadministrasian pelaksanaan tri darma perguruan tinggi saat ini masih sampai pada tahap menyimpan bukti pelaksanaan kegiatan. Arsip bukti pelaksanaan tri darma perguruan tinggi sebagian masih disimpan sendiri oleh dosen dosen dan copy arsip disimpan dibagian kepegawaian. Serta sebagian dosen menyimpan arsip dengan menyerahkan kebagian kepegawaian. Proses penyiapan usulan jabatan fungional akan dikerjakan ketika menjelang pengusulan jabatan fungisonal. Dengan sistem kerja semacam ini, maka seringkali ditemui kesulitan dalam penyusunan dokumen usulan JAFA terutama dalam menyusun kelengkapan administrasi dan pengisian tabel JAFA, selain membutuhkan waktu yang relative lama. Dalam sistem ini batas tanggungjawab staf kepegawaian dan dosen tidak tampak jelas. Tidak terdapat standar bisnis proses dalam pengarsipan bukti pelaksanaan.
Sistem Penyiapan Pengusulan JAFA Yang Diharapkan
Proses persiapan dokumentasi pengajuan jabatan fungsional akademik ini riilnya berada pada awal proses yang mendahului proses seorang
dosen/pengajar mengajukan usulan pada prosedur pengusulan jabatan fungional terebut. Idealnya ketika dosen akan mengajukan usulan jabatan fungional segala dokumen administrative yang akan diusulkan sudah terisi, dan tersusun rapi berikut dengan lampiran bukti-bukti pelaksanaan tri darma, sekaligus tabel isian usulan jabatan fungional sudah terisi berikut dengan hasil penilaian angka kreditnya. Sehingga tahapan yang dilakukan pada saat pengusulan JAFA cukup melakukan proses verifikasi dan validasi data dan document pendukung saja. Waktu penyiapan akan lebih efisien dan penanganannya menjadi efektif.
Perwujudan sistem yang diharapkan adalah sistem informasi yang dapat membantu pengelolaan dan penyiapan data pengajuan usulan JAFA. Sistem yang dapat memberikan informasi keberadaan arsip bukti pelaksanaan tri darma, dapat memberikan informasi akumulasi angka kredit JAFA yang telah dicapai, mampu membedakan tanggungjawab staf bagian kepegawaian dan dosen.
Berdasarkan gambaran kondisi real pada STT Telematika Telkom Purwokerto dan keadaan yang diharapkan, maka dibangunlah suatu sistem informasi jabatan fungsional akademik berbasis web.
Sistem informasi berbasis web dapat memberikan efektifitas dan melakukan inovasi terhadap pekerjaan yang dilakukan (Rodgers, 2005). Pengembangan suatu sistem informasi berbasis web memerlukan suatu perancangan dan evaluasi yang signifikan agar sistem informasi tersebut memberikan kemampuan yang maksimal (Nikolaidou dkk, 2008).
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan, maka rumusan masalah yangditemukan pada penelitian ini adalah bagaimana membangun sistem informasi yang dapat membantu penyiapan usulan jabatan fungsional akademik dosen di Sekolah Tinggi Teknik Telematika Telkom Purwokerto.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini yaitu membangun sistem informasi yang membantu penyiapan pengusulan jabatan fungsional akademik dosen di Sekolah Tinggi Teknik Telematika Telkom Purwokerto.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang diharapkan adalah proses melengkapi dokumen persyaratan pengajuan jabatan fungsional akademik dosen menjadi lebih efektif dan efisien.
2. PEMBAHASAN
Sistem Informasi Penyiapan Pengusulan Jabatan Fungsional Akademik (SIJafa) merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat
membantu dosen dan bagian kepegawaian di STT Telematika Telkom Purwokerto dalam melakukan pengelolaan data yang berkaitan dengan penyiapan pengusulan pengajuan jabatan fungsional akademik dosen sehingga menjadi lebih mudah, efektif dan efisien
2.1 Perspektif Produk
Perspektif Produk Sistem Informasi Pengelolaan Jabatan Fungsional Akademik Dosen (SIJafa) ini hanya dapat diakses oleh kalangan civitas akademia STT Telematika Telkom. Sistem Informasi ini merupakan sistem informasi berbasis web. Interaksi antara pengguna dan SIJafa melalui GUI (Graphical User Interface). Fungsi adanya GUI adalah memudahkan penggunaan suatu aplikasi oleh seorang pengguna (Muller,2011).
Sistem entry data dilakukan melalui masing-masing dosen setelah melaksanakan kegiatan tri darma, disertai dengan penyerahan bukti pelaksanaannya ke bagian kepegawaian. Sebagai bukti telah terlaksananya serah terima bukti pelaksanaan tri darma dari dosen kepada bagian kepegawaian, maka bagian kepegawaian melakukan verifikasi ke dalam sistem informasi sebagai tanda telah menerima bukti dari dosen.
Sistem informasi melakukan proses pengolahan data berupa transformasi data entry ke dalam ekuivalensi angka kredit jabatan fungiional. Sistem informasi jabatan fungsional akademik mengakomodasikan kebutuhan data base
management system (DBMS). DBMS
memungkinkan setiap pengguna untuk membuat, dan memelihara sebuah basis data yang memfasilitasi proses mendefinisikan, membangun, memanipulasi dan berbagi basis data antar pengguna dalam suatu aplikasi (Elmasri dkk, 2011). seperti search, edit, update dan delete serta fasilitas printout, sesuai dengan level akses yang telah ditetapkan. Database disimpan kedalam server, menyatu dengan sistem informasi akademik yang telah ada.
2.2 Fungsi Produk
Di dalam penggunaannya, aplikasi ini akan mengakomodasikan 3 level hak akses yang berbeda. Level hak akses masing-masing user didasarkan pada role-role yang mengikat pada setiap user tersebut. 3 level hak akses tersebut yaitu:
1. Admin
Hak akses admin pada aplikasi ini adalah admin dapat masuk ke dalam aplikasi, melakukan perubahan password atas dirinya sendiri dan melakukan pengelolaan data-data user yang berhak mengakses aplikasi ini.
a. Fungsi Login
Fungsi yang digunakan admin untuk masuk ke dalam sistem yang akan digunakan. b. Fungsi Ubah Password
Fungsi yang digunakan oleh admin untuk mengubah password.
c. Fungsi Pengelolaan Data User
1) Fungsi Tambah Data User
Fungsi yang digunakan untuk menambah data user.
2) Fungsi Ubah Data User
Fungsi yang digunakan untuk mengubah data user.
3) Fungsi Hapus Data User
Fungsi yang digunakan untuk menghapus data user.
4) Fungsi Tampil Data User
Fungsi yang digunakan untuk menampilkan data user.
2. Bagian Kepegawaian
Hak akses user bagian kepegawaian adalah dapat masuk kedalam aplikasi, melakukan perubahan password terhadap dirinya sendiri dan melakukan validasi penyerahan dokumen data diri jabatan fungsional akademik dosen. a. Fungsi Login
Fungsi yang digunakan oleh bagian kepegawaian untuk masuk ke dalam sistem yang digunakan.
b. Fungsi Ubah Password
Fungsi yang digunakan oleh bagian kepegawaian untuk mengubah password. c. Fungsi Validasi Data Diri Jabatan
Fungsional Dosen
Fungsi yang digunakan oleh bagian kepegawaian untuk melakukan validasi penyerahan dokumen data diri jabatan fungsional akademik dosen.
3. Dosen
Hak akses user dosen pada aplikasi ini adalah dosen dapat masuk kedalam aplikasi, melakukan perubahan password atas dirinya sendiri dan melakukan pengelolaan data-data diri jabatan fungsional.
a. Fungsi Login
Fungsi yang digunakan oleh setiap dosen untuk masuk kedalam sistem yang akan digunakan.
b. Fungsi Ubah Password
Fungsi yang digunakan oleh dosen untuk mengubah password.
c. Fungsi Pengelolaan Data Diri jabatan fungsional
1) Fungsi tambah data jabatan fungsional Fungsi yang digunakan untuk menambah data diri jabatan fungsional dosen.
2) Fungsi ubah data jabatan fungsional Fungsi yang digunakan untuk mengubah data diri jabatan fungsional dosen.
3) Fungsi hapus data jabatan fungsional Fungsi yang digunakan untuk menghapus data diri jabatan
fungsional dosen. 4) Fungsi tampil data
Fungsi yang digunakan untuk menampilkan data diri jabatan fungsional dosen.
Pemodelan gambaran dari setiap fungsi, entitas, komponen bahkan kelas disebut use case (Wegmann dkk, 2000). Berdasarkan Fungsi Produk yang telah diuraikan diatas, maka use case diagram dari Sistem Informasi Pengelolaan Mandiri Jabatan Fungsional Akademik Dosen di STT Telematika Telkom Purwokerto adalah sebagai berikut:
Gambar 1. Use Case Diagram
Data-data yang berkaitan dengan Sistem Informasi Pengelolaan Mandiri jabatan Fungsional Akademik Dosen di STT Telematika Purwokerto akan disimpan pada sebuah database. Gambar 2. menunjukkan Entity Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Pengelolaan Mandiri Jabatan Fungsional Akademik Dosen.
Gambar 2. Entity Relationship Diagram (ERD)
2.3 Perancangan Antarmuka
Aplikasi SIJafa dan user dapat saling berinteraksi melalui sebuah GUI. Penjabaran perancangan antarmuka aplikasi ini adalah sebagai berikut:
1. Login
Antarmuka Login merupakan antarmuka wajib yang dilakukan oleh masing-masing user sebelum masuk kedalam aplikasi. Pada antarmuka ini, user harus memasukkan username dan password dengan
BagianKepegawai an (f rom Aktor)
Dosen (f rom Aktor)
Validasi Data Diri Jabatan Fungsional Akademik Dosen
(from UseCase)
Login (from UseCase) <<include>>
Pengelolaan Data Diri Jabatan Fungsional (from UseCase) <<include>> Ubah Password (from UseCase) <<include>> Admin (f rom Aktor)
Pengelolaan Data User (from UseCase) DataUser id_user id_role username password DataRole id_role deskripsi DataDiriJabatanFungsional id_data_diri nama_kegiatan nilai_kum tanggal_pelaksanaan tempat_pelaksanaan keterangan bukti digital tgl_validasi petugas_validasi DataDosen id_dosen nama_dosen alamat jabatan_fungsional_akademik DataPegawai id_user nama_pegawai alamat_pegawai Tabel_Kegiatan id_kegiatan nama_kegiatan nilai_angka_kredit
benar. Setelah tombol Login ditekan, maka sistem akan melakukan pencocokan data username dan password. Jika data benar, maka user berhasil masuk kedalam sistem. Namun jika username dan password tidak mengalami kecocokan, maka sistem akan memberikan pesan peringatan.
Gambar 3. Rancangan Antarmuka Login
2. Ubah Password
Antarmuka ubah password merupakan antarmuka yang disediakan sistem untuk melakukan fungsi ubah password. Fungsi ubah password hanya dapat dilakukan oleh user yang bersangkutan untuk mengubah password nya sendiri. Cara pengubahan password adalah pertama, user memasukkan password saat ini, kemudian memasukkan baru sebanyak dua kali, sebagai konfirmasi kecocokan password. Antarmuka ubah password memiliki dua button, yaitu Simpan dan Batal. Button Simpan digunakan untuk menyimpan password apabila telah selesai mengisikan seluruh textbox yang ada. Sedangkan button Batal digunakan apabila user membatalkan kegiatan ubah password.
Gambar 4. Rancangan Antarmuka Ubah Password
3. Kelola Data User
Antarmuka Kelola Data User digunakan untuk melakukan fungsi pengelolaan data user. Aktor yang berhak untuk melakukan kegiatan pada antarmuka ini adalah admin. Pada kelola data user, seorang admin dapat melakukan kegiatan tambah, ubah, dan hapus data user.
Ketika melakukan penambahan user, maka id_user akan otomatis di tampilkan secara generate dari sistem, untuk id_role diberikan kepada user baru sesuai dengan hak akses yang dimilikinya, sedangkan username dan password dimasukkan
secara manual oleh admin. Setelah semua diisi, untuk menambahkan data user, dapat ditekan button Simpan, maka data otomatis tersimpan dan ditampilkan kedalam datagrid.
Penghapusan data user, dapat dilakukan terlebih dahulu dengan memilih data yang akan dihapus yaitu dengan mengklik check box pada baris yang sesuai. Setelah itu menekan link button tampil. Secara otomatis, data-data user akan tertampil pada textbox yang ada. Data id user, dan password hanya tertampil secara read only. Sedangkan role dan username dapat dilakukan perubahan apabila diperlukan. Button Hapus digunakan untuk menghapus data sedangkan Button Simpan dapat digunakan apabila dilakukan perubahan data.
Pada antarmuka Kelola Data User juga disediakan button Batal. Button ini digunakan untuk melakukan pembatalan terhadap kegiatan yang tidak ingin dilakukan.
Gambar 5. Rancangan Antarmuka Kelola Data User
4. Kelola Data Diri Jabatan Fungsional
Antarmuka Kelola Data Diri Jabfa digunakan untuk melakukan fungsi pengelolaan data diri jabatan fungsional. Aktor yang berhak untuk melakukan kegiatan pada antarmuka ini adalah aktor yang memiliki id role dosen. Pada kelola data diri jabfa, seorang dosen dapat melakukan kegiatan tambah, ubah dan hapus data diri jabatan fungsional.
Ketika seorang dosen melakukan penambahan data diri, maka id data diri akan otomatis tertampil secara generate pada textbox yang ada. Dosen memilih nama kegiatan yang seusai dengan jenis data diri yang akan dimasukkan. Nama kegiatan ini dapat dipilih pada combo box yang telah disediakan. Pemilihan nama kegiatan ini, akan mempengaruhi nilai kum yang akan tertampil pada textbox berikutnya. Langkah selanjutnya adalah memasukkan tanggal pelaksanaan kegiatan, tempat pelaksanaan, keterangan yang diperlukan, dan memasukkan bukti digital berupa hasil scan sertifikat.
Setelah semua data terisi, button Simpan dapat digunakan untuk menambahkan data baru ataupun
menyimpan perubahan yang dilakukan. Pada datagrid yang ditampilkan, disediakan combobox. Combobox ini digunakan untuk memilih data yang ingin dihapus atau diubah. Apabila combobox ini diklik, maka data yang ada pada datagrid secara otomatis akan tertampil pada textbox yang ada. Apabila data tersebut akan diubah, maka lakukan perubahan yang diperlukan kemudian tekan button Simpan, maka data akan terubah. Dan apabila data tersbut akan dihapus, maka cukup melakukan klik pada button hapus, maka data akan terhapus.
Gambar 6. Rancangan Antarmuka Kelola Data Diri Jabatan Fungsional
5. Validasi Data Diri Jabatan Fungsional
Antarmuka validasi data diri Jabfa merupakan antarmuka yang digunakan untuk melakukan fungsi validasi data diri jabatan fungsional akademik dosen. User yang berhak untuk melakukan kegiatan pada antarmuka ini adalah user dengan role bagiankepegawaian.
Fungsi validasi jabatan fungsional akademik dosen dibagi menjadi dua antarmuka. Pada antar muka yang pertama, hanya menampilkan data diri berdasarkan nama dosen yang dipilih. pemilihan nama dosen dipilih melalui sebuah combo box. Setelah bagian kepegawaian memilih nama dosen, maka data grid secara otomatis menampilkan data diri yang dimiliki oleh dosen tersebut.
Bagian kepegawaian dapat melakukan validasi dengan terlebih dahulu memilih data diri yang akan di validasi melalui combobox yang tersedia. Setelah memilih data melalui cara dengan melakukan klik pada data diri tersebut, maka halaman antarmuka yang baru akan menampilkan data-data tersebut. Data-data yang tertampil, bersifat read only. Bagian kepegawaian hanya dapat melakukan validasi terhadap tanggal validasi dan kesesuaian bukti fisik yang ada dengan data digital.
Gambar 7. Rancangan Antarmuka Validasi Data Diri Jabatan Fungsional
3. KESIMPULAN
Kesimpulan dari Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Jabatan Fungsional Akademik Dosen di STT Telematika Telkom Purwokerto adalah adanya rancang bangun yang sesuai untuk suatu sistem informasi pengelolaan dokumentasi jabatan fungsional akademik dosen di STT Telematika Telkom Purwokerto.
PUSTAKA
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dikti). 2010. Pedoman Beban Kerja Dosen dan
Evaluasi Pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. Departemen Pendidikan Nasional.
Elmasri, Ramez & Navathe, Shamkant B. 2011.
Fundamentals of Database Systems 6th Edition.
ISBN: 978-0-136-08620-8.
Muller, Johannes. 2011. Generating Graphical
User Interfaces for Software Product Lines: A Constraint-based Approach. Tagungsband 15
hal.64-71.
Nikolaidou, Mara & Anagnostopoulos, Dimosthenis. 2008. Exploring Web-based
Information System Design: A Discrete-Stage Methodology and the Corresponding Model.
University of Athens.
Presiden Republik Indonesia. 1999. Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia no. 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.
Republik Indonesia. 2005. Undang-undang
Republik Indonesia no. 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen.
Republik Indonesia. 2009. Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia no.37 tahun 2009 tentang Dosen.
Rodgers, Waymond. 2005. The Effects of
Web-Based Technologies on Knowledge Transfer.
University of California.
Sugiarti, Yuni. 2011. Prototipe Sistem Informasi
Jabatan Fungsional Dosen Berbasis Web.
Jurnal Teknodik vol. XV, Nomor 1, hal. 41-48. Wegmann, Alain & Genilloud, Guy. 2000. The
Role of “Roles” in Use Case Diagrams.
