BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pusat Dokumentasi
Selain perpustakaan terdapat berbagai institusi yang bergerak dalam pengelolaan informasi, yang mana tugasnya hampir sama dengan perpustakaan. Beberapa diantaranya ialah pusat dokumentasi, depo arsip, pusat referral, clearing house, pusat informasi dan pusat analisis informasi. adapun tugas yang dilakukan institusi tersebut yaitu: mengadakan, mengolah, menyimpan, memelihara, mendayagunakan, dan juga menyebarkan informasi. (Hasugian, 2009).
Pusat dokumentasi tidak hanya milik pemerintah, tetapi ada juga milik swasta yang mana sumber informasi tersebut memiliki tugas yang dilakukan menurut institusinya.
Menurut Sulistyo-Basuki (2004) kelompok pusat dokumentasi terdiri atas: pusat dokumentasi nasional dan pusat dokumentasi swasta, yaitu:
1. Pusat dokumentasi nasional merupakan; pusat dokumentasi milik pemerintah yang meliputi semua cabang ilmu pengetahuan serta memberikan jasa bagi semua jenis pemakai. Fungsi pusat dokumentasi nasional adalah mengumpulkan dan mengolah semua dokumen yang dihasilkan di Negara masing – masing terutama dokumen ilmiah.
2. Pusat dokumentasi swasta merupakan; milik perusahaan swasta yang melakukan kegiatan jasa untuk umum, karena sifat swastanya maka analisis dan indeks literatur serta dokumen dalam bentuk mikro swasta ini dioperasikan secara komersial dan umumnya memiliki sumber informasi yang baik.
Menurut definisi di atas, pusat dokumentasi nasional dan pusat dokumentasi swasta sama-sama bergerak dalam bidang penyebaran informasi ilmiah.
2.1.2 Tugas dan Tujuan Pusat Dokumentasi
Pusat dokumentasi memiliki tugas dan tujuan yaitu:
Menurut Sulistyo-Basuki (2004, 89) tugas pusat dokumentasi adalah: Mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi ilmiah, menganalisis dan mengolahnya kedalam bentuk yang sesuai untuk simpan dan penelusuran, menyediakan tempat penyimpanan dan penyebaran termasuk temu balik informasi bila mana diminta.
Tujuan pusat dokumentasi yaitu:
Memberitahu fakta dan ide baru, memberikan jawaban atas pertanyaan menyangkut fakta. Pusat dokumentasi menangani masalah tersebut dan sering menyajikannya dalam bentuk rujukan, bukan data. Maka yang diberikan oleh pusat dokumentasi ialah fakta apa yang termuat dalam dokumen tertentu atau dokumen apa yang berisi informasi yang relevan. (dikutip dalam Sulistyo-Basuki, 2004, 89-90).
Menurut definisi di atas, pusat dokumentasi memiliki tugas dan tujuan yang mana Tugas nya yaitu mengumpulkan informasi ilmiah yang sesuai dan up to date, serta menyediakan tempat penyimpanan dan penyebaran agar mudah melakukan temu balik informasi. sesuai dengan tujuan nya yaitu memberikan selalu fakta dan terobosan terbaru yang disajikan dalam bentuk rujukan dan isinya pasti dan terpercaya.
2.2 Dokumentasi
Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
2.2.1 Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi merupakan kegiatan yang mana melakukan pengumpulan data, pengolahan, penyimpanan, sampai penyebaran kembali.
Menurut Reitz , 2004 dokumentasi adalah:
The process of systematically collecting, storing, retrieving, and disseminating specialized documents, especiallyof a science, technical, or legal nature, usually to facilitated research or preserve institutional memory. Also refers to a collection of documents pertaining to a specific subject, especially when used to substantiate a point of fact.
Definisi ini menyatakan bahwa dokumentasi merupakan proses secara sistematis pengumpulan, penyimpanan, pemanggilan dan diseminasi berbagai dokumen-dokumen tertentu, spesial dari sebuah bidang ilmu, teknik atau ilmu alam, biasanya untuk memfasilitasi penelitian atau memelihara atau juga melindungi memori lembaga. Juga memberi petunjuk kepada koleksi dokumen berkenaan kepada suatu subjek tertentu, khususnya yang digunakan untuk memperkuat suatu fakta yang sebenarnya.
Menurut Encyclopedia Britanica yang dikutip oleh Hasugian (2009) menyatakan bahwa dokumentasi adalah: semacam pengawasan dan penyusunan bibliografi, yang menggunakan alat-alat seperti indeks dan isi bibliografi untuk membuat informasi tersebut dapat diperoleh.
Sedangkan Menurut Federasi International Dokumentasi yang dikutip oleh Hasugian (2009),
Dokumentasi adalah segala kegiatan pencetusan, pencatatan, pembuatan, perekaman, pendayagunaan informasi dalam segala bentuk dalam
ilmi-ilmu sosial, kemanusiaan, dan pengetahuan, untuk kesejahteraan umat manusia.
Berdasarkan beberapa definisi di atas pengertian dokumentasi adalah suatu institusi yang melakukan berbagai kegiatan seperti: pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, penemuan kembali dan penyebaran dengan membuat semacam pengawasan dan berbagai teknik alat yang dapat digunakan seperti: indeks majalah, sari karangan yang dibuat agar pendayagunaan informasi untuk semua kalangan masyarakat yang membutuhkan.
2.2.2 Jenis-Jenis Dokumentasi Jenis dokumentasi terdiri dari: 1. Menurut Sifatnya
Dokumen sebagai objek menyediakan informasi yang dapat dibedakan menurut sifatnya menjadi 2 jenis yaitu:
a. dokumen tekstual, yaitu yang isinya dalam bentuk teks tertulis baik berupa huruf maupun angka
b. dokumen nontekstual, yaitu yang disajikan dalam bentuk bukan tertulis. Jenis nontekstual ini dibagi lagi atas dokumen ikonik ( peta, atlas, cetak biru, denah, grafik, poster, lukisan, foto, dan slaid), suara ( rekaman, piringan hitam, kaset), audio visual (film, video, Tv), dan dokumen yang bersifat material (bola dunia, karya artistic, huruf braile, mainan peraga). Dan sekarang ada dokumen campuran yaitu gabungan dokumen tekstual dan nontektual misal membeli buku yang dilengkapi dengan kaset dan CD.
2.Menurut Ketajaman Analisis
Pembagian ini lazim digunakan dalam dokumentasi yaitu dokumen primer, sekunder, dan tersier. Dokumen primer berisi laporan penelitian, aplikasi teori. Yang termasuk dokumen primer yaitu (majalah, makalah, disertasi, dan paten), sedangkan dokumen sekunder berisi informasi mengenai dokumen primer. Seperti: (bibliografi, katalog, majalah, indeks, majalah abstrak, dan daftar isi) ( dikutip dari Rumani, 2009)
Menurut sifatnya dokumen dibagi atas dua jenis yaitu dokumen tekstual yang mana bentuknya teks tertulis berupa huruf dan angka seperti buku. dan
dokumen non tekstual yang mana disajikan dalam bentuk bukan tertulis seperti rekaman, slide, video, film, foto, lukisan dan lain-lain, maka dapat dibedakan antara dokumen tekstual yang bisa dipegang dan dilihat langsung, dengan dokumen non tekstual yang dapat dilihat atau didengar. Dan jenis dokumen menurut ketajaman analisis yaitu jenis dokumen yang umum nya terdapat dalam dokumentasi seperti dokumen primer yaitu: majalah, makalah, disertasi, dan paten. Sedangkan untuk dokumen sekunder yaitu hal yang berisi informasi mengenai dokumen primer, yaitu: bibliografi, katalog, majalah, indeks, majalah abstrak dan daftar isi.
2.3 Informasi
Informasi adalah sesuatu yang disampaikan atau diterima dan dapat menambah pengetahuan bagi yang menerima informasi. Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan atau kesimpulan. Suatu kesimpulan yang tidak didukung informasi yang cukup tidak dapat memberikan hasil yang memuaskan. Informasi memiliki nilai dan kualitas yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan informasi individu dalam mengambil suatu keputusan. 2.3.1 Pengertian Informasi
Istilah informasi saat ini sudah merupakan istilah yang umum dalam kehidupan sehari-hari. Informasi memiliki banyak aspek, ciri dan manfaat tersendiri sehingga sulit memberikan definisi yang sama untuk bidang yang berbeda. Informasi bisa jadi hanya berupa kesan pikiran seseorang atau mungkin juga berupa data yang tersusun rapi dan telah terolah. Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan.
Menurut Reitz (2004) mendefinisikan informasi adalah: “Data presented in readily comprehensible from to which meaning has been attributed within a context for its use”.
Dari defenisi ini menyatakan bahwa informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang mudah dimengerti yang maknanya dianggap disebabkan dalam konteks penggunaannya.
Menurut Steven yang dikutip oleh Sulistyo-Basuki (2006) menyatakan bahwa informasi sebagai kata benda bermakna pengetahuan yang diberikan pada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami oleh orang lain.
Dan Menurut Estrabook yang dikutip oleh Yusup (2009, 11) mendefenisikan: “Informasi merupakan suatu rekaman fenomena yang diamati, atau bisa juga berupa putusan-putusan yang dibuat.”
Berdasarkan beberapa definisi di atas, informasi adalah data yang sudah diolah, lalu disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami oleh orang lain.
2.3.2 Ciri-Ciri dan Jenis Informasi
Sejumlah informasi yang diperoleh kadang memiliki karakteristik yang berbeda. Tentunya hal itu disesuaikan dengan sumber informasi, bentuk dan jenis informasi serta untuk apa informasi tersebut dicari. Darmawan (2007) menjelaskan 6 ciri dari informasi yang dapat memberikan makna bagi pengguna, diantaranya:
1. Kuantitas informasi (amout of information), dalam arti bahwa informasi yang diolah suatu prosedur pengolahan informasi mampu memenuhi kebutuhan banyaknya informasi.
2. Kualitas informasi (quality of information), dalam arti bahwa informasi yang diolah oleh system pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan kualitas dari informasi tersebut.
3. Informasi actual (recency of information), dalam arti bahwa informasi yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi baru.
4. Informasi yang relevan atau sesuai (relevance of information), dalam arti bahwa informasi yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi.
5. Ketepatan informasi (accuracy of information), dalam arti bahwa informasi yang diolah oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi.
6. Kebenaran informasi (authenticity of information), dalam arti bahwa informasi yang dikelola oleh sistem pengolahan tertentu mampu memenuhi kebutuhan informasi yang benar.
Ciri-ciri dari informasi di atas idealnya dimiliki oleh informasi yang dibutuhkan ketika akan merumuskan atau membuat kebijakan tertentu, sehingga tindakan atau aktivitas yang diambil sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pemakaian informasi yang dimaksud.
Sedangkan untuk jenis-jenis informasi Davis (2009) membaginya ke dalam 4 jenis yaitu:
1. Monitoring information: yaitu jenis informasi yang berfungsi untuk mengkonfirmasi tindakan yang diambil.
2. Problem finding information: yaitu informasi yang harus mewakili atau menjawab masalah yang ada.
3. Action information: informasi yang menggambarkan bahwa akan diambil sebuah tindakan.
4. Decision support: yaitu hasil dari tindakan yang telah diambil, akan dijadikan bahan untuk mengambil keputusan.
Definisi lain jenis-jenis informasi menurut Shera yang dikutip oleh Laloo (2002, 6) membagi dalam 6 jenis antara lain:
1. Conceptual information
Informasi yang berhubungan dengan ide-ide, teori, dan hipotesis tentang hubungan antar variabel dalam sebuah bidang/subjek. 2. Emperical information
Berhubungan dengan data dan pengalaman dari suatu penelitian yang mungkin ada dalam pikiran seseorang atau yang dikomunikasikan ke orang lain.
Informasi yang berhubungan dengan menghasilkan, memanipulasi, dan menguji data.
4. Stimulatory information
Informasi yang termotivasi oleh seseorang atau lingkungan. 5. Policy information
Informasi yang berfokus pada proses pembuatan keputusan. 6. Directive information
Informasi yang digunakan untuk mengkoordinasi dan memungkinkan keefektifitasan kegiatan kelompok.
Dengan mengetahui jenis-jenis informasi secara lebih jelas, maka hal ini sangat berarti bagi para pengguna informasi pada umumnya dalam memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan kelompoknya. Dengan demikian, dapat memperlancar pemanfaatannya.
2.3.3 Produk Informasi
Menurut Dewiyana (2009) produk informasi adalah: Setiap pengetahuan yang telah direkam dalam beberapa cara, baik format cetak, format audio, atau video format-sehingga sekarang dapat diteruskan kepada orang lain.
Adapun contoh produk informasi yaitu: 1. Print books and e-books
2. Booklets and special reports (laporan khusus) 3. Manual and workbooks (buku kerja)
4. Audio cassettes, CDs, or downloadable audio files 5. Videotapes and DVDs
6. Teleclasses
7. Subscription-based web sites (dikutip dari Dewiyana, 2009)
Menurut Tassel and Lisa (2010, 224-225) menyatakan bahwa:
Konten informasi seperti lagu, scenario, buku, video, kertas putih, merupakan material awal yang perlu dikemas ulang agar menarik. Konten informasi tersebut perlu dikemas lebih kreatif agar menjadi suatu produk informasi yang berfungsi sebagai property. Jika produk kreatif tersebut akan dikomersilkan, produk tersebut harus dikemas ulang lebih menarik.
Dan beberapa jenis produk hasil kemas ulang informasi menurut Dongardive (2013, 205-208) yaitu:
1. Current Awareness Services (CAS). CAS adalah sistem layanan yang menjamin bahwa semua informasi terkini tersedia bagi pengguna pada waktu yang tepat dan nyaman digunakan. Kemasan informasi ini dapat berupa info kilat, yaitu informasi terbaru atau mutakhir dari berbagai informasi yang diseleksi berdasarkan kebutuhan pengguna. Pembuatan info kilat dapat dimulai dari menyediakan informasi dari terbitan atau publikasi terbaru dalam accession list, daftar bibliografi tentang subjek tertentu secara regular, dan daftar indeks jurnal terbaru.
2. Selective Dissemination of Information (SDI). SDI atau diseminasi informasi terseleksi merupakan kemas ulang informasi yang disediakan berdasarkan isu atau topik tertentu berdasarkan kebutuhan pengguna. Tujuan SDI ini untuk menarik perhatian pengguna dengan berbagai literatur terkini yang relevan dengan praktik profesi mereka.. 3. Analisis dan Konsolidasi Informasi. Jenis kemasan informasi berupa
konten informasi dan pengetahuan baru yang cukup detail dan teliti untuk mengkaji topik tertentu. Bentuk kemasan informasi ini berupa tinjauan literatur (literatur review), studi kasus (case studies), dan state of the art papers.
4. Abstrak. Abstrak berupa kumpulan ringkasan informasi suatu publikasi, seperti jurnal, presentasi konferensi, hasil penelitian, buku, atau dokumen paten. Abstrak tidak memberikan interpretasi secara menyeluruh dari isi publikasi atau dokumen, tetapi hanya menginformasikan tentang pengumpulan data, metode statistik, dan penyajian hasil kajian/penelitian dalam bentuk tabel atau grafik sehingga dapat mudah dimengerti oleh pengguna.
5. Terjemahan dokumen. Kemasan informasi ini bertujuan untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi informasi suatu terbitan atau publikasi sesuai dengan bahasa asli pembaca. Pembuatan kemasan ini membutuhkan personel yang memiliki ketrampilan dan pengetahuan bahasa yang memadai, khususnya untuk men-translete bahasa asing ke bahasa lokal.
6. Direktori. Direktori merupakan kemasan informasi dalam bentuk buku referensi yang disusun secara alfabetis. Direktori berupa kumpulan informasi tentang daftar kontak alamat orang, institusi/organisasi, dan sebagainya, yang biasanya disusun secara sistematis atau alfabetis. 7. Newsletters. Newsletters merupakan bentuk kemasan informasi
populer dari media yang berguna untuk menyebarluaskan berita terkait dengan aktivitas, kegiatan, publikasi, riset, komunitas, dan orang-orang populer.
Berdasarkan uraian di atas, pengertian produk informasi adalah setiap pengetahuan yang sengaja di rekam dengan beberapa cara, seperti format cetak, format audio, atau video. Seperti bentuk buku/buku elektronik, CD, Video, File download, laporan khusus, buku kerja dan lainnya.
2.4 Pengemasan Ulang Informasi (Information Repackaging)
Pengemasan ulang informasi menggambarkan suatu kegiatan proses bagaimana agar suatu informasi yang telah kita ketahui, diubah atau dikemas ulang agar menyajikannya kembali dalam bentuk yang lebih menari dan mudah dipahami, serta mudah untuk digunakan. selanjutnya bisa dibagikan menjadi bahan referensi bagi orang lain yang membutuhkan informasi tersebut.
2.4.1 Pengertian Pengemasan Informasi
Pengemasan informasi dapat dikatakan adalah salah satu upaya penyajian informasi dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti, dibaca, dipahami dan dimanfaatkan. Dan juga mempercepat penyampaian dan pemanfaatan informasi kepada pengguna.
Menurut Sankarto (2008, 1) dalam artikelnya menyatakan:
Pengemasan informasi adalah kegiatan menyeleksi informasi yang berasal dari berbagai sumber, dilanjutkan dengan mendata, menganalisis, mensintesis, dan menyajikannya dalam kemasan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengemasan informasi akan memudahkan pengguna memperoleh informasi yang tepat, lengkap, dan sesuai serta dapat dengan mudah diaplikasikan.
Sedangkan menurut Djatin (2007, 1):
pengemasan informasi adalah kegiatan yang dimulai dari menyeleksi berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang relevan, menganalisis, mensintesa, dan menyajikan informasi yang sesuai
dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang dikemas kembali memberi kemudahan dalam penyebaran informasi dan temu kembali informasi. Menurut Agada (1990, 53) pengemasan informasi adalah pendekatan sistematis untuk desain dan penyediaan layanan informasi
Definisi lain tentang pengemasan informasi menurut Dongardive (2013) Information repackaging is process to repackage the analysis of consolidated information in that form which is more suitable and usable for library users. ( Kemas ulang informasi adalah proses analisis dan mengemas kembali informasi secara padu yang mana agar lebih sesuai dan dapat dipergunakan untuk pengguna perpustakaan ).
Menurut Mutongole (2010):
Information repackaging can be done in many ways including reformatting and synthesizing raw information, combining expertise or consulting on subject with access to relevant information sources and providing training or assistance to users in increasing an information product.
Pengemasan ulang informasi dapat dilakukan dengan banyak cara termasuk memformat dan mensintesis informasi mentah, menggabungkan keahlian atau konsultasi pada subjek dengan akses ke sumber-sumber informasi yang relevan dan memberikan pelatihan atau bantuan kepada pengguna dalam meningkatkan produk informasi.
Menurut Ugwuogu (2015) pengemasan informasi adalah:
Information repackaging is therefore the provision of information to different categories of users in an encapsulated form based on team approach or needs assessment in order to facilitated or yield quick and meaningful decision making for result-oriented impact.
kebutuhan untuk memfasilitasi atau membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat serta cepat.
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengemasan ulang informasi merupakan kegiatan menyeleksi informasi yang berasal dari berbagai sumber, dilanjutkan dengan menganalisis, mensintesis, dan menyajikannya dalam kemasan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengemasan informasi akan memudahkan pengguna memperoleh informasi yang tepat, lengkap, dan sesuai serta dapat dengan mudah diaplikasikan. hal tersebut upaya menciptakan suatu bentuk kemasan baru, karena suatu informasi perlu dilakukan pengemasan sedemikian rupa agar orang yang mendapatkan informasi dapat mengerti maksud dari isi yang akan disampaikan.
2.4.2 Jenis Kemasan Informasi
Agar kemasan informasi berdaya guna, maka kemasan informasi yang dibuat berdasarkan jenis dan kebutuhan pengguna. Informasi yang akan dikemas haruslah mengacu kepada kebutuhan pengguna, yang dapat diketahui berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan pengguna.
Berdasarkan jenisnya, kemasan informasi dapat berupa: Media tercetak, seperti brosur, folder, petunjuk teknis, poster, buku saku, warta (newsletters), serta buku panduan/pedoman. Media elektronis, seperti CD, VCD, DVD, dan internet serta pangkalan data. ( Dewiyana dkk, 2014)
Adapula jenis kemasan menurut (Hartinah, 2005) yaitu: a. Pangkalan data
b. Berbagai publikasi, seperti: brosur, newsletter, majalah kesiagaan informasi, majalah abstrak dan indeks, bibliografi, karangan baru,
presentasi lisan, disajikan dalam web, tinjauan perkembangan baru, tinjauan literatur, monografi, prosiding konferensi, laporan teknis, laporan bisnis atau laporan manajemen, buku panduan, direktori, katalog, majalah primer
c. Media dengar pandang.
d. Kemas ulang dalam bentuk pangkalan data bibiliografi, atau lainnya dalam media CD-ROM, WEBSITE.
Setiap bentuk kemasan tersebut memiliki karakteristik yang berbeda, termasuk kelebihan dan kekurangannya sebagai media komunikasi. Begitu pula, rambu-rambu atau aturan mengemas informasi dalam setiap jenis/bentuk kemasan tersebut juga berbeda. Oleh karena itu, para pengemas informasi perlu memperhatikan karakteristik masing-masing media serta pengguna sasaran agar tujuan pengemasan informasi tercapai.
2.4.3 Pemanfaatan Pengemasan Informasi
Pengemasan informasi merupakan bagian dari sebuah usaha ekonomis dari perpustakaan atau penyedia informasi yang juga akan membawa dampak ekonomis bagi perpustakaan/penyedia informasi dan juga masyarakat/pengguna yang memanfaatkannya.
Menurut Hartinah (2009, 4) dalam artikelnya, ada beberapa manfaat ekonomis dari adanya pengemasan informasi diantaranya adalah:
1. Perpustakaan mampu menyediakan kemasan-kemasan informasi yang siap pakai yang dapat dijual kepada masyarakat/pengguna dengan segmentasi yang telah ditentukan, misal informasi bidang kedokteran yang terkemas akan sangat berguna bagi para praktisi dan pemerhati di bidang kedokteran. 2. Banjir informasi yang terus menerus apabila tidak ditangani oleh perpustakaan akan membawa dampak pada pembengkakan cost perawatan dan pengelolaan, sehingga apabila dibandingkan dengan biaya yang dihasilkan dari pemanfaatan informasi akan sangat tidak signifikan. Dengan pengemasan informasi maka perpustakaan dapat menekan biaya
hasilnya sebagai bentuk layanan“penjualan informasi” di perpustakaan kepada pengguna yang membutuhkan.
3. Bagi pengguna, adanya kemasan informasi ini akan memotong biaya dan juga waktu yang dibutuhkan oleh pengguna dalam mencari, memilih, dan memperoleh informasi yang dibutuhkannya. Hal ini dikarenakan pengguna dengan mudah mendapatkan kemasan informasi yang siap pakai dan disediakan oleh perpustakaan secara mudah, cepat, tepat dan hemat waktu. Misalnya, untuk mendapatkan informasi tertentu di perpustakaan, pengguna cukup mengakses database perpustakaan melalui internet yang perpustakaan sebagai “cost institution” menjadi “benefit institution”. Artinya perpustakaan tidak lagi dianggap sebagai lembaga yang hanya “menyedot” biaya dan punya ketergantungan terhadap biaya, menjadi perpustakaan yang mampu memberikan keuntungan dan membiayai kegiatannnya sendiri.
Untuk paket informasi membutuhkan usaha yang lebih besar, namun memberikan manfaat jangka panjang dalam penyebaran informasi ilmiah (Iwhiwhu, 2008). Untuk mencapai sasaran yang tepat dan memberikan manfaat jangka panjang, dalam kemasan informasi ilmiah harus mempertimbangkan karakteristik pengguna, yaitu sebagai berikut (Maryati dan Yoganingrum, 2015):
1. Kebutuhan pengguna. Hal ini berkaitan dengan isi, kemasan dan saluran komunikasi.
2. Status Pengguna. Hal ini merujuk pada wilayah (perkotaan, desa, pesisir, pulau kecil, dll), profesi (peneliti, nelayan, pengusaha, dokter, dll), materi pelajaran (lingkungan, bisnis, teknologi, dll), usia (anak-anak, orang dewasa yang tinggal, warga senior), tingkat pendidikan (yang tidak berpendidikan, SD, sarjana, dll) dan jumlah penghasilan.
3. Perilaku pengguna. Umumnya hal ini terkait dengan status pengguna.
Berdasarkan uraian di atas, pemanfaatan pengemasan informasi suatu upaya yang tidak mudah dan membutuhkan usaha dan biaya yang besar. Maka diharapkan usaha yang sungguh-sungguh dalam menciptakan produk kemasan informasi yang hasilnya benar-benar membantu pengguna, dengan menyajikan informasi secara praktis, mudah didapat dan dipahami, serta menghemat biaya dan
waktu. Bukan hanya bermanfaat dalam sesaat, tetapi juga member manfaat dalam jangka waktu yang panjang.
2.4.4 Tujuan Pengemasan Informasi
Tujuan utama kemas ulang informasi adalah untuk menyajikan informasi ke dalam bentuk kemasan agar informasi tersebut lebih dapat diterima, lebih mudah dimengerti, dan dimanfaatkan pengguna.
Menurut Hartinah (2005) tujuan kemas ulang informasi yaitu:
1. Menyajikan informasi ke dalam bentuk kemasan menjadi informasi yang lebih dapat diterima pemakainya dengan cara langsung dapat langsung memberi manfaat dan lebih mudah dimengerti isinya.
2. Menyediakan informasi dengan cara mensintesa data dan informasi yang tersedia
3. Menyediakan sarana dan panduannya
4. Meringkas dan mensintesa penelitian dan kajian atau evaluasi berbagai aspek
5. Mengumpulkan informasi mutakhir
6. Mereviw atau meninjau berbagai literatur dan dokumen
Menurut Dongardive (2013) “The aim of repackaging is to enhance the acceptance and use of information products and the assimilation and recall of their contacts.”
Sedangkan menurut Fatmawati (2014) , tujuan kemas ulang informasi yaitu:
1. Memudahkan untuk memperoleh dan mendapatkan informasi. 2. Mempercepat penelusuran dan penemuan kembali informasi.
3. Mengevaluasi dan memberikan penafsiran seberapa jauh tingkat pemanfaatannya.
4. Memberikan kepuasan kepada pengguna.
5. Mengawetkan koleksi, khususnya jika dikemas dari bentuk tercetak ke bentuk digital.
7. Menghemat ruang dan rak untuk menyimpan koleksi tercetak.
8. Memudahkan penelusuran apalagi jika sudah dientri dalam pangkalan data. 9. Mudah dibawa dan ditransfer dalam jejaring perpustakaan lain untuk
sharing dan transfer pengetahuan maupun pengalaman antar pustakawan. Berdasarkan uraian di atas, tujuan pengemasan informasi adalah menciptakan suatu kemasan informasi guna meningkatkan penerimaan dan penggunaan produk informasi kepada pengguna informasi dengan cara cepat serta mudah dipahami dalam membantu proses pengambilan kebijakan.
2.4.5 Fungsi Pengemasan Informasi Fungsi pengemasan informasi yaitu: Menurut Dongardive (2013) adalah:
1. As a tool for saving information. (sebagai alat untuk menyimpan informasi)
2. As a systematic and selective sorter of useful information.(sebagai sistematis dan selektif sorter dari informasi yang berguna)
3. As a means for more wide information transmission and delivery. (sebagai sarana untuk lebih luas pengiriman informasi dan transmisi)
4. As a translation tool.(sebagai alat penerjemah)
5. As an opportunity for the practical application of research results.(sebagai kesempatan untuk aplikasi praktis hasil penelitian) 6. As a means for the promote delivery of relevant
information.(sebagai sarana untuk mempromosikan pengiriman informasi yang relevan)
Menurut Fatmawati (2014) fungsi kegiatan kemas ulang informasi, antara lain:
1. Memudahkan pengguna dalam memilih informasi. 2. Menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
3. Sarana penyebaran informasi yang efektif dan efisien. 4. Sebagai alat penerjemah terhadap suatu hal dengan cepat. 5. Mempercepat proses aplikasi hasil penelitian.
6. Menyediakan informasi secara cepat dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
Berdasarkan uraian di atas, fungsi pengemasan informasi adalah sebagai alat untuk penyimpanan informasi yang berguna. Serta menjadikan penyebaran informasi kepada pengguna menjadi lebih mudah dan tepat guna.
2.4.6 Tahapan Pengemasan Informasi
Agar informasi yang dikemas sesuai dengan kebutuhan pengguna, pengemasan informasi dilakukan mengikuti tahapan.
Menurut Sankarto (2008) sebagai berikut: 1. Identifikasi kebutuhan pengguna.
Kebutuhan pengguna dapat diketahui melalui wawancara dengan pengguna maupun pihak terkait, pengamatan langsung di lapangan, serta mempelajari laporan atau dokumen yang ada, seperti hasil PRA. Dengan mengetahui kebutuhan pengguna maka tujuan pengemasan informasi akan lebih tepat sasaran.
2. Pengumpulan informasi serta pemilihan sumber informasi.
Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan pengguna, selanjutnya dilakukan pengumpulan informasi yang relevan. Informasi dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain perpustakaan, diskusi dengan pakar/ahli, dan internet. Namun demikian, pengemas informasi perlu memperhatikan sumber informasi tersebut. Pemilihan sumber informasi penting untuk menjamin kebenaran informasi yang dikumpulkan. Untuk informasi tentang inovasi teknologi pertanian, pengemas dapat mengakses lembaga-lembaga penelitian, perguruan tinggi, dan sumber lain yang relevan. Informasi yang bersumber dari kearifan lokal dapat pula dimanfaatkan bila relevan.
3. Evaluasi informasi yang dikumpulkan.
Informasi yang telah dikumpulkan selanjutnya dipilih dan ditelaah sesuai dengan topik yang ditentukan berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan pengguna.
4. Pengemasan informasi.
Kemampuan pengemas informasi sangat menentukan nilai guna kemasan informasi yang dihasilkan. Oleh karena itu, pengemas informasi perlu memahami materi yang akan dikemas, bentuk kemasan, serta cara mengemasnya. Seyogianya, pengemas informasi adalah orang yang ahli di
bidangnya. Namun, pengemasan dapat pula dilakukan oleh bukan ahlinya bekerja sama dengan yang ahli di bidangnya.
5. Evaluasi produk dan proses pembuatannya.
Evaluasi terhadap kemasan informasi bertujuan untuk mengetahui manfaat informasi bagi pengguna serta efektivitas media yang digunakan. Evaluasi terhadap proses pembuatan juga penting, terutama berkaitan dengan efisiensi waktu, tenaga, dan biaya.
Dari penjelasan di atas, hal yang perlu diperhatikan dalam tahap pengemasan ulang informasi adalah siapa pengguna yang akan membutuhkan informasi, pengumpulan dan pemilihan sumber yang benar, dan pemilihan media yang tepat. Sehingga mudah didapat dan dipahami oleh pengguna informasi.
2.4.7 Prosedur Pengemasan Informasi
Perancangan dan pengembangan pembuatan produk informasi (the design and development of information products) meliputi 9 (Sembilan) langkah menurut (Dewiyana, 2014) yaitu:
Langkah 1.
You might sell a whole year of issues as a bundle, or group the issues by topic and sell them as specialized e-booklets.
Mengumpulkan dan menawarkan informasi mengenai satu topik isu dan menjualnya dalam bentuk bundel atau e-booklets.
Langkah 2.
Record your speaking engagements,then sell copies on tape or Cd to those who couldn’t attend the live event.
Merekam ceramah pada berbagai seminar atau workshop, kemudian menjual copy CD untuk mereka yang tidak dapat menghadiri acara secara langsung.
Menuliskan rekaman dan menjualnya sebagai laporan khusus atau e-book. Langkah 3.
Record your teleclasses. Turn them into tapes. CD s and reports as well Merekam proses belajar mengajar jarak jauh (teleclasses), kemudian menjual copy CD dan Laporan.
Langkah 4.
Take a magazine article that you’ve written and expand on it. You’ve now got a chapter for a book.
Mengambil sebuah artikel majalah yang sudah Anda tulis dan tambahkan narasi sebagai pelengkap untuk mendapatkan sebuah bab untuk sebuah buku, atau sebaliknya ambil bagian dari buku Anda dan mengubahnya menjadi artikel majalah).
Langkah 5.
Do you offer your web visitors a valuable collection of articles, links, templates, forms, or downloads? Consider putting those resources behind digital bars, and asking people to pay a small monthly subscription fee to access them.
Membangun website dan menawarkan koleksi berharga artikel, link, template, bentuk, atau mingguan kepada pengunjung web, baik bentuk tercetak maupun elektronik, dan meminta orang untuk membayar sedikit biaya berlangganan bulanan untuk mengaksesnya.
Langkah 6.
For added customer value, consider bundling in some one-on-one e-mail coaching or support.
Mengambil serangkaian tips, wawasan atau teknik dari salah satu buku atau laporan khusus, dan membagi-baginya ke dalam potongan. Gunakan autoresponden untuk mengirimkan satu potongan isi e-mail setiap minggu selama 6 atau 8 minggu (e-course). Untuk menambahkan nilai pelanggan, pertimbangkan bundling di beberapa e-mail.
Langkah 7.
If your book contains how to steps or exercises, draw these out from the rest of the content and expand on them a little.
Jika buku Anda berisi langkah-langkah atau suatu prosedur, kembangkanlah menjadi bentuk lain dengan cara memperluas atau mengubahnya menjadi buku kerja/petunjuk teknis.
Langkah 8.
Turn snippets of your tapes or CD s into streaming audio files. Offer them as a bonus for signing up for your newsletter, insert them as “audio
articles” in your actual newsletter, or use them as a sales tool to what people’s appetite for the full recording.
Mengalihmediakan rekaman CD ke file audio streaming atau video lalu menawarkan kepada pengunjung yang mendaftar, bonus untuk ke mengakses informasi milik Anda, dan masukkan mereka sebagai "audio artikel", atau menggunakan mereka sebagai alat promosi.
Langkah 9.
Offer the same magazine article to several different print publications. They won’t mind as long as their target audiences are all different.
Menawarkan artikel majalah yang sama untuk beberapa publikasi cetak yang berbeda. Mereka tidak akan keberatan selama khalayak target mereka semua berbeda. (dikutip Dewiyana,2014)
Menurut Suprapto (2008, 2) sebelum membuat kemasan informasi, perlu diketahui langkah-langkah dalam proses pengemasan informasi, yaitu: 1. Menyeleksi dan menetapkan topik dari kemasan yang akan dibuat dan
informasi yang akan dicakup. Menurut Kothler yang dikkutip oleh Suprapto (2008, 2) untuk menentukan topik, perlu dikumpulkan berbagai masukan dan ide-ide yang biasanya berasal dari: konsumen/pemakai produk dan jasa (prosentasi paling banyak), ilmuwan, pesaing, karyawan, saluran pemasaran, manajemen puncak/pengambil kebijakan.
2. Menentukan strategi dalam mencari informasi. Kegiatan meliputi: menentukan jenis informasi yang dibutuhkan, dan jenis sumber informasi yang dapat membantu menemukan informasi yang dibutuhkan
3. Menentukan lokasi informasi dan cara mengakses. Kegiatan meliputi: menggunakan katalog perpustakaan, menggunakan indeks majalah, mencari informasi di internet, CD-ROM.
4. Menggunakan informasi dengan cara mengevaluasi dan mensitir informasi. 5. Mensintesa yaitu mengemas informasi.
6. Mengevaluasi produk yang dibuat, dan mengevaluasi proses pembuatannya.
Dalam melakukan pengemasan ulang informasi diperlukan usaha yang khusus, karena informasi yang memiliki nilai penting harus sesuai dengan fasilitas memadai, serta teknik kemas ulang yang menarik agar informasi lebih memiliki nilai jual kepada pengguna sebagai pengguna informasi.
Sedangkan menurut Chisita (2011) dalam melakukan pengemasan ulang informasi dibutuhkan dukungan teknologi modern. Karena teknologi informasi dan komunikasi tanpa ada batas ruang dan waktu, sehingga memungkinkan pengguna mendapatkan informasi yang dibutuhkan darimana saja dan kapan saja.
Penelitian ini hendak mengungkapkan pengemasan ulang informasi yang dilakukan oleh PDII-LIPI. Yang dimaksud dengan pengemasan ulang informasi adalah langkah-langkah yang dilakukan dari awal sampai akhir, dengan proses yang ditetapkan, guna menciptakan kemasan yang menarik dan memiliki nilai tinggi, agar membantu memudahkan pengguna dalam pemanfaatan informasi serta dalam pengambilan keputusan. Dengan mencakup aspek: (1) Penentuan topik (2) Penentuan ruang lingkup dengan kata kunci (3) Penelusuran informasi (4) Pengumpulan informasi (5) Analisis informasi (6) Pengemasan informasi, (7) Pemeriksaan/Editting, (8)Cetak kemasan.
