BAB 3 Pembahasan Pelaksanaan Program

(1)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 10}

BAB 3

Pembahasan Pelaksanaan Program

3.1. Program DKSI untuk Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan

Pengembangan sistem informasi dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang disampaikan oleh unit kerja yang mengelola sistem informasi tersebut serta perbaikan-perbaikan secara internal untuk meningkatkan kualitas sistem informasi tersebut. Pada tahun 2009 ini beberapa sistem informasi yang dikembangkan antara lain :

SIMAK Mayor Minor S1 telah dilakukan perbaikan sistem informasi serta penyesuaian modul yang berkaitan dengan perubahan pada sistem KRS online. Perubahan tersebut di ataranya adalah perbaikan modul daftar hadir, UTS, UAS, upload nilai dari departemen. Penambahan modul wisuda yang menyangkut bentuk transkrip, ijazah, inputan data SKL, serta sistem evaluasi kelulusan mahasiswa mayor minor dengan aturan bahwa IPK matakuliah mayor, interdepartemen, dan minor masing-masing harus lebih besar atau sama dengan 2.0 pada skala 0-4.

KRS Online telah dilakukan perbaikan sistem serta penambahan modul disesuaikan dengan kebutuhan. Perbaikan pada sistem KRS online adalah dengan mengubah sistem pengambilan matakuliah dimana dipisahkan antara Kuliah dan Praktikum. Pemisahan pengambilan kuliah dan praktikum ini berdampak signifikan pada berkurangnya bentrokan waktu kuliah dan praktikum bagi mahasiswa, sehingga perubahan pada KRS-B tidak banyak dilakukan oleh mahasiswa dibandingkan dengan perubahan KRS-KRS-B pada semester-semester sebelumnya. Penambahan modul dilakukan pada pemasukan data

jadwal kuliah. Jadwal kuliah pada semester ganjil tahun akademik 2009/2010 ini

selain menentukan ruangan dan waktu kuliah/praktikum untuk setiap matakuliah, juga menentukan kapasitas mayor, interdepartemen, minor, dan suporting course untuk setiap kelas paralel. Sumber data jadwal ini adalah mengacu pada semester

(2)

sebelumnya dan kemudian diperbaiki oleh masing-masing departemen pengampu matakuliah tersebut. Dengan data seperti ini, maka baik departemen maupun mahasiswa yang akan mengambil matakuliah ini telah mengetahui sejak awal kapasitas tampung untuk masing-masing jadwal matakuliah tersebut. Untuk menjalankan KRS Online harus menggunakan program browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dan lain-lain dengan menuliskan alamat http://krs.ipb.ac.id.

SIMAK SPs IPB Dengan telah selesainya dilakukan perbaikan-perbaikan pada SIMAK SPs IPB sesuai masukan yang diterima dari pengguna, maka pada akhir tahun 2009 sudah dapat dioperasionalkan. Perbaikan yang telah dilakukan pada sistem ini antara lain : beberapa query untuk kebutuhan report, report berupa transkrip, penambahan form input/edit/data Rencana Penelitian dan form Biaya Mata Kuliah, serta perbaikan script dari bug-bug yang didapatkan pada waktu ujicoba.

SIMSPP telah digunakan dan dikelola oleh Direktorat Keuangan. Dengan SIMSPP pengelolaan SPP mahasiswa, khususnya mahasiswa Strata-1 dapat terpantau mulai sejak pembayaran biaya perkuliahan pertama kali hingga semeser akhir pembayaran SPP. Dana SPP ini dengan SIMSPP dapat diketahui porsi penyalurannya baik untuk departemen, fakultas maupun rektorat. Bagi mahasiswa aktif, rincian SPP yang telah dibayar dapat dilihat pada krs online pada alamat http://krs.ipb.ac.id. SIMSDM : SIMPEG, DUPAK, Kinerja dikelola oleh Direktorat Sumberdaya Manusia. Pada tahun 2009, pada sistem informasi SIMPEG telah dilakukan perubahan berkenaan dengan perubahan NIP. Perubahan NIP dari sembilan dijit menjadi 18 dijit, menyebabkan perlunya perubahan pada struktur data. Begitu pula perubahan struktur organisasi IPB sesuai dengan Surat Keputusan MWA Nomor 77/MWA-IPB/2008, yang menyebabkan perlunya menata kembali data unit kerja menyesuaikan pada perubahan tsb. Perubahan kode unit kerja menyebabkan pula mutasi pegawai dari unit lama ke unit baru. Untuk menjalankan SIMPEG, maka harus dilakukan proses instalasi SIMPEG pada komputer yang akan digunakan.

(3)

Perubahan NIP dan struktur organisasi IPB juga berdampak pada sistem informasi DUPAK. Perubahan ini telah selesai dilakukan, sehingga DUPAK kembali dapat dioperasionalkan. Untuk menjalankan DUPAK harus menggunakan program browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll. dengan menuliskan alamat http://dupak.ipb.ac.id/dupak.aspx.

Demikian juga dampak dari perubahan NIP dan unit kerja berpengaruh terhadap sistem Kinerja. Perubahan ini sekaligus kami jadikan momentun untuk migrasi terhadap sistem Kinerja dari sistem berbasis desktop menjadi sistem berbasis web. Untuk menjalankan Sistem Kinerja harus menggunakan program browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll. dengan menuliskan alamat

http://sdm.ipb.ac.id:8080/kinerja.

SIMBSC (Balanced Score Card) dikelola oleh Institut Pertanian Bogor dalam hal ini oleh Direktorat Perencanaan dan Pengembangan, bertujuan untuk membantu pimpinan IPB mendapatkan informasi mengenai capaian, kualitas, kendala dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah direncanakannya sesuai dengan yang tertuang dalam Rencana Kerja Unit Kerja masing-masing. Pada tahun 2009, SIMBSC belum optimal pengoperasiannya. Untuk menjalankan Sistem Kinerja harus menggunakan program browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll, dengan menuliskan alamat http://ipb.ac.id/bsc.

SIMAP Sistem Manajemen Agenda Pimpinan dikelola oleh IPB sebagai bentuk dukungan

terhadap segenap pimpinan IPB dalam mengelola agenda kegiatannya. Diharapkan dengan SIMAP ini agenda pimpinan IPB dapat dikelola dengan baik, sehingga kegiatan pimpinan IPB dapat saling diketahui oleh satu sama lain pimpinan IPB sendiri dan apabila akan membuat jadwal pertemuan (rapat, dll) dapat dengan mudah diketahui waktu yang tepat untuk pelaksanaan pertemuan tersebut. Selain itu bentrok agenda pun dapat diminimalisasi kejadiannya, setidaknya dapat diantisipasi bila memang agenda yang bentrok tersebut tidak dapat dihindari. Staf sekretariat juga dapat dengan mudah mengetahui agenda pimpinannya, baik agenda yang lalu, agenda hari ini, maupun agenda ke depan. Untuk menjalankan SIMAP harus menggunakan program

(4)

browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll. dengan menuliskan alamat http://smap.ipb.ac.id.

KMS (Knowledge Management System) adalah program strategis yang dapat menghimpun pengetahuan dan sebagai tempat repositori pengetahuan dari dosen, pegawai, unit kerja, serta stake holder IPB lainnya berupa karya ilmiah, skripsi, thesis, disertasi, dokumen-dokumen kegiatan, serta pengetahuan atau dokumen lainnya yang berguna baik bagi IPB maupun pihak eksternal. Kegiatan KMS pada tahun 2009 selain diarahkan pada upaya memperkaya pengetahuan yang tersimpan dalam database KSM, juga dilakukan perbaikan pada antarmuka (GUI) KMS dan kemudahan akses informasi dari KMS. Diharapkan dengan upaya ini akan meningkatkan jumlah pengakses KMS baik untuk mengisi konten maupun yang mencari informasi. Untuk menjalankan KMS harus menggunakan program browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll. dengan menuliskan alamat http://kms.ipb.ac.id/. SIM Kliping

SIM Kliping adalah program yang dapat menghimpun kumpulan berita yang terkait dengan aktivitas institusi IPB dan sebagai tempat repositori dokumen yang berupa format pdf maupun image. Dengan tersedianya SIM Kliping maka dokumen yang sudah tersimpan dapat dengan mudah untuk dicari kembali berdasarkan kata kunci pecarian, berdasarkan tanggal disimpan, maupun berdasarkan sumber beritanya. Untuk menjalankan SIM Kliping harus menggunakan program browser yang telah ter-install seperti Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Opera, dll. dengan menuliskan alamat

http://hosting.ipb.ac.id/~jurnal/kliping/.

SIM Journal Online

IPB Integrated Journal System (IIJS) merupakan program manajemen jurnal IPB yang akan memfasilitasi pengiriman, pemantauan, pengeditan, penerbitan, dan langganan jurnal secara elektronik. Tahun 2009 telah dikembangkan sistem manajemen Jurnal Online di alamat http://journal.ipb.ac.id/ dan Jurnal Hayati (Hayati Biosciences Journal) yang telah mendapat akreditasi A sebagai pilot project. Dalam sistem IIJS, pengguna terbagi ke dalam 4 kategori, yaitu:

(5)

1. Author, melakukan penulisan jurnal (abstrak maupun full teks) dan mengirimkan tulisan jurnal secara online melalui IIJS

2. Editor, mengelola jurnal yang masuk dan mengirimkan kepada Reviewer yang relevan dengan naskah tulisan (copy editing, proof reading, layout, finger print). 3. Reviewer, Melakukan uji kelayakan jurnal dengan metode review secara berkala. 4. Administrator, menampilkan hasil tulisan berbentuk full teks atau abstraks dalam

IIJS untuk dimanfaatkan oleh masyarakat luas dan mendapatkan penilaian akreditasi.

Implementasi dari kegiatan Sistem Journal Online adalah dengan mem-publish journal, yaitu mempublikasikan jurnal ilmiah yang sudah ada, melalui tahapan-tahapan yang tersedia dalam sistem aplikasi OJS (Open Journal System). Sistem ini bersifat terbuka (Open Source) sehingga dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kegiatan selanjutnya dalam pengembangan IIJS ini adalah sosialisasi dan mengintegrasikan seluruh jurnal ilmiah di IPB melalui sistem ini.

SIM Conference Online

IPB Integrated Conference System (IIJS) merupakan program manajemen seminar/workshop IPB yang akan memfasilitasi pengiriman, pemantauan, publikasi karya tulis yang akan dipublikasikan dalam seminar nasional atau internasional di IPB secara elektronik. Tahun 2009 telah dikembangkan sistem manajemen Conference Online di alamat http://conference.ipb.ac.id dan Seminar AFITA 2010 (Asian Federation for Information Technology in Agriculture) dengan tema The Quality Information for Competitive Agriculture Based Production System and Commerce sebagai seminar pertama yang dipublikasikan melalui OCS (Open Conference System). Dalam sistem ini, pengguna terbagi ke dalam 4 kategori, yaitu:

1. Author, melakukan penulisan jurnal (abstrak maupun full teks) dan mengirimkan tulisan secara online.

2. Director, mengelola jurnal yang masuk dan mengirimkan kepada Reviewer yang relevan dengan naskah tulisan (copy editing, proof reading, layout, finger print). 3. Reviewer, Melakukan uji kelayakan jurnal dengan metode review secara berkala. 4. Track Director, menampilkan hasil tulisan berbentuk full teks atau abstraks untuk

(6)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 15} Untuk tahun ini implementasinya masih berupa inisiasi sistem.

3.1.1. KRS Online

Pada tahun akademik 2009/2010 semester ganjil, Direktorat KSI secara institusi, untuk ketiga kalinya melakukan pelaksanaan KRS online. Pada pelaksanaan KRS online dilakukan banyak perbaikan-perbaikan dari pelaksanaan KRS online sebelumnya, antara lain :

1. Reengineering sistem KRS online untuk meningkatkan skalabilitas dan reliabilitas program.

2. Antisipasi kebutuhan pengguna dengan meningkatkan ekstensibilitas pada sistem perangkat lunak.

3. Meningkatkan keamanan data dan aplikasi dengan memberlakukan pembatasan akses secara lebih detail.

4. Mulai menerapkan „single sign on‟ (SSO), dimana user access mahasiswa digunakan sebagai user password untuk masuk ke krs online.

KRS Online yang baru telah dirancang untuk memecahkan masalah-masalah yang disebutkan di atas. Sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan KRS online antara lain mesin server database dengan spesifikasi dual processor xeon 1.8 Ghz, Memory 4 GB, mesin server untuk aplikasi menggunakan 2 (dua) buah mesin dengan cara kerja “balancer

model”, dan source code ditulis dalam script PHP berbasis Linux.

Mahasiswa mayor dijamin mendapat matakuliah mayor atau interdepartemennya selama daya tampung mayor/interdept tersedia. Matakuliah tertentu sudah tidak dapat diambil secara supporting course. Dengan diterapkannya sistem Early Warning System, mahasiswa yang berpotensi Dikeluarkan atau mahasiswa yang memiliki nilai “E” diberikan peringatan dini. Demikian pula apabila ada tunggakan SPP semester sebelumnya yang belum diselesaikan oleh mahasiswa. Mereka tidak dapat mengisi KRS online, dan diharuskan datang ke Direktorat Administrasi Pendidikan untuk membuat surat pernyataan.

Pada prinsipnya setiap sistem informasi atau pun aplikasi yang sedang berjalan maupun yang belum jalan harus ada pegawai (programmer) yang mengembangkannya sampai kebutuhan terhadap sistem informasi/aplikasi sesuai dengan yang telah didefinikan dalam dokumen (SKPL) terpenuhi. Untuk itu diperlukan penambahan tenaga programmer tetap

(7)

maupun sebagai programmer outsourcing untuk mengembangkan sistem-sistem informasi baik yang sudah ada maupun yang akan dibangun.

3.1.2 Cyber Mahasiswa IPB

Sampai saat ini DKSI mengelola Cyber Mahasiswa sebanyak 5 (lima) cyber. Lokasi cyber mahasiswa tersebar dibeberapa lokasi dengan kapasitas tampung berbeda-beda. Berikut adalah cyber mahasiwa dengan kapasitas dan lokasinya.

Tabel 3.1 Cyber Mahasiswa. No Nama

Cyber

Lokasi Kapasitas Keterangan

1 Cyber Singkong Gedung Perpustkaan IPB Lt. 4 230 PC

Selain sebagai pusat akses

internet/intranet, juga digunakan untuk praktikum mata kuliah yang menggunakan komputer, antara lain mk. Penerapan Komputer, mk Sistem Pakan, dll 2 Cyber Jagung Gedung FEM, Wing Rektorat, Lt. 2

30 PC Digunakan juga untuk pelatihan-pelatihan internal dengan kapasitas peserta 20-25.

3 Cyber Padi Gedung FKH,

Lt. 4

55 PC Selain sebagai pusat akses

internet/intranet, juga digunakan untuk praktikum mata kuliah yang menggunakan komputer, antara lain mk. Sistem Pakan, dll

4 Cyber Staf Gedung

Rektorat, Lt. 1

28 PC Cyber ini dikhususkan mahasiswa Pascasarjana, dosen dan staf penunjang. 5 Cyber Merpati Gedung Eks. Poliklinik, Grawida

34 PC Cyber ini untuk melayani mahasiswa dengan waktu pelayanan sampai dengan pukul 21.00 malam.

(8)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 17} Tabel 3.2. Statistik Pengguna Cyber Mahasiswa Tahun 2009

No Cyber Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agst Sept Okt Nop Des Jumlah

1 Staff 260 140 227 134 103 69 23 82 58 99 105 87 1387 2 jagung 252 122 252 146 130 188 66 174 104 128 107 112 1781 3 Singkong - 265 435 180 281 137 186 538 311 385 428 248 3394 4 Merpati - 706 2726 3450 3711 2931 2790 3996 1234 3922 2943 2826 31235 5 padi 182 155 186 158 506 394 378 162 80 210 245 169 2825 Jumlah 694 1388 3826 4068 4731 3719 3443 4952 1787 4744 3828 3442 40622

Lokasi cyber mahasiswa yang kurang strategis, terutama cyber mahasiswa Singkong yang berlokasi di Gedung Perpustakaan IPB lantai 4 dan cyber mahasiswa Padi yang berlokasi di FKH lantai 4.

3.1.3 IMCA (IPB Microsoft Campus Agreement)

Tahun 2009 ini Kerjasama IPB dengan Microsoft untuk pengadaan software legal sudah diperpanjang kembali. Kerjasama IMCA bersifat volume lisence, sehingga software yang termuat dalam kerjasama sebelumnya masih dapat digunakan secara legal (downgrade). Sumberdaya yang digunakan berupa duplikasi CD menggunakan mesin duplicator, labeling, dan sticker hologram.

Sasaran dan target kegiatan ini adalah penggunaan software berlisensi oleh seluruh civitas akademika sehingga indikator keberhasilan program adalah perkembangan pengguna IMCA.

Daftar Software Lisensi IPB-MCA (last upgrade version 29 Agustus 2008 - 31 Agustus 2011) adalah sebagai berikut:

Microsoft Office SharePoint Designer English Microsoft Office SharePoint Designer Japanese Microsoft Exchange Server Enterprise English Microsoft Exchange Server Enterprise Japanese Microsoft Office Enterprise English

(9)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 18} Microsoft Office Enterprise Japanese

Microsoft Windows Vista Business English Microsoft Windows Vista Business Japanese Microsoft Windows Server Enterprise Japanese Microsoft Windows Server Enterprise English Microsft SQL Server Enterprise Edition English Microsft SQL Server Enterprise Edition Japanese Microsoft Visual Studio Professional English Microsoft Visual Studio Professional Japanese Microsoft Visio Professional English

Microsoft Visio Professional Japanese

Hambatan yang ada dalam program ini antara lain adalah adanya pengguna software IMCA diluar civitas akademika IPB, adanya penyalahgunaan software IMCA dan sticker IMCA oleh oknum-oknum tertentu untuk keuntungan pribadi, dan biaya cetak sticker menjadi mahal jika berlaku masa lisensi.

3.2. Program DKSI untuk Peningkatan Kapasitas 3.2.1. Pengembangan Website

Pada Tahun 2009 kegiatan pengembangan website IPB http://www.ipb.ac.id diarahkan pada pengembangan Versi Bahasa Inggris dengan fokus kegiatan pada translate berita yang diposting oleh Humas IPB. Selain itu perbaikan kompatibilitas web IPB dengan menggunakan standar web validator W3C (World Wide Web Consortium). Dengan validator ini dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang harus dilengkapi dari sisi meta keywords,

title, meta description, dan atribut alt. Selain itu perubahan terhadap website IPB tahun

ini adalah restrukturisasi navigasi menu dan pengelompokkan informasi yang terdapat dalam situs web IPB.

Untuk pengembangan website unit kerja kembali dilakukan kegiatan lomba website situs web unit kerja pada periode Juli – Desember 2009. Kegiatan ini dimaksudkan sebagai salah satu tolok ukur yang digunakan dalam perangkingan suatu perguruan tinggi adalah penilaian

(10)

terhadap situs webnya. Seberapa lengkap sebuah situs web perguruan tinggi dapat memberikan informasi mengenai profil, kegiatan, publikasi dan aspek lainnya. Situs web IPB dan unit-unit di dalamnya telah ada namun masih perlu ditingkatkan dan disesuaikan dengan standar internasional yang ada. Upaya ini dilakukan untuk mendukung tujuan IPB agar termasuk dalam

World Class University. Selain itu, situs web merupakan sarana publikasi dan promosi

keunggulan IPB yang efektif kepada masyarakat luas. Untuk mencapai tujuan tersebut, Tahun 2009 ini DKSI tidak hanya mengadakan lomba situs web untuk tingkat unit kerja di lingkungan IPB yang mencakup unit kerja struktural di IPB seperti Fakultas, Departemen, Pusat Studi/Kajian/Penelitian, Kantor, Direktorat, Sekretariat, Lembaga/Unit penunjang, melainkan juga untuk tingkat Unit Kemahasiswaan. Bekerjasama dengan Direktorat Kemahasiswaan, tahun ini terdapat 25 unit kemahasiswaan yang mendaftarkan diri dalam lomba ini dan hampir seluruhnya memiliki domain di ipb.ac.id.

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi serta keberlanjutan pembaharuan situs web unit-unit kerja di IPB. Hal ini dilakukan sebagai upaya memenuhi standar World Class University dan menjadikan web sebagai media untuk publikasi dan promosi keunggulan IPB. Lingkup kegiatan ini adalah memberikan kesempatan kepada seluruh unit kerja dan unit kemahasiswaan di IPB untuk bersaing secara kompetitif dalam pembuatan maupun pembenahan situs web yang dimilikinya dengan mengacu pada standar World Class University. Produk kegiatan ini adalah situs web unit-unit kerja di IPB memenuhi standar World Class University.

Indikator keberhasilan dari program lomba web unit kerja adalah sebagai berikut:

Peringkat website IPB di Peringkat 4000 Perguruan Tinggi di dunia versi webometrics tahun 2010 mengalami perubahan dari tahun sebelumnya, dari peringkat 2546 di tahun 2008, menjadi 2063 di tahun 2009

100% unit kerja di IPB berdomain ipb.ac.id

Terintegrasinya seluruh database unit kerja di server IPB.

Tersedianya Forum Komunikasi Penanggung jawab website unit kerja di

[email protected]

(11)

Terbentuk SK penugasan untuk Komisi Informasi disetiap unit kerja di lingkungan IPB

Tahun ini telah diterbitkan buku Peningkatan Rangking IPB tingkat dunia sebagai pedoman pengembangan website di domain ipb.ac.id (Terlampir)

Hasil dari lomba dapat disarikan sebagai berikut:

Unit Kerja peserta lomba situs web sebanyak 78 unit kerja (Lampiran 1) Unit Kemahasiswaan sebanyak 25 unit kerja (Lampiran 2)

Web account staff pengajar dan unit kerja di http://web.ipb.ac.id : 168 site Sampai dengan 7 Januari 2010 07:00 PM, data pengunjung situs seluruhnya

1.887.084

Rata-rata total kunjungan per hari : 186

Pelaksanaan penilaian dilakukan oleh tim juri internal dan eksternal IPB yang berpengalaman dalam bidang TI dan Desain Web.

Hambatan yang ada dalam pelaksanaan lomba situs web antara lain:

Kepanitian yang belum ditetapkan dalam bentuk Surat Keputusan (SK) Panitia. Masih adanya permasalahan dengan system server terhadap keamanan dan storage

database website setiap unit kerja

Belum adanya SOP (Standard Operation Prosedure) yang menjelaskan batasan dan fasilitas yang diberikan setiap web account yang berada di domain web.ipb.ac.id

3.2.2. Penguatan Layanan Email IPB

Pada tahun 2009 penguatan sistem email IPB difokuskan pada peningkatan keamanan terutama terhadap serangan virus, spam, dan phising. Dalam upaya peningkatan keamanan ini perbaikan yang dilakukan meliputi pengamanan data user dengan menerapkan protokol http secure (https) pada antarmuka webmail dan penintegrasian sistem proteksi virus dan spam dengan sistem email IPB dengan melanggan software antivirus dan antispam berbayar, Kaspersky.

(12)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 21} Gambar 3.2.2 Arsitektur Email IPB

Alamat email IPB adalah http://mail.ipb.ac.id yang akan secara otomatis diredirect ke alamat https://mail.ipb.ac.id dan saat ini telah dilakukan perubahan terhadap skin antarmuka email berbasis web agar terlihat lebih baik dan mudah digunakan seperti terlihat pada Gambar 3.5. Mail IPB dapat diakses dengan webmail maupun mail client dengan setting POP3. Incoming : ipb.ac.id, Outgoing : smtp.ipb.ac.id.

Layanan Email

Mail storage server (NAS) dengan kapasitas > 1 TB upgradable Setiap user memiliki qouta email minimal 200 MB.

Mampu menghandle Attachment File berukuran besar hingga 8 MB Terdapat aplikasi webmail yang user friendly

Mailbox user dilindungi dengan antispam ”Kaspersky” Alamat email menjadi : [email protected]

Pembuatan Mailing list IPB, contoh yang sudah aktif : Milis Pimpinan, Milis Senat Akademik, Milis Departemen Biologi, Milis DKSI, Milis AJMP, Milis KJK, Milis

(13)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 22} Gambar 3.2.2.1 Skin webmail IPB

Target kegiatan program ini agar seluruh civitas akademika menggunakan email di

[email protected]. Sedangkan indikator keberhasilan mencakup:

90% seluruh civa IPB tercatat telah membuat dan menggunakan Email @ipb.ac.id Fasilitas Mailing list dimanfaatkan untuk komunikasi antar unit kerja

Sampai saat ini domain untuk email dibagi dalam 3 kelompok: (1) Domain @ipb.ac.id (unit kerja, dosen, staf pegawai), (2) domain @bima.ipb.ac.id (unit kerja, staf pegawai), dan (3) Domain @student.ipb.ac.id (mahasiswa)

Pengguna email di @ipb.ac.id sampai saat ini sebagai berikut : 1. Terdaftar sebanyak 1839 data user account

2. Pengguna aktif : 699 user account

3. Pengguna tidak aktif : 1140 user account

Sedangkan pengguna email di @bima.ipb.ac.id sampai saat ini sebagai berikut : a. Terdaftar sebanyak 442 user account

(14)

Pengguna Email di @student.ipb.ac.id sampai saat ini sama dengan jumlah mahasiswa aktif mulai tahun masuk 2005 sampai 2008 (lebih dari 3.000 mahasiswa x 4 angkatan = 12.000 mahasiswa). Keaktifan email mahasiswa pada domain @student.ipb.ac.id ini belum dapat disajikan.

Penggunaan Mailing list di @ipb.ac.id kjkipb (mailing list DPKHA IPB)

milis-biologi (mailing list staf Departemen Biologi) milis-institut (mailing list pimpinan IPB, mwa, sa)

milis-pengajian (mailing list peserta pengajian yang diadakan di DKSI) milis-pimrek (mailing list Pimpinan Rektorat)

milis-rapim (mailing list peserta Rapat Pimpinan) milisipb (mailing list civa IPB)  tidak aktif

milisipbnet (mailing list civa IPB)  tidak aktif

panitiadies (mailing list Panitia Dies Natalis)  tidak aktif

pelatihan (mailing list peserta pelatihan yang diselenggarakan di DKSI) pj-web (mailing list Penanggung Jawab Website unit kerja)

sa-koma (mailing list Senat Akademik Komisi A) sa-komb (mailing list Senat Akademik Komisi B) sa-komc (mailing list Senat Akademik Komisi C) sa-komd (mailing list Senat Akademik Komisi D) satker-dksi (mailing list Satuan Kerja DKSI)

Mailing List di server @bima.ipb.ac.id

a. milis-puskom (mailing list staf pegawai di DKSI)

(15)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 24} Berikut adalah data statistik penggunaan email IPB:

(a)

Spam Probable Spam Blacklisted Formal Trusted Not Detected

Messages 3,777,028 89,844 10,790 131,433 1,282,212 809,181

Bytes 22.4Gb 1.03Gb 210 Mb 1.65Gb 6.95Gb 21.0Gb

(b)

Gambar 3.2.2.2 Data trafik email IPB

0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 160000 180000 J u m l a h 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Bulan

Data Statistik Penggunaan Email IPB 2009

Sent Received Total

(16)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 25} Beberapa hambatan yang masih dirasakan mencakup:

Koneksi email ipb.ac.id masih sering terhambat di antrian server, sehingga masih terjadi beberapa pengguna mengalami keterlambatan dalam mengirimkan atau menerima email dari relasinya.

Penanganan spam yang belum optimal.

Email IPB belum terintegrasi dengan database user di LDAP server.

Masih adanya pengguna yang belum dapat menggunakan mail client / tidak memahami konfigurasinya atau tidak menangani mailboxnya sehingga over quota. Pengguna Email di @student.ipb.ac.id sampai saat ini sama dengan jumlah

mahasiswa aktif per TA 2006 sampai 2009 namun pemanfaatannya tidak optimal. Mahasiswa lebih menyukai penggunaan email dari perusahaan Yahoo dan Gmail.

3.2.3. Penguatan Layanan Internet

Dalam melayani seluruh civitas akademik IPB, DKSI terus melakukan pembenahan pada kualitas layanan Intranet, Internet dan User Access. Perbaikan yang sangat signifikan pada tahun 2009 adalah peningkatan bandwidth internet dari 15 Mbps menjadi 154 Mbps (35 Mbps bandwith international, 100 Mbps bandwidth domestik, dan 19 Mbps bandwidth inherent). Gambar menunjukan arsitektur koneksi Internet IPB dengan bandwidth 154 Mbps.

(17)

Gambar 3.2.3.1 di atas menunjukan arsitektur internet IPB terdiri dari tiga link, yaitu link international (International Exchange), link domestik (Open Indonesian Exchange) dan link inherente (Indonesian Higher Education Network)

Link Internasional 35 MBps, Link Domestik 100 MBps, dan Link Inherent 19 Mbps

Penggunaan bandwidth International IPB sudah optimal hal ini terlihat pada Gambar 3.2.3.2, sedangkan untuk bandwidth domestik dan inherent masih relative kecil. Hal ini menunjukan bahwa kecenderungan user IPB lebih banyak mengakses konten internet international.

(a)

(18)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 27} (c)

Gambar 3.2.3.2 Data utilisasi bandwidth (a). Internasional (b). Domestik (c). Inherent

Perbaikan layanan akses internet yang lain adalah penguatan Server Proxy IPB dari baik segi jumlah maupun keamanan data. Pengaksesan Internet dari unit-unit di IPB menggunakan server proxy IPB yang terpusat di DKSI. Daftar server-server proxy yang digunakan dapat dilihat pada Tabel 3.2.3.1.

Tabel 3.2.3.1 Daftar Server-server Proxy di IPB

SERVER IP PORT Load balancer I 172.17.0.11 8080 Load balancer II 172.17.0.18 8080 Proxy I 172.17.0.131 8080 Proxy II 172.17.0.161 8080 Proxy III 172.17.0.171 8080

Untuk mengakses layanan Internet IPB, seluruh civitas akademik diharapkan mendaftarkan User Access yang disimpan ke dalam database LDAP (Light-weight Directory Access

Protocol). User access ini dapat digunakan untuk akses internet dan email account. Jumlah

user access semester Ganjil 2009/2010 untuk mahasiswa Pascasarjana sekitar 900 user, Mahasiswa Reguler sekitar 200 user dan TPB sekitar 3000 user. Sedangkan User Access Staf Pengajar dan Pegawai sebanyak : 2086 user.

(19)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 28} Komposisi pengguna layanan User Access hingga saat ini adalah:

Mahasiswa Pascasarjana sebanyak : 1979 Mahasiswa Regular sebanyak : 1142 Staf IPB dan Unit Kerja : 3239 Mahasiswa TPB : 4154

Setiap pembuatan user access, DKSI akan mengeluarkan Kartu User Access yang berfungsi untuk pemantauan dan untuk ditunjukkan pada saat menggunakan cyber mahasiswa IPB. Prosedur standar pengajuan layanan Internet, formulir pendaftaran User Access untuk dosen/staf penunjang dan untuk mahasiswa, dan daftar server-server yang dikelola oleh DKSI dapat dilihat pada Lampiran.

Berikut adalah statistik pengguna user access sampai dengan bulan Desember 2008 dan trafik penggunaan layanan Internet IPB.

Gambar 3.2.3.3 Statistik Pengguna User Access Statistik Pengguna User Access

(20)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 29} Gambar 3.2.3.4 Data Statistika Penggunaan Internet IPB

3.2.4 Perluasan jaringan Fiber Optik IPB

Dalam upaya meningkatkan kualitas layanan jaringan internal IPB, pada tahun 2009 melalui pendanaan APBN, IPB telah memperluas jangkauan jaringan serat optik. Dengan perluasan jaringan serat optik diharapkan kendala koneksi jaringan yang lambat sudah tidak menjadi hambatan lagi, disamping itu waktu serta biaya maintenance jaringan yang sebelumnya menggunakan jaringan wireless yang sangat rentan menjadi berkurang. Tabel 3.2.4.1 menunjukan daftar titik perluasan FO di Kampus IPB Darmaga dan Kampus Baranangsiang. Dengan demikian topologi jaringan IPB per 2009 mengalami penambahan seperti pada gambar 3.2.4.1.

(21)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 30} Tabel 3.2.4.1 Daftar Node Perluasan Jaringan Serat Optik (FO)

KAMPUS IPB DARMAGA

NO Node Spesifikasi Perangkat Jaringan

1 GWW

Jalur: FAPERTA - GWW

Jarak: 400m Tipe media: Fiber Optik Multi-mode

Kedalaman tanam: 60cm

Distribution Switch:

WS-C3550G-1 (FAPERTA) Switch: WS-C3550-24SMI

Accessories: Rack 8U, OTB, Patch Cord

2 Asrama Putri

Jalur: FAPERTA - Asrama Putri

Jarak: 400m Tipe media: Fiber Optik Multi-mode

Kedalaman tanam: 120cm Accessories: Rack 8U, OTB, Patch Cord

Switch: WS-CE500-24LC Accessories: Rack 8U, OTB,

Patch Cord

3 Asrama Putra

Jalur: Asrama Putri - Asrama Putra

Jarak: 700m Tipe media: Fiber Optik Single-mode

Patch Cord

4 Student

Center

Jalur: FAPERTA - Student Center

Jarak: 400m Tipe media: Fiber Optik Multimode

Patch Cord

5 Rumah Sakit Hewan

Jalur: FKH - Rumah Sakit Hewan

(22)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 31} 6 Perpustakaan

Jalur: LSI - Perpustakaan

Patch Cord

KAMPUS IPB BARANANGSIANG

7 Dept. Ilmu Komputer

Jalur: NOC BS - Dept. Ilmu

Komputer Jarak: 200m

Tipe media: Fiber Optik Multimode Kedalaman tanam: 120cm Accessories: Rack 8U, OTB, Patch

Cord

Core Switch: WS-C3560G-24TS-S (NOC BS)

Patch Cord

8 IPB

Convention Center

Jalur: NOC BS - IPB Convention

Center Jarak: 300m

Tipe media: Fiber Optik Multimode Kedalaman tanam: 120cm Accessories: Rack 8U, OTB, Patch

Cord

Patch Cord

9 Intercafe

Jalur: NOC BS - Intercafe/P2SDM

Kedalaman tanam: 120cm Accessories: Rack 8U, OTB, Patch

Cord

Patch Cord

(23)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 32} (a)

(b)

Gambar 3.2.4.1 Topologi IPBNet per 2009 (a). Kampus Darmaga (b). Kampus BS

Intercafe

(24)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 33} 3.2.5 Penguatan Kapasitas Hardware

Pada sisi hardware telah dilakukan beberapa upaya untuk meningkatkan kapasitas hardware yang dimiliki IPB terutama perangkat server, fasilitas cyber perangkat kelistrikan dan lain-lain seperti ditunjukan oleh tabel 3.2.5

Tabel 3.2.5 Penguatan Kapasitas Hadware

No Nama Kegiatan Keterangan

1 Penguatan Server-Server IPB

a. Pengadaan Processor dan Memory pada server KRS dan database Akademik.

b. Pengadaan server untuk web server unit dan database web unit.

c. Pengadaan server untuk program “distance learning” PHKI.

2 Penguatan Fasilitas Cyber a. Penyelesaian upgrade cyber Merpati

b. Upgrade RAM Cyber Padi pada 50 unit PC. 3 Penguatan Sistem Kelistrikan a. Pengadaan 2 UPS dengan daya 6kVa.

4 Penguatan Sistem Keamanan Jaringan

a. Pengadaan Firewall ASA-5020 dengan throughput 400Mbps untuk menggantikan Firewall IPB yang dari segi kapasitas sudah tidak memadai.

5 Pengadaan Perangkat Multimedia

a. Pengadaan 3 kamera IP (1outdoor dan 2 indoor) untuk keperluan keamanan, monitoring dan streaming.

b. Pengadaan kamera digital untuk dokumentasi multimedia

(25)

(26)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 35} 3.2.6 Pengembangan jaringan VOIP berbasis SIP

Gambar 3.2.6 Skema Integrasi VOIP IPB

IPB memiliki dua sistem telepon yaitu telepon analog dan telepon digital berbasis VoIP. Integrasi jaringan serta perluasan jaringan telepon menjadi salah satu tantangan yang harus mendapatkan solusi pada tahun kerja berikutnya. Pada tahun 2009 telah dilakukan upaya pengembangan jaringan VoIP berdasarkan protokol SIP yang lebih scalable dibandingkan dengan jaringan VoIP berdasarkan protokol H.323 yang telah diimplementasikan di IPB. Fokus pengembangan yang dilakukan adalah integrasi antara VoIP SIP, VoIP H.323, serta jaringan telepon analog IPB. Upaya perluasan jaringan VoIP antar universitas juga telah dilakukan melalui penjajakan integrasi VoIP dengan Universitas Indonesia.

3.2.7 Pengembangan Sistem Monitoring Jaringan

Dalam upaya menjamin kelancaran layanan jaringan dikembangakan beberapa sistem monitoring baik berdasarkan protokol SNMP maupun protokol proprietary seperti CDP. Sistem monitoring ini digunakan sebagai early warning/detection system. Beberapa aplikasi monitoring yang telah dikembangkan dapat dilihat pada gambar berikut:

(27)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 36} (a)

(28)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 37} (c)

Gambar 3.2.7 Aplikasi monitoring jaringan dan layanan (a) Cisco Network Assistance (b) PRTG & Cacti (c) Check System & IPB Looking Glass

3.2.8 Layanan Video Conference

Beberapa kegiatan video conference telah dilakukan pada tahun 2009 baik untuk event nasional maupun internasional, antara lain sebagai berikut:

a. Sosialisasi PHKI

b. UNESCO Lecture "Grass Root Inovation Managemnet" c. UNESCO Lecture "Technology of Bioenergy"

d. Distance course dengan Gifu University e. Distance course dengan Ehime University

f. Pembentukan Ikatan Ilmuwan International Indonesia g. Sosialisasi Olimpiade Sains Nasional - Pertamina h. Distance learninng dengan Ehime University

Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan kegiatan video conference adalah tidak tersedianya tempat atau ruangan yang fully dedicated untuk penyelenggaraan kegiatan tersebut. Sehingga acapkali kegiatan video conference tidak dapat diselenggarakan karena

(29)

masalah ketidaktersediaan ruangan. Dalam upaya mengatasi kendala ini DKSI mengusulkan pengadaan ruangan khusus untuk video conference di Gedung AHN walaupun dengan kapasitas yang tidak terlampau besar seperti ditunjukan pada Gambar 3.2.8 di atas.

Gambar 3.2.8. Usulan denah ruangan video conference

3.2.9 Perluasan Area HotSpot dan Jaringan Wireless

Setelah sebelumnya area hotspot mencakup Gedung Rektorat (Gd, Andi Hakim Nasoetion) meliputi; lantai 1 koridor Dit. AP, koridor Pascasarjana, dan Auditorium AHN, lantai 2 sekitar DKSI, Ruang Rektor, lantai 6 Ruang Sidang Senat Akademi, dan Gd. Graha Widya Wisuda. Pada tahun 2008 hingga 2009 area hotspot dikembangkan ke area sekitar Fakultas dan Departemen meliputi :

Faperta, lokasi di area taman prasasti FMIPA, lokasi di sekitar Dept. Fisika FPIK, lokasi di sebelah BEM FPIK Fapet, lokasi di kantin Fapet FKH, lokasi di node depan kantin FEMA, lokasi di node depan Dept. IKK

(30)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 39} Fahutan, lokasi di depan TU Dept. Silvikultur

Fateta, lokasi di Kantin Sapta Gymnasium dan sekitarnya Kampus Gunung Gede, MMA Amarilis, Landhuis, Al Hurriyah

Kampus Baranang Siang, Gedung Kaca TPB

Selain itu bekerjasama dengan Direktorat Faspro dan Unit UKK telah dilakukan perluasan jaringan wireless di lingkungan kampus IPB Darmaga untuk kepentingan pengelolaan shelter sepeda dan sistem monitoring CCTV.

Tabel 3.2.9 Daftar lokasi CCTV

NO LOKASI TYPE IP ADDRESS

1 1_Pool Bis_1 IP7330 172.17.3.102

2 2_Pool_Bis_2 IP7330 172.17.3.103 3 3_Parkir_Barat_1 IP7330 172.17.3.105 4 4_Parkir_Barat_2 IP7330 172.17.3.106 5 FMIPA_1 IP7330 172.18.80.22 6 FMIPA_2 IP7330 172.18.80.21 7 Gww_1 IP7330 172.18.95.12 8 Gww_2 IP7330 172.18.95.14

9 Pos Depan _2 IP7330 172.17.3.248

10 Pos Depan_1 IP7330 172.17.3.249

11 Rektorat_1 IP7330 172.17.3.107

12 pintu_2_luar IP7330 172.17.3.109

(31)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 40} 3.2.10 Pembentukan Tim Administrator Unit dan Helpdesk IPB

Kesinambungan akses IPB Net sangat bergantung pada maintenance/pemeliharaan jaringan di setiap fakultas, sebagai garda terdepan yang menghubungkan Rektorat dengan unit kerja lain. Daftar Admin Jaringan IPB dapat dilihat pada Tabel berikut ini:

Tabel 3.2.10 Daftar Administator Unit

No. Nama Fakultas / unit

1 Eri Hermawan Kedokteran Hewan

2 Agus Handoko Teknologi Pertanian

3 Tono Indratno Perikanan dan Kelautan

4 Dona W Permana Ekonomi dan Manajemen

5 Wijatmiko MIPA

6 Saptaji Kehutanan

7 Sugeng Peternakan

8 Mahmud Siwi Ekologi Manusia

9 Syahrul Pertanian

10 Yudha Prawira Dinata Baranangsiang

11 Budi Cilibende

12 Agus Winarno Gunung Gede

Sedangkan, kontak NOC IPB adalah sebagai berikut: Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi IPB

Gedung Andi Hakim Nasoetion lantai 2 Kampus IPB Darmaga Bogor 16680 Telpon/Faks : 0251-8623936, 8622642 ext. 213, 101

Email : [email protected] URL : http://www.ipb.ac.id

Selain satker administrator di unit, DKSI juga telah membentuk helpdesk yang merupakan salah satu rekomendasi dari IMHERE B.2.b, bahwa perlunya DKSI membentuk suatu helpdesk untuk layanan informasi dan data. Maka sejak awal 2008, DKSI telah menetapkan

(32)

personal yang dapat dihubungi langsung untuk menangani pertanyaan atau keluhan langsung sebagai berikut :

Layanan Jaringan dan Infrastruktur :Hasan Rokhim (+62 251 714-8080), Layanan Database Akademik : Rohmad (+62 251 714-6999),

Layanan Web dan E-mail, Yulia Dwi Indriani (+62 251 714-6900), Layanan Administrasi, Yuni (+62 251 714-9577).

3.3 Program DKSI untuk Penguatan Sistem Manajemen

3.3.1 Pengembangan Database a. Integrasi Database Aplikasi IPB

Dengan perkembangan aplikasi yang diperlukan oleh IPB yang setiap semester selalu ada, mengakibatkan database pun perlu disesuaikan untuk mengakomodir kebutuhan-kebutuhan dimaksud. Hal ini yang menyebabkan terjadinya perubahan struktur data pada database yang mengakibatkan sistem aplikasi harus menyesuaikan. Pada tahun 2009 telah dilakukan pembenahan kembali database dan sistem aplikasinya, sehingga pada pelaksanaan akademik semester genap tahun akademik 2009/2010 database akademik yang diakses oleh SIMAK dan KRS online dapat menggunakan database yang sama kembali. Perubahan struktur data terjadi juga pada database Kepegawaian. Yaitu dengan penambahan entitas NIP lama untuk menyimpan data NIP sebelumnya (9 angka), sementara entitas NIP diubah lebarnya sehingga dapat menampung data NIP baru yang panjang nya 18 dijit. Perubahan ini juga menyebabkan SIMPEG, SIM DUPAK,dan SIM Kinera harus menyesuaikan.

b. Migrasi Database Akademik Pascasarjana

Dengan telah selesainya pengembangan SIMAK Pascasarjana diperlukan migrasi data akademik dari sistem lama (berbasis DOS) ke sistem baru berbasis Windows/dekstop. Untuk itu telah dilakukan proses transformasi data sehingga data dari sistem lama dapat dimasukkan ke database baru (SQL Server). Walau demikian ada beberapa tabel data yang perlu dilengkapi lagi, karena tidak

(33)

tersedianya data dari sumbernya, seperti data judul penelitian/tesis.

c. Database EPSBED

Database EPSBED IPB telah disimpan pada server IPB dengan alamat mesin \\172.17.0.16\EPSBED. Database EPSBED perlu dikelola karena kedepan database EPSBED menjadi basis data untuk database Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT). PDPT adalah database yang digunakan untuk komunikasi data antara PT (IPB) dengan DIKTI.

d. Database Fasilitas dan Properti

Database Faspro sampai saat menyimpan database SABMN (Sistem Akuntansi Barang Milik Negara) dan database Archibus (data geografis dan peta institusi IPB). Keterlibatan pegawai DKSI pada kedua database yang dikelola oleh Direktorat Fasilitas dan Properti adalah membantu kelancaran operasional sistem dan juga membantu dalam kegiatan entri data kedua database tersebut. Database Faspro saat ini telah disimpan pada server IPB dengan alamat mesin \\172.17.0.55.

3.3.2 Pelayanan/Pengolahan Data

a. Melengkapi Data Akademik EPSBED

Sejak tahun akademik 2006 semester ganjil IPB melalui DKSI telah secara rutin menyampaikan laporan semesteran akademik ke Direktorat Akademik, Direktorat Pendidikan Tinggi sebagai upaya pemenuhan kewajiban setiap perguruan tinggi sebagaimana yang tertuang dalam SK 034/dikti/kep/2002 dan SK 108/dikti/kep/2001. Data akademik yang telah dilaporkan adalah data akademik sejak 2002/1 sampai dengan 2008/2 (TA 2008/2009 semester genap) untuk mahasiswa sarjana. Sedangkan untuk data Diploma dan Pascasarjana baru dilaporkan mulai tahun akademik 2008/2. Jadwal Penyerahan data EPSBED biasanya dilakukan setelah akhir semester-n untuk melaporkan data semester (n-1). Hasil validasi Laporan EPSBED IPB TA 2008/2 disajikan pada Lampiran 5. Kendala yang dihadapi dalam pemenuhan laporan EPSBED adalah terlalu detil data yang diminta (seperti nilai, krs, kurikulum, dosen mengajar, biodata lengkap, riwayat

(34)

pendidikan (bergantung jenjang pendidikan), jenjang kepangkatan dosen, dll) serta keterkaitan data yang sangat tinggi di antara data yang dilaporkan.

b. Melengkapi data Statistik Pendidikan

Mulai semester ganjil tahun akademik 2007, DKSI secara rutin juga diminta untuk melengkapi data pelaporan untuk Badan Penelitian dan Pengembangan Pusat Statistik Pendidikan, Direktorat Pendidikan Tinggi, yang terdiri dari data identitas perguruan tinggi, status program studi, calon mahasiswa, mahasiswa baru, mahasiswa terdaftar, lulusan, penerima beasiswa, tunjangan belajar, mahasiswa magang, mahasiswa „employ‟ untuk meningkatkan peluang kerja, identitas dosen, dosen studi lanjut, hasil penelitian, tenaga kependidikan, koleksi perpustkaan, luas tanah dan bangunan, prasarana pendidikan, dan biaya pendidikan. Jadwal penyerahan data statistik ini biasanya diminta pada akhir semester genap.

c. Melengkapi data Statistik Kabupaten Bogor/Provinsi Jawa Barat

Mulai semester ganjil tahun akademik 2006/2007, DKSI secara rutin juga diminta untuk melengkapi data pelaporan untuk Badan Pusat Statistik Kabupaten Bogor dan Badan Pusat Statistik Provinsi Jawa Barat yang meliputi data akademik, mahasiswa, dosen, pegawai, dan prasarana pendidikan. Data untuk kebutuhan statistik ini biasanya diminta pada tengah tahun takwim.

d. Pengolahan EPBM

Setiap semester DKSI membantu pengolahan data kuisioner Evaluasi Proses Belajar Mengajar (EPBM). Kuisioner EPBM diisi oleh mahasiswa sebelum semesteran berakhir (minggu ke-12 – ke-14), dengan tujuan melihat kinerja dosen matakuliah dari sisi mahasiswa. Hasil pengolahan EPBM selanjutnya dibuat laporannya oleh Kantor Manajemen Mutu.

e. Pengolahan Jadwal Terpadu IPB

Penyusunan jadwal terpadu dilakukan oleh DKSI bersama-sama dengan D-AP dan tim jadwal terpadu dari departemen dan fakultas. Pada tahun 2009 beberapa ruangan baru untuk pelaksanaan perkuliahan telah bertambah. Sehingga membantu

(35)

dalam pengalokasian penjadwalan yang memerlukan ruangan besar. Hasil pengolahan data jadwal terpadu di-upload ke web IPB agar dapat diketahui oleh mahasiswa dan dosen dengan segera agar pelaksanaan KRS online menjadi lancar. Kesiapan data jadwal terpadu dan data biaya matakuliah per SKS (BPMK) sangat diperlukan pada pelaksanaan KRS online.

3.3.3 Pelayanan Pelatihan dan Konsultasi

a. Pelatihan Teknologi Informasi Mahasiswa TPB

Pelatihan Teknologi Informasi bagi mahasiswa Baru TPB setiap tahun diselenggarakan oleh DKSI. Pada pelatihan tersebut diberikan materi tentang dasar-dasar pengoperasikan komputer, dasar-dasar-dasar-dasar mengenai jaringan dan infrastruktur Teknologi Komunikasi dan Informasi IPB, manajemen email, internet, Microsoft Office, dan tata cara penggunaan cyber mahasiswa serta penggunaan user access untuk mengakses internet pada jaringan intranet kampus IPB Darmaga. Pelatihan dilaksanakan di dua Cyber mahasiswa, yaitu Cyber Singkong dan Cyber Padi. Pelaksanaannya dalam satu hari dibagi tiga sesi agar setiap mahasiswa dapat menyesuaikan waktunya dengan waktu perkuliahan TPB yang telah berlangsung. Pelatihan dilakukan selama 2 minggu, yaitu pada tanggal 13 Juli – 17 Juli 2009 dengan jumlah peserta sekitar 2022 mahasiswa. Untuk memberi kesempatan kepada mahasiswa baru jalur SNMPTN dan UTM serta mahasiswa baru jalur USMI yang tidak sempat mengikuti pelatihan, maka pada tanggal 24 Agustus – 27 Agustus 2009, diadakan pelatihan kedua dengan jumlah peserta sekitar 512 mahasiswa. Dengan demikian, total mahasiswa baru yang mengikuti pelatihan ada sekitar 2534 mahasiswa dari total 3210 mahasiswa baru atau sekitar 78 % mahasiswa baru TPB yang mengikuti pelatihan. Berikut adalah gambar perbandingan peserta pelatihan pada setiap fakultas. Tampak pada Gambar 1 bahwa, mahasiswa baru TPB dari Fakultas FMIPA adalah yang paling banyak mengikuti pelatihan disusul oleh mahasiswa dari Fakultas FEM, FATETA, dan FAPERTA.

(36)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 45} Gambar 3.3.3 Peserta Pelatihan TI Mahasiswa Baru TPB Tahun 2009

b. Kuesioner Kemampuan Dasar Komputer Mahasiswa Baru TPB Tahun 2009

Untuk mengetahui kemampuan dasar komputer mahasiswa baru TPB Tahun 2009, pada waktu proses registrasi di Grawida, DKSI memberikan kuesioner tentang kemampuan dasar komputer yang harus diisi oleh setiap mahasiswa baru. Berikut adalah pertanyaan yang disajikan pada kuesioner tersebut dengan jawaban (Ya, Tidak, dan Tidak Menjawab/Tidak Tahu.

Tabel. 3.3.3.1 Kuesioner Kemampuan Dasar Komputer Mahasiswa Baru

No. Pertanyaan

01. Pernahkan anda menggunakan komputer sebagai alat bantu menyelesaikan tugas? 02.

Apakah Keyboard, Monitor dan Mouse termasuk kategori perangkat Keras Komputer?

03. Apakah anda pernah menggunakan aplikasi Mircosoft office?

04. Apakah anda pernah mengikuti kursus operating system atau aplikasi komputer? 05.

Apakah anda bisa menyimpan data dalam media penyimpanan data seperti disket, CD, atu USB Flash Disk?

0 100 200 300 400 500 600

Peserta Pelatihan

(37)

No. Pertanyaan

06. Apakah WWW kepanjangan dari World Wide Web? 07. Apakah anda bisa mengakses Internet/Browsing? 08. Apakah anda pernah menggunakan email? 09. Apakah anda memiliki weblog?

10. Apakah anda melakukan koneksi internet sendiri (di rumah atau sekolah)? 11.

Apakah anda pernah membuat laporan/karya tulis menggunakan Microsoft Office Word?

12.

Apakah anda mampu melakukan formating margin kertas yang akan digunakan untuk laporan anda dalam Ms. Word?

13.

Apakah anda dapat membuat daftar isi menggunakan fasilitas tabulasi dalam Ms. Word?

14.

Apakah anda dapat menyisipkan tabel/grafik dalam sebuah karya tulis dalam Ms. Word?

15.

Apakah anda dapat mencetak hasil pekerjaan anda ke dalam kertas dalam Ms. Word?

16.

Apakah anda pernah membuat laporan/mengolah data menggunakan Microsoft Office Excel?

17.

Apakah anda dapat membuat tabel sederhana dan memformat cell menggunakan Ms. Excel?

18. Apakah anda dapat menyisipkan grafik dalam Ms. Excel?

19. Apakah anda dapat menggunakan formula sederhana dalam Ms. Excel? 20.

Apakah anda dapat mencetak hasil pekerjaan anda ke dalam kertas dengan Ms. Excel?

(38)

Tabel. 3.3.3.2 Hasil Pendataan Kuesioner Kemampuan Dasar Komputer Mahasiswa Baru

No. Jawaban (Responden= 2891)

Ya (%) Tidak (%) Tdk Jwb (%) 01. 2867 99,17 23 0,80 1 0,03 02. 2828 97,82 49 1,69 14 0,48 03. 2801 96,89 85 2,94 5 0,17 04. 561 19,41 2325 80,42 5 0,17 05. 2756 95,33 133 4,60 2 0,07 06. 2830 97,89 40 1,38 21 0,73 07. 2808 97,13 77 2,66 6 0,21 08. 2634 91,11 255 8,82 2 0,07 09. 593 20,51 2283 78,97 15 0,52 10. 2064 71,39 823 28,47 4 0,14 11. 2749 95,09 139 4,81 3 0,10 12. 2644 91,46 241 8,34 6 0,21 13. 2109 72,95 772 26,70 10 0,35 14. 2652 91,73 231 7,99 8 0,28 15. 2747 95,02 140 4,84 4 0,14 16. 2597 89,83 290 10,03 4 0,14 17. 2643 91,42 243 8,41 5 0,17 18. 2271 78,55 615 21,27 5 0,17 19. 2463 85,20 423 14,63 5 0,17 20. 2474 85,58 413 14,29 4 0,14

Dari hasil kuesioner tersebut, tampak bahwa pada umumnya mahasiswa baru IPB Angkatan 2009 telah memiliki kemampuan dasar komputer setidaknya telah menggunakan komputer sebagai alat bantu untuk menyelesaikan tugas-tugasnya (99,17 %). Dan telah menggunakan internet dan email sebagai sarana pencarian informasi dan sarana untuk berkomunikasi masing-masing 97.13 % dan 91,11 %.

(39)

Namun demikian, umumnya mereka belum punya blog pribadi yang ditunjukkan dengan kecilnya angka yang telah memiliki blog pribadi (20.51 %).

c. Pelatihan Magang Jaringan dan Aplikasi Staf Unsyiah, NAD

Pada tahun 2009 DKSI telah mendapat kepercayaan dari Universitas Syiah Kuala, Nangroe Aceh Darussalam (Unsyiah, NAD) sebagai tempat pelatihan magang bagi staf pegawainya sebanyak 3 orang. Meraka adalah: Syahabuddin, ST. (staf Lembaga Penelitian), Sukirman, ST. (staf Kepegawaian), dan Reshi Haryanzi, ST. (staf UPT Komputer). Materi magang meliputi Jaringan dan Infrastruktur (1 orang) dan Aplikasi da SIM (2 orang). Magang dilaksanakan mulai awal bulan Agustus 2009 dan berakhir pada bulan Januari 2010. Materi yang diberikan meliputi : DBMS (My SQL, MS SQL Server), Programming PHP dan Java, Algoritme Pemrograman, Networking dan Security, User Interface, Project Management, dan LMS/LCMS. Pada akhir kegiatan masing-masing diharuskan membuat aplikasi/SIM dan membuat Networking serta diharuskan membuat dokumen laporan lengkap hasil dari pelatihan magangnya. Hasil dari magang ini disampaikan dalam presentasi di DKSI oleh setiap peserta magang.

d. Pelatihan Sistem Arsip Multimedia Kerjasama Dengan Inersia

Pada tahun 2009 DKSI telah melaksanakan Pelatihan Sistem Arsip Multimedia Nasional bekerjasama dengan Inersia dan Perpustakaan IPB. Pelatihan dilaksanakan sebanyak 2 kali pada tanggal 24 Juli dan 30 Oktober 2009, dengan jumlah peserta sebanyak 20 orang pada setiap pertemuan. Adapaun tempat kegiatan ini diselenggarakan adalah Cyber Merpati IPB. Peserta pelatihan berasal dari instansi pemerintah seluruh Indonesia yang berkaitan dengan Kearsipan Nasional. Diharapkan dari pelatihan ini, setiap peserta mampu mengelola arsip secara digital baik dalam format database, pdf, image, maupun secara online melalui internet (email, portal data, website dll).

(40)

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB _{Hal 49} e. Pelaksanaan Program IMHERE Batch II (B2c)

Mulai tahun 2009 (Desember 2009), DKSI kembali mendapat hibah untuk melaksanakan kegiatan Strengthening Corporate Resource Information System yang dibiayai oleh IMHERE Bacth 2.c. Dalam kegiatan ini terdapat 4 fokus pekerjaan, antara lain : Pengembangan Job Career and Alumni, Online Journal System, Research and Services, dan Penguatan SIM yang telah ada yaitu, Knowledge Management System, Finance-Tuition Fee, Academic, Human Resources, dan Fasilities and Properties. Pelaksanaan kegiatan akan dimulai dari Januari 2010 sampai dengan pertengahan 2012.

f. Pelatihan Pembuatan Situs Web

Pada tahun 2009 DKSI bekerjasama dengan SDM dan Departemen Ilmu Komputer melaksanakan Pelatihan Pembuatan Situs Web dengan 30 orang peserta PNS dari seluruh unit kerja Kantor dan Direktorat di lingkungan IPB. Kegiatan ini dilaksanakan selama 3 hari pada tanggal 21-23 Desember 2009 bertempat di Cyber Merpati IPB. Tujuan kegiatan ini adalah memberikan bantuan dan bimbingan teknis kepada staf Institut Pertanian Bogor dalam bidang pengelolaan situs web dan pengelolaan informasi, serta pemanfaatan teknologi komunikasi untuk mengolah, mengevaluasi, mendistribusikan informasi secara bertanggung jawab, dan memanfaatkannya dalam pengambilan keputusan. Sehingga diharapkan Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan staf Institut Pertanian Bogor mampu mengatur dan menentukan tata cara pengelolaan situs web dan pendistribusian informasi dengan memanfaatkan teknologi komunikasi yang tersedia.

g. Layanan Kunjungan dari Berbagai Universitas

Pada tahun 2009 DKSI menerima kunjungan dari berbagai instansi dalam rangka studi banding, observasi lapangan, dll. Kunjungan tersebut di antaranya berasal dari Universitas Mulawarman (16 Nopember 2009) yang dipimpin oleh Pembantu Rektor I UNMUL. Pada kesempatan kunjungan tersebut, selain melihat kondisi TI di IPB juga dipresentasikan sistem-sistem informasi yang telah dikembangkan dan

(41)

dijalankan di IPB. Sebelumnya pada bulan Mei 2009, hal yang sama juga DKSI menerima tamu dari Universitas Negeri Papua (Unipa).

h. Layanan-layanan Lainnya

Pada bulan Maret 2009 DKSI menerima dosen muda PTN selama 1 minggu. Kepada mereka disampaikan kondisi SI/TI di IPB dan diberikan user access agar mereka dapat menggunakan internet di lingkungan kampus IPB Darmaga.

Konsultasi Pengembangan Grand Design Teknologi Informasi untuk Pemerintah Kabupaten Bogor telah diberikan pada bulan Mei 2009. Diharapkan dengan Grand Design TI ini, Kabupaten Bogor memiliki arah pengembangan yang jelas untuk pengembangan teknologi informasi dan sistem informasinya.

Pada tahun 2009 DKSI telah menerima Praktek Kerja Lapang siswa-siswi SMK sebanyak kurang lebih 40 Siswa/i. Mereka berasal dari SMKN 1 Bogor, SMKN 3 Bogor, SMK Bina Sejahtera I Bogor, SMK Adi Sanggoro, SMK Wikrama Tajur Bogor. Selain itu, DKSI juga menjadi tempat Kerja Praktek bagi Mahasiswa Diploma IPB dan Mahasiswa Ilmu Komputer IPB.

3.3.4 Pengadaan SDM

Pada tahun 2009, DKSI telah diberikan tambahan pegawai teknis 1 orang CPNS S1 Ilmu Komputer. Dengan diangkatnya tenaga honorer menjadi CPNS ini telah memberikan kepastian kepada yang bersangkutan sehingga dapat fokus pada bidang pekerjaannya. Namun demikian, tenaga programer yang diperlukan masih belum seimbang dengan jumlah pekerjaan. Untuk itu, dengan menggunakan dana RKAT 2009 DKSI menambah 1 orang tenaga honorer programmer dengan latar belakang pendidikan D3 Informatika IPB.

3.3.5 Kendala Pengembangan dan Implementasi Sistem

Beberapa kendala yang dihapadi oleh DKSI pada tahun 2009 terdiri dari kendala SDM, tata aturan baku, umur peralatan, peningkatan trafik aplikasi, layanan insidentil, kegagalan listrik, petugas cyber asrama, dan kendala user access.

(42)

a. SDM. Kapasitas SDM (kuantitas dan kualitas) di DKSI pada Bidang Jaringan didukung oleh 5 orang personil dengan rincian : 1 orang Kasubdit (S2), dan 4 orang personil jaringan dengan latar belakang pendidikan 2 orang D3 dan 2 orang SMA. Pada Bidang Pengembangan dan Layanan didukung oleh 15 personil dengan perincian : 1 orang Kasubdit (S1), 4 orang programmer (1 S1+3 D3), dan 10 orang layanan data dan cyber mahasiswa (8 Diploma dan 2 SMA).

b. Belum adanya aspek legal untuk pengaturan pasokan data dari unit-unit kerja ke KMS-IPB dan data EPSBED. Perlunya memperluas SK pelaksanaan dan SOP untuk EPSBED.

c. Aging: menurunnya kapasitas dan umur teknis perangkat keras : mesin server, bandwidth manager, switch backbone fiber optic, proxy, PC di setipa Cyber, dan mesin Fingerprint yang terinstal di beberapa lokasi fakultas sudah waktunya untuk diganti.

d. Adanya peningkatan volume penggunaan aplikasi (trafik) dan jumlah pengguna di lingkugan IPB.

e. Permintaan insidentil untuk trouble shooting, repair, hardware dan networking, pengembangan software, permintaan data rutin yang belum terintegrasi dengan aplikasi yang dikelola oleh DKSI.

f. Frekuensi kegagalan listrik yang tinggi di Kampus Darmaga dalam periode yang cukup lama di luar kemampuan UPS yang tersedia berimplikasi gagalnya fungsi server dan kerusakan perangkat keras.

g. Peran petugas cyber mahasiswa di Asrama TPB Putra dan Putri menyebabkan tidak efektifnya operasional komputer PC yang ada di kedua Cyber tersebut. Akibatnya penggunaan cyber Merpati pada jam-jam tertentu dipenuhi oleh mahasiswa TPB ini.

h. Data user access dan SOP user access yang belum lengkap untuk semua aplikasi, infrastruktur, dan layanan yang telah dibangun menyebabkan sering terjadi salah komunikasi antara petugas dengan user baik mahasiswa, dosen, maupun tenaga penunjang.