PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TIKET PADA
PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) STASIUN KRANJI
Yuka Adi Nugraha (21208326)
Fakultas Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Gunadarma, 2012
ABSTRAKSI
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang sedang berjalan pada Stasiun Kranji dan untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Stasiun Kranji sudah berjalan secara efektif. Dari hasil penelitian diketahui dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada Stasiun kranji tidak berjalan secara efektif. Ini terlihat dari prosedur penerimaan kas hanya terdiri dari dua bagian yang terkait, yaitu bagian loket dan bagian kasir. Dalam bagian kasir terjadi penumpukan tugas dan tidak jelas dalam pembagian tugasnya sehingga dinilai dapat menimbulkan manipulasi data. Oleh karena itu, bagian yang diusulkan dalam penelitian sistem informasi akuntansi penerimaan kas terdiri dari prosedur bagian loket, prosedur bagian kasir, dan prosedur bagian akuntansi serta penulis juga merubah sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang semula manual menjadi terkomputerisasi dengan menambahkan database dalam penelitian yang dapat diharapkan agar sistem informasi akuntansi penerimaan kas dapat berjalan secara efektif.
Kata Kunci : Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas.
ABSTRACT
The purpose of this study was to determine how cash receipts accounting information system that is running on the Kranji Station and to determine whether the accounting information system of cash receipts at Kranji station has been running effectively.
The survey results revealed the accounting information system of cash receipts at Kranji station did not operate effectively. This is evident from the cash receipts procedure only consists of two related parts, the parts counter and the cashier. In the cashier section there is a concentration task and it is not clear in the division of duties so that votes can lead to data manipulation. Therefore, the research proposed in the accounting information system consists of cash receipts from the procedure section counter, the cashier procedures, and procedures for the accounting department and the author also change the accounting information system of the original cash receipt manually by adding a computerized database that can be expected in the study that cash receipts accounting information system can work effectively.
PENDAHULUAN
PT. Kereta Api (Persero) yang merupakan Badan Usaha Milik Negara yang berada di bawah naungan Departemen Perhubungan PT. Kereta Api (Persero) ditunjuk
oleh pemerintah untuk
menyelenggarakan layanan jasa
transportasi darat.
PT Kereta Api Indonesia (Persero) memberikan layanan kereta api penumpang dan barang. Hampir
semua jalur yang beroperasi
memiliki layanan angkutan kereta api penumpang yang dijalankan secara teratur. Stasiun merupakan
sarana/ tempat menaikan dan
menurunkan penumpang. Dengan
adanya stasiun, para pengguna
(Penumpang) jasa kereta api akan dimudahkan dalam menggunakan transportasi darat tersebut.
Dalam penjualan tiket di stasiun Kranji masih terdapat beberapa kelemahan yang bisa berdampak buruk bagi PT. Kereta Api. Masih manualnya pelayanan penjualan tiket kereta yang belum terkomputerisasi, kartu debit komet sering terjadi error sehingga penjualan tiket kereta menjadi terhambat.
Penjualan merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang sangat rentan terhadap adanya penggelapan/
memanipulasi data. Penjualan
merupakan suatu kegiatan
operasional perusahaan yang akan
berpengaruh terhadap asset
perusahaan dalam hal ini adalah kas.
Jika penjualan yang dilakukan
perusahaan berhasil atau lancar maka kas yang dihasilkan pun akan besar
dan berpengaruh terhadap
kelangsungan perusahaan tersebut.
Sebagaimana diketahui bahwa
keberhasilan suatu penjualan tiket
menentukan sangat besar atau
kecilnya laba yang akan diperoleh PT.Kereta Api, dan laba merupakan salah satu penentu suatu perusahaan dalam melaksanakan kelangsungan kegiatan operasionalnya. Penghasilan utama suatu perusahaan adalah dari penjualan. Agar penjualan dapat dicatat secara wajar maka perlu diciptakan hubungan antara fungsi akuntansi yang bertanggung jawab
atas keterangan-keterangan
mengenai seluruh transaksi penjualan
yang akhirnya disajikan dalam
laporan keuangan.
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang merupakan koordinasi dari manusia, alat dan metode yang berinteraksi secara
harmonis dalam suatu wadah
organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen yang terstruktur pula. Salah satu sistem akuntansi yang diperlukan perusahaan adalah sistem akuntansi penerimaan kas. Kas adalah aktiva yang paling liquid dalam arti paling sering berubah karena hampir pada setiap transaksi
dengan pihak luar selalu
mempengaruhi kas. Pengertian kas dari sudut pandang akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan dan dapat pula diterima sebagai setoran ke bank
sebesar nilai nominalnya atau
disimpan di bank ataupun tempat lainnya yang dapat diambil sewaktu-waktu. Kas mempunyai beberapa fungsi dan salah satunya yang paling
pembayaran untuk kegiatan operasional perusahaan.
Sitem Informasi Akuntansi
Menurut Krismiaji (2005 : 4)
sistem informasi akuntansi
merupakan sistem yang memproses
data dan transaksi guna
menghasilkan transaksi yang
bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis.
Bisa disimpulkan sistem
informasi akuntansi merupakan
kumpulan dari sumber-sumber
seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan data lainnya kepada para pembuat keputusan.
Untuk mendapatkan
informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusan, sistem informasi akuntansi harus melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut:
a. Mengumpulkan transaksi dan
data lain dan memasukkannya
kedalam sistem.
b. Memproses data transaksi.
c. Menyimpan data untuk keperluan dimasa yang akan datang.
d. Menghasilkan informasi yang diperlukan dengan memproduksi laporan atau memungkinkan para pemakai untuk melihat sendiri data yang tersimpan dikomputer. e. Mengendalikan seluruh proses
sedemikian rupa sehingga
informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
Sistem
Development
Life
Cycle (SDLC)
SDLC merupakan siklus
pengembangan sistem.
Pengembangan sistem teknik
(engineering sistem development).
SDLC adalah tahapan-tahapan
pekerjaan yang dilakukan oleh
analisis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi : a. Melakukan survei dan menilai
kelayakkan proyek
pengembangan sistem informasi. b. Mempelajari dan menganalisis
sistem informasi yang sedang
berjalan.
c. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi.
d. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik.
e. Menentukan perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software)
f. Merancang sistem informasi
baru.
g. Membangun sistem informasi baru.
h. Mengkomunikasikan dan
mengimplementasikan sistem
informasi baru.
i. Memelihara dan melakukan
perbaikan/penngkatan sistem
informasi baru bila diperlukan. Dalam sebuah siklus SDLC terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara
umum adalah sama. Langkah
tersebut adalah
1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis kerja manajemen yang sedang berjalan.
2. Spesifikasi kebutuhan sistem,
yaitu melakukan perincian
mengenai apa saja yang
dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem.
3. Perancangan Sistem, yaitu membuat desain aliran kerja
manajemen dan desain
pemrograman yang diperlukan
untuk pengembangan sistem
informasi.
4. Pengembangan sistem, yaitu
tahap pengembangan sistem
informasi dengan menulis
program yang diperlukan.
5. Penguji sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat.
6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat.
METODOLOGI
PENELITIAN
Objek PenelitianObjek dari penelitian yang akan diteliti adalah sistem informasi
akuntansi penerimaan kas dari
penjualan tiket pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Stasiun Kranji yang beralamatkan di Jalan Jendral Sudirman, Kota Bekasi, Jawa Barat.
Data / Variabel yang Digunakan
Data yang digunakan dalam penelitian berupa data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data yang berupa keterangan–keterangan dari bagian – bagian yang terkait, seperti prosedur sistem informasi akuntansi yang sedang berjalan di
PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Data sekunder yaitu data yang sudah tersedia sehingga kita hanya mencari dan mengumpulkan, seperti
buku-buku yang mendukung
penelitian.
Alat Analisis
Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Deskriptif merupakan penyajian data yang dihasilkan dari penelitian dengan memberikan gambaran apa adanya atau sesuai dengan kenyataan. Berdasarkan analisis yang telah dibuat kemudian penulis berusaha untuk memberikan usulan pemecahannya. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :
1.Sistem Analisis
Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual penerimaan kas yang berasal dari penjualan tiket secara tunai pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero). 2.Desain Sistem
Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi, pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow
Diagram) dan normalisasi. Lalu
setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Bagan Alir Sistem Informasi AkuntansiBAGAN ALIR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA STASIUN KRANJI
BAGIAN LOKET BAGIAN KASIR
KETERANGAN
2. Bagian Kasir membuat dokumen 220 sebagai persediaan karcis. Kemudian bagian kasir mengeluarkan karcis dari gudang untuk diserahkan ke Bagian Loket sesuai dengan kebutuhan.
Menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran)
215
9. Membuat dokumen 570 (analisa gabungan piutang) setiap 1 bulan sekali.. Membuat dokumen 212 (neraca).
6. Bagian Kasir menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran). Kemudian membuat Dokumen 581 (Catatan Kas) berdasarkan Buku setoran.
501
221
5. Kemudian Mencatat Buku Setoran (501) berdasarkan DokDas (215). Kemudian menyetor Buku Setoran ke Bagian Kasir.
234
501 220
581 7. Membuat berita acara atau bukti setor. Bukti setor dan
dokumen 581
8. Kemudian membuat dokumen 576 (buku kas), B13 dan B15 berdasarkan dokumen 581setiap 4 hari.
581 4. Bagian Loket melakukan Open Shift, melakukan
penjualan, memasukkan hasil penjualan ke dalam Dokumen Dasar (215)
Membuat berita acara atau bukti
setor
Bukti Setor 3. Bagian Loket mencatat sebagai dokumen 221 berdasarkan
dokumen 220 sebagai persediaan karcis di loket.
10. Kemudian mengarsip tetap dokumen 581, 576, 570, 212, BS. 1. Menerima dokumen 234 dari juanda. Serta
menandatangani dokumen 234. 570 576 B13 B15 N Bukti Setor 212 581 576 570 212 Menandatangani dokumen 234
Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Usulan
BAGAN ALIR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA STASIUN KRANJI USULAN
BAGIAN KASIR BAGIAN LOKET BAGIAN AKUNTANSI KETERANGAN
1. Bagian Akuntansi menerima dokumen 234 dari juanda, serta menandatangani dokumen 234. Kemudian menyerahkan salinan 234 ke bagian Kasir untuk membuat daftar persediaan karcis.
2. Bagian Kasir membuat dokumen 220 sebagai persediaan karcis di gudang. kemudian menyesuaikan dokumen 234
dengan dokumen 220. dokumen 234 dengan menyesuaikan dokumen 220 3. Bagian Loket mencatat sebagai dokumen 221 berdasarkan
dokumen 220 sebagai persediaan karcis di loket. Bagian Loket melakukan Open Shift, melakukan penjualan, memasukkan hasil penjualan ke dalam Dokumen Dasar (215)
221
4. Kemudian Mencatat Buku Setoran (501) berdasarkan DokDas (215). Kemudian menyetor Buku Setoran ke Bagian Kasir.
501
501 234
215
5. Bagian Kasir menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran). Kemudian membuat Dokumen 581 (Catatan Kas) berdasarkan
Buku setoran. Menyesuaikan Dokumen 501 (Buku Setoran)
581 6. Bagian Akuntansi membuat berita acara atau Bukti
Setor. Bukti setor diserahkan ke bagian Kasir. Kemudian digunakan sebagai menyetor uang ke Bank.
Membuat berita acara atau bukti
setor
Bukti Setor 581
Bukti Setor 581 7. Bagian Akuntansi menerima Bukti setor dan dokumen 581 dari
bagian kasir. Kemudian membuat dokumen 576, B13 dan B15 berdasarkan dokumen 581setiap 4 hari.
8. Membuat dokumen 570 setiap 1 bulan sekali.. Membuat dokumen 212. 576 B13 B15 570 212 9. Kemudian mengarsip tetap dokumen 581, 576, 570, 212, BS.
N Bukti Setor 581 576 570 212 Bukti Setor Bukti Setor Bank Menandatangani dokumen 234 234 220 220 234
Model Logika dari Sistem yang Diusulkan Kantor Pusat 0 Sistem Penerimaan kas Manajemen Tiket Order LPK
Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Penerimaan Kas Usulan
Kantor Pusat Tiket Order 2 Proses entry data order 1 Proses Persd. Karcis 3 Proses Pembayaran 4 Proses Penjurnalan 5 Proses Cetak Lap Manajemen Data persediaan Data Order Dok Das Jurnal LPK F. Persediaan F. Pelanggan F. Tiket F. Pendapatan F. Transaksi F. Jurnal F. Laporan
Gambar 4 Diagram Zero Sistem Penerimaan Kas Usulan Normalisasi
Gambar 5 Bentuk Unnormal
Gambar 7 Bentuk Normal Kedua (2NF) Desain Database yang Diusulkan
Tabel Persediaan
Tabel Tiket
No Nama Field Type data Field Size Format Keterangan
1 no_karcis*
Text 10 Nomor
karcis 2
tgl_karcis Date/Time Short date
18/07/90 Tanggal karcis
3 jurusan Text 25 Jurusan
4 jns_kereta Text 15 Jenis kereta
5 hrg_karcis Currency “Rp “#,###.00 Harga karcis
Tabel Pendapatan
No
Nama Field Type data
Field Size Format Keterangan 1 jml_tiket terjual*
Number Byte Jumlah tiket terjual 2 jns_tiket Text 15 Jenis tiket
3 tgl_transaksi
Date/Time Short date 18/07/90 Tanggal Transaksi
4 debet Currency “Rp “#,###.00 Debet
5
saldo Currency “Rp “#,###.00 Saldo
Tabel Transaksi
No Nama Field Type data Field Size Format Keterangan
1 hrg_karcis* Currency “Rp “#,###.00 Harga karcis
2 no_karcis
Text 10 Nomor karcis
3 jns_kereta Text 15 Jenis kereta
5 jml_tiket
terjual Number Byte Jumlah tiket terjual
6 no_rek Number Byte
7 tgl_transaksi Date/Time Short date
18/07/90
Saldo
8 saldo Currency “Rp “#,###.00
9
id_petugas Text 30 Identitas Petugas
Tabel Jurnal
No Nama Field Type data Field Size Format Keterangan
1 tgl_transaksi*
Date/Time Short date 18/07/90 Tanggal transaksi
2 no_rek
Number Byte Nomor
rekening 3 keterangan Text 50 Keterangan 4 debet Currency “Rp “#,###.00 Debet 5 kredit Currency “Rp “#,###.00 Kredit 6 saldo Currency “Rp “#,###.00 Saldo Tabel Laporan
No Nama Field Type data Field Size Format Keterangan
1 no_persediaan*
Text 10 Nomor
persediaan
2 jns_kereta*
Text 15 Jenis kereta
3 no_karcis*
Text 10 Keterangan
4 jml_tiket
terjual* Number Byte Jumlah tiket
terjual
5 hrg_karcis* Currency “Rp “#,###.00 Harga karcis
6 tgl_transaksi* Date/Time Short date 18/07/90 Tanggal transaksi
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Berdasarkan uraian
yang telah dikemukakan
dalam bab-bab sebelumnya,
maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi
akuntansi penerimaan kas
dalam penjualan tiket
yang saat ini sedang di terapkan distasiun kranji
belum efektif karena
masih banyak terdapat kelemahan yang terjadi di stasiun kranji.
2. Tidak terdapat
keunggulan dari sistem
informasi akuntansi
penerimaan kas di stasiun kranji yang sedang di terapkan, tetapi terdapat kelemahan dalam sistem
informasi akuntansi
penerimaan kas yang
sedang diterapkan.
Kelemahan dari sistem
informasi akuntansi
penerimaan kas yang
sedang diterapkan antara lain : a. Tidak terdapatnya standar operasional perusahaan yang membuat pekerjaan tidak terorganisasi dengan baik. b. Terdapat kerangkapan
tugas yang terjadi
seperti di bagian kasir tidak ada perbedaan
antara atasan dan
bawahan.
c. Terlalu sedikitnya
bagian yang terkait
dalam sistem
penerimaan kas.
d. Masih manualnya
proses pencatatan
penerimaan kas yang
membuat waktu
pengerjaan menjadi
lama.
3. Peranan manajer terhadap
kelangsungan sistem
informasi akuntansi
penerimaan kas dari
penjualan tiket yang saat ini sedang berlangsung
belum begitu efektif
karena masih belum
terorganisasi dan
terkoordinasi dengan baik
setiap pekerjaan yang
dilakukan oleh bawahan.
4. Perlu diadakan
pembaharuan dalam
sistem informasi
penerimaan kas yang
lebih baik dalam
menunjang pengembangan
perusahaan karena masih manual dalam pencatatan akuntansinya yang belum terkomputerisasi. Karena dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat mengefektifkan sistem informasi penerimaan kasnya.
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan maka saran-saran yang dapat diajukan adalah sebagai berikut:
1. Perlunya diterapkan
standar operasional
perusahaan (SOP) dalam
sistem informasi
akuntansi penerimaan kas agar berjalan lebih efektif
yang membuat
pembagian tugas menjadi
lebih jelas dan
mengerjakannya sesuai
dengan prosedurnya. 2. Stasiun kranji diharapkan
mengembalikan bagian
akuntansi dalam sistem
penerimaan kas, yang
berfungsi untuk
menghindari tumpang
tindih perkerjaan dalam
bagian kasir yang
menyebabkan kerangkapan tugas.
3. Manajer sebaiknya lebih
memperhatikan kinerja
dari setiap bagian-bagian yang terkait dalam sistem
informasi akuntansi
penerimaan kas agar
berjalan lebih efektif
sehingga memiliki
pegawai yang cakap serta
kompeten yang baik
terutama dalam hal
perilaku atau attitude dan terorganisasi lebih baik
agar tidak terjadi
kerangkapan tugas serta tanggungjawab.
4. Stasiun kranji diharapkan membuat dan merancang
sistem informasi
akuntansi penerimaan kas yang lebih baik dengan
membuat sistem
informasi akuntansi yang
telah terkomputerisasi
demi kelangsungan hidup perusahaan menjadi yang lebih baik.
