PERANCANGAN E-COMMERCE TOKO BLORA MENGGUNAKAN METODE PIECES

18

PERANCANGAN E-COMMERCE TOKO BLORA MENGGUNAKAN

METODE PIECES

Nur Sucahyo1), Selawati2), Ike Kurniati3)

1,2_{Prodi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi, ITB Swadharma}

3_{Prodi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi, ITB Swadharma}

Correspondence author: Nur Sucahyo, n.sucahyo12@gmail.com, Jakarta, Indonesia

Abstract

This study aims to design e-commerce Toko Blora using the PIECES method. E-commerce is needed to provide wider sales services so that it is expected to increase Blora store turnover. The research method used is a field study with data collection carried out through interviews with parties related to sales at Blora stores and direct observations of the sales process. The results of the research based on the PIECES analysis there are still some problems in the sales process including the slow processing of data and the provision of reports. To solve existing problems, a proposed new system based on e-commerce is developing as a solution to the problems encountered today.

Keywords: ecommerce, sales, PIECES

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk merancang e-commerce Toko Blora dengan menggunakan metode PIECES. e-commerce diperlukan untuk menyediakan layanan penjualan toko blora yang lebih luas sehingga diharapkan dapat meningkatkan omset toko blora. Metode penelitian yang digunakan adalah studi lapangan dengan pengumpulan data yang dilakukan melalui wawancara kepada pihak-pihak terkait penjualan di toko blora dan melakukan pengamatan proses penjualan secara langsung. Hasil penelitian berdasarkan analisa PIECES masih terdapat beberapa kekurangan pada proses penjualan diantaranya lambatnya pengolahan data dan penyediaan laporan. Untuk dapat memecahkan masalah yang ada, maka dilakukan rancangan usulan sistem baru berbasis e-commerce sebagai solusi permasalahan yang ditemui saat ini.

Kata Kunci: ecommerce, penjualan, PIECES

A. PENDAHULUAN

Dalam era perkembangan teknologi telekomunikasi dan komputer saat ini, internet merupakan media informasi yang dapat diakses secara lintas negara karena sifat internet tidak mengenal batasan geografis. Untuk mengatasi permasalahan

tersebut diatas yaitu dengan

mengembangkan suatu sistem perdagangan yang menggunakan teknologi internet, yang disebut dengan electronic commerce

(e-commerce).

E-commerce sebagai salah satu bentuk aktifitas transaksi perdagangan

JURNAL REKAYASA INFORMASI

SWADHARMA (JRIS)

VOL 01 NO 02 JULI 2021

ISSN 2774 – 5759 | eISSN 2774-5732

19 memanfaatkan e-commerce, para penjual

dapat menawarkan produknya secara online

sehingga memberikan kemudahan

berbelanja, bertransaksi, dan pengiriman secara efektif dan efisien. Menggunakan website e-commerce sebagai salah satu media penjualan akan memperluas daerah pemasaran produk dan memudahkan pembeli untuk memilih dan memesan

produk tersebut sehingga dapat

meningkatkan omset penjualan toko tersebut.

Toko Blora merupakan salah satu usaha toko elektronik di Jakarta yang berlokasi di Harco Mangga Dua dan beralamat di Jl. Mangga Dua Raya Jakarta Pusat 10730, Lantai 2 Blok B1 No. 131. Toko ini menjual beberapa produk elektronik mulai dari PC, Laptop / Notebook, dan juga beberapa part dan aksesoris untuk PC maupun Laptop / Notebook.

Sistem penjualan yang selama ini digunakan oleh Toko Blora adalah dengan cara menawarkan dan memasarkan produk

menggunakan brosur, cara ini

membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses penjualan produk tersebut, selain itu pelanggan mengalami kesulitan untuk memperoleh informasi mengenai produk baru. Dalam pembuatan laporan pun dirasa cukup lama karena proses nya yang masih menggunakan tulis tangan dalam pencatatan penjualan toko, sistem ini dinilai kurang efektif dan efisien. Untuk memberikan solusi atas masalah tersebut, maka perlu dibuat suatu sistem aplikasi yang diharapkan dapat mengelola semua permasalahan yang ada.

B. METODEPENELITIAN

Permasalahan yang ditemukan

diuraikan dengan metode PIECES

(Performance, Information, Economics,

Control, Efficiency dan Services), menurut

James Wetherbem (1994) analisis PIECES

digunakan untuk mengoreksi atau

memperbaiki sistem dalam hal

Performances (Kinerja), Information

(Informasi), Economics (Ekonomi), Control (Keamanan), Efficiency (Efisiensi), dan

Service (Layanan). Dari analisis PIECES

yang di lakukan, didapatkan scenario kebutuhan teknologi. Lalu setelah itu, menetapkan kebutuhan sistem informasi dengan cara mengindentifikasi kebutuhan informasi dan mengidentifikasi fungsional serta non fungsionalnya.

Teknik pengumpulan data melalui observasi dan wawancara. Observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan tentang proses yang ada, dokumen yang digunakan, dan laporan yang diperlukan, serta data lain yang diperlukan untuk perancangan dan pengembangan sistem

aplikasi yang akan dikembangkan.

Sedangkan wawancara dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan para karyawan, pemilik, dan pelanggan yang terkait dengan proses penjualan pada toko blora.

C. HASILDANPEMBAHASAN

Analisa menggunakan metode

PIECES (Performance, Information,

Economy, Control, Efficiency, Service)

didapatkan hasil sebagai berikut : 1. Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja merupakan variable pertama dalam metode analisis PIECES. Dimana memiliki peran penting untuk menilai apakah proses atau prosedur yang ada masih mungkin ditingkatkan kinerjanya, dan melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Dalam hal ini kinerja diukur dari :

a. Throughput, yaitu jumlah pekerjaan / output / deliverables yang dapat dilakukan / dihasilkan pada saat tertentu.

b. Response time, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

20

menghasilkan output / deliverables tertentu.

Kinerja dalam sistem saat ini masih jauh dari yang diharapkan. Pekerja Toko harus melakukan pengecekan data secara berulang agar tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data, hal ini menunjukkan kinerja yang belum optimal dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengolahan data penjualan. Akhirnya bisa memperburuk kinerja karyawan. Jika kinerja karyawan

menurun, maka performance

perusahaanpun akan menurun. 2. Analisis Informasi (Information)

Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki sehingga kualitas informasi yang dihasilkan menjadi semakin baik. Informasi yang disajikan haruslah benar - benar mempunyai nilai yang berguna. Hal ini dapat diukur dengan :

a. Keluaran (output), suatu sistem dalam memproduksi keluaran.

b. Masukan (input), dalam memasukan suatu data sehingga kemudian diolah

untuk menjadi informasi yang

berguna.

Sistem yang berjalan belum dapat memberikan informasi yang akurat yang terbebas dari kesalahan, dan informasi yang dihasilkan sering terjadi kesalahan.

Selain itu pelanggan mengalami

kesulitan untuk memperoleh informasi mengenai produk baru. Hal ini juga terjadi karena karyawan lebih sedikit dan pelanggan lebih banyak sehingga input dan outputnya jarang diperhatikan sehingga bisa merusak informasi yang tepat. Pelanggan dari kalangan bisnis juga banyak dan belum ter-handle secara sistem.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan manfaatnya (nilai gunanya) atau diturunkan biaya penyelenggaraannya.

Proses penjualan yang dilakukan Toko Blora saat ini masih dilakukan dengan

cara pencatatan dokumen. Dalam pembuatan laporan masih banyak pengolahan data yang berulang dan mengakibatkan pemborosan pembiayaan. 4. Analisis Kendali (Control)

Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan sehingga kualitas pengendalian menjadi semakin

baik, dan kemampuannya untuk

mendeteksi kesalahan/kecurangan

menjadi semakin baik pula.

Pengelolaan sistem yang berjalan sudah dirasa cukup baik dalam pengendalian, hal ini ditunjukkan dengan adanya dokumen yang dibuat rangkap dalam prosesnya.

5. Analisis Efisiensi (Efficiency)

Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki, sehingga tercapai peningkatan efisiensi operasi, dan harus lebih unggul dari pada sistem manual.

Penggunaan waktu yang belum

maksimal dikarenakan sering terjadinya pengecekan data secara berulang agar tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan datanya, sehingga mempengaruhi proses pembuatan laporan.

6. Analisis Layanan (Services)

Menilai apakah prosedur yang ada saat

ini masih dapat diperbaiki

kemampuannya untuk mencapai

peningkatan kualitas pelayanan. Buatlah kualitas layanan yang sangat user friendly untuk pengguna sehingga pengguna mendapatkan kualitas layanan yang baik.

Dalam hal pelayanan masih dirasa belum baik, perlu ditingkatkan dengan cara

meningkatkan keakuratan serta

kecepatan dalam proses pelayanan sehingga sangatlah diperlukan sistem yang berbasis database dan real-time.

Berikut adalah gambar untuk diagram konteks yang berjalan :

JURNAL REKAYASA INFORMASI

SWADHARMA (JRIS)

VOL 01 NO 02 JULI 2021 ISSN 2774 – 5759 | eISSN 2774-5732 21 Sistem Informasi Penjualan pada Toko

Blora Customer Petugas Toko Pengelola Toko Supplier Data Pesanan Data Pembayaran

Kwitansi List Pesanan

Data Barang Pesanan

Data Permintaan Barang

Data Permintaan Pesanan Invoice

List Barang Pengiriman

Data Harga Barang PO Surat Jalan List Barang PO Pemilik Toko Laporan Penjualan Laporan Data PO

Gambar 1. Diagram Konteks Berjalan Penjelasan Diagram Konteks Berjalan: 1. Entitas Customer

Pada entitas ini memberikan inputan Data Pesanan dan Data Pembayaran atas barang yang dipesan oleh customer dan sistem akan memberikan output kwitansi kepada customer

2. Entitas Petugas Toko

Pada entitas ini bertugas melayani customer dan mendapat output sistem berupa List Pesanan dari customer dan memberikan inputan Data Barang Pesanan untuk dilakukan pengecekan barang

3. Entitas Pengelola Toko

Pada entitas ini yang bertugas melakukan

pemesanan ke Supplier dengan

memberikan inputan Data Permintaan Barang, dan kemudian mendapatkan output sistem berupa Data Permintaan Pesanan, List Barang Pengiriman, dan Invoice

4. Entitas Supplier

Pada entitas ini, memberikan penawaran harga barang kepada Pengelola Toko dengan memberikan Data Harga Barang PO

5. Entitas Pemilik Toko

Entitas ini mendapatkan output dari sistem berupa Laporan Data PO dan Laporan Data Penjualan

Dalam analisa kebutuhan sistem yang ada, terdapat beberapa laporan yang biasa dibuat yaitu :

1. Laporan Data Customer 2. Laporan Data Produk 3. Laporan Data Order 4. Laporan Data Pembayaran

Setelah dilakukan analisa dengan metode

PIECES, maka dapat disimpulkan

permasalahan yang terjadi dan diusulkan sebuah sistem baru sebagai berikut

Pengelola Toko Login Kategori Produk Merk Produk Produk Tipe Produk Data Customer Customer Order Produk

Laporan Laporan Data _Customer

Laporan Data Produk Laporan Data Order Laporan Data Pembayaran <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> <<extend>>

Gambar 2. Usecase Sistem Usulan Sistem usulan e-Commerce dirancang terdiri dari :

1. Terdiri dari 7 (tujuh) input yaitu : a. Data Customer

b. Data Produk

c. Data Kategori Produk d. Data Merk Produk e. Data Tipe Produk f. Data Order Customer g. Data Pembayaran 2. Terdiri dari 3 (tiga) proses :

a. Proses Data Master b. Proses Data Transaksi c. Proses Laporan

22

3. Terdiri dari 4 (empat) output yaitu : a. Laporan Daftar Costumer b. Laporan Produk

c. Laporan Order d. Laporan Pembayaran

4. Terdiri dari 8 (delapan) tabel database yaitu :

a. Tabel Customer b. Tabel Produk

c. Tabel Kategori Produk d. Tabel Merk Produk e. Tabel Tipe Produk f. Tabel Order g. Tabel Order Item h. Tabel Pembayaran

Berdasarkan prosedur sistem berjalan, maka sistem yang diusulkan memiliki struktur menu database sebagai berikut :

User Melakukan Order Dari

Produk memiliki Kategori Produk Tipe Produk Merk Produk Pembayaran Kode Order Create at Harga Satuan Jumlah Order Harga Total Kode Produk Nama Produk Harga Produk Stok Kode Kategori Nama Kategori Kode Merk Nama Merk Kode Tipe Nama Tipe Kode Pembayaran Total Pembayaran Bukti Pembayaran Confirm Create at  Kode Customer  Nama  Alamat  Jenis Kelamin  Tempat Lahir  Tanggal Lahir

Gambar 3. Struktur Database Usulan Pada rancangan layar berikut ini merupakan tampilan keseluruhan untuk sistem informasi penjualan berbasis e-commerce pada Toko Blora :

Gambar 4. Tampilan Halaman Home

Gambar 5. Tampilan Halaman Produk

Gambar 6. Tampilan Halaman Order Tahapan analisis kelayakan sistem usulan dengan mempertimbangkan aspek kelayakan sebagai berikut :

1. Kelayakan Teknologi

Berdasarkan hasil analisis kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak, rancangan sistem yang diusulkan ini dinyatakan layak secara teknologi karena menggunakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya yang mudah.

2. Kelayakan Operasional

Dengan ketersediaan komputer dan sumber daya manusia yang sudah cukup mumpuni, dengan sedikit pelatihan penggunaan sistem maka pengguna akan mampu mengoperasikan sistem yang diusulkan. Sehingga sistem usulan dinilai layak dari sisi operasional. 3. Kelayakan Hukum

Rancangan sistem yang diusulkan akan dibangun dengan menggunakan aplikasi

JURNAL REKAYASA INFORMASI

SWADHARMA (JRIS)

VOL 01 NO 02 JULI 2021

ISSN 2774 – 5759 | eISSN 2774-5732

23

database yang tidak berbayar

menggunakan aplikasi xampp, dan untuk pengoperasiannya menggunakan sistem operasi yang memiliki lisensi

dan berbayar sehingga tidak

bertentangan dengan peraturan dan hukum yang berlaku.

D. PENUTUP

Dari uraian yang sudah disampaikan, penulis dapat menyampaikan kesimpulan sebagai berikut

1. Proses penjualan produk yang masih memerlukan waktu tertentu, dikarenakan dalam prosesnya masih menggunakan cara menawarkan dan memasarkan produk dengan menggunakan brosur 2. Pembuatan laporan yang dirasa cukup

lama dikarenakan proses nya yang masih

menggunakan tulis tangan dalam

pencatatan penjualan toko

3. Perancangan sistem informasi yang diusulkan terdiri dari 5 Data Master (customer, produk, kategori produk, merk produk, tipe produk), 2 Data

Transaksi (data order dan data

pembayaran), dan 4 Output Laporan (Laporan Data Customer, Laporan Data Produk, Laporan Data Order, Laporan Data Pembayaran).

Sedangkan saran yang dapat penulis berikan yaitu :

1. Memberikan pelatihan kepada user atau pengguna dalam menggunakan aplikasi, sehingga dalam pengolahannya bisa dilakukan dengan baik guna menghindari kesalahan dalam pengoperasian sistem tersebut

2. Perlu segera dilakukan migrasi data dan migrasi sistem secara bertahap

3. Menggantikan proses yang sedang berjalan dengan sistem yang diusulkan secara langsung

4. Menyediakan fasilitas hardware dan

software yang dibutuhkan dalam

perancangan sistem informasi penjualan berbasis e-commerce

5. Backup data dilakukan secara terjadwal untuk mencegah agar data tidak hilang / rusak / terhapus

E. DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir (2013). Pengertian PHP.

Tersedia dalam : Buku Pintar

Programer Pemula PHP. Yogyakarta : Penerbit Mediakom.

Abdullah, Thamrin dan Francis Tantri. (2012). Manajemen Pemasaran. Depok : PT. Raja Grafindo Persada.

A,S., Rosa dan Shalahuddin, M. (2013). Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung : Informatika.

Al-Bahra Bin Ladjamudin. (2013). Analisis

dan Desain Sistem Informasi.

Yogyakarta : Graha Ilmu.

Suyono, Adelina Ayu. Ulfiatin. (2016). Analisis Aplikasi Integrated postal Operations System (iPos) Pada PT. Pos Indonesia (Persero) KPRK Jombang menggunakan Metode Pieces. Jurnal Ilmiah Teknologi Sistem Informasi Vol.2 No.1

Wetherbe, James C. and Nicholas P. Vitalari. (1994). Systems Analysis and Design: Best Practices. 4th edition. Minnesota : West Publishing Co.