Mulyadi. R Dosen Tetap STMIK Nurdin Hamzah Jambi

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA SURAT PERINTAH

PERJALANAN DINAS (SPPD) PADA KANTOR DINAS LINGKUNGAN

HIDUP KABUPATEN MUARO JAMBI

DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM

VISUAL BASIC 6.0

Mulyadi. R

Dosen Tetap STMIK Nurdin Hamzah Jambi Email :mulyadiroesly@gmail.com

Abstract - The problem with the number of employees who are quite a lot and with the manufacture of SPPD is still very inefficient because at any time employees are assigned to do the Service out suddenly and the operator must look for one by one employee data and also takes time to look for it. Along with the development of information and communication technology (ICT) which has great influence for changes in all areas, including in the field of Office, especially in the process of making SPPD called SPPD electronics or based on computer-based SPPD system that aims to facilitate in generating information , simplify the data search and report generation. In order to produce quality information, the quality in question is judged from the accuracy, timeliness and simplify the employee in the case of making Travel Service License (SPPD).

Keywords: Office Business Religion (KUA), marriage administration, VB 6.0. Keywords : Microsoft Visual Basic 6.0, SQL, Travel Service Order Letter

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Penelitian

Salah satu perkembangan teknologi informasi yang penting adalah semakin dibutuhkannya pengolahan data secara terkomputerisasi. Namun sampai saat ini masih banyak perkantoran yang masih melakukan proses pengolahan data secara sederhana dengan pencatatan manual atau mendokumentasikan arsip-arsip penting dalam sebuah pembukuan atau melakukan pengecekan secara manual, dalam prakteknya pun sering terjadi kesalahan-kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Maka dari itu salah satu syarat yang harus dipenuhi ialah alat bantu untuk melakukan pengolahan data yang relevan sebagai sumber data yang baik dan akurat yang didukung oleh sistem yang baik pula.

Kantor Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Muaro Jambi merupakan satu-satunya instansi milik pemerintah daerah Kabupaten Muaro Jambi yang memiliki kewenangan tugas di bidang kesehatan dan pelestarian lingkungan. Dalam pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang berjalan pada kantor Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Muaro Jambi masih secara sederhana dengan pencatatan manual yaitu dalam pembuatannya masih menggunakan Microsoft word belum menggunakan aplikasi khusus dalam proses pembuatan SPPD, dimana harus melakukan

pengeditan setiap kali akan melakukan perjalanan dinas. Selain itu, pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) harus mencari data setiap pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas, tentu hal ini sering terjadi keslahan-kesalahan pengetikan dalam menginputkan data sehingga pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dilakukan berulang-ulang, hal ini membuat alur kerja selanjutnya menjadi terhambat. Permasalahannya dengan jumlah pegawai yang cukup banyak serta dengan pembuatan SPPD yang masih manual sangatlah tidak efisien karna sewaktu-waktu pegawai ditugaskan untuk melakukan Dinas keluar secara tiba-tiba dan operator harus mencari satu- persatu data pegawai dan juga membutuhkan waktu untuk mencarinya.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang telah berpengaruh besar bagi perubahan dalam semua bidang, termasuk dalam bidang Perkantoran, khususnya pada proses Pembuatan SPPD yang disebut dengan SPPD elektronik atau yang berbasis sistem SPPD berbasis komputer yang bertujuan untuk mempermudah dalam menghasilkan suatu informasi, mempermudah dalam pencarian data serta pembuatan laporan. Agar informasi yang dihasilkan berkualitas, kualitas yang dimaksud dinilai dari keakuratan, ketepatan waktu dan mempermudah pegawai dalam hal pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD).

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian permasala-han diatas, dapat diketahui bahwa permasalahan yang akan diteliti dalam penelitian ini adalah “ Bagaimana merancang sistem Informasi pengolahan data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Pada Kantor Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Muaro Jambi dengan menggunakan program Visual Basic 6.0?" 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penulisan penelitian ini yaitu: 1. Untuk mempermudah kinerja pegawai Dinas

Lingkungan Hidup Kabupaten Muaro Jambi dalam pengolahan data surat perintah perjalanan dinas (SPPD) .

2. Untuk mempercepat pembuatan surat perintah perjalanan dinas (SPPD) pada Kantor Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Muaro Jambi. 3. Untuk Meningkatkan efektifitas dalam

melakukan pengolahan data surat perintah perjalanan dinas (SPPD) yang dihasilkan dengan memperkecil kemungkinan-kemungkinan kesalahan yang akan terjadi.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian dan Definisi 2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Hutahaean (2014:1) yang diterjemahkan oleh Fat, menyatakan bahwa Sistem adalah :

Suatu himpunan “benda“ nyata atau abstrak (a set of thing) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan berhubungan, kerketergantungan, saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (Unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif .

Menurut Jogiyanto (2016:1) “Sistem adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen yang

komponen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan yang terkait dalam suatu antar relasi untuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.2 Pengertian Informasi

Menurut Hutahaean ( 2014: 9 ) yang diterjemahkan oleh Gordon B.Davis, menyatakan bahwa Informasi adalah:

Data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan-keputusan-keputusan yang akan datang.

Menurut Mulyadi ( 2017 : 9 ) “Informasi adalah Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”.

Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Hutahaean ( 2014 : 13 ) menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah :

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian,mendukung operasi,bersifat manajerial,dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan. 2.1.4 Pengertian Data

Menurut Hutahaean (2014 : 8 ) yang diterjemahkan Gordon B. Davis, menyatakan bahwa Data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak acak menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal dan sebagainya.

dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa bahan jadi.

2.1.6 Pengertian Surat Perintah Perjalanan Dinas

Menurut Meza Silvana ( 2015 : 21 ) Surat Perintah Perjalanan Dinas atau dikenal dengan SPPD merupakan jenis surat tugas yang dibutuhkan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas kerja dan harus pergi ke daerah lain (misalnya ke luar kota).

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan

Sebelum melaksanakan pengembangan suatu sistem baru maka terlebih dahulu perlu dilihat, bagaimana sistem yang dipakai, hal ini dilakukan untuk mengetahui kelemahan dari sistem tersebut dan masalah-masalah yang dihadapi oleh Kantor Dinas Lingkungan Hidup Kab. Muaro Jambi.

Berdasarkan pengamatan yang telah penulis lakukan pada Kantor Dinas Lingkungan Hidup Kab. Muaro Jambi maka sistem yang berjalan saat ini adalah : dalam pembuatan laporan data Surat Perintah Perjalanan Dinas masih menggunakan cara manual, penyimpanan data masih diarsipkan dilemari arsip dan itu berupa agenda-agenda sehingga data yang banyak susah mencarinya dan itu memperlambat cara kerja pegawai.

3.2 Analisa Kebutuhan Informasi

Sebuah sistem data Surat Perintah Perjalanan Dinas digunakan untuk memonitor setiap subsistem. Kemajuan setiap subsistem diikuti dengan ketepatan pada jadwal waktu, kemajuan komponen sistem yang telah selesai, dan sebagainya. Sesuatu perubahan dalam spesifikasi atau jadwal waktu menyebabkan sistem Surat Perintah Perjalanan Dinas mengkomunikasikan informasi yang perlu pada setiap subsistem.

Pengolahan data Surat Perintah Perjalanan Dinas dapat membantu manajemen bila sistem yang digunakan dapat berjalan secara akurat dan terpadu, untuk mewujudkan harapan itu perlu dirancang sistem atau program baru yang berfungsi sebagai alat bantu dalam membuat struktur data, mengedit, mengolah dan menyimpan data. Pada tahap perancangan program, akan dibuat sistem pengolahan data yang lengkap, sistem pengolahan data yang baru meliputi rancangan output, input, file, struktur program, dan logika program. Cara kerja program pengolahan data Surat Perintah Perjalanan Dinas yang baru akan disesuaikan dengan kebutuhan dan informasi yang diperlukan.

Rancangan program dijalankan dengan menggunakan program yang mudah untuk dioperasikan dan dan dilengkapi dengan perintah untuk melakukan pencarian data secara otomatis, program entri data, program koreksi data, program hapus data, program laporan data.

3.3 Data Flow Diagram

Model dari sistem yang diusulkan akan disajikan dalam bentuk logical, dalam menggambarkan logika tersebut menggunakan simbol-simbol diagram arus data yang disebut dengan Data Flow Diagram (DFD), berdasarkan apa yang didapat dari penelitian, maka penulis mencoba menggambarkan sebuah alur sistem dari pengolahan data Surat Perintah Perjalanan Dinas pada Kantor Dinas Lingkungan Hidup Kab. Muaro Jambi.

3.3.1 Diagram Konteks

Diagram Konteks adalah bentuk aliran sistem secara umum, dimana didalam diagram ini yang digambarkan adalah proses rancangan sistem dan lingkungan luar yang berhubungan dengan sistem tersebut. Adapun bentuk dari Context Diagram rancangan sistem pengolahan data Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah sebagai berikut :

Gambar 1 Diagram Konteks

3.3.2 Diagram Nol

Diagram No atau disebut juga diagram zero yaitu diagram uraian kegiatan (turunan pertama) setelah context diagram.

Gambar 2. Diagram Nol

3.3.3 Diagram Rinci

Diagram Rinci ini menggambarkan turunan Diagram level 0, karena menggambarkan lebih terinci lagi dan disebut juga dengan diagram level 1, tiap-tiap proses dalam pengolahan data pada level 0 akan lebih di perinci lagi, gambar diagram Rinci tersebut adalah :

Gambar 3. DFD Level 1 Proses 1

Gambar 4. DFD Level 1 Proses 4

3.4 Rancangan Program 3.4.1. Rancangan File

Bentuk rancangan masukan yang akan penulis tampilkan berikut ini terdiri dari tabel rancangan masukan yaitu : Data Surat Masuk, Data Usaha, Data Kegiatan dan Data Penyerahan lahan, dan dapat dibuat rancangan input sebagai tempat

b. Data Kegiatan

IV. KESIMPULAN

Dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya yang telah diuraikan secara rinci tentang permasalahan yang terjadi pada Kantor Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten. Muaro Jambi maka penulis mengambil kesimpulan :

1. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, proses pembuatan surat perintah perjalanan dinas dapat dilakukan secara otomatis,

sehingga proses pembuatan surat perintah perjalanan dinas menjadi relatif lebih cepat. Sistem juga dapat mengurangi kesalahan dengan memanfaatkan media penyimpanan berupa database. Sehingga Data perjalanan dinas terjaga dengan aman di dalam database yang dapat terhindar dari duplikasi data. 2. Pengolahan data pada sistem yang baru, dari

segi pemograman yang dipilih adalah aplikasi pengolahan data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah aplikasi yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan untuk mengelola data Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) secara baik, dan aplikasi terbaru ini mempunyai keungulan-keunggulan dari aplikasi sebelumnya. Pada penelitian ini penulis mengusulkan dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0, dengan keunggulan antara lain data tersimpan di dalam suatu database sehingga terjamin keamanan datanya.

3. Pada penelitian ini, penulis merancang ada beberapa tabel yaitu tabel data surat masuk yang mendeskripsikan input data surat masuk, tabel data kegiatan yang mendeskripsikan input data kegiatan, tabel data pegawai yang mendeskripsikan input data pegawai, tabel data SPPD yang mendeskripsikan input data SPPD.

DAFTAR REFERENSI

[1] Djahir dan Pratita, Pengelolahan Sistem Informasi, Trigenda Karya, Bandung 2014. [2] Hutahaean 2014, Sistem Informasi

Manajemen, Elexmedia Komputindo, Jakarta, 2014.

[3] Jogiyanto, HM, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, ANDI Offset, Jakarta, 2016.

[4] Meza Silvana dkk, 2015 A, Pengantar Administrasi, Edisi ketiga, Jakarta: Binarupa Aksara 2015.

[5] Mulyadi, R, Handout Sistem Informasi Manajemen, Diktat, STMIK Nurdin Hamzah Jambi, 2017.

[6] Prasetia dkk, Pemrograman Dasar Microsoft Visual Basic 6.0, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya, 2013.

[7] Sunyoto 2014, Sistem Informasi Manajemen, Elexmedia Komputindo, Jakarta, 2014.

[8] Yakub 2012, Sistem Informasi Manajemen, Elexmedia Komputindo, Jakarta, 2012

IDENTITAS PENULIS

Nama : Mulyadi, R, Ir, M.Si NIDN/NIK : 1012066402/92.002 TTL : 12 Juni 1964 Gol/Pangkat : Pembina/Iva

Alamat : Jl. Kol. Abunjani, Sipin Jambi Telp./Fax : 0741-668723/0714-668726 Almt Rumah : Perum Yeyes 26c RT. 38 Kota

Jambi Telp. : 081377891819