BAB III PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Lembaga Pendidikan
Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda Cikampek, Kabupaten Karawang merupakan Lembaga Pendidikan Islam yang menyelenggarakan kegiatan-kegiatan Mejlis Ta’lim, Pendidikan Ta’limul Qur’an Lil Aulad (TQA), Taman Pendidikan Al-Qur’an (TPA) dan Pendidikan Diniyah Takmiliyah Awwaliyah (DTA). Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda mempunyai tujuan meningkatkan kualitas dan produktivitas sumber daya manusia khususnya dalam mengembangkan syiar Islam, keimanan dan ketaqwaan kepada Allah Subhanahu Wata’ala dengan melakukan usaha maksimal dalam pendidikan akhlak dan ilmu berdasarkan Al Qur'an dan Hadits, agar generasi penerus tidak buta Al- Qur'an, sehingga terwujud Islam sebagai Rahmatan Lil ‘Alamin
3.1.1 Sejarah Lembaga Pendidikan
Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda berlokasi di Dusun Kamojing Timur RT. 07, RW. 03, Desa Kamojing, Kecamatan Cikampek, Kabupaten Karawang. Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda adalah Lembaga Pendidikan yang bergerak dalam bidang Pendidikan Islam. Sejarah terbentuknya Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda berawal dari sebuah pengajian rutin yang dilaksanakan dilingkungan Masjid At-Taqwa yang
berlokasi tidak jauh dari Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Th oriqul Huda saat ini.
Pada tanggal 30 Desember 2004 Lembaga Pendidipkan Islam (LPI) Thoriqul Huda diresmikan oleh Bupati Karawang dan telah mempunyai izin dari Pemerintah Daerah Karawang. Seiring dengan berjalannya waktu dan berkembangnya Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda, maka Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda yang awalnya hanya menyelenggarakan kegiatan Majlis Ta’lim sampai dengan saat ini Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda membuka dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan Pendidikan Ta’limul Qur’an Lil Aulad (TQA), Taman Pendidikan Al-Qur’an (TPA) dan Pendidikan Diniyah Takmiliyah Awwaliyah (DTA).
A. Visi
Membentuk generasi mandiri, kreatif, mulia, manfaat, menjunjung nilai- nilai profesionalisme, jujur, amanah berdasarkan iman dan taqwa dan berakhlaqul karimah dengan mengharapkan Ridho Allah Subhanahu Wata’ala.
B. Misi
Misi Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda sebagai berikut:
1. Meningkatkan kualitas dan produktivitas sumber daya manusia.
2. Mengembangkan dakwah Islamiyah dimasyarakat demi terciptanya manusia muslim yang taqwa, berbudi luhur, berpengetahuan, terampil dan bertanggung jawab terhadap agama, bangsa dan negara.
3. Meningkatkan syiar Islam, keimanan dan ketaqwaan kepada Allah Subhanahu Wata’ala dengan melakukan usaha maksimal dalam pendidikan akhlak dan ilmu berdasarkan Al Qur'an dan Hadits, agar generasi penerus tidak buta Al- Qur'an.
Kepala
Bidang Humas
Guru Bendahara
Tata Usaha (TU)
Wakil Kepala
Bidang Dakwah Islam
Bidang Pendidikan Kurikulum
Pembina Ketua Penasehat
4. Memperjuangkan terciptanya masyarakat muslim yang memiliki akhlak mulia sehingga terwujud Islam sebagai Rahmatan Lil ‘Alamin.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda sebagai berikut:
Sumber: Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda (2018) Gambar III. 1.
Strukur Organisasi Perusahaan
Tugas dan fungsi masing-masing bagian berdasarkan struktur organisasi sebagai berikut:
1. Pembina.
a. Menetapan kebijakan umum Lembaga Pendidikan.
b. Mengesahan program kerja dan rancangan anggaran tahunan dan memutuskan mengenai perubahan anggaran dasar.
c. Mengadakan rapat sekurang-kurangnya sekali dalam 1 (satu) tahun, melakukan evaluasi tentang kekayaan, hak dan kewajiban tahun yang sebelumnya sebagai dasar pertimbangan, perkembangan Lembaga Pendidikan untuk tahun yang akan datang.
2. Penasehat.
a. Memberikan nasihat, arahan dan pertimbangan kepada Pengurus dan Pelaksana Lembaga Pendidikan, diminta maupun tidak diminta.
b. Memberikan pembelaan kepada semua anggota kepengurusan Lembaga Pendidikan.
c. Mempertimbangkan, memberikan saran dan arahan dalam mengangkat dan memberhentikan anggota Kepengurusan Lembaga Pendidikan.
d. Meminta Laporan Pertanggungjawaban kepada Pengurus Lembaga Pendidikan.
e. Memberi penjelasan kepada masyarakat yang berhubungan dengan program dan kebijakan Lembaga Pendidikan.
f. Sebagai pengambil kebijakan tertinggi ketika Lembaga Pendidikan mengalami masalah yang dianggap darurat.
3. Ketua.
a. Membuat Rancangan Anggaran Penerimaan dan Belanja Madrasah (RAPBM), berdasarkan Rancangan Anggaran yang diusulkan.
b. Mengawasi dan memeriksa keuangan Lembaga Pendidikan.
c. Meminta pertanggung jawaban kepada Pelaksana Harian.
d. Mengangkat dan memberhentikan anggota Pengurus, Kepala Madrasah, Staf, Guru dan Karyawan.
e. Memberi penjelasan kepada masyarakat.
4. Kepala.
a. Merencanakan, mengelola, memimpin dan penyelenggaraan pendidikan pada Madrasah berdasarkan Standar Nasional Pendidikan.
b. Menyelenggarakan kegiatan pendidikan formal.
c. Menentukan dan melakukan evaluasi pembagian kerja masing-masing bagian.
d. Melakukan pembinaan terhadap Guru dan Bagian dibawahnya.
e. Memberi rekomendasi dan penilaian atas prestasi Guru dan bagian-bagian yang dipimpinnya.
5. Wakil Kepala.
a. Mewakili Kepala Lembaga apabila berhalangan.
b. Melaksanakan tugas Kepala Madrasah dalam bidang-bidang kurikulum dan kesiswaan.
c. Melaksanakan tugas Kepala Madrasah dalam bidang-bidang tata usaha dan keuangan.
d. Membuat laporan pertanggung jawaban secara berkala kepada koordinator Pendidikan melalui Bidang Kurikulum.
6. Bidang Pendidikan, Kurikulum.
a. Melaksanakan program bidang kependidikan formal dan non formal.
b. Mengetahui Rancangan Anggaran Penerimanaan dan Belanja Madrasah (RAPBM).
c. Melaporkan seluruh kegiatan Madrasah.
d. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja Bidang-bidang.
e. Bersama-sama Kepala, Wakil Kepala Madrasah meningkatkan, kualitas dan kuantitas pendidikan dan pengajaran.
f. Bersama-sama Kepala, Wakil Kepala Madrasah menyusun kurikulum dan kalender pendidikan dan menentukan jadwal.
g. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kurikulum pembelajaran.
h. Membuat laporan pertanggung jawaban dan melaporkan seluruh program dan hasil kerjanya kepada Kepala Madrasah.
7. Bidang Dakwah Islam.
a. Merencanakan agenda kegiatan, mempersiapkan fasilitas-fasilitas yang diperlukan dalam pelaksanaan acara-acara pengajian atau ceramah agama dan peringatan Hari Besar Islam (HBI).
b. Merencanakan, membuat dan menjadwalkan materi dakwah sesuai kebutuhan, serta mengusahakan mencari Guru atau Penceramah.
c. Menyusun kepanitiaan peringatan Hari Besar Islam (HBI).
d. Membimbing dan mengarahkan acara-acara sesuai dengan tujuan.
e. Mengadakan pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan acara dan mengembangkannya.
f. Membuat laporan pertanggung jawaban.
8. Bidang Hubungan Masyarakat.
a. Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan masyarakat.
b. Menyelenggarakan bakti sosial, karya wisata.
c. Menyelenggarakan pameran hasil pendidikan atau gebyar pendidikan.
d. Membuat laporan pertanggung jawaban.
9. Guru.
a. Membuat perangkat program pengajaran.
b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran.
c. Melaksanakan kegiatan penilaian terhadap siswa, siswi.
d. Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya.
e. Membuat catatan tentang kemajuan siswa, siswi dalam bidang pelajaran.
f. Mengisi dan memeriksa absensi siswa, siswi.
g. Membuat laporan pertanggung jawaban.
10. Tata Usaha (TU).
a. Mengiput data pendaftaran siswa, menerima Infaq atau Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP), membukukan dan menyetorkan keuangan kepada Lembaga.
b. Menyusun dan mengelola administrasi Madrasah.
c. Membuat agenda dan menyimpan surat masuk atau keluar.
d. Menyusun dan menyajikan data statistik Madrasah.
e. Membuat laporan keuangan dan melaporkan seluruh program kerja Madrasah dan Kesiswaan.
11. Bendahara.
a. Menyediakan keuangan berdasarkan kebutuhan.
b. Mendistribusikan keuangan berdasarkan anggaran.
c. Mengeluarkan bisyarah Pengurus, Kepala, Staf, Guru dan Karyawan.
d. Melihat laporan keuangan dan menyampaikan keuangan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur berjalan administrasi siswa yang terjadi pada Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda Cikampek sebagai berikut:
1. Prosedur Pendaftaran Siswa
Calon Siswa yang akan melakukan pendaftaran datang langsung ke bagian Tata Usaha (TU), kemudian bagian Tata Usaha (TU) memberikan formulir pendaftaran yang harus diisi oleh calon siswa. Setelah Calon Siswa mengisi formulir pendaftaran, kemudian Calon Siswa menyerahkan formulir pendaftaran ke bagian Tata Usaha (TU) dan Bagian Tata Usaha (TU) memberikan rincian administrasi pendaftaran yang harus dilakukan atau dibayarkan oleh Calon Siswa. Formulir Pendaftaran Siswa yang telah diisi dan diterima oleh Bagian Tata Usaha (TU) disimpan dalam arsip Pendaftaran Siswa.
2. Prosedur Pembayaran Administrasi Pendaftaran
Pembayaran biaya administrasi pendaftaran dapat dilakukan bersamaan setelah Calon Siswa Mengisi Formulir Pendaftaran atau Calon Siswa yang telah menyerahkan formulir pendaftaran datang kembali ke Bagian Tata Usaha (TU)
untuk melakukan pembayaran. Prosedur pembayaran administrasi pendaftaran sebagai berikut:
a. Jika Calon Siswa melakukan pembayaran administrasi pendaftaran secara langsung pada saat pengisian dan menyerahkan formulir pendaftaran ke Bagian Tata Usaha (TU), maka Bagian Tata Usaha akan membuatkan bukti pembayaran administrasi pendaftaran yang telah dilakukan atau telah dibayarkan oleh Calon Siswa.
b. Jika Calon Siswa yang akan melakukan pembayaran administrasi pendaftaran dengan waktu yang berbeda antara pengisian dan menyerahkan formulir dengan pembayaran yang akan dilakukan, maka Calon Siswa datang kembali ke bagian Tata Usaha (TU). Bagian Tata Usaha (TU) melakukan pencarian Calon Siswa dalam arsip Pendaftaran Siswa, kemudian Calon Siswa melakukan pembayaran administrasi pendaftaran dan Bagian Tata Usaha (TU) membuatkan bukti pembayaran administrasi pendaftaran.
c. Bukti pembayaran administrasi pendaftaran Calon Siswa dibuat dua rangkap, rangkap pertama diberikan kepada Calon Siswa dan rangkap kedua untuk arsip.
d. Arsip bukti pembayaran administrasi pendaftaran dan Formulir Pendaftaran Calon Siswa kemudian oleh Bagian Tata Usaha (TU) disimpan dalam arsip Siswa.
3. Prosedur Pembayaran Administrasi Siswa
Bagian Tata Usaha (TU) membuat Kartu Infaq atau Kartu Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP) untuk masing-masing siswa setiap tahun
pelajaran baru dan kenaikan kelas yang diambil dari arsip siswa. Kemudian Bagian Tata Usaha (TU) memberikan Kartu Infaq atau Kartu Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP) setiap satu bulannya kepada masing-masing siswa.
Siswa yang akan melakukan pembayaran administrasi datang ke Bagian Tata Usaha (TU) dengan membawa dan menyerahkan Kartu Infaq atau Kartu Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP). Kemudian Bagian Tata Usaha (TU) akan mencatat tanggal, bulan pembayaran dan memberikan paraf atau tanda tangan pada Kartu Infaq atau Kartu Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP) Siswa dan mencatat pada buku administrasi Infaq (Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP) siswa, disimpan dalam arsip administrasi Infaq (Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP) siswa.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Tata Usaha (TU) membuat laporan keseluruhan pembayaran administrasi pendaftaran siswa baru yang dilakukan setiap penerimaan siswa baru dan pembayaran administrasi Infaq atau Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP) siswa yang dilakukan setiap satu bulan dari masing-masing siswa yang dikelompokan atau dijumlahkan berdasarkan pembayaran administrasi pendaftaran siswa baru, pembayaran administrasi Infaq atau Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP) siswa dengan jumlah keuangan, kemudian dilihatkan kepada Bendahara Madrasah dan disimpan dalam arsip laporan administrasi keuangan.
3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan administrasi siswa pada Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda Cikampek terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output) sebagai berikut:
A. Spesifikasi Dokumen Masukan (Input)
Spesifikasi dokumen masukan (input) administrasi siswa pada Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda Cikampek sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran dan Pembayaran Pendaftaran Siswa Fungsi : Untuk pendaftaran dan pembayaran pendafataran siswa baru
Sumber : Tata Usaha (TU) Tujuan : Calon Siswa Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pendaftaran dan pembayaran pendafataran siswa baru
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Kartu Infaq, Sumbangan Pembangunan Pendidikan (SPP) Fungsi : Untuk memberikan informasi dan mengetahui tagihan
pembayaran infaq (SPP) Sumber : Tata Usaha (TU)
Tujuan : Siswa
Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi penagihan pembayaran infaq (SPP) Bentuk : Lampiran A.2
B. Spesifikasi Dokumen Keluaran (Output)
Spesifikasi dokumen keluaran (output) administrasi siswa pada Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda Cikampek sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Laporan Pendaftaran dan Pembayaran pendaftaran Siswa
Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran dan Pembayaran pendaftaran siswa baru
Sumber : Tata Usaha (TU) Tujuan : Bendahara Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pendaftaran siswa baru Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Laporan Administrasi Pembayaran Infaq (SPP)
Fungsi : Sebagai bukti transaksi pembayaran administrasi infaq (SPP)
Sumber : Tata Usaha (TU) Tujuan : Siswa dan Bendahara Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran administrasi infaq (SPP) Bentuk : Lampiran B.2
3.4. Permasalahan Pokok
Sistem administrasi siswa pada Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda Cikampek saat ini masih menggunakan pencatatan secara manual, penyimpanan data masih menggunakan pembukuan yang tersimpan tidak terstruktur sehingga menghambat kinerja, waktu yang digunakan tidak efisien yang mengakibatkan permasalahan-permasalahan yang terjadi, yaitu:
1. Sering terjadinya kesalahan-kesalahan dalam proses pengolahan data administrasi pembayaran siswa, proses rekapitulasi administasi pendaftaran dengan pembayaran infaq (SPP) yang diterima tidak sama dengan keuangan.
2. Kesalahan dalam proses rekapitulasi, pengelompokan administrasi pembayaran pendaftaran dengan administrasi infaq (SPP) mengakibatkan permasalahan yang sering terjadi antara keuangan yang diterima dengan bukti hasilnya tidak sama.
3. Waktu yang dibutuhkan lama untuk proses rekapitulasi administrasi pembayaran pendaftaran dengan administrasi infaq (SPP) dan proses pencarian data, informasi yang dihasilkan beserta laporan-laporan tidak cepat, tidak akurat sehingga kinerja pegawai dan lembaga menjadi terhambat yang berakibat waktu yang dibutuhkan tidak efisien dengan hasil yang tidak sesuai dengan yang diharapkan.
4. Penyimpanan data, dokumen, bukti-bukti administrasi siswa yang tidak tersimpan dengan baik, dikarenakan penyimpanan data tidak terorganisir, tidak
terstruktur yang mengakibatkan data-data, bukti-bukti atau laporan-laporan rusak dan hilang.
3.5. Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah administrasi siswa pada Lembaga Pendidikan Islam (LPI) Thoriqul Huda Cikampek yang dapat dijadikan solusi sebagai berikut:
1. Menggunakan sistem terkomputerisasi dengan membuat aplikasi yang khusus untuk mengelola data administrasi siswa. Perancangan pembuatan aplikasi menggunakan NetBeans IDE 8.1 dengan basis data (database) My Structure Query Language (MySQL) yang berfungsi untuk menyimpan data-data.
2. Pengolahan data, pencarian data dan penyimpanan data administrasi siswa pada sistem terkomputerisasi jauh lebih cepat, lebih efisien, karena didukung dengan menggunakan media komputer dan aplikasi yang khusus untuk mengolah data.
3. Dengan menggunakan Perancangan pembuatan aplikasi menggunakan NetBeans IDE 8.1 dengan basis data (database) My Structure Query Language (MySQL) yang berfungsi untuk mempercepat pengerjaan sehingga Waktu yang dibutuhkan tidak lama untuk proses rekapitulasi administrasi pembayaran pendaftaran dengan administrasi infaq (SPP) dan proses pencarian data, informasi yang dihasilkan beserta laporan-laporan akan lebih cepat, akurat sehingga kinerja pegawai dan lembaga tidak menjadi terhambat sehingga waktu yang dibutuhkan lebih efisien dengan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan.
4. Perancangan pembuatan aplikasi menggunakan NetBeans IDE 8.1 dengan basis data (database) My Structure Query Language (MySQL) yang berfungsi untuk menyimpanan data, dokumen, bukti-bukti administrasi siswa yang akan tersimpan dengan lebih baik, dikarenakan penyimpanan data lebih terorganisir, terstruktur dan data-data, bukti-bukti atau laporan-laporan tidak mudah rusak dan hilang.
5. Informasi, laporan-laporan langsung dihasilkan dengan laporan-laporan yang tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan.
