Daftar Isi
1. Tujuan
2. Ruang lingkup dan tanggung jawab 3. Definisi dan referensi
4. Flowchart
5. Dokumen penunjang dan penyimpanan dokumen 6. Status perubahan
Distribusi (Penerima Dokumen)
Nama / Divisi Tanggal Tanda Tangan
Dibuat oleh Disetujui oleh Didistribusi oleh
Nama Nama Nama
1. Tujuan
Prosedur ini menjelaskan tata cara pengendalian rekaman di PT Contoh. 2. Ruang lingkup dan tanggung Jawab
2.1 Ruang lingkup prosedur ini meliputi identifikasi, distribusi dan pemusnahan rekaman
2.2 Seluruh [unit kerja] bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedur ini. 3. Definisi dan referensi
Rekaman adalah suatu dokumen yang menunjukkan bukti telah dilakukannya suatu kegiatan atau pekerjaan.
4.1 Mengidentifikasi rekaman
Setiap rekaman yang berhubungan dengan sistem manajemem mutu harus didaftar dalam form master rekaman.
4.2 Mendistribusikan rekaman
Pendistribusian rekaman harus dicatat dalam form distribusi dokumen.
4.3 Menyimpan rekaman
Tiap-tiap [unit kerja] bertanggung jawab atas penyimpanan rekaman sesuai masa simpan yang tertera dalam master rekaman. Setiap rekaman harus ditentukan masa simpan.
4.4 Masa simpan OK? Jika “Ya“, maka selesai.
Jika “Tidak“, ke proses 4.5 Memusnahkan rekaman.
4.5 Memusnahkan rekaman
Rekaman yang telah melewati masa simpan harus dimusnahkan dan dicatat dalam form berita acara pemusnahan dokumen.
No. Nama Dokumen Tempat Simpan
1 Master rekaman Unit kerja
2 Distribusi dokumen Unit kerja
3 Berita acara pemusnahan Unit kerja
6.Status perubahan
