STANDAR OPERATIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGENDALIAN REKAMAN
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta (55283) e-mail: bpm@upnyk.ac.id
Nomor SOP UPN/LP3M/SEK/03 Tanggal Pembuatan 1 Juni 2017
Tanggal Revisi
-Tanggal Efektif 3 Juli 2017
Disahkan Oleh Rektor
Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti K, M.Sc NIP. 195612191984112001 Nama SOP Pengendalian Rekaman
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1. UU RI No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
2. UU RI No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 3. PERMENDIKNAS RI No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan;
4. Departemen Pendidikan Nasional Dirjen Pendidikan Tinggi
Indonesia :”Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi” Tahun 2010; 5. BAN PT Instrumen dan Pedoman Akreditasi Institusi Perguruan
Tinggi (Buku I,II,III,IV,V,Vi,VII) Tahun 2011
6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012
7. Persayaratan ISO 9001
1. Mempunyai pengetahuan dan memahami sistem manajemen mutu dan peraturan-peraturan yang digunakan.
2. Mempunyai kemampuan komunikasi yang baik.
3. Mempunyai kemampuan melaksanakan fungsi manajemen. 4. Mempunyai kemampuan berinovasi dan berwawasan luas. 5. dll
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
Peringatan Pencatatan dan Pendataan Rekaman harus memiliki kode, masa simpan dan lokasi simpan untuk
mempermudah penemuan rekaman pada saat dibutuhkan dalam waktu yang cepat
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
No Kegiatan
Mutu Baku
Ket. Pimpinan
dan Jajaran dan KetuaSekretaris KelengkapanPersyaratan/ Waktu Output A Identifikasi Rekaman Mutu
1 Mengidentifikasi semua formulir yang dipakai sebagai bukti proses (rekaman mutu)
Semua bukti proses 2 hari Daftar Formulir
2 Menetapkan Daftar Induk Rekaman Mutu
Formulir 2 hari Daftar Induk Rekaman
3 Menetapkan nomor pengendalianrekaman Daftar Induk Rekaman
2 hari Daftar Induk Rekaman
B Perubahan Dokumen/RekamanMutu
4 Menerima usulan perubahandokumen/rekaman mutu Rekaman Mutu 1 hari Petunjuk teknisusulan perubahan rekaman mutu
5
Melakukan revisi dokumen/rekaman serta mendistribusikan sesuai kebutuhan
Rekaman mutu 1 hari Rekaman yang telah direvisi
6
Melakukan revisi Daftar Induk Rekaman Mutu sesuai perubahannya
Rekaman mutu 1 hari Daftar Induk Rekaman
C Penyimpanan Rekaman Mutu
7
Menyimpan rekaman dengan media yang sesuai (kertas, CD, Soft data, dll)
No Kegiatan
Kelengkapan Waktu Output
8
Melakukan pemeliharaan rekaman dengan membuat jadwal pemeliharaan
9 Melakukan pemantauan masaretensi rekaman mutu Daftar Induk Rekaman
Sesuai JRA Jadwal pemeliharaan
10
Melakukan pemusnahan rekaman mutu yang telah habis masa retensinya sesuai petunjuk teknisnya
