FARMASI RUMAH SAKIT PENARIKAN PEMUSNAHAN, PENGENDALIAN, PENDOKUMENTASIAN - PELAPORAN

(1)

FARMASI RUMAH SAKIT

PENARIKAN – PEMUSNAHAN, PENGENDALIAN, PENDOKUMENTASIAN - PELAPORAN

PROGRAM STUDI SARJANA FARMASI FAKULTAS FARMASI DAN SAINS

UHAMKA

(2)

(3)

Tujuan Pembelajaran

Memahami sistem penarikan, pemusnahan, pengandalian dan pelaporan perbekalan farmasi di Rumah Sakit

Memahami sistem pengandalian dan pelaporan perbekalan farmasi di

Rumah Sakit

(4)

PENARIKAN & PEMUSNAHAN

PERBEKALAN FARMASI

(5)

PENARIKAN PERBEKALAN FARMASI

• Penarikan Perbekalan Farmasi yang tidak dapat digunakan, produk yang izin edarnya dicabut oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku

• Penarikan perbekalan farmasi yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan

perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar

(voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM.

• Penarikan yang terdokumentasi merupakan kegiatan pencatatan terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar

(6)

PEMUSNAHAN PERBEKALAN FARMASI

• Pemusnahan merupakan proses kegiatan dalam memusnahkan Perbekalan Farmasi yang tidak terpakai karena rusak, yang sudah kadaluarsa atau mutu tidak memenuhi standar

• Pemusnahan PF yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan Kebijakan Rumah Sakit

• BERTUJUAN untuk menjamin sediaan farmasi dan BMHP yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku.

Adanya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi risiko terjadi penggunaan obat yang sub standar

Kementerian Kesehatan RI, 2019, Petunjuk Teknis Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.

(7)

Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai bila:

1. produk tidak memenuhi persyaratan mutu;

2. telah kedaluwarsa;

3. tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau

4. dicabut izin edarnya.

(8)

Tahapan pemusnahan terdiri dari:

1) membuat daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang akan dimusnahkan;

2) menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;

3) mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait;

4) menyiapkan tempat pemusnahan; dan

5) melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang berlaku.

(9)

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

a) Pemusnahan dilakukan sesuai dengan jenis, bentuk sediaan dan peraturan yang berlaku.

b) Untuk pemusnahan narkotika, psikotropika dan prekursor dilakukan oleh apoteker dan disaksikan oleh dinas

kesehatan kab/kota dan dibuat berita acara pemusnahan.

c) Jika pemusnahan obat dilakukan oleh pihak ketiga maka instalasi farmasi harus memastikan bahwa obat telah

dimusnahkan.

(10)

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

a) Penarikan Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri.

b) Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standar / ketentuan peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh

BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap

memberikan laporan kepada Kepala BPOM.

(11)

Administrasi Penghapusan

Administrasi penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang

tidak terpakai karena kedaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan Sediaan Farmasi,

Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai kepada pihak terkait

sesuai dengan prosedur yang berlaku.

(12)

PENGENDALIAN PERBEKALAN

FARMASI

(13)

DEFINISI

Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk

memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi

kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di rumah sakit.

(14)

Pengendalian persediaan obat terdiri dari:

1. Pengendalian ketersediaan;

2. Pengendalian penggunaan;

3. Penanganan ketika terjadi kehilangan, kerusakan, dan kedaluwarsa

(15)

• Pengendalaian Perbekalan Farmasi untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan, kekurangan atau kerusakan

• Pengendalian Perbekalan Farmasi merupakan proses kegiatan dimulai dari Monitoring dan evaluasi untuk menjamin mutu, keamanan, mencegah kehilangan, memantau kadaluwarsa dan kerusakan

• Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Perbekalan Farmasi

(16)

Pengendalian Perbekalan Farmasi untuk menjamin:

1. kelancaran penyelenggaraan pengelolaan secara berdayaguna dan berhasil guna

2. terselenggaranya efektivitas dan efisiensi pengelolaan perbekalan farmasi.

3. agar tidak terjadi kelebihan dan kekurangan dan rusak

(17)

Tujuan pengendalian Perbekalan farmasi adalah untuk:

a. penggunaan Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit;

b. penggunaan Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi; dan c. memastikan persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi

kelebihan dan kekurangan/ kekosongan, kerusakan,

kadaluwarsa, dan kehilangan serta pengembalian pesanan Perbekalan Farmasi.

(18)

Pengendalian ketersediaan:

Kekosongan atau kekurangan obat di rumah sakit dapat terjadi karena beberapa hal:

a. Perencanaan yang kurang tepat

b. Obat yang direncanakan tidak tersedia/kosong di distributor

c. Perubahan kebijakan pemerintah (misalnya perubahan e katalog,

sehingga obat yang sudah direncanakan tahun sebelumnya tidak masuk dalam katalog obat yang baru).

d. Obat yang dibutuhkan sesuai indikasi medis di rumah sakit tidak tercantum dalam Formularium Nasional.

(19)

Pengendalian penggunaan

Pengendalian penggunaan obat dilakukan untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pemakaian obat sehingga dapat memastikan jumlah kebutuhan obat dalam satu periode. Meliputi:

1) Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu.

Jumlah stok ini disebut stok kerja.

2) Menentukan Stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/kekosongan

3) Menentukan waktu tunggu (leadtime) adalah waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima.

(20)

Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu Stok dan kartu Stok Induk.

Fungsi Kartu stok

a. digunakan untuk mencatat mutasi sediaan farmasi dan BMHP (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa).

b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis sediaan farmasi dan BMHP yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.

c. Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan, pengadaan, distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik sediaan farmasi dan BMHP dalam tempat penyimpanannya.

(21)

PENDOKUMENTASIAN /

ADMINISTRASI PERBEKALAN

FARMASI

(22)

• Pendokumentasian / Administrasi Perbekalan farmasi harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk memudahkan penelusuran kegiatan yang sudah berlalu.

• Pendokumentasian / administrasi merupakan kegiatan Pencatatan terhadap semua proses pengelolaan Perbekalan Farmasi

(23)

Pendokumentasian penting dilakukan untuk:

1) persyaratan Kementerian Kesehatan/BPOM;

2) dasar akreditasi Rumah Sakit;

3) dasar audit Rumah Sakit; dan

4) dokumentasi farmasi.

(24)

a. Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan

administrasi sediaan farmasi dan BMHP, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

b. Jenis laporan yang wajib dibuat oleh IFRS meliputi laporan

penggunaan psikotropika dan narkotik serta laporan pelayanan kefarmasian.

c. Pelaporan merupakan kegiatan melaporkan pengelolaan PF yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan, penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian,

pemusnahan dan penarikan PF . Yang harus dilaporkan secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi dalam periode waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester atau pertahun

(25)

Jenis-jenis pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku.

• Pelaporan dilakukan sebagai:

1) komunikasi antara level manajemen;

2) penyiapan laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi Farmasi

3) laporan tahunan

(26)

• Administrasi Keuangan Apabila Instalasi Farmasi harus mengelola keuangan maka perlu menyelenggarakan

administrasi keuangan. Administrasi keuangan merupakan pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya,

pengumpulan informasi keuangan, penyiapan laporan,

penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua kegiatan Pelayanan Kefarmasian secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan.

(27)

FARMASI RUMAH SAKIT PENARIKAN PEMUSNAHAN, PENGENDALIAN, PENDOKUMENTASIAN - PELAPORAN