FARMASI RUMAH SAKIT PENGADAAN DAN PENERIMAAN

FARMASI RUMAH SAKIT

PENGADAAN DAN PENERIMAAN

PROGRAM STUDI SARJANA FARMASI FAKULTAS FARMASI DAN SAINS

UHAMKA 2021

OLEH : TIM DOSEN

Tujuan Pembelajaran

Memahami sistem pengadaan

Memahami sistem penerimaan perbekalan kefarmasian

 Kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan

 Suatu proses untuk mendapatkan sediaan farmasi guna menunjang kegiatan pelayanan rumah sakit.

 Kegiatan yg berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yg dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan pembayaran.

PENGADAAN OBAT

 Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu.

 Harus melibatkan tenaga kefarmasian untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan

 Ada mekanisme yang mencegah kekosongan stok Obat yang secara normal tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat Instalasi Farmasi tutup

PENGADAAN OBAT

TUJUAN PENGADAAN

1. Mendapatkan sediaan farmasi dg harga layak.

2. Mendapatkan sediaan farmasi dg mutu yg baik.

3. Pengiriman barang terjamin tepat waktu, proses terjamin lancar.

4. Tidak memerlukan tenaga dan waktu berlebihan.

PENGADAAN

Hal-hal yang harus diperhatikan :

 Penentuan metode pembelian

 Anggaran dan sistem keuangan

 Waktu pembayaran

 Pemilihan distributor

 Lead time :

 waktu birokrasi

 waktu pemesanan

 waktu pengiriman

PENGADAAN

 Jaminan mutu :

 Bahan baku Obat harus disertai Sertifikat Analisa;

 Bahan berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS);

 Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar;

 Expired date minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dll).

PENGADAAN DIPEROLEH DG CARA

 Pembeliaan

 Pembuatan/produksi

 Sumbangan/hibah/droping

 Kerjasama operasional

PRINSIP DASAR PENGADAAN

KEPPRES NO 80 TH 2003

 Efisien

 Efektif

 Terbuka & bersaing

 Transparan

 Adil/tidak diskriminatif

 Akuntabel

 Penerimaan RS

 APBN

 APBD

 Bantuan Pihak Ketiga

 Dana Yayasan

 Donatur

Sumber Anggaran

Pengadaan Logistik Farmasi

 OBAT & BAHAN BAKU OBAT

 ALAT KESEHATAN

 BAHAN MEDIS HABIS PAKAI

 BAHAN PENGEMAS

BARANG YANG DIADAKAN

PERATURAN PERUNDANGAN 1. PERPRES NO 70 TH 2012 a. Lelang

b. E-Purchasing

c. Penunjukan Langsung d. Pengadaan Langsung

METODE PENGADAAN OBAT/ALKES

i. Pengadaan obat dilaksanakan berdasarkan e-Catalogue obat dengan menggunakan metode pembelian secara elektronik (e-Purchasing) sebagaimana tercantum dalam e- Catalogue obat yg ditetapkan oleh Kepala LKPP (dapat

dilihat dalam website resmi LKPP : inaproc.lkpp.go.id) atau pembelian secara manual.

2. SURAT EDARAN MENKES NO 167 TH 2014

2. SURAT EDARAN MENKES NO 167 TH 2014

ii. Dalam hal obat yg dibutuhkan tidak terdapat dlm e- Catalogue obat,

proses pengadaan mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 54

tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

sebagaimana telah diubah dg Peraturan Presiden Nomor 70 Th 2012

atau pengadaan secara manual.

GARIS BESAR PENGADAAN

BARANG & JASA PEMERINTAH

Metode pemilihan Penyedia barang/jasa dg cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/ Jasa.

LELANG

Pemilihan Penyedia Barang/Jasa untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat.

PENUNJUKAN LANGSUNG

OBAT / ALKES

Termasuk Kriteria Barang yg bersifat khusus yg memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung

PERPRES NO 70 TH 2012 Pasal 38 ayat 5 d

“Pekerjaan Pengadaan dan distribusi bahan obat, obat dan alat

kesehatan habis pakai dalam rangka menjamin ketersediaan obat untuk

pelaksanaan peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat yang jenis

dan harganya telah ditetapkan oleh Menteri yg bertanggung jawab di

bidang kesehatan”

PENGADAAN LANGSUNG

adalah Pengadaan Barang/Jasa Langsung

kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui

Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.

E-Purchasing adalah tata cara pembelian

Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik.

Katalog elektronik atau E-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis,

spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari

berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah.

Metode Pengadaan Menurut Quick, et al

1. Tender terbuka

2. Tender Terbatas (Restricted tender) 3. Negosiasi (Negotiated Procurement)

4. Pengadaan Langsung (direct procurement)

Pengadaan Langsung

1. Metode paling sederhana

2. Melakukan pembelian sesuai yg dibutuhkan langsung kepada distributor 3. Biasanya dilakukan pada keadaan emergency, pembelian dengan

jumlah sedikit, atau jika tak mungkin dilakukan negosiasi

4. Harga tertentu, relatif lebih mahal.

Penerapan Metoda Pembelian

 RS PEMERINTAH

 E-Tendering

 E-Purchasing

 Penunjukkan langsung

 Pengadaan langsung

 RS SWASTA :

 Pengadaan langsung

 Kontrak

 JIT

KELEBIHAN & KELEMAHAN TENDER

KELEBIHAN

1. HARGA STABIL UNTUK PERIODE TERTENTU

2. BARANG TERSEDIA DALAM JUMLAH BANYAK / AMAN UTK JANGKA TTT

KELEMAHAN 1. LAMA

2. LEBIH MAHAL

3. BUTUH TEMPAT PENYIMPANAN LUAS

4. POTENSI TERJADI OBAT MACET, RUSAK, ED

KELEBIHAN & KELEMAHAN PENGADAAN LANGSUNG

KELEBIHAN

1. HARGA LEBIH MURAH 2. PROSES CEPAT

3. ADMINISTRASI LEBIH SEDERHANA 4. TIDAK PERLU TEMPAT YANG LUAS

5. POTENSI OBAT MACET, RUSAK, ED LEBIH KECIL

KELEMAHAN

1. HARGA TIDAK STABIL

2. PEMBELIAN UNTUK WAKTU YG PENDEK,

KENDALA DALAM E-PURCHASING

1. WAKTU TUNGGU LAMA (30 – 60)

2. STOK BARANG BELUM TERSEDIA DALAM JUMLAH BESAR UNTUK MEMENUHI PERMINTAAN NASIONAL (SERING KOSONG DAN TIDAK ADA KEPASTIAN

KETERSEDIAAN BARANG)

3. KESULITAN UNTUK MASUK KE DALAM SISTEM

4. SETELAH MASUK, DATA HILANG. JIKA DIKETIK ULANG

AKAN TERCATAT SEBAGAI PERMINTAAN 2X.

Indikator pengadaan obat

MACAM INDIKATOR TUJUAN CARA MENGHITUNG

1. Frek pengadaan tiap item obat

1. Mengetahui brp x obat dipesan/bln

1. 30 kartu stok obat, lihat brp x obat dipesan/thn

2. Frek kesalahan faktur 2. Menget brp x petugas melakukan kesalahan

2. Cocokkan 30 lbr SP vs fraktur nota pengiriman

3. Frek tertundanya pembayaran oleh RS thd wkt yg disepakati

3. Mengetahui kualitas pembayaran RS

3. Cocokkan daftar hutang vs

daftar pembayaran

MONITORING DAN EVALUASI

KEJADIAN STOCK OUT

 order terlambat,

 respon suplier tdk cepat,

 pengiriman tdk tepat waktu

STOCK MACET

 Persediaan yang berlebih

 SIM internal farmasi yang kurang baik

 SDM yang kurang trampil

 Komunikasi dengan dokter

MONITORING DAN EVALUASI

KEJADIAN RUSAK / KADALUWARSA

 stok macet / slow moving

 suhu penyimpanan tidak sesuai

 penempatan yang kurang baik (tersembunyi)

 ruang / tempat penyimpanan yg tidak memadai

 tanggal ED yang pendek

 sistem retur belum baik

MONITORING DAN EVALUASI

HILANG / TERJADI SELISIH

 SDM yang kurang trampil / malas

 administrasi / pencatatan yang kurang baik

 penempatan yang kurang baik sehingga berpotensi untuk tercuri / hilang

 protap pengambilan barang kurang ketat

 sangsi yang kurang tegas

 sistem keamanan kurang baik

PEMILIHAN REKANAN / DISTRIBUTOR

 Untuk proses tender :

 Telah terdaftar (mempunyai TDR)

 Sesuai dengan klasifikasinya

 Punya NPWP

 Kondisi keuangan perusahaan baik (punya jaminan di bank/bank garansi)

 Punya riwayat pekerjaan yang baik

 Tidak mempunyai cacat hukum

 Mampu memenuhi kewajiban sesuai

kontrak

PEMILIHAN REKANAN / DISTRIBUTOR

 Untuk pengadaan langsung :

 Distributor resmi

 Distributor tunggal

 Distributor utama

 Punya respon yang cepat

 Fleksibel dalam pembayaran

 Informatif

 Minim timbul komplain



Distributor obat untuk rumah sakit :

Pedagang Besar Farmasi (PBF)

TUJUAN

 Agar dapat memenuhi pelayanan

obat terutama yg tidak tersedia di pasaran

 Penghematan bagi RS maupun biaya pengobatan pasien

PENGADAAN YANG DIPEROLEH

DARI PRODUKSI OBAT

PRODUKSI

KEGIATAN : - membuat

- mengubah bentuk

- pengemasan kembali

KRITERIA OBAT YANG PRODUKSI

1) Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran;

2) Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri;

3) Sediaan Farmasi dg formula khusus;

4) Sediaan Farmasi dg kemasan yg lebih kecil/repacking;

5) Sediaan Farmasi untuk penelitian

6) Sediaan Farmasi yg tidak stabil dalam penyimpanan/

harus dibuat baru (recenter paratus)

PERTIMBANGAN DALAM MERENCANAKAN KEGIATAN PRODUKSI

 Ketersediaan fasilitas alat, ruang, bahan baku, pengemas, jika produksi steril perlu fasilitas quality control

 Tenaga yang ada

 Pertimbangan nilai ekonomis dan prioritas pelayanan

(lakukan kajian secara detail).

ADA 2 JENIS PRODUKSI :

 Produksi non steril :

OBH, OBP, Solutio lugol, pengemasan kembali desinfektan, antiseptic ,

 Produk steril :

Produksi sediaan steril dg standard sterilitas yang tercantum dalam farmakope Indonesia ed IV th1995.

- Aquades 500ml, 2000ml

- Aquabidest 100ml, 250ml, 500ml - NaCl 0,9% 250ml

- Rekonstitusi obat sitostatika

PENGADAAN YANG BERASAL DARI SUMBANGAN/DROPPING/HIBAH

1) Harus disertai dokumen administrasi yg lengkap & jelas.

2) Harus sesuai dengan kebutuhan pasien di RS

3) Instalasi Farmasi dapat memberikan rekomendasi kpd

pimpinan RS untuk mengembalikan/menolak sumbangan/

dropping/hibah Sediaan Farmasi, AlKes, dan BMHP yg

tidak bermanfaat bagi kepentingan pasien di Rumah Sakit 4) Instalasi Farmasi melakukan pencatatan & pelaporan

terhadap penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi,

AlKes, dan BMHP sumbangan/dropping/hibah.

 Barang yg sudah diperiksa, diterima oleh petugas gudang yg berwenang dg bukti tanda tangan pada faktur barang dg disertai nama lengkap serta no SIPA/SIK yg berlaku.

 Memasukan data / entry ke dalam SIM agar barang bisa segera didistribusikan ke pelayanan.

 Sebelum disimpan, pada kemasan barang diberi cap tanggal , bulan dan tahun barang datang.

 Simpan sesuai dg kriteria dan persyaratan yg berlaku

PENERIMAAN

PEMERIKSAAN

Barang datang diperiksa dulu oleh panitia pemeriksa dengan mengacu pada dokumen pembelian, bukan dokumen dari distributor.

Pemerikasaan yg dilakukan meliputi :

pemeriksaan SP (surat pesanan),

faktur barang dimana tertera jenis dan jumlah barang apakah sesuai dg SP,

Harga apakah sesuai dengan kesepakatan,

Kemasan apakah masih bagus/rusak,

No batch,

PEMERIKSAAN

Tanggal kadaluwarsa, apakah sesuai dg kesepakatan, misal tanggal ED maksimal 2 th dari sejak diterima.

 MSDS untuk B3.

Khusus alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin

Pemeriksaan sertifikat analisa produk

 Untuk alat kedokteran, harus dilakukan uji fungsi dulu

untuk mengetahui alat tersebut dalam kondisi baik dan

siap pakai atau tidak.

SEKIAN