SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

SPO

No. Dokumen : Fatmawati S. Terbitan : No. Revisi :

Tgl Mulai Berlaku : Januari 2016 Halaman :

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen

Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.

2. Dokumen Dikendalikan

Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.

3. Dokumen Tidak Dikendalikan

Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.

4. Dokumen Tidak Berlaku

Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.

5. Pedoman Mutu

Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan /

kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.

6. Prosedur Kerja

Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan

7. Program Pendukung

Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.

2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO-9001:2008 .

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No : Tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman

4. Referensi

6. Prosedur 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN

Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :

Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir

2. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala

3. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN

10.MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN

11. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN 12.MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN

Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :

30.MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN

MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut :

Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian,

Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan

dokumen sebagai berikut :

Melakukan Peninjauan Ulang Dokumen enerbitkan Ulang

Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Merevisi Dokumen Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang

Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Melakukan Penarikan & Pemusnahan Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Melakukan Peninjauan Ulan

Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit

Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang

Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan

Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang

Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit

Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang

Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan

77.Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. 78.Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua

dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang Menerbitkan Ulang

digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. 79.Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua

dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. 80.Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua

dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. 81.Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua

dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.

Melakukan Penarikan & Pemusnahan Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang Menerbitkan Ulang elakukan Peninjaan Ulang

82.MENGESA HAN ISI DOKUMEN Menetapkan Jenis Dokumen Membuat Dokumen Memberikan Identitas Mengesahkan isi dokumen Memberikan

Penomoran Menerbitkan & Mendistribusi

Melakukan Pengendalian

Dokumen eksternal

& REKAMAN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 83.MEMBERIK AN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen,

Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungja wab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ) 84.MEMBERI PENOMOR AN DOKUMEN Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja

Bagian I menunjukkan jenis dokumen MM untuk manual mutu PK untuk prosedur kerja

FOR untuk Formulir yang digunakan Bagian II menunjuk kan unit yang membuat dokumen menunjuk kan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjuk kan tahun penerbitan dengan 2 digit

Contoh penomora n dokumen: PK/ BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 b. Penomora n formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15 Form menunjuk kan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis

dokumen Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 6. MENERBITK AN DAN MENDISTRIB USI DOKUMEN DAN REKAMAN a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas b. Dokumen diperbanya

k dan didistribusi kan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentin gan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen. c. Sekretariat bertanggun g jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada

Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi d. Untuk menunjukk an Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKEN DALI” dengan persetujuan MR. 7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi

kepada Kepala Puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen 8. MENERBIT KAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a. Terjadi perubahan sistem mutu

b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengar uhi isi dokumen c.Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaa n tugas d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik 9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHA N DOKUMEN DAN REKAMAN a. MR menarik salinan

dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunak an formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahk an dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnaha n dokumen c. Dokumen

dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKEND ALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip d. Formulir berita acara pemusnaha n dokumen disimpan oleh MR. 9. MELAKUK AN PENINJAUA N ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. MELAKUKA N PENGENDAL IAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifika si dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar

dokumen eksternal

10. Hal-hal yang perlu diperhatikan

Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi, Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen

11. Unit Terkait 12. Dokumen

Terkait

Formulir Bukti Penerimaan dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Usulan Revisi

Formulir Bukti Penarikan Dokumen

Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Formulir Daftar induk dokumen eksternal