PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
SPO
No. Dokumen : 014/SPO/III/2023 No. Revisi : 1
Tanggal : 30 Maret 2023 Halaman : 1/4
UPTD PUSKESMAS NGEMPLAK
SIMONGAN
dr. Diana Eka Ratnasari
1. Pengertian Pengendalian Dokumen dan Rekaman adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen- dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di – up – date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di – up – date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan – ketentuan/persyaratan – persyaratan/kebijakan – kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk pengendalian dokumen dan rekaman.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Ngemplak Simongan Nomor 009/SK/III/2023 tentang Kepemimpinan dan Manajemen.
4. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.
5. Prosedur 1. Petugas menetapkan jenis dokumen dan rekaman
Kepala Puskesmas/Pemegang Program/Koordinator Unit/menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi:
Manual Mutu, Prosedur Kerja/SPO dan Formulir 2. Petugas membuat dokumen dan rekaman
Penanggung jawab ADMEN menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut:
Prosedur terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Referensi, Prosedur, Unit Terkait, Rekam historis Perubahan
3. Petugas memberi penomoran dokumen
4. Petugas mengesahkan isi dokumen dan rekaman
Kepala Puskesmas mengesahkan setiap dokumen terkendali.
6. Petugas menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman a) Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b) Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Penanggungjawab ADMEN kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
1)Penanggungjawab ADMEN bertanggungjawab menyimpan dokumen asli
2)Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI” .
7. Petugas merevisi dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a) Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas
2 / 4
b) Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c) Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
8. Petugas menerbitkan ulang dokumen dan rekaman Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a) Terjadi perubahan sistem mutu
b) Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c) Prosedur sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d) Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. Petugas melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen dan rekaman
a) Penanggungjawab ADMEN menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b) Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
c) Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘TAK TERKENDALI’ , dan disimpan sebagai arsip 10. Petugas merevisi dokumen dan rekaman
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali 11. Petugas melakukan pengendalian dokumen eksternal
Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, Penanggungjawab ADMEN menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal
6. Diagram Alir -
7. Unit Terkait Semua Unit Rekaman Historis Perubahan
No Halaman Yang Dirubah Isi Perubahan Tanggal
diberlakukan
1 1 SOP Menjadi SPO 30 Maret 2023
No. Dokumen
Menjadi nomor
dokumen yang
sekarang
30 Maret 2023
Kebijakan Menyesuaikan 30 Maret 2023
3 / 4
dengan SK yang sekarang
4 / 4
