PERANCANGAN SISTEM PENANGANAN ARSIP PADA BAGIAN BILLING UNIT PT ASTRA INTERNATIONAL, TBK.
TOYOTA SALES OPERATION (AUTO 2000) CABANG PASTEUR BANDUNG
Designing A System of Handling Archives in Billing Unit PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Branch
Pasteur Bandung
TUGAS AKHIR
Laporan ini disusun untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga
Oleh:
Frisna Rosalina NIM. 095211009
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
KATA PENGANTAR
Tidak ada kalimat yang dapat menggambarkan rasa syukur dan bahagia terhadap Tuhan Yesus Kristus selain ucapan terima kasih atas segala limpahan kasih karunia dan berkat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Perancangan Sistem Penanganan Arsip pada Bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Pasteur Bandung” ini tepat pada waktunya. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III program studi Administrasi Bisnis, jurusan Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Bandung.
Penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari kesempurnaan, baik dalam teknik penulisan, struktur bahasa, ataupun persepsi ilmiah. Untuk itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk perbaikan di masa mendatang. Walaupun demikian, dengan bantuan dari berbagai pihak, penulis berupaya untuk menyajikan laporan ini sebaik mungkin. Semoga Laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Bandung, Juli 2012
Penulis
UCAPAN TERIMA KASIH
Salah satu keindahan di dunia ini yang akan selalu dikenang adalah ketika dapat melihat atau merasakan sebuah impian menjadi kenyataan. Dan, bagi penulis, Laporan Tugas Akhir ini adalah salah satu keindahan tersebut. Penulis mengucap syukur juga berterima kasih atas segala kasih karunia dan berkat Tuhan Yesus Kristus yang tak berkesudahan sehingga penulis mampu menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
Pada kesempatan kali ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Deddy Sobarna Sutaji, Drs., M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga.
2. Sri Surjani Tjahjawati, Dra., M.Si selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis D-3.
3. Drs. Ma‟mun Sutisna, S.Sos., M.Pd. yang senantiasa sabar dalam membimbing, mengarahkan dan memberi saran serta motivasi kepada penulis.
4. Bapak Surono selaku wali dosen 3 Administrasi Bisnis D-3.
5. Kedua orangtua, atas setiap doa yang telah dipanjatkan dan dukungan dalam berbagai bentuk. Semoga Tuhan Yesus Kristus selalu menyertai, memberkati dan memberi sukacita yang melimpah dalam hidup mereka.
6. Kakak-kakak dan adik yang selalu mendukung, memberi semangat dan motivasi yang tiada henti. Perhatian dan kasih sayang mereka begitu berarti bagi penulis.
7. Kakak „mentor‟, Syafreni DS, yang mau memberi semangat serta nasihat yang selalu berarti bagi penulis dalam menyikapi segala hal dalam hidup terutama mengenai tugas akhir ini.
8. Bapak Rusman Halim selaku Kepala Cabang AUTO 2000 cabang Pasteur Bandung.
9. Bapak Yudi Masyudianto selaku Kepala Administrasi AUTO 2000 cabang Pasteur Bandung.
10. Bapak Harry Heryadi selaku PGA AUTO 2000 cabang Pasteur Bandung yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan pengamatan dan atas pengertiannya.
11. Segenap staf administrasi Departemen Administrasi terutama untuk staf administrasi bagian Billing Unit AUTO 2000 cabang Pasteur Bandung. Terima kasih untuk semua hal yang boleh penulis dapati dan pelajari.
12. Seluruh dosen dan staf Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
13. Rekan-rekan seperjuangan, kelas 3 AB A, terima kasih untuk segala hal yang telah dilalui bersama.
14. Semua pihak yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Semoga segala kebaikan dan bantuan yang telah diberikan kepada penulis mendapat balasan dari Tuhan Yesus. Akhir kata, penulis bermanfaat agar Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat.
ABSTRAK
Dalam era globalisasi seperti saat ini, sebuah kantor atau organisasi akan sangat menghargai setiap data atau informasi yang terdapat dalam kantor atau organisasi masing-masing. Data atau informasi tersebut dapat dihasilkan baik dari dalam maupun dari luar kantor atau organisasi. Salah satu bentuk sumber data atau informasi tersebut ialah arsip. Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap kegiatan atau transaksi yang dilakukan oleh kantor atau organisasi. Arsip sebagai pusat ingatan tentu memiliki beragam informasi yang berguna oleh karena itu arsip harus ditangani dan dipelihara dengan baik agar apabila sewaktu-waktu diperlukan, dapat ditemukan kembali dalam waktu yang singkat.
Penanganan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung belum dilakukan secara maksimal. Hal tersebut dibuktikan dengan adanya beberapa masalah seperti (1) Tidak adanya daftar indeks yang mendukung proses penanganan arsip, (2) Penyimpanan dan penempatan ordner sebagai media penyimpanan arsip yang tidak teratur, (3) Beberapa arsip atau dokumen yang terkadang sulit ditemukan, (4) Peminjaman arsip yang tidak terorganisir dan (5) Beberapa peralatan dan perlengkapan yang kurang memadai.
Tujuan dari proyek ini adalah untuk mengetahui sistem penanganan arsip dan memberi solusi atas beberapa permasalahan yang ada dengan merancang proyek sistem penanganan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur Bandung.
Hasil rancangan proyek berupa sistem penanganan arsip tersebut diantaranya ialah (1) Prosedur penyimpanan arsip, (2) Prosedur penemuan kembali arsip, (3) Prosedur peminjaman arsip dan (4) Peralatan dan perlengkapan arsip.
Melalui perancangan proyek sistem penanganan arsip ini didapatkan kesimpulan dan saran yaitu prosedur penyimpanan, prosedur penemuan kembali, peminjaman dan peralatan serta perlengkapan arsip pada bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur belum dilakukan secara maksimal dan penulis berharap dengan adanya rancangan proyek dan hasil rancangan proyek berupa buku panduan dapat membantu melaksanakan kegiatan penanganan arsip secara lebih baik, teratur dan mudah.
Hal tersebut pun dapat dimaksimalkan dengan adanya pelatihan bagi staf administrasi untuk menangani arsip melalui buku pembelajaran yaitu buku panduan penanganan arsip.
Kata kunci: penanganan arsip
ABSTRACT
In the era of globalization nowadays, an office or organization would appreciate any data or information contained in each organization or office. The data or information can be received both from the inside or outside of the office or organization. One of the sources from data or information is archive. Archive is a memory of any activity done by the office or organization. Archive as a memory center has a various kind of information which useful so that archive must be in good maintaining and handling in order anytime it’s required can be found quickly.
The process of handling archives in the Billing Unit of PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) branch of Pasteur Bandung has not been conducted optimally. It’s showed by some problems or difficulties as (1) There is no index list which supports the process of handling archive, (2) Irregular storing and placing ordner as a media of storing archive, (3) Some archives are difficult to find sometimes, (4) Irregular borrowing archive and (5) Some equipments and supplies are less than adequate.
The project aims to know and give solutions over several existing problems through designing a system of handling archives in Billing Unit of PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) branch of Pasteur Bandung project.
The result form the project is a system of handling archives that consist of (1) Procedure of storing archives, (2) Procedure of rediscovering archives, (3) Procedure of borrowing archives and (4) The equipments and supplies of archive.
Through the system of handling archives, the author gets the conclusion and suggestion such as the procedure of storing archives, the procedure of rediscovering archives, the process of borrowing archives and equipments and supplies in Billing Unit of PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) branch of Pasteur Bandung has not conducted optimally and hoped by this project and guide book as the result of this project can assist the implementation of handling archives which more organize, better and easier.
Thus can be maximized by training to those staff administrative to handle archives through the guide book.
Keyword: handling archives
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... ii
UCAPAN TERIMA KASIH ... iii
ABSTRAK ... v
ABSTRACT ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Proyek ... 1
1.2 Identifikasi Proyek ... 5
1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek ... 5
1.3.1 Tujuan Proyek ... 5
1.3.2 Manfaat Proyek ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip ... 8
2.2 Pengertian Kearsipan ... 9
2.3 Fungsi Arsip ... 10
2.4 Peranan Arsip ... 11
2.5 Tujuan Kearsipan ... 12
2.6 Jenis-jenis Arsip ... 14
2.7 Pengorganisasian Arsip ... 17
2.8 Sistem Penyimpanan Arsip ... 19
2.9 Faktor-faktor dalam Menentukan Sistem Penyimpanan Arsip ... 25
2.10 Prosedur Penyimpanan Arsip ... 27
2.11 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan ... 30
2.12 Peminjaman Arsip ... 39
2.13 Kendala-kendala dalam Penanganan Arsip ... 44 2.14 Upaya untuk Menanggulangi Masalah Kearsipan ... 45
BAB III RANCANGAN PROYEK
3.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 48 3.1.1 Sejarah Perusahaan ... 48 3.1.2 Visi, Misi, dan Nilai-nilai Perusahaan ... 52 3.1.3 Struktur Organisasi PT Astra International, Tbk. – Toyota
Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Pasteur Bandung ... 54 3.1.4 Job Description Bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk.
Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Pasteur Bandung ... 56 3.1.5 Kondisi Awal Penanganan Arsip pada Bagian Billing Unit PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Pasteur Bandung ... 58 3.2 Prosedur Proyek ... 66 3.3 Tabel Perbandingan Penanganan Arsip pada Kondisi Awal dan Rancangan Proyek ... 71 3.4 Hasil Proyek ... 73 3.5 Pembahasan ... 90
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan ... 97 4.2 Saran ... 99
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Gambar Halaman
2.1 Contoh Penerapan Sistem Abjad 21
2.2 Contoh Penerapan Sistem Subjek 22
2.3 Contoh Penerapan Sistem Geografi 23
2.4 Contoh Penerapan Sistem Kronologis 24
2.5 Contoh Penerapan Sistem Nomor 25
2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip 28
2.7 Filing Cabinet 31
2.8 Ordner 31
2.9 Data Tray 32
2.10 Safe Keeping Document 32
2.11 Lemari Arsip 33
2.12 Visible Record Cabinet 33
2.13 Compact Rolling Shelving 34
2.14 Rotary Filing System 35
2.15 Compact Rotary Filing 35
2.16 Vertical Plan Try Filing System 36
2.17 Data Plan Tray System 36
2.18 Memory Writer 37
2.19 Microfilm 37
2.20 Computer 38
2.21 Desk Tray 38
2.22 Roll A File Trolley 39
2.23 Lembar Peminjaman Arsip 41
3.1 Struktur Organisasi PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Pasteur Bandung
55
3.2 Arsip yang Tidak Disimpan dalam Ordner 60
3.3 Beberapa Ordner yang Disimpan di Bawah Meja
Kerja 61
3.4 Prosedur Penyimpanan Arsip 62
3.5 Prosedur Penemuan Kembali Arsip 64
3.6 Langkah-langkah Perencanaan Proyek 69
3.7 Prosedur Kerja Perancangan Proyek 70
3.8 Ilustrasi Sistem Penyimpanan Arsip Menggunakan
Sistem Kronologis 74
3.9 Rancangan Prosedur Penyimpanan Arsip 77
3.10 Penentuan Kata Tangkap 79
3.11 Pemberian Kode Arsip 80
3.12 Penyimpanan Arsip kedalam Ordner 81
3.13 Prosedur Penemuan Kembali Arsip 82
3.14 Prosedur Peminjaman Arsip 83
3.15 Format Lembar Formulir Peminjaman Arsip 85 3.16 Ilustrasi Peletakan Kode Arsip pada Ordner 90
DAFTAR TABEL
No. Judul Tabel Halaman
2.1 Formulir Peminjaman Arsip 42
2.2 Format Buku Peminjaman Arsip 43
3.1 Perbandingan Kondisi Awal dan Rancangan Proyek 71
3.2 Daftar Indeks Berdasarkan Kronologis 75
3.3 Daftar Indeks Berdasarkan Jenis Dokumen 76
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A Surat Izin Penelitian Proyek Tugas Akhir Lampiran B Formulir Bimbingan
Lampiran C Bukti Hasil Wawancara
Lampiran D Bukti Kehadiran Sidang Tugas Akhir
Lampiran E Struktur Organisasi PT Astra International, Tbk. – Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Pasteur Bandung
DAFTAR PUSTAKA
______. “Filing Cabinet”. Tersedia www.steelco.com.au/. (September 2011) ______. “Ordner”. Tersedia www.steelco.com.au/. (September 2011)
______. “Data Tray”. Tersedia www.storageessential.co.uk/. (September 2011) ______. “Safe Keeping Document”. Tersedia www.locsafesecuritysystems.co.uk/.
(September 2011)
______. “Lemari Arsip”. Tersedia www.jayadi-stationery.com/. (September 2011) ______. “Visible Record Cabinet”. Tersedia www.dantechnocraft.com/.
(September 2011)
______. “Compact Rolling Shelving”. Tersedia www.storageessential.co.uk/.
(September 2011)
______. “Rotary Filing System”. Tersedia www.storageessential.co.uk/.
(September 2011)
______. “Compact Rotary Filing”. Tersedia www.directindustry.com/.
(September 2011)
______. “Vertical Plan Tray Filing System”. Tersedia www.planmet.com/au/plan- filing.html. (September 2011)
______. “Data Plan Tray System”. Tersedia www.mataharialka.com/. (September 2011)
______. “Microfilm”. Tersedia www.manuscriptcenter.org/Museum/images/sm- microfilm. (September 2011)
______. “Computer”. Tersedia www.icom.com. (September 2011)
______. “Desk Tray”. Tersedia www.cleansweepsupply.com/. (September 2011) ______. “Roll A File Trolley”. Tersedia www.railexfiling.co.uk. (September
2011)
Amsyah, Zulkifli. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Gie, The Liang. (2007). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf. Jakarta:
Visi Media Pustaka.
Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta:
Kanisius.
Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: CV Mandar Maju.
Sedarmayanti. (2008). Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Jaya.
Sedarmayanti. (2008). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung. CV Mandar Maju.
Sedarmayanti. (2009). Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju.
Setiwardhani, Maya. (2007). Manajemen Kearsipan. Bandung: Polban.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. (2005). Manajemen Kearsipan Modern.
Yogyakarta: Gava Media.
Quible, Zane K. (2005). Administration Office Management an Introduction (7th ed). London: Prentice Hall.
Yatimah, Durotul. (2009). Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran (Teori dan Praktik). Bandung: Pustaka Setia.
CURRICULUM VITAE
Personal Data
Name : Frisna Rosalina
Residence : Jalan Sariasih Blok 3 No. 43 Rt. 06 Rw. 09 Bandung 40151
E-mail : [email protected]
Place / Date of Birth : Kuningan, May 22nd 1991 Nationality : Indonesian
Marital Status : Single Academic Background
2009-present Politeknik Negeri Bandung Business Administration 2006-2009 SMAK 2 BPK Penabur Cirebon Social Science
2003-2006 SMP Negeri 5 Cirebon -
1997-2003 SD BPK Penabur Cirebon -
1995-1997 TK BPK Penabur Cirebon -
Apprenticeship Experience
2012 AUTO 2000 Branch Pasteur Bandung Administration Department Head (ADH)
2011 Secretarial Project (Accounting Faculty in POLBAN) Administration Department
Organization Experience
2011 Coordinator of Dana dan Usaha (Danus) of Christmas Event Held by PMK Politeknik Negeri Bandung
2010 Secretary of Retreat Event (Annually Event Campus Organization) Held by PMK Politeknik Negeri Bandung
2010 Participant of Table Manner Training at GH Universal Hotel Held by Commercial Administration POLBAN
2010 Participant of Beauty Class Training at Politeknik Negeri Bandung Held by Commercial Administration POLBAN
2010 Secretary of Leadership Seminar “Everyone Can Be A Leader”
Held by Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga POLBAN 2009-2010 The Prayers Team of PMK Politeknik Negeri Bandung 2009 Secretary of Cross Country Event
Held by Unit Budaya Sumatera Utara Politeknik Negeri Bandung Qualifications Summary
Computer Literate Microsoft Word, Excel and Access; SPSS Language Skills Indonesian; basic conversation in English Typing Skills Ten Finger Typing 85 w.p.m
Additional Information
Possess the willingness to learn
Hard worker
Possess the high curiosity
Good communication skill
Able to work both independent and teamwork
