SKRIPSI
Disusun untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana
ARIE LESMANA HIDAYAT
10111712
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
iii
Penulis panjatkan puji dan syukur kepada Allah SWT atas segala berkat, rahmat dan hidayah-Nya, shalawat serta salam semoga selalu tercurah kepada Rasulullah SAW serta doa restu dari kedua orang tua, sehingga akhirnya
penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Pembangunan Sistem Informasi Eksekutif Penjualan di PT. Astra International TBK Toyota Sales
Operation (Auto 2000) Cabang Pasteur”. Tugas akhir ini disusun sebagai syarat memperoleh Gelar Serjana Komputer di Fakultas Teknik Dan Ilmu Komputer Program Studi Teknik Informatika Universitas Komputer Indonesia.
Penulis menyadari bahwa begitu banyak peran serta dari pihak lain untuk proses penyelesaian Tugas Akhir ini, karena keterbatasan ilmu dan pengetahuan. Melalui kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat, hidayah, dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan baik.
2. Ayahanda Sanusri (Alm) dan Ibunda Lomrah yang selalu memberikan doa yang tidak pernah putus, dukungan yang tidak pernah berhenti baik secara moril dan materil, serta sebagai alasan bagi penulis untuk tetap berjuang menyelesaikan pendidikan ini.
3. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto. Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia
4. Irawan Afrianto, S.T., M.T. Selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung.
iv
7. Istiqomah, S.Kom., M.Kom. Selaku Dosen Wali yang telah mengarahkan selama mengikuti akademik di kampus ini.
8. Seluruh staf pengajar atau dosen di lingkungan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia yang telah memberikan pengajaran dan didikan sepanjang proses perkuliahan. 9. Segenap staf yang ikut berpartisipasi dalam penelitian di Auto 2000
Pasteur.
10. Teman-teman IF-16/2011 yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu.
Penulis menyadari tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dengan segala kekurangan. Penulis mengharapkan adanya kritik dan saran yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan tugas akhir ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Bandung, Februari 2016
v
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR SIMBOL ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xx
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 2
1.3. Maksud dan Tujuan... 2
1.4. Batasan Masalah ... 2
1.5. Metodologi Penelitian ... 4
1.6. Sistematika Penulisan ... 11
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 13
2.1. Tinjauan Perusahaan ... 13
2.1.1. Sejarah Singkat dan Profil Perusahaan ... 13
2.1.2. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan ... 16
2.2. Landasan Teori... 24
2.2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi... 24
2.2.2. Tingkatan Manajemen ... 25
2.2.3. Pengertian Eksekutif ... 26
2.2.4. Konsep Sistem Informasi Eksekutif... 26
2.2.4.1. Pengertian Sistem Informasi Eksekutif ... 26
2.2.4.2. Model Sistem Informasi Eksekutif ... 27
2.2.4.3. Cara Kerja Sistem Informasi Eksekutif ... 28
2.2.4.4. Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif ... 28
2.2.4.5. Kelebihan dan Kekurangan SIE ... 29
vi
3.1.1. Analisis Masalah ... 35
3.1.2. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 36
3.1.2.1. Prosedur Pembuatan Laporan Data Jumlah Penjualan Mobil... 36
3.1.2.2. Prosedur Pembuatan Laporan Data Jumlah Service Mobil ... 38
3.1.2.3. Prosedur Monitoring dan Evaluasi Penjualan Kendaraan ... 40
3.1.2.4. Prosedur Monitoring dan Evaluasi Penjualan Jasa Service Kendaraan ... 42
3.1.3. Analisis Aturan Bisinis ... 44
3.1.3.1. Analisis aturan bisnis yang sedang berjalan ... 44
3.1.3.2. Analisis aturan bisnis yang diusulkan ... 45
3.1.4. Analisis Model Sistem Informasi Eksekutif ... 45
3.1.5. Analisis Sistem Informasi ... 46
3.1.6. Analisis Sasaran Pencapaian ... 46
3.1.7. Analisis Strategi Pencapaian ... 47
3.1.8. Analisis Monitoring dan Evaluasi ... 47
3.1.8.1. Analisis Monitoring Dan Evaluasi Penjualan Kendaraan Berdasarkan Unit Jumlah Kendaraan Terjual ... 47
3.1.8.2. Analisis Monitoring Dan Evaluasi Penjualan Kendaraan Berdasarkan Jenis Kendaraan ... 50
3.1.8.3. Analisis Monitoring Dan Evaluasi Penjualan Kendaraan Berdasarkan Tingkat Pembelian Customer ... 53
3.1.8.4. Analisis Monitoring Dan Evaluasi Penjualan Jasa Perawatan (Service) Kendaraan Berdasarkan Unit Jumlah Kendaraan ... 55
3.1.8.5. Analisis Monitoring Dan Evaluasi Penjualan Jasa Perawatan (Service) Kendaraan Berdasarkan Jenis Kendaraan ... 58
3.1.9. Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... 61
3.1.9.1. Analisis Perangkat Keras ... 61
3.1.9.2. Analisis Perangkat Lunak ... 62
3.1.9.3. Analisis Pengguna ... 63
vii
3.1.10.5.Spesifikasi Proses... 87
3.1.10.6.Kamus Data ... 105
3.2. Perancangan Sistem ... 118
3.2.1. Skema Relasi ... 118
3.2.2. Struktur Tabel ... 120
3.2.3. Perancangan Struktur Menu ... 124
3.2.3.1. Perancangan Struktur Menu Billing Unit ... 125
3.2.3.2. Perancangan Struktur Menu Sales Head... 125
3.2.3.3. Perancangan Struktur Menu Service Head ... 126
3.2.3.4. Perancangan Struktur Menu Branch Manager ... 126
3.2.4. Perancangan Antar Muka ... 128
3.2.5. Perancangan Pesan ... 150
3.2.6. Perancangan Jaringan Semantik ... 152
3.2.6.1. Perancangan Jaringan Semantik Billing Unit ... 152
3.2.6.2. Perancangan Jaringan Semantik Sales Head ... 153
3.2.6.3. Perancangan Jaringan Semantik Service Head ... 154
3.2.6.4. Perancangan Jaringan Semantik Branch Manager ... 155
3.2.7. Perancangan Prosedural ... 155
3.2.7.1. Prosedural Login ... 156
3.2.7.2. Prosedural Tambah Data ... 157
3.2.7.3. Prosedural Ubah Data ... 158
3.2.7.4. Prosedural Hapus Data ... 159
3.2.7.5. Prosedural Monitoring ... 160
3.2.7.6. Prosedural Evaluasi ... 161
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 163
4.1 Implementasi Sistem ... 163
4.1.1 Implementasi Perangkat Lunak ... 163
viii
4.2.2 Kasus dan Hasil Pengujian... 174
4.2.3 Kesimpulan Pengujian Blackbox ... 198
4.2.4 Pengujian Beta ... 198
4.2.5 Skenario Pengujian Beta ... 198
4.2.6 Kesimpulan Pengujian Beta ... 199
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 205
5.1 Kesimpulan ... 205
5.2 Saran ... 206
207
DAFTAR PUSTAKA
[1] H. M. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: ANDI, 2005.
[2] R. McLeod, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Bina Alumni indonesia, 2000.
[3] A. K. Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset, 2003.
[4] R. Kasogi, “Sistem Informasi Eksekutif Akademik pada program studi teknik
komputer politeknik pajajaran,” Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (Komputa).
[5] E. Turban, Information Technology for Management Improving Quality and Productivity, John Wiley and Sons.Inc, 1997.
[6] I. C. G, “Sistem Informasi Eksekutif Akademik pada Program Studi Teknik
Informatika Universitas Komputer Indonesia,” Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA), 2014.
[7] A. Zakiyudin, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Mitra Wacana Media, 2011.
[8] A. Suryana, “Strategi Monitoring dan Evaluasi (MONEV) Sistem Penjaminan
Mutu Internal Sekolah,” Bandung.
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
PT Astra International Tbk. Toyota Sales Operation (Auto 2000) cabang Pasteur Bandung merupakan salah satu pelaku industri yang bergerak di bidang penjualan kendaraan bermotor merk Toyota. Auto 2000 Pasteur juga merupakan importir suku cadang untuk mobil merk Toyota serta memberikan jasa perawatan dan perbaikan kendaraan merk Toyota di bengkel yang dimilikinya. Pihak Eksekutif yang terdapat di Auto 2000 Pasteur adalah Branch Manager selaku kepala cabang Auto 2000 Pasteur, Sales Head selaku kepala departemen penjualan, Administration Head selaku kepala departemen administrasi dan Service Head selaku kepala departemen service. Auto 2000 Pasteur menggunakan Sistem informasi Penjualan untuk menunjang kegiatan operasional penjualan kendaraan dan Sistem Informasi Bengkel menunjang kegiatan operasional service kendaraan. Berdasarakan hasil wawancara dengan Branch Manager Auto 2000 Pasteur bapak Rusman Halim, Sistem Informasi Penjualan dan Sistem Informasi Bengkel yang dimiliki Auto 2000 Pasteur hanya digunakan untuk mendukung kegiatan operasional penjualan kendaraan dan service kendaraan, tetapi belum menyajikan informasi penjualan kendaraan dan informasi jasa service kendaraan khusus untuk seorang Branch Manager, sehingga Branch Manager kesulitan untuk memonitor aktifitas penjualan dan jasa service kendaraan.
Selain itu akibat dari kesulitan Branch Manager untuk memonitor aktifitas penjualan dan jasa service kendaraan, Branch Manager menjadi kesulitan dalam mengidentifikasi permasalahan yang ada pada Auto 2000 Pasteur seperti berapa jumlah kendaraan yang terjual, jenis kendaraan yang laku dan kurang laku, customer yang berpotensi dan tidak, berapa jumlah unit service dan jenis kendaraan
yang sering service dan tidak serta untuk membuat keputusan atau perencanaan kedepannya terkait permasalahan tersebut.
menjawab kebutuhan Branch Manager Auto 2000 cabang Pasteur terhadap informasi-informasi yang mutakhir, cepat dan aktual agar dapat membantu dalam proses monitoring dan evaluasi di Auto 2000 Pasteur oleh Branch Manager bagi kelangsungan dan perkembangan bisnis perusahaan jangka panjang untuk mendukung perusahaan dalam menghadapi persaingan penjualan mobil di Industri Otomotif Indonesia.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang dikemukakan sebelumnya maka rumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana membangun Sistem Informasi Eksekutif Penjualan di PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Pasteur.
1.3. Maksud dan Tujuan
Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun Sistem Informasi Eksekutif Penjualan di PT Astra International Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) cabang Pasteur.
Sedangkan tujuan yang ingin dicapai dari dibangunnya Sistem Informasi Eksekutif ini adalah :
1. Membantu Branch Manager dalam mengadakan monitoring terhadap aktifitas penjualan unit kendaraan dan jasa service yang terjadi di AUTO 2000 Pasteur. 2. Membantu Branch Manager untuk mengidentifikasi masalah yang terkait
dengan hasil monitoring seperti berapa jumlah kendaraan yang terjual, jenis kendaraan yang laku dan kurang laku, customer yang berpotensi dan tidak, berapa jumlah unit service dan kendaraan yang laku service serta membuat keputusan kedepannya.
1.4. Batasan Masalah
1. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data penjualan unit mobil tahun 2013 yang diperoleh dari Sistem Informasi Penjualan di Auto 2000 Pasteur dan data service kendaraan tahun 2013 yang diperoleh dari Sistem Informasi Bengkel.
2. Monitoring yang dilibatkan antara lain:
a. Monitoring Penjualan kendaraan berdasarkan jumlah kendaraan
b. Monitoring Penjualan kendaraan berdasarakan jenis kendaraan.
c. Monitoring Penjualan kendaraan berdasarkan tingkat pembelian oleh
customer
d. Monitoring Penjualan jasa perawatan (service) kendaraan bedasarkan jumlah kendaraan.
e. Monitoring Penjualan jasa perawatan (service) kendaraan bedasarkan jenis kendaraan.
3. Monitoring penjualan kendaraan dilakukan dan monitoring penjualan jasa perawatan (service) kendaraan di bengkel dilakukan dalam periode satu bulan sekali
4. Data Customer yang diolah merupakan data customer penjualan kendaraan saja tidak termasuk customer di service kendaraan
5. Keluaran yang dihasilkan dari pembuatan Sistem Informasi Eksekutif adalah : a. Informasi Penjualan kendaraan berdasarkan jumlah kendaraan dan hasil
evaluasinya
b. Informasi Penjualan kendaraan berdasrakan jenis kendaraan dan hasil evaluasinya.
c. Informasi Penjualan kendaraan berdasarkan tingkat pembelian oleh customer dan hasil evaluasinya
d. Informasi Penjualan jasa perawatan (service) kendaraan bedasarkan jumlah kendaraan dan hasil evaluasinya.
e. Informasi Penjualan jasa perawatan (service) kendaraan bedasarkan jenis kendaraan dan hasil evaluasinya.
7. Pendekatan analisis pembangunan perangkat lunak yang digunakan adalah pendekatan analisis terstruktur yang terdiri dari Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) analisis pemodelan dan Entity Relational (E-R) untuk pemodelan database.
8. Sistem Informasi Eksekutif yang dibangun berbasis website
1.5. Metodologi Penelitian
Keterangan langkah-langkah yang terdapat pada gambar 1.1 adalah sebagai berikut :
1. Melakukan Pengumpulan Data
Tahap pertama, peneliti melakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan permasalahan dan penelitian. Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan penelitian langsung ke AUTO 2000 untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan untuk penelitian. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Wawancara
Wawancara dilakukan oleh peneliti kepada orang yang berkaitan dengan penelitian dalam hal ini Branch Manager, Sales Head dan Service Head. Hasil yang diperoleh dari wawancara dengan Branch Manager, diantaranya mengenai bagaiamana proses monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh seorang branch manager sedangkan hasil wawancara yang dilakukan dengan Sales Head dan Service Head diantaranya mengenai bagaimana proses jual beli dan service yang
terjadi di Auto 2000 Pasteur dan Data Penjualan serta Data Service di Auto 2000 Pasteur Tahun 2013.
b. Observasi
Observasi dilakukan oleh peneliti dengan cara melakukan pengamatan secara langsung dengan pihak instansi terkait masalah dalam penelitian. Dimana peneliti langsung mengamati cara kerja Branch Manager dan proses jual beli serta service di Auto 2000 Pasteur
2. Merumuskan Masalah
Tahap kedua, peneliti merumuskan masalah yang berkaitan dengan Sistem Informasi Eksekutif yang akan dibangun. Peneliti merumuskan maslah berdasarkan hasil wawancara dan observasi.
3. Merumuskan maksud dan tujuan penelitian
4. Mengumpulkan dan mengkaji sumber-sumber yang berhubungan dengan masalah yang diteliti
Tahap keempat, Peneliti mengumpulkan teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan seperti teori tentang Sistem Informasi Eksekutif, teori tentang Penjualan, sehingga teori – teori tersebut menjdi bahan acuan peneliti untuk melakukan penelitian ke depannya. Sumber - sumber teori yang didapat diantaranya dari Buku, Jurnal Online dan Website. Selain mengumpulkan teori-teori, peneliti juga menelaah dokumen-dokumen yang terkait dengan masalah penelitian.
5. Melakukan Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan
Pada tahap kelima, peneiliti melakukan analisis pada sistem yang sedang berjalan di Auto 2000 Pasteur. Analisis sistem yang berjalan adalah gambaran atau pemodelan yang dilakukan peneliti untuk menjelaskan prosedur yang ada di perusahaan.
Tahapan pada analisis terhadap sistem yang sedang berjalan antara lain : a. Analisis masalah
Pada tahap ini peneliti melakukan analisis masalah yang berasal dari identifikasi masalah yang terdapat pada perusahaan terkait dengan kesesuaian dalam pembangunan sistem . Analisis masalah merupakan sebuah asumsi dari masalah yang akan diuraikan dalam prosedur-prosedur pengolahan data pada program pembangunan sistem informasi eksekutif penjualan di Auto 2000 Pasteur b. Analisis sistem yang sedang berjalan
Pada tahap ini, peneliti akan menganalisis sistem yang sedang berjalan di AUTO 2000 Pasteur, analisis yang akan dilakukan yaitu analisis terhadap prosedur pembuatan laporan, analisis terhadap proses monitoring serta analisis terhadap proses jual beli yang terjadi dengan menggunakan Flowmap.
c. Analisis aturan bisnis
6. Analisis terhadap kebutuhan Sistem Informasi Eksekutif yang akan dibangun.
Tahapan selanjutnya adalah tahap analisis terhadap kebutuhan sistem informasi yang akan dibangun. Tahapan pada analisis terhadap kebutuhan Sistem Informasi antara lain :
a. Analisis Model Sistem Informasi Eksekutif
Pada tahap ini, peneliti akan menganalisis model sistem informasi eksekutif yang akan digunakan pada tahap pembangunan nanti.
b. Analisis Sistem Informasi
Tahap ini, peneliti menganalisis sistem informasi yang sedang digunakan di Auto 2000 Pasteur yang nantinya akan diintegrasikan dengan Sistem Informasi Eksekutif yang akan dibangun.
c. Analisis Monitoring dan Evaluasi
Tahapan ini, peneliti akan menganalisis monitoring dan hasil evaluasi yang terjadi di Auto 2000 Pasteur. Monitoring yang dilakukan yaitu monitoring terhadap hasil total penjualan , hasil penjualan per kendaraan, hasil penjualan per customer, hasil total service dan hasil service per kendaraan.
d. Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Pada tahap ini akan terbagi menjadi beberapa analisis diantaranya : 1. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Tahapan ini, peneliti akan menganalisis kebutuhan perangkat keras yang ada di Auto 2000 Pasteur dan kebutuhan minimal perangkat keras yang dibutuhkan untuk sistem informasi eksekutif apakah sudah memenuhi atau perlu melakukan penambahan.
2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
3. Analisis Pengguna
Tahapan ini, peneliti akan menganalisis pengguna yang dibutuhkan untuk sistem informasi eksekutif.
e. Analisis Kebutuhan Fungsional
Pada tahap ini akan terbagi menjadi beberapa analisis diantaranya : 1. Basis Data
Tahapan ini, peneliti akan menganalisis kebutuhan Database dari Sistem Informasi Eksekutif nanti. Tool yang akan digunakan yaitu Entity Relationship Diagram (ERD).
2. Diagram Konteks
Tahapan ini, peneliti akan menganalisis proses yang terjadi secara umum berupa aliran informasi dari user ke Sistem Informasi Eksekutif nanti.
3. Data Flow Diagram (DFD)
Tahapan ini, peneliti akan menganalisis proses yang terjadi secara khusus berupa aliran informasi antara User, Sistme Informasi Eksekutif dan Database. 4. Spesifikasi proses
Tahapan ini, peneliti akan menganalisis spesifikasis setiap proses dari DFD dalam bentuk tabel.
5. Kamus Data
Tahapan ini, peneliti akan menganalisis setiap tabel beserta spesifikasinya dari Database dalam bentuk tabel.
7. Melakukan Perancangan Sistem Informasi yang akan dibangun
Pada tahap ketujuh, peneliti akan merancang sistem informasi yang akan dibangun, antara lain :
a. Diagram Relasi
Tahapan ini, peneliti akan membuat rancangan Database dimana setiap tabelnya akan direlasikan.
b. Struktur Tabel
c. Perancangan Struktur Menu
Tahapan ini, peneliti akan membuat rancangan struktur menu yang akan ada pada Sistem Informasi Ekseutif nanti.
d. Perancangan Antar Muka
Tahapan ini, peneliti akan membuat antar muka yang akan ada pada Sistem Informasi Ekseutif nanti lengkap dengan instruksi perintahnya.
e. Perancangan pesan
Tahapan ini, peneliti akan membuat rancangan pesan yang akan muncul pada sistem nanti
f. Perancangan Jaringan Semantik
Tahapan ini, peneliti akan membuat jaringan semantik dimana merupakan proses hubungan antar muka yang ada pada Sistem Informasi Ekseutif nanti. g. Perancangan Prosedural
Tahapan ini, peneliti akan membuat rancangan prosedural mengenai prosedur Sistm Informasi Eksekutif nanti.Adapun tool yang digunakan mengguanakan flowmap.
8. Pembangunan Sistem Informasi Eksekutif Penjualan
Pada tahapan ini peneliti menerjemahkan hasil analisis dan perancangan ke dalam bahasa pemrograman PHP dan MySQL.
Pembangunan Sistem Informasi Eksekutif ini dimulai dari penerapan hasil analisis terhadap sistem informasi eksekutif yang akan dibangun, seperti hasil analisis kebutuhan fungsional dan hasil analisis kebutuhan non fungsional.
9. Melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibangun
Pada tahapan ini peneliti melakukan pengujian sistem rantai pasok yang telah dibangun sebelumnya. Pengujian sistem yang dilakukan yaitu pengujian alpha dan pengujian beta. Berikut adalah penjelasan dari setiap pengujian yang dilakukan. a. Pengujian Alpha
Peneliti dalam melakukan pengujian alpha dilakuakn dengan menggunakan metode pengujian black box. Pangujian black box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak yang akan disajikan pada tabel
b. Pengujian Beta
Peneliti dalam melakukan pengujian beta, melakukan pengujian langsung di tempat penelitian dengan menggunakan teknik wawancara. Pengujian ini dilakukan di Auto 2000 Pasteur agar dapat mengetahui sejauh mana sistem yang dibangun dapat menjadi solusi dan penyelesaian permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya.
10. Melakukan penarikan kesimpulan terhadap sistem informasi yang dibangun berdasarkan tujuan awal penelitian dan memberikan saran apabila terdapat kekurangan sistem pada sistem yang telah dibangun
Tahapan terakhir penelitian yang dilakukan adalah melakukan penarikan kesimpulan terhadap sistem yang telah di bangun berdasarkan tujuan awal penelitian. Penelitian di anggap berhasil apabila kesimpulan yang dirumuskan sesuai dan memenuhi tujuan awal penelitian. Dan apabila terdapat kekurangan pada sistem peneliti akan memberikan saran untuk pengembangan selanjutnya.
1.6. Sistematika Penulisan
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab 1 membahas uraian mengenai latar belakang masalah yang diambil, identifikasi masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab 2 membahas mengenai tinjauan umum PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation (AUTO 2000) Cabang Pasteur dan pembahasan berbagai konsep dasar mengenai sistem informasi, Sistem Informasi Eksekutif (SIE) dan teori-teori pendukung lainnya yang berkaitan dengan topik pembangunan perangkat lunak.
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
Bab 3 berisi tentang analisis terhadap seluruh Sistem untuk mengetahui kebuutuhan sistem yang akan diibangun. Terbagi menjadi analisis masalah, analisis prosedur yang sedang berjalan, analisis basis data, serta peracngan sistem dimulai dari perancangan data, perancangan menu, prosedur pelaksanaan pekerjaan dari permasalahan dan pembuatan perancangan antarmuka (interface) dari aplikasi yang dibangun.
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab 4 membahas implementasi dalam bahasa pemograman yaitu implementasi kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak, implementasi basis data, implementasi antarmuka dan tahap-tahap dalam melakukan pengujian perangkat lunak menggunakan pengujian alpha dan pengujian beta
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
13
Tahap tinjauan perusahaan ini merupakan peninjauan terhadap tempat penelitian studi kasus yang dilakukan di PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation (Auto 2000) caang Pasteur Tinjauan perusahaan meliputi sejarah, visi dan misi, logo perusahaan, struktur organisasi serta deskripsi jabatan yang ada pada perusahaan.
2.1.1. Sejarah Singkat dan Profil Perusahaan
AUTO 2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT Astra International Tbk.
Saat ini AUTO 2000 adalah dealer utama Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, AUTO 2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota. AUTO2000 adalah dealer resmi Toyota bersama 4 dealer resmi Toyota yang lain.
AUTO2000 berkembang pesat karena memberikan berbagai layanan yang sangat memudahkan bagi calon pembeli maupun pengguna Toyota. Dengan slogan
“Urusan Toyota jadi mudah!” AUTO2000 selalu mencoba menjadi yang terdepan
dalam pelayanan. Produk-produk AUTO2000 yang inovatif seperti THS (Toyota Home Service), Express Maintenance (servis berkala hanya dalam satu jam) dan
Express Body Paint (perbaikan body 3 panel dalam 8 jam saja) Booking Service
mencerminkan perhatian AUTO2000 yang tinggi kepada pelanggannya.
2000 juga memiliki 596 Partshop yang menjamin keaslian suku cadang produk Toyota.
AUTO 2000 berdiri pada tahun 1975 dengan nama Astra Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi AUTO 2000.
Adapun value proposition dari Auto2000 adalah sebagai berikut: a. MUDAH (Ease)
AUTO 2000 memberikan berbagai kemudahan kepada pelanggan. 1. Kemudahan mendapatkan informasi, dengan menyediakan berbagai
sumber, mulai dari kantor cabang, pameran, situs web, telepon, hingga call center dan lain-lain.
2. Kemudahan pembelian dengan menyediakan berbagai fasilitas termasuk tukar tambah, proses kredit dan asuransi.
3. Kemudahan layanan purna jual dengan memberikan servis bengkel yang lengkap dan terpadu.
b. PERSONAL (Personal)
AUTO2000 melayani pelanggan secara personal. Dengan membangun database pelanggan secara komprehensif, AUTO 2000 memberikan
layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Anda tidak perlu dipusingkan masalah perawatan mobil dan lainnya karena AUTO 2000 akan memberitahu Anda secara personal, misalnya kapan saat perawatan berkala mesti dilakukan, kapan masa kredit berakhir, dan lainnya.
c. HANDAL (Reliable)
AUTO 2000 didukung oleh tim dan sistem yang handal: 1. Wiraniaga profesional.
2. Teknisi yang memiliki sertifikasi Toyota Internasional.
3. Sistem Teknologi Informasi yang handal, yang mencatat historis kendaraan dan dapat diakses secara online oleh bengkel-bengkel AUTO 2000 di seluruh Indonesia.
Visi, misi dan motto PT. Astra International Tbk Toyota (Auto 2000) adalah sebagai berikut:
1. Visi
Visi dari Auto 2000 adalah “Menjadi Dealer Toyota terbaik dan paling
handal di Indonesia melalui proses kerja berkelas dunia”
2. Misi
1) Memberikan pengalaman terbaik dalam membeli dan memiliki kendaraan Toyota kepada pelanggan.
2) Mencapai dan mempertahankan posisi Market Share no.1 di seluruh segmen dan wilayah
3) Menciptakan lingkungan kerja terbaik
4) Menciptakan pertumbuhan bisnis yang berkesinambungan 3. Motto Perusahaan
Motto dari Auto 2000 adalah “Kami ada untuk memberikan pengalaman yang berkesan dalam membeli dan memiliki kendaraan
Toyota”
Logo PT Astra Internationa Tbk. Sales Operation (Auto 2000) dapat dlihat pada gambar 2.1
Gambar 2.1 Logo Auto 2000
Arti dari logo Auto 2000 itu sendiri terlihat jelas pada tagline pada logonya
sendiri. Perpaduan warna dan bentuk logonya sendiri dirancang hanya untuk identitas perusahaan, agar para customer lebih mengenal Auto 2000.
2.1.2. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan
Struktur organisasi merupakan salah satu kerangka yang menggambarkan hubungan di antar bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang mempunyai kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab dari bidang kerja yang dipimpinnya dalam suatu sistem kerjasama.
Tugas dan tanggung jawab tiap bagian struktur organisasi AUTO 2000 Pasteur adalah sebagai berikut :
1. Kepala Cabang (Branch Manager)
Tugas dan Wewenang :
a. Mengadakan pengawasan secara umum atas operasional cabang, mengkoordinasikan kegiatannya sesuai dengan rencana yang telah disetujui pusat.
b. Memeriksa dan mengusulkan persetujuan atas rencanan dan anggaran kerja yang disampaikan oleh bawahannya.
c. Mengadakan pertemuan berkala dengan pimpinan departemen yang dibawahnya untuk membahas kegiatan bisnis cabang serta prospeknya. d. Memeriksa laporan-laporan yang disampaikan oleh bawahannya dan
mengambil suatu keputusan dari laporan yang ada.
2. Customer Relation Coordinator (CRC)
Tugas dan wewenang :
a. Berperan sebagai jendela informasi bagi pelanggan tentang kualitas pelayanan di bidang penjualan dan layanan purna jual (service dan parts), dan juga mengenai mengenai masalah administrasi dan keuangan.
b. Berperan sebagai jendela informasi bagi cabang, misalnya program yang sedang berjalan di cabang dan program-program dari head office yang berjalan di cabang.
3. Sales Head
Tugas dan wewenang :
a. Membantu kepala cabang dalam menyusun program penjualan.
b. Mengawasi dan mengarahkan penjualaln para salesman dan counter penjualan dari saat pemesanan sampai dengan realisasi.
d. Membuat dan menyerahkan laporan dan statistik penjualan tepat pada waktunya, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
e. Mengadakan analisis terhadap harga dan perkembangan kompetitor dan melaporkannya kepada kepala cabang.
4. Sales Supervisor
a. Menjaga hubungan baik dengan para pelanggan dan berusaha menarik pelanggan-pelanggan baru.
b. Memberikan pengarahan kepada salesman dalam menjalankan tugas penjualan agar target penjualan dapat tercapai.
c. Membantu bagian penagihan untuk mengikuti dan membantu pencairan tagihan-tagihan yang belum terbayar.
d. Melaksanakan tugas lain yang dibebankan oleh kepala cabang dan head sales.
5. Sales Force
Tugas dan wewenang : a. Mencari order
b. Menjual kendaraan
c. Melayani pembeli secara tunai dan kredit
d. Menjaga hubugan yang baik dengan para pelanggan
e. Menunjukkan sifat ramah dan sopan dalam melayani pelanggan dan calon pelanggan
f. Mempersiapkan laporan harian, mingguan, dan bulanan kepada supervisor.
6. Administration Department Tugas dan wewenang :
b. Mengembangkan serta memelihara sistem pengelolaan administrasi dan keuangan cabang.
c. Mengatur penyediaan dan pengguanaan dana sesuai dengan kebutuhan cabang berdasarkan kebijakan pusat.
d. Mengkoordinasikan anggaran dari masing-masing bagian dan mengadakan pengawasa realisasinya berdasarkan anggaran yang telah disetujui.
e. Memriksa laporan keuangan yang ada, menganalisis dan mengirimkan ke pusat.
f. Mengatur jadwal pembayaran kewajinban cabang dengan pihak ketiga pada saat yang tepat sehingga tidak menganggu cash flow cabang. g. Mengatur sistem penyimpanan uang, check, dan bilyet giro di tempat
yang aman.
h. Mengkoordinasikan dan mengawasi sistem administrasi persediaan dan penagihan.
i. Menyetujui pengeluaran uang sesuai dengan batas wewenang yang diberikan dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
j. Melaksanakan tugas lain yang dipercayakan oleh kepala cabang.
7. Administrasi Penjualan ( Billing Unit)
Tugas dan wewenang :
a. Memeriksa Surat Pesanan Kendaraan (SPK), yaitu memeriksa kelengkapan dan kebenaran SPK yang dibuat oleh salesman, karena SPK merupakan sumber data pertama yang menjadi dasar argumen bila terjadi masalah di kemudian hari atas penjualan tersebut.
b. Melakukan penyediaan kendaraan sesuai dengan tipe, warna, dan janji penyerahan yang ada pada SPK melalui proses “ Antrian Wilayah” atau mencari stock di cabang atau antar cabang.
d. Memproses pembuatan STNK dan BPKB.
e. Menerbitkan faktur jual dan BSTB (Bukti Serah Terima Barang). f. Memonitor piutang dengan cara melaksanakan proses pencatatan
transaksi penjualan ke buku ppituang sesuai dengan sistem dan prosedu yang berlaku juga melakukan penagihan piutang dan mem-follow up penagihan tersebut sampai dengan lunas.
g. Memproses pembayaran hutang optional.
h. Melaksanakan proses purna jual, melakukan pproses administrasi penjualan atas non vehicle income seperti perpanjangan STNK, balik nama, asuransi, dan optional kendaraan.
i. Melaksanakan fungsi internal control, melakukan cross check dan control apakah suatu proses penjualan mulai dari penerimaan pesanan sampai dengan pelunasannya sesuai dengan sitem dan prosedur yang telah ditentukan.
j. Membuat pelaporan terhadap hasil penjualan baik itu kendaraan ataupun jasa service kendaraan beseta sparepartnya.
8. Cashier
Tugas dan wewenang :
a. Melaksanakan pembayaran berdasarkan bukti-bukti pembayaran yang telah disetujui.
b. Menerima pembayaran dan membuat bukti penerimaan atas uang tunai atau cek atau bilyet giro dari pelanggan maupun dari pihak ketiga. c. Memberikan kuitansi penagihan kepada collector dan meminta
kuitansi-kuitansi yang tidak tertagih
d. Menerima semua hasil penagihan dari collector sesuai dengan prosedur yang berlaku.
e. Menyetorkan uang tunai, cek, atau bilyet giro yang diterima, paling lambat keesokan harinya.
9. PGA (Personel & General Affairs)
Tugas dan wewenang :
a. Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan dengan personel seperti mutasi karyawan, cuti karyawan, penerimaan karyawan, dan lainnya yang berhubungan dengan karyawan,
b. Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran kendaraan sesuai dengan sistem prosedur yang telah ditetapkan.
c. Menjaga keamanan stock unit yang ada di gudang, meminimalkan kerusakan kendaraan yang disimpan dan mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan.
d. Membuat laporan gudan dan nominatif pegawai secara harian, mingguan, maupun bulanan.
10.Service Head
Tugas dan wewenang :
a. Memimpin bengkel AUTO 2000 Pasteur, mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan bengkel.
b. Menilai, menganalisis perkembangan bengkel dari segala segi guna memajukan bengkel.
11.Service Advisor Tugas dan wewenang :
a. Memahami dan menganalisa dengan benar kebutuhan service bagi pelanggan.
b. Membuat laporan material (bahan).
c. Menerangkan pekerjaan yang telah dilakukan dengan jelas pada saat penyerahan kendaraan.
d. Bertindak sebagai penasihat service.
f. Menyiapkan perintah kerja bengkel (PKB) dan catatan hasil diagnosa dalam PKB
g. Membuat kalkulasi terhadap langganan kepada PKB, bukti pengeluaran bahan atau part
h. Membuat kuitansi bengkel, nota jasa dan notabarang kemudian menyerahkannya kepada bengkel untuk ditandatangani dan selanjutnya diserahkannke kasir.
i. Melakukan final check.
12.Foreman
Tugas dan Wewenang :
a. Melakukan pembagian tugas kepada para mekanik yang dibawahinya sehingga kegiatan dapat dilaksanakan dengan lancar.
b. Menganalisa catatan atas keluhan dari pemilik kendaraan.
c. Bertanggungjawab atas mutu pekerjaan mekanik selama melakukan checking sebelum kendaraan diserahkan ke Service Advisor.
d. Melakukan pembagian tuga mekanik dengan mencatat jam pekerjaan.
13.Sparepart
Tugas dan Wewenang :
a. Melayani pemesanan suku cadang kendaraan yag dpesan oleh bengkel. b. Melayani pembelian langsung suku cadang kendaraan kepada pelanggan perorangan maupun dealer-delaer suku cadang di wilayahnya.
14.Mekanik
Tugas dan wewenang :
a. Melakukan pekerjaan perbaikan.
2.2. Landasan Teori
Landasan teori pada penulisan skripsi ini akan menerangkan mengenai teori-teori yang berhubungan dengan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) Penjualan di Auto 2000 cabang Pasteur
2.2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan. [1]
John Burch dan Gary Grudnitski [1] mengemukakan bahwa Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Sebagai suatu sistem, blok bangunan tersebut masing-masing berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Blok bangunan tersebut terdiri dari :
1.Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2.Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4.Blok Teknologi (Technology Block)
keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras.
5.Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems). 6.Blok Kendali (Controls Block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.2.2. Tingkatan Manajemen
Manajemen pada puncak hierarki organisasi seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perancanaan strategi (strategic planning level). Istilah ini menunjukkan pengaruh yang ditimbulkan
keputusan-keputusan tersebut pada seluruh organisasi selama beberapa tahun yang akan datang.
Manajemen tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat merek dianamakan tingkat pengendalian manajemen (management control level) oleh mereka yang menyadari bahwa adalah tanggng jawa mereka mengubah rencana menjadi tindakan yang memastikan agar tujuan tercapai.
Adapun untuk mengambarkan tingkatan manajemen seperti tampak pada gambar 2.3
.
Gambar 2.3 Tingkatan Manajemen [2]
2.2.3. Pengertian Eksekutif
Dari subbab 2.2.2. dapat disimpulkan bahwa eksekutif merupakan manager yang ada pada tingkat paling atas dari hirarki struktur organisasi yang menanggung tanggung jawab yang besar dalam melakukan pengambilan keputusan dan pembuatan rencana, halini disebabkan karena segala keputusan dan rencanan yagn dibuat oleh eksekutif berpengaruh terhadap seluruh organisasi.
Eksekutif adalah manager pada tingkat atas dari hirarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan mentapkan kebijakan perusahaan. [2]
2.2.4. Konsep Sistem Informasi Eksekutif
Berikut akan dijelaskan teori-teori yang memaparkan tentang sistem informasi eksekutif
2.2.4.1.Pengertian Sistem Informasi Eksekutif
eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang. [3]
Pengertian dari Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem informasi yang digunakan oleh manajer tingkat atas untuk membantu pemecahan masalah tidak terstrukutur (unstructured), karena SIE mempunyai karakteristik yang khusus. [1]
Sistem Informasi Eksekutif merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manajer tingkat perencanaan strategis yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Informasi dapat ditampilkan dengan bentuk grafik, tabel, atau narasi.
2.2.4.2.Model Sistem Informasi Eksekutif
Model SIE yang akan dibangun yang tertera pada gambar 2.4. Menunjukkan bahwa SIE melakukan dialog dengan perangkat lunak sistem dengan memasukkan instruksi ke dalam sistem melalui pilihan menu yang tersedia. Dalam implementasinya nanti komputer personal yang nanti akan dipegang oleh kepala cabang, yang akan menerima informasi dari data dan informasi eksternal yang nantinya akan tersimpan juga di database eksekutif , sementara komputer sentral merupakan komputer dari tiga departement yaitu sales departement, administration departement dan service departement yang akan menyediakan informasi untuk komputer personal nanti. SIE juga memantau seberapa baik organisasi berjalan untuk mencapai visi perusahaan. [2]
2.2.4.3.Cara Kerja Sistem Informasi Eksekutif
Gambar 2.5 Cara Kerja Sistem Informasi Eksekutif
Dalam Gambar 2.5 dijelaskan bahwa eksekutif melakukan dialog dengan perangkat lunak sistem informasi eksekutif dengan memasukkan instruksi kedalam sistem melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan mouse. Penggunaan keyboard dikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel atau narasi. Istilah yang berkembang dari kegiatan SIE adalah drill down. Sistem informasi eksekutif memantau seberapa baik organisai berjalan dalam hal tujuannya dan faktor penentu keberhasilannya. Eksekutif yang menerima konsep faktor-faktor penentu keberhasilan menggunakan sistem informasi eksekutif mereka untuk memantau setiap faktor penentu keberhasilan. [4]
2.2.4.4.Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif
Karakteristik informasi yang dibutuhkan para eksekutif dikategorikan menjadi tiga kelmpok, antara lain aspek kualitas informasi, user interface, dan kemampuan teknis yang disediakan [5]
1. Kualitas Informasi
Informasi yang diterima oleh para eksekutif harus bersifat flexible, benar, tepat dan lengkap
2. User Interface
tempat, handal, menyediakan akses cepat terhadap informasi yang dibutuhkan, mempunyai menu bantuan (self-help menu) dan mengurangi penggunaan keyboard.
3. Kemampuan teknis
Mempunyai kemampuan untuk mengakses informasi global, akses ke e-mail, secara ekstensif dapat menyediakan data ekternal, memberikan indikasi
”Highgligts indicator” adanya permasalahan, ,emyediakan akses pada historical data dan current data, memperlihatkan trend, forecasting, drill down, filters, compresses, dan lain-lain.
2.2.4.5.Kelebihan dan Kekurangan SIE
Berikut ini adalah Kelebihan Sistem Informasi Eksekutif [6]:
a. Mempermudah para eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer.
b. Menyediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan.
c. Keterangan yang disediakan semakin mudah dimengerti. d. Biasanya menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan. e. Melakukan penyaringan data untuk manajemen.
f. Meningkatkan pemeriksaan keterangan.
g. Dapat Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas.
Sedangkan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif, yaitu:
a. Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks.
b. Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi.
c. Karena sistemnya besar, sehingga sulit untuk mengaturnya.
d. Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior.
2.2.5. Sistem Informasi Strategis
Sistem Informasi Strategis adalah sistem informasi komputer yang digunakan pada tingkat organisasi yang mengubah tujuan operasional, produk, jasa, dan hubungan lingkungan untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan yang kompetitif. [7]
Suatu sistem informasi dapat dikatakan strategis apabila tujuannya memenuhi kriteria sebagai berikut :
1. Mencapai posisi kepemimpinan biaya yang rendah
2. Menyediakan diferensiasi produk atau jasa dan nilai bagi konsumen yang lebih besar
3. Menciptakan aliansi antar perusahaan da pemasok serta pelanggannya sehingga mengurangi biaya untuk pemasok serta meyediakan dukungan khusus bagi pelanggan.
4. Mempertinggi nilai suatu produk dan jasa dengan menyediakan tampilan atau dukungan yang inovatif.
5. Memungkinkan pertumbuhan pada pasar yang ada secara geografis aau ekspansi volume.
6. Membantu mengenalkan suatu produk ke pasar.
2.2.6. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan Evaluasi (ME) adalah dua kata yang memiliki aspek
kegiatan yang berbeda yaitu kata Monitoring dan Evaluasi. Monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah program yang dibuat itu berjalan dengan baik sebagaiman mestinya sesuai dengan yang direncanakan, adakah hambatan yang terjadi dan bagaiman para pelaksana program itu mengatasi hambatan tersebut. Monitoring terhadap sebuah hasil perencanaan yang sedang berlangsung menjadi
Gambar 2.6 Proses Monitoring dan Evaluasi
Proses dasar dalam monitoring ini meliputi tiga tahap yaitu: [8]
1. menetapkan standar pelaksanaan
2. pengukuran pelaksanaan
3. menentukan kesenjangan (deviasi) antara pelaksanaan dengan standar dan rencana.
Monitoring mempunyai empat fungsi, yaitu: [9]
a. Ketaatan (compliance). Monitoring menentukan apakah tindakan administrator, staf, dan semua yang terlibat mengikuti standar dan prosedur yang telah ditetapkan.
b. Pemeriksaan (auditing). Monitoring menetapkan apakah sumber dan layanan yang diperuntukkan bagi pihak tertentu bagi pihak tertentu (target) telah mencapai mereka.
c. Laporan (accounting). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu
“menghitung” hasil perubahan sosial dan masyarakat sebagai akibat
implementasi kebijaksanaan sesudah periode waktu tertentu.
Penilaian (Evaluasi) merupakan tahapan yang berkaitan erat dengan kegiatan monitoring, karena kegiatan evaluasi dapat menggunakan data yang disediakan melalui kegiatan monitoring. Dalam merencanakan suatu kegiatan hendaknya evaluasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan, sehingga dapat dikatakan sebagai kegiatan yang lengkap. Evaluasi diarahkan untuk mengendalikan dan mengontrol ketercapaian tujuan. Evaluasi berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai serta memberikan gambaran tentang manfaat suatu kebijakan. Istilah evaluasi ini berdekatan dengan penafsiran, pemberian angka dan penilaian. Evaluasi dapat menjawab pertanyaan “Apa pebedaan yang dibuat”. [9]
Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program itu mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak, evaluasi lebih menekankan pada aspek hasil yang dicapai (output). Evaluasi baru bisa dilakukan jika program itu telah berjalan dalam suatu periode, sesuai dengan tahapan rancangan dan jenis program yang dibuat dan dilaksanakan, misalnya disekolah, untuk satu caturwulan atau enam bulan atau satu tahun pelajaran.
2.2.7. Rumus Perhitungan Monitoring
Perhitungan monitoring yang dilakukan di Auto 2000 Pasteur mencakup monitoring penjualan kendaraan, monitoring penjualan per jenis kendaraan,
monitoring penjualan jasa service kendaraan dan monitoing penjualan jasa service
kendaraan per jenis kendaraan akan dijelaskan sebagai berikut.
1. Monitoring Penjualan Kendaraan
Monitoring penjualan kendaraan dihitung untuk melihat tingkat penjualan
perbulannya. Adapun rumus perhitungan dapat dilihat pada persamaan (2.1) Monitoring Penjualan Kendaraan :
2. Monitoring Penjualan per Jenis Kendaraan
Monitoring penjualan per jenis kendaraan dihitung untuk menilai suatu
kendaaan yang diminati oleh customer. Adapun rumus perhitungan dapat dilihat pada persamaan (2.2)
Monitoring Penjualan per Jenis Kendaraan :
ℎ ℎ
3. Monitoring Penjualan Jasa Service Kendaraan
Monitoring penjualan jasa service kendaraan dihitung untuk melihat tingkat
penjualan jasa service perbulannya. Adapun rumus perhitungan dapat dilihat pada persamaan (2.3)
Monitoring Penjualan Jasa Service Kendaraan :
rg r p r � %
4. Monitoring Penjualan Jasa Service per Jenis Kendaraan
Monitoring penjualan jasa service per jenis kendaraan dihitung untuk
menilai suatu kendaaan yang sering dilakukan perbaikan guna menentukan sparepart nantinya. Adapun rumus perhitungan dapat dilihat pada persamaan (2.4)
Monitoring Penjualan Jasa Service per Jenis Kendaraan :
163
BAB 4
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
4.1 Implementasi Sistem
Setelah sistem dianalisis dan didesain secara terperinci maka selanjutnya akan dilakukan tahap implementasi. Implementasi sistem merupakan tahap penerapan hasil analisis dan perancangan sistem informasi eksekutif. Implementasi bertujuan untuk mengkonfirmasi modul-modul perancangan sehingga pengguna sistem dapat memberikan masukan-masukan terhadap pengembangan sistem.
4.1.1 Implementasi Perangkat Lunak
Implementasi perangkat lunak menjelaskan perangkat lunak yang digunakan untuk implementasi sistem informasi eksekutif penjualan di Auto 2000 Cabang Pasteur. Perangkat lunak yang digunakan untuk implementasi sistem informasi ini dapat dilihat pada tabel 4.1.
Tabel 4.1 Implementasi Perangkat Lunak
No Perangkat Lunak Spesifikasi
1 Sistem Operasi Microsoft Windows 7
2 Web Server WAMP Server
3 Web Browser Google Chrome
4 Database Server MySQL
5 Code Editor Adobe Dreamweaver CS5
4.1.2 Implementasi Perangkat Keras
Implementasi perangkat keras menjelaskan perangkat keras yang digunakan untuk implementasi sistem informasi eksekutif penjualan di Auto 2000 Cabang Pasteur. Perangkat keras yang digunakan untuk implementasi sistem informasi ini dapat dilihat pada tabel 4.2.
Tabel 4.2 Implementasi Perangkat Keras
No Perangkat Keras Spesifikasi
1 Processor 3,2 Ghz
2 RAM 4 GB
3 VGA 2 GB
4 Harddisk 1 TB
4.1.3 Implementasi Basis Data
Pembuatan basis data dilakukan dengan menggunakan DBMS MySQL. Implementasi basis data dalam bahasa SQL adalah sebagai berikut.
1. Tabel user
Tabel user ini digunakan untuk menyimpan data user. Tabel user dapat dilihat pada tabel 4.3.
Tabel 4.3 Tabel user
No SQL
CREATE TABLE `user` (
`no_induk` varchar(15) NOT NULL, `nama` varchar(100) NOT NULL,
`jabatan` enum('branch_manager','sales_head','service_head','billing_unit') NOT NULL, `kota` varchar(50) NOT NULL,
`alamat` varchar(100) NOT NULL, `no_telp` varchar(15) NOT NULL, `photo` varchar(100) DEFAULT NULL, `email` varchar(100) NOT NULL, `username` varchar(100) NOT NULL, `userpass` varchar(255) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY (`no_induk`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1
2. Tabel service
Tabel service ini digunakan untuk menyimpan data service. Tabel service dapat dilihat pada tabel 4.4.
Tabel 4.4 Tabel service
No SQL
CREATE TABLE `service` ( `PKBNo` varchar(50) NOT NULL,
`PoliceRegNo` varchar(15) DEFAULT NULL, `PKBDate` date DEFAULT NULL,
`CustomerName` varchar(100) DEFAULT NULL, `ContactPerson` varchar(100) DEFAULT NULL, `ContactPersonPhone` varchar(50) DEFAULT NULL, `PKBStatus` varchar(20) DEFAULT NULL,
No SQL
`EstimatedRevenue` bigint(20) DEFAULT NULL, `no_induk` varchar(15) DEFAULT NULL, `kode_totalservice` varchar(20) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY (`PKBNo`),
KEY `no_induk` (`no_induk`),
KEY `kode_totalservice` (`kode_totalservice`),
CONSTRAINT `service_ibfk_1` FOREIGN KEY (`no_induk`) REFERENCES `user` (`no_induk`),
CONSTRAINT `service_ibfk_2` FOREIGN KEY (`kode_totalservice`) REFERENCES `totalservice` (`kode_totalservice`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1
3. Tabel targetservice
Tabel targetservice ini digunakan untuk menyimpan data targetservice. Tabel targetservice dapat dilihat pada tabel 4.5.
Tabel 4.5 Tabel targetservice
No SQL
CREATE TABLE `targetservice` (
`kode_targetservice` varchar(20) NOT NULL, `no_induk` varchar(15) NOT NULL,
`bulan` int(3) DEFAULT NULL, `tahun` int(5) DEFAULT NULL,
`targetservice` int(10) DEFAULT NULL, `persentase` int(3) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY (`kode_targetservice`), KEY `no_induk` (`no_induk`),
CONSTRAINT `targetservice_ibfk_1` FOREIGN KEY (`no_induk`) REFERENCES `user` (`no_induk`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1
4. Tabel targetjual
Tabel targetjual ini digunakan untuk menyimpan data target jual. Tabel targetjual dapat dilihat pada tabel 4.6.
Tabel 4.6 Tabel targetjual
No SQL
CREATE TABLE `targetjual` (
No SQL 9
10 11 12
KEY `targetjual_ibfk_1` (`no_induk`),
CONSTRAINT `targetjual_ibfk_1` FOREIGN KEY (`no_induk`) REFERENCES `user` (`no_induk`) ON DELETE CASCADE ON UPDATE CASCADE
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1
5. Tabel penjualan
Tabel penjualan ini digunakan untuk menyimpan data pesanan. Tabel pesanan dapat dilihat pada tabel 4.7.
Tabel 4.7 Tabel penjualan
No SQL
CREATE TABLE `penjualan` ( `NoFaktur` varchar(20) NOT NULL, `TglFaktur` date NOT NULL,
`AccountID` varchar(50) DEFAULT NULL, `CustomerName` varchar(100) DEFAULT NULL,
`CustomerType` enum('personal','company') DEFAULT NULL, `ProdCode` varchar(50) DEFAULT NULL,
`Model` varchar(20) DEFAULT NULL, `Chasis` varchar(100) DEFAULT NULL, `ColorDesc` varchar(50) DEFAULT NULL,
`PaymentType` enum('cash','credit') DEFAULT NULL, `LeasingCompany` varchar(100) DEFAULT NULL, `no_induk` varchar(15) DEFAULT NULL,
`kode_totalpenjualan` varchar(20) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY (`NoFaktur`),
KEY `no_induk` (`no_induk`),
KEY `kode_totalpenjualan` (`kode_totalpenjualan`),
CONSTRAINT `penjualan_ibfk_1` FOREIGN KEY (`no_induk`) REFERENCES `user` (`no_induk`) ON DELETE CASCADE ON UPDATE CASCADE,
CONSTRAINT `penjualan_ibfk_2` FOREIGN KEY (`kode_totalpenjualan`) REFE RENCES `totalpenjualan` (`kode_totalpenjualan`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1
6. Tabel totalpenjualan
Tabel totalpenjualan ini digunakan untuk menyimpan data total keseluruhan penjualan. Tabel totalpenjualan dapat dilihat pada tabel 4.8.
Tabel 4.8 Tabel totalpenjualan
No SQL
CREATE TABLE `totalpenjualan` (
`kode_totalpenjualan` varchar(20) NOT NULL, `bulan` int(3) DEFAULT NULL,
No SQL 6
7
PRIMARY KEY (`kode_totalpenjualan`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1
7. Tabel totalservice
Tabel totalservice ini digunakan untuk menyimpan data total keseluruhan service. Tabel totalservice dapat dilihat pada tabel 4.9.
Tabel 4.9 Tabel totalservice
No SQL
CREATE TABLE `totalservice` (
`kode_totalservice` varchar(20) NOT NULL, `bulan` int(3) DEFAULT NULL,
`tahun` int(5) DEFAULT NULL, `total` int(5) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY (`kode_totalservice`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1
8. Tabel evaluasi
Tabel evaluasi ini digunakan untuk menyimpan data hasil evaluasi. Tabel evaluasi dapat dilihat pada tabel 4.10.
Tabel 4.10 Tabel evaluasi
No SQL
CREATE TABLE `evaluasi` (
`kode_evaluasi` varchar(20) NOT NULL, `no_induk` varchar(15) NOT NULL, `kode_jenis` int(2) DEFAULT NULL, `bulan` int(3) DEFAULT NULL, `tahun` int(5) DEFAULT NULL, `evaluasi_bm` text,
PRIMARY KEY (`kode_evaluasi`), KEY `no_induk` (`no_induk`), KEY `evaluasi_ibfk_2` (`kode_jenis`),
CONSTRAINT `evaluasi_ibfk_1` FOREIGN KEY (`no_induk`) REFERENCES `u ser` (`no_induk`),
CONSTRAINT `evaluasi_ibfk_2` FOREIGN KEY (`kode_jenis`) REFERENCES ` jenis_eva` (`kode_jenis`) ON UPDATE CASCADE
9. Tabel profil_perusahaan
Tabel profil_perusahaan ini digunakan untuk menyimpan data hasil profil perusahaan. Tabel profil_perusahaan dapat dilihat pada tabel 4.11.
Tabel 4.11 Tabel profil_perusahaan
No SQL
CREATE TABLE `profil_perusahaan` (
`id_profilperusahaan` int(10) NOT NULL AUTO_INCREMENT, `visi` text,
`misi` text,
`gambar1` varchar(200) DEFAULT NULL, `gambar2` varchar(200) DEFAULT NULL, `gambar3` varchar(200) DEFAULT NULL, `no_induk` varchar(15) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY (`id_profilperusahaan`), KEY `no_induk` (`no_induk`),
CONSTRAINT `profil_perusahaan_ibfk_1` FOREIGN KEY (`no_induk`) REFER ENCES `user` (`no_induk`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1
10.Tabel jenis_eva
Tabel jenis_eva ini digunakan untuk menyimpan data jenis evaluasi. Tabel customer dapat dilihat pada tabel 4.12.
Tabel 4.12 Tabel jenis_eva
No SQL
CREATE TABLE `jenis_eva` (
`kode_jenis` int(2) NOT NULL AUTO_INCREMENT,
`jenis_evaluasi` enum('customerbiasa','customerpotensi','totalkendaraanaman','total kendaraantidakaman','kendaraankuranglaku','kendaraanlaku','totalserviceaman','totals ervicetidakaman','kendaraanlakuservice','kendaraankuranglakuservice') DEFAULT NULL,
`evaluasi_sistem` text,
PRIMARY KEY (`kode_jenis`)
) ENGINE=InnoDB AUTO_INCREMENT=11 DEFAULT CHARSET=latin1
4.1.4 Implementasi Antarmuka
1. Implementasi Antarmuka Branch Manager
Implementasi antarmuka yang terdapat pada perangkat lunak yang ditujukan untuk admin dapat dilihat pada tabel 4.13.
Tabel 4.13 Implementasi Antar Muka Branch Manager
Tampilan Deskripsi Nama File
Halaman Login Digunakan sebagai halaman login Branch Manager index.php
Halaman Lupa
Password
Digunakan sebagai halaman jika Branch Manager lupa password
index.php
Dashboard Halaman untuk menampilkan informasi profil
perusahaan
bm_dashboard.php
Penyajian Informasi Penjualan Kendaraan Tahunan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi penjualan kendaraan per tahun
bm_informasi_penj ualan_tahunan.php
Penyajian Informasi Penjualan Kendaraan Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi penjualan kendaraan per bulan
bm_informasi_penj ualan_bulanan.php
Informasi Detail Penjualan Kendaraan Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi detail transaksi penjualan kendaraan per bulan
bm_informasi_penj ualan_bulanan_deta il.php
Penyajian Informasi Penjualan per Jenis Kendaraan Tahunan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi penjualan per jenis kendaraan secara tahunan
bm_informasi_jenis _tahunan.php
Penyajian Informasi Penjualan per Jenis Kendaraan Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi penjualan per jenis kendaraan secara bulanan
bm_informasi_jenis _bulanan.php
Penyajian Informasi Customer Tahunan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi customer per tahun
bm_informasi_cust omer_tahunan.php Penyajian Informasi
Customer Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi customer per bulan
bm_informasi_cust omer_bulanan.php Informasi Detail
Penjualan Bulanan Customer
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi detail transaksi per customer secara bulanan
bm_detail_custome r.php
Penyajian Informasi Service Kendaraan Tahunan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi service kendaraan per tahun
bm_informasi_servi ce_tahunan.php
Penyajian Informasi Service Kendaraan Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi service kendaraan per bulan
bm_informasi_servi ce_bulanan.php
Informasi Detail Service Kendaraan Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi detail transaksi service kendaraan per bulan
bm_informasi_servi ce_bulanan_detail.p hp
Penyajian Informasi Service per Jenis Kendaraan Tahunan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi service per jenis kendaraan secara tahunan
bm_informasi_servi ce_jenis_tahunan.p hp
Penyajian Informasi Service per Jenis Kendaraan Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi service per jenis kendaraan secara bulanan
bm_informasi_servi ce_jenis_bulanan.p hp
Data Profil dan Akun Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi profil dan akun pengguna
Tampilan Deskripsi Nama File Ubah Data Profil Halaman yang digunakan pengguna untuk mengubah
data profil miliknya
edit_data_profil.ph p
Ubah Username Halaman yang digunakan pengguna untuk mengubah data username miliknya
edit_username_prof il.php
Ubah Password Halaman yang digunakan pengguna untuk mengubah data password miliknya
edit_userpass_profil .php
Logout Digunakan saat keluar dari sistem logout.php
2. Implementasi Antarmuka Billing Unit
Implementasi antarmuka yang terdapat pada perangkat lunak yang ditujukan untuk billing unit dapat dilihat pada tabel 4.14.
Tabel 4.14 Implementasi Antar Muka Billing Unit
Tampilan Deskripsi Nama File
Halaman Login Digunakan sebagai halaman login Billing Unit
index.php
Halaman Lupa
Password
Digunakan sebagai halaman jika Billing Unit lupa password
index.php
Dashboard Halaman untuk menampilkan informasi
profil perusahaan
bu_dashboard.php
Manajemen User Halaman yang digunakan untuk mengolah data user
bu_manajemen_user.php
Tambah Data User Halaman yang digunakan untuk menambah data user
bu_manajemen_user.php
Edit Data User Halaman yang digunakan untuk mengubah data user
tampil_data_user.php
Profil Perusahaan Halaman yang digunakan untuk mengubah data profil perusahaan
bu_profil_perusahaan.php
Master Database Penjualan Kendaraan
Halaman yang digunakan untuk mengolah data penjualan kendaraan
bu_master_penjualan.php
Target Penjualan Halaman yang digunakan untuk
menampilkan data target penjualan
bu_target_penjualan.php
Master Database Service Kendaraan
Halaman yang digunakan untuk mengolah data penjualan jasa service kendaraan
bu_master_service.php
Target Service Halaman yang digunakan untuk
menampilkan data target service
bu_target_service.php
Pengelolaan Evaluasi
Halaman yang digunakan untuk mengubah data jenis evaluasi dan menampilkan data evaluasi
bu_master_evaluasi.php
Data Profil dan Akun Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi profil dan akun pengguna
tampil_data_profil.php
Ubah Data Profil Halaman yang digunakan pengguna untuk mengubah data profil miliknya
edit_data_profil.php
Ubah Username Halaman yang digunakan pengguna untuk mengubah data username miliknya
edit_username_profil.php
Ubah Password Halaman yang digunakan pengguna untuk mengubah data password miliknya
edit_userpass_profil.php
3. Implementasi Antarmuka Sales Head
Implementasi antarmuka yang terdapat pada perangkat lunak yang ditujukan untuk Head Sales dapat dilihat pada tabel 4.15
Tabel 4.15 Implementasi Antar Muka Head Sales
Tampilan Deskripsi Nama File
Halaman Login Digunakan sebagai halaman login Head Sales index.php
Halaman Lupa
Password
Digunakan sebagai halaman jika Head Sales lupa password
index.php
Dashboard Halaman untuk menampilkan informasi profil
perusahaan
hsal_dashboard.php
Penyajian Informasi Penjualan Kendaraan Tahunan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi penjualan kendaraan per tahun
hsal_informasi_pen jualan_tahunan.php
Penyajian Informasi Penjualan Kendaraan Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi penjualan kendaraan per bulan
hsal_informasi_pen jualan_bulanan.php
Informasi Detail Penjualan Kendaraan Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi detail transaksi penjualan kendaraan per bulan
hsal_informasi_pen jualan_bulanan_det ail.php
Penyajian Informasi Penjualan per Jenis Kendaraan Tahunan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi penjualan per jenis kendaraan secara tahunan
hsal_informasi_jeni s_tahunan.php
Penyajian Informasi Penjualan per Jenis Kendaraan Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi penjualan per jenis kendaraan secara bulanan
hsal_informasi_jeni s_bulanan.php
Penyajian Informasi Customer Tahunan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi customer per tahun
hsal_informasi_cust omer_tahunan.php Penyajian Informasi
Customer Bulanan
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi customer per bulan
hsal_informasi_cust omer_bulanan.php Informasi Detail
Penjualan Bulanan Customer
Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi detail transaksi per customer secara bulanan
hsal_detail_custom er.php
Data Profil dan Akun Halaman yang digunakan untuk menampilkan informasi profil dan akun pengguna
tampil_data_profil. php
Ubah Data Profil Halaman yang digunakan pengguna untuk mengubah data profil miliknya
edit_data_profil.ph p
Ubah Username Halaman yang digunakan pengguna untuk mengubah data username miliknya
edit_username_prof il.php
Ubah Password Halaman yang digunakan pengguna untuk mengubah data password miliknya
edit_userpass_profil .php
Logout Digunakan saat keluar dari sistem logout.php
4. Implementasi Antarmuka Service Head
