MEDAN
SKRIPSI
PENERAPAN AKUNTANSI DAN PENGAWASAN PIUTANG PADA
PT. ASTRA INTERNATIONAL Tbk TOYOTA SALES OPERATION
CABANG MEDAN GATOT SUBROTO
Oleh :
NAMA : LIZA HANDAYANI
N I M : 020522126
Tbk – Toyota Sales Operation Cabang Medan Gatot Subroto, Oleh : Liza Handayani.
Piutang merupakan pos yang penting karena merupakan bagian aktiva lancar perusahaan yang besar jumlahnya. Masalah yang umum dihadapi perusahaan berkaitan dengan piutang adalah sering terjadinya penagihan piutang yang telah jatuh tempo tidak tertagih seluruhnya. Oleh karenanya, maka pengelolaan piutang yang terutama mencakup penerapan akuntansi atas piutang dan pengawasannya menjadi salah satu tugas yang penting bagi manajemen perusahaan.
Permasalahan dalam penelitian ini adalah: Apakah kebijakan piutang yang diterapkan perusahaan dapat mendukung suatu pengawasan piutang yang memadai?
Berdasarkan hasil penelitian diperoleh bahwa, prosedur penjualan kredit telah cukup memadai karena bagian-bagian yang terlibat dalam proses penjualan kredit memiliki otorisasi. Pengawasan piutang sudah cukup memadai, hal ini terlihat dengan adanya pemisahan fungsi dan pembagian tugas serta sistem otorisasi dalam prosedur penjualan kredit. Pengawasan pada piutang dimulai dari penerimaan pesanan penjualan, dilanjutkan dengan persetujuan atas pesanan dan permohonan kredit, pengiriman barang, pembuatan faktur, pembukuan piutang, penagihan piutang dagang maupun pengukuran terhadap piutang tidak tertagih secara tepat.
Sesuai dengan hasil penelitian, kepada manajemen perusahaan disarankan untuk terus meningkatkan pengawasan terhadap penjualan kredit seiring dengan perkembangan perekonomian untuk mangantisipasi kerugian yang mungkin ditimbulkan dari piutang dagang yang tidak dapat ditagih. Perusahaan harus memperhatikan dengan baik masalah yang berkaitan dengan penaksiran yang tidak tertagih dengan penghapusan piutang dagang yang tidak dapat ditagih agar perusahaan dapat terhindar dari kemungkinan adanya kesalahan dan kecurangan di dalam penaksiran piutang dagang tidak tertagih dan penghapusan piutang tidak tertagih.
Piutang : jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan atas penjualan barang dan jasa secara kredit.
Penjualan kredit : transaksi penagihan hak atas barang dagangan maupun pemberian jasa pihak ketiga dimana penyerahan barang dagangan maupun jasa dilakukan terlebih dahulu sedangkan pembayarannya akan diterima kemudian.
Halaman
A. Pengertian dan Penggolongan Piutang ... 6
B. Prosedur Terjadinya Piutang ... 7
C. Pencatatan dan Penilaian Piutang ... 13
D. Metode Penaksiran Piutang Usaha Tidak Tertagih ... 15
A. Deskripsi Objek Penelitian ... 35
1. Gambaran Umum PT. Astra International, Tbk Cabang Medan ... 35
2. Struktur Organisasi PT. Astra International, Tbk Cabang Medan ... 37
3. Prosedur Penjualan Kredit ... 43
4. Pencatatan Piutang ... 46
5. Penaksiran Piutang Tidak Tertagih ... 46
6. Penyajian Piutang pada Neraca ... 47
7. Pengawasan Piutang ... 47
B. Analisis Data ... 49
1. Analisis dan Evaluasi terhadap Prosedur Penjualan Kredit .. 49
2. Analisis dan Evaluasi terhadap Pencatatan Piutang ... 50
3. Analisis dan Evaluasi terhadap Penaksiran Piutang Tidak Tertagih ... 51
4. Analisis dan Evaluasi terhadap Penyajian Piutang pada Neraca ... 52
5. Analisis dan Evaluasi terhadap Pengawasan Piutang ... 52
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ... 54
A. Kesimpulan ... 54
B. Saran ... 55
DAFTAR PUSTAKA ... 57
Halaman
Gambar
1. Struktur Organisasi PT. Astra International Tbk Toyota Sales
Operation Cabang Medan Gatot Subroto ... 42
2. Skema Prosedur Penjualan Kredit Pada Perusahaan ... 45
1. Kuesioner Penelitian
2. Neraca Tahunan
Tbk – Toyota Sales Operation Cabang Medan Gatot Subroto, Oleh : Liza Handayani.
Piutang merupakan pos yang penting karena merupakan bagian aktiva lancar perusahaan yang besar jumlahnya. Masalah yang umum dihadapi perusahaan berkaitan dengan piutang adalah sering terjadinya penagihan piutang yang telah jatuh tempo tidak tertagih seluruhnya. Oleh karenanya, maka pengelolaan piutang yang terutama mencakup penerapan akuntansi atas piutang dan pengawasannya menjadi salah satu tugas yang penting bagi manajemen perusahaan.
Permasalahan dalam penelitian ini adalah: Apakah kebijakan piutang yang diterapkan perusahaan dapat mendukung suatu pengawasan piutang yang memadai?
Berdasarkan hasil penelitian diperoleh bahwa, prosedur penjualan kredit telah cukup memadai karena bagian-bagian yang terlibat dalam proses penjualan kredit memiliki otorisasi. Pengawasan piutang sudah cukup memadai, hal ini terlihat dengan adanya pemisahan fungsi dan pembagian tugas serta sistem otorisasi dalam prosedur penjualan kredit. Pengawasan pada piutang dimulai dari penerimaan pesanan penjualan, dilanjutkan dengan persetujuan atas pesanan dan permohonan kredit, pengiriman barang, pembuatan faktur, pembukuan piutang, penagihan piutang dagang maupun pengukuran terhadap piutang tidak tertagih secara tepat.
Sesuai dengan hasil penelitian, kepada manajemen perusahaan disarankan untuk terus meningkatkan pengawasan terhadap penjualan kredit seiring dengan perkembangan perekonomian untuk mangantisipasi kerugian yang mungkin ditimbulkan dari piutang dagang yang tidak dapat ditagih. Perusahaan harus memperhatikan dengan baik masalah yang berkaitan dengan penaksiran yang tidak tertagih dengan penghapusan piutang dagang yang tidak dapat ditagih agar perusahaan dapat terhindar dari kemungkinan adanya kesalahan dan kecurangan di dalam penaksiran piutang dagang tidak tertagih dan penghapusan piutang tidak tertagih.
Piutang : jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan atas penjualan barang dan jasa secara kredit.
Penjualan kredit : transaksi penagihan hak atas barang dagangan maupun pemberian jasa pihak ketiga dimana penyerahan barang dagangan maupun jasa dilakukan terlebih dahulu sedangkan pembayarannya akan diterima kemudian.
A. Latar Belakang Masalah
Secara umum tujuan dari setiap pembentukan badan usaha adalah untuk
memperoleh keuntungan, mempertahankan kelangsungan hidupnya, dan untuk
mengembangkan usahanya. Untuk mencapai tujuan tersebut, hal utama yang harus
diperhatikan adalah bagaimana upaya untuk memaksimalkan laba. Salah satu
aktivitas utama perusahaan dalam mendukung pencapaian tujuan ini adalah
melakukan penjualan.
Setiap pimpinan perusahaan selalu menginginkan penjualan secara tunai,
namun di lain pihak setiap perusahaan harus mengakui penjualan secara kredit
menimbulkan kemungkinan perluasan pasar dari penjualannya, sekaligus dapat
menambah laba usahanya walaupun perusahaan harus menanggung risiko.
Pada penjualan barang-barang atau jasa sampai saat penerimaan kas, dalam
tenggang waktu itulah pihak penjual mempunyai piutang kepada pembeli. Selain
dari penjualan barang atau jasa secara kredit, piutang juga dapat timbul dari
berbagai kegiatan lainnya.
Piutang merupakan pos yang penting karena merupakan bagian aktiva
lancar perusahaan yang besar jumlahnya. Persentase jumlah piutang umumnya
perusahaan-perusahaan eceran atau dagang. Bahkan pada beberapa perusahaan-perusahaan jasa,
jumlahnya dapat mencapai jumlah yang lebih besar. Piutang juga dapat menjadi
sumber pendapatan yang besar jika dikenakan beban keuangan. Semakin besar
volume penjualan kredit dari total penjualan, maka semakin besar pula jumlah
investasi piutang. Namun dengan semakin besar jumlah piutang maka semakin
besar pula risiko yang akan dihadapi.
Masalah yang umum dihadapi perusahaan berkaitan dengan piutang adalah
sering terjadinya penagihan piutang yang telah jatuh tempo tidak tertagih
seluruhnya. Dengan kata lain, bahwa disisi lain manajemen perusahaan juga harus
mempertimbangkan risiko dari penjualan kredit yaitu adanya kemungkinan
penunggakan pembayaran hingga risiko atas debitur yang tidak melakukan
pembayaran. Kurangnya pengelolaan atas piutang dapat mengakibatkan kerugian
yang cukup besar.
Oleh karenanya, maka pengelolaan piutang yang terutama mencakup
penerapan akuntansi atas piutang dan pengawasannya menjadi salah satu tugas
yang penting bagi manajemen perusahaan. Bahwa sudah selayaknya pihak
manajemen perusahaan harus aktif dalam mengelola piutang yang terjadi dengan
sebaik-baiknya agar risiko-risiko baik penyelewengan ataupun penyimpangan
yang disengaja maupun tidak disengaja yang mungkin timbul dapat dihindarkan
Penulis melakukan penelitian pada PT. Astra International, Tbk Cabang
Medan Gatot Subroto, yang merupakan salah satu dealer otomotif merek Toyota.
Pada perusahaan ini, piutang juga merupakan suatu komponen aktiva lancar yang
memegang peranan penting dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan. Oleh
karena itu, dibutuhkan peranan akuntansi atas jasa piutang dan pengawasannya
secara tepat, guna kelangsungan operasional perusahaan. Aktivitas yang
menimbulkan piutang pada perusahaan terdiri dari tiga, yaitu New Car, Spare
Parts dan Services. Dalam hal ini penelitian difokuskan terhadap piutang dari
aktivitas New Car (penjualan mobil baru).
Adapun yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah jumlah
piutang yang tidak tertagih pada saat jatuh tempo cukup besar. Berdasarkan
penelitian pendahuluan, dari jumlah piutang yang jatuh tempo pada bulan Pebruari
2007 sebesar Rp. 5.837.928.135,-, yang tertagih mencapai sebesar Rp.
5.198.352.484,- atau 89,043% sedangkan sisanya sebesar Rp. 639.575.651 (10,96
%) tidak tertagih. Demikian juga pada bulan Maret 2007, jumlah piutang yang
jatuh tempo sebesar Rp. 11.138.924.120,-, yang tertagih mencapai sebesar Rp.
9.182.027.940,- atau 82,43 % sedangkan sisanya sebesar Rp. 1.956.896.180
(17,57 %) tidak tertagih. Dasar penentuan tidak tertagih adalah jangka waktu
pembayaran setelah penjualan, yaitu paling lama 10 hari. Jumlah piutang yang
terus berlangsung, akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan, sehingga
diperlukan suatu pengawasan piutang yang baik di dalam perusahaan.
Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis tertarik untuk membahas
masalah tersebut dengan judul : ”Penerapan Akuntansi dan Pengawasan
Piutang pada PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation Cabang
Medan Gatot Subroto”.
B. Perumusan Masalah
Sehubungan dengan pentingnya peranan piutang dalam mendukung
kelancaran aktivitas perusahaan dan mengingat adanya risiko yang mungkin
terjadi sebagaimana yang telah dijelaskan dalam uraian di atas, maka penulis
merumuskan masalah yang timbul yaitu:
Apakah kebijakan piutang yang diterapkan perusahaan dapat mendukung suatu
pengawasan piutang yang memadai ?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui kebijakan akuntansi piutang yang diterapkan oleh PT.
Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation Cabang Medan Gatot
Subroto.
2. Untuk mengetahui apakah kebijakan piutang yang diterapkan perusahaan
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Sebagai bahan masukan kepada penulis dan pembaca yang dapat
memberikan pemikiran dan pengetahuan tentang akuntansi piutang.
2. Sebagai bahan masukan bagi pihak-pihak yang bertanggungjawab atas
akuntansi piutang di PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation
Cabang Medan Gatot Subroto.
3. Sebagai kajian bagi pihak-pihak berkepentingan dan pengguna untuk
BAB II
LANDASAN TEORITIS
A. Pengertian dan Penggolongan Piutang
Umumnya, piutang usaha timbul ketika sebuah perusahan menjual barang
atau jasa secara kredit dan berhak atas penerimaan kas dimasa mendatang, yang
prosesnya dimulai dari pengambilan keputusan untuk memberikan kredit kepada
pelanggan, melakukan pengiriman barang, penagihan, dan akhirnya menerima
pembayaran piutang usaha tersebut.
Menurut Smith dan Skousen (2000) : “Piutang adalah merupakan hak atau
klaim atas uang, barang atau jasa. Namun dalam akuntansi, pengertian tersebut
dipersempit menjadi klaim yang diharapkan akan diselesaikan melalui penerimaan
kas”. Jadi yang dimaksud dengan piutang adalah hak atau klaim atas uang, barang
atau jasa.
Menurut sumber terjadinya, piutang dapat digolongkan dalam dua kategori
yaitu piutang usaha dan piutang lain-lain. Piutang usaha tersebut, umumnya dibagi
atas dua kategori yaitu piutang usaha dan piutang wessel. Pembahasan dalam
penelitian ini lebih ditekankan pada piutang usaha.
Piutang usaha merupakan jenis piutang yang secara umum ada dalam
setiap perusahaan yang melakukan penjualan barang atau jasa secara kredit.
“Jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan atas penjualan barang dan jasa
dalam kegiatan usaha normal”.
Penjualan secara kredit terjadi setelah tercapainya kesepakatan tentang
jenis barang, harga maupun syarat pembayaran antara si penjual dengan si
pembeli. Apabila kesepakatan harga telah tercapai maka sipenjual akan
menerbitkan faktur penjualan sebagai dasar pencacatan dan saat itu timbullah
piutang usaha.
B. Prosedur Terjadinya Piutang
Timbulnya piutang usaha dimulai dengan adanya penjualan barang
dagangan ataupun jasa secara kredit. Oleh sebab itu prosedur penjualan kredit
dapat menimbulkan piutang usaha dalam dunia usaha.
Defenisi prosedur menurut Baridwan (1996) adalah sebagai berikut :
Prosedur adalah serangkaian kegiatan administrasi yang melibatkan beberapa
orang, untuk mencapai keseragaman tindakan dalam melakukan
transaksi-transaksi yang terjadi.
Dari defenisi di atas, dapat diambil suatu kesimpulan bahwa prosedur
penjualan kredit adalah serangkaian kegiatan administrasi yang dilakukan oleh
beberapa orang dalam menjalankan transksi-transaksi penjualan secara kredit
kepada pelanggan.
Dalam pelaksanannya, prosedur penjualan kredit melibatkan beberapa
1. Bagian Pesanan
2. Bagian Kredit
3. Bagian Gudang
4. Bagian Faktur
5. Bagian Pengiriman
6. Bagian Akuntansi
Adapun fungsi-fungsi dari masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bagian Pesanan
Dalam pelaksanannya, pesanan sehubungan dengan penjualan dilakukan
sebagai berikut :
a. Pihak pelanggan langsung mengirimkan pesanan-pesanan pembelian. Dari
pesanan tersebut, pihak penjual akan mencatatnya sebagai
pesanan-pesanan penjualan.
b. Pihak pelanggan mendatangi pihak penjual atau dapat juga dilakukan melalui
hubungan telepon. Bila menggunakan fasilitas telepon, maka pihak penjual
akan menggunakan formulir pesanan khusus untuk mencatat informasi.
Formulir pesanan ini diisi ragkap dua, selembar diantaranya dikirim kepada
pihak pelanggan untuk melaksanakan konfirmasi atau minta penegasan
terhadap pesanan tersebut.
c. Pihak penjual yang mendatangi pelanggannya, dan bila terjadi kesepakatan,
beberapa lembar yang akan ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti telah
melakukan pesanan pembelian barang.
Setelah bagian pesanan menerima pesanan, maka untuk setiap penjual kredit harus
mendapat persetujuan dari bagian kredit, kemudian bagian kredit akan memeriksa
pesanan tersebut, apakahpesanan tersebut diterima atau ditolak, tetapi bisa juga
terjadi pesanan hanya diterima untuk sebagian atau jumlah tertentu. Pesanan yang
disetujui bagian kredit kemudian dikembalikan kebagian pesanan. Kemudian
bagian pesanan membuat surat perintah pengiriman sebanyak tiga lembar yaitu
yang pertama untuk tinggal di bagian pesanan, yang kedua diberikan ke bagian
gudang sedangkan lembar ketiga diserahkan ke bagian pengiriman. Jika hanya
sebagian dari pesanan yang dikirimkan disebabkan terbatasnya jumlah persediaan
dari perusahaan maka sisa dari pesanan yang belum dikirimkan akan dimasukkan
pada “sisa pesanan penjualan yang harus dipenuhi”. Jika terdapat pesanan yang di
tolak maka penolakan tersebut harus disampaikan kepada pelanggan beserta
dengan alasan penolakan tersebut.
2. Bagian Kredit
Dengan melihat saldo kredit dan batas kredit yang tercatat dalam
kartu-kartu piutang maka dapat diketahui apakah pelanggan masih layak untuk
diberikan kredit atau permohonan ditolak.
Apabila pesanan pembelian serta kredit disetujui maka dapat dilakukan
a. Bila persediaan di gudang cukup untuk memenuhi pesanan maka pesanan
yang telah disetujui dikirimkan ke bagian faktur, bagian ini akan membuat
faktur terlebih dahulu sebelum barang dikirimkan.
b. Bila persediaan di gudang belum diketahui secara pasti maka pesanan yang
telah disetujui akan dikirimkan ke bagian pengiriman, dan bagian pengiriman
akan membuat laporan tentang pengiriman barang yang telah dilakukan ke
bagian faktur agar dibuat faktur penjualannya.
3. Bagian Gudang
Setelah menerima Surat Perintah Pengiriman dari bagian pesanan maka
bagian gudang akan memeriksa stok yang ada di gudang, bila jumlahya
mencukupi maka bagian gudang akan memberitahukannya ke bagian pesanan
sehingga bagian pesanan akan memasukkan dalam “sisa penjualan yang harus
dipenuhi”.
4. Bagian Faktur
Ada beberapa cara yang dapat dipergunakan dan umumnya tergantung
pada situasi perusahaan itu sendiri, antara lain :
Cara 1. Jika pesanan diterima, maka faktur penjualan, nota pengiriman barang dan
dokumen pengiriman barang dapat dilakukan secara serentak. Nota
pengiriman serta dokumen pengiriman dikirimkan kebagian pengiriman
pelanggan dan selembar lagi ke bagian piutang untuk dicatat dalam kartu
piutang yang bersangkutan.
Cara 2. Bagian faktur berdasarkan surat perintah pengiriman dan surat tanda muat,
membuat faktur dalam rangkap tiga. Lembaran asli beserta surat tanda
muat dikirimkan kepada pelanggan, lembaran kedua ke bagian pesanan
dan lembaran ketiga sebagai pertinggal.
5. Bagian Pengiriman
Bagian ini harus mendapat autorisasi terlebih dahulu, bisa dalam bentuk
pesanan penjualan yang telah disetujui atau bisa juga melalui tembusan dari faktur
penjualan. Bagian pengiriman mengecek barang yang diterima gudang apakah
sesuai dengan surat perintah. Bagian pengiriman membuat laporan rangkap tiga,
yaitu berdasarkan pesanan penjualan dari faktur penjualan. Lembar pertama untuk
bagian faktur, lembar kedua digunakan sebagai slip pengepakan dan lembar ketiga
untuk bagian pengiriman.
6. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi menerima faktur penjualan dari bagian pesanan.
Berdasarkan faktur penjualan ini, bagian akuntansi mengadakan pencatatan ke
buku harian penjualan, buku besar piutang usaha dan buku tambahan piutang
usaha. Bila piutang usaha tersebut telah jatuh tempo, maka faktur penjualan asli
Bagan 1
ARUS DOKUMEN DALAM PENJUALAN KREDIT
Keterangan : SPP = Surat Perintah Penerimaan
C. Pencatatan dan Penilaian Piutang
Pencatatan piutang dilakukan pada saat hak atas barang telah berpindah
kepada pembeli, atau pada saat pengiriman, (kecuali penjualan barang
konsinyasi), sesuai dengan syarat penjualan yang telah ditetapkan.
Pencatatan dilakukan dari dokumen asli perusahaan atau faktur penjualan.
Berdasarkan faktur penjualan ini dicatat kedalam buku harian dan selanjutnya
diposting kedalam buku besar dan buku pembantu piutang oleh bagian akuntansi
(Mulyadi, 2001). Buku besar merupakan himpunan perkiraan sejenis, misalnya
perkiraan piutang usaha berbagai pelanggan dikumpulkan jumlahnya di dalam
satu buku besar yang disebut buku besar piutang usaha. Sedangkan buku
tambahan piutang usaha merupakan penjelasan kepada siapa kita berpiutang dan
berapa saldo masing-masing pelanggan.
Dalam pencatatan piutang usaha juga perlu diperhatikan apakah dalam
pencatatan tersebut ada kesepakatan pemberian potongan atau tidak. Umumya
dalam dunia perdagangan potonan-potongan yang diberikan antara lain :
1. Potongan Kas
Perusahaan sering kali menawarkan potongan kas atau pembayaran yang
dilakukan dalam periode yang telah ditentukan. Potongan kas digunakan untuk
meningkatkan penjualan dan mendorong pelanggan untuk membayar lebih awal.
Apabila ditetapkan syarat penjualan 2/10, n/30 berarti perusahaan akan
waktu yang tidak lebih dari sepuluh hari sejak tanggal terjadinya penjualan.
Seandainya pembeli tidak melunasi hutangnya dalam jangka waktu tersebut
potongan tidak akan berlaku lagi bagi pembeli dan pembeli dapat melunasi
hutangnya dalam jangka waktu 30 hari sejak penjualan.
Menurut Harahap (2003), pencatatan untuk potongan kas dapat dilakukan
dengan dua cara, yaitu :
a. Piutang dan penjualan dicatat sebesar brutonya. Potongan penjualan baru
diakui pada saat pembayaran diterima dalam periode potongan (discount
period), dan dilaporkan dalam perhitungan rugi laba sebagai pengurang
terhadap jumlah penjualan.
b. Piutang dan penjualan dicatat sebesar netto. Pos potongan penjualan yang
tidak dimanfaatkan disajikan sebagai pedapatan lain-lain dalam perhitungan
laba-rugi.
2. Potongan Dagang
Potongan dagang yang diberikan akan mengurangi harga penjualan kotor
atau daftar harga penjualan sebesar potongan yang diberikan sehingga harga yang
dibebankan kepada pembeli menjadi lebih kecil. Potongan ini berubah sesuai
3. Retur dan Penyesuaian Penjualan
Retur penjualan adalah barang yang dikembalikan, sedangkan penyisihan
penjualan adalah pengurangan harga atas barang yang mengalami kerusakan
umtuk mendorong pelanggan tetap membeli barang walaupun tidak sesuai dengan
kemauan pelanggan atau barang sedikit cacat. Ayat jurnal untuk mencatat retur
dan penyisihan penjualan adalah :
Retur penyisihan penjualan Rp. xxx
Piutang usaha Rp. xxx
D. Metode Penaksiran Piutang usaha Tidak Tertagih
Piutang usaha yang timbul dari penjualan barang atau jasa, secara
teoritisnya harus dilaporkan menurut nilai bersih yang dapat direalisasikan atau
menurut nilai tunainya, yaitu jumlah yang diharapkan dengan mengurangkan
jumlah piutang dangan dengan jumlah yang diperkirakan tidak dapat ditagih.
Jumlah piutang usaha yang tidak tertagih, pada dasarnya merupakan
kerugian bagi perusahaan. Dan untuk menentukan taksiran jumlah piutang usaha
yang tidak tertagih harus dipergunakan cara yang tepat, sehingga memungkinkan
diketahuinya jumlah piutang usaha yang tidak tertagih.
Menurut Niswonger, Fress dan Waren, (2001) ada dua metode akuntansi
yang diterima umum mengenai pengukuran piutang usaha yang diperkirakan tidak
a. Metode penghapusan langsung (direct write-off method)
b. Metode penyisihan (allowance method)
a. Metode peghapusan langsung
Jika perusahaan mengunakan metode penghapusan lansung dalam
mencatat kerugian perusahaan yang timbul akibat tidak tertagihnya piutang usaha,
maka kerugian tersebut baru dicatat jika piutang usaha sudah dapat dipastikan
benar-benar tidak tertagih.
Dalam metode penghapusan langsung tidak dibuat taksiran piutang usaha
tidak tertagih bila perusahaan menerima pemberitahuan dari pihak instansi yang
berwenang mengenai kepailitan debitur, tetapi dapat juga debitur sendiri yang
langsung memberitahukan pada perusahaan bila debitur benar-benar sudah tidak
mampu untuk melunasi kewajibannya.
Ketika piutang usaha tertagih maka menurut metode penghapusan
langsung dicatat sebagai berikut :
Beban piutang tidak tertagih Rp. xxx
Piutang usaha Rp. xxx
Metode penghapusan langsung bersifat sederhana sehingga mudah dalam
penggunaannya. Selain itu, metode ini dianggap lebih akurat karena diperkirakan
tidak terdapat kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan dalam penaksiran.
Dengan menggunakan metode penghapusan langsung, daftar laba-rugi
pendapatan itu diperoleh dari penjualan kredit, sehingga nilai pendapatan bersih
akan lebih rendah dalam periode tercatatnya beban piutang tidak tertagih,
sedangkan neraca akan menunjukkan jumlah yang sebenarnya saat piutang yang
tidak tertagih tersebut dihapuskan.
b. Metode Penyisihan
Jika perusahan mengunakan metode penyisihan untuk mencatat piutang
usaha tidak tertagih, maka setiap akhir periode perusahaan perlu menaksir
besarnya jumlah piutang usaha yang tdak tertagih. Penaksiran ini dilakukan
karena pada saat timbulnya piutang, pihak perusahaan belum dapat menentukan
jumlah piutang usaha yang tidak tertagih. Cara yang dapat dipergunakan oleh
perusahaan untuk menaksir besarnya piutang usaha tidak tertagih adalah dengan
mengunakan pengalaman perusahaa lain yang bergerak dalam bidang usaha yang
sejenis.
Untuk menentukan dasar taksiran jumlah piutang usaha yang tidak tertagih
dapat digunakan dengan dua cara, yaitu :
1. Jumlah penjualan selama satu periode fiskal penuh
2. Jumlah dan umur piutang usaha pada akhir periode fiskal
1. Jumlah penjualan selama satu periode
Piutang usaha diperoleh dari hasil penjualan kredit. Oleh karenanya,
taksiran jumlah piutang usaha yang tidak tertagih. Jumlah piutang usaha yang
tidak tertagih dalam satu periode ditentukan dengan mengalikan taksiran
persentase piutang usaha yang tidak tertagih dengan jumlah penjualan kredit
untuk satu periode yang bersangkutan. Dalam menentukan jumlah persentase ini,
biasanya didasarkan atas pengalaman di masa lalu. Piutang usaha yang tidak
tertagih merupakan beban bagi perusahaan untuk periode tersebut yaitu dengan
mendebet perkiraan beban piutang usaha yang tidak tertagih dan mengkredit
perkiraan penyisihan piutang usaha tertagih.
Contohnya adalah sebagai berikut :
Saldo piutang usaha awal Rp. 50.000.000,00
Penjualan kredit selama tahun 1999 Rp. 100.000.000,00
Rp. 150.000.000,00
Penerimaan piutang usaha Rp. 110.000.000,00
Saldo piutang usaha akhir Rp. 40.000.000,00
Berdasarkan pengalaman masa lalu, ditaksir 2 % dari saldo piutang usaha
tidak tertagih. Taksiran jumlah piutang usaha yang tidak tertagih yaitu : 2 % x Rp.
40.000.000,00 = Rp. 800.000,00.
Maka ayat jurnal peyesuaian untuk piutang usaha tak tertagih adalah
sebagai berikut :
Beban piutang usaha tak tertagih Rp. 800.000,00
2. Jumlah dan umur piutang usaha pada akhir periode fiskal
Ada dua metode penetapan penyisihan untuk piutang usaha tidak tertagih
apabila piutang usaha digunakan sebagai dasar untuk membuat penyesuaian,
yaitu:
1. Penyisihan disesuaikan dengan suatu persentase tertentu dari piutang usaha
2. Penyisihan disesuaikan dengan suatu jumlah yang ditentukan dengan
menentukan umur dari piutang usaha
Penyisihan disesuaikan dengan suatu persentase tertentu dari piutang
Dalam metode ini, biasanya taksiran jumlah piutang tidak tertagih
diperoleh dengan cara mengalikan persentase piutang tidak tertagih dengan
jumlah piutang yang ada pada akhir periode berjalan. Saldo penyisihan piutang
usaha tidak tertagih kemudian disesuaikan melalui ayat jurnal penyesuaian
sehingga sama jumlahnya dengan saldo yang seharusnya. Beban piutang usaha
tidak tertagih didebet sebesar jumlah penyesuaian ini. Jadi beban piutang usaha
tertagih dihitung secara langsung.
Contoh adalah sebagai berikut :
Saldo piutang usaha awal Rp. 50.000.000,00
Penjualan kredit selama tahun 1999 Rp. 100.000.000,00
Rp. 150.000.000,00
Penerimaan piutang usaha Rp. 110.000.000,00
Dimisalkan saldo perkiraan penyisihan piutang usaha tidak tertagih
sebelum penyesuaian Rp. 500.000,00. Berdasarkan pengalaman masa yang lalu
ditaksir 2 % dari saldo piutang usaha tidak tertagih yaitu, 2 % X Rp.
40.000.000,00 = Rp. 800.000,00.
Jumlah ini merupakan penyisihan piutang usaha tidak tertagih yang
diperkirakan, tetapi karena ada jumlah saldo kredit penyisihan piutang usaha tak
tertagih sebesar Rp. 500.000,00 maka jumlah yang akan ditambah pada perkiraan
penyisihan piutang usaha tidak tertagih adalah Rp. 300.000,00 (Rp. 800.000,00 –
Rp. 500.000,00 ) dan ayat jurnalnya adalah sebagai berikut :
Beban piutang usaha tak tertagih Rp. 300.000,00
Penyisihan piutang usaha tak tertagih Rp. 300.000,00
Penyisihan disesuaikan dengan suatu jumlah yang ditentukan dengan menentukan umur dari piutang
Dalam menggunakan metode ini, taksiran jumlah piutang yang tidak
tertagih berdasarkan persentase tertentu atas umur piutang usaha. Dalam hal ini
harus diadakan analisa piutang yaitu pengolongan piutang usaha berdasarkan
kelompok umur sehingga dapat dengan mudah ditentukan jumlah piutang usaha
tidak tertagih. Analisa umur piutang dagang memberikan gambaran bahwa
semaikin lama piutang usaha melewati tanggal jatuh temponya maka akan
semakin besar pula kemungkinan piutang usaha menjadi tidak tertagih. Jumlah
persentase piutang usaha tidak tertagih dengan jumlah masig-masing piutang
usaha berdasarkan kelompok umurnya.
Untuk mendapatkan angka tafsiran piutang usaha tidak tertagih dari
masing-masing golongan umur dikalikan dengan persentase tertentu berdasarkan
atas pengalaman, perhitugan digambarkan sebagai berikut :
KLASIFIKASI UMUR PIUTANG USAHA
SALDO (Rp)
Taksiran piutang tidak tertagih Persentase (%) Jumlah (Rp)
Belum jatuh tempo 25.000.000,00 2 500.000,00 Lewat Jatuh tempo
1 – 60 Hari 61 – 120 Hari 121 – 180 Hari 181 – 365 Hari Lebih dari 365 Hari
8.000.000,00
Sumber: Niswonger, Fress dan Waren, (2001).
Perhitungan ini menunjukkan jumlah piutang usaha sebesar Rp.
40.000.000,00 dan taksiran piutang usaha tidak tertagih Rp. 1.840.000,00 dan bila
saldo awal penyisihan piutang usaha tidak tertagih sebesar Rp. 500.000,00 maka
yang menjadi beban sebesar Rp. 1.340.000,00.
Beban piutang usaha tidak tertagih Rp. 1.340.000,00
Penyisihan piutang usaha tidak tertagih Rp. 1.340.000,00
Metode penafsiran piutang usaha tidak tertagih berdasarkan analisa umur
piutang usaha lebih baik daripada penafsiran piutang yang didasarkan pada
perusahaan dapat meningkatkan pengawasan penjualan kredit dan juga melakukan
penghapusan piutang usaha yang sudah berumur lama.
Penghapusan yang dilakukan dengan cara ini ialah dengan mendebet
perkiraan penyisihan piutang usaha tidak tertagih dan mengkredit perkiraan
piutang usaha yang dihapuskan, dengan jurnal :
Penyisihan piutang usaha tidak tertagih Rp. xxx
Piutang usaha Rp. xxx
Bila menggunakan metode penghapusan langsung, maka piutang usaha
yang benar-benar tidak tertagih pembayarannya akan langsung dibebankan pada
perkiraan biaya piutang usaha tidak tertagih dan mengkredit perkiraan piutang
pelanggan yang dihapuskan, dengan jurnal :
Beban piutang usaha tidak tertagih Rp. xxx
Piutang Rp. xxx
E. Penyajian Piutang Pada Neraca
Perusahaan menyusun laporan keuangan pada akhir tahun buku dan
umumnya laporan keuangan ini terdiri dari neraca, laporan laba rugi, laporan
perubahan ekuitas, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan.
Neraca perusahaan disajikan sedemikian rupa yang menunjukkan berbagai
unsur posisi keuangan yang diperlukan bagi penyajian secara wajar. Menurut
investasi yang diperlukan mengunakan metode ekuitas, persediaan piutang usaha
dan piutang usaha lainnya, kas dan setara kas, kewajiban jangka pendek,
kewajiban jangka panjang, kewajiban yang diestimitasi, hak minoritas, modal
saham dan pos ekuitas lainnya. Pos, judul, dan sub judul lainnya disajikan dalam
neraca apabila penyajian tersebut diperlakukan untuk menyajikan posisi keuangan
perusahaan secara wajar.
Sehubungan dengan penyajian piutang usaha pada neraca, piutang
dinyatakan sebesar jumlah piutang harus tetap disajikan pada neraca diikuti
dengan penyisihan untuk piutang yang diragukan atau ditaksir jumlah yang tidak
dapat ditagih.
Dengan demikian penyajian piutang usaha pada neraca dapat digambarkan
sebagai berikut :
PT. ABC NERACA Per 31 Desember 1999
Aktiva
Aktiva lancar
Piutang usaha Rp. xxx
Penyisihan piutang usaha tidak tertagih Rp. xxx Total aktiva lancar Rp. xxx
F. Pengawasan Piutang usaha
1. Pengertian Pengawasan
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dari manejemen perusahaan.
Hongren (1999) menyatakan “Pengawasan (kontrol) adalah segala sesuatu yang
termasuk dalam aktivitas penentuan apakah pelaksanaan perusahaan sesuai
dengan perencanaannya dan apakah terhadap harta benda perusahan telah
diadakan pengamanan sebaik-baiknya”.
Dari definisi di atas dapat dilihat bahwa pengawasan merupakan fungsi
pimpinan untuk menilai bawahan, yaitu membandingkan rencana dengan hasil
yang diperoleh. Pengawasan juga mencegah kemungkinan-kemungkinan yang
dapat merugikan perusahaan. Bagi perusahaan besar dengan jaringan yang
semakin kompleks, pengawasan mutlak diperlukan dan dipelihara sebaik-baiknya.
Pengawasan dapat dilaksanakan dengan beberapa cara antara lain:
a. Pengawasan langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pribadi-pribadi
anggota, pimpinan atau oleh pihak luar yang ditunjuk oleh perusahaan.
Apabila organisasi perusahaan semakin luas, maka pengawasan langsung sulit
dilaksanakan oleh pihak luar tersebut.
b. Pengawasan tidak langsung, yaitu pengawasan yang disebut dengan sistem
2. Pengawasan langsung atas piutang usaha
Pengawasan terhadap piutang usaha seharusnya dimulai sebelum adanya
persetujuan atas penjualan kredit terhadap pelanggan. Oleh karenanya
pimpinanperusahaan perlu memperhatikan hal-hal berikut:
a. Menentukan batas maksimum kredit dari setiap pelanggan.
b. Menentukan batas waktu pembayaran
c. Memberikan potongan pembayaran, untuk pembayaran yang lebih cepat dari
batas waktu yang ditetapkan.
Selanjutnya Weston dan Bringham (1998) meyatakan ada tiga kebijaksanaan
dalam penjualan kredit, yaitu :
a. Standar kredit (credit standard)
b. Persyaratan kredit (terms of credit)
c. Kebijaksanaan penagihan (collection policy)
a. Standar kredit (Credit standard)
Dalam penjualan kredit perusahaan dapat menetapkan batas maksimum
penjualan kredit kepada pelanggan. Semakin besar volume penjualan kredit
berarti semakin besar modal kerja yang tertanam. Oleh karena itu harus
diperhatikan berapa jumlah atau batas maksimal penjualan kredit yang diberikan
kepada pelanggan, agar perusahaan terhindar dari resiko kerugian yang mungkin
b. Persyaratan Kredit (Terms of credit)
Persyaratan kredit menentukan jangka waktu kredit dan adanya potongan
(discount) bila dibayar lebih cepat. Perusahaan harus mempertimbangkan jangka
waktu pembayaran yang harus dilaksanakan oleh pelanggan. Penjualan kredit
dengan waktu yang ketat akan memperkecil risiko yang dihadapi perusahaan,
tetapi ada kemungkinan penjualan akan semakin kecil. Untuk merangsang
pelanggan agar membayar kewajibannya lebih cepat, perusahaan dapat
menawarkan potongan.
Biasanya perusahaan memberikan potongan tersebut berdasarkan
syarat-syarat penjualan kredit. Misalnya perusahaan menawarkan penjualan kredit
dengan syarat 2/10, n/30. Tiap pelanggan diberikan potongan sebesar 2 % apabila
pelanggan membayar kewajibannya lebih cepat dari batas yang telah ditetapkan
yaitu tidak lebih dari 10 hari sejak dilakukan penjualan.
c. Kebijaksanaan penagihan (Collection policy)
Hal ini merupakan kebijaksanan dari perusahaan dalam penagihan atau
pengumpulan piutang usaha apabila telah jatuh tempo. Penagihan ini dilakukan
secara aktif dan pasif. Penagihan secara aktif misalnya menggunakan agen
pengumpul piutang atau juru tagih. Hal ini biasanya dilakukan pada perusahaan
yang mempunyai jumlah piutang usaha yang besar. Untuk melakukan penagihan
yang lazim digunakan. Usaha penagihan pertama dilakukan dengan sopan, dan
jika dengan cara ini piutang usaha masih tidak tertagih, maka diambil tindakan
yang tegas.
Selain kebijaksanaan tersebut, masih ada beberapa faktor yang perlu
diperhatikan dari para pelanggan. Hal ini penting untuk mengurangi resiko
kerugian karena tidak tertagihnya piutang. Faktor tersebut disebut dengan 5 (lima)
C, yaitu :
1. Character, menunjukkan kemungkinan dari pelanggan untuk secara jujur
berusaha untuk memenuhi kewajibannya.
2. Capacity, ialah pendapat subjektif mengenai kemampuan dari pelanggan. Hal
ini diukur dengan catatan di waktu yang lalu, dilengkapi dengan observasi
fisik pada pelanggan.
3. Capital, diukur oleh posisi finansial perusahaan secara umum, dimana hal ini
ditunjukkan oleh analisa ratio finansial, yang khususnya ditekankan pada
bukti fisik dari perusahaan.
4. Collateral, dicerminkan oleh aktiva dari pelanggan yang dikaitkan atau
dijadikan jaminan bagi keamanan kredit yang diberikan kepada pelanggan
tersebut.
5. Conditions, menunjukkan impact (pengaruh langsung) dari trend kondisi
perekonomian pada umumnya terhadap perusahaan yang bersangkutan agar
mempunyai efek terhadap kemampuan pelanggan untuk memenuhi
kewajibannya.
3. Pengawasan Intern Piutang usaha
3.1. Pengertian Sistem Pengawasan Intern
Laporan dari Committee Of Sponsoring Organization (COSO)
menyebutkan internal control is a process :
- Reliability of financial reporting
- Compliance with aplicable law regulations
- Effectiveness and efficiency of operations
3.2. Konsep Struktur Pengawasan Intern
Maksud dari konsep struktur menurut COSO adalah bahwa pengawasan
intern merupakan suatu proses yang terdiri dari serangkaian tindakan yang
sifatnya dapat meresap dan berinteraksi dengan kegiatan satuan (unit) usaha.
Pengawasan intern tersebut dilaksanakan oleh manusia dan tidak semata-mata
merupakan pedoman kebijaksanaan dari formula tetapi dilakukan semua orang
pada setiap tingkatan dalam organisasi termasuk dewan direksi, manejemen dan
3.3. Komponen Pengawasan Intern
Pengawasan intern suatu organisasi terdiri dari kebijaksanaan dan prosedur
yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi
dapat dicapai. Oleh karena itu perusahaan perlu membuat suatu sistem
pengawasan intern yang baik. Dalam penyusunan sistem pengawasaan intern ada
beberapa komponen yang perlu diperhatikan. yaitu :
-Control Environment
-Risk Assessment
-Information and Communication
-Control Activities
- Monitoring.
a. Lingkungan Pengawasan
Lingkungan pengawasan akan menentukan sifat dari suatu organisasi yang
mempengaruhi kesadaran anggota akan pentignya pegawasan intern. Lingkungan
pengawasan piutang meliputi tindakan, kebijakan, prosedur yang menunjukkan
sikap manajemen dan pemilik perusahaan yang terdiri dari beberapa faktor, yaitu :
1. Falsafah manajemen dan gaya operasinya
2. Struktur organisasi satuan usaha
3. Berfungsinya dewan komisaris, dan komite yang dibentuk
4. Metode pemberian wewenang dan tanggung jawab
6. Kebijakan dan praktek personalia
7. Berbagai faktor ekstern yang mempengaruhi operasional dan praktik satuan
usaha seperti pemeriksaan yang dilakukan oleh badan legislatif.
b. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri atas metode dan catatan yang diciptakan untuk
mengidentifikasi, menghimpun, manganalisa, mengelompokkan, mencatat dan
melaporkan transaksi satuan usaha. Penyelenggara pertanggungjawaban aktiva
sistem akuntansi yang efektif harus mempertimbangkan pembuatan metode dan
catatan yang dipergunakan untuk membuat metode dokumen dan catatan yang
diperlukan.
c. Prosedur Pengawasan
Prosedur pengawasan adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan
terhadap lingkungan pegendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh
manejemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan
usaha akan tercapai. Prosedur pengawasan mempunyai beberapa tujuan dan
diterapkan pada berbagai tingkatan organisasi dan pemrosesan data.
d. Monitoring terhadap piutang usaha
Monitoring terhadap piutang usaha dalam kegiatan untuk menilai sampai
sejauh mana pelaksanaan struktur pengawasan intern piutang yang telah
berwenang yang telah ditunjuk untuk mendisain dan mengawasi kegiatan operasi
secara cepat dan tepat waktu dalam menentukan struktur pengawasan intern telah
dilaksanakan sebagaimana mestinya. Monitoring dapat dilakukan secara terus
menerus dan secara periodik.
3.4. Tujuan Pengawasan Intern Piutang
Ada beberapa tujuan yang harus dicapai oleh suatu perusahaan perhadap
pengawasan intern piutang usaha yaitu sebagai berikut :
Untuk menguji keabsahan piutang.
Untuk melihat apakah pengotorisasian telah dilakukan dengan tepat dan benar
Untuk kelengkapan dari transaksi piutang yang terjadi
Untuk mengklasifikasikan piutang dengan tepat dalam laporan keuangan
Untuk mencatat transaksi piutang tepat pada waktunya
Metode penelitian yang dipergunakan dalam pelaksanaan penelitian ini
adalah sebagai berikut :
A. Jenis Penelitian
Penelitian dilakukan berupa studi kasus dengan secara langsung mendatangi
objek penelitian, yaitu PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation
Cabang Medan Gatot Subroto guna memperoleh data dan informasi yang
dibutuhkan. Penelitian ini didasarkan pada teori-teori yang mendukung sebagai
landasan teoritis dalam menganalisa data di lapangan.
B. Jenis Data
Data yang dikumpulkan terdiri dari data primer dan data sekunder. Data
primer adalah data belum diolah yang diperoleh langsung dari sumber pertama,
yaitu individu atau perorangan sebagai objek penelitian, dimana data ini
memerlukan pengolahan lebih lanjut. Contoh data hasil wawancara.
Data sekunder adalah data yang telah diolah dan diperoleh langsung dari
objek penelitian berkaitan dengan pembahasan yang dilakukan, serta bahan-bahan
lain dari tempat penelitian yang telah diolah, meliputi : gambaran umum PT. Astra
akuntansi piutang perusahaan dan pengawasan piutang pada PT. Astra
International, Tbk – Toyota Sales Operation Cabang Medan Gatot Subroto.
C. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data dari PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales
Operation Cabang Medan Gatot Subroto dapat dilakukan dengan beberapa cara
yaitu :
a. Pengamatan/observasi
Data diperoleh berdasarkan pengamatan secara langsung terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan akuntansi dan pengawasan piutang pada PT. Astra
International, Tbk – Toyota Sales Operation Cabang Medan Gatot Subroto.
b. Wawancara dan kuesioner
Penulis melakukan wawancara atau tanya jawab kepada pihak-pihak yang
berhubungan dengan objek yang dipilih untuk diteliti. Selain itu juga
dilakukan penyebaran kuesioner kepada beberapa orang sampel.
D. Metode Analisis Data
Analisis data penelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif,
yaitu suatu metode analisis dimana data yang dikumpulkan, disusun,
diintepretasikan, dianalisis berdasarkan keadaan sebenarnya sehingga memberikan
E. Jadwal dan Lokasi Penelitian
Penelitian dilakukan bulan Maret 2007 yang telah dilakukan penulis di
Kantor PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation Cabang Medan
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Objek Penelitian
1. Gambaran Umum PT. Astra International, Tbk Cabang Medan
PT. Astra International Toyota Sales Operation merupakan salah satu
divisi dari PT. Astra International, Inc., yang berkedudukan di Jakarta. Perusahaan
didirikan oleh William Soerjawidjaya. AUTO 2000 merupakan penyalur tunggal
dari kendaraan bermotor merek Toyota di Indonesia yang bekerja sama dengan
Toyota Motor Sales, Co.Ltd. Jepang sebagai produsen produk Toyota.
Pada tanggal 1 Juli 1969 Pemerintah Negara Republik Indonesia
memberikan izin kepada perusahaan PT. Astra International, Inc. yang merupakan
induk dari perusahan Astra Group untuk menjadi agen tunggal kendaraan
bermotor merk Toyota di wilayah Indonesia.
Pada pertengahan tahun 1970, perusahaan PT. Astra International, Inc
membentuk divisi baru dalam perusahaan yang khusus menangani distribusi dan
pemasaran kendaraan bermotor merk Toyota, dengan nama Toyota Division.
Latar belakang pembentukan divisi ini adalah karena melihat perkembangan
pemasaran dari kendaraan merk Toyota yang sangat pesat pada saat itu serta untuk
meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan jangkauan pemasaran kepada para
Pada pertengahan tahun 1971, tepatnya pada tanggal 12 April 1971,
didirikan sebuah perusahaan baru dengan nama PT. Toyota Astra Motor (TAM)
yang merupakan perusahaan patungan antara Toyota Motor Sales, Co.Ltd. Jepang
dengan perusahaan PT. Astra International, Inc. dan PT. Gaya Motor dari
Indonesia. Pada saat itu PT. Gaya Motor merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang perakitan (assembling) kendaraan bermotor dari berbagai merk dan jenis.
Sesudah perusahaan PT. Toyota Astra Motor berdiri, maka sistem agen
tunggal kendaraan bermotor merk Toyota di wilayah Indonesia mengalami
perbahan yang sebelumnya ditangani oleh PT. Astra International, Inc., kemudian
dialihkan kepada perusahan PT. Toyota Astra Motora tersebut pada tanggal 1
Januari 1976 dan berkedudukan di Jakarta.
Pada tahun 1989, tepatnya tanggal 1 September 1989, perusahaan PT.
Astra Motor Sales bergabung dengan PT. Astra International, Inc., dan menjadi
divisi Toyota dengan nama PT. Astra International Toyota Sales Operation atau
yang disebut dengan AUTO 2000.
AUTO 2000 bergerak dalam bidang pedagangan dan jasa kendaraan merk
Toyota. Penjualan kendaraan merk Toyota tersebut ditangani oleh Vehicle
Division yang berkedudukan di kantor pusat Jakarta dan untuk seluruh
cabang-cabang ditangani oleh Sales Departemen masing-masing. Untuk mendukung
penjualannya, perusahaan ini juga menjual suku cadang kenderaan merek Toyota
Untuk seluruh cabangnya, penjualan ini ditangani oleh Parts Departemen
masing-masing cabang, tetapi mulai tanggal 1 Oktober 1985 telah ditangani oleh PT.
Sinar Inti Tenaga, yang berkantor pusat di Jakarta.
PT. Astra International Toyota Sales Operation Cabang Medan Gatot
Subroto mulai beroperasi pada tanggal 1 Pebruari 1976 (sebelumnya benama PT.
Astra Motor Sales) berkedudukan di Jl. Sisingamangaraja No. 8 Medan. Awal
Januari 1997 dibuka cabang baru yaitu PT. Astra International Tbk Toyota Sales
Operation di Jl. Gatot Subroto No. 220 Medan untuk menyalurkan kendaraan
bermotor merk Toyota di wilayah Sumatera Utara dan Aceh.
2. Struktur Organisasi PT. Astra International, Tbk Cabang Medan
Suatu struktur organisasi yang baik dan efisien membantu perusahaan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Struktur organisasi
harus dapat menunjukkan garus-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas
dalam arti jaringan jangan sampai terjadi tumpang tindih masing-masing bagian.
Dari struktur organisasi dapat diketahui apa yang menjadi tugas dan wewenang
masing-masing serta siapa yang menjadi atasannya, seberapa luas tugas dan
tanggung jawab dalam melakukan pekerjaan. Dari struktur organisasi ini dapat
diketahui siapa yang mendelegasikan wewenang dan siapa yang menerima, serta
hendaknya disusun dengan memisahkan fungsi-fungsi operasional, fungsi
penyimpanan dan fungsi pencatatan.
Berikut ini diuraikan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian
dalam struktur organisasi AUTO 2000 Toyota Sales Operation Cabang Medan.
1. Kepala Cabang
- Bertanggung jawab penuh terhadap jalannya operasi perusahaan yang
dipimpinnya ke pusat.
- Melaksanakan rencana kerja perusahaan yang telah ditetapkan.
- Mengelola, mengatur, dan mengawasi seluruh sumber daya yang ada di
perusahaan untuk tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
- Dalam hal khusus mengepalai Departemen Penjualan dalam perusahaan
sesuai dengan struktur organisasi perusahaan.
2. Administration Departemen Head (ADH)
- Bertindak sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
- Merancang, mengatur, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
administrasi dan keuangan cabang termasuk penjualan tunai dan kredit,
penagihan, pembayaran gaji dan pergudangan.
- Bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan administrasi perusahaan.
- Melakukan koordinasi dengan Departemen Sales, Suku Cadang dan Servis.
3. Sales Supervisor
- Bertanggung jawab atas pekerjaan Sales dan Counter Sales.
- Mengkoordinir pekerjaan Sales dan Counter Sales.
- Menangani masalah-masalah Salesman dalam penjualan produk perusahaan,
misal: Trade-In AUTO 2000.
- Membuat market share per bulan.
4. Credit Coordinator
- Menangani anggaran-anggaran penerimaan dan pengeluaran perusahaan.
- Menangani sisa hutang customer dari kredit mobil.
- Mempersiapkan kontrak perjanjian kredit mobil.
- Membantu ADH dalam hal otorisasi Surat Pemesanan Kendaraan dari
pelanggan.
5. Salesman
- Mencari pelanggan dan menjual produk sesuai dengan target perusahaan.
- Menjual ide dari perusahaan.
- Memberi informasi spesifikasi pesanan sesuai dengan Surat Pesanan Kredit
(SPK) ke PDI.
- Mengantar mobil pesanan pada customer (untuk customer dalam kota yang
6. Counter Sales
- Fungsinya sama dengan Salesman hanya posisinya berada di kantor
perusahaan yang pelayanannya baik secara langsung kepada customer
maupun melalui telepon.
7. Penata Administrasi
- Menangani seluruh administrasi perusahaan baik dari penjualan maupun
bengkel serta parts.
- Sebagai pusat informasi dalam perusahaan.
- Memberikan laporan ke pusat menyangkut penjualan, delivery order,
laporan stock, pembatalan-pembatalan stock dari customer, dan lain-lain.
8. Pre Delivery Inspection (PDI)
- Membantu Salesman, Counter Sales menyangkut informasi persediaan
mobil.
- Mengecek pesanan mobil, misalnya type, nomor rangka, nomor mesin,
warna, dan lain-lain.
- Menghantar mobil yang telah siap delivery ke ruangan delivery.
- Memeriksa kelengkapan mobil menyangkut sarung jok AC, tape recorder,
oli, mesin, dan lain-lain.
9. Billing Unit
- Menangani data stock kendaraan yang masuk (dari pusat dan cabang lain)
dan yang keluar (dijual dan ke cabang lain).
- Menangani Surat Pesanan Kendaraan (SPK) apakah tersedia stock sesuai
SPK.
10. Sales Administration
- Menangani seluruh administrasi untuk sales dan counter sales, misal:
urusan insentif salesman, mengurus kelanjutan STNK, BPKB, dan plat
mobil customer dari masing-masing salesman, surat perjalanan dinas
Salesman, dan lain-lain.
- Mengurus permohonan mutasi karyawan.
- Sebagi file data untuk seluruh salesman.
11. PO/GA (Personal Only/General Affair)
- Berfungsi membantu pekerjaan-pekerjaan umum dalam perusahaan, seperti
menangani klaim lembur dan tunjangan pengobatan karyawan, insentif sales
serta MTO, menangani surat keluar dan surat masuk, mengurus mutasi
3. Prosedur Penjualan Kredit
Penjualan yang dilakukan oleh perusahaan ada dua jenis yaitu penjualan
tunai dan penjualan kredit. Adapun prosedur penjualan kredit yang dilakukan oleh
perusahaan dibagi tiga prosedur yaitu :
1. Prosedur pesanan
Pesanan dapat diterima melalui dua cara yaitu :
a. Secara langsung, pihak pelanggan menghubungi perusahaan melalui
telepon atau pelanggan dapat langsung memesan ke perusahaan
b. Pesanan dapat disampaikan melalui tenaga penjual perusahaan yang
mendatangi pelanggan.
Pada bagian ini dibicarakan harga barang yang dipesan dan informasi
lainnya yang seperti uang muka, tanggal pengiriman, dan jangka waktu
pembayaran. Setelah terjadi kesepakatan, maka salesmen mencatat dan
membuat pesanan kemudian surat pemesanan disampaikan kepada kepala
seksi keuangan untuk diminta persetujuannya
2. Prosedur pembuatan faktur
Surat pesanan yang sudah disetujui diberikan kepada billing unit,
berdasarkan pesanan tersebut billing unit akan membuat faktur penjualan
dan didistribusikan sebagai berikut :
a) Lembaran pertama untuk pemesan
c) Lembar tiga untuk credit coordinator
d) Lembar keempat sebagai pertinggal untuk billing unit.
3. Prosedur pencatatan dan laporan penjualan
Seksi akuntansi akan melakukan pencatatan penjualan berdasarkan faktur
penjualan. Setiap pesanan yang telah dibuat faktur dianggap telah terjadi
transaksi. Apabila sudah jatuh tempo, penagihan piutang dilakukan oleh
juru tagih berdasarkan faktur penjualan. Hasil tagihan diserahkan kepada
kasir, dan kasir membuat catatan atas mutasi kas. Kemudian berdasarkan
tanda terima tersebut, bagian akuntansi akan mencatat jurnal pelunasan
piutang dengan mendebet perkiraan dengan mendebet perkiraan kas dan
mengkredit bagian piutang.
Gambaran prosedur penjualan kredit pada perusahaan adalah sebagai
Gambar 2. Skema Prosedur Penjualan Kredit Pada Perusahaan
SPK = Surat Pesanan Kendaraan
BSTB = Bukti Serah Terima Kendaraan Baru Faktur rangka 3 = 1. Customer
2. Accounting
3. Billing
BSTB rangkap 4= 1. Billing
4. Pencatatan Piutang
Setelah terjadi kesesuaian mengenai jenis dan jumlah kendaraan serta
mendapat persetujuan mengenai syarat-syarat tertentu mengenai pembayaran
maka perusahaan akan mengirimkan kendaraan pada pelanggan dan dalam buku
pembantu piutang perusahan akan timbul piutang dagang.
Pencatatan piutang dilakukan oleh seksi akuntansi, kemudian dijurnal
kedalam buku penjualan yang selanjutnnya dijurnal ke buku besar dan buku
tambahan piutang. Apabila sudah jatuh tempo, penerimaan piutang dilakukan oleh
juru tagih berdasarkan kontrak perjanjian kredit.
5. Penaksiran Piutang Tidak Tertagih
Pengukuran piutang tak tertagih yaitu menaksir berapa jumlah piutang tak
tertagih lagi, sehingga dapat diketahui berapa nilai bersih yang dapat
direalisasikan dari piutang tersebut. Piutang perusahaan dibagi atas dua yaitu
piutang jatuh tempo dan piutang belum jatuh tempo yang dapat dilihat pada
AR-Aging Schedule.
Adapun prosedur penaksiran piutang telah jatuh tempo disampaikan oleh
perusahaan dengan menyampaikan surat teguran kepada pelanggan. Apabila tidak
ditanggapi oleh pelangan, dan piutang dagang telah jatuh tempo lebih dari satu
minggu, maka credit coordinator mengambil keputusan ada denda 2 % dari AR
6. Penyajian Piutang pada Neraca
Laporan keuangan PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation
Cabang Medan Gatot Subroto meliputi neraca, daftar laba rugi, laporan perubahan
posisi keuangan yang disajikan setiap tahun agar dapat dinilai oleh pihak
pimpinan dan merupakan data bagi perusahaan dalam mengambil keputusan.
Penyajian piutang pada neraca PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales
Operation Cabang Medan Gatot Subroto berada pada aktiva lancar dan
dicantumkan sebesar jumlah bruto piutang dikurangi dengan taksiran piutang
tidak tertagih, sehingga jelas terlihat jumlah piutang yang dapat direalisasikan.
7. Pengawasan Piutang
Pengawasan pada piutang dimulai dari penerimaan pesanan penjualan,
dilanjutkan dengan persetujuan atas pesanan dan permohonan kredit, pengiriman
barang, pembuatan faktur, pembukuan piutang, penagihan piutang maupun
pengukuran terhadap piutang tidak tertagih secara tepat.
Permohonan kredit sebelum disetujui terlebih dahulu diadakan suatu
pemeriksaan terhadap keadaan usaha pihak pemohon kredit. Pemberian kredit
diutamakan bagi pelanggan yang telah menunjukkan kriteria yang baik dari segi
intensitas pemesanan maupun dalam pelaksanaan pembayaran piutang.
Persetujuan pemberian permohonan kredit dilakukan oleh kepala seksi keuangan
Faktor manusia merupakan unsur yang paling penting dalam suatu
pengawasan intern, menyadari hal ini maka PT. Astra International, Tbk – Toyota
Sales Operation Cabang Medan Gatot Subroto dalam penerimaan pegawainya
mengadakan seleksi yang ketat dan perusahaan meningkatkan kualitas
pegawainya melalui pelatihan. Hal ini perlu karena karyawan merupakan faktor
yang sangat penting dalam melakukan pengawasan terhadap piutang.
Apabila piutang telah jatuh tempo maka perusahaan melakukan penagihan
melalui juru tagih. Perusahaan harus sesegera mungkin memberitahukan kepada
pelanggan bahwa hutangnya telah jatuh tempo dan harus segera dibayar. Hal ini
perlu karena sering kali ada pelanggan yang sengaja melupakan kewajibannya
untuk membayar hutangnya. Apabila hal ini dibiarkan terjadi, perputaran piutang
semakin lambat dan akan mengakibatkan modal kerja perusahaan tertanam dalam
piutang yang mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan. Apabila pelanggan
tidak dapat membayar piutang lebih dari satu bulan sejak tanggal jatuh tempo,
maka PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation Cabang Medan Gatot
Subroto akan meminta persetujuan kantor pusat untuk menghapuskan piutang
B. Analisis Data
1. Analisis dan Evaluasi terhadap Prosedur Penjualan Kredit
Dalam pelaksanaannya, prosedur penjualan kredit melibatkan beberapa
bagian penting yakni :
Bagian Pesanan
Bagian Kredit
Bagian Gudang
Bagian Faktur
Bagian Pengiriman
Bagian Akuntansi
Dalam pelaksanaannya, pesanan sehubungan dengan penjualan dilakukan
sebagai berikut :
Pelanggan memesan kendaraan kepada salesman atau counter sales yang
nantinya akan dicatat dalam SPK (Surat Pesanan Kendaraan) sebagai pesanan
penjualan.
Pihak pelanggan mendatangi pihak penjual atau dapat juga dilakukan melalui
hubungan telepon. Bila menggunakan fasilitas telepon, maka pihak penjual
akan menggunakan formulir pesanan khusus untuk mencatat informasi.
Formulir pesanan ini diisi ragkap dua, selembar diantaranya dikirim kepada
pihak pekanggan untuk melaksanakan konfirmasi atau minta penegasan
Pihak penjual yang mendatangi pelanggannya, dan bila terjadi kesepakatan,
maka tiap pesanan akan dicatat dalam bentuk formulir pesanan dalam
beberapa lembar yang akan ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti telah
melakukan pesanan pembelian barang.
Setelah bagian pesanan menerima pesanan, maka untuk setiap penjualan
kredit harus mendapat persetujuan dari bagian kredit, kemudian bagian kredit
akan memeriksa pesanan tersebut, apakahpesanan tersebut diterima atau ditolak.
Pesanan yang disetujui bagian kredit kemudian dikembalikan kebagian pesanan.
Kemudian bagian billing unit membuat surat perintah pengiriman sebanyak tiga
lembar yaitu yang pertama untuk tinggal di bagian billing unit, yang kedua
diberikan kebagian gudang sedangkan yang ketiga diserahkan kebagian
pengiriman.
2. Analisis dan Evaluasi terhadap Pencatatan Piutang
Pencatatan dilakukan sesuai dengan Standart Akuntansi Keuangan yang
lazim, yaitu berdasar dari dokumen asli perusahaan atau faktur penjualan.
Berdasarkan faktur penjualan ini dicatat ke dalam buku harian dan selanjutnya
diposting kedalam buku besar dan buku pembantu piutang oleh bagian akuntansi.
Buku besar merupakan himpunan perkiraan sejenis, misalnya perkiraan piutang
buku besar piutang. Sedangkan buku tambahan piutang merupakan penjelasan
kepada siapa kita berpiutang dan berapa saldo masing-masing pelanggan.
3. Analisis dan Evaluasi terhadap Penaksiran Piutang Tidak Tertagih
Jumlah piutang yang tidak tertagih, pada dasarnya merupakan kerugian
bagi perusahaan. Dan untuk menentukan taksiran jumlah piutang yang tidak
tertagih harus dipergunakan cara yang tepat, sehingga memungkinkan
diketahuinya jumlah piutang yang tidak tertagih.
Jika perusahaan mengunakan metode penghapusan langsung dalam
mencatat kerugian perusahaan yang timbul akibat tidak tertagihnya piutang, maka
kerugian tersebut baru dicatat piutang sudah dapat dipastikan benar-benar tidak
tertagih.
Dalam metode penghapusan langsung tidak dibuat taksiran piutang tidak
tertagih bila perusahaan menerima pemberitahuan dari pihak instansi yang
berwenang mengenai kepailitan debitur. Selain itu debitur sendiri dapat langsung
memberitahukan pada perusahaan bila debitur benar-benar sudah tidak mampu
untuk melunasi kewajibannya.
Dengan menggunakan metode penghapusan langsung, daftar laba-rugi
menunjukkan beban piutang tidak tertagih tidak dicatat pada waktu pendapatan
itu diperoleh dari penjualan kredit, sehingga pendapatan bersih nilainya akan
sedangkan neraca akan menunjukkan jumlah yang benar-benar saat piutang yang
tidak tertagih itu dihapuskan.
4. Analisis dan Evaluasi terhadap Penyajian Piutang pada Neraca
Penyajian piutang pada neraca ini harus didasarkan pada nilai yang
realistis. Dimana perusahaan ini menyajikan jumlah piutang bruto dikurangi
penyisihan piutang tidak tertagih sehingga dapat dilihat jumlah piutang resmi
yang direalisasikan. Perusahaan menyisihkan piutang tidak tertagih berdasarkan
umur piutang.
Jika perusahan mengunakan metode penyisihan untuk mencatat piutang
tidak tertagih, maka setiap akhir periode perusahaan perlu menaksir besarnya
jumlah piutang yang tdak tertagih. Penaksiran ini dilakukan karena pada saat
timbulnya piutang, pihak perusahaan belum dapat menentukan jumlah piutang
yang tidak tertagih. Cara yang dapat dipergunakan oleh perusahaan untuk
menaksir besarnya piutang tidak tertagih adalah dengan mengunakan pengalaman
perusahaan lain yang bergerak dalam bidang usaha yang sejenis.
5. Analisis dan Evaluasi terhadap Pengawasan Piutang
Tujuan pengawasan piutang yang dilaksanakan adalah untuk
seperti penyelewengan atas penerimaan piutang dan menghindari kesalahan
dalam menilai dan menaksir piutang tidak tertagih.
Hal ini terlihat dengan adanya pembagian tugas dan sistem otorisasi dalam
prosedur penjualan kredit. Pengawasan pada piutang dimulai dari penerimaan
pesanan penjualan, dilanjutkan dengan persetujuan atas pesanan dan permohonan
kredit, pengiriman barang, pembuatan faktur, pembukuan piutang, penagihan
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bagian akhir penelitian ini, penulis akan memberikan kesimpulan atas
pembahasan seluruh isi penelitian dan saran-saran yang dianggap perlu sertra
bermanfaat khususnya bagi PT. Astra International, Tbk – Toyota Sales Operation
Cabang Medan Gatot Subroto.
A. Kesimpulan
1. Prosedur penjualan kredit telah cukup memadai karena bagian-bagian yang
terlibat dalam proses penjualan kredit memiliki otorisasi.
2. Pencatatan piutang telah dilakukan sesuai dengan Standar Akuntansi
Keuangan yang lazim, yaitu berdasar dari dokumen asli perusahaan atau faktur
penjualan.
3. Dalam penyajian piutang pada neraca, perusahaan ini menyajikan jumlah
piutang bruto dikurangi penyisihan piutang tidak tertagih sehingga dapat
dilihat jumlah piutang sebenarnya. Perusahaan menyisihkan piutang tidak
tertagih berdasarkan umur piutang.
4. Pengawasan piutang sudah cukup memadai, hal ini terlihat dengan adanya
pemisahan fungsi dan pembagian tugas serta sistem otorisasi dalam prosedur
penjualan kredit. Pengawasan pada piutang dimulai dari penerimaan pesanan
kredit, pengiriman barang, pembuatan faktur, pembukuan piutang, penagihan
piutang dagang maupun pengukuran terhadap piutang tidak tertagih secara
tepat.
B. Saran
1. Pengawasan terhadap penjualan kredit yang dilakukan oleh PT. Astra
International, Tbk – Toyota Sales Operation Cabang Medan Gatot Subroto
harus terus ditingkatkan seiring dengan perkembangan perekonomian untuk
mangantisipasi kerugian yang mungkin ditimbulkan dari piutang dagang yang
tidak dapat ditagih.
2. Dokumen-dokumen dan prosedur yang diterapkan di perusahaan sudah cukup
memadai, karena dokumen tersebut diotorisasi pihak-pihak yang berwenang,
sehingga mendukung pengawasan intern perusahan dan hal ini harus
dipertahankan agar menjadi lebih baik lagi dimasa yang akan datang.
3. Perusahaan harus memperhatikan dengan baik masalah yang berkaitan dengan
penaksiran yang tidak tertagih dengan penghapusan piutang dagang yang tidak
dapat ditagih agar perusahaan dapat terhindar dari kemungkinan adanya
kesalahan dan kecurangan di dalam penaksiran piutang dagang tidak tertagih
dan penghapusan piutang tidak tertagih.
4. Otorisasi atas setiap pemberian kredit cukup memadai, karena otorisasi
pemberian kredit tersebut, sehingga mendukung pengawasan piutang dagang
pada perusahaan ini dan hal ini disarankan tetap diperhatikan agar lebih baik
DAFTAR PUSTAKA
Harahap, Sofyan Safri, 2003. Teori Akuntansi, Edisi Kelima, PT. Raspindo, Jakarta.
Hartono, Sri dan S. Djoko, 1997. Akuntansi Keuangan Dasar, Pendekatan Siklus
Akuntansi, Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta.
Hongren, Sundem, Elliott, 1999. Pengantar Akuntansi Keuangan, Edisi Keenam, Jilid Dua, Erlangga, Jakarta.
Kieso dan Weygant, 1995. Akuntansi Intermediate, Ahli Bahasa Herman Wibowo, Edisi Ketuju, Jilid Tiga, Bina Rupa Aksara, Jakarta.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, STIE-YKPN, Yogyakarta.
Niswonger, Fess Warren. 2001. Prinsip-prinsip Akuntansi. Erlangga, Jakarta.
Smith, Jay, Mand K. Fred Skousen, 2000. Akuntansi Intermediate, Edisi Kedelapan, Jilid Satu, Erlangga, Jakarta.
Supangkat, Harry, 2005. Buku Panduan Direktur Keuangan. Edisi 2. Salemba Empat, Jakarta.
Woelfel J. Charles, 1995. Diterjemahkan oleh Susanto Limin, Memantau
Kesehatan Perusahaan Melalui Laporan Keuangan. Abdi Tandur,
Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2004. Standar Akuntansi Keuangan. Salemba Empat, Jakarta.
