6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI
2.1 Tijauan Pustaka
Dalam perancangan Sistem Informasi ini, kebenaran dan Keakuratan sebuah informasi sangatlah penting, agar tidak menimbulkan kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan, maka sangat diperlukan pendukung yang bisa melakukan hal tersebut dan bisa menghasilkan sebuah informasi yang baik, cepat dan efesien.
Dalam Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekolah Menengah Pertama St Klausa Kuwu Kabupaten Manggarai Timur belom pernah dibuat oleh siapapun, adapun tujuan dalam penelitian ini adalah dapat memberikan informasi mengenai Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar.
Dalam Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Sekolah Menengah Pertama Santuk Klaus Kuwu Kabupaten Manggarai Timur, pada penelitian ini dapat memberikan rangkaian informasi yaitu dapat menimalisir resiko kerusakan terhadap informasi surat masuk dan surat keluar, mengurangi penggunaan kertas dalam pengisian data surat, mempermudah petugas dalam pembuatan laporan perbulan, dapat membantu mengawasi / mengontrol surat masuk maupun surat keluar.Dalam Penelitian ini menggunakan Beberapa sumber pustaka sebagai acuan yang berhubungan dengan kasus atau metode yang akan diteliti. Diantaranya yaitu :
Fauzan Masykur, Ibnu Makruf Pandu Atmaja(2015) berjudul “ Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web”
Membangun Sistem Informasi Administrasi sebagai media penyimpanan surat masuk dan surat keluar pada SMK Negeri 1 Magetan.
Irna Rafida(2019), berjudul “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Di Kecamatan Ngemplak Yogyakarta. Tujuan dibuatnya sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Ngemplak Yogyakarta yaitu dapat mengelola data surat agar teroganisir dan dapat membantu petugas dalam pembuatan laporan. Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar menggunakan metode UML (Unified Modeling Language) yaitu dengan use case diagram dan activity diagram. Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis website dilakukan menggunakan Bahasa pemograman PHP dan basis data MYSQL.
Kurnia Adhi Saputra, Muga Linggar Famukhit(2014), berjudul “ perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada MTS Gupi JetisKidul. Tujuan penelitian ini adalah merancang sebuah sistem pengelolaan surat pada MTs GUPPI Jetiskidul untuk membantu proses mengelola surat masuk dan surat keluar yang saat ini sistem yang digunakan masih manual dengan menggunakan buku register. Metode penelitian dilakukan dengan dua metode yakni, metode pengumpulan data dan pengembangan sistem informasi. Metode pengumpulan data dilakukan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan kegiatan studi lapangan dan penelitian kepustakaan. Metode pengembangan sistem informasi digunakan dalam penilaian mengenai masalah
dalam pengumpulan data, metode ini berupa survei, analisis, design, perancangan, implementasi. Hasil yang dicapai bahwa MTs GUPPI Jetiskidul membutuhkan sistem pengelolaan surat yang terkomputerisasi, dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah segala pihak yang terkait dengan surat masuk dan surat keluar di MTs GUPPI Jetiskidul sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien yang pada akhirnya mampu memberikan pelayanan yang lebih baik.
Nono Suwarno(2014), berjudul “Sistem Infomasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Universitas Komputer Indonesia. Maksud dari penelitian yang dilakukan penulis adalah untuk merancang sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada UNIKOM. Dalam upaya untuk mencari solusi masalah yang terjadi saat ini agar dapat membantu dan mempermudah para pengelola UNIKOM dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar menggunakan sistem informasi yang disesuaikan dengan kebutuhan yang ada.
Agar penelitian dapat berlangsung dengan lancar dan terarah, maka penulis menentukan tujuan dari penelitian ini. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk membuat rancangan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar berdasarkan hasil analisis sistem.
2. Untuk mengimplementasikan rancangan sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang telah dibangun pada UNIKOM.
3. Untuk melakukan pengujian sistem informasi surat masuk dan surat keluar pada UNIKOM agar sesuai dengan keinginan dari pengguna sistem di UNIKOM.
Siska Wahyu Kartukasari(2012), berjudul “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Unit Pelaksanaan Teknis Taman Kanak- Kanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku yang bertujuan untuk :
Menghasilkan sistem informasi pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Unit Pelaksanaan Teknis Taman Kanak Kanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku, yang efisien dan efektif, Untuk mengetahui kendala- kendala apa yang dihadapi serta untuk mempermudah pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang sebelumnya masih menggunakan sistem konvensional pada Unit Pelaksanaan Teknis Taman Kanakkanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluarnya. Adapun perbandingannya pada penelitian tersebut, dapat dilihat pada table 2.1
Tabel 2.1 Acuan Penelitian No Penulis Topik
Penulisan
Bahasa Pemograman
Teknologi Fitur 1 Fauzan
Masykur, Ibnu Makruf Pandu Atmaja (2015)
Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web
PHP , MYSQL
Web Memberi
Kemudahan Dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar.
2 Irna Rafidah (2019)
Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kecamatan Ngemplak Yogyakarta
PHP, MYSQL
Web Menimalisir resiko kerusakan terhadap
informasi surat masuk dan surat keluar.
3 Kurnia Adhi Saputra, Muga
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan
PHP , MYSQL
Web Agar dapat
mengelola surat masuk dan surat keluar dengan
Linggar Famukhit (2014)
Surat Masuk dan Surat Keluar Pada MTs Guppi JetisKidul
terkomputerisasi.
Agar kesulitan cara manual yang selama ini sering terjadi dapat diminimalkan 4 Nono
Suwarno (2014)
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Universitas Komputer Indonesia.
PHP , MYSQL
Web Untuk membuat
rancangan sistem informasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar
berdasarkan hasil analisis sistem.
5 Siska Wahyu Kartikasari (2012)
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Unit
Pelaksanaan Teknis Taman Kanak – Kanak Dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku
PHP, MYSQL
Memberikan kemudahan pada Unit Pelaksanaan Teknis Taman Kanak - Kanak dan Sekolah Dasar Kecamatan Pringkuku dalam pengolahan Surat masuk dan Surat Keluar.
6 Siti
Mu’minah (2021)
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada SMP St Klausa Kuwu Kabupaten Manggarai Timur
PHP , MYSQL
Memberikan kemudahan dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar yang dapat menyampaikan informasi secara detail, singkat dan jelas.
Memberiklan kemudahan dalam dokumentasi
surat masuk dan surat keluar pada SMP St Klausa Kuwu Kabupaten Manggarai Timur
2.2 Landasan Teori 2.2.1 Pengertian sistem
Sistem berasal dari Bahasa latin (Systema) dan Bahasa yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu entitas yang berinteraksi. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara.
Kata “sistem” banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari- hari,dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Sistem adalah kumpulan atau group atau komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari procedure-prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
1. Pengertian Sistem dan Definisi Sistem Menurut Para Ahli
Pengertian sistem Menurut Arifin Rahman | Sistem adalam Webster New Collegiate Dictionary bahwa terdapat kata "syn" dan "Histanai" yang berasal dari
bahasa Yunani berarti menempatkan bersama. Bahwa pengertian sistem adalah suatu kumpulan pendapat pendapat, (collection of opinions), prinsip prinsip (principles), dan lain lain yang membentuk suatu kesatuan yang berhubung hubungan satu sama lain.
2. Pengertian sistem menurut Ludwig von Bertallanffy | Bahwa sistem adalah sekumpulan unsur unsur yang berada dalam keadaan yang berinteraksi
Pengertian sistem berdasarkan A.Hall dan R. Fagen | bahwa pengertian sistem adalah sekumpulan objek, yang mencakup hubungan diantara objek tersebut (understanding of the system is a set of objects, which includes the relationship between the object), serta hubungan antara sifat yang mereka miliki (the relationship between their properties).
2.2.2 pengertian informasi
pengertian informasi adalah berupa sekumpulan fakta dan data yang telah diproses, diolah, dan dimanipulasi sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah dimengerti dan bermanfaat bagi penerimanya. Dari definisi informasi tersebut dapat disimpulkan bahwa arti kata “infomasi” berbeda dengan arti kata
“data”.pengertian data adalah sekumpulan fakta yang belom diolah atau masih bersifat mentah, setelah diproses maka sekumpulan data tersebut bisa menjadi suatu informasi yang utuh.
1. Pengertian Informasi Menurut Para Ahli
Jogiyanto HM (1999 : 692) Jogiyanto HM berpendapat bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan data ke dalam bentuk yang lebih bermanfaat bagi penerimanya yang menggambarkan kejadian-kejadian yang nyata untuk digunakan dalam pengambilan keputusan
Anton M.Meliono (1990 : 331) Anton M. Meliono berpendapat bahwa informasi adalah data yang telah diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan.
Tata Sutabri, S.Kom., MM Tata Sutabri mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengamilan keputusan.
2.2.3 Pengertian Surat
Surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk dapat menyampaikan informasi tertulis oleh kepada suatu pihak kepada pihak lain. Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk dapat menyampaikan sebuah informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau juga oraganisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau juga organisasi). Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat itu artinya kertas yang bertulis atau juga secarik kertas sebagai tanda atau juga sebuah keterangan, sesuatu yang ditulis. Jadi, surat itu merupakan salah saatu alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik itu atas nama pribadi ataupun atas nama sebuaah organisasi atau perusahaan.
Sebuah surat tersebut dibuat dan dikirimkan dengan tujuan supayasi penerima surat mengerti maksud si pembuat surat.
1. pengertian surat Menurut Para Ahli
Surat Menurut Pratama (1997:1) surat merupakan sebuah alat atau sarana yang difungsikan untuk mengambil informasi juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainya, baik itu dilakukan atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari satu instansi perusahaan ataupun juga sebuah organisasi.
Surat menurut YS.Marui (2000:15), Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk dapat menyampaikan suatu informasi ataupun juga pernyataan dengan secara tertuis dari pihak satu ke pihak lain.
Surat Menurut Yose Rizal (2003 :2), surat merupakan alat yang digunakan untuk dapat menyampaikan maksud dengan secara tertulis atau sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.
2.2.4 Fungsi Surat
Surat selain sebagai sarana komunikasi dalam suatu organisasi atau lembaga, surat juga mempunyai peranan sangat penting dalam kelangsungan hidup organisasi atau lembaga tersebut. Maka dalam penyimpanannya harus dilakukan secara teratur dalam suatu tempat sehingga setiap akan diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Surat tersebut harus disimpan dengan baik karena mempunyai fungsi dan nilai kegunaan yang ada didalamnya.
Menurut Basir Barthos (2009 : 36) surat berfungsi sebagai “wakil dari pengiriman atau penulis, bahan pembukti, pedoman dalam mengambil tindakan
lebih lanjut, Alat pengukur kegiatan organisasi, dan sarana memperpendek jarak”.
Sedangkan fungsi surat menurut Sikka Mutiara dkk (2008 : 2-3) sebagai berikut : Surat berfungsi sebagai sarana Komunikasi, surat merupakan sarana Komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kehutanan hokum. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk ketrangan untuk ditindak lanjuti.
Bahan pengingat, surat mengiingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakanya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya. Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya. Alat pengikat, surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak.
Alat promosi, tak terelakkan lagi bahwa surat, terutama pada bagian kepala surat yang memuat logo, dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut. untuk penghemat, surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.
2.2.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pengertian Prosedur
Dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar dibutuhkan prosedur yang tersusun rapi sehingga kegiatan – kegiatan yang berhubungan dengan suatu organisasi dapat terlaksana dengan baik. Prosedur menurut Moekijat (2001 : 194) adalah “suatu rangkaian tugas – tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan – urutan menurut waktu dan tatacara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang harus diselesaikan, prosedur merupaan bagian penting dalam tiap perusahaan”.
Sedangkan menurut The Liang Gie (2003 : 184) Prosedur adalah “suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan”. Memilih prosedur yang tepat dan tetap dalam suatu lembaga atau perusahaan merupakan hal utama dan pokok dalam menentukan hasil yang ingin dicapai. Menurut Agus Sugiharto dkk (2005 : 27) “Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar”. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada 3 ( tiga) prosedur yang umum dipergunakan, antara lain :
Prosedur Buku Agenda Halaman – halaman buku ini berisi kolom – kolom ( data ) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Ada tiga jenis format buku agenda yang dapat dipergunakan, yaitu :
Buku agenda tunggal
Buku agenda berpasangan
Buku agenda kembar
b. Prosedur Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali, surat masuk dan surat keluar digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.
Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar
c. Prosedur Tata Naskah (Takah)
Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data–data dari semua tulisan mengenai segi – segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Tata naskah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuai keperluan, dan peredarannya dimonitori terus menerus oleh tata usaha Takah, sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpan di tata usaha Takah menurut system penyimpanan yang dipakai.
Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu tatacara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang telah ditentukan.
Terdapat tiga prosedur yang umum dipergunakan dalam pengelolaan surat yaitu prosedur buku agenda, prosedur kartu kendali dan prosedur tata naskah.
d. Pengertian Pengelolaan
Pengelolaan ini dimaksudkan agar kegiatan yang dilakukan organisasi tersebut berjalan dengan baik dan lancar. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1991 : 470) pengelolaan mempunyai beberapa arti, yaitu : Proses, cara, perbuatan mengelola.
Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga orang lain
Proses yang merumuskan kebijakan dan tujuan operasional
Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan
Pengelolaan tersebut dimaksudkan untuk mengawasi semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan, kebijaksanaan dan pencapaian tujuan suatu organisasi atau instansi terkait. Menurut Poerwadarminta, (2006 : 88) pengelolaan adalah “proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan”.
Sedangkan menurut Ibnu syamsi, (2008 : 8) Pengelolaan adalah “proses, cara, perbuatan pengelolaan yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau yang memberikan pengawasan suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan dengan menggunakan tenaga orang lain”.Menurut pendapat beberapa ahli diatas maka dapat
disimpulkan bahwa pengelolaan adalah suatu proses dalam merumuskan dan menjalankan suatu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu. Termasuk memberikan pengawasan terhadap semua yang terlibat di dalamnya.
e. Pengelolaan Surat Masuk
Pengelolaan surat masuk merupakan kegiatan penting dalam suatu organisasi yang mempunyai tujuan untuk menyampaikan segala jenis surat dari instansi maupun perorangan untuk diedarkan ke bagian yang ditujukan.
Pengelolaan surat masuk merupakan proses pengelolaan dari menerima surat sampai mengarsipkan surat. Menurut Ida Nuraida (2007 : 76) surat masuk adalah “surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau bagian lain pada instansi/perusahaan, baik yang berasal dari instansi/perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi/perusahaan yang sama”. Sedangkan menurut Gina Madiana (2004 : 49), “surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor”.
Disamping itu menurut Wursanto (2004 : 108-110) pengelolaan surat masuk adalah, Proses kegiatan mencatat semua jenis surat yang diterima instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). sPengelolaan surat masuk dibagi menjadi 5 langkah adalah penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan surat, pencatatan surat dan pengarahan surat.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat masuk adalah proses kegiatan mencatat semua jenis surat
yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi) yang kemudian diedarkan ke bagian yang dituju.
Setiap surat yang masuk ke instansi atau perusahaan tentu sangat berharga.
Karena surat dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan bagi organisasi atau lembaga tersebut untuk melakukan kegiatannya. Oleh karena itu, harus ada pengelolaan yang tepat agar surat masuk tersebut dapat diperlakukan sebagaimana mestinya. Menurut Sri Endang. Dkk (2012 : 28-29) tahapan yang dilakukan dalam penerimaan surat masuk adalah :
f. Penerimaan surat
Pola penerimaan surat pada setiap kantor berbeda-beda. Pada pola sistem buku agenda, penerimaan surat dilakukan oleh Tata Usaha (TU)
Penyortiran surat setelah diterima oleh bagian tata usaha / administrasi / secretariat, selanjutnya surat dipisahkan / sortir. Pembukaan surat Surat dibuka menggunakan peralatan yang sesuai, yaitu mesin pembuka surat atau pisau pembuka surat. Lalu cocokan alamat surat dan alamat pada amplopnya, apabila data pada alamat amplop berbeda dengan isi surat, amplopnya disatukan dibelakang surat dengan stapler.
Tetapi apabila alamat tujuan pada amplop sama dengan alamat pada kertas surat tersebut, amplop tidak perlu disatukan.
Pencatatan atau registrasi pencatatan surat dilakukan menggunakan buku agenda. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena demikian dapat
diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun penyertaan lembar disposisi Surat kemudian dilampiri lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan/atasan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut. Pencatatan di buku ekspedisi intern Surat kemudian disampaikan kepada pihak yang dituju, surat tersebut dicatat pada buku ekspedisi intern. Pendistribusian surat, surat kemudian didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit pengolah/unit kerja untuk diproses lebih lanjut.
Klasifikasi surat Untuk mengetahui klasifikasi surat, staf administrasi kantor atau sekretaris di unit pengolah/unit kerja harus membaca surat – surat yang telah disortir. Penyampaian surat Surat – surat dalam secretaries desk file selanjutnya segera disampaikan kepada atasan/pimpinan, agar ia dapat memberikan disposisi surat Tindak lanjut surat pasca dari pimpinan Apabila pimpinan/atasan sudah menuliskan disposisi surat, ada tiga kemungkinan tindak lanjut dari disposisi surat, yaitu surat diedarkan, surt dibalas, atau surat disimpan.
g. Pengelolaan Surat Keluar
Pengelolaan surat keluar dalam suatu lembaga tergantung dengan sistem yang digunakan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Oleh karena itu pengurus surat-surat keluar harus dilakukan secara tepat dan cepat sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman atau kerugian.
Menurut Gina Madina (2004 : 57), pengertian surat keluar adalah Surat – surat yang dikirimkan oleh organisasi terkait, baik sebagai jawaban maupun tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari suatu organisasi kantor atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi serta kedua belah pihak memperoleh keuntungan.
Sedangkan menurut Ida Nuraida (2007 : 78), surat Keluar adalah “surat yang dikirim oleh suatu instansi/perusahaan atau antar bagian dalam instansi/perusahaan tersebut, ditunjukan kepada instansi/perusahan lain atau ke bagian lain dalam instansi/perusahaan yang sama”. Selain itu surat keluar dapat juga diartikan sebagai surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga lain (Wursanto, 1994 : 144).
2.2.6 PHP
PHP adalah Bahasa pemograman script server-side yang didesain untuk mengembangkan web. Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page yang pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995 yang sekarang dikelola oleh The PHP Group(Andre, 2014).
2.2.7 MySQL
MySQL adalah salah satu aplikasi DBMS yang sudah banyak digunakan untuk pemograman aplikasi web. Database Management System (DBMS) adalah aplikasi yang dipakai untuk mengelola basis data. Beberapa kemampuan DBMS yaitu: Kemampuan CRUD atau Create. Update dan Delete yaitu kemampuan
dalam membuat. Menambah, mengubah atau memodifikasi dan menghapus basis data. Kemampuan dalam mengatur hak akses ketika mengakses data sehingga tidak semua orang dapat mengakses dan menjamin keamanan data. DBMS dapat berjalan bersama dengan aplikasi lain, misalnya menggunakan aplikasi PHP untuk mengakses basis data MySQL.
2.2.8 AppServ
Menurut Fhadeli, Pengertian Appserv, Appserv adalah aplikasi yang memiliki fungsi untuk menginstal beberapa program yaitu Apache, PHP, MySQL dalam sekejap. Nah banyak orang memiliki masalah saat Install Apache, PHP, MySQL karena memang membutuhkan waktu yang agak lama untuk mengkonfigurasi dan terkadang dapat menyebabkan pusing tujuh keliling. Dengan adanya Appserv orang sangat didipermudah. Beberapa Fitur Appserv adalah Apache, PHP, MySQL, phpMyAdmin.
2.2.9 Pengujian Blackbox
Proses pengujian blackbox dilakukan dengan memastikan sistem dapat berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan. Penulis menggunakan pengujian blackbox karena pengujian lebih difokuskan pada kebutuhan fungsional sistem, sehingga pengembangan aplikasi dapat menentukan kondisi masukan yang nantinya akan dilaksanakan sebagai persyaratan fungsional terhadap suatu program. Pengujian blackbox memungkinkan untuk menemukan kesalahan- kesalahan berdasrkan kategori (Pressman, 1997) sebagai berikut:
1. Fungsi yang tidak benar atau hilang.
a. Kesalahan antarmuka, Kesalahan pada struktur data atau pengaksesan basis data eksternal.
b. Kesalahan kinerja, Kesalahan pada inisialisai data dan proses berhentinya
