commit to user
i
PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN
INFORMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
DAERAH KOTA YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokation Gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang
Ilmu Perpustakaan
Oleh :
ROSITA WIDYA SANDARI
D1810082
PROGRAM DIPLOMA III ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
iii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS yang bertanda tangan di bawah ini:
NAMA : ROSITA WIDYA SANDARI NIM : D1810082
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN INFORMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA
PEMBIMBING : Daryono, S.Sos TANGGAL DIUJI : 7 Mei 2013
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, April 2013
commit to user
iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
NAMA : ROSITA WIDYA SANDARI NIM : D1810082
Program Studi : Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:
PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN
INFORMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA
beserta instrumen / desain / perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing (co Author) atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta Pada tanggal : April 2013
Yang membuat pernyataan
commit to user
commit to user
vi
MOTTO
“ Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Maka
apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan), kerjakanlah
dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain, dan hanya
kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap. ”
(QS. Al Insyirah : 6-8)
“Everything happens for a reason. Besides, there's
always someone better that will treat you right. It will
be okay ♥”
-rosita-
“Kuncinya adalah ikhlas, bersyukur, dan berusaha”
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Karya sederhana ini kupersembahkan untuk:
ü Kedua orang tuaku tercinta yang selalu memberikan kasih sayang, pengarahan dan doa serta dukungannya
ü Kedua kakakku yang cantik (Erlyna dan Elysa) yang selalu memberi pengarahan
ü Mbahkung yang selalu mendoakan dan memberi nasehat
ü Seseorang yang memberi warna berbeda dalam hidupku (Adira)
ü Sahabat-sahabatku (Pia, Niken, Nisa, Nia, Deasy)
ü Teman-teman Perpustakaan 2010
commit to user
viii ABSTRAKSI
ROSITA WIDYA SANDARI, 2013, D1810082, “PEMANFAATAN SIPRUS SEBAGAI MEDIA PENELUSURAN INFORMASI DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA YOGYAKARTA”
Kuliah Kerja Perpustakaan ini mengambil lokasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta yang beralamatkan di Jalan Suroto No. 9 Kota Baru Yogyakarta, telepon (0274) 511314. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui pemanfaatan software SIPRUS, mengetahui proses penelusuran informasi, dan mengetahui hambatan dalam pemanfaatan serta pemecahan masalah yang dihadapi oleh para pengguna dan para petugas/pustakawan perpustakaan. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, studi pustaka dan wawancara.
Kuliah Kerja Perpustakaan ini dilaksanakan untuk memenuhi Tugas akhir D III Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta tahun 2013. Kuliah Kerja Perpustakaan ini dilaksanakan mulai tanggal 11 Februari 2013 sampai dengan 28 Maret 2013
commit to user
ix
sehingga apabila listrik padam kegiatan penelusuran informasi di perpustakaan tetap dapat dilakukan.
Kata kunci: Perpustakaan, Penelusuran informasi, SIPRUS
ABSTRACT
ROSITA WIDYA SANDARI, 2013, D1810082, ‘THE USE OF SIPRUS AS INFORMATION TRACING MEDIA IN ARCHIVE AND LIBRARY OFFICE OF YOGYAKARTA CITY
This On the Job Training took place in the Archive and Library Office of Yogyakarta City located in Suroto Street No.9 of Kota Baru, Yogyakarta, phone (0274) 511314. This final project writing aimed to find out the use of SIPRUS software, to find out the information tracing process, and to find out the constraints in the use as well as the solution to the problems encountered by the users and librarians. The methods of collecting data used were observation, library study and interview.
This On the Job Training was conducted to meet the requirement of the Final Project of Library Undergraduate Program of Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University in 2013. This On the Job Training was taken place on February 11 to March 28, 2013.
This final project focused on the use of SIPRUS (Library Information System) software as an information tracing media in the Archive and Library Office of Yogyakarta City. The process of tracing information in the Archive and Library Office of Yogyakarta City had used computerized system. In its use, SIPRUS software was used in operating activity of library such as procurement, cataloguing, inventorying, membership, OPAC, circulation, and etc. The information tracing using SIPRUS could be done by utilizing the existing menu in SIPRUS software. The constraints with the use of SIPRUS as information tracing media in the Archive and Library Office of Yogyakarta City was that the users understood poorly the use of OPAC, the user found difficulty in determining keywords, the users were less thorough and skilled, electricity extinguishing, no card catalog.
commit to user
x
Keywords: Library, Information Tracing, SIPRUS.
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulillahirobbil’alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan seluruh rahmat, hidayah, dan inayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Pemanfaatan SIPRUS Sebagai Media Penelusuran Informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerha Kota Yogyakarta” dengan seluruh kemampuan yang dimiliki dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Penyusunan Tugas Akhir ini merupakan salah satu persyaratan kelulusan dalam Program Studi Diploma III Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Atas terselesaikannya Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terimakasih kepada yang terhormat:
1. Bapak Prof. Drs. Pawito,Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Studi Diploma III Fakulatas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Daryono, S.Sos, selaku pembimbing dalam Tugas Akhir yang telah
commit to user
xi
serta saran-saran yang sangat bermanfaat dalam penyusunan Tugas Akhir ini hingga selesai.
4. Bapak Drs. H. Sakur S.U , selaku penguji Tugas Akhir.
5. Ibu Dra. Sri Adiyanti, selaku Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis dalam melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta .
6. Seluruh staff dan Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta.
7. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dan dengan tanpa mengurangi rasa hormat, penulis mengucapkan banyak terimakasih atas seluruh bantuan yang telah diberikan kepada penulis.
Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih jauh dari sempurna, karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun
Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam pengembangan ilmu perpustakaan khususnya dan masyarakat pada umunya.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
commit to user
xii
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... ii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... iii
HALAMAN PENGESAHAN ... iv
HALAMAN MOTTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN... vi
ABSTRAK ... vii
ABSTRACT ... viii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR TABEL ... xvii
DAFTAR BAGAN ………... xviii
DAFTAR GAMBAR ... xix
DAFTAR LAMPIRAN ……… xxi
BAB I PENDAHULUAN 2.1 Latar Belakang ... 1
2.2 Rumusan Masalah ... 4
commit to user
xiii
2.4 Pelaksanaan ... 5
2.5 Metode Pengumpulan Data ... 6
2.6 Sistematika Penulisan ... 7
2.7 Manfaat Penelitian ... 9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI 2.1 Tinjauan Pustaka ... 9
2.1.1 Pengertian Perpustakaan ... 9
2.1.2 Pengertian Arsip ... 10
2.1.3 Pengertian Penelusuran Informasi ... 10
2.2 Landasan Teori ... 11
2.2.1 Pengertian Perpustakaan ... 11
2.2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan ... 11
3.2.1 Tujuan Perpustakaan ... 11
3.2.2 Fungsi Perpustakaan ... 11
2.2.3 Jenis Perpustakaan ... 12
2.2.4 Penelusuran Informasi ... 17
2.2.5 Jenis Penelusuran Informasi ... 18
2.2.6 Teknik Penelusuran ... 18
2.2.7 SIPRUS ... 24
BAB III GAMBARAN UMUM 3.1 Sejarah Perpustakaan Kota Yogyakarta ... 31
3.2 Visi, Misi dan Motto Perpustakaan Kota Yogyakarta ... 33
commit to user
xiv
3.2.2 Misi ... 33
3.2.3 Motto ... 34
3.3 Tata Tertib Perpustakaan Kota Yogyakarta ... 35
3.4 Struktur Organisasi ... 41
3.5 Sumber Daya Manusia ... 41
3.9.2 Layanan Perpustakaan Keliling ... 50
3.9.3 Layanan Administrasi ... 51
3.9.4 Layanan Hotspot Area ... 54
3.9.5 Layanan PC Internet ... 55
3.9.6 Bank Buku ... 55
3.9.7 Layanan Blind Corner ... 56
3.9.8 Layanan Digital Library ... 57
3.9.9 Layanan Referensi dan Terbitan Berkala ... 57
3.9.10 Layanan Lain-lain ... 58
3.10 Kegiatan Pengembangan Perpustakaan ... 58
commit to user
xv
Bacaan Masyarakat (TBM) ... 59
3.10.3 Perpustakaan Khusus/Instansi ... 60
3.11 Program Pengembangan Literasi ... 60
3.11.1 Diskusi Buku & Talkshow ... 60
3.11.2 Community Day Discussion ... 61
3.11.3 Bulan Buku Jogja ... 61
3.11.4 Liburan di Perpustakaan Kota Yogyakarta ... 61
3.11.5 Ramadhan di Perpustakaan Kota Yogyakarta ... 62
3.11.6 Sanggar Menulis Anak “CAHAYA” – Membaca dan Hasilkan Karya ... 62
3.11.7 Sanggar Jurnalistik ... 62
3.11.8 Penerbitan Buletin Bulanan “PRADIPTA” ... 62
3.11.9 Lomba Bercerita tingkat Sekolah Dasar ... 62
3.11.10 Story Reading ... 63
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Pemanfaatan Software SIPRUS sebagai media penelusuran informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta ... 64
4.2 Proses Pelusuran Informasi Melalui Software SIPRUS di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta .... 68
4.2.1 Tampilan Awal Penelusuran ... 69
4.2.2 Login Anggota ... 70
commit to user
xvi
4.2.4 Daftar Koleksi Buku ... 71
4.2.5 Penelusuran Koleksi ... 72
4.2.5.1 Penelusuran Koleksi berdasarkan judul ... 72
4.2.5.2 Penelusuran berdasarkan subyek koleksi ... 73
4.2.5.3 Penelusuran berdasarkan penerbit ... 74
4.2.5.4 Penelusuran berdasarkan tahun terbit ... 74
4.2.5.5 Penelusuran berdasarkan nomor barcode .. 75
4.2.5.6 Tampilan Hasil Penelusuran ... 76
4.2.5.7 Detail Buku ... 76
4.3 Hambatan-Hambatan yang dihadapi dalam Pemanfaatan software SIPRUS Sebagai Media Penelusuran Informasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta ... 77
4.3.1 Bagi Pengguna ... 77
4.3.2 Bagi Perpustakaan ... 78
4.3.3 Pemecahan Masalah ... 79
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 82
5.2 Saran ... 83 DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xvii
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Data Karyawan Perpustakaan Kota Yogyakarta ... 42
Tabel 2. Daftar perlengkapan barang Inventaris Perpustakaan Kota Yogyakarta ... 44
Tabel 3. Koleksi Perpustakaan Kota Yogyakarta Tahun 2012 ... 46
Tabel 4. Koleksi Motor Keliling Tahun 2012 ... 51
commit to user
xviii
DAFTAR BAGAN
Bagan 1. Penelusuran Informasi Melalui Katalog ... 20 Bagan 2. Penelusuran Informasi Melalui Bibliografi ...
21 Bagan 3. Struktur Organisasi Perpustakaan Kota Yogyakarta ...
commit to user
xix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Tampilan Awal SIPRUS ... 25 Gambar 2. Tampilan Menu Bar ...
26 Gambar 3. Tampilan Kolom Menu ...
26 Gambar 4. Tampilan Menu Home ...
26 Gambar 5. Tampilan Menu Daftar Koleksi Pustaka ...
27 Gambar 6. Tampilan Menu Daftar Buku Baru ...
27 Gambar 7. Tampilan Menu Buku Tamu ...
28 Gambar 8. Tampilan Menu Pengumuman ...
28 Gambar 9. Tampilan Login Pengunjung ...
28 Gambar 10. Tampilan Kolom Penelusuran Koleksi ...
29 Gambar 11. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Entri Data ...
29 Gambar 12. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Jenis Koleksi ....
30 Gambar 13. Grafik Perkembangan Pengguna Hotspot Tahun 2010-2012..
54 Gambar 14. Grafik Perkembangan Pengguna PC Internet 2010 – 2012 ....
55 Gambar 15. Diagram Perkembangan Taman Bacaan Masyarakat ...
60 Gambar 16. Tampilan awal melalui http://opacperpus.jogjakota.go.id ...
69 Gambar 17. Tampilan Login Pengunjung ...
70 Gambar 18. Tampilan Daftar Buku Baru ...
commit to user
xx
Gambar 19. Tampilan Daftar Koleksi Buku ... 71 Gambar 20. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Judul ...
72 Gambar 21. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Subyek
73 Gambar 22. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Nama Penerbit..
74 Gambar 23. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Tahun Terbit
74 Gambar 24. Tampilan Penelusuran Koleksi Berdasarkan Nomor Barcode
75 Gambar 25. Tampilan Hasil Penelusuran ...
76 Gambar 26. Tampilan Detail Buku ...
76 Gambar 27. Tampilan Status Buku ...
commit to user
xxi LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Tugas Kuliah Kerja Perpustakaan Lampiran 2. Surat Permohonan Kuliah Kerja Perpustakaan Lampiran 3. Surat Pengantar Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 4. Surat Balasan dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta
Lampiran 5. Surat Perizinan dari Dinas Perizinan Pemerintah Kota Yogyakarta Lampiran 6. Surat Keterangan telah melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan
dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta Lampiran 7. Daftar Jadwal Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 8. Absensi Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan Lampiran 9. Laporan Periodik Kuliah Kerja Perpustakaan
Lampiran 10. Form Penilaian Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan Lampiran 11. Kartu Anggota Perpustakaan Kota Yogyakarta
Lampiran 12. Cap Inventaris, Cap Perpustakaan Kota Yogyakarta Lampiran 13. Contoh Katalog
commit to user
