department atau divisi yang memiliki peranan penting dalam suatu manajemen perusahaan yang memiliki tugas untuk mengatur serta mengembangkan sumber daya atau kemampuan seluruh pekerja yang berada dibawah naungan perusahaan.

(1)

III-20

BAB III

ANALISA KEBUTUHAN

3.1. Profil PT. Taekwang Industrial Indonesia

Pt. Taekwang industrial Indonesia (PT TKII) merupakan perusahaan asal negara Korea yang bergerak dibidang industri alas kaki untuk kebutuhan sehari-hari dengan kapasitas produksi hingga sebelas juta pasang per tahun. Perusahaan ini didirikan sejak tahun 2009 di Kabupaten Subang, Jawa barat, dengan luas tanah empat puluh tujuh hektar milik masyarakat di tiga desa yaitu Karang Anyar, Kecamatan Subang, Desa Belendung dan Kecamatan Cibogo.

Sejak didirikan pada tahun 2012, PT. TKII telah berkembang menjadi salah satu perusahaan teknologi sepatu terkemuka yang paling inovatif, dengan penjualan tahunan sebesar USD 85 juta, 18.000.000 prs/tahun. Saat ini, jaringan global ini mencakup lebih dari tiga puluh ribu karyawan dan terus berkembang.

3.1.1. Visi dan Misi

PT. TKII memiliki visi dan misi yaitu, visi : Perusahaan manufaktur terdepan di dunia. Misi : Berikan nilai dan kepercayaan kepada semua pemangku kepentingan dengan memimpinindustri alas kaki ke tingkat selanjutnya.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar 3.1

Struktur Organisasi PT. TAEKWANG INDUSTRIAL INDONESIA Sumber : HR PT. TAEKWANG INDUSTRIAL INDONESIA

(2)

3.1.3. Tugas, Pokok dan Fungsi

Berdasarkan struktur organisasi, berikut tugas, pokok dan fungsi di PT. TKII.

1.

Departement HRD

(Human Resource Departemen).

HRD

(Human Resource Departemen

merupakan

department atau divisi yang memiliki peranan penting dalam suatu manajemen perusahaan yang memiliki tugas untuk mengatur serta mengembangkan sumber daya atau kemampuan seluruh pekerja yang berada dibawah naungan perusahaan.

2. Departement GA ( General Affairs )

General Afairs Adalah Departement atau Divisi yang mempunyai tugas di bidang penyediaan atau pengadaan sarana dan kebutuhan aktifitas para karyawan atau pekerja.

3. Departement Environment

Departement environment memiliki tugas di bidang lingkungan di dalam dan di sekitar perusahaan.

4. Departement Safety

Departement atau divisi safety memiliki tugas menjaga keselamatan dan kesehatan di lingkungan kerja.

5. Departement Produksi

Departement produksi adalah sebuah departement atau divisii yang memiliki tugas memproduksi sepatu.

6. Departement QA (Quality Assurance)

Divisi atau Departement Quality Assurance adalah salah satu divisi atau departement di sebuah perusahaan yang mempunyai tugas di bidang jaminan kualitas produk yang bermutu.

7. Departement Engineering

Divisi atau departement Engineering adalah salah satu divisi atau departement yang mempunyai tugas sebagai maintenance perawatan terhadap mesin - mesin produksi.

(3)

8. Departement Accounting

Divisi atau Departement Accounting adalah salah satu divisi atau departement yang mempunyai tugas di bidang management keuangan perusahaan.

9. Departement Purchasing

Divisi atau Departement Purchasing adalah divisi atau departement di sebuah perusahaan yang mempunyai tugas di bidang pengadaan barang kebutuhan

perusahaan baik bidang produksi maupun non produksi.

10. Departement Ware House

Divisi atau Departement Ware House Adalah salah satu divisi atau departement di dalam perusahaan yang mempunyai tugas di bidang penyimpanan atau

penampungan hasil pokok produksi.

11. Departement PPC ( Production Planning Control )

Divisi atau departement PPC adalah salah satu divisi atau departement yang mempunyai tugas di bidang perencanaan dan control rangkaian proses produksi.

12. Departement IT ( Informatika Teknologi )

Divisi atau Departement Informatika Teknologi adalah salah satu divisi atau departement yang mempunyai tugas di bidang Jaringan Komputerisasi yang mendukung semua aktifitas pekerjaan pendataan dan programing.

3.2. Analisis Sistem Informasi Pendidikan dan Pelatihan

Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dalam perancangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sebuah sistem.

3.2.1. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Berdasarkan observasi yang telh dilakukan di PT.TKII, penulis mengamati dan menganalisa proses pendidikan dan pelatihan untuk karyawan di PT. TKII di antaranya adalah :

1. Panitia membuat jadwal pelatihan dan pendidikan untuk karyawan dan trainer.

2. Jadwal yang telah dibuat dikirim ke trainer dan karyawan melalui email perusahaan dan whatsapp.

(4)

3. Trainer memberikan Pendidikan dan pelatihan untuk karyawan sesuai jadwal yang telah ditentukan.

4. Setelah mengikuti rangkaian proses pendidikan dan pelatihan, karyawan akan mengikuti post – test sebagai tolak ukur perkembangan skill karyawan setelah mengikuti masa pendidikan dan pelatihan.

5. Hasil akhir akan diberikan berupa sertifikat untuk karyawan

Berdasarkan hasil Analisa di atas berikut adalah activity diagram dari sistem yang sudah berjalan.

Gambar 3. 2

Activity Diagram Proses Bisnis Berjalan

3.2.2. Identifikasi Dokumen yang sedang Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan pada proses Pendidikan dan pelatihan u ntuk karyawan di PT.TKII terdari dari :

1. Nama Dokumen : Form absen

Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan dalam mengikuti pendidikan dan pelatihan.

Sumber : HR team

(5)

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap mengikuti jadwal kelas Pendidikan dan pelatihan

2. Nama Dokumen : Form pre-test

Fungsi : Sebagai latihan awal sebelum mengikuti Pendidikan dan Pelatihan.

Sumber : Trainer

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap awal sebelum Pendidikan dan pelatihan dimulai

3. Nama Dokumen : Form post-test

Fungsi : Sebagai penilaian akhir setelah mengikuti Pendidikan

dan pelatihan.

Sumber : Trainer

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap awal sebelum Pendidikan dan pelatihan dimulai

4. Nama Dokumen : Sertifikat

Fungsi : Sebagai bukti telah mengikuti pendidikan dan pelatihan.

Sumber : Team HR

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setelah selesai mengikuti Pendidikan dan pelatihan

(6)

3.3. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisi kebutuhan sistem informasi Pendidikan dan pelatihan meliputi kebutuhan informasi, kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional yang menjelaskan kondisi atau kemampuan sistem sesuai dengan spesifikasi pemakai.

3.3.1. Identifikasi Kebutuhan Informasi

Adapun kebutuhan informasi untuk proses Pendidikan dan pelatihan di PT.TKII yaitu sebagai berikut :

1. Informasi data karyawan.

Informasi data karyawan yang dibutuhkan meliputi, nama lengkap karyawan, NIK, alamat, dan email.

2. Informasi data trainer.

Informasi data trainer yang dibutuhkan meliputi, nama lengkap karyawan, NIK, alamat, dan email.

3. Informasi jadwal Pendidikan dan pelatihan.

Informasi jadwal yang dibutuhkan yaitu berupa jadwal pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, jadwal Quiz dan test akhir.

4. Informasi Category dan Courses yang dibutuhkan.

Courses pada moodle dapat digunakan untuk membuat materi pelatihan dan pendidikan. Untuk courses pada Pendidikan dan pelatihan di PT. TKII dibutuhkan informasi setiap Departemen untuk membedakan setiap materi yang akan diikuti oleh peserta. Berikut Courses yang dibutuhkan :

1) Courses Quality Assurance 2) Courses RSM

3) Courses Hr Administration 4) Courses MQAA

(7)

5) Courses Chemical Engineering (CE) 5. Informasi materi Pendidikan dan pelatihan.

Informasi materi pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan berupa SCORM (Sharable Content Object Reference). Penggunaan format SCORM pada pada konten pelatihan dan pendidikan memungkinkan perusahaan untuk membuat materi yang lebih interaktif dan mudah diakses.

6. Informasi hasil Pendidikan dan pelatihan.

Setelah peserta selesai mengikuti pelatihan dan pendidikan, peserta dapat melihat hasil test pada menu grades yang terdapat pada moodle.

3.3.2. Kebutuhan Perangkat Keras

Kebutuhan perangkat keras untuk sistem yang akan dikembangkan pada proses Pendidikan dan pelatihan untuk karyawan di PT.TKII sebagai berikut :

1. Processor dengan spesifikasi octa core kryo snapdragon 480 processor, maks. 2.0 GHz

2. Memory 64GB internal memori, 4GB RAM 3. Hardisk 500 GB;

4. Perangkat pendukung jaringan internet 3.3.3. Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menunjang Sistem informasi Pendidikan dan pelatihan berbasis e-learning untuk karyawan di PT.TKII adalah sebagai berikut : 1. Sistem operasi Windows 10

2. Moodle sebagai software perancang sistem e-learning 3. PHP 4.1.1

4. XAMPP v3.3.0

5. Microsoft office sebagai penunjang pembuatan dokumen penelitian

(8)

3.3.4. Deskripsi Kebutuhan Fungsional dan Nonfungsional 1. Kebutuhan Fungsional

Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional Nomor SRS Deskripsi

Semua Aktor

SRS-F01 Sistem dapat memproses Login SRS-F02 Sistem dapat melakukan logout Admin

SRS-F03 Sistem dapat mengelola data Peserta SRS-F04 Sistem dapat mengelola data Trainer SRS-F05 Sistem dapat melakukan kelola Category SRS-F06 Sistem dapat kelola Courses

SRS-F07 Sistem dapat melakukan kelola quiz SRS-F08 Sistem dapat kelola nilai

SRS-F09 Sistem dapat mengelola Absensi Trainer

SRS-F11 Sistem dapat menampilkan data Peserta SRS-F12 Sistem dapat melakukan kelola Category SRS-F13 Sistem dapat melakukan kelola Course SRS-F14 Sistem dapat melakukan kelola quiz SRS-F15 Sistem dapat kelola nilai

SRS-F16 Sistem dapat mengelola Absensi Peserta

SRS-F17 Sistem dapat menampilkan jadwal Pendidikan dan pelatihan SRS-F18 Sistem dapat menampilkan materi pendidikan dan pelatihan SRS-F19 Sistem dapat melakukan pengisian absen

SRS-F20 Sistem dapat melakukan isi quiz SRS-F21 Sistem dapat menampilkan hasil test

(9)

2. Kebutuhan Non-Fungsional

Tabel 3.2 Kebutuhan Non-Fungsional

Nomor SRS Deskripsi

SRS-NF01 Sistem informasi e-learning berbasis moodle sebagai pengelola proses pendidikan dan pelatihan

SRS-NF02 Sistem menggunakan MySQL Database

SRS-NF03 User dibangun dengan user interface sesuai dengan kebutuhan user

3.4. Implementasi Pemodelan Kebutuhan Fungsional 3.4.1. UseCase Diagram

Use Case diagram ini menggambarkan sistem informasi Pendidikan dan pelatihan berbasis e-learning di PT.TKII.

Gambar 3. 3 Use Case Diagram

(10)

3.4.2. Definisi Aktor UseCase Diagram

Table 3.3 Definisi Aktor UseCase

N NO Istilah Deskripsi

1 Admin Admin masih bagian dari team HR yang bertugas untuk mengelola sistem informasi Pendidikan dan pelatihan berbasis e-learning di PT.TKII

2 Trainer Trainer dalam sistem informasi berbasis e-learning ini berperan memberikan materi Pendidikan dan pelatihan berbentuk text dan video

3 Peserta Peserta merupakan karyawan yang mengikuti program Pendidikan dan pelatihan di PT.TKII

3.4.3. Definisi Use Case Diagram

Tabel 3.4 Definisi Use Case Diagram No No. Use Case Use Case Deskripsi

1. UC-01 Login UseCase untuk menangani Login

2 UC-02 Logout UseCase untuk menangani Logout

3 UC-03 kelola Trainer UseCase untuk mengelola data Trainer 4 UC-04 Kelola Peserta UseCase untuk mengelola data

Peserta

5 UC-05 Kelola category UseCase untuk mengelola Categoryr kegiatan pelatihan dan pendidikan 6 UC-06 Kelola courses UseCase untuk mengelola courses

pelatihan dan pendidikan

7 UC-07 Kelola absesnsi UseCase untuk mengelola absensi

8 UC-08 Kelola quiz UseCase untuk mengelola

pelaksanaan quiz

9 UC-09 Kelola nilai UseCase untuk mengelola nilai peserta yang telah mengikuti quiz

10 UC-10 Kelola profil UseCase untuk mengelola profil user moodle

11 UC-11 View courses UseCase untuk menampilkan courses 12 UC-12 Isi Absensi UseCase untuk menampilkan absensi

13 UC-13 Quiz Use Case untuk menampilkan soal post

test untuk dikerjakan oleh peserta 14 UC-14 View nilai Use Case untuk menampilkan hasil test

peserta

(11)

3.4.4. Skenario dan Activity Diagram 1. Login

a. Skenario Usecase Login

Tabel 3.5. Skenario Use case Login Nama use case Login

Fungsi Menangani setiap aktor yang ingin masuk ke dalam sistem

Aktor Semua

Kondisi awal Aktor telah masuk ke halama web browser

Aksi Aktor Reaksi Sistem

1. Mengisi username dan password dan klik

tombol “login” 2. Validasi username dan

password .

3. Bila login berhasil akan menampilkan halaman utama e- learning.

4. Jika gagal akan kembali ke halaman login.

b. Activity Diagram Login

Gambar 3.4 Activity Diagram Login

(12)

2. Logout

a. Skenario UseCase Logout

Tabel 3.6 Skenario Use Case Logout Nama use case Logout

Fungsi Menangani setiap aktor yang ingin keluar dari e-learniing

Aktor Semua

Kondisi awal Aktor telah masuk ke halaman utama aplikasi.

1. Aktor pilih Logout 1. Keluar dari halaman elearning”

2. menampilkan halaman Login

b. Diagram activity logout

Gambar 3.5 Activity Diagram Logout

(13)

1. Kelola data Trainer A. Tambah Trainer

1. Skenario Use Case kelola data trainer

Tabel 3.6. Skenario Use case kelola data Trainer Nama use case Kelola Trainer

Fungsi Mengelola data Trainer

Aktor Admin

Kondisi awal Konten kelola Trainer telah muncul

1. Memilih menu add new user 2. Menamampilkan form isi data

3. Input data peserta

4. Tekan tombol “create user” 5. Sistem menyimpan data di database

2. Activity Diagram tambah data Trainer

Gambar 3.6

Activity Diagram kelola data tambah trainer

(14)

B. Edit Trainer

1. Skenario UseCase Edit Data Trainer

Tabel 3.6. Skenario Use case edit data Trainer Nama use case Kelola Trainer

Fungsi Mengelola data Trainer

Aktor Admin

Kondisi awal Konten kelola peserta telah muncul

1. Pilih menu “browse list of users” 2. Menampilkan list data users

3. Pilih data users yang akan diedit

4. Pilih icon edit data 5. Menampilkan form data yang akan diedit

6. Mengedit data users, klik “update profile”

7. Sistem menyimpan data ke database

2. Activity Diagram edit data Trainer

Gambar 3.7

Activity Diagram kelola edit Trainer

(15)

A. Hapus data Trainer

1. Skenario UseCase Edit Data Trainer

Tabel 3.8. Skenario Use case hapus data Trainer Nama use case Kelola peserta

Fungsi Mengelola data Trainer

Aktor Admin

1. Pilih menu browse list of users 2. Sistem menampilakn list data users

3. Pilih data user yang akan dihapus

4. Pilih icon “delete data” 5. Sistem menampilkan pop up hapus data “apakah anda ingin menghapus data”

6. Jika memilih “YA” maka data akan terhapus dari sistem 7. Jika memilih “Tidak” maka akan

kembali ke hal;aman list users 3. Activity Diagram edit data Trainer

Gambar 3.8

Activity Diagram hapus Trainer

(16)

1. Kelola Peserta B. Tambah Peserta

1. Skenario UseCase Tambah Data Peserta

Tabel 3.10. Skenario Use case tambah data peserta Nama use case Kelola peserta

Fungsi Mengelola data karyawan

Aktor Admin

1. Memilih menu add new user 2. Menamampilkan form isi data

3. Input data peserta

4. Tekan tombol “create user” 5. Sistem menyimpan data di database

2. Activity Diagram tambah data peserta

Gambar 3.9

Activity Diagram Tambah Peserta

(17)

C. Edit Peserta

4. Skenario UseCase Edit Data Peserta

Tabel 3.11 Skenario Use case edit data peserta Nama use case Kelola peserta

Aktor Admin

8. Pilih menu “browse list of users” 9. Menampilkan list data users

10. Pilih data users yang akan diedit

11. Pilih icon edit data 12. Menampilkan form data yang akan diedit

13. Mengedit data users, klik “update profile”

14. Sistem menyimpan data ke database

5. Activity Diagram edit data peserta

Gambar 3.10

Activity Diagram edit Peserta

(18)

D. Hapus data Peserta

2. Skenario UseCase Edit Data Peserta

Tabel 3.12. Skenario Use case hapus data peserta Nama use case Kelola peserta

Aktor Admin

8. Pilih menu browse list of users 9. Sistem menampilakn list data users

10. Pilih data user yang akan dihapus

11. Pilih icon “delete data” 12. Sistem menampilkan pop up hapus data “apakah anda ingin menghapus data”

13. Jika memilih “YA” maka data akan terhapus dari sistem 14. Jika memilih “Tidak” maka akan

kembali ke hal;aman list users 6. Activity Diagram edit data peserta

Gambar 3.11

Activity Diagram hapus Peserta

(19)

6. Kelola Category

A. Skenario Use Cae Kelola Category

Table 3.13 Tabel Kelola Category

Nama use case Kelola Category

Fungsi Mengelola Jadwal pelaksanaan pendidikan dan pelatihan

Aktor Admin

Kondisi awal Di halaman site administration

1. Pilih management courses

& category

2. Menamampilkan halaman

management courses & category 3. Klik new category 4. Mneampilkan form category 5. Isi 6. Data berhasil disimpan di database

B. Activity Diagram Kelola Category

Gambar 3.12

Activity Diagram Kelola Category

(20)

7. Kelola Courses

A. Skenario Kelola courses

Table 3.8 Skenario Use Case Kelola Courses Nama use case Kelola Trainer

Fungsi Mengelola Materi pendidikan dan pelatihan Aktor Admin, Trainer

Kondisi awal Sudah berada di halaman site administration

1. Admin memilih menu Materi 2. Menamampilkan halaman materi

3. Admin klik button tambah pada tampilan materi

4. Menampilkan form tambah 5. upload materi dan klik “Simpan” 6. Menampilkan jadwal pada

halaman konten materi

B. Activity Diagram kelola courses

Gambar 3.13

Activity Diagram Kelola Course

(21)

7. Kelola Quiz

A. Skenario Kelola Quiz

Table 3.15 Skenario Use Case Kelola Quiz Nama use case Kelola Post Test

Fungsi Dapat menampilkan soal quiz Aktor Admin, Trainer

Kondisi awal Sudah berada di halaman My courses

1. Masuk ke halaman My Courses 2. Menamampilkan data courses

3. Klik tambah aktivitas 4. Menampilkan option aktivitas

5. Klik icon quiz 6. Menampilkan form quiz

7. Isi form, klik save 8. Menampilkan halaman question bank

9. Isi soal, klik save 10. Sistem berhasil menyimpan ke database

B. Activity Diagram Kelola Quiz

Gambar 3.14

Activity Diagram Kelola Quiz

(22)

8. Kelola Abesensi A. Skenario Kelola Absensi

Table 3.16 Skenario Use Case Kelola Data Kehadiran Nma use case Kelola data Kehadiran

Fungsi Mengelola data kehadiran karyawan

Aktor Admin

Kondisi awal

1. Masuk ke halaman My Courses 2. Menamampilkan data courses

3. Klik tambah aktivitas 4. Menampilkan option aktivitas

5. Klik icon attandance 6. Menampilkan form setting attandance

7. Setting absensi, klik save 8. Sistem berhasil menyimpan setting absensi ke database

B. Activity Diagram Kelola Absensi

Gambar 3.15

Activity Diagram Kelola Absensi

(23)

9. Kelola Nilai

A. Skenario Kelola Data Nilai Test

Table 3.17 Skenario Use Case Kelola Nilai Nama use case Kelola data nilai test

Fungsi Aktor dapat menampilkan nilai post test Aktor Admin, Trainer

Kondisi awal Sudah berada di halaman My courses

1. Masuk ke halaman my courses 2. Menampilkan halaman courses

3. Klik menu grades 4. Menampilkan form grades 5. Isi nilai peserta, klik save 6. Data berhasil disimpan di

database

B. Activity Diagram Kelola Nilai

Gambar 3.16

Activity Diagram Kelola Data Nilai

(24)

10. Kelola Profil

A. Skenario Kelola Profil

Table 3.18 Skenario Use Case Kelola Profil Nama use case Kelola Profil

Fungsi Aktor dapat mengubah profil Aktor Admin, Trainer, Peserta Kondisi awal Berada di halaman dashboard

1. Masuk ke halaman dashboard 2. Menampilkan halaman dashboard

3. Klik ikon user 4. Menampilkan data user

5. Klik edit profil 6. Menampilkan form edit

profil

7. Edit profil, tekan tombol perbarui profil 8. Proses dan data berhasil disimpan ke database

B. Activity Diagram Kelola Profil

Gambar 3.17

Activity Diagram Kelola Profil

(25)

11. View Courses

A. Skenario Diagram View Courses

Table 3.19 Skenario Use Case View Courses Nama use case Menampilkan jadwal pendidikan dan pelatihan

Fungsi Aktor dapat melihat halaman Courses

Aktor Peserta

Kondisi awal Berada di halaman Dasboard

1. Memilih menu My Courses 2. Menampilkan halaman Courses

B. Activity Diagram View Courses

Gambar 3.18

Activity Diagram View Courses

(26)

12. Mengelola Absensi

A. Skenario Diagram Absensi

Table 3.20 Skenario Use Case Absensi Nama use case Mengelola Absensi

Fungsi Aktor dapat mengelola menu Kehadiran

Aktor Peserta

Kondisi awal Berada di halaman My Courses

1. Memilih menu absensi 2. Menampilkan halaman absensi

3. Mengisi status kehadiran 4. Menyimpan status kehadiran

B. Activity Diagram Mengelola Absensi

Gambar 3.19

Activity Diagram Mengelola Absensi

(27)

13. Quiz

A. Skenario Diagram Quiz

Table 3.22 Skenario Use Case Quiz Nama use case Mengelola Quiz

Fungsi Aktor dapat mengisi Quiz

Aktor Peserta

Kondisi awal Berada di halaman My Courses

1. Memilih menu Post Test 2. Menampilkan halaman Post Test

3. Klik Post test 4. Menampilkan soal post test 5. Mengisi soal Post test dan klik simpan 6. Menyimpan hasil post Tesr

B. ActIvity Diagram Quiz

Gambar 3.20 Activity Diagram Quiz

(28)

14. View Nilai

A. Skenario Diagram Menampilkan Hasil Test

Table 3.23 Skenario Use Case view nilai Nama use case Menampilkan hasil Test

Fungsi Aktor dapat melihat hasil test Aktor Peserta, Trainer

Kondisi awal Berada di halaman Post Test

1. Memilih menu Post Test 2. Menampilkan halaman post test

3. Memilih menu ‘Lihat nilai’ 4. Menampilkan nilai test

B. Activity View Nilai

Gambar 3.21 Activity Diagram View Nilai