ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS L

ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS LAYANAN

PENDAFTARAN PENDUDUK MENGGUNAKAN METODE

TOGAF

ADM (STUDI KASUS : DINAS KEPENDUDUKAN DAN

PENCATATAN SIPIL KOTA MALANG)

Titi Mangesthi Rahayu 1)_{, Suprapto, S.T, M.T} 2)_{, Aditya Rachmadi S.ST., M.TI} 3) Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

Jl. Veteran No.8 Malang, Informatika, Gedung A FILKOM – UB Email : unotiti94@gmail.com1)

ABSTRAK

Sebagai lembaga pemerintahan yang bertugas mengelola data kependudukan, khususnya masyarakat Kota Malang, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Malang belum memiliki sistem informasi dan teknologi informasi yang terintegrasi untuk mendukung aktivitasnya. Kurang lancarnya penyampaian informasi yang terjadi antara pihak Dispendukcapil dengan masyarakat atau bahkan antar stakeholder yang ada pada internal Dispendukcapil sendiri, serta waktu yang dibutuhkan untuk mengelola informasi mengakibatkan pelayanan terhadap masyarakat menjadi kurang efisien. Berdasarkan fakta yang ada, maka akan dibuat penelitian yang bertujuan untuk meng menghasilkan perencanaan arsitektur enterprise,untuk membantu Dispendukcapil dalam melaksanakan pelayanan publik. Pada penelitian ini, perencanaan arsitektur

enterprise dibuat menggunakan TOGAF (The Open Group Architecture Framework)

dengan metode ADM (Architecture Development Method). Perencanaan arsitektur

enterprise ini akan menghasilkan blueprint arsitektur bisnis yang meliputi

Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision, dan Business

Architecture.

Kata kunci : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang, Dispendukcapil, Arsitektur, Enterprise, TOGAF 9, ADM.

ABSTRACT

Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision, and Business Architecture.

Key words : Department of Population and Civil Registration, Dispendukcapil, Architecture, Enterprise, TOGAF 9, ADM.

1. PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) adalah salah satu dinas yang melaksasnakan tugas pokok penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintah daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Di dalam Dispendukcapil Kota Malang terdapat 3 bidang utama yaitu bidang kependudukan, bidang pencatatan, dan bidang pengelolaan informasi pendataan kependudukan [PER-08]. Banyaknya tugas dan fungsi yang harus dijalankan oleh Dispendukcapil Kota Malang menjadi landasan kuat perlunya pemodelan dan perbaikan proses bisnis yang ada untuk meningkatkan kegiatan operasional Dispendukcapil baik dari segi proses bisnis utama maupun pendukungnya.

Berdasarkan hasil wawancara dengan para pegawai Dispendukcapil Kota Malang, proses pelayanan yang ada Dispendukcapil Kota Malang telah menggunakan sistem layanan satu pintu. Sehingga, pemohon dapat mengurus dokumen kependudukan hanya di Kelurahan saja. Selanjutnya, proses layanan pembuatan dokumen kependudukan akan diproses kembali oleh Operator Dispendukcapil Kelurahan. Selain itu, lingkungan Dispendukcapil Kota Malang saat ini telah memanfaatkan Sistem Adminitrasi Kependudukan atau sering disebut dengan SIAK sebagai penggerak bisnis utama di dalam proses pengelolaan layanan Dispendukcapil.

Tetapi, pada kenyataannya proses-proses tersebut belum saling terintegrasi dalam suatu sistem. Sebagai contoh, pelayanan satu pintu yang menempatkan Operator Dispendukcapil Kelurahan di tiap-tiap kantor Kelurahan, akan mengantar dokumen-dokumen penduduk pukul 13.30 setiap hari kerja ke Dispendukcapil Kota Malang untuk diproses lebih lanjut. Padahal,

masing-masing kantor Kelurahan telah memiliki SIAK, tetapi, fungsi SIAK sendiri belum terintegrasi ke Dispendukcapil. Fungsi SIAK di kantor Kelurahan hanya sebagai mesin pencari data penduduk saja. Proses verifikasi dan validasi yang dilakukan oleh Kepala Seksi (Kasie) dan Kepala Bidang (Kabid) pada layanan Dispendukcapil pun memerlukan waktu yang cukup lama. Karena berkas-berkas pemohon tidak langsung diserahkan ke Kasie, setelah diproses di Operator Kependudukan Dinas. Berkas-berkas tersebut akan ditumpuk sampai beberapa pemohon, kemudian akan diserahkan ke Kasie untuk dilakukan proses verifikasi dan validasi. Proses ini juga masih dilakukan secara manual, sehingga dapat memperlambat proses layanan Dispendukcapil.

Karena lingkup pelayanan yang luas, tentunya masih banyak sekali permasalahan kompleks yang terjadi dalam proses pelayanan Dispendukcapil Kota Malang khususnya bagian kependudukan. Hal ini dapat mengurangi efisensi kinerja pegawai karena pola pikir yang masih manual dan dari segi waktu penyelesaian terbilang cukup lama karena tingkat kebutuhan akan optimalisasi proses bisnis akan semakin meningkat dari waktu ke waktu.

Perencanaan arsitektur pada penelitian ini hanya difokuskan pada pemodelan arsitektur proses bisnis. Pada pemodelan arsitektur proses bisnis sebaiknya memakai metode atau

framework yang dapat digunakan,

sehingga dapat mengelola sistem yang kompleks dan menyelaraskan antara TI dan proses bisnis yang ada. Oleh karena itu pada penelitian ini diusulkan untuk menggunakan The Open Group

Architecture Framework (TOGAF). Hasil

output pada penelitian ini adalah blueprint

yang strategis sebagai perbaikan kinerja Dispendukcapil Kota Malang.

1.2Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan di atas, maka rumusan masalah yang dapat dirumuskan adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana proses analisa untuk pemodelan Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang dengan menggunakan kerangka kerja TOGAF ADM 9?

2. Bagaimana memodelkan proses bisnis yang sudah ada pada layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang ?

3. Bagaimana analisa gap dan perbaikan proses bisnis yang saat ini berjalan pada layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang ?

1.3Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan di atas, tujuan diadakannya penelitian ini adalah:

1. Menganalisa proses bisnis pada Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang dengan menggunakan TOGAF ADM 9.

2. Memodelkan proses bisnis yang sudah ada pada layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang. 3. Menganalisa dan memberikan rekomendasi perbaikan untuk memberikan kontribusi pada proses bisnis yang sudah berjalan pada layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang.

1.4Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah di atas dapat diperoleh batasan masalah sebagai berikut :

1. Data yang akan diolah merupakan data sampel berdasarkan hasil wawancara dari para karyawan yang ada di Dispendukcapil Kota Malang dan kantor Kelurahan, SOP (Standar Operasional Prosedur) Dispendukcapil Kota Malang tahun 2014, SOP (Standar Operasional Prosedur) Dispendukcapil Kota Malang tahun 2015, serta SP (Standar Pelayanan) tahun 2015.

2. Proses bisnis yang dibahas dalam penelitian ini hanya pada layanan yang ada di Bidang Kependudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang, yaitu :

a. Penerbitan Kartu Keluarga (KK)

b. Penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP) (khusus, KTP yang hilang) c. Pelaporan Pendaftaran Perpindahan

Penduduk dan Pelaporan Pindah Datang Penduduk

d. Pendaftaran WNI Pindah Keluar antar Kota/Kab/Provinsi

e. Pendaftaran Penduduk Pindah ke Luar Negeri

f. Pendaftaran Penduduk Rentan (Orang Terlantar)

g. Pendaftaran Pindah ke Luar Negeri (SKPLN) untuk Orang Asing

h. Pendaftaran Orang Asing Datang dari Luar Negeri (Orang Asing Ijin Tinggal Terbatas)

i. Pendaftaran Orang Asing Datang dari Luar Negeri (Orang Asing Ijin Tinggal Tetap)

3. Hasil yang dikeluarkan berupa blue print rekomendasi pemodelan proses bisnis untuk pengembangan sistem informasi yang strategis sebagai perbaikan kinerja Dispendukcapil Kota Malang.

4. Fase yang digunakan pada metode TOGAF ADM (The Open Group Architecture Framework Architecture

Development Method) hanya sampai

Business Architecture

5. Pemodelan proses bisnis layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang ini menggunakan model BPMN (Business Process Model and Notation) ver 2.0.

6. Analisa yang dilakukan pada penelitian ini hanya untuk kebutuhan pemodelan arsitektur bisnis.

7. Arsitektur bisnis yang digambarkan hanya arsitektur yang memiliki issue

atau masalah yang signifikan.

8. Simulias diagram BPMN menggunakan aplikasi Bizagi Modeler ver 3.0.

9. Jarak waktu kedatangan pada saat simulasi proses bisnis as-is dan to-be

tidak didefinisikan.

2.1 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang merupakan salah satu dinas yang bekerja dalam bidang pengelolaan data kependudukan masyarakat Kota Malang. Dalam tugas kesehariannya ada pelayanan untuk KK, KTP, dan Akte Kelahiran, Akte Kematian, Akte Perkawinan dan yang berhubungan dengan data kependudukan.

Adapun uraian tugas pokok dari masing-masing unsur dalam organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Kepala Dinas mempunyai tugas menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi, mengkoordinasikan dan melakukan pengendalian internal terhadap unit kerja di bawahnya serta melasanakan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai tugas dan fungsinya.

2. Sekretariat melaksanakan tugas pokok pengelolaan administrasi umum meliputi umum meliputi penyusunan program, ketatalaksanaan, ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, urusan rumah tangga, perlengkapan, kehumasan dan kepustakaan serta kearsipan.

3. Bidang Pencatatan Sipil

melaksanakan tugas pokok

penyelengaraan pelayanan Catatan Sipil. 4. Bidang Kependudukan melaksanakan tugas pokok pengelolaan pendataan dan dokumentasi penduduk, pendaftaran penduduk, serta mobilitas penduduk. 5. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan melaksanakan tugas pokok pengelolaan sistem informasi administrasi kependudukan dan diseminasi informasi kependudukan dan pencatatan sipil.

2.2 Enterprise Architecture

Enterprise Architecture (EA) merupakan kegiatan pengorganisasian data yang dipergunakan dan dihasilkan oleh organisasi yang mencakup tujuan proses bisnis dari organisasi tersebut dan merupakan sebiah blueprint yang menjelaskan bagaimana elemen IT dan manajemen informasi bekerjasa sebagai satu kesatuan.[COO-96]

2.3 TOGAF

TOGAF merupakan sebuah framework

– metode yang detail sekaligus tools

pendukung yang digunakan untuk mengembangkan arsitektur perusahaan. TOGAF dikembangkan oleh para anggota

The Open Group, yang bekerja dalam

Architecture.[OPE-09]

Kerangka kerja The Open Group

Architecture Framework (TOGAF) versi 9.1

sebagai kerangka kerja penyusunan rancangan. TOGAF sebagai kerangka kerja perancangan arsitektur memiliki beberapa karateristik, antara lain [MAR-12]:

1. Termasuk dalam 3 kerangka kerja perancangan arsitektur yang paling sering digunakan.

2. Merupakan kerangka kerja yang bersifat open-standard.

3. Fokus pada siklus implementasi (ADM) dan proses.

4. Bersifat netral.

5. Diterima oleh masyarakat internasional secara luas.

6. Pendekatannya bersifat menyeluruh. 7. Memiliki alat-alat bantu (tools) untuk

perencanaan dan proses yang lengkap.

2.4 Architecture Development Method

Gambar 1. Siklus TOGAF Architecture

Development Method (ADM) [THE-16]

Architecture Development Method

Secara spesifik ADM dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan teknologi informasi berskala enterprise. ADM dilengkapi dengan banyak alat bantu

(tools) baik dalam perencanaan maupun

prosesnya [MAR-12]

Tahapan dari TOGAF ADM secara ringkas bisa dijelaskan sebagai berikut [YUN-09]:

a. Architecture Vision

Menciptakan keseragaman pandangan mengenai pentingnya arsitektur

enterprise untuk mencapai tujuan

organisasi yang dirumuskan dalam bentuk strategi serta menentukan lingkup dari arsitektur yang akan dikembangkan.

b. Business Architecture

Mendefinisikan kondisi awal arsitektur bisnis, menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis. Pada tahap ini tools dan metode umum untuk pemodelan seperti: BPMN bisa digunakan untuk membangun model yang diperlukan.

c. Information System Architecture

Pada tahapan ini lebih menekankan pada aktivitas bagaimana arsitektur sistem informasi dikembangkan. Pendefinisian arsitektur sistem informasi dalam tahapan ini meliputi arsitektur data dan arsitektur aplikasi yang akan digunakan oleh organisasi.

d. Technology Architecture

Membangun arsitektur teknologi yang diinginkan, dimulai dari penentuan jenis kandidat teknologi yang diperlukan dengan menggunakan Technology

Portfolio Catalog yang meliputi perangkat

lunak dan perangkat keras.

e. Opportunities and Solution

Pada tahapan ini lebih menekan pada manfaat yang diperoleh dari arsitektur

enterprise yang meliputi arsitektur bisnis,

arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi, sehingga menjadi dasar bagi stakeholder untuk memilih dan menentukan arsitektur yang akan diimplementasikan.

f. Migration Planning

Pada tahapan ini akan dilakukan penilaian dalam menentukan rencana migrasi dari suatu sistem informasi. Biasanya pada tahapan ini untuk pemodelannya menggunakaan matrik penilaian dan

keputusan terhadap kebutuhan utama dan pendukung dalam organisasi terhadap impelemtasi sistem informasi.

g. Implementation Governance

Menyusun rekomendasi untuk pelaksanaan tatakelola implementasi yang sudah dilakukan, tatakelola yang dilakukan meliputi tatakelola organisasi, tatakelola teknologi informasi, dan tatakelola arsitektur.

h. Arcitecture Change Management

Menetapkan rencana manajemen arsitektur dari sistem yang baru dengan cara melakukan pengawasan terhadap perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan organisasi, baik internal maupun eksternal serta menentukan apakah akan dilakukan siklus pengembangan arsitektur enterprise

berikutnya.

2.5 Business Process Modelling Notation

BPMN adalah singkatan dari Business Process Modeling Notation, yaitu suatu metodologi baru yang dikembangkan oleh

Business Process Modeling Initiative

sebagai suatu standard baru pada pemodelan proses bisnis, dan juga sebagai alat desain pada sistem yang kompleks seperti sistem e-Business yang berbasis pesan (message-based). Tujuan utama dari BPMN adalah menyediakan notasi yang mudah digunakan dan bisa dimengerti oleh semua orang yang terlibat dalam bisnis, yang meliputi bisnis analis yang memodelkan proses bisnis, pengembang teknik yang membangun sistem yang melaksanakan bisnis, dan berbagai tingkatan manajemen yang harus dapat membaca dan memahami proses diagram dengan cepat sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan [ROS-07].

3. METODOLOGI PENELITIAN

3.1Studi Literatur dan Identifikasi Masalah

Kemudian dilakukan identifikasi masalah dari permasalahan yang ada di tempat penelitian.

3.2Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data adalah cara penulis untuk mendapatkan data yang dibutuhkan ketika penelitian. Pengumpulan data sangat penting dalam proses analisa proses bisnis. Pada penelitian ini dilakukan pengumpulan data dengan cara :

1. Observasi (Pengamatan) 2. Interview (Wawancara)

3.3Preliminary Phase

Tahap persiapan dalam proses perencanaan menentukan ruang lingkup EA yang akan dikembangkan, menentukan komitmen dengan manajemen perusahaan dalam perancangan EA, dan mendefinisikan prinsip-prinsip arsitektur

enterprise.

Prinsip-prinsip perencanaan arsitektur

enterprise memiliki sifat yang umum yang

digunakan untuk melakukan tahap awal pada pengembangan arsitektur

enterprise. Prinsip tersebut

menggambarkan karateristik serta tujuan arsitektur SI/TI yang akan dikembangkan. Prinsip-prinsip yang akan digunakan sebagai acuan pengembangan, adalah :

1. Keutamaan Prinsip

2. Memaksimalkan Manfaat untuk Organisasi dan Stakeholder

3. Manajemen Informasi adalah Kepentingan Setiap Unit

4. Keberlangsungan Bisnis

5. Aplikasi yang Umum Digunakan 6. Berorientasi pada Layanan

7. Sesuai dengan Hukum yang Berlaku

8. Tanggung Jawab TI

3.4Requirement Management

Identifikasi fungsional yang harus ada untuk merealisasikan konsep solusi atas permasalahan organisasi. Tahap ini sangat penting karena dalam melakukan aktivitas identifikasi pada perusahaan akan sering muncul ketidakpastian infromasi yang diberikan stakeholder maupun yang disampaikan arsitek.

Adapun langkah – langkah yang dilakukan dalamm requirement

management adalah melakukan

identifikasi bisnis layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang dengan metode value chain dan wawancara stakeholder, melakukan issue layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang dengan observasi dan wawancara berdasarkan value chain analysis, membuat konsep solusi meliputi konsep solusi bisnis dan solusi sistem informasi berdasarkan issue organisasi saat ini.

3.5Architecture Vision

Tahap inisiasi dari siklus pengembangan arsitektur yang mencakup pendefinisian ruang lingkup, identifikasi stakeholder dan kebutuhan bisnis, menguraikan tujuan bisnis, pemicu bisnis, menggambarkan batasan dari rancangan arsitektur yang akan dikembangkan dan pengajuan persetujuan untuk memulai pengembangan arsitektur.

3.6Business Architecture

Tahap ini dilakukan pendefinisian terhadap kondisi awal, arsitektur bisnis, menetukan model bisnis, aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis. Langkah – langkah tahap ini adalah menguraikan deskripsi arsitektur bisnis perusahaan saat ini (as-is), mengembangkan arsitektur bisnis yang ingin dicapai (to-be), menganalisis gap antara arsitektur saat ini dan tujuan, dan menentukan candidate roadmap.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1Preliminary Phase

Mendefinisikan prinsip-prinsip arsitektur untuk dasar perancangan model arsitektur enterprise pada layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang. Karena penelitian hanya berfokus pada aristektur bisnis, maka prinsip arsitektur yang didefinisikan hanya prinsi bisnis saja, yang dapat dilihat pada tabel 1.

Statemen yang ada pada Dinas harus sesuai dengan undang-undang, yang terlibat harus memastikan bahwa perbaikan proses bisnis pada instansi sudah sesuai dengan aturan dan kebijakan yang ada. Instansi harus berhati-hati dalam proses atau aplikasi.

Tabel 1. Principle Catalog

4.2Requirement Management

Tahap ini akan megidentifikasi kebutuhan dalam perencanaan arsitektur

enterprise untuk Dispendukcapil Kota

Malang. Kebutuhan data yang diperlukan didapat dari hasil wawancara, observasi, dan dokumen Dispendukcapil Kota Malang. Langkah-langkah pada tahap ini adalah melakukan identifikasi bisnis layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang dengan metode value chain dan wawancara stakeholder,melakukan issue layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang dengan observasi dan wawancara berdasarkan value chain

analysis,dan membuat konsep solusi meliputi konsep solusi bisnis dan solusi sistem informasi berdasarkan issue organisasi saat ini.

Activit

y Issues BusinessSolution SolutionSI

n Dispenduk capil, sehingga semua berkas pemohon dapat dikirim dalam bentuk data digital

dengan Dispendukc apil

Tabel 2. Konsep Solusi Bisnis dan Solusi SI

4.3Architecture Vision

Pada langkah ini akan dilakukan identifikasi stakeholder yang terlibat pada layanan pendaftaran penduduk Dispendukcapil Kota Malang dan peran yang dilakukan, profil organisasi, visi, misi, tujuan serta sasaran dai organisasi, dan analisa value chain, yang dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2. Analisa Value Chain

4.4Business Architecture

Pada tahap ini akan mendefinisikan arsitektur proses bisnis saat ini (as-is), analisa gap antara as-is dan to-be, serta mendefinisikan arsitektur bisnis yang sesuai dengan target yang diharapkan (to-be). Berikut adalah contoh dari gambaran bisnis proses

as-is, yang dapat dilihat pada gambar

3.

1. Pemohon akan menyerahkan semua persyaratan ke Dispendukcapil dan mengisi formulir FR.1-62.

2. Petugas pelayanan menerima berkas persyaratan dan form dari pemohon. Kemudian akan diverifikasi kelengkapan berkas persayaratan dan pengisian form. Jika terdapat

kekurangan atau kesalahan, maka

petugas pelayanan akan

mengembalikan ke pemohon, untuk dilengkapi kembali. Jika semua berkas dan form telah benar, maka petugas pelayanan akan memberi paraf.

3. Pemohon mengambil nomor antrian pada mesin antrian yang telah disiapkan oleh pihak Dispendukcapil. 4. Operator Dispendukcapil akan

memverifikasi dan memvalidasi ulang berkas persyaratan dan form yang telah diberi paraf oleh petugas pelayanan. Jika terdapat kekurangan, maka akan dikembalikan kembali ke petugas pelayanan untuk diproses ulang. Jika semua berkas sudah lengkap dan benar, maka operator dispendukcapil akan membuat surat tanda bukti pengambilan SKTT.

5. Operator akan memanggil pemohon sesuai dengan nomor antrian mereka masing-masing untuk menyerahkan surat tanda bukti pengambilan SKTT. 6. Setelah menyerahkan surat tanda

bukti, operator akan menginputkan data pemohon ke SIAK.

7. Operator membuat dan mencetak Surat Keterangan Tinggal Terbatas (SKTT).

8. Dokumen SKTT diserahkan ke Kasie Pendataan dan Dokumentasi untuk diperiksa kembali beserta berkas-berkas persyaratan. Jika ada kesalahan pada berkas persyaratan maka akan dikembalikan ke Operator Dispendukcapil Dinas untuk diproses kembali. Jika berkas persyaratan pemohon dan dokumen SKTT telah benar, maka Kasie akan memberi paraf. Dokumen SKTT dan berkas persyaratan akan diserahkan ke Kabid Kependudukan untuk diperiksa kembali.

9. Jika ada kesalahan pada dokumen SKTT dan berkas persyaratan akan dikembalikan kembali ke Kasie untuk dilakukan proses ulang. Jika dokumen SKTT dan berkas persyaratan benar, maka Kabid akan memberikan paraf. 10. Setelah semua dokumen diperiksa oleh

11. Dokumen SKTT yang telah ditandatangani oleh Kepala Dinas akan diserahkan ke Operator Kependudukan Dinas.

12. Pemohon akan memberikan surat tanda bukti pengambilan SKTT untuk mengambil SKTT mereka.

13. Kemudian copy SKTT akan diserahkan oleh Operator Kependudukan Dinas ke ke Kelurahan melalui Operator Dispendukcapil Kelurahan.

14. Staf front office akan mencatat data pemohon di Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting, Buku Induk Penduduk,dan Buku Mutasi Penduduk

Gambar 3. Proses Bisnis Layanan Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is

Setelah semua proses bisnis telah didefinisikan maka akan dilakukan analisa

gap untuk mengetahui gap antara kondisi bisnis saat ini dan target bisnis yang

diharapkan. Setelah ditemukan adanya

gap, selanjutnya adalah menggambarkan arsitektur bisnis usulan (to-be) dan mensimulasikan perbandingannya waktu yang dibutuhkan dengan pemanfaatan SDM nya.

1. Pemohon akan mendaftar melalui situs wesite yaitu SLKO (Sistem Layanan Kependudukan Online). Kemudian, memilih beberapa pilihan menu yang telah ada pada situs website tersebut. Kemudian, mengisi form pendaftaran dan menguploas berkas persyaratan dalam bentuk digital ke sistem.

2. Memasukkan NIK pemohon, sebelum mencetak tanda bukti menu Pendaftaran Orang Asing Datang dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas). sudah terdaftar di KTP elektronik atau belum. Setelah itu, pemohon dapat melakukan cetak tanda bukti Pendaftaran Orang Asing Datang dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas).

3. Operator Kependudukan Dinas akan mendapatkan notifikasi berupa pesan bahwa ada pemohon baru yang telah melakukan entry pada sistem.

4. Operator Kependudukan Dinas akan melakukan validasi dan verifikasi berkas persyaratan lainya yang telah diupload. Jika terjadi kesalahan, maka Operator Kependudukan Dinas akan mengirim notifikasi ke sistem dan SMS. 5. Pemohon akan melakukan edit data pada menu edit Pendaftaran Orang Asing Datang dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas).

6. Jika data sudah valid, maka Operator akan mencetak dokumen SKTT.

7. Operator Kependudukan Dinas akan memberikan approval pada sistem, yang berfungsi untuk memberikan notifikasi bahwa berkas persyaratan dan dokumen SKTT telah divalidasi dan diverifikasi oleh Operator Kependudukan Dinas.

dan dokumen SKTT telah disetujui Kasie, maka Kasie akan memberi

approval pada sistem.

9. Kemudian, pada sistem Kabid Kependudukan akan terdapat notifikasi, bahwa berkas tersebut telah divalidasi dan diverifikasi oleh Kasie Pendataan dan Dokumentasi. Kabid akan melakukan validasi dan verifikasi ulang melalui sistem. Jika berkas persyaratan dan dokumen SKTT telah disetujui Kabid, maka Kabid akan memberi approval pada sistem.

10. Pada sistem Operator Kependudukan Dinas akan terdapat notifikasi bahwa dokumen dan berkas persyaratan telah divalidasi dan diverifikasi oleh Kasie dan Kabid, kemudian, Operator Kependudukan Dinas dapat mencetak dokumen SKTT.

11. Dokumen tersebut akan diserahkan ke Kepala Dinas untuk ditandatangani. Setelah dokumen ditandatangani, operator Kependudukan Dinas akan memberi stempel.

12. Pemohon dapat mengambil dokumen setelah mendapatkan pemberitahuan melalui layanan SMS dan sistem dari Dispendukcapil.

13. Operator Kependudukan Dinas akan mengubah copy SKTT ke dalam bentuk digital untuk dikirim ke Kelurahan sebagai arsip.

14. Pemohon mengambil nomor antrian, kemudian, Operator Kependudukan Dinas akan memanggil pemohon sesuai dengan nomor antrian.

15. Pemohon menyerahkan kartu tanda bukti Pendaftaran Orang Asing Datang dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas) beserta berkas persyaratan yang telah diupload ke sistem. Kemudian, Operator Kependudukan Dinas akan menyerahkan dokumen SKTT.

16. Operator Kependudukan Dinas mengirim berkas copy SKTT ke Kelurahan melalui sistem.

17. Operator Dispendukcapil Kelurahan akan mendapatkan notifikasi dan melakukan approval bahwa data SKTT telah diterima.

18. Kemudian, Operator Dispendukcapil Kelurahan akan mencetak data pendaftaran pemohon dan copy SKTT

sebagai arsip Kelurahan. Data pendaftaran pemohon secara otomatis akan ada di sistem yang ada di Kelurahan, ketika Kabid telah melakukan approval pada sistem.

Gambar 3. Proses Bisnis Layanan Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is

Dan untuk hasil perbandingan simulasi untuk Layanan Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas) dapat dilihat pada tabel 3 dan 4.

Kelurah

an Dispendukcapil

Instances Started

42

Instances

Completed 10

Min. Time 1h 15m 5d 15h 5m

Max. Time 1h 59m 21d 15h 49m

Avg. Time 1h 19m

Keluraha n

Dispendukc apil

Instances Started

42

Instances

Completed 42

Min. Time 7m 1d 6h 59m

Max. Time 9m 3d 18h 47m

Avg. Time 7m 8s 2d 11h 29m

12s

Tabel 4. Waktu Proses Layanan Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas) to-be

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan pada penelitian ini dalam bab sebelumnya dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagi berikut ini :

1. Dengan melakukan tahap-tahap yang ada di TOGAF , yaitu fase preliminary, requirement management, architecture vision, dan business architecture menghasilkan analisa-analisa mengenai isu yang ada di Bidang Kependudukan Dispendukcapil serta stakeholder yang akan terkena dampak dari proses perbaikan, dan pemodelan proses bisnis yang terjadi saat ini. Pada fase requirement management menjelaskan bisnis inti yang ada pada Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang, issue/masalah yang terjadi pada Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang, dan konsep solusi seperti apa untuk menangani issue atau permasalahan tersebut. Pada fase architecture vision akan menghasilkan stakeholder map matrix dan analisa value chain pada Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang. Fase business architecture menggambarkan proses bisnis yang ada pada Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang sekarang, analisa gap yang menjelaskan aktivitas-aktivitas

mana yang harus diperbaiki pada proses bisnis yang ada sekarang, dan menggambarkan proses bisnis to-be atau target yang diharapkan oleh Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang.

2. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi pada Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang terdapat 11 layanan, tetapi pada penelitian ini hanya fokus kepada 9 layanan saja, yang memiliki banya permasalahan. Untuk menggambarkan proses bisnis yang ada saat ini,

digambarkan dalam BPMN

menggunakan tools Bizagi 3.0.

3. Analisa gap dilakukan sebelum memodelkan proses bisnis yang diharapkan untuk menunjukkan kesenjangan yang terjadi antara proses bisnis saat ini dan target proses bisnis yang diharapkan. Sehingga pada proses bisnis yang diusulkan telah sesuai dengan kebutuhan bisnis Dinas. Taget proses bisnis yang diharapkan pada Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang didapatkan dari hasil wawancara kepada pihak Dispendukcapil dan dokumen Rencana Strategi (Renstra). Proses bisnis yang akan datang akan

digambarkan dalam BPMN

menggunakan tools Bizagi 3.0.

5.2 SARAN

Saran yang dapat diberika untuk penelitian yang selanjutnya adalah :

1. Fase ini dilakukan sampai pada fase

Information Systems Architecture, fase

Technology Architecture, fase

Opportunities and Solutions, fase

Migration Planning, fase

Implementation Governance, dan fase

Architecture Change Management. Hal

ini dilakukan agar pada saat pengimplentasian arsitekur enterprise

pada Layanan Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil Kota Malang lebih mudah.

2. Perlu dikembangkan kembali prinsip arsitektur untuk prinsip data, prinsip aplikasi, dan prinsip teknologi.

[KUR-14] Indah, Kurniawati H. 2014. “Perancangan Arsitektur Enterprise Poliklinik Universitas Brawijaya (UB) menggunakan metode Zachman Framework”, Program Studi Teknik Informatika Program Teknlogi Informasi dan Ilmu Komputer Universitas Brawijaya.

[PER-08] Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2008, “Tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil”. [Online], (http:dispendukcapil.malangkota.g o.id, diakses 28 September 2015) [RAD-15] Radityo,Handika Satwika.

2015. “Analisa dan Perancangan Proses Bisnis Sistem Informasi Layanan Rawat Inap di Rumah Sakit Tk. IV (DKT) Madiun”, Program Studi Teknik Informatika Program Teknlogi Informasi dan Ilmu Komputer Universitas Brawijaya. [RIS-13] Rismawati, Rosita. 2013.

“Perencanaan Arsitektur Bisnis Di Bidang Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya”, Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Universitas Airlangga.

[ROI-15] Roiyan Fauzi, Achmad. 2015. “Perancangan Model Arsitektur Enterprise pada UD.ABC dengan TOGAF Architecture Development Method”, Program Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya.

[SUP-10] Supriyana, Iyan. 2010. “Perencanaan Model Arsitektur Bisnis, Arsitektur Sistem Informasi dan Arsitektur Teknologi dengan Menggunakan TOGAF: Studi Kasus Bakosurtanal”, Jurnal Generic [THE-16] The Open Group. (2016). The

Open Group TOGAF 9.`. Retrieved

April 2,2016,from The Open Group

TOGAF 9.1 Website

:https//pubs.opengroup.org/archite cture/togaf9-doc/arch/index.html

[WID-07] Widodo, Aris Puji. 2007. “Enterprise Architecture Model

untuk Aplikasi

Government”,Jurusan Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Diponegoro.