BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 UmumDalam suatu kegiatan usaha, baik itu perusahaan besar maupun kecil tujuan utama adalah memperoleh laba yang maksimal dalam rangka kelangsungan usahanya.
Untuk mencapai tujuan tersebut manajemen harus mengelola perusahaannya dengan baik dan harus didikung oleh penepatan perencanaan, kebijakan, prosedur pendelegasian wewenang, metode-metode dan standar pelaksanaan yang dapat diterapkan untuk mengefaluasi hasil yang dicapai.
Dengan semakin berkembangnya perusahaan, ruang lingkup perusahaan semakin luas, sehingga tugas dan wewenang pimpinan didelegasikan kepada orang lain. Dengan demikian perusahaan membutuhkan laporan-laporan dan analisa kegiatan operasionalagar dapat mengarahkan, mengendalikan, melindungi perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan. Kebutuhan akan laporan ini dapat dipenuhi dengan adanya sistem yang memadai dalam pengeloalaan kegiatannya.
Dalam perusahaan pembiayaan (Leasing) yang berusaha dalam bidang jasa pemberian pinjaman atau pemberian kredit ada beberapa pengertian tentang leasing, yaitu :
1. Yang termasuk objek leasing adalah barang modal.
2. Leasing diartikan sebagai perjanjian yang mengatur penyerahan hak untuk mempergunakan hak milik, pabrik atau peralatan lain yang dapat disusutkan.
Leasing dibedakan menjadi finnance lease dan operator lease. Leasing dengan hak opsi adalah leasing dimana penyewa (leasing) pada akhir masa yang disepakati. Leasing tanpa hak opsi adalah sewa guna dimana leasee pada akhir mas kontrak tidak mempunyai hak opsi untuk membeli objek pajak tersebut.
Dalam perusahaan leasing, khususnya pada perusahaan leasing yang memberikan kredit untuk kendaraan bermotor, bagian opersional pemasranCredit Marketing Officer(CMO) biasanya disebut surveyor merupakan bagian penting yang perlu mendapatkan perhatian khusus dari pihak manajemen.
Untuk mendapatkan debitur, surveyor harus bekerja sama denga pihak dealer penjualan ( sales marketing ), karena kerjasama tersebut merupakan modal utama dalam memperoleh debitur yang diberikan oleh sales marketing jika ada yang ingin membeli kendaraan secara kredit.
Surveyor juga bertugas meninjau calon debitur dengan cara menganalisa calon debitur untuk menetukan dapat atau tidaknya debitur tersebut diberikan kredit. Hal tersebut dilakukan karena perusahaan tidak ingin mendapat masalah yang disebut dengan piutang tak tertagih (bad debt) . oleh karena itu perlu diterapkan suatu survei siste yang penyusunannya harus memperhatikan rencan-rencana untuk masa yang akan datang dan memerlukan informasi yang commpetent, khususnya untuk perusahaan leasing yang mempunyai hak opsi (Finnacial Leasing) yang merupakan perusahaan bersangkutan yang akan diteliti.
Oleh karena itu survei sistem diharapkan banyak memberikan manfaat bagi suatu perusahaan pembiayaan dan meminimalisasai piutang yang tak tertagih (bad debt).
1.2 Maksud Dan Tujuan
Didalam pembuatan makalah ini bermaksud untuk memenuhi persyaratan nilai tugas dan sebagai pengganti nilai uas dalam mata kuliah Metode Penelitian, didalam makalah kami sedikit membahas dengan batasan masalah sistem yang berjalan di perusahaan FIF ( Federal International Finace, tidak mengurangi penghormatan kepada pembimbing kami dan juga tidak mengurangi hasil penelitian kami perhadap perusahaan FIF ( Feederal International finace ) mengenai hasil penelitian dan pengamatan kami diperusahaan tersebut.
Tujuan penulis membuat makalah ini adalah untuk :
1. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Metode Peneliiant sebagaian pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) semester 4 (Empat) jurusan Manajemen Informatika BSI 2. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan.
3.sebagai tolak ukur dan sebagai pengalaman di bidang observasi yang ditugas kan kepada kami derdasarkan mata kuliah Sistem informasi dan manajemen.
1.3 Batasan Masalah
1.3. Metode Penelitian
Didalam metode penelitian kali ini kami melakukan riset dan penelitian langsung pada perusahaan FIF ( Federal International finance ) dengan batasan masalah alur PO ( Purchase Order ) dan alur penyediaan pengkreditan barang untuk para customer perusahaan ini, metode penelitian yang kami lakukan kami langsung datang ke cabang FIF yang berada di sekitar jalan lemah abang kami disana melakukan wawancara dan memperhatikan form – form yang ada di perusahaan FIF ini, dengan diberikan izin untuk mempelajari sistem disana walaupun hanya sedikit yang pihak FIF bereikan kepada kami, akan tetapi dengan sumber yang terbatas yang diberikan pihak FIF maka kami mencoba dengan semaksimal mungkin untuk dapat menyelesaikan tugas pada mata kuliah Metode Penelitian ini.
1.3 Ruang Lingkup
Didalam ruang lingkup metode penelitian kali ini kami batasi dikarenakan banyak nya pembahasan yang mungkin kami ungkpa dan jelaskan tetapi pada saat kali ini kami hanya membahas sedikit tentan sistem analisis PO ( Purchase Order ) dan penyediaan pengkredian kendaraan bermotor untuk para customer, pada ruang lingkup kali ini kami ingin membahas sedikit tentang sistem berjalannya PO (Purchase Order) dan penyediaan kendaraan bermotor dan sistem pembayaran dan sistem pengadaan sesuai dengan data yang kami dapat kan dari pihak FIF ini.
Berdasarkan latar belakang masalah yang di atas,Penyusun menuliskan ruang lingkup sebagai berikuk.
Seiring berjalanya waktu dan mengikuti permintaan pasar. Selain itu juga melakukan pengkreditan secara besar,
Perusahaan FIF(Federal International Finance) di cabang pasir gombong ini memiliki tujuan melakukan pengkreditan kendaraan bermotor yang menjangkou semua kalangan terutama dari kalangan menengah ke atas.
PT FIF ini memberikan suat kemudahan bagi semua kalangan atau masyaraat dalam hal peng kredita maupun dalam hal pemesanan barang dan jasa
1.4 Sistematika Penulisan
13. Peralatan Pendukung(Tools System) 14. Visi dan Misi Perusahaan
15. Analisa sistem berjalan
21. Diagram Alir Data(DAD) system berjalan 22. Kamus Data
23. Spesifikasi system Berjalan
25. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 26. Spesifikasi file
27. Spesifikasi program 28. Struktur Kode
29. Spesifikasi Sistem Komputer 30. .Umum
31. Perangkat Lunak 32. Perangkat Keras
33. Konfigurasi Sistem Komputer 34. Permasalahan Pokok
35. Pemecahan Masalah 36. Penutup
37. Kesimpulan 38. Saran
1.3 SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika Penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri
yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga dapat memberikan gambaran
secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan pada makalah ini terdiri dari empat
bab, yaitu sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan penulisan Laporan
Kuliah Kerja Praktek ini, metode penelitian dalam pengumpulan data, ruang lingkup
dan sistematika penulisan yang di bahas dalam bab demi bab.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang uraian tentang konsep dasar sistem dan peralatan
pendukung sistem (tool system).
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini membahas tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yaitu sejarah
singkat perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram
alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data, spesifikasi bentuk dokumen masukan,
spesifikasi bentuk dokumen keluaran, spesifikasi file, spesifikasi program, dan
struktur kode, spesifikasi sistem komputer secara umum, perangkat lunak perangkat
keras, konfigurasi sistem komputer, permasalan pokok, dan alternatif pemecahan
masalah.
BAB IV : PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari apa yang telah dibahas dari bab I
sampai dengan bab III serta berisikan saran yang bersifat membangun untuk
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Teori
Didalam Perihal Konsep dasar teori kali ini kami mengacu kepada sistem yang berjalan didalanm perusahaan FIF ini, dengan kata lain teori yang akan kami jelaskan tidak lain adalah sistem berjalan PO ( Purchase Order ) dan sistem pengadaan kendaraan kendaraan Bermotor dengan cari sistem pembayaran secara berangsur atau mengkredit, seperti data yang ada didalam perusahaan FIF adalah para customer melakukan pengkreditan kendaraan bermotor dengan dana yang telah di sipakan oleh perusahaan FIF dengan kata lain perusahaan FIF membayarkan kendaraan tersebut dengan cash lalu mengadakan perjanjian pembayaran dengan customer jadi perusahaan FIF membelikan kendaraan dari dealer dan menjualnya kepada customer dengan cara mencicil .
2.1 Peralatan Pendukung
Peralatan pendukung didalam pelakukan riset ini sangat banyak akan tetapi kami akan menjelaskan peralatan yang digunakan di dalam perusahaan FIF ini yaitu diantaranya :
1. Laptop 2. Handphone 3. Dll
Peralatan ini la yang kami pakai untuk melakukan riset dan mengumpulkan data dari Perusahaan FIF ini dikarenakan banyaknya peralatan yang kami gunakan kami tidak dapat menjelaskannya secara detail akan tetapi peralatan yang kami sebutkan diatas adalah peralatan yang sering kami gunakan didalam melakukan riset dan pengumoulan data.
2.2 Visi Dan Misi
VISI Perusahaan FIF (Federal International Finance)
Kami adalah pemimpin industri yang dikagumi secara nasional ..
Kami menbawa kehidupan yang lebih baik untuk masyarakat ..
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Dalam perusahaan pembiayaan (Leasing) yang berusaha dalam bidang jasa pemberian pinjaman atau pemberian kredit ada beberapa pengertian tentang leasing, yaitu :
1. Yang termasuk objek leasing adalah barang modal.
2. Leasing diartikan sebagai perjanjian yang mengatur penyerahan hak untuk mempergunakan hak milik, pabrik atau peralatan lain yang dapat disusutkan.
3. Pemilik harta yang menyediakan barang untuk dipakai haknya adlah pihak yang di sebut Leassor dan yang menerima di sebut Leassee.
Leasing dibedakan menjadi finnance lease dan operator lease. Leasing dengan hak opsi adalah leasing dimana penyewa (leasing) pada akhir masa yang disepakati. Leasing tanpa hak opsi adalah sewa guna dimana leasee pada akhir mas kontrak tidak mempunyai hak opsi untuk membeli objek pajak tersebut.
Dalam perusahaan leasing, khususnya pada perusahaan leasing yang memberikan kredit untuk kendaraan bermotor, bagian opersional pemasranCredit Marketing Officer(CMO) biasanya disebut surveyor merupakan bagian penting yang perlu mendapatkan perhatian khusus dari pihak manajemen.
3.2 TINJAUAN PERUSAHAAN
3.2.1 Sejarah Perusahaan
Perusahaan FIF (Federal International Finnace) berdiri pada tahu 1997 ,yang terletak di jln raya Industri pasir Gombong,blokE-F no 2
Perusahaan FIF merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Dimana Pada bidang jasa yaitu melayani pengkreditan dan menyediakan kredit kepada nasabah . Pada bidang jasa , perusahaan ini menyediakan sarana untuk melakukan pengkreditan dimana memfokuskan kepada pengkreditan kendaraaan bermotor dan penjualan berbagai macam jenis kendaraan bermotor contohnya Honda, yamaha, kawasakai, dll. Perusahaan FIF (Federal International Finnace) yang kami riset ini adalah sebuah cabang Resmi FIF berstatus 2S yang terletak
diJln. Raya industri pasir gombong blokE-FNo.2.
Pada awal berdirinya perusahaan ini hanya khusus melayani pengkreditan kendaraan bermotor. Seiring berjalanya waktu dan mengikuti permintaan pasar. Selain itu juga
melakukanpengkreditan secara besar.
3.2.2 Struktur Organisasi Dan Fungsi
Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya.
Struktur Organisasi FIF (Federal International Finance )
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Sebelum konsumen mendapatkan barang yang di pesan, ada beberapa prosedur yang harus di jalankan.
Dalam proses ini kreditur mengajukan permohonana pengkreditan kendaraan bermotor dengan membawa persyaratan seperti foto copy KTP, kartu keluarga, dan dokumen pelengkap lainnya.
Setelah data permohonan kreditur masuk barulah di adakan survay ke alamat tempat tinggal dan lingkungan sekitar pemohon kreditur.
Tunggu beberapa hari konfirmasi dari lising yang bersangkutan untuk memberi hasil kepada deller agar motor segera di kirim
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
SP DK
Analis Arsip Data
Data Konsumen
Pengiriman Unit Data Konsumen ACC
Penjelasan :
Konsumen meminta permohonan kepada dealer atau FIF apabila bagian dealer setuju maka akan dibuatkan PO (Puchase Order) yang dijadikan landasan permintaan permohonan kendaraan.
Setelah itu bagian analis melakukan survei kepada konsumen untuk memenuhi persyaratan, maka data akan di verifikasi dan apabila data telah di ACC maka barang akan di kirim beserta faktur dan data bayar, maka kendaraan dapat dikirim kapada konsumen.
Pemesanan Dealer/ FIF
Konsumen
ACC
3.4 Kamus Data Sistem Berjalan
Nama Arus Data : Purchase Order
Alias : PO
Bentuk Data : Dokumen
Arus Data : CA ( Credit Analis) Dan COC ( Credit Order Clerk )
Penjelasan : Bukti Pengiriman kendaraan Bermotor
Periode : Setiap Pemesanan Kendaraan Bermotor
Volume : 5 Kali Perhari
Struktur Data : Header + Footer + Isi
Header : Nama Perusahaan + Alamat + Tanggal Transaksi + Hal
Nama Perusahaan : PT.FIF ( Federal International Finnace)
Alamat : Cikarang
Tanggal : 29 / 04 / 2014
Hal : 2 ( Dua )
3.6. Spesifikasi sistem
Spesifikasi sistem adalah dokumen yang berfungsi sebagai dasar bagi rekayasa perangkat keras, perangkat lunak, database dan manusia. Spesifikasi sistem menggambarkan fungsi dan kinerja dari sebuah sistem berbasis computer serta batasaan yang mengatur pengembangannya.
3.6.1. Dokumen Masukan
Fungsi : Untuk mengetahui data konsumen Sumber : konsumen
Tujuan : Bagian Kredit Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap permintaan barang
2. Acc. Laporan rekap persetujuan
Fungsi : Sebagai laporan rekap persetujuan untuk mengkredit ke pihak perusahaan yang telah ditandatangani
Sumber : Dealer
Tujuan : Perusahaan FIF
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap setalah laporan rekap persetujuan pengkreditan
3. Bukti Serah Terima
Fungsi : Sebagai bukti/laporan bahwa konsumen telah menerima persetujuan
Sumber : Dealer
Tujuan : Perusahaan FIF
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
3.6 . SPESIFIKASI FILE
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Nama Dokumen : Persetujuan perusahaan
Fungsi : untuk mengetahui Data sudah disetujui atau di ACC
Sumber : FIF ( Federal International Finace
Bentuk : Dokumen
Jumlah : 1 Rangkap
2. Nama Dokumen : PO ( Purchase Order )
Fungsi : Untuk bukti pengiriman barang
Sumber : FIF ( Federal International Finace )
Bentuk : Dokumen
Jumlah : 1 Rangkap
3.Nama Dokumen : Data Customer
Fungsi : Untuk mengetahui memenuhi persyaratan ke pihak dealer
Sumber : customer
Bentuk : Dokumen
3.6.2 Dokumen Keluaran
1. Laporan Rekap persetujuan
Fungsi : Sebagai laporan rekap persetujuan untuk persetujuan pembagian penerimaan
pesanan
Sumber : Perusahaan FIF
Tujuan : Dealer
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap pesanan di persetujui
Fungsi : Sebagai lampiran penyerahan gaji karyawan
Sumber : Perusahaan FIF
Tujuan : Dealer
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
3.7 Spesifikasi Sistem Komputer 3.7.1. Umum
Sistem komputer adalah suatu jaringan elektronik yang terdiri dari perangkat lunak
dan perangkat keras yang melakukan tugas tertentu (menerima input, memproses input, menyimpan perintah-perintah, dan menyediakan output dalam bentuk informasi). Selain itu dapat pula diartikan sebagai elemen-elemen yang terkait untuk menjalankan suatu aktivitas dengan menggunakan komputer.
Komputer dapat membantu manusia dalam pekerjaan sehari-harinya, pekerjaan itu seperti: pengolahan kata, pengolahan angka, dan pengolahan gambar.
Elemen dari sistem komputer terdiri dari manusianya (brainware), perangkat lunak
3.7.2. Perangkat Keras
Perangkat keras komputer (computer hardware) adalah komponen-komponen
fisik yang membentuk satu kesatuan sistem Personal Computer (PC).
Contohnya :
1. Komputer
2. CPU
3. Printer
4. Dll
3.7.3 Perangkat lunak
Perangkat Lunak komputer (computer software) adalah komponen-komponen
lunak yang membentuk satu kesatuan sistem Personal Computer (PC).
Contohnya :
3.7.4. Permasalahan Pokok
1. penginputan data yang telah diperoses sering membutuhkan waktu yang cukup lama
dikarenakan sistem yang ada pada perusahaan bagian komputerisasinya.
2. Pada saat penginputan data sering terjadi error sistem dikarenakan sistenm server yang kadang-kadang error dan berhenti tanpa kita ketahui.
3.7.5. Pemecahan masalah
* Perlu adanya pembagian kerja yang tersistem sehingga pekerjaan dapat berjalan secara optimal agar semua sistem yang ada di perusahaan ini dapat beralan dengan baik tanpa adanya masalah diantara kedua belah pihak yaitu antara kreditur dan debitur.
* Dalam pengkredditan kendaraan bermotor sudah terprogram dengan baik tetapi dalam penerapan dilapangan atau didalam melakukan survey kepada kreditur masih saja ada kelolosan dalam arti pengkreditur dapat mengkredit kendaraan bermoototr tanpa melalui proses survei yang telah ditentukan didalam sistem FIF (Federal International Finance) didalam sistem survei ini perlu adanya program survei yang baik dan sesuai dengan sistem yang ada sehingga proses pengkerditan dapat berjalan dengan semestinya.
* Lebih meningkatkan promosi sehingga pengkreditan bermotor dapat terus dan terus meningkat.
PENUTUP 4.1 Kesimpulan
Metode penelitian adalah suatu teknik dimana teknik yang berada didalam suatu penelitian yang menyediakan dan mengajarkan secara menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu didalam melaukan teknik penelitian, pada saat ini kami melakukan metode penelititan di sebuah perusahaan FIF dimana perusahaan ini berkecimpung didalam bidang pengkreditan kendaraan bermotor, kami sadari banyak sekali kekurangan didalam menyediakan dan menyusun tugas kami ini akan tetapi dengan kerja keras dan kekompakan kelompok kami tugas Metode Penelititan yang kami lakukan akhirnya dapat kami selesaikan ddengan baik.
4.2 Saran
Perlu adanya pembagian kerja yang tersistem sehingga pekerjaan dapat berjalan secara optimal agar semua sistem yang ada di perusahaan ini dapat beralan dengan baik tanpa adanya masalah diantara kedua belah pihak yaitu antara kreditur dan debitur.
* Dalam pengkredditan kendaraan bermotor sudah terprogram dengan baik tetapi dalam penerapan dilapangan atau didalam melakukan survey kepada kreditur masih saja ada kelolosan dalam arti pengkreditur dapat mengkredit kendaraan bermoototr tanpa melalui proses survei yang telah ditentukan didalam sistem FIF (Federal International Finance) didalam sistem survei ini perlu adanya program survei yang baik dan sesuai dengan sistem yang ada sehingga proses pengkerditan dapat berjalan dengan semestinya. * Lebih meningkatkan promosi sehingga pengkreditan bermotor dapat terus dan terus meningkat.
