Pundu Learning Centre
Audit dan Pemeriksaan Mutu
di PKS
KEPENTINGAN MANAJEMEN
PERUSAHAAN
Visi:
Mewujudkan Departemen Operation Quality Control (OQC) sebagai partnership pihak operasional dalam mewujudkan perusahaan menjadi institusi yang efektif, efisien dan berdaya saing tinggi.
Misi :
1. Mewujudkan Departemen OQC sebagai departemen yang independen, mandiri dan profesional.
2. Membantu Manajemen dalam memastikan kegiatan operasional PKS sesuai kebijakan teknis (SOP Mill), meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pengolahan dan hasil produksi,
3. Memberikan masukan mengenai Best Management Practices.
PERAN dan FUNGSI
TUJUAN DIBENTUKNYA OQC
• Memastikan bahwa kebijakan manajemen telah berjalan
dengan baik, bekerja secara efisien dan efektif dalam
mencapai tujuan dan sasaran yang diinginkan.
• Mengevaluasi ketaatan pelaksanaan operasional terhadap
Standar Operational Prosedur yang berlaku di BGA
Plantation Group.
• Menjaga dan melindungi asset BGA Plantation Group.
(Losses Perusahaan)
• Melaksanakan penugasan khusus yang relevan dengan
ruang lingkup pekerjaan penyelidikan dan pengungkapan
atas penyimpangan, dan ketidaktaatan terhadap peraturan
yang berlaku.
• Membantu meningkatkan efektifitas, efisiensi, utilitas dan
performance PKS.
• Pemberitahuan Rencana Pemeriksaan kepada Auditee.
• Pengumpulan & analisa data-data/laporan.
• Pelaksanaan pemeriksaan
• Permintaan tanggapan kepada Auditee.
• Penyusunan Laporan Hasil Pemeriksaan Sementara.
• Forum ‘post audit meeting’ antara Auditor dengan Auditee. • Penyusunan & tanda tangan Laporan Hasil Pemeriksaan Final. • Penyusunan Laporan Audit Kantor Pusat untuk Manajemen
(H+3).
Tugas :
• Secara periodik melakukan kunjungan dan pemeriksaan untuk memastikan Standart Operating Prosedur telah dilaksanakan pada bagian pengolahan, laboratorium dan maintenance.
• Support kepada unit untuk meningkatkan performance.
Setiap melakukan pemeriksaan selalu memperhatikan prosedur-prosedur yang berlaku di group dan memberikan saran-saran perbaikan untuk meningkatkan performance.
Waktu pelaksanaan :
•Melakukan pemeriksaan langsung ke unit usaha secara
terjadwal maupun inspeksi mendadak untuk mengevaluasi
Prosedur Pemeriksaan
• Kertas Kerja Pemeriksaan (KKP).
Berkas atau bukti yang diperoleh dan dibuat pada saat pemeriksaan yang bertujuan untuk mendukung pendapat
pemeriksa, referensi yang telah dilakukan & langkah selanjutnya dan sebagai alat penilai.
Kriteria KKP
- Kertas kerja harus ada tujuannya. - Menghindarkan salin menyalin. - Menghindarkan menyalin kembali.
- Semua temuan harus didukung kertas kerja - Tulis prosedur pemeriksaan yang dilakukan
- Tulis untuk diingat
- Keterangan lisan yang didapat harus bisa dibuktikan. - Pertanyaan jangan ditinggal tidak terjawab.
Kualitas KKP :
• Lengkap : tidak memerlukan informasi
tambahan.
• Teliti : bebas kesalahan tulis dan perhitungan
• Ringkas : informasi yang pokok dan relevan
• Jelas : mudah dibaca dan tidak mempunyai arti
ganda.
Bukti pemeriksaan
Bukti yang dikumpulkan harus :
•Cukup : cukup untuk dasar mengambil kesimpulan.
•Kompoten : dapat dipercaya kebenarannya.
•Relevan : mempunyai hubungan dengan topik pemeriksaan.
•Material : mempunyai nilai yang berarti bagi pemeriksaan
Jenis Bukti :
•
Bukti fisik : dapat diperoleh dengan pemeriksaan fisik dan
obsevasi.
•
Bukti Kesaksian : diperoleh dari kesaksian dan tanya jawab.
•
Bukti Dokumen :
Teknik Pengumpulan Bukti
• Sample karena adanya kendala waktu dan tenaga.
• Konfirmasi : meminta penegasan / pendapat pihak lain.
• Footing : memeriksa data dari atas ke bawah.
• Cross Footing :memeriksa data dari kanan ke kiri.
• Rekonsiliasi : memeriksa data dari dua sumber berbeda.
• Tracing : menelusuri bukti dari data asalnya.
• Vouching : memeriksa kewajaran data.
• Tickmarks : memberi tanda data sudah diperiksa dan
dibandingkan dengan dokumen data lainnya.
Metode Sampling pemeriksaan
Non Statictical Sampling (pertimbangan pemeriksa).
•Block Sampling : pemeriksaan data dari periode tertentu.
•Random sampling : berdasar persentase data.
•Block dan random sampling : gabungan diatas.
•Purposive Testing (test kebenaran ) : menilai kewajaran dan
digunakan untuk mengeneralisir kondisi yang ada.
Ruang Lingkup Pemeriksaan Mill Quality Control
Pemeriksaan yang dilakukan meliputi pemeriksaan Proses Pengolahan , Laboratorium dan Manintenance. Beberapa bagian yang diperiksa dinyatakan dengan tingkat score untuk menilai performance seperti : laboratorium, grading dan kebersihan pabrik.
Dalam pemeriksaan pengolahan untuk diperhatikan :
• Parameter temperatur, ampere kerja, tekanan steam/hidrolik, waktu dan keseluruhan parameter dibanding dengan SOP pengolahan yang berlaku.
• Parameter kualitas produksi untuk CPO dan kernel dibanding dengan target yang telah ditetapkan
• Pencapaian kuantitas produksi dan diamati faktor-faktor yang berpotensi meningkatkan produksi.
• Pencapaian kapasitas pabrik selama kunjungan dan memonitor sumber-sumber yang berpotensi menjadi penyebab turunnya kapasitas pabrik.
• Pengolahan dan parameter Raw Water dan Internal Treatment dibandingkan dengan SOP yang berlaku.
• Pengolahan dan parameter analisa limbah untuk mendapatkan gambaran kondisi untuk keperluan Land Aplication atau dibuang ke sungai.
• Mencatat keseluruhan mesin-mesin yang dinilai tidak bekerja dengan sempurna dan meminta progress perbaikan yang direncanakan sekaligus memberi saran-saran untuk meningkatkan performance mesin.
• Memeriksa sistem dokumentasi serta merencanakan kerja maintennace untuk mendapatkan gambaran sistem management yang dilakukan di maintenance.
• Memeriksa pengaman boiler dengan melakukan pengujian interlock system, gauge glass dan accesoris lain serta memeriksa dokumentasi safety boiler oleh pihak pabrik.
• Memeriksa sistem Thermal Overload Relays (TOR) dengan memastikan keseluruhan setting aktual dibawah limit yang ditentukan.
• Memeriksa kebersihan bagian mesin-mesin di setiap stasiun dengan memberi score dan pengamatan performance masing-masing peralatan.
• Pemeriksaan sertifikat mesin-mesin yang dikeluarkan oleh pejabat pemerintahan yang berwenang.
Pemeriksaan di laboratorium meliputi :
• Pemeriksaan stock dan produksi (sounding CPO dan kernel) selama kunjungan.
• Pemeriksaan sampling point pengambilan sample dibanding SOP yang telah ditetapkan.
• Pemeriksaan metode pengambilan dan quarter sample untuk analisa losses.
• Pemeriksaan metode analisa sample dan peralatan yang digunakan.
• Pemeriksaan perhitungan analisa. • Pemeriksaan pelaporan.
• Pengujian sample.
Reporting, evaluasi dan tindak lanjut temuan
• Setiap akhir kunjungan harus membuat laporan kunjungan. • Laporan harus akurat dan tepat waktu dengan sasaran untuk
menghasilkan rekomendasi yang diberikan dapat digunakan untuk meningkatkan performance pabrik.
• Evaluasi laporan dinilai dengan membuat score laporan kunjungan baik score kualitas dan ketepatan waktu pelaporan. Target laporan dikirm paling lambat 2 minggu setealah kunjungan.
• Setiap laporan harus ditanggapi oleh pihak operasional dengan sasaran monitoring tindak lanjut terhadap temuan-temuan yang diperoleh.
Laporan Pemeriksaan
Merangkum hasil pemeriksaan dalam penyajian yang baik.
Kualitas Laporan Pemeriksaan :
•Cermat : berdasarkan fakta dan bukti yang ada.
•Jelas : harus komunikatif, memahami pokok persoalan, tidak bertele – tele dan menggunakan istilah teknis yang lazim
digunakan.
•Ringkas : menghindari yang tidak perlu dan menghilangkan yang tidak relevan.
•Tepat waktu : agar komunikatif dan agar tindakan perbaikan tidak terlambat.
Tolok ukur Laporan Pemeriksaan
1. Penyataan kondisi : mengungkapkan kondisi sebenarnya. 2. Kriteria : ketentuan yang harus dilakukan dengan acuan
SOP, IOM dan peraturan perusahaan maupun pemerintah. 3. Akibat : penting tidaknya bagi perusahaan, mengukur faktor
penghematan dan efisiensi yang dapat diukur secara
kuantitatof seperti : rupiah, waktu, satuan produksi dan lain – lain.
4. Sebab : diidentifikasi penyebab agar mudah
mempertimbangkan pencegahan, rekomendasi dan meminilisir akibat yang terjadi.
5. Saran : saran yang diberikan harus kontruktif (mencegah, membangun dan diterima).
