LAPORAN AKHIR MAGANG LAPORAN AKHIR MAGANG
SISTEM PELAYANAN MASYARAKAT DI KANTOR DINAS SISTEM PELAYANAN MASYARAKAT DI KANTOR DINAS
KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KOTA MAKASSAR KOTA MAKASSAR Oleh : Oleh : MEYLINDA (K11114078) MEYLINDA (K11114078) RETNO FEBRYATI PADAUNAN
RETNO FEBRYATI PADAUNAN (K11114079)(K11114079) RUSMIANTI (K11114511)
RUSMIANTI (K11114511)
BAGIAN
BAGIAN BIOSTATISTIK/KKBIOSTATISTIK/KKBB
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS HASANUDDIN UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR MAKASSAR 2017 2017
LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN AKHIR MAGANG
LAPORAN AKHIR MAGANG BAGIAN BIOSTATISTIK/KKBBAGIAN BIOSTATISTIK/KKB FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS HASANUDDIN UNIVERSITAS HASANUDDIN NAMA: NAMA: 1. 1. MEYLINDA MEYLINDA R R K111 K111 14 14 078078 2.
2. RETNO RETNO FEBRYATI FEBRYATI PADAUNAN PADAUNAN K111 K111 14 14 079079 3.
3. RUSMIANTI RUSMIANTI K111 K111 14 14 511511 LOKASI:
LOKASI:
DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KOTA MAKASSAR KOTA MAKASSAR
MAKASSAR,
MAKASSAR, DESEMBER DESEMBER 20172017 MENGETAHUI, MENGETAHUI, PEMBIMBING LAPANGAN I PEMBIMBING LAPANGAN I dr. Mukhsen Sarake, MS dr. Mukhsen Sarake, MS NIP. 19541231 198903 1 006 NIP. 19541231 198903 1 006 PEMBIMBING LAPANGAN II PEMBIMBING LAPANGAN II Dr. Masni, Apt., MSPH Dr. Masni, Apt., MSPH NIP. 19590605 198601 2 001 NIP. 19590605 198601 2 001 PEMBIMBING INSTITUSI PEMBIMBING INSTITUSI (Kasubag Umum & Kepegawaian) (Kasubag Umum & Kepegawaian)
St. Muliati S. St. Muliati S. NIP. 19690428 198903 1 003 NIP. 19690428 198903 1 003 MENYETUJUI, MENYETUJUI, KETUA BAGIAN
KETUA BAGIAN BIOSTATISTIK/KKBIOSTATISTIK/KKBB FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS HASANUDDIN UNIVERSITAS HASANUDDIN Dr. Masni, Apt., MSPH Dr. Masni, Apt., MSPH NIP. 19590605 198601 2 001 NIP. 19590605 198601 2 001
KATA PENGANTAR KATA PENGANTAR
Puji dan syukur tim penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah Puji dan syukur tim penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga tim penulis dapat melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga tim penulis dapat menyelesaikan laporan magang. Tidak lupa pula kami ucapkan salam dan salawat menyelesaikan laporan magang. Tidak lupa pula kami ucapkan salam dan salawat kepada Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita ke dunia yang lebih kepada Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita ke dunia yang lebih cerah.
cerah.
Tim penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih memiliki Tim penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih memiliki banyak
banyak kekurangan kekurangan baik baik dari dari segi segi materi materi maupun maupun teknisnya. teknisnya. Untuk Untuk itu, itu, timtim penulis
penulis mengharapkan mengharapkan saran saran dan dan kritik kritik yang yang bersifat bersifat membangun membangun dari dari parapara pembaca.
pembaca.
Dalam penyusunan laporan ini tidak lepas dari dukungan dan kerjasama Dalam penyusunan laporan ini tidak lepas dari dukungan dan kerjasama berbagai pihak
berbagai pihak yang telayang telah memberikan h memberikan saran saran yang bersifyang bersifat at moril moril maupun maupun materilmateril yang bermanfaat bagi penulis. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang bermanfaat bagi penulis. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
kepada: 1.
1. Prof. Dr. drg. A. Zulkifli Abdullah, M.Kes., selaku Dekan FakultasProf. Dr. drg. A. Zulkifli Abdullah, M.Kes., selaku Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin.
Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin. 2.
2. Dr. Stang, Drs., M.Kes., selaku Ketua Program Studi KesehatanDr. Stang, Drs., M.Kes., selaku Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin.
Masyarakat Universitas Hasanuddin. 3.
3. dr. Mukhsen Sarake, MS dan Dr. Masni, Apt., MSPH selaku Dosendr. Mukhsen Sarake, MS dan Dr. Masni, Apt., MSPH selaku Dosen Pembimbing magang yang telah memberikan arahan sehingga penulis Pembimbing magang yang telah memberikan arahan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini.
dapat menyelesaikan laporan ini. 4.
4. Dr. Masni, Apt., MSPH, selaku Kepala Bagian Biostatistik/KKB yangDr. Masni, Apt., MSPH, selaku Kepala Bagian Biostatistik/KKB yang telah memberikan saran dan kritik dalam proses
5. Ibu Nielma Palamba, SH, M.AP selaku Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Makassar beserta jajarannya yang telah menerima tim penulis selama proses magang.
6. Ibu St. Muliati S. selaku Kasubag Kepegawaian dan sebagai Pembimbing Institusi yang telah membimbing tim penulis selama proses magang.
7. Teman-teman Jurusan Biostatistik/KKB, yang memberikan semangat kepada penulis dalam pembuatan laporan.
8. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, semoga memdapat imbalan yang sesui dari Allah SWT.
Akhir kata semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi tim penulis khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.
Makassar, Desember 2017
DAFTAR ISI
Halaman Judul i
Halaman Pengesahan ii
Kata Pengantar iii
Daftar Isi v Pendahuluan 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Tujuan 3 1.3 Kegunaan 4 Keadaan Umum
2.1 Gambaran Umum Lokasi Tempat Magang 6
Kegiatan Magang
3.1 Pelaksanaan 19
3.2 Pembahasan 19
Kesimpulan dan Rekomendasi 25
Daftar Pustaka 27
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Pelayanan publik adalah kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan sebagai upaya pemenuhan kebutuhan pelayanan berdasarkan ketentuan perundang-undangan. Dengan begitu pelaksanaan pelayanan yang dilakukan oleh pemerintah harus benar-benar dapat memenuhi kebutuhan masyarakat dan juga sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Sedangkan ukuran keberhasilan penyelenggara pelayanan ditentukan oleh tingkat kepuasan pihak penerima pelayanan. Tingkat kepuasaan tersebut tercapai apabila penerima pelayanan memperoleh pelayanan sesuai yang dibutuhkan dan diharapkan (Hermansyah : 2013).
Pelayanan publik merupakan suatu kegiatan yang harus mendahulukan kepentingan umum, mempermudah urusan publik, mempersingkat waktu pelayanan dan memberikan kepuasan pada publik. Pemenuhan hak masyarakat yang merupakan tujuan dari fungsi pelayanan publik harus terus ditingkatkan baik dari sisi kualitas, maupun kuantitas. Sisi kualitas dapat dilakukan dengan mengurangi kesalahan pelayanan, mempercepat pelayanan, dan kemudahan pelayanan. Sedangkan dari sisi kuantitas dapat dilakukan dengan menambah waktu pelayanan (Thaha, 2007).
Kantor Pencatatan Sipil merupakan organisasi yang bergerak dalam pelayanan publik yang berhubungan langsung dengan masyarakat. Sebagai lembaga pelayanan publik yang memberikan pelayanan, maka tuntutan kinerja yang berkualitas merupakan suatu keharusan. Untuk itu Kantor
Pencatatan Sipil sebagai lembaga pelayanan harus memberikan pelayanan yang berkualitas, jauh dari citra birokratis yang terkesan berbelit-belit. Pada dasarnya tujuan pelayanan adalah memberikan kepuasan kepada masyarakat melalui kebutuhan serta harapan masyarakat (Andi : 2013, 403).
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah dinas yang berfungsi dalam penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik. Dinas kependudukan dan pencatatan sipil mempunyai tugas membantu walikota melaksanakan urusan pemerintahan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan kepada daerah (Peraturan Walikota Kota Makassar Nomor : 94 tahun 2016).
Pencatatan sipil adalah suatu kegiatan pelayanan dan pembinaan Pemerintah menyangkut kedudukan hukum seseorang pada saat yang dapat dipergunakan sebagai bukti yang otentik bagi pihak yang bersangkutan maupun pihak ketiga. Hal inilah yang mendasari betapa pentingnya administrasi kependudukan disamping sebagai bentuk penyelenggaraan Pemerintah di daerah.
Dalam rangka mewujudkan sistem pelayanan masyarakat pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Makassar bagi masyarakat perlu diusahakan peningkatan pelayanan yang cepat, tepat dan akurat baik secara langsung maupun tak langsung demi terciptanya pelayanan yang baik
dan memberikan kepuasan pada masyarakat. Untuk memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat, maka diperlukan suatu sistem pelayanan masyarakat yang dapat memberikan pela yanan kependudukan yang akurat.
Ketepatan pelayanan dalam setiap sistem pelayanan data kependudukan sangat diperlukan agar tidak terjadi kesalahan yang tentunya akan berakibat fatal terhadap keakuratan data yang diperlukan untuk hal tersebut maka telah dibentuk suatu sistem yang menjadi landasan dalam pelayanan masyarakat yang disebut sistem pelayanan masyarakat pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Makassar sebagai pelaksanaan pelayanan.
Berdasarkan latar belakang diatas penyusun tertarik untuk mengangkat judul dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini yaitu “Sistem Pelayanan Masyarakat Pada Kantor Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Makassar”.
1.2 Tujuan
Adapun tujuandalam kegiatan magang yang dilakukan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil antara lain:
a. Untuk mengetahui alur pelayanan Akta Kelahiran b. Untuk mengetahui alur pelayanan Migrasi
1.3 Kegunaan
Adapun manfaat dalam kegiatan magang yang dilakukan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil antara lain:
1. Bagi Mahasiswa
a. Mendapatkan pengalaman dan keterampilan yang berhubungan dengan Bidang Ilmu Kesehatan Masyarakat, terutama sesuai bidang peminatan yaitu Biostatistik/KKB.
b. Terpapar dengan kondisi dan pengalaman kerja di lapangan.
c. Mendapatan pengalaman menggunakan metode analisis masalah yang tepat terhadap permasalahan yang ditemukan di tempat magang.
d. Memperkaya kajian dalam bidang Ilmu Kesehatan Masyarakat terutama sesuai bidang minat yang digeluti yaitu Biostati stik/KKB. e. Penemuan baru mengenai analisis permasalahan dan kiat-kiat
pemecahan masalah kesehatan.
f. Memperoleh gambaran peluang kerja bagi Sarjana Kesehatan Masyarakat.
g. Mendapatkan bahan penulisan skripsi/karya ilmiah.
2. Bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Makassar a. Membantu kelancaran dalam aktivitas instansi.
b. Sebagai sarana untuk membangun kerja sama antara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Makassar dengan Universitas Hasanuddin.
KEADAAN UMUM 2.1 Gambaran Umum Lokasi Tempat Magang
2.1.1 Visi Dan Misi Kantor Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Makassar
A. Visi
”Makassar menuju tertib kepemilikan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil tahun 2019 ”
B. Misi
Misi Dinas Kependuukan dan Catatan Sipil Kota Makassar sebagai berikut :
1. Menyelenggarakan Administrasi Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil secara terintegrasi melalui SIAK.
2. Meningkatkan Pengelolaan Database Kependudukan secara berkelanjutan.
3. Meningkatkan Sumberdaya yang professional secara berkelanjutan.
4. Menambah dan mengembangkan sarana dan prasarana SIAK secara berkelanjutan.
5. Meningkatkan insentitas kajian kebijakan dan pengendalian administrasi Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
6. Meningkatkan insentitas koordinasi dan sinkronisasi dengna instansi terkait dalam pelaksanaan tugas.
6 2.1.2 Struktur Organisasi Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
V
Kepala Dinas Nielma Palamba, SH, M.AP
Sekretaris
Muhammad Yarman. A.P S.IP Kasubag Perencanaan
Muliati, SE
Kasubag Keuangan Irwandi, SE
Kasubag Umum & Kepegawaian
St. Muliati S.
Kasi Pendataan Penduduk
Dra. Hj. Indrawati
Kabid Pelayanan Pencatatan Sipil
Drs. Y. Situru, M.Si Kasi Kelahiran
Indrawaty Semmaing, S.IP, M.AP
Kasi Pindah Penduduk
Sanimbare, SE
Kasi Identitas Penduduk
Nurhidayat, SH
Kabid Pelayanan Pendaftaran Penduduk
Dra. Hj. Melyana Zumbriana, MM
Kasi Perkawinan & Perceraian
Yohana Rembang, Bsc
Kasi Perubahan Status Anak, Pewarganegaraan dan Kematian
Betty Jane, S.Sos
Kabid Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan
Chaidir, S.STP, M.Si
Kasi Sistem Informasi dan Kependudukan
Dra. Fardiah A. Palaguna
Kasi Pengolahan dan Penyajian Data Kependudukan Andi Haerullah, S.Sos Kasi Tata Kelola dan Sumberdaya
Manusia Tekno Info dan Kom
Muhammad Rusli Landahur, SH
Kabid Pemanfaatan Data dan Inovasi Pelayanan
H. Erwin Abbas, S.Sos, M.Si Kasi Kerjasama Anasta Triubaya Sakti, SE
Kasi Pemanfaatan Data dan Dokumen Kependudukan
Hj. Ramlah, SE, M.Si Kasi Inovasi Pelayanan Anriany Saleng, S.IP, M.Si
UPTD Dra. Hj. Gusni, MM
2.1.3 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar
Telah terjadi perubahan tentang Pembentukan, Susunan Oragnisasi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar dari Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor : 3 tahun 2009 menjadi Peraturan Walikota Kota Makassar Nomor : 94 tahun 2016, sehingga menyebabkan terjadinya perubahan tugas, fungsi dan struktur organisasi di dinas kependudukan dan catatan sipil kota Makassar.
a. Kedudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dipimpin oleh kepala dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada walikota melalui sekretaris daerah
b. Susunan Organisasi Susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil terdiri atas :
1. Kepala Dinas
2. Sekretaris, terdiri atas :
- Subbagian perencanaan dan pelaporan - Subbagian keuangan
- Subbagian umum dan kepegawaian
3
Bidang pelayanan pendaftaran penduduk, terdiri atas : - Seksi identitas penduduk- Seksi pendataan penduduk
4 Bidang pelayanan pencatatan sipil, terdiri atas :
-
Seksi kelahiran-
Seksi perkawinan dan perceraian-
Seksi perubahan status anak, kewarganegaraan dan kematian5 Bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan,terdiri atas:
-
Seksi sistem informasi administrasi kependudukan-
Seksi pengolahan dan penyajian data kependudukan-
Seksi tata kelola dan sumber daya manusia teknologi informasi dan komunikasi6 Bidang pemanfaatan dan inovasi pelayanan,terdiri atas : - Seksi kerjasama
- Seksi pemanfaatan data dan dokumen kependudukan
- Seksi inovasi pelayanan
7.
Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) c. Tugas, Fungsi dan Uraian1. Dinas kependudukan dan pencatatan sipil mempunyai tugas membantu walikota melaksanakan urusan pemerintahan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang menjadi
kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan kepada daerah.
2. Dinas kependudukan dan pencatatan sipil menyelenggarakan fungsi :
- Perumusan kebijakan penyelenggaraan urusan pemerintahan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil
- Pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil
- Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan urusan bidang pemerintahan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil
- Pelaksanaan administrasi dinas urusan bidang pemerintahan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil
- Pembinaan, pengkoordinasian, pengelolaan, pengendalian dan pengawasan program dan kegiatan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil
- Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh walikota terkait tugas dan fungsinya
3. Dinas kependudukan dan pencatatan sipil mempunyai uraian tugas: - Merumuskan dan melaksanakan kebijakan di bidang
administrasi kependudukan dan pencatatan sipil - Merumuskan dan melaksanakan visi dan misi dinas
- Merumuskan dan mengendalikan pelaksanaan program dan kegiatan sekretariat dan bidang pelayanan pendaftaran penduduk, bidang pelayanan pencatatan sipil, bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan, bidang pemanfaatan dan inovasi pelayanan
- Merumuskan rencana strategis (RENSTRA) dan Rencana Kerja (RENJA), indikator Kinerja Utama (IKU), rencana kerja dan anggaran (RKA/RKPA), dokumen pelaksanaan anggaran (DPA)/DPPA dan Perjanjian Kinerja (PK) dinas - Mengkoordinasikan dan merumuskan bahan penyiapan
penyusunan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah (LPPD), laporan keterangan pertanggungjawaban (LKPJ), dan laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP)
4. Sekretariat mempunyai tugas melaksanankan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pelayanan administrasi kepada
semua unit organisasi di lingkungan dinas
- Subbagian perencanaan dan pelaporan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan rencana program kerja, monitoring dan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan dinas
- Subbagian keuangan mempunyai tugas melakukan administrasi dan akuntansi keuangan
- Subbagian umum dan kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan umum, penatausahaan surat menyurat, urusan rumah tangga, kehumasan, dokumentasi dan inventarisasi barang serta administrasi kepegawaian
5. Bidang pelayanan pendaftaran penduduk mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan kebijakan di bidang pelayanan pendaftaran penduduk.
- Seksi identitas penduduk mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelayanan dan penerbitan
dokumen pendaftaran penduduk
- Seksi pindah datang penduduk mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan,perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan pelayanan pindah datang penduduk
- Seksi pendataan penduduk mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan pendataan penduduk
6. Bidang pelayanan pencatatan sipil mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan kebijakan pelayanan pencatatan sipil
- Seksi kelahiran mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan pelayanan pencatatan kelahiran
- Seksi perkawinan dan perceraian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan pencatatan perkawinan dan perceraian
- Seksi perubahan status anak,pewarganegaraan dan kematian mempunyai tugas mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan koordinasi serta pelaksanaan pelayanan pencatatan, pengangkatan anak, pengakuan anak, pengesahan anak, perubahan status kewarganegaraan dan pencatatan kematian 7. Bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan
- Seksi sistem informasi administrasi kependudukan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan sistem informasi administrasi kependudukan
- Seksi pengolahan dan penyajian data kependudukan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan pengolahan dan penyajian data kependudukan - Seksi tata kelola dan sumber daya manusia teknologi
informasi dan komunikasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan tata kelola dan
sumber daya manusia teknologi informasi dan komunikasi 8. Bidang pemanfaatan data dan inovasi pelayanan mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan kebijakan di bidang pemanfaatan data dan dokumen kependudukan, kerjasama administrasi kependudukan dan inovasi pelayanan administrasi kependudukan
- Seksi kerjasama mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan kerja sama administrasi kependudukan
- Seksi pemanfaatan data dan dokumen kependudukan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan pemanfaatan data dan dokumen kependudukan
- Seksi inovasi pelayanan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perencanaan, perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan koordinasi serta pelaksanaan inovasi pelayanan administrasi kependudukan
2.1.4 Jenis-Jenis Layanan Administrasi Kependudukan Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar
B. Alur Pembuatan KTP Elektronik Yang Belum Perekaman
D. Alur Pembuatan Surat Pindah Keluar WNI
Kartu Tanda Penduduk Elektronik (e-KTP)
e-KTP atau KTP Elektronik adalah dokumen kependudukan yang memuat sistem keamanan / pengendalian baik dari sisi administrasi ataupun teknologi informasi dengan berbasis pada database kependudukan nasional. Penduduk hanya diperbolehkan memiliki 1 (satu) KTP yang tercantum Nomor Induk Kependudukan (NIK). NIK merupakan identitas tunggal setiap penduduk dan berlaku seumur hidup. Nomor NIK yang ada di e-KTP nantinya akan dijadikan dasar dalam penerbitan Paspor, Surat Izin Mengemudi (SIM), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Polis Asuransi, Sertifikat atas Hak Tanah dan penerbitan dokumen identitas lainnya (Pasal 13 UU No. 23 Tahun 2006 tentang Adminduk) Autentikasi Kartu Identitas (e-ID) biasanya menggunakan biometrik yaitu
verifikasi dan validasi sistem melalui pengenalan karakteristik fisik atau tingkah laku manusia. Ada banyak jenis pengamanan dengan cara ini, antara lain sidik jari (fingerprint), retina mata, DNA, bentuk wajah, dan bentuk gigi. Pada e-KTP, yang digunakan adalah sidik jari. Penggunaan sidik jari e-KTP lebih canggih dari yang selama ini telah diterapkan untuk SIM (Surat Izin Mengemudi). Sidik jari tidak sekedar dicetak dalam bentuk gambar (format jpeg) seperti di SIM, tetapi juga dapat dikenali melalui chip yang terpasang di kartu. Data yang disimpan di kartu tersebut telah dienkripsi dengan algoritma kriptografi tertentu. Proses pengambilan sidik jari dari penduduk sampai dapat dikenali dari chip kartu adalah sebagai berikut: Sidik jari yang direkam dari setiap wajib KTP adalah seluruh jari (berjumlah sepuluh), tetapi yang dimasukkan datanya dalam chip hanya dua jari, yaitu jempol dan telunjuk kanan. Sidik jari dipilih sebagai autentikasi untuk e-KTP karena alasan berikut:
1. Biaya paling murah, lebih ekonomis daripada biometrik yang lain
2. Bentuk dapat dijaga tidak berubah karena gurat-gurat sidik jari akan kembali ke bentuk semula walaupun kulit tergores
3. Unik, tidak ada kemungkinan sama walaupun orang kembar Fungsi dan kegunaan e-KTP
1. Sebagai identitas jati diri
2. Berlaku Nasional, sehingga tidak perlu lagi membuat KTP lokal untuk pengurusan izin, pembukaan rekening Bank, dan sebagainya;
3. Mencegah KTP ganda dan pemalsuan KTP; Terciptanya keakuratan data penduduk untuk mendukung program pembangunan.
KEGIATAN MAGANG 3.1 Pelaksanaan
Pelaksanaan magang mahasiswa Biostatistik/KKB Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanuddin dilakukan di lima tempat yang berhubungan dengan konsentrasi jurusan Biostatistik /KKB yaitu :
1. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Makassar 2. Dinas Kesehatan Propinsi Sulawesi Selatan
3. BKKBN Kota Makassar
4. BKKBN Propinsi Sulawesi Selatan
5. Badan Pusat Statistik Propinsi Sulawesi Selatan
Pelaksanaan magang yang dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Makassar yang dilakukan dari tanggal 30 Oktober 2017 s/d 8 Desember 2017. Pelaksaaan magang tersebut diikuti oleh tiga mahasiswa. Dalam proses magang tersebut mahasiswa ditempatkan di beberapa pelayanan yaitu pelayanan Kartu Tanda Penduduk (KTP), pelayanan Surat Pindah Keluar dan Surat Pindah Datang.
3.2 Pembahasan
a. Pelayanan KTP
Kartu Tanda Penduduk elektronik atau electronic-KTP (e-KTP) adalah Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang dibuat secara elektronik, dalam artian baik dari segi fisik maupun penggunaannya berfungsi secara komputerisasi. Program e-KTP diluncurkan oleh Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia pada bulan Februari 2011 dimana pelaksanannya terbagi dalam dua tahap. Tahap pertama dimulai pada
penduduk di 2348 kecamatan dan 197 kabupaten/kota. Sedangkan tahap kedua mencakup 105 juta penduduk yang tersebar di 300 kabupaten/kota lainnya di Indonesia. Secara keseluruhan, pada akhir 2012, ditargetkan setidaknya 172 juta penduduk sudah memiliki e-KTP.
Program e-KTP dilatarbelakangi oleh sistem pembuatan KTP konvensional/nasional di Indonesia yang memungkinkan seseorang dapat memiliki lebih dari satu KTP. Hal ini disebabkan belum adanya basis data terpadu yang menghimpun data penduduk dari seluruh Indonesia. Fakta tersebut memberi peluang penduduk yang ingin berbuat curang dalam hal-hal tertentu dengan manggandakan KTP-nya. Oleh karena itu, didorong oleh pelaksanaan pemerintahan elektronik (e- Government) serta untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat, Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia menerapkan suatu sistem informasi kependudukan yang berbasiskan teknologi yaitu Kartu Tanda Penduduk elektronik atau e-KTP.
Alur pembuatan e-KTP yaitu: 1) Mengambil nomor antrean.
2) Membawa fotokopi Kartu Keluarga dan fotokopi Ijazah jika diperlukan.
3) Petugas melakukan verifikasi data penduduk dengan database. 4) Foto (digital)
5) Tanda tangan (pada alat perekam tanda tangan)
7) Petugas memberikan surat keterangan telah perekaman KTP kepada warga yang bersangkutan. Surat keterangan tersebut berlaku selama 6 bulan.
8) Setelah 6 bulan, warga tersebut datang kembali untuk melakukan pengajuan pencetakan KTP di petugas loket. Proses pencetakan KTP
membutuhkan waktu satu minggu.
9) Warga datang membawa resi untuk pengambilan KTP yang telah dijanjikan satu minggu sebelumnya.
b. Pelayanan Surat Pindah Datang dan Surat Pindah Keluar
Pelayanan surat pindah WNI antar Kabupaten/ Kota dan Propinsi terbagi atas dua yaitu surat pindah datang antar Kabupaten/ Kota dan Propinsi dan surat pindah keluar antar Kabupaten/ Kota dan Propinsi. Berikut penjelasannya :
1. Surat Pindah Datang WNI antar Kabupaten/ Kota dan Propinsi
Surat pindah datang WNI merupakan surat yang harus dibuat oleh WNI jika ingin pindah dari daerah asal pemohon ke Kabupaten/ Kota Propinsi Sulawesi Selatan. Surat pindah datang juga merupakan salah satu kelengkapan administrasi untuk proses perubahan data bagi seorang WNI. Dalam proses pembuatan surat pindah datang harus didukung oleh beberapa berkas yaitu :
a) SKPWNI (Surat Keterangan Pindah Warga Negara Indonesia) dari daerah asal disertai biodata pemohon.
c) Kartu Keluarga Asli Tumpangan (bagi yang berstatus menumpang KK)
Beberapa berkas tersebut harus di lengkapi agar proses pindah dapat diproses oleh pihak Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar. Pemrosesan surat pindah tersebut dimulai dari pemohon membawa berkas tersebut ke Disdukcapil Kota Makassar untuk di verifikasi oleh petugas loket. Jika ada masalah dalam berkas tersebut maka langsung serahkan ke Kepala Seksi Mutasi/ Kepala Bidang Kependudukan untuk di verifikasi ulang. Namun, jika tidak ada kendala maka berkas tersebut akan langsung dip roses dan di registrasi terlebih dahulu oleh petugas. Setelah itu, berkas tersebut di konsulidasi oleh bagian kependudukan. Proses selanjutnya yaitu diinput ke dalam database Kependudukan dan pencetakan surat pindah oleh operator yang nantinya akan di tanda tangan oleh Kepala Bidang Kependudukan. Selanjutnya dilakukan penerbitan SKPWNI dari Kota Makassar.
Setelah proses tersebut selesai maka berkas tersebut di verifikasi ulang oleh Kasi Mutasi untuk di paraf sebagai penanda bahwa berkas tersebut telah di verifikasi. Proses selanjutnya yaitu penandatangan oleh Kepala Dinas yang diatas namakan oleh Kepala Bidang Kependudukan. Dan proses terakhir yaitu penyerahan surat pindah datang kepada pemohon untuk dilaporkan di Kecamatan tujuan
pemohon. Namun, Surat pindah dari asal tidak diberikan kembali kepada pemohon karena akan dijadikan sebagai arsip.
Dalam proses pengambilan surat pindah yang dilakukan oleh pemohon, harus pula di sertai dengan resi pengambilan untuk memudahkan proses pengambilannya. Normalnya surat pindah tersebut diselesaikan dalam waktu 5 hari selama tidak ada kendala teknis dalam prosesnya.
2. Surat Pindah Keluar WNI antar Kabupaten/ Kota dan Propinsi
Surat pindah keluar WNI merupakan surat yang harus dibuat oleh WNI jika ingin pindah dari Kabupaten/ Kota dan Propinsi asal ke daerah tujuan pemohon. Dalam proses pembuatan surat pindah keluar harus pula didukung oleh beberapa berkas yaitu:
a) F1-08 (formulir surat pindah ) yang ditanda tangani oleh Lurah dan Camat.
b) SKPWNI (Surat Keterangan Pindah Warga Negara Indonesia) disertai biodata pemohon.
c) Foto copy KTP – Elektronik d) Kartu Keluarga Asli
e) Pas foto 3 kali 4 sebanyak 2 lembar.
Seperti halnya surat pindah datang, surat pindah keluar pun harus dilengkapi berkas kelengkapannya agar dapat diproses pihak Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar. Jika kelengkapan berkas tersebut telah dipenuhi, maka langkah awal pemohon yaitu
membawa berkas tersebut ke disdukcapil untuk diproses. Setelah itu berkas tersebut diverifikasi dan di registrasi oleh petugas loket pelayanan. Selanjutnya berkas tersebut di verifikasi ulang dan di paraf oleh Kasi Mutasi jika tidak terdapat kesalahan. Namun, jika terdapat masalah dalam surat pindah tersebut maka prosesnya harus di pending. Setelah proses verifikasi selesai, maka dilakukanlah proses penandatangan oleh Kepala Dinas yang diatas namakan oleh Kepala Bidang Kependudukan. Proses terakhir yaitu pemisahan berkas dimana berkas pendukung yang disebutkan diatas dipisahkan dengan surat pindah keluar serta biodata pemohon untuk dijadikan sebagai arsip.
Setelah itu surat pindah dan biodata pemohon yang sudah di tandatangani diserakan kembali kepada pemohon sebagai surat pengantar yang akan dibawa ke Disdukcapil tujuan. Proses pengambilan surat pindah keluar juga harus disertai dengan resi pengambilan seperti halnya surat pindah datang. Surat pindah tersebut diselesaikan dalam waktu 5 hari selama tidak ada kendala teknis dalam prosesnya.
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI A. Kesimpulan
Bentuk kegiatan implementasi dari Kemendagri tentang program e- KTP adalah dengan melakukan pelaksanaan pembuatan KTP secara elektronik yang sebelumnya adalah KTP secara manual. Tujuan pemerintah membuat kebijakan pelaksanaan e-KTP adalah agar terciptanya tertib administrasi dan mencegah dampak negatif dari penggunaan KTP manual oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab yang dapat merugikan pemerintah dan masyarakat.
Surat pindah antar Kab/ Kota atau Propinsi merupakan surat pengantar administrasi yang digunakan sebagai surat keterangan untuk perubahan data khususnya alamat di kartu identitas. Selain itu pula, digunakan sebagai surat pendukung untuk pencetakan KK. Proses pembuatan surat pindah keluar dan surat pindah datang harus pula didukung oleh beberapa berkas. Oleh karena itu kelengkapan berkas juga menjadi hal yang penting untuk menghindari berkas pending.
B. Rekomendasi
1. Bagi warga yang ingin melakukan pengurusan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil agar kiranya tidak menggunakan jasa orang lain (calo).
2. Penambahan loket pengajuan pencetakan E- KTP agar proses pengajuan langsung dilaksanakan oleh petugas untuk menghindari adanya berkas bermasalah.
3. Memperbaiki sistem kearsipan surat pindah dengan mengatur sesuai nomor registrasi agar mempercepat proses pencarian arsip untuk berkas yang bermasalah.
