Pelayanan administrasi kependudukan adalah pelayanan penataan dan pengendalian dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan dan pemanfaatan hasilnya untuk pelayanan publik dan pengembangan sektor lainnya. Instansi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab menyelenggarakan pelayanan administrasi kependudukan adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya mempunyai program yang bertujuan untuk mengoptimalkan administrasi kependudukan.
Luaran yang diharapkan dari program Kalimasada adalah data pengelolaan kependudukan yang optimal dan terkini. Oleh karena itu, mahasiswa program ini diberikan kesempatan menjadi pendamping dalam optimalisasi Kalimasada, yang nantinya masyarakat akan mendapatkan dokumen administrasi kependudukan. Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan laporan magang yang berjudul “Pelayanan Administrasi Kependudukan Kalimasada Melalui Aplikasi KNG (Klampid Generasi Baru) di Desa Tambakrejo”.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan membimbing penulis hingga dapat menyelesaikan laporan magang ini. Demikian laporan kegiatan praktikum yang telah disusun, menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan.
Latar Belakang
Kantor ini juga akan menerbitkan dokumen administrasi kependudukan sesuai kebutuhan atau sesuai yang disampaikan masyarakat. Kalimasada sendiri merupakan singkatan dari Administrasi Kependudukan Sadar Lingkungan Hidup dan juga administrasi kependudukan online yaitu KNG (Klampid Generasi Baru). Nantinya pada kegiatan magang di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surabaya, mahasiswa diberikan bimbingan selama satu minggu untuk mempelajari dan memahami pelaksanaan pelayanan publik.
Berdasarkan apa yang telah diuraikan, penulis akhirnya dapat menyelesaikan laporan magang dengan judul “Pelayanan Administrasi Kependudukan Kalimasada Melalui Aplikasi KNG (Klampid Generasi Baru) di Desa Tambakrejo”.
Ruang Lingkup
Tujuan
- Struktur Organisasi
- Lingkup Pekerjaan
- Deskripsi Pekerjaan
- Jadwal Kerja
Kegiatan magang bersertifikat ini dilaksanakan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya dengan penempatan di Kelurahan Tambakrejo Kota Surabaya. Dalam melaksanakan kegiatan magang, mahasiswa memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat yaitu terkait pelayanan administrasi kependudukan. Dalam melaksanakan pelayanan administrasi kependudukan, mahasiswa ditempatkan pada bagian pelayanan yang telah tersedia fasilitas komputer dan merupakan tempat yang mudah untuk berkomunikasi dengan warga pada saat mengajukan permohonan.
Mahasiswa melakukan pelayanan administrasi kependudukan di Desa Tambakrejo dengan menggunakan website atau aplikasi KNG (Klampid Generasi Baru) yang sebelumnya telah diberikan username dan password oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surabaya. Kegunaan dari website KNG adalah untuk pengarsipan administrasi kependudukan yang nantinya akan menerbitkan dokumen yang diserahkan sesuai dengan permintaan masyarakat seperti penyerahan akta kematian, akta kelahiran, cetak KK, cetak ulang KTP dan penyerahan lainnya. administrasi kependudukan. Pelaksanaan pelayanan administrasi kependudukan ini dilaksanakan di Kantor Desa Tambakrejo dan juga di aula RW Desa Tambakrejo, dengan sebaran personel tersebar di seluruh aula RW.
Selain pelayanan administrasi kependudukan menggunakan KNG (Klampid Generasi Baru), mahasiswa juga melakukan pelayanan administrasi kependudukan Kalimasada. Selain memberikan layanan administrasi kependudukan dan layanan administrasi kependudukan Kalimasada, mahasiswa juga melakukan layanan pengurusan IKD (Digital Population Identity).
Pelayanan Administrasi Kependudukan di Kelurahan Tambakrejo
Apabila berkas yang dibawa sudah lengkap dan sesuai, Kelurahan akan menyerahkannya ke aplikasi KNG (Klampid Generasi Baru) dengan memilih layanan yang sesuai dengan kebutuhan pemohon, mengisi data diri pemohon dan mengunggah gambar berkas yang dibawa. . Proses pengajuan hingga ke tahap penerbitan dokumen paling cepat 1 hari dan paling lama 1 minggu, tergantung proses validasi dan verifikasi permohonan dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya. Kalimasada atau singkatan dari Kawasan Sadar Administrasi Kependudukan merupakan program yang digagas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya untuk mengawali terwujudnya tertib administrasi kependudukan di lingkungan sekitar atau desa.
Program ini dilaksanakan dengan menunjuk 62 RT di setiap kelurahan Kota Surabaya sebagai pionir pelayanan administrasi untuk mendekatkan pelayanan kepada masyarakat. Kegiatan ini hampir sama dengan pelayanan administrasi kependudukan di atas, namun terdapat perbedaan siapa yang melakukan administrasi kependudukan, yaitu ketua RT di setiap wilayah yang ditugaskan sebagai percontohan Kalimasada. Tugas RT yang digagas Kalimasada adalah mendorong masyarakat untuk menyediakan dokumen kependudukan dengan 9 cakupan yang telah ditentukan, yaitu meliputi KTP-EL bagi warga yang berusia 17 tahun, memegang akta kelahiran, melaporkan akta kematian, harta benda, dan lain-lain. KIA, tambahan nyawa bagi anak yang belum menjadi kepala rumah tangga, pemutakhiran status perkawinan, pemutakhiran biografi, validasi keberadaan penghuni sebenarnya, dan pelaporan penduduk tidak tetap.
Selain itu, Kalimasada RT juga dapat memberikan pelayanan administrasi kependudukan seperti akta kelahiran, akta kematian, pencetakan ulang KK dan pencetakan KIA (Kartu Tanda Penduduk). Selain layanan pengelolaan kependudukan KNG dan Kalimasad, terdapat layanan lainnya yaitu penataan IKD (Digital Population Identity). Identitas Kependudukan Digital (IKD) adalah perangkat digital yang berisi dokumen pribadi penduduk, seperti KK (Kartu Keluarga), data keluarga dan juga KTP (Kartu Tanda Penduduk).
Ada beberapa keuntungan memiliki Identitas Penduduk Digital (IKD), diantaranya sulit dipalsukan, dicuri, atau hilang karena aplikasi ini memiliki sistem autentikasi keamanan. Manfaat lainnya adalah meminimalisir anggaran negara karena tidak perlu lagi mencetak formulir KTP, serta menyederhanakan dan mempercepat administrasi kependudukan. Dalam kegiatan pengabdian pengelolaan IKD ini, mahasiswa mengabdi dan membantu masyarakat mulai dari awal pendaftaran IKD hingga dapat login ke aplikasi.
Proses Pelaksanaan Pelayanan Administrasi Kependudukan
Setelah itu, permohonan administrasi kependudukan akan diautentikasi dan diverifikasi oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya agar dokumennya dapat dipublikasikan. Namun dalam proses penyerahannya tidak selalu langsung diverifikasi oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, terkadang terjadi kesalahan dalam pengisian data diri, kesalahan atau kekurangan dalam mengunggah berkas sehingga pihak validasi Dispendukcapil untuk sementara dihentikan dalam mengeluarkan dokumen dan memberikan pemberitahuan. untuk memperbaiki kesalahan dalam penyerahan. Jika kesalahan sudah diperbaiki, Dispendukcapil akan melanjutkan proses validasi dan legalisasi penerbitan dokumen tersebut.
Dalam kegiatan pengabdian administrasi kependudukan Kalimasada, mahasiswa memberikan pendampingan kepada ketua RT di Desa Tambakrejo dan membantu administrasi administrasi kependudukan warga setempat. Sebelum melakukan kegiatan Kalimasada, siswa terlebih dahulu melihat dan meneliti data Kalimasada mengenai 9 coverage area Kalimasada. Setelah validasi warga terisi lengkap, siswa melakukan survei dari rumah ke rumah untuk meminta dokumen terkait kepemilikan akta kelahiran, akta kematian, KTP, KIA (Kartu Tanda Penduduk) dan status perkawinan warga pada Kartu Keluarga tidak. dicatat tidak.
Apabila komunitas yang dikunjungi tidak memiliki dokumen-dokumen tersebut, maka mahasiswa mengajukan permohonan menggunakan aplikasi KNG (Klampid New Generation) dengan meminta dokumen persyaratan terkait. Dalam kegiatan pengabdian pengurus IKD ini melayani dan mendampingi mahasiswa dari awal pendaftaran IKD hingga dapat login ke aplikasi. Sebelum melakukan pelayanan IKD, mahasiswa terlebih dahulu mengaktifkan aplikasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) di Dispendukcapil Surabaya.
Aplikasi ini berisikan data-data pribadi masyarakat seluruh Indonesia, seperti data diri pada KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan juga KK (Kartu Keluarga), yang nantinya dari data tersebut berguna untuk pengelolaan IKD. Setelah berhasil mengaktifkan aplikasi SIAK, para siswa diinstruksikan untuk melakukan pelayanan administrasi IKD di aula RW dengan mendapatkan jadwal setiap RW selama 2 hari. Pada kegiatan ini mahasiswa melakukan pengabdian kepada masyarakat untuk pengelolaan IKD dengan langkah-langkah mendaftar untuk mengisi NIK, mengaktifkan email, mengisi nomor telepon dan mengambil foto untuk verifikasi diri.
Jika diisi dengan benar, siswa memindai barcode di aplikasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) untuk memverifikasi aktivasi akun. Nantinya, jika Anda sudah berhasil memindai barcode, akan ada pesan email berisi kode untuk masuk ke aplikasi dan link aktivasi. Kemudian jika sudah berhasil masuk ke aplikasi, bantu siswa menjelaskan fitur dan menu aplikasi ICT seperti melihat KTP, Peta Keluarga dan data keluarga.
Hasil Pelayanan Administrasi Kependudukan Kelurahan Tambakrejo
Setelah aktivasi akun selesai, warga dapat masuk ke aplikasi menggunakan kode yang dikirimkan ke alamat email sebelumnya. Dalam kegiatan Kalimasada ini, para pelajar membantu RT dalam melakukan administrasi kependudukan bagi masyarakat yang meyakini belum memiliki akta kelahiran, akta kematian, KIA dan status perkawinan pada keluarga yang belum menikah. Indikator keberhasilan keberadaan pelayanan pengelolaan kependudukan Kalimasada ini adalah jika persentase pengelolaan kependudukan setiap warga minimal mencapai 90%.
Dari tabel diatas, masing-masing warna tersebut mempunyai keterangannya masing-masing, masing-masing untuk warna kuning adalah banyaknya data situs Kalimasada yang belum di survey atau masyarakat yang tidak memiliki dokumen sesuai data diatas. Selain tabel jumlah pekerjaan dari masing-masing administrasi kependudukan kalimasada, juga diberikan tabel persentase hasil kalimasada masing-masing. Dari indikator tersebut, mahasiswa telah mengabdi kepada pimpinan IKD sebanyak 308 orang dengan 44 orang pengurus di kantor Kelurahan dan 264 orang pengurus di Balai RW 01 hingga Balai RW 07, rinciannya adalah:.
Kesimpulan
Saran
Pelajari lebih lanjut penggunaan cat-pay, sistem informasi pelayanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil kota Surabaya, serta pemanfaatan data dan inovasi layanan minggu ke-3.
