BAB III & IV
(FORMULIR DAN JURNAL)
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
Sistem Informasi Akuntansi
Disusun Oleh:
Varin Wilda Rahmadia
155020300111043
Nico Aditya Pradana
155020300111047
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2017
FORMULIR
I. DEFINISI FORMULIR
Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir ini bisa berupa faktur penjualan yang biasanya diisi dengan informasi-informasi seperti tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga. Formulir sering disebut dengan dokumen.
II. FORMULIR ELEKTRONIK
Istilah formulir elektronik setelah meluasnya pemakaian komputer dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data
elektronik. Berikut ini manfaat dari penggunaan formulir elektronik.
1. Tidak pernah kehabisan formulir. Dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.
2. Tidak pernah ketinggalan zaman. Formulir elektronik mudah disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan.
3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari. Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera menyesuaikan isi dan format
formulir untuk memenuhi keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.
4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas kepada orang yang memiliki password. Orang yang akan menggunakan formulir elektronik harus memasuki password, nama dan nomor formulir dan komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan nama ynag telah dimasukkan ke dalam komputer.
5. Kecepatan pengisian formulir. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data, dan membimbing mengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Jika perlu, help windrow dapat disediakan di setiap ruang yang harus diisi data.
6. Penangkapan data dilakukan sekali. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikat penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7. Tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehigga tidak ada yang mengambang.
8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir. Dengan menggunakan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem komputer dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir.
III. MANFAAT FORMULIR
Formulir sangat penting untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerluka formulir untuk merekamnya. Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:
1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Dalam suatu organisasi , setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejjabat yang memiliki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan wewenang tersebut harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan formulir. Dalam formulir, setiap
orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf, sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi. Misalnya, alam formulir bukti kas keluar (voucher), disediakan ruang untuk beberapa pejabat yang:
a. Mengisi formulir dan memverifikasi perhitungan dan kelengkapan dokumen pendukung oleh kepala bagian utang.
b. Memberikan otoritasasi pengeluaran uang oleh kepala departemen keuangan atau direktur keuangan.
c. Melaksanakan pembayaran oleh kasa.
d. Mencatat transaksi pengeluaran kas oleh kepala bagian utang dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan oleh kasa dalam register cek (check register).
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Semua data yang diperlukan untuk identifikasikan transaksi direkam pertama kali dalam formulir. Dalam transaksi penjualan tunai misalnya, perusahaan memerlukan data berikut ini direkam dalam formulir faktur penjualan tunai:
a. Tanggal penjualan
b. Nama wiraniaga (dan kodenya) yang melayani penjualan.
c. Nama barang yang dijual Harga jual per satuan.
d. Total harga jual setiap jenis barang yang dijual.
e. Total harga jual semua barang yang dijual.
f. Tanda tangan wiraniaga yang melaksanakan penjualan.
g. Tanda penerimaan kas dari bagian kasa.
h. Tanda penyerahan barang kepada pembeli.
i. Tanda pencatatan transaksi penjualan dalam catatan akuntansi. Semua data tersebut perlu direkam dalam formulir, sebaga bukti telah dilaksanakannya transaksi penjualan tunai.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu di tulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Formulir berfungsi juga sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.
Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumber. Berdasrkan sumbernya, formulit dapat dibedakan menjadi tiga golongan:
a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Formulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan. contoh formulir ini: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang di gudang.
b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan. Formulir ini diterima dari perusahaan dan digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. contoh golongan formulir ini adalah: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan order penjualan
c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur pembelian, surat order dari pembelian, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank (bank statement). V. GOLONGAN FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA
Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:
1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. Contoh lain formulir yang termasuk dalam golongan ini adalah:
- Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (materials requisition) - Surat permintaan penawaran harga (price quotation)
- Memo kredit dan memo debit (debit or credit memos)
2. Formulir yang digunakan untuk mencacat tindakan yang telah dilaksanakan.
Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh Bagian Penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok. Contoh formulir lain yang termasuk dalam golongan ini adalah:
- Faktur penjualan - Faktur pembelian - Kartu jam kerja
- Surat muat (bill of lading)
- Pernyataan piutang (account receivable statement)
VI. PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi biasanya memenuhi beberapa fungsi sekaligus. Sebagai contoh dalam transaksi penjualan, suatu perusahaan menggunakan suatu formulir yang disebut surat order penjualan. Surat order penjualan ini dibuat empat lembar sekaligus unutk mengurangi pekerjaan klerikal. Lembar pertama berfungsi sebagai faktur penjualan yang dikirim kepada pembeli; lembar kedua berfungsi perintah sebagai permintaan otorisasi penjualan kredit kepada Bagian Kredit; lembar ketiga berfungsi sebagai perintah pengiriman kepada Bagian Pengiriman untuk mengirim barang yang tersebut dalam formulir tersebut kepada pembeli yang bersangkutan; lembar keempat berfungsi sebagai tembusan piutang yang dipakai oleh Bagian Piutang untuk mencatat timbulnya piutang dari penjualan kredit. Hanya dengan satu kali pekerjaan klerikal formulir surat order penjualan ini memenuhi berbagai fungsi sekaligus.
Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan: 1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir. Untuk
mengurangi pekerjaan krenikal, analisis sistem membuat beberapa lembar formulir, yang dengan sekali pengerjaan, beberapa tujuan tersebut dapat tercapai.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. Dalam pengumpulan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebih dari satu kali. Sekali data yang telah dikumpulakan, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin. Formulir yang direncanakan sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku pembantu.
4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir. Formulir merupakan bagian dari beberapa internal check dalam suatu organisasi.
Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi. Kesalahan, baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja adalah kelemahan yang melekat pada manusia. Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam pengisian formulir, analis sistem harus memasukkan unsur internal check pada saat perancangan formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar. Formulir untuk antar bagian di dalam perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat
perusahaan. Namun untuk formulir yang dikirim ke luar perusahaan, nama, alamat, dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima. 6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifkasi. Nama
formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan posisi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut.
7. Beri nomor untuk identifikasi formulir. Jika perusahaan menggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Untuk mengingat berbagai nama formulir, nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir. Dalam praktek tidak jarang nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut.
8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian. Untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yang lebar, setiap garis diberi nomor urut, baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi sebelah kanan.
9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karna mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama.
10. Cantumkan nomor urut tercetak. Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk mengidentifikasikan transaksi
bisnis. Nomor urut tercetak ini akan dicantumkan dalam catatan akuntansi, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumen yang mendukung informasi yang dicatat dalam catatan tersebut.
11. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya. Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dapat ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang mendukung informasi yang tertentu tersebut dicetak dalam formulir, sehingga pengisian formulir tinggal membubuhkan tanda √ dan x untuk informasi yang dipilih oleh pengisi. 12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau
dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper). Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tebusannya.
13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait. VII. KAPAN FORMULIR DIPERLUKAN?
Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir: 1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
2. Jika suatu kejadian harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan.
VIII. FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis sistem harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan
informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? 3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan didalam formulir telah
disusun menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisisan formulir dan akan mengurangi waktu pengisian daan penggunaan formulir
4. Apakah formulir tersebut memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik, atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lainya? Hal ini akan menemntukan jenis dan mutu kertas yang digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
IX. INFORMASI YANG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU FORMULIR
Formulir yang digunakan oleh suatu perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakannya penyempurnaan, penggantian, dan penghentian pemakaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu diperlukan survai guna mengumpulkan informasi:
a. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri , misalnya mengenai isinya? Jumlah lembar tebusannya, dan jenis kertas yang digunakan.
b. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengikisan, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
X. DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG
Formulir atau dokumen digolongkan menjadi dua macam: dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document atau
corrobating). Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar
pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu. Sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Sebagai contoh dokumen yang digunakan
untuk merekam transaksi penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang, yang dilampiri dengan surat order pengiriman, laporan pengiriman barang, dan surat muat (bill of lading) sebagai dokuman pendukung faktur penjualan
tersebut. Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang direkam dalam faktur penjualan. Surat order pengiriman
membuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan, laporan pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya
pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli. Dengan dilampirkannya berbagai dokumen pendukung tersebut, faktur penjualan sebagai dokumen yang dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansu menjadi dapat diandalkan kesahihannya. Berikut ini gambar mengenai nama dokumen sumber dan dokumen pengdukung yang bersangkutan.
Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung yang Bersangkutan
Penjualan tunai Faktur penjualan tunai Pita register kas
Penjualan kredit Faktur penjualan Surat order pengiriman Laporan pengiriman barang Surat muat
Retur penjualan Memo kredit Laporan penerimaan barang Pembelian Bukti kas keluar Surat order pembelian
Laporan penerimaan barang Faktur dari pemasok Retur pembelian Memo debit Laporan pengiriman barang Penggajian dan
pengupahan
Bukti kas keluar Daftar gaji Rekap daftar gaji Pemakaian barang
gudang
Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
-JURNAL
I. PENGERTIAN JURNAL
Jurnal (dalam bahasa Inggris Journal) adalah catatan akuntansi permanen yang pertama (book of original entry), yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan secara kronologis dengan menyebutkan akun yang di Debet maupun yang di Kredit.
Menurut Wikipedia, Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama setelah bukti transaksi. Fungsi jurnal adalah menyediakan catatan yang lengkap dan permanen dari semua transaksi perusahaan yang disusun dalam urutan kronologis kejadiannya sebagai referensi di masa mendatang. Tujuan mencatat transaksi ke dalam jurnal adalah untuk menunjukkan pengaruh setiap transaksi ke dalam akun perusahaan.
Setelah Transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang pertama kali dilakukan adalah dalam jurnal. Dibandingkan dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan di dalam jurnal ini biasanya lebih lengkap dan lebih terperinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi.
Jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama diselenggarakan dalam proses akuntansi, maka dalam sistem akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun yang tidak dicatat; catatan yang dilakukan di dalamnya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya. Jurnal Ada 2 Macam:
1. Jurnal Umum
Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit,maka jurnal umum dapat di bagi menjadi dua kolom,yaitu debit dan kredit. Kolom-kolom dalam jurnal umum tersebut dapat di isi dengan data sebagai berikut:
a) Kolom tanggal, kolom ini diisi dengan tanggal terjadinya transaksiyang di isi sesuai dengan caraberurutan sesuai dengan kronologi terjadinya transaksi.
b) Kolom keterangan, Kolom ini diisi dengan keterangan lengkap mengenai transaksi yang terjadi, seperti nama rekening yang didebit dan dikredit, serta penjelasan ringkas tentang transaksi yang
c) Kolom nomor bukti, Kolom ini digunakan untuk mencatat nomor formulir (dokumen sumber) yang dipakai sebagai dasar pencatatan data dalam jurnal tersebut.
d) Kolom nomor rekening, kolom ini diisi dalam nomor rekening yang didebit dan nomor rekening di kredit dengan adanya transaksi. e) Kolom debit dan kredit, kolom ini diisi dengan jumlah rupiah
transaksi. Jumlah-jumlah rupiah dalam kolom ini diringkas
(dijumlahkan) menurut nomor rekening yang tercantum dalam kolom nomor rekening.
Sebelum bukti transaksi keuangan dicatat dalam jurnal, terlebih dahulu dilakukan analisis untuk menentukan pengaruhnya terhadap akun-akun di perusahaan. Pola pencatatan transaksi dalam jurnal diatur dalam sebuah mekanisme Debet dan Kredit. Pengertian Debet dalam Akuntansi menunjukan sisi sebelah kiri dan Kredit menunjukan sebelah kanan. Mekanisme Debet dan Kredit terlihat dalam tabel
sebagai berikut 2. Jurnal Khusus
Sesuai dengan namanya, jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat kelompok transaksi-transaksi yang sejenis.
Pengelompokkan transaksi-transaksi yang sejenis bergantung pada aktivitas perusahaan yang bersangkutan. Meskipun telah disediakan jurnal-jurnal khusus, perusahaan tetap membutuhkan jurnal umum yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat di dalam jurnal khusus, dan juga untuk keperluan membuat jurnal penyesuaian, jurnal penutupan dan koreksi pembukuan. Format dan cara pemakaian jurnal-jurnal khusus berbeda dengan jurnal umum. Perubahan tersebut dimaksudkan agar pengerjaan jurnal dan pembukuan dari jurnal ke buku besar dapat dilakukan secara lebih efisien. Berikut adalah beberapa jurnal khusus yang biasa digunakan:
Jurnal Penjualan merupakan jurnal yang khusus digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang dilakukan secara kredit. Penjualan secara
tunai biasanya tidak dimasukkan dalam jurnal ini karena dalam transaksi penjualan tunai terjadi penerimaan kas, sehingga penjualan tunai biasanya dicatat dalam jurnal penerimaan kas.Jurnal Penerimaan Kas merupakan jurnal yang disediakan khusus untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Untuk menghemat waktu pencatatan, maka jurnal ini dirancang dengan
meanyediakan sejumlah kolom dan hanya total setiap rupiah yang dibukukan kedalam buku besar.Jurnal Umum digunakan untuk mencatat penyesuaian pembukuan, penutupan pembukuan, koreksi dan transaksi-transaksi lainnya yang tidak dapat dicatat di dalam jurnal khusus.
II. PENTINGNYA JURNAL
1. Jurnal merupakan pencatatan akuntansi permanen pertama yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.
2. Pencatatan dalam jumal biasanya lengkap dan terinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi
3. Jurnal harus dirancang sedemikian rupa karena jumal merupakan catatan akuntansi yang pertama, sehingga tidak boleh terjadi satu transaksi pun yang tidak dicatat.
4. Catatan yang dilakukan di dalam jumal biasanya lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, karena akan digunakan untuk mengusut kembali ke dokumen sumbemya (formulir).
III. PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN JURNAL Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal adalah sebagai berikut:
1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga memungkinkan dalam perusahan.
2. Jurnal akan di gunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam penggolongan pokok tertentu.
3. Untuk mengurangi pencatatan pembukuan yang terinci.
4. Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan.
5. Kolom-kolom dalam jurnal di gunakan untuk mengum-pulkan angka yang akan diringkas dalam rekening.
6. Jurnal harus di rancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dan dokumen sumbernya.
7. Harus di tetapkan dengan dokumen sumber dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban informasi dapat di tentukan.
IV. JENIS JURNAL
Jenis jurnal yang biasanya dalam perusahaan yang relatif besar adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Penjualan
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjuala, baik penjualan kredit maupun tunai.
2. Jurnal Pembelian
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit. Transaksi pemeblian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. 3. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang.
4. Jurnal Pengeluaran Kas
Jurnal Pengeluaran Kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
5. Jurnal Umum
Jurnal Umum digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus.
V. METODE PENCATATAN JURNAL
Jurnal umumnya berbentuk buku yang dijilid. Bentuk jurnal ini banyak dijumpai di perusahaan yang menggunakan sistem manual di dalam pembukuannya. Jurnal dapat pula berbentuk lembaran-lembaran formulir lepas. Bentuk ini digunakan terutama jika pembukuan menggunakan mesin pembukuan. Dalam akuntansi dengan computer, jurnal berbentuk arsip transaksi dalam bentuk pita magnetic (magnetic
tape) atau magnetic disk, yang setelah dicek kebenaran dan keasliannya, digunakan
untuk memutakhirkan (update) arsip induk (buku besar dan buku pembantu).Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam jurnal:
1. Dengan Pena
Informasi dalam dokumen sumber di salin dalam jurnal dengan menggunakan tulis tangan.
2. Dengan Mesin Pembukuan
Informasi dalam dokumen sumber di salin dalam jurnal dengan menggunakan mesin pembukuan.
3. Dengan Arsip Dokumen Sumber yang Berfungsi Sebagai Jurnal
Dalam cara ini, jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya transaksi.
4. Dengan Komputer
Data dalam dokumen sumber di masukan ke dalam sistem komputer melalui keyboard dan di catat dalam arsip transaksi (transaction file) yang berfungsi sebagai jurnal.
VI. LANGKAH PERANCANGAN JURNAL
Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa ditempuh oleh ahli sistem dalam merancang jurnal:
1. Studi terhadap Karakteristik Transaksi Perusahaan
Perancangan jurnal dimulai dari studi terhadap karakteristik transaksi yang dilaksanakan oleh perusahaan.
2. Pembuatan Jurnal Standar
Setelah transaksi yang berfrekuensi tinggi diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mempelajari ciri khas transaksi tersebut untuk dapat menentukan rekening-rekening buku besar yang terkait dalam pencatan transaksi tersebut. Atas dasar ini dibuat jurnal standar untuk mencatat transaksi-transaksi yang berfrekuensi tinggi.
3. Perancangan Jurnal
Jurnal standar kemudian dipakai sebagai dasar untuk menentukan kolom-kolom yang harus dicantumkan dalam jurnal khusus.
