ANALISIS DAN PERANCANGAN E- CRM PADA SMPK LEMUEL

(1)

ANALISIS DAN PERANCANGAN

E-CRM PADA SMPK LEMUEL

Rindita Priscanandia

Taman Peninsula blok D no. 3. Bekasi, 6281316084128, [email protected]

Stevanus Bramantha

Jalan Aipda KS Tubun no. 59B/8 Jakarta Pusat, 6287789182662,[email protected]

Diyurman Gea

[email protected]

Abstract

The development of technology and information systems today have made we can find a variety of information that we need quickly. Information obtained comes from anywhere and can be accessed anywhere. E-CRM is to maximize sales to customers using digital communications technology. This research aims to design a website for e-attendance and student database SMPK Lemuel. Issues contained in this school is less rapid flow of information provided by the school to parents, especially in the case of unscheduled. The research methodology used in the form of literature and survey research problems. In this study, also conducted by means of interviews direct observation of the principals SMPK Lemuel. While the methodology of analysis is a SWOT analysis and methodology of Object Oriented Analysis and Design. The results of this study is an application of e-attendance system based on web. The conclusions obtained from this study is the presence of this information system, parents can monitor their children who attend school directly at SMPK Lemuel.

Keywords: e-attendance, web, e-crm, system

Abstrak

Perkembangan teknologi dan sistem informasi saat ini telah membuat kita dapat mengetahui berbagai informasi yang kita butuhkan dengan cepat. Informasi yang didapatkan berasal dari mana saja dan dapat diakses dimana saja. E-CRM adalah memaksimalkan penjualan pada pelanggan dengan menggunakan teknologi komunikasi digital. Penulisan ini bertujuan untuk merancang sebuah web untuk e-attendance dan database siswa SMPK Lemuel. Masalah yang terdapat di sekolah ini adalah kurang cepatnya aliran informasi yang diberikan pihak sekolah kepada orang tua murid, terutama dalam hal pengabsenan. Metodologi penelitian yang digunakan berupa penelitian studi pustaka dan survei masalah. Dalam penelitian ini juga dilakukan observasi dengan cara interview langsung terhadap kepala sekolah SMPK Lemuel. Sedangkan metodologi analisis yang digunakan adalah analisis SWOT dan metodologi Object Oriented Analysis and Design. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi sistem e-attendance yang berbasis web. Kesimpulan yang didapatkan dari penelitian ini adalah dengan adanya sistem informasi ini maka orang tua dapat memantau langsung anaknya yang bersekolah di SMPK Lemuel.

(2)

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi dan sistem informasi saat ini telah membuat kita dapat mengetahui berbagai informasi yang kita butuhkan dengan cepat. Informasi yang didapatkan berasal dari mana saja dan dapat di akses dari rumah, kantor, sekolah, atau dimana pun. Perkembangan teknologi membuat kita dapat menjumpai komputer dimana pun, misalnya di sekolah. Dalam dunia pendidikan, komputer dapat berperan sebagai media penyimpanan informasi seperti absensi siswa.

Customer Relationship Management (CRM) adalah salah satu strategi bisnis yang menjadikan pelanggan fokus utama dan menjadikan kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama untuk memperoleh keuntungan yang lebih banyak. Manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan CRM di dalam sekolah yaitu: mempererat hubungan dengan orang tua murid, mempermudah murid untuk melakukan latihan di luar jam pelajaran sekolah, serta mempermudah orang tua murid untuk mengetahui kegiatan apa yang diadakan oleh sekolah. CRM dapat diaplikasikan dengan menggunakan sistem berbasis internet (e-CRM) yang dapat diakses secara on-line dengan menggunakan situs web.

SMPK Lemuel merupakan sekolah kristen yang berada di Jl. Raya Pos Pengumben no. 30 – Jakarta Barat. Pada sekolah ini, pihak sekolah menyampaikan apa saja perkembangan murid ke orang tua.

Kendala yang ada pada SMPK Lemuel adalah orang tua tidak bisa memantau apakah anaknya benar-benar mengikuti pelajaran di sekolah atau tidak. Orang tua murid hanya mengetahaui anaknya berangkat ke sekolah, namun tidak mengetahui pasti apakan anaknya mengikuti pelajaran di sekolah atau tidak.

Solusi yang kami dapat untuk menyelesaikan kendala tersebut adalah dengan membuat sistem absen secara online, yaitu dengan membuat sebuah web untuk absensi. Tujuan dari penerapan aplikasi ini untuk memudahkan orang tua dalam memantau anaknya apakah anaknya masuk sekolah atau tidak.

2. Metodologi Penelitian

2.1. Metode Pengumpulan Data

•Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan membaca jurnal dan buku-buku yang berkaitan dengan E CRM dan dasar teori yang berhubungan dengan pembuatan aplikasi web. •Studi Lapangan

Studi lapangan dilakukan dengan melakukan observasi dan wawancara secara langsung dengan narasumber yang terpercaya dan berkaitan dengan kegiatan sekolah SMPK Lemuel.

•Survei

Survei yang ditujukan kepada orang tua murid SMPK Lemuel melalui kuisioner.

2.2.

Metode Analisis

• Analisis SWOT

Mengidentifikasi suatu faktor dengan menggunakan analisis SWOT

secara sistematis agar mengetahui kelemahan, peluang, dan ancaman

untuk menentukan strategi perusahaan.

• Metode Object Oriented Analysis and Design

- Activity diagram

- Use case diagram

- Use case description

- Domain class diagram

- System Sequence Diagram

- Multilayer Design System Sequence Diagram

- User interface

(3)

Gambar 1 Tipe-Tipe CRM

Customer Relationship Management (CRM) adalah sebuah strategi yang dimiliki perusahaan untuk menarik pelanggan dengan cara memanjakan pelanggan supaya pelanggan tidak pergi. (Gaffar, 2007). Dengan menggunakan CRM, perusahaan akan dapat memahami keinginan konsumen dan cara mengelola hubungan antara organisasi dan pelanggannya. CRM juga berperan penting dalam membina hubungan yang baik antara perusahaan dengan pelanggan serta meningkatkan kepuasaan pelanggan. (Dermawan & Margaret, 2012).

Strategic (strategi): Strategi CRM lebih berfokus pada pengembangan bisnis customer-centric yang memiliki target untuk mendapatkan dan mempertahankan pelanggan.

Operational (operasional): Operasional CRM lebih berfokus pada otomasi customer-facing seperti penjualan dan pemasaran.

Analytical (analitis): Analitis CRM lebih berfokus pada intelligent minning dari data pelanggan untuk menentukan strategi.

Collaborative (kolaborasi): Kolaborasi CRM merupakan istilah untuk menjelaskan arah strategi perusahaan yang terkadang terpisah dari supply chain

Electronic Customer Relationship Management (e-CRM) adalah gudang informasi pelanggan yang mencatat semua kontrak yang pelanggan punya dengan perusahaan dan menghasilkan profil pelanggan yang tersedia untuk semua orang dalam perusahaan dengan keperluan untuk mengetahui pelanggan. (Laudon & Traver, 2012). e-CRM dibagi menjadi 2 jenis, yaitu operasional dan analitik. Operasional e-CRM penting diberikan untuk pelanggan touch up points, yang dapat dihubungi melalui telepon, surat atau e-mail. Pelanggan yang touch up points adalah pelanggan yang sering menggunakan sesuatu yang berbasis web, e-mail, telepon, penjualan secara langsung, fax, dan lain-lain. Sedangkan analitik CRM adalah sekelompok data yang dilihat sebagai proses yang berkelanjutan. Ini membutuhkan teknologi untuk memproses data pelanggan. Tujuan utama disini adalah untuk mengidentifikasi dan mengerti pola pembelian pelanggan untuk menciptakan peluang bisnis yang baru. (Abunaka & Reddy, 2007)

3. Hasil dan Bahasan

3.1.HASIL PENELITIAN

A. Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan

Visi SMPK Lemuel adalah unggul dalam mutu akademik dan berkarakter kristiani. Misi Perusahaan

Misi SMPK Lemuel adalah membentuk dan mengembangkan potensi dan jatidiri anak bersama orang tua melalui pendidikan dan pengajaran yang kreatif, inovatif, dan pengajaran yang menyenangkan.

B. SWOT Analysis

Analisis SWOT pada SMPK Lemuel adalah sebagai berikut: 1. Kekuatan (Strength)

(4)

a. Adanya dukungan dari management untuk membuat sistem e-attendance.

b. Memiliki orang yang bekerja di bidang IT. 2. Kelemahan (Weakness)

a. Guru-guru belum terbiasa menggunakan website. b. Aliran informasi tentang pengabsenan kurang cepat. 3. Peluang (Opportunities)

a. Adanya kemauan dari orang tua murid untuk melihat perkembangan murid melalui media website.

b. Ketersediaan infrastruktur (smartphone dan komputer) yang mudah didapatkan untuk mengakses informasi melalui website.

c. Sebanyak 70% dari orang tua murid menginginkan sekolah memiliki website pribadi.

4. Ancaman (Threat)

a. Tidak adanya aplikasi e-attendance. Tabel 1 Analisis SWOT IFAS

EFAS

Strength (S)

1. Adanya dukungan dari management untuk membuat sistem e-attendance

2. Memiliki orang yang bekerja di bidang IT Weakness (W) 1. Guru-guru belum terbiasa menggunakan website. 2. Aliran informasi tentang pengabsenan kurang cepat Opportunity (O)

1. Adanya kemauan dari orang tua murid untuk melihat perkembangan murid melalui media website.

2. Ketersediaan infrastruktur (smartphone dan komputer) yang mudah didapatkan untuk mengakses informasi melalui website. 3. Sebanyak 70% dari

orang tua murid menginginkan sekolah memiliki website pribadi. Strategi SO 1. Merancang website untuk memberikan informasi kegiatan sekolah untuk orang tua.

2. Merancang website untuk proses pengabsenan agar orang tua dapat melihat absensi anaknya. Strategi WO 1. Memanfaatkan internet untuk membuat sistem pengabsenan. 2. Melakukan pelatihan kepada guru-guru untuk menggunakan website. Threats (T)

1. Tidak adanya aplikasi e-attendance.

Strategi ST 1. Merancang aplikasi e-attendance.

Strategi WT 1. Membangun sebuah sistem berbasis web untuk

mempercepat aliran informasi mengenai absensi.

(5)

Matriks Faktor Strategi Internal

Berikut ini adalah matriks dari faktor-faktor internal SMPK Lemuel yang berasal dari Strength dan Weakness dengan memberikan bobot dan rating pada setiap poinnya. Bobot dan rating tersebut dilakukan melaui proses diskusi dengan pihak SMPK Lemuel dan tabel 3.2 berikut adalah tabel matriks strategi internal (IFAS):

Faktor-faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot*Rating

Strength (S)

1. Adanya dukungan dari management untuk membuat sistem e-attendance

2. Memiliki orang yang bekerja di bidang IT

0.30 0.20 4 2 1.20 0.40 Total 1.60 Weakness (W)

1. Guru-guru belum terbiasa menggunakan website. 2. Aliran informasi tentang pengabsenan kurang cepat

0.20 0.30 1 1 0.20 0.30 Total 1.0 0.50

Matriks Faktor Strategi Eksternal

Berikut ini merupakan matriks dari faktor-faktor internal SMPK Lemuel yang berasal dari Opportunity dan Threat dengan memberikan bobot dan rating pada setiap poinnya. Bobot dan rating tersebut dilakukan melaui proses diskusi dengan pihak SMPK Lemuel dan tabel 3.3 berikut adalah tabel matriks strategi eksternal (EFAS):

Faktor-faktor Strategi Eksternal

**Bobot Rating Bobot*Rating**

Opportunity (O)

1. Adanya kemauan dari orang tua murid untuk

melihat perkembangan murid melalui media

website.

2. Ketersediaan infrastruktur (smartphone dan

komputer) yang mudah didapatkan untuk

mengakses informasi melalui website.

3. Sebanyak 70% dari orang tua murid

menginginkan sekolah memiliki website

pribadi.

0.35

0.15

0.30

4

2

3

1.40

0.30

0.90 Total

2.60 Threats (T)

1. Tidak adanya aplikasi e-attendance.

0.15

3

0.45 Total 1.00

0.45

Dari tabel IFAS dan EFAS akan didaparkan posisi sumbu X dan Y untuk menentukan posisi strategi SMPK Lemuel. Sumbu X merupakan hasil dari pengurangan antara Strength dengan Weakness. Sedangkan sumbu Y merupakan hasil dari pengurangan antara Opportunity dengan Threat.

Sumbu X: Strength – Weakness

: 1.60 – 0.50

: 1.10

Sumbu Y: Opportunity – Threat

: 2.60 – 0.45

(6)

Dari hasil pengurangan tersebut, didapatkan posisi SMPK Lemuel pada

analisis SWOT digambarkan sebagai berikut:

Opportunity

2.15 Weakness 1.10

Strength

Gambar 2 Hasil Perhitungan IFAS dan EFAS

3.2.Solusi Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisis yang sudah dilakukan dari proses bisnis pada SMPK Lemuel, maka dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi di sekolah antara lain:

1. Pihak sekolah merasa kurang memberikan informasi kepada orang tua murid terkait dengan kegiatan belajar mengajar di sekolah dan perihal pengabsenan. 2. Pihak sekolah merasa lebih mudah memberikan informasi melalui situs web

terkait dengan keterlambatan dan ketidak hadiran murid per semester.

3. Pihak sekolah mengetahui banyak pesan dari orang tua murid yang jarang tersampaikan kepada pihak sekolah.

Berdasarkan permasalahan yang terdapat pada SMPK Lemuel, diperoleh beberapa usulan perbaikan untuk mengatasi masalah yang ada, yaitu:

1. Merancang sebuah sistem yang bisa mampu mengirimkan informasi pengabsenan secara cepat kepada orang tua murid.

2. Membuat fitur e-attendance yang dapat menampilkan hadir atau tidaknya seorang murid pada hari tersebut agar orang tua dapat melihat kehadiran anaknya.

3. Merancang sebuah sistem pencatatan untuk bagian TU yang dapat mencatat keluhan-keluhan orang tua melalui bagian TU.

4. Simpulan dan Saran

4.1. Simpulan

Kesimpulan yang dapat diambil adalah:

1. Sistem yang diusulkan dapat membantu SMPK Lemuel dalam mengirimkan informasi proses belajar mengajar dan informasi pengabsenan secara cepat kepada orang tua murid.

2. Sistem yang diusulkan dapat membantu orang tua dalam melihat daftar kehadiran anaknya di sekolah.

3. Sistem yang diusulkan dapat meminimalisir tidak tersampaikannya informasi yang diberikan oleh orang tua kepada bagian TU karena telah dilengkapi dengan fitur penyampaian pesan untuk bagian TU.

4.2. Saran

Dari hasil penelitian yang penulis lakukan, saran yang ingin penulis sampaikan kepada pihak SMPK Lemuel adalah:

(7)

1. Diperlukan adanya pelatihan kepada orang tua murid dalam menggunakan sistem yang dirancang agar dapat menggunakan sistem dengan baik dan benar.

2. Diperlukannya adanya pelatihan kepada guru dalam menggunakan sistem yang dirancang agar sistem dapat digunakan dengan baik dan benar. 3. Diperlukan maintenance dalam jangka waktu tertentu untuk mengupdate

data-data siswa yang baru.

4. Sistem yang diusulkan dapat digunakan oleh pihak sekolah untuk membantu proses kegiatan belajar mengajar, terutama dalam hal pengabsenan.

5. Referensi

Book:

Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management. USA: Addison-Wesley.

Hill, M. (2008). Pemasaran Dasar Edisi 16 Pendekatan Manajerial Global. Jakarta: Salemba Empat.

Jogiyanto. (2005). Sistem Informasi Strategik untuk Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta: Andi Offset.

Kalakota, R., & Marcia, R. (2001). e-Business 2.0: Roadmap for Success. New Jersey: Pearson Education.

Kodoatie, R. (2003). Manajemen dan Rekayasa Infrastruktur. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Kotler, P., & Armstrong, G. (2010). Principles of Marketing. New Jersey: Pearson Prentice Hall. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2010). Manajemen Information System: Managing the Digital Firm. New Jersey: Prentice-Hall.

O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2008). Management Information System. New York: McGraw Hill.

Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information Systems Enabling and Transforming Business Third Edition. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.

Rangkuti, F. (2014). Analisis SWOT : Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). System Analysis and Design in a Changing World. US: Cengage Learning, Inc.

Shneiderman, B. (2005). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human Computer Interaction. Boston: Addison-Wesley.

(8)

Journal:

Abunaka, S., & Reddy, B. K. (2007). Benefits of e-CRM for Banks and their Customer.

Alam, N. (2013). Perancangan Sistem Informasi Pendukung Laporan Absensi Elektronik BBPPKI Makasar.

Dermawan, H., & Margaret, M. (2012). Sistem Informasi Customer Relationship Management (CRM) Berbasis Website Pada PT Tera Data Indonesia.

Dyantina, O., Afrina, M., & Ibrahim, A. (2014). Penerapan Customer Relationship Management (CRM) Berbasis Web (Studi Kasus Pada Sistem Informasi Pemasaran di Toko YEN-YEN). Jurnal Sistem Informasi.

Faisal. (2006). Hubungan Penerapan Absensi Sidik Jari (Finger Print) Dengan Motivasi Dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Institut Pertanian. Bogor, Bogor - JawaBarat).

Istambul, M. R. (2010). Peranan Customer Relationship Management dalam Meningkatkan Pelayanan Pelanggan oleh Perusahaan. 4.

Kennedy, A. (2006). Electronic Customer Relationship Management (eCRM): Opportunities and Challenges in a Digital World.

Pala, R. (2013). Studi Kesiapan Pemerintah Kabupaten Maros dalam Pengimplementasian Sistem Informasi Kehadiran Pegawai Berbasis Elektronik. Jurnal Pekommas.

Prasetya, F. N., & So, I. G. (2014). PENGARUH E-MARKETING DAN E-CRM TERHADAP E-LOYALTY WEBSITE USAHA KOMUNIKASI PEMASARAN.

Saputra, F. A., & Syahroni, N. (2012). Dasar Jaringan Komputer. Siswono. (2012). Aplikasi E-CRM Membangun Hubungan Pelanggan. 5.