1
ANALISIS PROSES PELAKSANAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA TINGKAT III MANADO TAHUN 2017
ANALYSIS OF PROJECT MANAGEMENT AT BHAYANGKARA HOSPITAL LEVEL III MANADO YEAR 2017
Resaldi Suma *, Chreisye K.F Mandagi*, Febi K, Kolibu* *Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi ABSTRAK
Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan komponen penting dalam berbagai bentuk organisasi, baik pada skala kecil maupun organisasi besar dengan berbagai kompleksitasnya. SIMRS yang baik akan sangat membantu setiap tingkatan pengambilan keputusan berdasarkan data dan informasi yang tepat, benar dan lengkap. Belum semua rumah sakit termasuk RS Bhayangkara Tingkat III Manado menggunakan SIMRS dikarenakan beberapa kendala termasuk kurangnya SDM dan Sarana penunjang pelaksanaan SIMRS. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis proses pelaksanaan sistem informasi manajemen di RS Bhayangkara Tingkat III Manado Penelitian menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif yang dilaksanakan bulan Februari-Maret tahun 2017 di Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat III Manado dengan jumlah 3 responden yaitu wakil kepala rumah sakit, kepala bagian rekam medik dan staf bagian sistem informasi manajemen rumah sakit. Hasil penelitian ini adalah strategi dalam sistem informasi manajemen rumah sakit masih belum jelas sehingga mengakibatkan lambatnya pelayanan yang diberikan, Kurangnya tenaga dalam mengolah SIMRS sehingga tata kelola sistem informasi belum maksimal. Selain itu yang menjadi kendala dalam pelaksanaan SIMRS yaitu sarana penunjang seperti komputer masih terbatas karena untuk mengadakan sarana penunjang tersebut memerlukan anggaran yang cukup besar. Kesimpulan penelitian ini yaitu sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) Bhayangkara Tingkat III Manado masih dilakukan secara manual dan untuk SIMRS komputerisasi masih dalam proses perencanaan
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). ABSTRACT
Management information system (MIS) is an important component in various forms of organization, both on a small scale and large organizations with various complexities. A good SIMRS will greatly assist each level of decision-making based on appropriate, correct and complete data and information. Not all hospitals including Bhayangkara Level III Manado Hospital use SIMRS due to several obstacles including lack of human resources and supporting facilities of SIMRS implementation. The Purposes of this Research that is to analyze management information system at Bhayangkara Hospital Level III Manado The research used descriptive research type using qualitative approach which was executed in February-March 2017 at Bhayangkara Hospital of Level III Manado with 3 respondents ie deputy head of hospital, Head of medical record and staff of hospital management information system. The result of this research is strategy in management information system of hospital still unclear so expected slow service, Lack of energy in processing SIMRS so information governance not maximal yet. In addition, the solution in the implementation of the SIMRS supporting facilities such as computers is still limited because for supporting facilities require a large budget. The conclusion of this research that is SIMRS Bhayangkara Level III Manado is still done manually and for computerized SIMRS still in the planning process.
Keywords: Hospital Management Information System (SIMRS).
PENDAHULUAN
Dewasa ini jumlah
industri/perusahan di Indonesia
semakin bertambah sehingga
mengakibatkan situasi yang semakin kompetitif. Situasi yang semakin
2 kompetitif mengakibatkan timbulnya persaingan yang semakin ketat,
sehingga menuntut
industri/perusahan harus mempunyai
sumber daya manusia yang
berkualitas. Begitu juga dengan industri kesehatan salah satunya rumah sakit, rumah sakit juga harus mampu mempertahankan kinerjanya secara keseluruhan, baik kinerja
rumah sakit, individu maupun
kelompok sehingga dapat
memberikan layanan yang baik. Semua hal yang baik itu akan meningkatkan reputasi organisasi
layanan kesehatan yang
bersangkutan sehingga organisasi layanan kesehatan itu akan selalu menjadi pilihan bagi siapa saja yang membutuhkan layanan kesehatan yang bermutu. Organisasi layanan kesehatan yang bermutu bukan saja menarik pasien, tetapi juga menarik bagi profesi layanan kesehatan sehingga menjadi tempat bekerja profesi layanan kesehatan yang mempunyai tensi dan perilaku yang baik (Pohan, 2002).
Sistem inforasi manajemen (SIM) merupakan komponen penting dalam berbagai bentuk organisasi, baik pada skala kecil maupun
organisasi besar dengan berbagai kompleksitasnya.
Melalui pengelolaan sistem informasi manajemen secara baik,
mulai dari perencanaan,
implementasi hingga evaluasi, maka organisasi dapat melihat status kelembagaannya dari sudut pandang internal maupun eksternal dengan segala permasalahnya, SIM yang baik akan sangat membantu setiap tingkatan pengambilan keputusan untuk menentukan kebujakan terbaik yang berdasar kepada data dan informasi yang dibangun secara tepat, akurat, benar dan lengkap (Permenkes RI, 2013)
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah suatu
sistem teknologi informasi
komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan rumah sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan
prosedur administrasi untuk
memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan (Permenkes RI, 2013).
Sistem Informasi Manajemen harus berjalan sesuai dengan cara kelola yang ada di rumah sakit
3 tersebut untuk mencapai suatu proses pelayanan yang baik dan benar, jika sistem informasi manajemen tidak berjalan dengan baik maka akan
menimbulkan dampak pelayanan
kepada pasien berupa pencatatan dan pengelolaan administrasi yang belum maksimal, penyampaian tidak cepat dan tepat waktu serta itu akan
menyebabkan sistem informasi
manajemen di rumah sakit
Bhayangkara Tingkat III Manado masih belum terintegrasi.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif dengan tujuan untuk memahami secara mendalam tentang Proses
Pelaksanaan Sistem Informasi
Manajemen di Rumah Sakit
Bhayangkara Tingkat III Manado. Penelitian ini di lakukan pada bulan februari-maret 2017. Informan dalam penelitian ini berjumlah 3 orang yaitu wakil kepala rumah sakit, kepala bagian rekam medik dan staf/operator bagian sistem informasi manajemen.
Metode pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan
dokumentasi, wawancara di lakukan secara langsung dan mendalam yaitu dengan tanya jawab dan berhadapan langsung dengan responden untuk
pengumpulan data primer.
Wawancara ini di dukung dengan perekam suara (voice recorder) dan alat tulis menulis.
Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif naratif yaitu teknik yang selalu
menggunakan reduksi data,
penyajian data dan penarikan
kesimpulan untuk menjaga kualitas
dan keakuratan data dilakukan
triagulasi sumber dan triagulasi metode.
HASIL DAN PEMBAHASAN Berdirinya rumah sakit berawal dari klinik Bhayangkara Manado pada tanggal 26 februari 1996 yang
resmikan oleh Kolonel Drs.
Bambang Hermawan sebagai
Kapolda Sulut dimana pelayanan kesehatan yang di berikan masih terbatas dalam pelayanan persalinan normal yang melayani pasien umum dari lapisan masyarakat. Kemudian
berkembang menjadi tempat
perawatan sementara (TPS)
4
polri Nomor Pol :
Skep/1549/X/2001. Selanjutnya
tanggal 30 oktober 2001 menjadi Rumah Sakit Bhayangkara Tk.III
Manado yang merupakan
satu-satunya rumah sakit milik Polri Sulawesi Utara (Sulut).
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit, setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan
tentang semua kegiatan
penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk sistem informasi rumah sakit
(SIRS). Menurut Permenkes
1171/MENKES/PER/VI/2011
tentang SIRS, ada dua macam
pelaporan, yaitu pelaporan
terbarukan dan pelaporan periodik. Oleh karena itu, petugas rekam medis harus mampu mengolah data-data yang ada secara cepat agar menghasilkan informasi yang dapat
dipertanggung jawabkan
kebenarannya. Kegiatan pengolahan data-data tersebut akan lebih efektif dan efisien apabila menggunakan perangkat lunak komputer.
Peraturan Menteri Kesehatan No 82 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
yang selanjutnya disingkat SIMRS
adalah suatu sistem teknologi
informasi komunikasi yang
memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan rumah
sakit dalam bentuk jaringan
koordinasi, pelaporan dan prosedur
administrasi untuk memperoleh
informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Pengaturan
SIMRS bertujuan meningkatkan
efisiensi, efektivitas,
profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan rumah sakit. Dalam pasal 3, setiap rumah sakit wajib
menyelenggarakan SIMRS.
Penyelenggaraan SIMRS dapat
menggunakan aplikasi dengan kode sumber terbuka (open source) yang
disediakan oleh Kementerian
Kesehatan atau menggunakan
aplikasi yang dibuat oleh rumah
sakit. SIMRS harus dapat
diintegrasikan dengan program
pemerintah dan pemerintah daerah serta merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.
Karakteristik Informan
Pernyataan masing-masing informan diberi kode A.1 untuk wakil kepala rumah sakit, A.2 untuk kepala bagian
5 rekam medik, A.3 untuk staf bagian sistem informasi manajemen.
Pengetahuan dan Evaluasi tentang Proses Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat III Manado
1. Strategi dalam Sistem Informasi Manajemen di rumah sakit
Strategi yang akan diterapkan oleh Rumah Sakit Bhayangkara lebih kepada pelaksanaan SIMRS yang harus sesuai standar yang berlaku
dikarenaka tuntutan akreditasi
rumah sakit, dimana kepala rumah sakit akan merencakanan sekitar 2-3 bulan kedepan karena tuntutan akreditas paripurna pihak rumah sakit harus menggunakan aplikasi
sistem informasi manajemen,
meskipun terkendala biaya yang mahal yakni mencapa miliaran rupiah namun pihak rumah sakin bertekad bahwa sistem informasi manajemen ini harus tercapai sesuai dengan target, yakni selesai dan berlaku paling lambat akhir tahun ini.
Selanjutnya mengenai peran penting SDM dalam pengembangan
strategi sistem informasi manajemen di rumah sakit erta pemahaman arsitektur data jika ditinjau dari pelaksanaan pelatihan khusus yang dibuat rumah sakit untuk petugas
yang akan mengelolah sistem
informasi manajemen, khususnya
tentang jaringan komputer dan
arsitektur data. Dimana pihak rumah sakit memakai tenaga kerja sebanyak 1-2 orang yang bertugas dalam melaksanakan SIMRS namun tenaga yang di siapkan untuk menunjang pelaksanaan SIMRS pun belum
pernah diikutsertakan dalam
pelatihan, masih sebatas pengetahuan
dasar yang didapatkan selama
menekuni pekerjaan dalam ruang lingkup kerja SIMRS dan belum
terlatih. Namun sudah disusun
rencana untuk pelaksanaan pelatihan
bagi para tenaga SIMRS
Bhayangkara yang rencananya akan melibatkan petugas dari Rumah Sakit Prof. DR. R. D. Kandou, dimana pada awalnya petugas SIMRS dari Rumah Sakit Prof. DR. R. D. Kandou akan datang membantu pelaksanaan SIMRS di Rumah Sakit Bhayangkara sembari mengadakan pelatihan bagi para petugas SIMRS Rumah Sakit Bhayangkara.
6 Berkaitan dengan itu untuk menunjang kinerja petugas SIMRS di
Rumah Sakit Bhayangkara,
meskipun masih menggunakan
sistem manual akan tetapi pihak rumah sakit telah menyediakan
beberapa fasilitas yang bisa
digunakan. Dari hasil pengamatan dan observasi yang dilakukan selama menjalani masa pepenelitian di rumah sakit, meskipun sistemnya hanya diutamakan untuk bagian
keuangan rumah sakit namun
disediakan fasilitas yang digunakan
untuk menopang pelaksanaan
SIMRS yaitu tersedianya 1 buah printer dan 1 buah komputer yang disediakan dibagian rekam medik
dengan belum adanya koneksi
jaringan internet.
2. Tata Kelola dalam Sistem Informasi Manajemen di rumah sakit
Penerapan mekanisme dalam
pengelolaan sistem informasi
manajemen di rumah sakit
bhayangkara memang masih belum berjalan dengan optimal dikarenakan
sistem pelaksanaannya yang
dilakukan masih secara manual, nanti 2-3 bulan kedepan sistem itu masuk setelah masuk kemudian di instal dan
dilatih petugas yang disediakan pada saat itulah pihak rumah sakit dapat
mengetahui secara detail dan
melaksanakn SIMRS berdasarkan standar yang berlaku. Begitupun dengan pengelolaan sumber daya
dalam mendukung pelaksanaan
sistem informasi di Rumah Sakit Bhayangkara, (tenaga, sarana dan
prasarana, dana) dimana
menggunakan 1-2 orang yang sangat mengerti komputer, karena komputer yang digunakan rumah sakit hanya untuk pemakaian sistem billing keuangan, misalnya menginput data pasien, jumlah pasien masuk dan pasien keluar, tapi disini sistem
informasi manajemen untuk
fasilitasnya pihak rumah sakit akan mendatangkan staf atau operator sistem informasi manajemen dari rumah sakit Prof. DR. R. D. Kandou untuk melatih kami kira-kira 2-3 bulan kedepan. Selaras juga dengan pelngelolaan sumber daya untuk
mendukung pelaksanaa sistem
informasi manajemen dimana
walaupun Rumah Sakit Bhayangkara hanya ada 1-2 orang yang sangat mengerti komputer karna komputer di Rumah Sakit Bhayangkara hanya baru pakai sistem billing keuangan
7
dan terbatasnya tenaga dimana
pengelolaan sumber daya masih
belum berkembang karena
kekurangan tenaga di bagian rekam medik. Namun begitu pihak rumah sakit akan terus berusaha sebaik
mungkin untuk mengoptimalkan
penerapan SIMRS di Rumah Sakit
Bhayangkara. Dalam penerapan
SIMRS di rumah sakit perlu adanya
aturan yang mendukung
pelaksanaannya, namun di Rumah Sakit Bhayangkara belum ada aturan yang dibuat dikarenakan sistem penerapannya yang belum berjalan
sesuai standart yang berlaku,
dikatakan bahwa aturannya akan dibuat dan diterapkan sejalan dengan
rencana pelaksanaan sistemnya
sudah di aplikasikan dan telah berjalan dengan baik.
3. Kendala dalam Sitem Informasi Manajemen di rumah sakit
Sistem informasi bertujuan untuk meringankan beban administratif,
baik dari banyaknya tumpukan
kertas, lamanya proses dan sulitnya perhitungan. Sering kita rasakan dalam pembayaran biaya pasien pulang dimana kecepatan proses dan
keakuratan memakan waktu yang lama jika dalam pelaksanaannya masih menggunakan pola manual, bayangkan jika setiap hari, sebuah
rumahsakit masih menggunakan
metode manual, berapa banyak waktu dan biaya yang dihabiskan
untuk menyelesaikan 1 (satu)
kwitansi tagihan pasien, dalam penerapannya sendiri SIMRS masih mengalami beberapa kendala begitu juga yang di dapati di Rumah Sakit
Bhayangkara, sistem informasi
manajemen rumah sakit yang masih
menggunakan sistem manual
terkadang menghambat jalannya
fungsi Administratif, berikut
merupakan beberapa Kendala yang terjadi dalam penerapan SIMRS di Rumah Sakit Bhayangkara ; (1) Sumber Daya Manusia (SDM) tidak siap. Seringkali ditemukan SDM sebagai user SIMRS tidak siap ketika tingginya intensitas kerja yang harus
dikerjakan sedangkan sistem
pelaksanaannya masih manual di
iringi dengan SDM yang di
pekerjakan merupakan SDM yang belum expert dibidangnya terkadang menghambat jalannya kerja. (2)
Software tidak memenuhi
8 terbatasnya fasilitas yang disediakan rumah sakit untuk menjalankan fungsi SIMRS, itu juga yang didapati dimana ternyata fasilitas (Komputer) yang di gunakan menjalankan fungsi ganda yakni bukan hanya focus menjalankan fungsi SIMRS tetapi
juga menjalankan fungsi kerja
keuangan. (3) Anggaran yang mahal,
demi mewujudkan optimalnya
pelaksanaan fungsi SIMRS di Rumah sakit Bhayangkara karena tuntutan akreditasi paripurna rumah sakit di
tuntut harus melakukan
mapping/perencanaan untuk optimalisasi fungsi SIMRS dan hal tersebut membutuhkan biaya yang tidak sedikit (mencapai miliaran rupiah), (4) adanya aturan yang dibuat rumah sakit yang akhirnya menjadi kendala dalam penerapan sistem informasi manajemen di Rumah Sakit Bhayangkara, aturan-aturan misalnya pemanfaatan rumah sakit seharusnya 70-80 persen untuk perawatan pasien sedangkan sistem informasi manajemen ini juga harus memiliki ruang-ruang khusus dan sebagaimana baik juga, untuk aturan
tenaga mungkin sumber daya
manusia kita dibatasi jumlah
personilnya sedangkan ada tuntutan
dilain pihak harus beberapa orang yang mengawaki sistem informasi manajemen ini.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat di simpulkan bahwa:
1. Strategi proses pelaksanaan sistem informasi manajemen di Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat III manado belum jelas karena pihak manajemen rumah sakit belum punya acuan yang jelas tentang bagaimana proses pelaksanaan SIMRS.
2. Tata kelola SIMRS pada Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat III Manado belum maksimal karena terbatasnya sumber daya manusia dalam hal ini tenaga kesehatan yang bertugas untuk mengelola sistem informasi manajemen di bagian rekam medik.
3. Kendala yang didapatkan dalam pelaksanaan SIMRS pada Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat III Manado yaitu masih terbatasnya sarana pendukung dalam hal ini komputer yang akan digunakan. Selain itu juga anggaran menjadi
hambatan pada proses
9
bisa terlaksananya SIMRS
tersebut membutuhkan anggaran yang cukup besar agar dapat menunjang pelaksanaan sistem informasi secara komputerisasi.
SARAN
1. Untuk strategi perencanaan sistem informasi manajemen rumah sakit
sebaiknya mengacu pada
peraturan menteri kesehatan
nomor 82 tahun 2013 dan
menerapkan strategi
pengembangan untuk SIMRS di
Rumah Sakit Bhayangkara
Tingkat III Manado sehingga
pelaksanaan SIMRS dapat
berjalan baik sesuai acuan dan aturan yang berlaku pada seluruh rumah sakit.
2. Dalam mengoptimalisasi tata kelola dalam sistem informasi manajemen rumah sakit perlu ditambahkan tenaga profesional yang handal dan terlatih dalam mengoperasikan SIMRS sehingga
dapat berjalan sebagaimana
mestinya.
3. Perlu adanya koordinasi antara pihak manajemen rumah sakit dengan stakeholder terkait dalam perencanaan, penganggaran dan
pengadaan alat/sarana penunjang
seperti komputer untuk
pelaksanaan sistem informasi
manajemen rumah sakit berbasis komputerisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013. Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.
(http://www.ebookinga.com.pd f). Diakses pada tanggal 22 Agustus 2016.
Pohan I, 2002. Jaminan Mutu Layanan Kesehatan. Jakarta : Penerbit buku kedokteran. Peraturan Menteri Kesehatan RI
Nomor
1171/MENKES/PER/VI/2011.
Tentang Sistem Informasi
Rumah Sakit, Jakarta
(http:ditjenpp.kemenkumham.g o.id). Diakses pada tanggal 10 september 2016.
Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009. Tentang Rumah Sakit. Jakarta.
(http://binfar.kemkes.go.id). Di
akses pada tanggal 10
