Dian Purnama Sari HCS Departement

(1)

Meningkatkan Persentase Pemahaman Karyawan

terkait

Kepesertaan

dan

Pelayanan

BPJS Kesehatan dari 35% menjadi 100%

Dian Purnama Sari

(2)

Tahapan

STEP 1 : MENENTUKAN TEMA

STEP 2: ANALISA KONDISI YANG ADA

STEP 4 : ANALISA SEBAB AKIBAT

STEP 5 : RENCANA PENANGGULANGAN

STEP 6 : PENANGGULANGAN & PEMERIKSAAN HASIL

STEP 7 : EVALUASI HASIL

STEP 8 : STANDARISASI & TEMA BERIKUTNYA

STEP 3 : PENETAPAN TARGET

(3)

STEP I: PENENTUAN TEMA

Tingginya % jumlah karyawan yang belum paham terkait Kepesertaan dan Pelayanan BPJS

Kesehatan pada periode bulan Januari sd. April 2016, terlihat dari jumlah

pertanyaan-pertanyan yang masuk ke tim HCS terkait BPJS Kesehatan.

KPI yang berkaitan dengan proses penangan BPJS Kesehatan tersebut adalah:

# Complain terekskalasi hingga level Section terkait BPJS Kesehatan, BPJS

Ketenagakerjaan, In Health & DPLK Mandiri (Benefit Non Cash)

STEP I: PENENTUAN TEMA

7% 69% 22% 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Grafik % pertanyaan yang langsung diajukan karyawan ke HCS

Dept. pada periode Januari sd. April 2016

Inhealth BPJS Kesehatan BPJS Ketenagakerjaan DPLK Mandiri

% pertanyaan tertinggi dari semua

benefit non cash yang menjadi KPI

(4)

STEP 2: ANALISA KONDISI YANG ADA

Untuk lebih memastikan kondisi pemahaman karyawan, saya melakukan survey terkait

BPJS Kesehatan dengan berfokus pada pemahaman tentang Kepesertaan dan Pelayanan kepada

20% populasi karyawan,

dan hasilnya dapat dilihat pada grafik dibawah ini :

36% 64% 33% 67% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

% Ya

% Tidak

Grafik % pemahaman karyawan

terkait Kepesertaan & Pelayanan BPJS Kesehatan

KEPESERTAAN PELAYANAN

Rendahnya %

pemahaman karyawan terkait Kepesertaan &

Pelayanan BPJS

(5)

STEP 2: ANALISA KONDISI YANG ADA (2)

Detail terkait hal tersebut dapat dilihat dari grafik dibawah ini :

8% 8% 11% 12% 20% 21% 23% 24% 25% 26% 92% 92% 89% 88% 80% 79% _77% 76% _75% 74% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% P ro sed u r p en gg an ti an an gg o ta kel u ar ga tan gg u n gan Tan gg al c u t o ff p emb ay ar an tu n gg ak an P es er ta P en er ima B an tu an Iu ran B at as w ak tu p en d af tar an kep es er taan An gg o ta kel u ar ga tamb ah an Kar tu Kel u ar ga yan g ter d af tar di baw ah ta hu n 2 0 1 1 har u s di -u p d at e ter leb ih d ah u lu Kar tu B P JS Kes eh at an t id ak lag i d it er b it kan d al am b en tu k h ar d co p y P en an gan an k ar tu B P JS Kes eh at an y an g h ilan g D af tar Fas ili tas Kes eh at an ti n gk at I yan g b ek er jas ama d en gan B P JS Kes eh at an d an … M emi lik i t u n gg ak an iu ran d i B P JS Kes eh at an M an d ir i b el u m b is a d ial ih kan men jad i… KEPESERTAAN % Ya % Tidak

Grafik 10 pertanyaan survey dengan % ketidakpahaman tertinggi dari segi

Kepesertaan

(Format jawaban YA/TIDAK)

1

1Prosedur penggantian anggota keluarga tanggungan

2Tanggal cut off pembayaran tunggakan BPJS Kesehatan dan batas waktu pelaporan ke HCS Departement

3Peserta Penerima Bantuan Iuran (Mis: JAMKESDA, JAMKESMAS, dll) wajib mengajukan pengunduran diri ke DINAS SOSIAL sebelum dialihkan menjadi peserta BPJS KESEHATAN tanggungan perusahaan

4Batas waktu pendaftaran kepesertaan BPJS Kesehatan disetiap bulannya

5Siapa saja yang bisa menjadi tambahan tanggungan (diluar 5 orang anggota keluarga) beserta persyaratan yang harus dilengkapi dan jumlah iuran yang harus dibayarkan

6 Kartu Keluarga yang terdaftar dibawah tahun 2011 harus di-update terlebih dahulu di Kantor Dinas Kependudukan sebelum mendaftarkan diri dan anggota keluarga sebagai peserta BPJS Kesehatan

7 Kartu BPJS Kesehatan tidak lagi diterbitkan dalam bentuk hard copy

8 Penanganan kartu BPJS Kesehatan yang hilang 9 Daftar Fasilitas Kesehatan tingkat I yang bekerjasama

dengan BPJS Kesehatan dan cara memilihnya

10Peserta yang memiliki tunggakan iuran di BPJS Kesehatan Mandiri belum bisa dialihkan menjadi kepesertaan perusahaan

2

5 6 7 8 9 10

1 3 4

KET :

Mengambil 10 pertanyaan dengan % tertinggi terkait

Kepesertaan

BPJS Kesehatan

(6)

STEP 2: ANALISA KONDISI YANG ADA (3)

13% 14% 29% 37% 41% 42% 43% _46% 55% 96% 87% 86% 71% _63% _59% 58% 57% 54% 45% 4% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Ti n d ak an y an g h ar u s d ilak u kan ji ka pi hak r u m ah sa ki t m e no la k ber o bat Ti n d ak an y an g h ar u s d ilak u kan ji ka d o kt er mer es ep kan o b at y an g b u kan t an gg u n gan B P JS Kes eh at an t id ak m el ay an i sy st em rei mb u rs eme n t (kl ai m kw it an si ) P en je las an meng en ai p ro sed u r lay an an B P JS Kes eh at an D is et iap r u mah s ak it y an g b ek er jas ama d en gan B P JS Kes eh at an mem ili ki B P JS C en tr e yan g b er tu gas u n tu k mem b an tu … P er n ah meng gu n ak an lay an an B P JS Kes eh at an P u as d en gan p el ay an an y an g d id ap at kan s aat p ema n faat an lay an an y an g d is ed iak an o leh Fas kes B P JS Kes eh at an P aham m e ng e nai pr o se d ur la ya nan B P JS Kes eh at an P er n ah s ak it s ej ak t er d af tar s eb ag ai p es er ta B P JS Kes eh at an Ko n d is i jad i b er o b at d an t id ak d it o lak p ro vi d er d lm ko n d is i eme rg en cy PELAYANAN % Ya % Tidak

1Tindakan yang harus dilakukan jika pihak rumah sakit menolak berobat

2_{Tindakan yang harus dilakukan jika dokter meresepkan obat}

yang bukan menjadi tanggungan BPJS Kesehatan

3Mengetahui jika di BPJS Kesehatan tidak melayani system reimbursement (klaim kwitansi)

4Mengerti dan paham mengenai prosedur layanan BPJS Kesehatan

5_{Disetiap rumah sakit yang bekerjasama dengan BPJS}

Kesehatan memiliki BPJS Centre yang bertugas untuk membantu peserta jika mengalami kendala dalam berobat

6

Pernah menggunakan layanan BPJS Kesehatan

7

_{Puas dengan pelayanan yang didapatkan saat pemanfaatan}

layanan yang disediakan oleh Faskes BPJS Kesehatan

8

Pernah mendapatkan penjelasan mengenai prosedur layanan BPJS Kesehatan

9

Pernah sakit sejak terdaftar sebagai peserta BPJS Kesehatan

10

Pernah mengalamai kondisi tidak jadi berobat krn ditolak oleh Faskes BPJS Kesehatan, meskipun kondisinya emergency

2

5

6

7

8

9

10

1

3

4

Mengambil 10 pertanyaan dengan % tertinggi terkait

Pelayanan

BPJS Kesehatan

Grafik 10 pertanyaan survey dengan % ketidakpahaman tertinggi dari segi

Pelayanan

(Format jawaban YA/TIDAK)

(7)

STEP 2: ANALISA KONDISI YANG ADA (4)

66% 17% 8% 4% 1% 1% 1% 1% 1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Permintaan sosialisasi karena tidak paham prosedur Kelas BPJS harusnya disesuaikan dengan Kelas Inhealth Media yang digunakan harusnya tidak terbatas Reminder terkait data update dibuat berkala Update kepesertaan harus cepat Belum pernah bertemu orangnya Harusnya Inhealth tetap digunakan data dokel harus lengkap Istri cukup ditanggung suaminya saja KEPESERTAAN

% masukan tertinggi dari sisi kepesertaan

%

% masukan tertinggi terkait

Kepesertaan

BPJS Kesehatan adalah permintaan sosialisasi karena tidak paham prosedur & manfaat layanan

Grafik % masukan tertinggi dari sisi

Kepesertaan

(direkap dari resume jawaban dengan format isian)

3

(8)

STEP 2: ANALISA KONDISI YANG ADA (5)

Grafik % masukan tertinggi dari sisi

Pelayanan

(direkap dari resume jawaban dengan format isian)

28% 27% 12% 7% 6% 5% 4% 2% _2% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Pelayanan jangan ribet dan berbelit-belit Pelayanan & fasilitas provider harus ditingkatkan

Antrian lama Pelayanan dokter yang kurang bagus Pelayanan Obat yang tidak bagus Cakupan tidak seluruh Indonesia Persediaan kamar sangat minim PIC Rumah sakit tidak paham ttg BPJS Kesehatan Waktu praktek faskes PELAYANAN %

% masukan tertinggi terkait

Pelayanan

BPJS Kesehatan semua berhubungan dengan pelayanan pihak

BPJS Kesehatan dan layanan di providernya

(9)

STEP 2: ANALISA KONDISI YANG ADA (6)

Rendahnya % karyawan yang memahami

proses

Kepesertaan dan Pelayanan

BPJS Kesehatan

SELURUH KARYAWAN YANG MENGISI KUESIONER

PAHAM(100 %)

KARYAWAN YANG MENGISI KUESIONER PAHAM

(35%)

AKTUAL

IDEAL

65%

(10)

STEP 3: PENETAPAN TARGET

Meningkatnya pemahaman karyawan

terkait Kepesertaan dan Pelayanan

BPJS Kesehatan

Target:

100%

karyawan

paham

(11)

(12)

STEP 5: RENCANA PENANGGULANGAN

WHAT (PROBLEM) WHO (PIC) WHEN (DUE DATE)

1 PENYUSUNAN FORM KUESIONER MEI 2016

2 SOSIALISASI FORMAT KUESIONER MEI 2016 3 PENGUMPULAN FORMAT KUESIONER YANG TELAH DIISI OLEH

KARYAWAN MEI 2016

4 PENDATAAN DAN ANALISA HASIL KUESIONER JUNI 2016

2

BELUM ADANYA PIC TERKAIT KELENGKAPAN BERKAS KHUSUSNYA DI CABANG 5

MELAKUKAN KOORDINASI DENGAN ADH/KACAB UNTUK MENUNJUK KARYAWAN CABANG UNTUK MEMBANTU PROSES PENGUMPULAN

BERKAS YANG DIBUTUHKAN

MEI 2016 6 PENYUSUNAN "Q N A"

7 SOSIALISASI "Q N A" TIDAK SEMUA INFORMASI YANG DIBUTUHKAN PESERTA DISAMPAIKAN

OLEH PIHAK BPJS KESEHATAN & PIC HCS DEPT KEMASING-MASING

KARYAWAN

4

TIDAK ADANYA SYSTEM YG DAPAT MENGAKOMODIR SELURUH INFORMASI YANG SEHARUSNYA DIKETAHUI OLEH SELURUH KARYAWAN 8

KOORDINASI KE SYSTEM DMS UNTUK DAPAT MENGAKOMODIR

INFORMASI PADA MENU ESS JULI 2016 PETUGAS BPJS KESEHATAN BAGIAN PELAYANAN KURANG PROAKTIF DALAM

MENCARI TAHU KETIDAKPAHAMAN PESERTA

5

TIDAK ADANYA PIC KHUSUS BPJS KESEHATAN YANG MENANGANI

KEPESERTAAN PT. HADJI KALLA 9 KOORDINASI KE BPJS KESEHATAN AGUSTUS 2016 10

MENYUSUN AGENDA SOSIALISASI DENGAN BERKOORDINASI DENGAN PIHAK BPJS KESEHATAN / PIHAK KANTOR CABANG TERKAIT JADWAL

SOSIALISASI

11 KOORDINASI DENGAN PIHAK BPJS KESEHATAN ISU-ISU PENTING UNTUK DISAMPAIKAN SAAT SOSIALISASI

12 MELAKSANAKAN SOSIALISASI BPJS KESEHATAN CITRA BURUK BPJS KESEHATAN DIMATA KARYAWAN

7

BELUM ADANYA KEGIATAN KUNJUNGAN OLEH PIHAK BPJS KESEHATAN KE PERUSAHAAN UNTUK MENJELASKAN SECARA LANGSUNG SEGALA HAL YANG BERKAITAN DENGAN BPJS KESEHATAN

13 AGENDA KUNJUNGAN DILAKSANAKAN SEKALIGUS SOSIALISASI DESEMBER 2016

BELUM ADANYA STANDARD PENYERAHAN KELENGKAPAN BERKAS

KARYAWAN YANG AKAN DIDAFTARKAN 15 PENYUSUNAN SOP KEPESERTAAN BPJS KESEHATAN

BELUM ADA STANDARD WAKTU PENERIMAAN DATA DARI SUMBER DATA

KE PIC YANG MENDAFTARKAN 16 SOSIALISASI / PENERAPAN SOP KEPESERTAAN BPJS KESEHATAN

17 PENYUSUNAN BANNER SEPTEMBER 2016

18 PEMASANGAN BANNER DIMASING-MASING CABANG/HO OKTOBER 2016 14

1

3

KARYAWAN BINGUNG SAAT/INGIN MENDAFTARKAN DIRI & ANGGOTA KELUARGA SGB PESERTA BPJS KESEHATAN

BELUM PERNAHNYA DILAKUKAN SURVEY TERKAIT BPJS KESEHATAN

DIAN P

S

BELUM ADANYA PETUNJUK TEKNIS SEBAGAI BAHAN INFORMASI KEPESERTAAN KE KARYAWAN

9

HOW (KAIZEN PLAN)

INFORMASI YANG TERTERA PADA WEB BPJS KESEHATAN BELUM SESUAI DENGAN KEBUTUHAN KARYAWAN

KOORDINASI KE BPJS KESEHATAN

6

8

JUMLAH PESERTA TIDAK SEBANDING DENGAN FASILITAS KESEHATAN YANG TERSEDIA AGUSTUS 2016

TIDAK ADA SOP TERKAIT KEPESERTAAN BPJS KESEHATAN SEPTEMBER 2016

BELUM ADANYA MEDIA INFORMASI YANG MUDAH UNTUK DIDAPATKAN DAN DIPAHAMI OLEH KARYAWAN YANG SESUAI KEBUTUHAN LINGKUNGAN DALAM PEMANFAATAN LAYANAN DI PROVIDER TIDAK

NYAMAN & MENGGUNAKAN BANYAK WAKTU KERJA

10

WHY (ROOTCOUSE)

BELUM ADANYA SOSIALISASI TERKAIT PROSES KEPESERTAAN &

PELAYANAN BPJS KESEHATAN DESEMBER 2016

SEPTEMBER 2016

KARYAWAN TIDAK MENGETAHUI HAL-HAL YANG MUNGKIN TERJADI SAAT MELAKUKAN PROSES PENDAFTARAN KEPESERTAAN & PEMANFAATAN LAYANAN BPJS KESEHATAN

(13)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(1)

PROBLEM I

BELUM PERNAHNYA DILAKUKAN SURVEY TERKAIT BPJS KESEHATAN

ROOT CAUSE

MELAKUKAN SURVEY PRA KAIZEN KAIZEN PLAN

1

EVALUASI HASIL

2

36% 33% 30% 35% 40% KEPESERTAAN PELAYANAN

Pendataan & analisa hasil kesioner

(% pemahaman karyawan terkait kepesertaan & pelayanan BPJS Kesehatan) % Ya

4

Survey telah terlaksana Minggu I Mei 2016

Minggu ke-1 Mei 2016

Minggu ke-2 Mei 2016

3

Minggu ke-3 & ke-4 Mei 2016 144 kary 61 kary Juni 2016 Format kuesioner beserta rekap

jawaban

Sosialisasi dgn google form & hard copy kuesioner untuk diisi oleh karyawan (yang jaringan internetnya bermasalah)

(14)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(2)

PROBLEM II

BELUM ADANYA PIC TERKAIT KELENGKAPAN BERKAS KHUSUS

DICABANG

ROOT CAUSE

MELAKUKAN KOORDINASI DENGAN PIMPINAN CABANG UNTUK MENUNJUK KARYAWAN CABANG UNTUK MEMBANTU PROSES PENGUMPULAN BERKAS YANG

DIBUTUHKAN KAIZEN PLAN EVALUASI HASIL PIC Lengkap BRANCH JABATAN GOWA BAU-BAU KENDARI MAMUJU POSO KOLAKA BONE SENGKANG PALOPO SIDRAP KIMA (PART) DAYA POLMAN BULUKUMBA PINRANG SOPPENG COKRO

FLEET USER /GSO URIP COMMERCIAL CAR ALAUDDIN MAROS PARE PALU VETERAN LUWUK MALILI TATOR

ACCOUNTING / TAX STAFF

ADMINISTRATION SECTION HEAD A

CASHIER C

CUSTOMER RELATION PERSON B

PERSONNEL & GENERAL STAFF

SALES ADMINISTRATION STAFF

SUDAH ADA PIC YANG DITUNJUK OLEH PIMPINAN

DICABANG UNTUK MEMBANTU PROSES YANG

BERKAITAN DENGAN BPJS KESEHATAN KARYAWAN KHUSUSNYA DI CABANG

(KONFIRMASI BY PHONE)

(15)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(3)

PROBLEM III

BELUM ADANYA PETUNJUK TEKNIS SEBAGAI BAHAN INFORMASI KEPESERTAAN KE

KARYAWAN

ROOT CAUSE

PENYUSUNAN DAN SOSIALISASI “QUESTIONS AND ANSWERS” (QNA) KAIZEN PLAN EVALUASI HASIL “QnA” approved & sudah tersosialisasi

1 Sudah ada feedback

dari karyawan yang

menyatakan QnA

sangat membantu dan

sesuai kebutuhan.

2 Foto karyawan yang telah memberikan

feedback terkait QnA

QnA OK..

sangat

membantu&s

esuai

kebutuhan

1

(16)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(4)

PROBLEM IV

TIDAK ADANYA SYSTEM YG DAPAT MENGAKOMODIR SELURUH INFORMASI YANG SEHARUSNYA DIKETAHUI OLEH

SELURUH KARYAWAN

ROOT CAUSE

KOORDINASI KE TIM DMS UNTUK DAPAT MENGAKOMODIR INFORMASI PADA MENU ESS

KAIZEN PLAN

EVALUASI

Informasi dapat tersampaikan HASIL KOORDINASI DENGAN TIM DMS, ESS BELUM BISA MENGAKOMODIR

INFORMASI-INFORMASI YANG DIBUTUHKAN

UNTUK ITU, KAMI MEMBUAT ACTION LAIN AGAR PENYAMPAIAN INFORMASI DAPAT BERJALAN YAITU MENGGUNAKAN EMAIL.

1

2

Info ke karyawan punya email?

Ya

Langsung email ke karyawan

Tidak

Dibantu oleh PIC cabang Menginformasikan ke karyawan: - Print informasi kemudian disampaikan kemasing2 karyawan Juli 2016

(17)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(5)

PROBLEM V

TIDAK ADANYA PIC KHUSUS BPJS KESEHATAN YANG MENANGANI KEPESERTAAN

PT. HADJI KALLA

ROOT CAUSE

KOORDINASI KE BPJS KESEHATAN UNTUK MENGADAKAN PIC KHUSUS YANG MENANGANI KEPESERTAAN PT. HADJI KALLA KAIZEN PLAN

EVALUASI

KOORDINASI TERLAKSANAN ADANYA KOMITMEN DARI PIHAK BPJS

KESEHATAN UNTUK MENJADIKAN PT. HADJI KALLA SEBAGAI CUSTOMER PRIORITAS. KOORDINASI DILAKSANAAN BERSAMAAN DENGAN SOSIALISASI BPJS KESEHATAN YANG DILAKSANAKAN DICABANG-CABANG MAKASSAR Agustus 2016

(18)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(6)

PROBLEM VI

BELUM ADANYA SOSIALISASI TERKAIT PROSES KEPESERTAAN & PELAYANAN

BPJS KESEHATAN

ROOT CAUSE 1. MENYUSUN AGENDA SOSIALISASI DENGAN BERKOORDINASI _{DENGAN PIHAK BPJS KESEHATAN / PIHAK KANTOR CABANG} TERKAIT JADWAL SOSIALISASI

2. KOORDINASI DENGAN PIHAK BPJS KESEHATAN TTG ISU-ISU PENTING UNTUK DISAMPAIKAN SAAT SOSIALISASI, TERUTAMA POIN2 YG DIMASUKKAN PADA KUESIONER 3. MELAKSANAKAN SOSIALISASI BPJS KESEHATAN KAIZEN PLAN EVALUASI Sosialisasi terlaksana

2

Agenda Sosialisasi Agustus – Des 2016 Email feedback dr BPJS Kesehatan Juli 2016

1

3

Rata2 jumlah karyawan yang ikut

sosialisasi=min. 20% dr jumlah karyawan disetiap kantor cabang/HO

(19)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(7)

PROBLEM VII

BELUM ADANYA KEGIATAN KUNJUNGAN OLEH PIHAK BPJS KESEHATAN KE PERUSAHAAN UNTUK MENJELASKAN SECARA LANGSUNG SEGALA HAL YANG BERKAITAN DENGAN BPJS

KESEHATAN

ROOT CAUSE

MENYUSUN AGENDA KUNJUNGAN PIHAK BPJS KESEHATAN KEMASING-MASING CABANG DAN

KANTOR PUSAT KAIZEN PLAN

EVALUASI

Kunjungan Terlaksana

NAMA- NAMA CABANG TANGGAL SOSIALISASI

HO 3/10/2016 ALAUDDIN 23/8/2016 MAROS 22/8/2016 COMMERCIAL CAR URIP SHOWROOM USED CAR VETERAN GOWA 24/8/2016 KIMA DEPO DAYA URIP BENGKEL 25/8/2016 COKRO SHOWROOM FLEET USER BENGKEL SERUI 26/8/2016 PALU 1 PALU 2 SENGKANG 27/8/2016 BONE 19/9/2016 PARE- PARE 16/9/2016 PINRANG 26/8/2016 POLMAN 24/8/2016 SIDRAP 5/9/2016 MAMUJU 1/11/2016 POSO 20/10/2016 BULUKUMBA 1/10/2016 TATOR Aug- 16 PALOPO 28/11/2016 26/8/2016 2/2/2016 23/8/2016 24/8/2016 AGENDA KUNJUNGAN PIHAK BPJS KESEHATAN KEMASING-MASING CABANG DAN KANTOR PUSAT DILAKSANAKAN SEKALIGUS SOSIALISASI

Agustus-Desember 2016

(20)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL (6)

PROBLEM VI

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(8)

PROBLEM VIII

JUMLAH PESERTA BPJS KESEHATAN TIDAK SEBANDING DENGAN FASILITAS KESEHATAN

YANG TERSEDIA ROOT CAUSE MENGINFORMASIKAN KELUHAN KARYAWAN KE BPJS KESEHATAN KAIZEN PLAN EVALUASI KOORDINASI TERLAKSANAN ADANYA KOMITMEN DARI PIHAK BPJS

KESEHATAN UNTUK MEMPERBAIKI PELAYANAN DIMASING-MASING PROVIDER KOORDINASI DILAKSANAAN BERSAMAAN DENGAN SOSIALISASI BPJS KESEHATAN YANG DILAKSANAKAN DICABANG-CABANG MAKASSAR Agustus 2016

(21)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(9)

PROBLEM IX

TIDAK ADA SOP TERKAIT KEPESERTAAN BPJS KESEHATAN

ROOT CAUSE PENYUSUNAN & SOSIALISASI SOP KEPESERTAAN BPJS KESEHATAN KAIZEN PLAN SOP Approved & tersosialisasi EVALUASI

2

1

(22)

STEP 6: PENANGGULANGAN DAN PEMERIKSAAN HASIL(10)

PROBLEM X

BELUM ADANYA MEDIA INFORMASI YANG MUDAH UNTUK DIDAPATKAN DAN DIPAHAMI OLEH KARYAWAN

YANG SESUAI KEBUTUHAN

ROOT CAUSE _2. _{PEMASANGAN BANNER DIMASING-MASING CABANG/HO}1. PENYUSUNAN BANNER KAIZEN PLAN BANNER terpasang disemua kantor cabang/HO EVALUASI

INFORMASI YANG TERTERA PADA BANNER ADALAH :

1. 5(LIMA) POIN DARI % KETIDAKPAHAMAN TERTINGGI DARI SEGI PELAYANAN, DAN

2. 5(LIMA) POIN DARI % KETIDAKPAHAMAN TERTINGGI DARI SEGI KEPESERTAAN

2

1

MELIBATKAN USER (KARY. REKAN KERJA), ATASAN DALAM MENILAI INFORMASI YANG TERTUANG DALAM BANNER, APAKAH JELAS DAN MUDAH DIPAHAMI, SEBELUM PROSES PENCETAKAN DILAKUKAN.

(23)

STEP 7: EVALUASI HASIL(1)

PADA EVALUASI HASIL INI DILAKUKAN PROSES YANG SAMA SAAT PERTAMA INGIN MEMASTIKAN TINGKAT PEMAHAMAN KARYAWAN TERKAIT PELAYANAN DAN KEPESERTAAN BPJS KESEHATAN, YAITU:

MELAKUKAN SURVEY TINGKAT PEMAHAMAN KARYAWAN PASCA KAIZEN

PROSES SURVEY SEPERTI FLOW DIBAWAH INI

(24)

STEP 7: EVALUASI HASIL(2)

36% 81% 33% 84% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180%

% Ya Sebelum Kaizen % Ya Setelah Kaizen

% pemahaman karyawan pasca kaizen

terkait

kepesertaan & pelayanan

BPJS Kesehatan

KEPESERTAAN PELAYANAN

Terjadi kenaikan

tingkat pemahaman

karyawan sebesar

45% dari segi

Kepesertaan

dan

51% dari segi

Pelayanan

BPJS

Kesehatan.

Secara target belum

tercapai, namun

pemahaman

karyawan meningkat.

Hore… %

(25)

STEP 7: EVALUASI HASIL(3)

8% 8% 11% 12% 20% 21% 23% 24% 25% 26% 78% 67% 71% 71% 79% 69% 75% 75% 76% 74% -10% 10% 30% 50% 70% 90% 110% P ro sed u r p en gg an ti an an gg o ta kel u ar ga tan gg u n gan Tan gg al c u t o ff p embay ar an t u n gg ak an B P JS Kes eh at an d an b at as w ak tu p el ap o ran k e H C S D ep ar temen t P es er ta P en er ima B an tu an Iu ran (Mi s: JAM KE SD A, JAM KE SM AS, d ll) w aji b meng aju kan p en gu n d u ran d ir i k e D IN A S SOSI AL seb el u m d ial ih kan m en jad i… B at as w ak tu p en d af tar an k ep es er taan B P JS Kes eh at an d is et iap b u lan n ya Si ap a saja y an g b is a menjad i t amb ah an tan gg u n gan (d ilu ar 5 o ran g an gg o ta luar ga ) bes e rt a per sy ar at an y ang har u s d ilen gk ap i d an ju ml ah iu ran y an g h ar u s… Kar tu Kel u ar ga yan g ter d af tar d ib aw ah tah u n 2 0 1 1 h ar u s d i-u p d at e ter le b ih d ah u lu d i Kan to r D in as Kep en d u d u kan se b el u m me n d af tar kan d ir i d an … Kar tu B P JS Kes eh at an t id ak lag i d it er b it kan d al am b en tu k h ar d c o p y P en an gan an k ar tu B P JS Kes eh at an y an g h ilan g D af tar Fas ili tas Kes eh at an t in gk at I yan g b ek er jas ama d en gan B P JS Ke seh at an d an car a mem ili h n ya Pes er ta yan g memi lik i t u n gg ak an iu ran d i B P JS Kes eh at an M an d ir i b el u m b is a d ial ih kan menjad i k ep es er taan p er u sah aan A xi s Ti tl e

Grafik % Perbandingan Tingkat Pemahaman Karyawan terkait

KepesertaanBPJS Kesehatan setelah dan sebelum dilaksanakannya kaizen berdasarkan kuesioner pasca kaizen (jawaban Ya/Tdk)

% ya setelah kaizen % ya sebelum kaizen

1

1 Prosedur penggantian anggota keluarga tanggungan

2 Tanggal cut off pembayaran tunggakan BPJS Kesehatan dan batas waktu pelaporan ke HCS Departement

3 Peserta Penerima Bantuan Iuran (Mis: JAMKESDA, JAMKESMAS, dll) wajib mengajukan pengunduran diri ke DINAS SOSIAL sebelum dialihkan menjadi peserta BPJS KESEHATAN tanggungan perusahaan

4 Batas waktu pendaftaran kepesertaan BPJS Kesehatan disetiap bulannya

5 Siapa saja yang bisa menjadi tambahan tanggungan (diluar 5 orang anggota keluarga) beserta persyaratan yang harus dilengkapi dan jumlah iuran yang harus dibayarkan

6Kartu Keluarga yang terdaftar dibawah tahun 2011 harus di-update terlebih dahulu di Kantor Dinas Kependudukan sebelum mendaftarkan diri dan anggota keluarga sebagai peserta BPJS Kesehatan

7Kartu BPJS Kesehatan tidak lagi diterbitkan dalam bentuk hard copy

8Penanganan kartu BPJS Kesehatan yang hilang 9Daftar Fasilitas Kesehatan tingkat I yang bekerjasama

dengan BPJS Kesehatan dan cara memilihnya

10Peserta yang memiliki tunggakan iuran di BPJS Kesehatan Mandiri belum bisa dialihkan menjadi kepesertaan perusahaan

2

₅ ₆ ₇ ₈ ₉ 10 1 3 4 KET : Terlihat kenaikan disemua % tingkat pemahaman karyawan

(26)

STEP 7: EVALUASI HASIL(4)

13% 14% 29% 37% 41% 42% 43% 46% 55% 96% 74% 75% 79% 88% 87% 76% 90% 92% 79% 100% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% 160% 180% 200% Ti n d ak an y an g h ar u s d ilak u kan ji ka p ih ak r u mah sak it meno lak b er o b at Ti n d ak an y an g h ar u s d ilak u kan ji ka d o kt er mer es ep kan o b at y an g b u kan menjad i tan gg u n gan B PJS Kes eh at an Me n get ah u i ji ka d i B PJS Kes eh at an t id ak mel ay an i s ys tem rei mb u rs eme n t (kl ai m k w it an si ) M en ger ti d an p ah am meng en ai p ro sed u r la yan an B P JS Kes eh at an D is et iap r u mah s ak it y an g b ek er jas ama d en gan B PJS Kes eh at an memi lik i B PJS C en tr e yan g b er tu gas u n tu k m emb an tu p es er ta jik a m e ng al am i k e n dal a dal am b e ro b at P er n ah meng gu n ak an lay an an B P JS Kes eh at an P u as d en gan p el ay an an y an g d id ap at kan s aat p eman faa tan lay an an y an g d is ed iak an o leh Fas kes B P JS Kes eh at an P er n ah mend ap at kan p en je las an meng en ai p ro sed u r lay an an B P JS Kes eh at an P er n ah s ak it s ej ak t er d af tar s eb ag ai p es er ta B P JS Kes eh at an P er n ah meng al ama i k o n d is i t id ak ja d i b er o b at k rn d it o lak o leh Fas kes B P JS Kes eh at an , mes ki p u n ko n d is in ya eme rg en cy

Grafik % Perbandingan Tingkat Pemahaman Karyawan terkait

PelayananBPJS Kesehatan setelah dan sebelum dilaksanakannya kaizen berdasarkan kuesioner pasca kaizen (jawaban Ya/Tdk)

% ya setelah kaizen

% ya sebelum kaizen

2

1

Tindakan yang harus dilakukan jika pihak rumah sakit menolak berobat

2

_{Tindakan yang harus dilakukan jika dokter meresepkan obat} yang bukan menjadi tanggungan BPJS Kesehatan

3

Mengetahui jika di BPJS Kesehatan tidak melayani system reimbursement (klaim kwitansi)

4

Mengerti dan paham mengenai prosedur layanan BPJS Kesehatan

5

Disetiap rumah sakit yang bekerjasama dengan BPJS Kesehatan memiliki BPJS Centre yang bertugas untuk membantu peserta jika mengalami kendala dalam berobat

6 Pernah menggunakan layanan BPJS Kesehatan

7 _{Puas dengan pelayanan yang didapatkan saat pemanfaatan}

layanan yang disediakan oleh Faskes BPJS Kesehatan

8 Pernah mendapatkan penjelasan mengenai prosedur

layanan BPJS Kesehatan

9 Pernah sakit sejak terdaftar sebagai peserta BPJS

Kesehatan

10 Pernah mengalamai kondisi tidak jadi berobat krn ditolak

oleh Faskes BPJS Kesehatan, meskipun kondisinya

emergency

2

5 6 7 8 9 10 1 3 4 KET : Terlihat kenaikan disemua %tingkat pemahaman karyawan

(27)

STEP 7: EVALUASI HASIL

(5)

67% 23% 8% _2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% P u as s o si al is as in ya, h ar ap an n ya d ilap an gan b is a p u as s es u ai ap a yan g d is amp ai kan s aat s o si al is as i ru ti n s o si al is as i (s ecar a b er kal a d al am set ah u n ) w ak tu s o si al is as i s an gat ter b at as so si al is as i s eb ai kn ya meng h ad ir kan p ro vi d er

% masukan pasca kaizen berdasarkan kuesioner

(dengan format jawaban isian)

%

3

2

1 3 4

Masukan/komentar

pasca kaizen berbeda

dengan sebelum

dilakukan kaizen

Dapat disimpulkan

bahwa program

kaizen (sosialisasi)

sangat membantu

menambah

peningkatan

pemahaman

karyawan terkait BPJS

Kesehatan

1

Puas sosialisasinya, harapannya dilapangan bisa puas sesuai apa yang disampaikan saat sosialisasi

2

rutin sosialisasi (secara berkala dalam setahun)

3

waktu sosialisasi sangat terbatas

4

sosialisasi sebaiknya menghadirkan provider

(28)

STEP 7: EVALUASI HASIL

(6)

(29)

STEP 8 : STANDARISASI & TEMA BERIKUTNYA

(30)

DOKUMENTASI

“Q N A” _BANNER

(31)

STEP 8 : STANDARISASI & TEMA BERIKUTNYA

TEMA BERIKUTNYA

GAP:

18%

Target:

100% karyawan

disurvey PAHAM

Actual:

82% karyawan

disurvey PAHAM

Next Kaizen:

1. Memastikan penyebab GAP(18%) ketidakpahaman karyawan.

2. Mencapai target tingkat pemahaman karyawan terkait BPJS Kesehatan,

yaitu: 100% paham.

(32)

(33)

(34)

(35)

(36)

(37)

DOKUMENTASI

CONTOH KUESIONER PRA SOSIALISASI

CONTOH KUESIONER PASCA SOSIALISASI

(38)

(39)