PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI FASILITASI DALAM KEGIATAN
PENYUSUNAN NOMENKLATUR PERANGKAT DAERAH
DAFTAR ISI:
1. MENGAKSES SISTEM INFORMASI FASILITASI (KL - PEMDA) 2. PENYUSUNAN PETA TUGAS PERANGKAT DAERAH (KL) 3. PENYUSUNAN INFORMASI JABATAN (KL)
3.1. PENGELOMPOKAN TUGAS
3.2. INDIKATOR ANALISIS BEBAN KERJA
4. PERUMUSAN STANDAR KOMPETENSI TEKNIS (KL)
5. PEMBENTUKAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH (PEMDA)
6. PENYUSUNAN JABATAN DALAM ORGANISASI PERANGKAT DAERAH (PEMDA) 7. PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA (PEMDA)
1 MENGAKSES SISTEM INFORMASI FASILITASI Sistem Informasi fasilitasi dapat diakses melalui url berikut :
http://fasilitasi.otda.kemendagri.go.id
Klik bagian Login untuk masuk ke dalam sistem.
Masukkan username dan password yang anda miliki, kemudian klik tombol Login
Setiap Kementrian/Lembaga (K/L) memiliki satu user dengan hak akses untuk melakukan aktifitas-aktifitas yang menjadi peran K/L. Sedangkan setiap pemerintah daerah baik provinsi maupun kabupaten/kota juga memiliki satu user dengan hak akses untuk melakukan aktifitas-aktifitas yang menjadi tugas pemerintah daerah. User pemerintah daerah dikelola oleh Biro/Bagian organisasi masing-masing.
2 PENYUSUNAN PETA TUGAS PERANGKAT DAERAH
Salah satu aktifitas K/L yang dapat dilakukan di dalam Sistem Informasi Fasilitasi adalah melakukan pemetaan tugas untuk setiap urusan konkuren yang menjadi bidang teknisnya. Untuk melakukan aktifitas ini silahkan klik menu Peta Tugas Urusan.
Klik tombol pada bagian Peta Tugas untuk memetaakan tugas rusan. Fungsi tombol sebagai berikut: Tombol Hijau : Perumusan tugas pemerintah pusat
Tombol Biru : Perumusan tugas pemerintah provinsi Tombol Merah : Perumusan tugas pemerintah kabupaten kota
Kolom sub urusan merupakan daftar sub urusan yang berada dalam sebuah urusan konkuren. Kolom kewenangan berisi daftar kewenangan yang dimiliki oleh pemerintah daerah berdasarkan setiap sub urusan. Sub urusan dan kewenangan bersifat tetap dan tidak dapat diubah. Sub urusan dan kewenangan ini diambil dari lampiran Undang Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah.
Kewenangan yang ada di halaman ini seluruhnya akan menjadi tugas Kepala Dinas/Badan. Aktifitas yang dapat dilakukan oleh K/L di halaman ini adalah merumuskan tugas Kepala Bidang, Kepala Kepala Seksi, Pelaksana dan Fungsional.
Perumusan Tugas:
1. Kepala Dinas
Semua daftar kewenangan secara langsung menjadi tugas kepala dinas/badan 2. Kepala Bidang
Untuk merumuskan tugas kepala bidang, klik tombol berwarna
merah
. 3. Kepala SeksiUntuk merumuskan tugas kepala seksi, klik tombol berwarna
kuning
4. Pelaksana dan FungsionalUntuk merumuskan tugas pelaksana dan fungsional, klik tombol berwarna
ungu
Setiap tugas pada level pelaksana dan fungsional, nantinya akan dirumuskan menjadi standar kompetensi teknis. Untuk keperluan ini perlu ditentukan pula apakah tugas ini nanti termasuk ke dalam kelompok kompetensi Umum, Inti, Pilihan.
Diperlukan pula pengelompokan tugas pelaksana ke dalam jenjang-jenjang KKNIPDN sebagai berikut : Fungsional :
Pemula, Mahir, Penyelia, Ahli Pertama, Ahli Muda, Ahli Madya, Ahli Utama Struktural :
Setelah proses pemetaan tugas ini selesai, untuk memudahkan proses review, seluruh hasil pemetaan tugas dapat diexport dalam bentuk excel untuk kemudian dicetak atau diolah lebih lanjut. Klik tombol Excel untuk export dalam format excel.
Hasilnya akan seperti berikut :
3 PENYUSUNAN INFORMASI JABATAN
Aktifitas selanjutnya yang dapat dilakukan oleh K/L adalah melakukan penyusunan template dasar Informasi Jabatan. Penyusunan informasi jabatan ini sekaligus merupakan aktifitas pengelompokan tugas-tugas ke dalam jabatan untuk seluruh tipelogi dinas/badan baik tipe A, tipe B, tipe C, Setingkat Bidang, maupun setingkat sub bidang.
Hasil penyusunan informasi jabatan ini akan menjadi dasar bagi seluruh pemerintah daerah dalam membuat sebuah jabatan di daerah.
3.1 PENGELOMPOKAN TUGAS
Untuk melakukan penyusunan informasi jabatan ini klik pada menu Informasi Jabatan. Pada kolom aksi terdapat lima tombol yakni :
Tombol A : Untuk memetakan struktur jabatan dinas/badan tipe A Tombol B : Untuk memetakan struktur jabatan dinas/badan tipe B Tombol C : Untuk memetakan struktur jabatan dinas/badan tipe C
Tombol D : Untuk memetakan struktur jabatan urusan yang hanya berupa Bidang Tombol E : Untuk memetakan struktur jabatan urusan yang hanya berupa Sub Bidang
Klik pada tombol tipe dinas/badan yang akan disusun. Akan muncul tampilan sebagai berikut :
Klik tombol
Tambah
berwarna hijau untuk membuat sebuah jabatan.Pilih level jabatan yang akan disusun, kemudian klik
Proses
. Klik tombol proses ini diperlukan untuk menyaring tugas yang sesuai untuk level tersebut, sehingga memudahkan ketikaDaftar Tugas
.Isikan Nama Jabatan, Pangkat, Pendidikan dan Ikhtisar Jabatan sesuai dengan jabatan tersebut.
Tentukan tugas-tugas jabatan tersebut dengan memilih dari
Daftar Tugas
. Jika daftar terlalu banyak anda dapat menyaringnya dengan mengetikkan satu atau dua kata dari tugas yang akan dipilih. Klik tugas yang akan dipilih kemudian klikTambah
.Jika tugas-tugas yang sudah dikelompokkan akan didetilkan lagi, misalnya dengan konsep POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), silahkan klik pada
Tombol Tanda Plus
.3.2 INDIKATOR ANALISIS BEBAN KERJA
Kemudian lanjutkan dengan mengisi bagian
Tugas ABK
, kemudian klikTambah
. Bagian ini akan menjadi dasar poin-poin yang akan digunakan untuk melakukan ABK (Analisis Beban Kerja) sebuah jabatan. Dengan demikian akan tercipta keseragaman pelaksanaan ABK untuk suatu jabatan yang sama di pemerintah daerah yang berbeda-beda.Setelah pengelompokan tugas dan penyusunan indikator ABK selesai klik tombol
Simpan
yang terletak di bagian bawah form.Melalui daftar jabatan di dalam sebuah tipelogi dinas/badan anda dapat mencetak laporannya dalam format excel. Untuk melakukannya anda dapat klik pada
tombol cetak
.Berikut adalah fungsi-fungsi dari tombol pada kolom Aksi : Tombol dokumen : Untuk melihat informasi jabatan Tombol edit : Untuk merubah isi informasi jabatan Tombol silang : Untuk menghapus informasi jabatan
Tombol cetak : Untuk mencetak laporan dalam bentuk excel
Tombol plus : Untuk menambah informasi jabatan yang menjadi bawahan.
4 PERUMUSAN STANDAR KOMPETENSI TEKNIS
Setiap tugas yang telah dirumuskan pada Peta Tugas Perangkat Daerah, aka menjadi satu item Unit Kompetensi Teknis. Untuk melakukan perumusan unit kompetensi teknis ini user K/L dapat mengaksesnya melalui menu
SKT
.Klik tombol pada kolom aksi untuk merumuskan Unit Kompetensi Teknis.
Kode unit akan secara otomatis tergerate oleh sistem.
SND
SI
02
002
01
1
2
3
4
5
1. Kode urusan 2. Kode Sub Urusan
3. Kode kelompok kompetensi: 01 Umum; 02 Inti; 03 Pilihan 4. Nomer Urut
5. Nomer revisi
Rumuskan elemen kompetensi dengan mengisi bagian
Elemen Kompetensi
kemudian klikTambah.
Lanjutkan dengan merumuskan Kriteria Unjuk Kerja dengan klik pada simbol
Plus
.Lanjutkan dengan merumuskan Batasan Variabel.
5 PEMBENTUKAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH
Salah satu aktifitas yang dapat dilakukan oleh user Pemerintah Daerah (Biro/Bagian Organisasi) dalam sistem ini adalah pembentukan perangkat daerah. Untuk aktifikas ini dapat dilakukan melalui menu Profil Perangkat Daerah.
Klik pada tombol biru di kolom aksi untuk melihat daftar Organisasi Perangkat Daerah.
Klik tombol Tambah untuk membuat Organisasi Perangkat Daerah.
6 PENYUSUNAN JABATAN DALAM ORGANISASI PERANGKAT DAERAH
Setelah user Pemerintah Daerah (Biro/Bagian Organisasi) membuat OPD, maka dapat dilanjutkan dengan menyusun jabatan yang ada dalam OPD tersebut. Untuk mengaksesnya dapat kembali membuka menu Profil Perangkat Daerah dan klik tombol biru pada kolom aksi.
Untuk menyusun jabatan dalam OPD, Klik tombol stuktur dengan warna biru pada kolom aksi.
Klik tambah untuk membuat sebuah jabatan.
Pilih
Peta Jabatan
berdasarkan template peta jabatan yang telah dirumuskan oleh K/L. IsikanNama Jabatan
yang sesuai. Isikan
Jumlah Pegawai
yang mengisi jabatan tersebut. Pilih tingkat Eselon yang sesuai dengan jabatan tersebut.7 PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA
Setelah semua jabatan disusun untuk setiap OPD. Selanjutnya user pemerintah daerah dapat melakukan Analisa Beban Kerja. Aktifitas ini dapat dilakukan dengan mengakses menu Analisa Beban Kerja.
Klik tombol pada kolom aksi untuk melihat daftar OPD.
Klik tombol struktur pada kolom aksi.
Untuk setiap item uraian tugas, isikan waktu penyelesaian rata, dan volume/beban kerja, kemudian klik tombol refresh pada kolom aksi. Klik simpan untuk mengakhiri.
QA :
WA : 085649010588 Email : [email protected]
