7 2.1. Konsep Dasar Sistem
Pada dasarnya, sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan dan terbentuk sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai sistem.
A. Sistem
Menurut Al Fatha (2007:3) menjelaskan bahwa “Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, aling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain.”
Sedangkan menurut Jimmy L.Goal (2008:9)
Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila suatu unit macet atau terganggu, unit lainnya pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.
1. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:13) mengemukakan bahwa “Model umum suatu sistem terdiri dari input, proses dan output”. Hal ini merupakan konsep dari sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut : a. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat yang menjalankan suatu fungsi tertentu yang mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan Supra sistem.
b. Batasan Sistem (Boundery)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batasan dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi
sistem tersebut yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antar satu subsistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh, didalam suatu unit komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoprasikan komputer. Sementara data adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi.
f. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.
g. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunya tujuan atau sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya.
Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
2. Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15) mengatakan bahwa “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut”.
Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, yaitu:
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat-buat oleh manusia, sedangkan sistem bauatn manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, atau yang disebut dengan human
c. Sistem Deterministik dan Sistem Probalistik
Sistem yang beroperasi dengan tingkah lakuyang dapat diprediksi disebut sistem deterministik, sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem Terbuka dan Tertutup
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya, sedangkan yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
3. Daur Hidup Sistem
Menurut Sutabri (2012:20) “Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer”. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall aproach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem. Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem. Meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat
penting. Dibawah ini kita akan melihat beberapa fase atau tahapan dari daur hidup suatu sistem, yaitu:
a. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, pastilah terlebih dahulu timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasi perkembangan organisasi. Volume kebutuhan itu meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan mengenai kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektivitasnya.
b. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
c. Pemasangan Sistem
Setelah tahap pembangunan sistem selesai, kemudian sistem akan dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem, di mana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan sistem yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
d. Pengoperasian Sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan
organisasi yang ditunjang oleh sistem informasi selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebijaksanaan, ataupun kemajuan tekhnologi.
e. Sistem Menjadi Usang
Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang sedang berjalan. Tiba saat di mana secara ekonomis dan teknis, sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
4. Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:21). “Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah, data yang telah diklasifikasikan, diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.
Informasi dapat dikelompokan menjadi 3 bagian yaitu: 1. Informasi Strategis
Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, yang mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan dan sebagainya. 2. Informasi Taktis
Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil kebutuhan jangka menengah, seperti informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.
3. Informasi Teknis
Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stok, retur penjualan, dan laporan kas harian.
Menurut Sutabri (2012:33) memberikan batasan bahwa “Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines), dan relevan (relevance)”.
a. Akurat (accurate)
Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
b. Tepat Waktu (timelines)
Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
c. Relevan (relevance).
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang dengan yang lainnya berbeda. Menyampaikan informasi tentang penyebab kerusakan mesin produksi kepada si akuntan perusahaan tentunya kurang relevan.
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski dalam Jogiyanto (2005:12) mengemukakakan bahwa:
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), block basis data (database block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
a. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem inofrmasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen daar.
b. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu unutk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi (technology block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
e. Blok Basis Data (database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimoan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS
(Database Managment System).
f. Blok Kendali (control block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem, seperti misalnya bencana alam, api, temperatu, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
B. Basis Data
Basis data dapat diabayangkan sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah lemari arsip bertugas untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti memberi map pada kumpulan arsip yang akan sisimpan, menentukan kelompok arsip, memberikan penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap map, lalu menempatkan arsip-arsip tersebut dengan urutan tertentu di dalam lemari.
Menurut Fathansyah (2012:2) menjelaskan bahwa:
Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersraang atau berkumpul. Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, pegawai, siswa, pembeli, pelanggan, barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang diwujudkan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Menurut Fatansyah (2012:2) sebagai satu kesatuan istilah, Basis Data
(Database) sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti:
a. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
b. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
c. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
Menurut Mangkulo (2010:1) menyimpulkan bahwa “Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi database produksi dari Microsoft Access sering dugunakan pada pengembangan aplikasi database, khususnya aplikasi database berskala kecil”.
C. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2013:28) “Model SDLC air terjun sering disebut juga model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic
life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak
secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis desain, pengodean, pengujian dan tahap pndukung (support)”.
Berikut adalah gambar ilustrasi model air terjun (waterfall)
Sumber : Rosa A.S dan M Salahuddin, 2011
Gambar II.1 Ilustrasi Model Waterfall
1. Analisa kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu di dokumentasikan.
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka dan proses pengodean. Tahap ini mentranslasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat di implementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya. Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu di dokumentasikan.
3. Pembuatan kode program
Desain harus di translasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang dibuat pada tahap desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk memanimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.
5. Pendukung (support) atau Pemeliharaan (maintenance)
Tidak menutup kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirim ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi pengembangan mulai dari analisis spesifikasi atau perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak mungkin untuk membuat perangkat lunak baru.
Dari kenyataan yang terjadi sangat jarang model air terjun dapat dilakukan sesuai alurnya sebab berikut:
1. Perubahan spesifikasi perangkat lunak ditengah alur pembangunan.
2. Sangat sulit bagi pelanggan untuk mendefinisikan semua spesifikasi diawal alur pengembangan. Pelanggan seringkali butuh contoh (prototype) untuk menjabarkan spesifikasi kebutuhan sistem lebih lanjut.
3. Pelanggan tidak mungkin sabar mengakomodasi peubahan yang diperlukan di akhir alur pengembangan.
Dengan berbagai kelemahan yang dimiliki model air terjun tapi model ini telah menjadi dasar dari model-model yang lain dalam melakukan perbaikan model pengembangan perangkat lunak.
Model air terjun sangat cocok digunakan kebutuhan pelanggan sudah sangat dipahami dan kemungkinan terjadinya perubahan kebutuhan selama pengembangan perangkat lunak kecil. Hal positif dari model air terjun adalah struktur tahap
pengembangan sistem jelas, dokumentasi dihasilkan di setiap tahap pengembangan, dan sebuah tahap dijalankan setelah tahap sebelumnya selesai dijalankan (tidak ada tumpang tindih pelaksanaan tahap).
D. TK (Taman Kanak-Kanak)
Pendidikan TK merupakan jembatan antar lingkungan keluarga dengan masyarakat yang lebih luas yaitu sekolah dasar dan lingkungan lainnya. Sebagai salah satu bentuk pendidikan anak usia dini, lembaga ini menyediakan program pendidikan dini, sekurang-kurangnya anak usia 4 tahun sampai memasuki jenjang pendidikan dasar. Istilah anak usia dini di Indonesia ditujukan kepada anak sejak lahir sampai dengan usia enam tahun.
Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, pasal 1 ayat 14 menyatakan :
Pendidikan anak usia dini adalah suatu upaya pembinaan yang ditujukan kepada anak sejak lahir sampai dengan usia enam tahun yang dilakukan melalui pemberian rangsangan pendidikan untuk membentuk pertumbuhan dan perkembangan jasmani dan rohani agar memiliki kesiapan dalam memasuki pendidikan lebih lanjut.
TK merupakan bentuk pendidikan anak usia dini yang berada pada jalur pendidikan formal, sebagai mana dinyatakan dalam Undang-undang Sistem pendidikan Nasional Nomor 20 Tahun 2003 Pasal 28 "Pendidikan aak usia dini pada jalur pendidikan formal benrbentuk Taman Kanak-kanak (TK), Raudhatul Athfal, atau bentuk lain yang sederajat".
2.2. Teori Pendukung
Sistem analisa dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk logika model. Media Tools System merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan diagram-diagram menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Adapun tools system yang dimaksud atau merancang model sistem yang baru, contohnya seperti, Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data.
A. Diagram Alir Data (DAD)
Menurut Kendall (2010:263) adalah:
Penganalisis sistem perlu menggunakan kebebasan konseptual yang dilakukan melalui diagram aliran data, yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem bisnis. Menurut pernyataan aslinya, diagram alir data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran dari model sistem umum. Serangkaian diagram alir data berlapis juga bisa di gunakan untuk mempresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang lebih besar.
1. Adapun aturan main dalam pembuatan DAD adalah
a. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara EXTERNAL ENTITY dengan
EXTERNAL ENTITY secara langsung.
b. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan DATA
STORE secara langsung.
c. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan EXTERNAL ENTITY secara langsung (atau sebaliknya).
d. Setiap proses harus ada DATA FLOW yang masuk dan ada DATA FLOW yang keluar.
e. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebihaliran data yang berbeda.
2. Adapun langkah-langkah mengembangkan DAD
a. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan untuk menentukan berbagai macam:
1) Entitas Eksternal 2) Aliran Data 3) Proses-proses 4) Penyimpanan data
b. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukkan entitas-entitas eksternal dan aliran-aliran data menuju sistem.
c. Menggambar diagram nol yang menunjukkan proses-proses dan penyimpanan data.
d. Menciptakan diagram anak untuk setiap proses dalam diagram 0
e. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang ditetapkan untuk setiap proses dan aliran data.
3. Tahapan Proses Pembuatan a. Buat Diagram Konteks
Tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan system secara keseluruhan diberi nomor nol dan tidak memuat penyimpanan data.
b. Buat Diagram Nol
Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukkan bentuk penyimpanan
c. Buat Diagram Detail (Rinci)
Dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail.
B. Kamus Data (Data Dictionary) 1. Konsep Dasar
Kamus data merupakan Katalog Fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DFD yang mencakup proses, data flow & data store.
Menurut Ladjamudin (2013:70) mendefinisikan bahwa:
Kamus data srering disebut juga dengan sistem data dictionary, adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem data lengkap. Pada tahap analisis, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Menurut Ladjamudin (2013:71) “Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Arus data di DAD sifatnya global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DAD secara lebih rinci dapat dilihat di Kamus Data.”
Di dalam kamus data memuat hal-hal sebagai berikut a. Nama Arus Data
Nama arus data harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatuarus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
b. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila ada. Untuk menyatakan nama lain dari suatu elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada. Alias terjadi karena kurang koordinasi antara beberapa analisis sistem, misalkan analisis sistem yang satu menggunakan EMPLOYEE, dan analisis sistem yang lain menggunakan KARYAWAN namun keduanya memeiliki pengertian sama.
c. Bentuk Data
Bentuk data perlu dicatat di kamus data, karena dapat dipergunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
d. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir kemana data menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data di DAD.
e. Penjelasan
Untuk memperjelas tentang makna dan arus data yang dicatat dikamus data, maka sebagian penjelasan diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
Hal yang harus dimuat dalam Kamus Data a. Nama Arus Data
b. Alias c. Tipe Data d. Arus Data e. Penjelasan f. Periode g. Volume h. Struktur Data
NOTASI suatu bentuk untuk mempersingkat arti/makna dari simbol yang dijelaskan.
2.2.3 Notasi Kamus Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data.
1. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi Keterangan
X Setiap Karakter
9 Angka Numeric
A Karakter Alphabet
Z Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong
. Titik sebagai penulisan ribuan
, Koma sebagai pemecah pecahan
- Hypen sebagai tanda penghubung
/ Slash sebagai tanda pengganti
Sumber : Jogiyanto (2005:370)
2. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasiinformasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ Dan (and)
0 Pilihan (boleh ya /tidak)
{ } Pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah diantara tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (Key Field)
Sumber : Jogiyanto (2005:730)
D. Key
Menurut Ladjimudin (2013:138) menjelaskan bahwa “KEY adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan untuk mengidentifikasi setiap entity/record/baris”. Di bawah ini merupakan jenis-jenis key.
a. Candidate Key
Satu attribute atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
b. Primary Key
Satu attribute atau satu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
c. Alternate Key
Candidate Key yang tidak terpilih sebagai Primary Key.
d. Foreign Key
Satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu hubungan
(relationship) yang menunjukkan ke induknya.
E. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Ladjamudin (2013:142) “ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak, ERD merupakan model jaringan data yang menekekankan pada strukur-struktur dan
relationship data”.
Adapun elemen-elemen diagram ERD antara lain dalah:
1. Entity
Entity adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata maupun abstrak
dimana data tersimpan atau dimana terdapat data. Entitas diberi nama dengan kata benda atau dapat dikelompokkan dalam empat jenis nama yaitu orang, benda, lokasi, kejadian.
2. Relationship
Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antara entitas. 3. Relationship Degree
Relationship degree atau derajat relationship adalah jumlah entitas yang
berpartisipasi dalam suatu relationship. Jenis derajat relationship antara lain adalah:
a. Unary Relationship
Unary relationship adalah model relationship yang terjadi diantara entity
yang berasal dari entity set yang sama.
b. Binary Relationship
Binary relationship adalah model relationship antara instance-instance dari
suatu tipe entitas.
c. Ternary Relationship
Ternary relationship merupakan relationship antara instance-instance dari
tiga entitas secara sepihak. 4. Atribut
Atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. 5. Kardinalitas (Cardinalitas)
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu:
a. One to one
Tingkat hubungan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua atau sebaliknya.
b. One to Many atau Many to One
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat.
c. Many to many
Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya.
Aturan-aturan dalam melakukan transformasi ERD ke logical record structure adalah sebagai berikut:
a. Setiap entity akan diubah kebentuk sebuah kotak dengan nama entity berada di luar kotak dan atribut berada di dalam kotak.
b. Sebuah relasi kadang disatukan dalam sebuah kotak bersama entity, kadang dipisah dalam sebuah kotak tersendiri.
Aturan pokok di atas akan sangat dipengaruhi oleh elemen yang menjadi titik perhatian utama pada langkah transformasi yaitu cardinality atau kardinalitas.
Digunakan untuk mengklasifikasikan data, yang dimasukkan kedalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi.
Menurut Jogiyanto HM (2001:384) menyimpulkan bahwa
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasi data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengan data tersebut. kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus. Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada sistem kode.
Di dalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut:
1. Harus mudah diingat
Dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya, misalnya kode 033614625035 akan lebih mudah diingat bila ditulis 033-614-625-035.
2. Harus unik
Unik berarti tidak ada kode yang kembar. 3. Harus fleksibel
Sehingga memungkinkan perubahan – perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpan luar komputer.
5. Harus konsisten
6. Harus standarisasi
Kode harus standarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi.
7. Spasi dihindari
Spasi dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan di dalam menggunakannya
8. Hindari karakter yang mirip
Karakter – karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode, misalnya huruf O,I,Z,S, dan huruf V dapat membingungkan dengan angka 0,1,2,5 dan huruf U.
9. Panjang kode harus sama
Masing – masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama. Ada beberapa macam tipe kode antara lain Kode Mnemonik (Mnemonic Code), Kode Urut (Sequential Code), Kode Blok Urut (Block Code), Kode Chiper, Kode Subset Digit-Signifikan, Urutan Kode Sederhana.
1. Kode Mnemonik
Kode mnemonic (mnemonic code) digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dan item yang akan diwakili dengan kode ini. Misalnya kode “P” untuk mewakili Pria dan kode “W” untuk wanita akan mudah diingat. Kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang.
2. Kode Urut
Kode urut (sequential code) disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. 3. Kode Blok
Kode blok (block code) mengklasifikasikan item kedalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
4. Kode Group
Kode group (group code) merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti.
5. Kode Desimal
Kode desimal (decimal code) mengklasifikasikan kode atas dasar sepuluh unit angka desimal di mulai dari angka nol sampai dengan sembilan atau nol-nol sampai dengan sembilan-sembilan tergantung banyaknya kelompok.
G. Herarchy Plus Input-Process-Output (HIPO)
Menurut Ladjamuddin (2013:211) menjelaskan bahwa “HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan sistem pemograman”. HIPO dikembangkan oleh personel IBM yang percaya bahwa dokumentasi sistem pemrogaman yang dibentuk dengan menekankan pada fungsi-fungsi sistem akan mempercepat pencarian prosedur yang akan dimodifikasi, karena HIPO menyediakan fasilitas lokasi dalam bentuk kode dari tiap prosedur dalam suatu sistem.
Hipo dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan macam-macam pemakai yang menggunakan dokumentasi untuk tujuan-tujuan yang berbeda, antara lain sebagai berikut:
a. Seorang manajer dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk memperoleh gambaran umum sistem.
b. Seorang programmer aplikasi dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk menentukan fungsi-fungsi program.
c. Seorang programmer pemeliharaan dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk mencari fungsi-fungsi yang akan dimodifikasi dengan cepat.
Sebagai suatu teknik dokumentasi, HIPO memiliki tiga sasaran utama. Sasaran pertama adalah untuk menyediakan struktur yang digunakan untuk mengerti fungsi-fungsi sistem. Diagram-diagram diatur secara hirarki, dengan tiap diagram pada suatu level merupakan subset dari diagram pada level di atasnya. Sasaran kedua adalah untuk menentukan sistem-sistem program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi sistem. Sasaran ketiga adalah untuk menyediakan deskripsi visual dari input yang digunakan dan output yang dihasilkan oleh fungsi-fungsi untuk tiap level diagram.
Paket HIPO terdiri dari dari tiga jenis diagram, yaitu antara lain: a. Daftar Isi Visual (DIV)
Merupakan diagram pertama dari HIPO yang terdiri dari satu atau lebih diagram hirarki. Diagram ini berisikan nama dan nomor identifikasi dari semua program HIPO untuk diagram ringkas dan rinci secara terstruktur.
b. Diagram Ringkas
Merupakan diagram kedua dari paket HIPO yang menjelaskan fungsi dan refrensi utama yang diperlukan dalam program detail untuk memperluas fungsi sehingga cukup rinci. Diagram ringkas ini menerangkan input, proses dan
output dari sistem secara garis besar (yaitu nama file/record input atau output).
c. Diagram Rinci
Berisikan elemen-elemen dasar sistem, menerangkan fungsi-fungsi khusus, menampilkan item-item input dan output secara rinci (yaitu nama field input yang digunakan dan output yang dihasilkan), dan memberikan refrensi terhadap diagram HIPO yang lain seperti flow chart dan tabel keputusan.
