STANDAR
AUDIT MUTU INTERNAL
INSITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA
LEMBAGA PENJAMINAN MUTU
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA
TAHUN 2015
F
KATA PENGANTAR
S
egala Puji mari kita panjatkan kepada Allah
SWT yang telah memberikan kita nikmat
Iman, Islam dan Ilmu. Shalawat serta Salam
senantiasa tercurah kepada junjungan alam
Rasulullah SAW.
Salah satu kegiatan penting dalam Sistem
Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi
(SPMI) adalah pemantauan, evaluasi dan audit. Untuk
meningkat-kan akuntabilitas lembaga ada kegiatan Pemantauan dan Evaluasi
sedangkan dalam usaha peningkatan dan pengembangan yang
ter-encana kita memerlukan audit akademik. Kegiatan ini dinamakan
Audit Mutu Internal disingkat AMIN.
Audit Mutu Internal menjadi kegiatan yang sistematis dan
independen untuk memastikan kerja akademik sesuai rencana
yang ditetapkan. Pada organisasi tata kerja IAIN Palangka Raya,
organ pengelola akademik adalah Fakultas/Pascasarjana, Jurusan,
Program Studi, Unit, Lembaga, Bagian yang ada dalam wilayah
bidang akademik. Dalam usaha mencapai visi dan misi Institusi,
semua organ itu harus menetapkan standar pengelolaan yang
ide-al. Audit Mutu Internal (AMIN) bertugas memastikan kesesuaian
kerja dan standar yang ditetapkan. Buku Standar Audit Mutu
In-ternal IAIN Palangka Raya ini bertujuan menstandarkan kerja
au-dit dan menyediakan petunjuk kerja yang jelas hingga setiap
taha-pan kerja dapat dilakukan dengan baik sesuai tujuan.
Dalam proses penyusunannya, Tim Penyusun mempelajari
banyak referensi dari standar audit diberbagai perguruan tinggi
dan melalui pelatihan Audit Mutu Internal yang diselenggaran
secara In-House Training oleh Kantor Jaminan Mutu (KJM)
Universitas Gadjah Mada (UGM). Tentu saja masih banyak
keku-rangan yang ditemukan. Revisi dan perbaikan tidak tertutup
di-masa depan. Semoga Allah SWT memudahkan kita meningkatkan
kualitas dan mutu akademik IAIN Palangka Raya.
Palangka Raya, 7 Desember 2015
R e k t o r,
Dr, Ibnu Elmi AS. Pelu, S.H., M.H
NIP. 19750109 199003 1 002
KEPUTUSAN
REKTOR INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA Nomor: 223 Tahun 2015
TENTANG
PENGESAHAN STANDAR AUDIT MUTU INTERNAL INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALANGKA RAYA
Bismillahirrahmanirrahim
Rektor Institut Agama Islam Negeri Palangka Raya Memutuskan
Menimbang : a. Bahwa adanya perubahan di tataran nasional, re-gional, dan global saat ini dan masa yang akan da-tang menuntu penyesuaian pada Sistem Penja-minan Mutu Internal Institut Agama Islam Negeri Palangka Raya lebih meningkatkan perannya se-bagai lembaga pendidikan tinggi;
b. Bahwa untuk memberikan arahan bagi kebijakan pelaksanaan dan pengembangan tugas pokok dan fungsi Institut Agama Islam Negeri Palangka Raya dalam proses peningkatan mutu pendidikan perlu disesuaikan;
c. Bahwa berdasar Surat Keputusan Senat Nomor 166 Tahun 2015 tentang Pedoman Mutu IAIN Palangka Raya;
Mengingat : a. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
b. Undang-Undang Sisdiknas Pasal 91 PP Nomor 19 Tahun 2012 tentang Sistem Pengendalian dan Pengawasan Mutu Pendidikan;
c. Undang-Undang Sisdiknas dan pasal 86 ayat (3) PP Nomor 19 Tahun 2012 tentag SNP yang sela-jutnya disebut SPME;
d. Undang-Undang Sisdiknas Pasal 91 PP. Nomor 19 Tahun 2012 pasal 5.a ayat 6 tentang SPMI; e. Undang-Undang Sisdiknas Pasal 91 PP Nomor 19
Tahun 2013 tentang SNP;
f. Permendiknas Nomor 49 Tahun 2014 tentang Standarisasi Nasional Pendidikan Tinggi;
g. Peraturan Presiden RI Nomor 144 Tahun 2014 tentang Perubahan Status Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Palangka Raya menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Palangka Raya;
h. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 8 Tahun 2015 tentang Struktur Organisasi dan Tata kerja IAIN Palangka Raya; dan
i. Keputusan Menteri Agama RI Nomor
B.II/3/01152.I Tentang Penetapan Rektor IAIN
Memperhatikan : a. Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2010 Tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
Ditetapkan di : Palangka Raya Pada tanggal : 9 Desember 2015
R e k t o r,
Dr. Ibnu Elmi AS. Pelu, S.H., M.H NIP. 19750109 199903 1 002 b. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 20 Tahun
2014 tentang Penunjukan Kuasa Pengguna Ang-garan dan Pelaksana Tugas Rektor Pengguna Anggaran di lingkungan Kementerian Agama; dan c. Saran dan pendapat unsur Pimpinan IAIN
Palang-Menetapkan :
Pertama : Mengesahkan Standar Audit Mutu Internal (AMIN) Institut Agama Islam Negeri Palangka Raya
Kedua : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan jika terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana
F
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
SURAT KEPUTUSAN ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
BAB II DESKRIPSI UMUM ... 3
BAB III PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL ... 17
BAB IV PROSEDUR IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL ... 24
BAB V PROSEDUR IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL TINGKAT FAKULTAS ... 28
BAB VI PROSEDUR IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL TINGKAT PROGRAM STUDI ... 31
BAB VII PROSEDUR DAN IMPLEMENTASI AUDIT MUTU INTERNAL TINGKAT LEMBAGA, BAGIAN DAN UNIT AKADEMIK ... 36
BAB I
PENDAHULUAN
V
isi dan Misi IAIN Palangka Raya untuk beralih statusmenjadi Universitas Islam Negeri Palangka Raya merupakan salah satu cita-cita besar kelembagaan. Banyak variabel yang harus diperhatikan untuk menggapai cita-cita tersebut. Setiap variabel penentu perubahan memerlukan pengelolaan dan perbaikan yang sistematis. Tata kelola kelembagaan adalah titik penting perubahan. Peningkatan tata kelola tidak terlepas dari penjaminan mutu. Peningkatan mutu pengelolaan perguruan tinggi merupakan tanggungjawab seluruh organ akademik ditingkat rektorat, fakultas hingga organ yang terkecil semacam program studi dan organisasi kemahasiswaan.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di IAIN Palangka
Raya diterapkan untuk memastikan kesesuaian dengan
pelaksanaannya oleh unit kerja akademik. Sistem kerja yang ada dalam tiap unit harus mengikuti standar yang telah ditetapkan. Kepatuhan terhadap Visi dan Misi lembaga yang tertuang dalam dokumen akademik dan dokumen mutu menjadi keharusan bagi tiap organ akademik.
Sasaran mutu akademik yang ditetapkan rektor menjadi
tanggungjawab bersama. Tiap unit akademik memiliki tanggung jawab peningkatan mutu. Saling sinergi antar unit harus terjalin dengan konsisten. Konsisteni ini memerlukan komitmen dari siapapun yang menjadi penanggungjawab dan yang terlibat di dalamnya mulai unsur dosen, tenaga kependidikan mahasiswa, hingga alumni.
Efektifitas kerja akademik dikendalikan melalui audit mutu internal. Dengan cara ini pengelola untuk mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik telah berjalan dengan efektif, serta terdapat upaya upaya peningkatan standar mutu akademik. Identifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan berkelanjutan
dalam konsep Kaizen, Continuous Improvement. Pelaksanaan
BAB II
DESKRIPSI UMUM
1. Istilah Yang Digunakan
a. Audit Mutu Internal IAIN Palangka Raya (AMIN-IAIN Palangka
Raya) adalah pengujian sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang berkaitan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan-pengaturan yang disebutkan diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan;
b. Sistem Mutu ialah sistem yang mencakup struktur dan fungsi
organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu.
c. Organ Pengelola Akademik IAIN Palangka Raya ialah fakultas/
pengelola, pascasarjana, Jurusan/ Program Studi, lembaga, Bagian Tata Usaha Akademik yang bertugas menjalankan fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi;
d. Auditor ialah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu.
e. Klien ialah orang atau organisasi yang mempunyai hak
untuk mengatur atau hak kontrak untuk meminta audit.
f. Klien dalam kegiatan AMIN ini adalah LPM atau Fakultas/
Pascasarjana yang sistem mutu akademiknya diaudit berdasarkan standar mutu yang telah ditentukan.
g. Teraudit (auditee) ialah organisasi/unit kerja/orang yang
diaudit.
h. Ketua Auditor ialah adalah orang yang ditunjuk untuk
mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapa auditor.
i. Kriteria Audit mengacu pada kebijakan, prosedur atau
persyaratan yang digunakan sebagai referensi.
j. Bukti audit mengacu pada catatan, pernyataan, fakta atau
informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diperiksa (catatan: bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas).
k. Temuan audit adalah hasil dari evaluasi bukti audit yang
dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit.
l. Kesimpulan audit adalah hasil gabungan dari proses audit yang
dibuat oleh tim audit, berdasarkan pertimbangan tujuan audit dan semua temuan audit.
m. Observasi (OB) ialah pernyataan tentang temuan selama audit, didasarkan atas bukti objektif yang menunjukkan ketidaklengkapan atau ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu singkat.
n. Bukti Objektif ialah informasi yang bersifat kualitatif ataupun
kuantitatif yang berupa catatan ataupun pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi
elemen-elemen sistem mutu, yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi.
o. Ketidaksesuaian (KTS) ialah tidak terpenuhinya persyaratan
mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan. 2. Tujuan Audit
a. Mengetahui kesesuaian atau ketidaksesuaian dari
persyaratan sistem manajemen mutu dan peraturan yang berlaku.
b. Mengevaluasi kapabilitas dari sistem manajemen mutu.
c. Mengevaluai efektifitas penerapan sistem manajemen mutu.
d. Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen
mutu.
3. Persyaratan Audit
a. Audit bisa dilaksanakan apabila memenuhi persyaratan
sebagai berikut:
b. Mempunyai dokumen mutu
c. Klien menyediakan sumber daya yang memadai
d. Teraudit menunjukkan kerja sama yang baik.
e. Tidak ada tekanan dalam bentuk apapun kepada auditor.
4. Alasan Audit
Alasan dilakukannya audit adalah:
a. Mempersiapkan akreditasi Institusi dan program studi
b. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol dan prosedur
penjaminan mutu.
c. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel pada mutu dan
standar yang telah ditentukan.
d. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan
e. Merupakan sarana untuk peningkatan dan pengembangan mutu.
5. Karakteristik Auditor AMIN
a. Auditor tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang
sedang menjadi tanggung jawabnya.
b. Auditor tidak bias terhadap teraudit
c. Auditor memiliki Pengetahuan yang luas atas topik-topik
yang ditugaskan dan bila diperlukan dapat melibatkan pakar atau pengamat yang dapat diterima oleh klien, teraudit and ketua tim audit.
d. Auditor mempunyai pengalaman mengenai lokasi audit.
6. Prinsip Dasar Audit
a. Sikap dasar: Auditor harus mempunyai sifat profesional;
b. Penyajian yang wajar: Auditor harus memberikan laporan
yang benar berdasar fakta;
c. Ketelitian: Auditor harus cermat dalam menggali informasi
sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang
validIndependen: Auditor harus mempunyai sikap netral dan bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitas saat membuat kesimpulan audit.
d. Bukti: Auditor harus memberikan penjelasan yang rasional
dalam menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya. 7. Klasifikasi Audit
Tipe audit:
a. Audit internal; dan
b. Audit eksternal.
Tingkatan audit
b. Audit produk; dan
c. Audit proses.
8. Audit internal
Audit yang dilakukan untuk menentukan kesesuaian terhadap persyaratan sistem manajemen organisasi sendiri oleh auditor internal dari organisasi tersebut, sehingga dapat dilakukan analisis kekuatan, kelemahan, ancaman, dan peluang penyempurnaan.
9. Audit Eksternal
a. Audit pihak kedua
Audit yang dilakukan pihak luar organisasi, misalnya: audit terhadap supplier/sub-kontrak.
b. Audit pihak ketiga
Audit yang dilakukan oleh pihak eksternal/badan audit independen. Misalnya, audit untuk mendapatkan sertifikat ISO, audit untuk akreditasi prodi/AIPT.
10. Audit Sistem
Audit system Merupakan pemeriksaan yang mendalam terhadap sistem mutu untuk menentukan efektifitas dan kesesuaian terhadap standar. Pemeriksaan ini didesain untuk memastikan:
a. Bahwa dokumentasi sistem mutu telah memenuhi kebutuhan
proses layanan secara memadai;
b. Bahwa prosedur-prosedur yang terdokumentasi adalah
mudah dimengerti dan diimplementasi.
c. Bahwa sumber daya cukup dan SDM kompeten.
11. Audit produk
produk dan elemen sistem mutunya untuk mengevaluasi terhadap standar atau spesifikasi produk. Produk: (a) produk dalam proses; (b) produk akhir; (c) produk di pasar. Audit produk
bukan alat untuk verifikasi “akseptabilitas produk” tetapi
verifikasi terhadap efektifitas kemampuan proses untuk menghasilkan produk yang “dapat diterima”.
12. Audit proses
Merupakan pemeriksaan terhadap proses untuk menentukan apakah proses sesuai dengan persyaratan. Proses adalah serangkaian tindakan yang dilakukan, sebagai hasil dari menerima input dalam bentuk material/informasi, untuk menghasilkan suatu output dalam bentuk material/informasi. 13. Siklus Audit
1) Menetapkan tujuan audit.
2) Merencanakan audit tahunan.
3) Menetapkan sasarana dan lingkup audit.
4) Membentuk tim audit.
5) Mengkaji ulang dokumen dan menyiapkan daftar pengecekan
(audit kecukupan/desk evaluation).
6) Menyelenggarakan rapat tim audit.
7) Menetapkan jadwal audit.
8) Melaksanakan audit di tempat objek audit (audit kepatuhan).
9) Menyusun laporan audit (temuan berupa KTS, OB dan PTK)
10) Melakukan kaji ulang oleh manajemen. 14. Lingkup Audit
Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang
a. Dokumen sistem mutu
b. Organisasi
c. Komitmen (tanggung jawab) manajemen
Sumber daya, meliputi:
a. Sumber daya manusia
b. Infrastruktur
c. Proses pengendaliannya
d. Evaluasi dan perbaikan
15. Tahapan Audit
Audit dilakukan 2 tahapan:
1) Audit Kecukupan, adalah audit terhadap kecukupan
kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan-persyaratan standar sistem audi mutu. Audit ini
dilakukan di kantor (desk evaluation).
2) Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau
memastikan apakah setiap prosedur atau instruksi Kerja (IK) dilaksanakan secara tertib dan benar. Audit ini dilakukan di
tempat teraudit (visitasi).
16. Frekuensi Audit
a. Audit internal dilakukan secara rutin dan teratur, minimal
sekali setahun. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan frekuensi audit ialah:
b. Kebutuhan untuk melakukan audit ditentukan oleh Rektor
didasarkan pada Standar AMIN.
c. Perubahan data, manajemen, organisasi, kebijakan, teknik
dan teknologi yang dapat mempengaruhi sistem mutu dan mengubah hasil audit terdahulu.
17. Telaah awal sistem mutu teraudit
awal/ menelaah guna menentukan pemenuhan persyaratan sistem mutu teraudit.
b. Jika hasil kajian awal/telaah awal terhadap sistem mutu
tidak memenuhi persyaratan, langkah audit selanjutnya tidak diteruskan sampai persyaratan tersebut dipenuhi.
18. Rekrutmen Auditor
Perekrutan Auditor dilakukan melalui mekanisme berikut:
1) LPM berkonsultasi dengan Rektor dan Wakil Rektor Bidang
Akademik dan Pengembangan Kelembagaan mengenai kebu-tuhan dan kriteria Auditor AMIN.
2) LPM menyampaikan surat pemberitahuan kepada Dekan/
Direktur Pascasarjana tentang kebutuhan Auditor dari per-wakilan tiap Fakultas/Program Pascasarjana sesuai kriteria yang ditetapkan.
3)
Dekan Fakultas/Direktur Pascasarjana bersama senatFakultas/ Pascasarjana membahas dan mengajukan nama calon auditor sesuai kriteria.
4) Ketua LPM menerima berkas Auditor yang diajukan dan
me-rencanakan pelatihan sertifikasi Auditor Internal atau mengi-rimkan calon Auditor untuk mengikuti pelatihan tersebut diluar IAIN Palangka Raya.
5) Setelah lulus mengikuti Pelatihan SPMI dan Sertifikasi
Audi-tor, calon Auditor dianggap layak untuk menjadi Auditor AMIN.
6) Fakultas melalui Komite Penjaminan Mutu Fakultas dapat
pula mengusulkan dan mengirimkan dosen yang dianggap layak untuk mengikuti Pelatihan Sertifikasi Auditor yang dil-aksanakan diluar IAIN Palangka Raya.
19. Kriteria Syarat dan Kualifikasi Auditor AMIN
1) Memiliki pengetahuan tentang area yang diaudit
2) Menguasai teknik-teknik audit
3) Memiliki karakteristik postif sebagai auditor
4) Mampu bekerjasama dalam tim
5) Memiliki persyaratan sebagai auditor, sebagai berikut:
a) Pendidikan dan Pelatihan:
Auditor minimal berpendidikan Strata 2;
Auditor memiliki sertifikat Lulus Pelatihan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI); dan
Auditor telah memiliki sertifikat lulus pelatihan
audit mutu internal Auditor yang diakui oleh IAIN Palangka Raya.
Atribut Personal
Jujur dan terbuka;
Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan;
Memiliki kemampuan analitis dan keteguhan hati;
Memiliki kemampuan untuk memahami
pelaksanaan audit yang kompleks;
Memiliki kemampuan memahami peran unit
organisasi;
Memiliki kemampuan berkomunikasi;
Memiliki pengetahuan dan ketrampilan manajemen
yang diperlukan dalam melaksanakan audit;
Auditor menerapkan atribut tersebut diatas untuk
Mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar;
Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan;
Melaksanakan audit dengan benar;
Mengevaluasi secara konsisten pengaruh
pengamatan audit dan interaksi personal selama audit;
diperoleh hasil audit terbaik;
Melaksanakan proses audit tanpa penyimpangan;
Menaruh perhatian penuh dan mendukung
proses audit;
Tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit;
Mengambil kesimpulan audit yang dapat
diterima;
Tetap berpegang pada kesimpulan yang telah
dihasilkan; dan
Meningkatkan Kompetensi.
Auditor meningkatkan kompetensinya dengan:
Memutakhirkan pengetahuannya tentang syarat
syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur audit;
Berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila
diperlukan; dan
Hasil evaluasi kinerja auditor secara berkala oleh
LPM. 20. Pemilihan Tim Audit
Pemilihan tim audit dibentuk berdasarkan:
a. Kecakapan/pengetahuan tentang audit;
b. Pengalaman audit;
c. Keakraban dengan proses atau teknologi yang akan dihadapi;
dan
d. Kemampuan bekerjasama.
21. Kriteria Pemilihan Ketua Tim Audit AMIN
Ketua tim audit dipilih oleh LPM dari para auditor yang memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut:
dalam kursus penyegaran bila diperlukan;
b. Calon menunjukkan kemampuan berkomunikasi secara
efektif, baik secara lisan maupun tertulis. 21. Uraian Tugas Auditor AMIN.
Uraian tugas Auditor AMIN sebagai berikut:
a. Merencanakan audit, mengatur piranti kerja untuk anggota
tim dan mengarahkan tim audit;
b. Membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit;
c. Melaporkan dengan segera setiap ketidaksesuaian dan
hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan audit kepada ketua AMIN;
d. Melaporkan hasil audit kepada ketua AMIN;
e. Mengkaji ulang kelengkapan dokumen mutu akademik yang
berlaku (audit system);
f. Menggali dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat
menyimpulkan pelaksanaan sistem mutu yang diaudit;
g. Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit
atau mungkin memerlukan audit lebih lanjut;
h. Pada saat kegiatan konsultasi dapat menjawab pertanyaan
tentang;
i. prosedur, dokumen, atau informasi lain yang
menggambarkan atau mendukung unsur-unsur sistem mutu yang diperlukan, diketahui, tersedia, dipahami dan digunakan oleh teraudit;
j. Semua dokumen dan informasi lain yang digunakan untuk
menggambarkan sistem mutu yang memadai untuk mencapai tujuan mutu;
k. Menginformasikan kepada penanggungjawab unit kerja yang
akan diaudit tentang tujuan dan lingkup;
l. Menyepakati jadwal audit yang ditawar oleh tim audit,
menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit;
n. Menyediakan dokumen dan ruang yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin efektivitas dan efisiensi proses audit;
o. Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta
auditor;
p. Melakukan kerjasama sinergis dengan auditor agar tujuan
audit tercapai, menerima laporan hasil audit melalui rektor atau dekan; dan
q. Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi
berdasarkan laporan audit. 22. Penentuan Jadwal Audit
Jadwal audit mencakup:
a. Area/bagian/unit yang diaudit (prodi, laboratorium, kelas,
dan lain-lain);
b. Tanggal dan hari pelaksanaan audit;
c. Ruang lingkup audit (dokumen, organisasi, komitmen
manajemen, SDM, dan lain-lain); dan
d. Auditor yang bertugas.
23. Persiapan Audit
Persiapan audit dituangkan dalam rencana audit sebagai berikut:
a. Rencana audit disusun oleh Ketua Tim Audit dan
dikomunikasikan kepada klien, auditor dan teraudit;
b. Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah
berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan sumberdaya yang efektif.
c. Rencana audit meliputi:
1) Tujuan dan lingkup audit;
2) Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung
pada tujuan dan lingkup audit;
3) Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain
manual mutu dan manual prosedur teraudit;
4) Identifikasi anggota tim audit;
5) Tanggal dan tempat audit dilakukan;
6) Identifikasi unit organisasi teraudit;
7) Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit;
8) Jadwal pertemuan yang diadakan dengan pimpinan
teraudit; dan
9) Jadwal penyerahan laporan audit.
d. Jika teraudit keberatan terhadap rencana audit yang
disampaikan, harus segera memberitahukan kepada ketua tim audit.
e. Penugasan Tim Audit
f. Masing-masing anggota tim audit mengaudit sistem mutu
unit kerja dan atau bagian fungsional yang telah ditentukan.
g. Pemeriksaan hasil audit sebelumnya. Apabila telah dilakukan
audit sebelumnya maka pastikan beberapa hal berikut:
1) Apakah tindakan sudah efektif?
2) Apakah bukti-bukti penerapan sudah lengkap?
3) Apakah masalah yang sama tidak terjadi berulang?
24. Pembuatan Daftar Pengecekan (Checklist)
Daftar checklist merupakan alat audit;
a. Checklist disusun berdasarkan standar
b. Checklist disusun disekitar proses layanan.
c. Checklist disusun berdasarkan persyaratan produk.
25. Syarat Checklist
a. Lengkap, maksudnya checklist harus dibuat dengan mengacu
pada persyaratan standar mutu, persyaratan sistem operasi, persyaratan pelanggan, persyaratan lain yang relevan.
b. Akurat, maksudnya checklist tidak boleh mengalami distorsi/
pengaburan dari sumbernya.
dimengerti. 26. Dokumen Kerja
Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah:
a. Daftar pengecekan yang disiapkan oleh tim audit;
b. Dokumentasi bukti pendukung. Dokumen kerja tidak
membatasi aktivitas atau tugas audit tambahan yang mungkin diperlukan sebagai akibat informasi yang terkumpul selama audit. Dokumen kerja yang melibatkan informasi rahasia harus dijaga oleh organisasi audit.
BAB III
PELAKSANAAN AUDIT MUTU
INTERNAL
1. Pelaksanaan Audit
a. Pertemuan Pembukaan
Tujuan pertemuan pembukaan untuk:
1) Memperkenalkan anggota tim audit kepada pimpinan
teraudit;
2) Menelaah lingkup dan tujuan audit;
3) Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur;
4) yang digunakan dalam melaksanakan audit;
5) Menegaskan hubungan formal antara tim audit dan
teraudit;
6) Mengkonfirmasikan ketersediaan sumber daya yang
diperlukan;
7) Mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan
penutupan audit; dan
8) Mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas. b. Pemeriksaan Lapangan
Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Jika ada indikasi yang mengarah kepada ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasil wawancara harus diuji dengan mencari informasi tentang hal yang sama dari sumber lain yang independen. Selama kegiatan audit, ketua tim audit dapat mengubah tugas kerja tim audit dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang optimal. Jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim audit memberitahukan alasannya kepada teraudit.
c. Hasil pengamatan audit
Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan. Setelah
semua aktivitas diaudit, tim audit menelaah semua hasil pengamatannya untuk menentukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan. Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua tim audit dengan pimpinan teraudit. Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati oleh ketua tim audit dan pimpinan teraudit.
d. Pertemuan Penutupan
Sebelum menyiapkan laporan audit, tim audit mengadakan pertemuan tertutup dengan teraudit. Tujuan utama pertemuan ini ialah untuk menyampaikan hasil audit.
Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan di
dokumentasikan.
e. Persiapan laporan audit
audit yang bertanggungjawab atas keakuratan dan kelengkapannya.
f. Isi laporan
Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. Laporan audit harus dibubuhkan tanggal dan ditandatangani oleh ketua tim audit dan pimpinan teraudit. Laporan audit berisi hal- hal berikut:
1) Tujuan dan lingkup audit;
2) Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit dan
perwakilan teraudit, tanggal audit dan identitas unit kerja teraudit;
3) Identitas dokumen standar yang dipakai dalam
audit antara lain standar akademik dan manual mutu akademik teraudit;
4) Penilaian tim audit mengenai kesesuaian teraudit dengan
standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait;
5) Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan;
6) Daftar penerima laporan audit;
7) Ketidaksesuaian terhadap standar;
8) Ketidaksesuaian terhadap dokumentasi; dan
9) Aspek dari operasi atau proses yang cenderung
mengarah pada ketidaksesuaian. g. Temuan ketidaksesuaian
Yang dimaksud dengan temuan ketidaksesuaian adalah:
1) Segala sesuatu yang memiliki potensi dan menyimpang
terhadap standar
produk/jasa. h. Klasifikasi temuan
1) Minor, ketidaksesuaian yang memiliki dampak t e r b a t a s t e r h a d a p s i s t e m m u t u ( c o n t o h , ketidaksempurnaan dan ketidakkonsistenan)
2) Major, ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu (contoh, pelanggaran terhadap sistem mutu atau tidak dipenuhinya persyaratan).
3) Observasi, merupakan temuan bukan ketidaksesuaian yang dimaksudkan untuk penyempurnaan sistem mutu dan dapat bersifat mengarah kepada ketidaksesuaian. i. Kaidah PLOR (Problem, Location, Objective, Reference)
1) Pernyataan temuan harus mengikuti kaidah PLOR
2) Harus menyebutkan masalah yang ditemukan (Problem)
3) Harus menyebutkan lokasi penemuan problem (Location)
4) Harus menyebutkan bukti temuan (Objective)
5) Harus menyebutkan dokumen yang mendasari temuan
(Reference). j. Laporan Audit
Sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan tim auditor,
1) Dipimpin oleh ketua tim auditor;
2) Melengkapi formulir ketidaksesuaian;
3) Meninjau semua ketidaksesuaian;
4) Melakukan tinjauan secara kolektif terhadap
ketidaksesuaian untuk mengidentifikasi temuan Major;
5) Mempersiapkan kesimpulan audit;
k. Laporan audit harus:
1) Berdasarkan fakta
2) Ringkas dan jelas
3) Tidak memasukkan opini/pendapat pribadi dan/atau
kelompok
4) Tidak memasukkan sebab-sebab ketidaksesuaian
l. Distribusi Laporan
1) Laporan audit dikirim oleh ketua tim AMIN ke Rektor
melalui Ketua LPM.
2) Laporan audit dijamin kerahasiaannya oleh tim AMIN
dan LPM.
3) Jika laporan audit tidak dapat diterbitkan sesuai
jadwal yang disepakati, maka perlu disepakati jadwal baru penerbitan, dengan menyampaikan alasan penundaan kepada ketua AMIN .
m. Kelengkapan Pelaksanaan Audit
Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah diserahkan kepada Rektor melalui Ketua LPM.
n. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi
Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebab-sebab ketidaksesuaian terhadap standar/rencana dan mencegah pengulangan ketidaksesuaian dikemudian hari dalam rangka peningkatan mutu secara berkelanjutan
(continuous improvement)
o. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)
1) Tinjauan manajemen adalah suatu rapat dengan periode
lanjut temuan, dipimpin langsung oleh Rektor, dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen.
2) Rektor/Dekan memerintahkan teraudit untuk melakukan
tindakan koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu yang disepakati oleh pimpinan teraudit setelah konsultasi dengan ketua AMIN.
p. Materi Rapat Tinjauan Manajemen
Materi Rapat Tinjauan Manajemen berupa:
1) Hasil/temuan audit;
2) Umpan balik dari pelanggan (dosen, mahasiswa, tenaga
kependidikan, alumni);
3) Kinerja layanan atau kinerja dosen;
4) Analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian layanan
lainnya;
5) Status Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi
(PTK);
6) Tindak Lanjut dari Tinjauan Manajemen sebelumnya;
Perubahan sistem mutu; dan
7) Usulan peningkatan sistem mutu.
q. Hasil tinjauan manajemen
Hasil tinjauan manajemen yang diharapkan dapat berupa:
1) Peningkatan efektifitas sistem mutu dan prosesnya.
2) Peningkatan hasil layanan yang menuju terpenuhinya
persyaratan pelanggan (mahasiswa, dosen, tenaga pendidik, dan lain-lain)
r. Tanggungjawab
Pihak yang bertanggungjawab terhadap pengumpulan materi rapat adalah Ketua Audit dan Pengendalian Mutu.
BAB IV
PROSEDUR IMPLEMENTASI AUDIT
MUTU INTERNAL
Gambar 1. Bagan alir pelaksanaan Audit Mutu Internal
Uraian dan penjelasan bagan alir pelaksanaan Audit Mutu Internal diatas adalah sebagai berikut:
Rektor Menugaskan Wakil Rektor I Menugaskan LPM tentang tim SK Rektor
AMIN
Tim AMIN melaksanakan
Audit
Tim AMIN melaporkan hasil Audit ke Rektor melalui LPM
Permintaan
tindakan Kepala/ Dekan/
Direktur
Ketua Jurusan/Ketua Program untuk memperbaiki kinerja atau
meningkatkan standar mutu sesuai dengan standar yang ditetapkan
Berlanjut pada siklus berikutnya
Perintah Audit dari
Rektor
Rektor menugaskan Wakil Rektor I kemudian menunjuk LPM untuk membentuk Tim AMIN
Penunjukan ketua
tim
AMIN oleh Kepala LPM
LPM melalui Kepala Pusat Audit menunjuk Ketua tim AMIN untuk melaksanakan audit. Pembentukan tim AMIN dengan persetujuan teraudit
Ketua tim AMIN membentuk tim AMIN sejumlah minimal 3 orang auditor yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit berdasarkan Standar AMIN .
Penerbitan SK Rektor tentang Tim
AMIN
Rektor menerbitkan Surat Tugas untuk
tim AMIN berdasarkan Standar AMIN Penyusunan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMIN
Tim AMIN menyusun tujuan,
kewenangan dan tanggung-jawab AMIN sesuai dengan Standar Audit dan ruang lingkupnya merujuk surat tugas Rektor berdasarkan Standar AMIN.
Pengesahan tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMIN
Tujuan, kewenangan dan tanggung jawab AMIN disahkan oleh Rektor berdasarkan Standar AMIN.
Penyusunan rencana dan jadwal AMIN
Tim AMIN menyusun rencana dan jadwal
AMIN bersama teraudit.
Penyerahan
dokumen yang diperlukan kepada
ketua tim AMIN
Teraudit menyerahkan dokumen yang
diperlukan kepada ketua tim AMIN sesuai dengan waktu yang telah disepakati rapat auditor dengan Dekan/Direktur, Kajur/ Kaprodi.
Rapat persiapan tim AMIN untuk Audit Kecukupan
Pembagian tugas tim AMIN untuk audit
sistem.
Pelaksanaan Audit
Sistem
Melaksanakan audit dokumen yang
tersedia sesuai dengan standar yang
disepakati dan menyusun daftar
pengecekan untuk persiapan audit
kepatuhan. Penyampaian jadwal audit kepatuhan (visitasi)
Ketua Tim AMIN mengkomunikasikan
jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui
Pelaksanaan audit
kepatuhan
Berdasarkan daftar pengecekan bukti
dikumpulkan melalui wawancara,
pemeriksaan dokumen, pengamatan
aktivitas dan keadaan di lokasi secara
komprehensif. Ketidaksesuaian yang
signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan.
Diskusi hasil
temuan audit
Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidak-sesuaian minor (OB/ Observasi) dan ketidak-sesuaian mayor (KTS) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati.
Pembuatan
laporan audit
Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit.
Penyerahan
laporan audit
Laporan diserahkan oleh tim AMIN kepada Rektor melalui Kepala LPM dan selanjutnya Rektor mengirim laporan hasil audit kepada Dekan disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).
Pembubaran tim
AMI
Tim AMIN dibubarkan oleh Rektor atas permintaan LPM dengan SK Pemberhentian
BAB V
PROSEDUR DAN IMPLEMENTASI
AUDIT MUTU INTERNAL TINGKAT
FAKULTAS
1. Tujuan Audit di Tingkat Fakultas
a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik
fakultas yang dilakukan pengelola Fakultas/Pascasarjana (Dekan, Wakil Dekan, Direktur Pascasarjana, Kabag Tata
Usaha) dan Komite Penjaminan Mutu Fakultas/
Pascasarjana (KPMF/PS) terhadap kebijakan akademik, pedoman pendidikan, standar akademik, peraturan akademik, dan manual mutu akademik IAIN Palangka Raya.
b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu
akademik fakultas terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur akademik institusi (IAIN Palangka Raya). 2. Ruang Lingkup Audit
a. Meneliti keberadaan dan kinerja Komite Penjaminan Mutu
Fakultas/Program Pascasarjana, organisasi penjaminan mutu akademik ditingkat fakultas, sesuai dengan Manual Mutu Akademik.
b. Meneliti pelaksanaan kegiatan akademik ditingkat fakultas.
c. Meneliti pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat
fakultas.
d. Meneliti dokumen-dokumen berikut:
1) Pedoman Akademik Fakultas;
2) Standar Akademik Fakultas;
3) Manual Mutu Akademik Fakultas;
4) Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu
Akademik Internal di tingkat Fakultas; dan
5) Dokumen-dokumen akademik persiapan borang
akreditasi;
6) Daftar Pengecekan Implementasi Sistem Penjaminan
Mutu di Tingkat Fakultas;
7) SK Pengangkatan Penanggungjawab Pelaksana sistem
penjaminan mutu akademik; dan
8) SK pengangkatan koordinator, sekretaris, dan anggota
Komite Penjaminan Mutu Fakultas Program Pascasarja-na (KMFPS) dan Gugus PenjamiPascasarja-nan Mutu Program Studi (GPMPS);
e. Perumusan dan pengesahan Kebijakan Akademik dan
pe-doman akademik fakultas;
f. Penyusunan Manual Mutu Akademik di tingkat fakultas;
g. Kesesuaian Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur
Implementasi Penjaminan Mutu Akademik Internal di tingkat fakultas dengan acuannya, yaitu Kebijakan Akademik;
h. Penyusunan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk
peningkatan mutu proses pembelajaran dan pelaporan ke Dekan;
i. Kendala untuk melaksanakan Standar Mutu Akademik Fakultas dan Manual Prosedur Mutu Akademik Fakultas.
j. Cara mengatasi kendala tersebut;
k. Memeriksa butir Standar Mutu Akademik Fakultas yang
belum dilaksanakan dan rencana pelaksanaannya; dan
l. Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung borang
akreditasi berdasarkan poin-poin pada 7 (tujuh) standar akreditasi BAN-PT.
3. Implementasi Sistem Audit Mutu Internal di Tingkat Fakultas/ Pascasarjana
Implementasi sistem AMIN melalui mekanisme berikut:
a. Perencanaan pelaksanaan AMIN bersama Tim AMIN.
b. Pelaksanaan AMIN sesuai siklus audit oleh Tim AMIN .
c. Pelaporan AMIN dan permintaan tindakan koreksi (PTK)
oleh Tim AMIN kepada Rektor.
d. Pelaksanaan laporan tindakan koreksi sesuai dengan
PTK.
e. Pelaporan hasil tindakan koreksi kepada Rektor.
f. Pelaporan hasil evaluasi diri, hasil audit dan tindak lanjut
PTK kepada Senat Fakultas oleh Dekan.
g. Rekomendasi oleh Senat Fakultas untuk peningkatan mutu
BAB VI
PROSEDUR DAN IMPLEMENTASI
AUDIT MUTU INTERNAL TINGKAT
PROGRAM STUDI
1. Tujuan Audit di Tingkat Program Studi
a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik
internal tingkat program studi yang dilakukan pengelola Pro-gram Studi (Ketua dan Sekretaris) dan Gugus Penjaminan Mutu Program Studi (GPMPS) terhadap standar mutu akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat fakultas;
b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu
akademik internal tingkat jurusan/program studi terhadap standar akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat fakultas;
c. Meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi
sesuai dengan yang ditetapkan oleh program studi;
d. Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di program studi terhadap Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi;
e. Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dengan
kompetensi program studi;
f. Untuk memastikan konsistensi pelaksanaan proses
pembelajaran program studi terhadap pencapaian
kompetensi lulusan program studi; dan
g. Untuk memastikan kecukupan penyediaan sumberdaya
pembelajaran. 2. Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit adalah meneliti pada:
a. Spesifikasi Program Studi (SP), termasuk di dalamnya
Kompetensi Lulusan (KL); Manual Prosedur (MP) dan Instruksi Kerja (IK) program studi yang sesuai dengan Standar Akademik (SA), Manual Mutu Akademik (MM), dan Manual Prosedur (MP) tingkat fakultas;
b. proses pembelajaran yang bermutu sesuai SP, KL, MP, dan
IK;
c. penyempurnaan SP, KL, MP, dan IK secara berkelanjutan;
d. Kurikulum program studi;
e. Pelaksanaan pembelajaran program studi;
f. Sumber daya pembelajaran program studi;
g. Kemajuan belajar mahasiswa (student progression);
h. Upaya perbaikan mutu (quality improvement) berdasarkan
hasil evaluasi diri berkelanjutan.; dan
i. Kelengkapan berkas 7(tujuh) Standar pada Borang Akreditasi
Sedangkan daftar pengecekan dilakukan pada:
a. Kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi;
b. Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi;
c. Pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran semester;
d. Laporan Rencana Tindakan Koreksi proses pembelajaran dan
pelaksanaannya;
e. Pelaksanaan peningkatan mutu proses pembelajaran;
f. Laporan penilaian program studi dan kegiatan program studi;
g. Tujuan pendidikan program studi;
h. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan rujukan eksternal
(kurikulum nasional, standar pendidikan nasional/
internasional);
i. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan misi program studi;
j. Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan misi
program studi;
k. Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan yang
disajikan dalam bentuk peta kurikulum;
l. Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepada sivitas
akademika, tenaga penunjang dan penguji eksternal;
m. Mahasiswa memahami dan memenuhi kewajibannya;
n. Kesesuaian kurikulum dengan perkembangan terakhir
metode pembelajaran dan ilmu pengetahuan;
o. Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi dalam
mengembangkan kemampuan mahasiswa;
p. Ketersediaan kriteria yang memudahkan penguji
internal dan eksternal untuk membedakan berbagai kategori pencapaian kompetensi lulusan;
kompetensi lulusan;
r. Ketersediaan bukti-bukti yang menunjukkan bahwa
mahasiswa mencapai standar kompetensi minimal program studi;
s. Tindakan kaji ulang untuk mencapai standar kompetensi
minimal program studi;
t. Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan isi
kurikulum dan kompetensi lulusan program studi;
u. Penerapan hasil-hasil penelitian dosen dalam pembelajaran;
v. Mutu media ajar mendukung proses pembelajaran;
w. Partisipasi aktif mahasiswa dalam proses pembelajaran; dan
x. Peningkatan mutu pembelajaran melalui program
pengembangan staf, kajian pembelajaran oleh mitra (peer
-review), pengajar yang efektif, program magang dan tutorial
untuk staf junior. integrasi tim;
Sedangkan, efektivitas pembelajaran dinilai dari:
a. Keluasan dan kedalaman materi, tempo dan tantangan yang
diberikan dalam proses pembelajaran;
b. variasi metode pembelajaran;
c. substansi ilmu;
d. keterampilan spesifik dan praktis;
e. kesesuaian fasilitas sumber belajar dengan beban
mahasiswa;
f. Strategi yang menunjang kegiatan akademik yang
konsisten dengan profil mahasiswa dan tujuan program pendidikan;
g. Peraturan penerimaan mahasiswa baru dan program
h. Efektivitas alam pembimbingan akademik, umpan balik, dan mekanisme supervisi;
i. Staf akademik pelaksana program pendidikan adalah orang
yang kompeten;
j. Program pengembangan profesional staf akademik untuk
meningkatkan kepakaran dan profesionalisme sebagai dosen;
k. Dukungan teknis dan administrasi yang memadai untuk
staf akademik;
l. Strategi penyediaan sumber-sumber belajar;
m. Fasilitas proses pembelajaran memadai; dan
n. Sumber belajar (buku, jurnal ilmiah, laboratorium, dan
BAB VII
PROSEDUR DAN IMPLEMENTASI AUDIT
MUTU INTERNAL TINGKAT LEMBAGA,
BAGIAN DAN UNIT AKADEMIK
1. Tujuan Audit
a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik
internal tingkat lembaga, bagian, maupun unit pelaksana akademik yang dilakukan pengelola terhadap standar mutu akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat institusi;
b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu
akademik internal tingkat lembaga, bagian, maupun unit pelaksana akademik yang dilakukan pengelola terhadap standar akademik, manual mutu akademik dan manual prosedur implementasi penjaminan mutu akademik internal di tingkat institusi;
c. Meneliti kepastian bahwa hasil kerja sesuai dengan yang
ditetapkan institusi;
d. Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses kerja
akademik di lembaga, bagian, maupun unit pelaksana akademik yang dilakukan pengelola terhadap Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi;
e. Untuk memastikan konsistensi kerja akademik sesuai
rencana strategis yang disusun;
f. Untuk memastikan konsistensi pelaksanaan proses kerja
akademik sesuai dengan target kerja institusi dalam Renstra Institut; dan
g. Untuk memastikan kecukupan penyediaan sumber daya.
2. Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit adalah meneliti pada:
a. Spesifikasi Standar Mutu Pengelolaan, Manual Prosedur
Pengelolaan, Instruksi Kerja;
b. Meneliti penyempurnaan SP, KL, MP, dan IK secara
berkelanjutan;
c. Pelaksanaan program kerja;
d. Sumber daya;
e. Progres kinerja;
f. Upaya perbaikan mutu (quality improvement) berdasarkan
hasil evaluasi diri berkelanjutan; dan
g. Kelengkapan berkas pendukung 7 Standar pada Borang
Akreditasi Institusi, (borang Fakultas dan Program Studi jika ada).
Sedangkan daftar pengecekan dilakukan pada:
a. Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Program Studi;
c. Pemantauan dan evaluasi proses pembelajaran semester;
d. Laporan Rencana Tindakan Koreksi proses pembelajaran dan
pelaksanaannya;
e. Pelaksanaan peningkatan mutu proses pembelajaran;
f. Laporan penilaian program studi dan kegiatan program studi;
g. Tujuan pendidikan program studi;
h. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan rujukan eksternal
(kurikulum nasional, standar pendidikan nasional/
internasional);
i. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan misi program studi;
j. Kesesuaian tujuan pendidikan program studi dengan misi
program studi;
k. Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan yang
disajikan dalam bentuk peta kurikulum;
l. Tujuan pendidikan telah dikomunikasikan kepada sivitas
akademika, tenaga penunjang dan penguji eksternal;
m. Mahasiswa memahami dan memenuhi kewajibannya;
n. Kesesuaian kurikulum dengan perkembangan terakhir
metode pembelajaran dan ilmu pengetahuan;
o. Strategi penilaian hasil belajar memiliki fungsi dalam
mengembangkan kemampuan mahasiswa;
p. Ketersediaan kriteria yang memudahkan penguji internal dan
eksternal untuk membedakan berbagai kategori pencapaian kompetensi lulusan;
q. Penilaian hasil belajar mahasiswa menunjukkan pencapaian
kompetensi lulusan;
r. Ketersediaan bukti-bukti yang menunjukkan bahwa
studi;
s. Tindakan kaji ulang untuk mencapai standar kompetensi
minimal program studi;
t. Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan isi
kurikulum dan kompetensi lulusan program studi
u. Penerapan hasil-hasil penelitian dosen dalam pembelajaran
v. Mutu media ajar mendukung proses pembelajaran
w. Partisipasi aktif mahasiswa dalam proses pembelajaran; dan
x. Peningkatan mutu pembelajaran melalui program
pengembangan staf, kajian pembelajaran oleh mitra (peer
-review), pengajar yang efektif, program magang dan tutorial
F
DAFTAR PUSTAKA
Anonimous, 2003. Pedoman Penjaminan Mutu (Quality Assurance)
Pendidikan Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
Departemen Pendidikan Nasional. Indonesia.
Anonimous, 2005. Praktek Baik Dalam Penjaminan Mutu Pendidikan
Tinggi. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen
Pendidikan Nasional. Indonesia.
Anonimous, 2003. Dokumen AMAI UGM.Yogyakarta. Indonesia.
Anonimous, 2013. Dokumen AMI Universitas Brawijaya. Malang.
LAMPIRAN
STANDAR AUDIT MUTU INTERNAL
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus
1 1.1.a Kejelasan dan kerealistikan visi, misi,
tujuan, dan sasaran Program Studi 2
1.1.b Strategi pencapaian sasaran dengan
rentang waktu yang jelas dan didukung oleh dokumen.
3 1.2 Sosialisasi yang efektif tercermin dari
tingkat pemahaman pihak terkait.
4
2.1 Tata pamong menjamin terwujudnya visi, terlaksanakannya misi, tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil.
5 2.2 Karakteristik kepemimpinan yang efektif.
6
2.3 Sistem pengelolaan fungsional dan
operasional program studi mencakup:
plan-ning, organizing, staffing, leading, controlling
yang efektif dilaksanakan.
7
2.4 Pelaksanaan penjaminan mutu di program studi Pelaksanaannya antara lain dengan adan-ya: kelompok dosen bidang ilmu yang menilai mutu soal ujian, silabus, dan tugas akhir, serta
penguji luar (external examiner)
Contoh Daftar Pertanyaan Audit:
Hari/Tanggal : Auditee :
Jam : Auditor :
Fak/Prodi : a. Anggota :
Lingkup Audit : b. Anggota :
C. Anggota :
FORMULIR No. DokumenBerlaku Sejak FO23 November 2016-IAIN PRY-LPM-QP-012 DAFTAR PERTANYAAN Revisi 01
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus
8 2.5 Penjaringan umpan balik dan tindak
lanjut-nya.
Sumber umpan balik antara lain dari: (1) dosen, (2) mahasiswa, (3) alumni, (4) pengguna lulusan. Umpan balik digunakan untuk perbaikan kuriku-lum, pelaksanaan proses pembelajaran, dan peningkatan kegiatan program studi.
9 2.6 Upaya-upaya yang telah dilakukan
penye-lenggara program studi untuk menjamin
keber-lanjutan (sustainability) program studi ini antara
lain mencakup:
a. Upaya untuk peningkatan animo calon
mahasiswa
b. Upaya peningkatan mutu manajemen
c. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan
d. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil
kerjasama kemitraan
e. Upaya dan prestasi dalam memperoleh
dana hibah kompetitif.
10 3.1.1.a Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi : daya tampung
Rasio =
11 3.1.1.b Rasio mahasiswa baru reguler yang melakukan registrasi : calon mahasiswa baru reguler yang lulus seleksi
Rasio =
12 3.1.1.c Rasio mahasiswa baru transfer terhadap
mahasiswa baru bukan transfer.
Penilaian butir ini dihitung dengan cara berikut:
TMBT = total mahasiswa baru transfer untuk
pro-gram S1 reguler dan S1 non-reguler
13 TMB = total mahasiswa baru bukan transfer untuk
program S1 reguler dan S1 non-reguler RM=
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus
14 3.1.1.d Rata-rata Indeks Prestasi Kumulatif
(IPK) selama lima tahun terakhir.
15
3.1.2 Penerimaan mahasiswa non-reguler selayaknya tidak membuat beban dosen san-gat berat, jauh melebihi beban ideal (sekitar 12 sks).
16 3.1.3 Penghargaan atas prestasi mahasiswa di
bidang nalar, bakat dan minat
17
3.1.4.a Persentase kelulusan tepat waktu
(KTW)
Rumus perhitungan:
KTW =
Catatan:
Huruf-huruf d dan f pada rumus dapat dilihat
pada tabel butir 3.1.4
18
3.1.4.b Persentase mahasiswa yang DO atau
mengundurkan diri (MDO).
Rumus perhitungan:
MDO=
Catatan:
huruf-huruf a, b, c pada rumus dapat dilihat
pada tabel butir 3.1.4.
19 3.2.1 Mahasiswa memiliki akses untuk
mendapatkan pelayanan mahasiswa yang dapat dimanfaatkan untuk membina dan mengembangkan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan.
20 Jenis pelayanan kepada mahasiswa antara lain:
a. Bimbingan dan konseling b. Minat dan bakat (ekstra kurikuler) c. Pembinaan soft skill
d. Layanan beasiswa e. Layanan kesehatan
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus
21 3.2.2 Kualitas layanan kepada mahasiswa
Untuk setiap jenis pelayanan, pemberian skor sebagai berikut: 4 : sangat baik 3 : baik 2: cukup 1: kurang 0: sangat kurang SL =
22 3.3.1.a Upaya pelacakan dan perekaman data
lulusan
23 3.3.1.b Penggunaan hasil pelacakan untuk
perbaikan:
(1) proses pembelajaran, (2) penggalangan dana, (3) informasi pekerjaan, (4) membangun jejaring.
24 3.3.1.c Pendapat pengguna (employer)
lu-lusan terhadap kualitas alumni. Ada 7 jenis kompetensi.
Skor akhir = [4 x (a) + 3 x (b) + 2 x (c) + (d)] / 7
25 3.3.2 Profil masa tunggu kerja pertama
RMT = rata-rata masa tunggu lulusan
mem-peroleh pekerjaan yang pertama
26 3.3.3 Profil kesesuaian bidang kerja dengan
bidang studi
PBS = persentase kesesuaian bidang kerja
dengan bidang studi (keahlian) lulusan
27 3.4.1 Partisipasi alumni dalam mendukung
pengembangan akademik program studi dalam bentuk:
a. Sumbangan dana
b. Sumbangan fasilitas
c. Keterlibatan dalam kegiatan akademik
d. Pengembangan jejaring
e. Penyediaan fasilitas untuk kegiatan
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus
28 3.4.2 Partisipasi lulusan dan alumni dalam
mendukung pengembangan non-akademik program studi dalam bentuk:
a. Sumbangan dana
b. Sumbangan fasilitasKeterlibatan dalam
kegiatan non akademik
c. Pengembangan jejaring
d. Penyediaan fasilitas untuk kegiatan non
akademik.
29 4.1 Pedoman tertulis tentang sistem seleksi,
perekrutan, penempatan, pengembangan, retensi, dan pemberhentian dosen dan tenaga kependidikan
30 4.2.1 Pedoman tertulis tentang sistem
moni-toring dan evaluasi, serta rekam jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan
31 4.2.2 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi
kinerja dosen di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat
32 4.3.1.a Dosen tetap berpendidikan (terakhir)
S2 dan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS
KD1 = Persentase dosen tetap berpendidikan
(terakhir) S2 dan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS
33 4.3.1.b Dosen tetap yang berpendidikan S3
yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS
KD2 = Persentase dosen tetap yang
berpendidikan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS
34 4.3.1.c Dosen tetap yang memiliki jabatan
lektor kepala dan guru besar yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS
KD3 = Persentase Dosen tetap yang memiliki
jabatan lektor kepala dan guru besar yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS
35 4.3.1.d Dosen yang memiliki Sertifikat
Pendidik Profesional
KD4 = Persentase dosen yang memiliki
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus
36 4.3.2 Rasio mahasiswa terhadap dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang
PS (RMD)
Catatan:
- Jumlah mahasiswa reguler diambil dari tabel 3.1.1., yaitu jumlah dari kolom (7) dan kolom (8) pada baris TS.
- Jumlah mahasiswa non-reguler diambil dari tabel 3.1.2, yaitu jumlah dari kolom (7) dan kolom (8) pada baris TS
- Jumlah dosen tetap diambil dari tabel 4.3.1. 37 4.3.3 Rata-rata beban dosen per semester,
atau rata-rata FTE (Fulltime Teaching
Equivalent)
RFTE = rata-rata FTE
38 4.3.4 & 4.3.5 Kesesuaian keahlian (pendidikan terakhir) dosen dengan mata kuliah yang diajarkannya
39 4.3.4 & 4.3.5 Tingkat kehadiran dosen tetap dalam mengajar
PKDT = Persentase kehadiran dosen tetap
dalam perkuliahan (terhadap jumlah kehadiran yang direncanakan)
40 4.4.1 Persentase jumlah dosen tidak tetap,
terhadap jumlah seluruh dosen (= PDTT)
41 4.4.2.a Kesesuaian keahlian dosen tidak tetap dengan mata kuliah yang diampu.
42 4.4.2.b Pelaksanaan tugas/ tingkat kehadiran dosen tidak tetap dalam mengajar.
43 PKDTT = Persentase kehadiran dosen tidak
tetap dalam perkuliahan (terhadap jumlah kehadiran yang direncanakan)
44 4.5.1 Kegiatan tenaga ahli/pakar (sebagai pembicara dalam seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap).
JTAP = Jumlah tenaga ahli/pakar.
Catatan: Tenaga ahli dari luar perguruan tinggi dengan tujuan untuk pengayaan pengetahuan dan bukan untuk mengisi kekurangan tenaga pengajar, tidak bekerja secara rutin.
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus 45 4.5.1 Kegiatan tenaga ahli/pakar (sebagai
pembicara dalam seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap).
JTAP = Jumlah tenaga ahli/pakar.
Catatan: Tenaga ahli dari luar perguruan tinggi dengan tujuan untuk pengayaan pengetahuan dan bukan untuk mengisi kekurangan tenaga pengajar, tidak bekerja secara rutin. 46 4.5.2 Peningkatan kemampuan dosen tetap
melalui program tugas belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang PS.
Perhitungan skor sebagai berikut:
Apabila dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS > 90%
atau dosen tetap yang berpendidikan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS > 40%, maka skor pada butir ini = 4.
Jika tidak, gunakan aturan di bawah:
N2 = Jumlah dosen yang mengikuti tugas
bela-jar jenjang S2 pada bidang keahlian yang sesuai dengan PS dalam kurun waktu tiga tahun terakhir.
N3 = Jumlah dosen yang mengikuti tugas
bela-jar jenjang S3 pada bidang keahlian yang sesuai dengan PS dalam kurun waktu tiga tahun terakhir
SD = (0.75 N2 + 1.25 N3)
47 4.5.3 Kegiatan dosen tetap yang bidang keahl-iannya sesuai dengan PS dalam seminar
ilmi-ah/ lokakarya/ penataran/ workshop/
pagelaran/ pameran/peragaan yang tidak hanya melibatkan dosen PT sendiri. Perhitungan skor sebagai berikut: Misalkan:
a = jumlah makalah atau kegiatan (sebagai penyaji)
b = jumlah kehadiran (sebagai peserta) n = jumlah dosen tetap
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus 48 4.5.4 Prestasi dalam mendapatkan penghargaan
hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional; besaran dan proporsi dana penelitian dari sumber institusi sendiri dan luar institusi.
Catatan: selama tiga tahun terakhir
49 4.5.5 Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi
50 4.6.1.a Pustakawan dan kualifikasinya Catatan: nilai dihitung dengan rumus berikut:
A = (4 X1 + 3 X2 + 2 X3)/4
X1 = jumlah pustakawan yang berpendidikan S2 atau
S3.
X2 = jumlah pustakawan yang berpendidikan D4 atau
S1.
X3 = jumlah pustakawan yang berpendidikan D1, D2,
atau D3.
51 4.6.1.b Laboran, teknisi, operator, programer Catatan:
Agar dibandingkan dengan kegiatan yang seharusnya dilakukan dalam PS yang bersangkutan. 52 4.6.1.c Tenaga administrasi
Catatan: nilai dihitung dengan rumus berikut:
D = (4 X1 + 3 X2 + 2 X3 + X4)/4
Misalkan:
X1 = jumlah tenaga administrasi yang berpendidikan
D4 atau S1 ke atas.
X2 = jumlah tenaga administrasi yang berpendidikan
D3.
X3 = jumlah tenaga administrasi yang berpendidikan
D1 atau D2
X4 = jumlah tenaga administrasi yang berpendidikan
SMU/SMK
53 4.6.2 Upaya yang telah dilakukan PS dalam mening-katkan kualifikasi dan kompetensi tenaga kependidi-kan. Upaya peningkatan kualifikasi dan kompetensi dikaitkan dengan:
Pemberian kesempatan belajar/pelatihan Pemberian fasilitas, termasuk dana
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus 54 5.1.1 Kompetensi lulusan
5.1.1.a Kelengkapan dan perumusan kompetensi
55 5.1.1.b Orientasi dan kesesuaian dengan visi dan
misi
56 5.1.2 Struktur Kurikulum
5.1.2.a Kesesuaian matakuliah dan urutannya dengan standar kompetensi
Catatan:
Untuk menilai kesesuaian mata kuliah dan urutannya, bila perlu asesor memperhatikan silabus/materi mata kuliah
57 5.1.2.b Persentase mata kuliah yang dalam
penentuan nilai akhirnya memberikan bobot pada
tugas-tugas (prektikum/praktek, PR atau makalah) ≥
20% à PTGS
Cara penghitungan:
Jumlah mata kuliah yang diberi tanda √ pada kolom
(7) dibagi dengan jumlah total mata kuliah wajib dan pilihan.
58 5.1.2.c Mata kuliah dilengkapi dengan deskripsi
mata kuliah, silabus dan SAP
PDMK = Persentase mata kuliah yang memiliki
deskripsi, silabus dan SAP.
57 5.1.3 Fleksibilitas mata kuliah pilihan
BMKP = Bobot mata kuliah pilihan dalam sks
RMKP = Rasio sks mata kuliah pilihan yang disediakan/
dilaksanakan terhadap sks mata kuliah pilihan yang harus diambil
Catatan:
Bagi PS yang memiliki jalur pilihan/peminatan/ konsentrasi, matakuliah yang khas jalur pilihan/peminatan/ konsentrasi dianggap sebagai mata kuliah pilihan.
58 5.1.4 Substansi praktikum dan pelaksanaan praktikum.
Catatan:
Peer group diharapkan menentukan modul-modul praktikum yang harus dilakukan, syarat minimal maupun yang lebih baik.
59 5.2.a Pelaksanaan peninjauan kurikulum selama 5 tahun terakhir
No Referensi (Butir Mutu) 7 Standar Akreditasi Prodi BAN-PT Hasil Observasi Y T Catatan Khusus
61 5.3.1.a Pelaksanaan pembelajaran memiliki
mekanisme untuk memonitor, mengkaji, dan memperbaiki setiap semester tentang: (a) kehadiran mahasiswa
(b) kehadiran dosen (c) materi kuliah
Penilaian butir ini dihitung dengan cara berikut: NA =
Sedangkan penghitungan skor untuk setiap butir sebagai berikut:
1: Tidak ada monitoring
2: Ada monitoring tetapi tidak ada evaluasi 3: Ada monitoring, evaluasi tidak kontinu 4: Ada monitoring dan evaluasi secara kontinu
62 5.3.1.b Mekanisme penyusunan materi perkuliahan
63 5.3.2 Mutu soal ujian
64 5.4.1.a Rata-rata banyaknya mahasiswa per dosen
Pembimbing Akademik (PA) per semester (=RMPA)
65 5.4.1.b Pelaksanaan kegiatan pembimbingan
akademik
66 5.4.1.c Jumlah rata-rata pertemuan pembimbingan
per mahasiswa per semester (= PP)
67 5.4.2 Efektivitas kegiatan perwalian
68 5.5.1.a Ketersediaan panduan, sosialisasi, dan
penggunaan
69 5.5.1.b Rata-rata mahasiswa per dosen pembimbing
tugas akhir (=RMTA)
70 5.5.1.c Rata-rata jumlah pertemuan/pembimbingan
selama penyelesaian TA (=RBTA)
71 5.5.1.d Kualifikasi akademik dosen pembimbing
tugas akhir
72 5.5.2 Rata-rata waktu penyelesaian penulisan tugas
akhir (=RPTA)
73 6.1 Keterlibatan program studi dalam perencanaan
target kinerja, perencanaan kegiatan/ kerja dan perencanaan alokasi dan pengelolaan dana.
74 6.2.1 Penggunaan dana untuk operasional
(pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, termasuk gaji dan upah).
