BAB 4
PEMBAHASAN
4.1. Survei Pendahuluan
Pelaksanaan audit manajemen pada PT. MJPF Farma Indonesia akan dimulai dengan survei pendahuluan. Tahap ini merupakan langkah awal dalam mempersiapkan dan merencanakan audit manajemen atau operasional yang akan dilakukan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah auditor dalam memperoleh informasi dan menjalankan proses audit. Informasi yang diperoleh dari semua aspek penting di dalam perusahaan akan memberikan gambaran yang jelas mengenai pengelolaan persediaan bahan baku. Tahapan ini dilakukan agar audit manajemen dapat dilakukan secara sistematis, efektif dan efisien. Hasil survei pendahuluan antara lain sebagai berikut:
1. Kebersihan dan keamanan lingkungan perusahaan cukup terjamin karena adanya tempat pemisahan antara bahan bubuk dan bahan cair. Bahan bubuk disimpan di rak-rak besi, sedangkan bahan cair disimpan dalam lemari pendingin dan ditempel label yang berisi keterangan berupa nama bahan, berat bahan, dan jenis bahan.
2. Kantor maupun gudang dijaga dengan baik oleh para petugas yang bekerja selama 24 jam.
3. Semua staff kantor diwajibkan menggunakan seragam (blazer) yang telah disediakan perusahaan sehingga seluruh staff terlihat lebih rapih dan seragam.
4. Ruangan dan dokumen-dokumen yang ada di kantor tersusun dengan rapi disertai dengan fasilitas perusahaan yang memadai untuk mendukung
kegiatan operasional perusahaan seperti komputer, telepon, printer, mesin fax dan fotocopy.
4.2. Penelaahan dan Pengujian atas Pengendalian Internal
Penelaahan dan Pengujian merupakan langkah yang akan dilaksanakan setelah survei pendahuluan. Pada tahapan ini dilakukan analisa dan evaluasi dari hasil observasi (pengamatan), wawancara, dan data tertulis terhadap audit manajemen atas pengelolaan persediaan bahan baku yang diterapkan dalam perusahaan. Proses ini dilaksanakan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai sistem pengendalian internal yang baik dan berjalan sesuai dengan prosedur-prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasionalnya. Selain itu, proses ini juga digunakan untuk mengidentifikasi setiap kelemahan dan kekuatan dari sistem pengendalian internal di dalam perusahaan. Penulis menyusun kusisioner pengendalian internal perusahaan dan menyampaikannya kepada pihak manajemen untu memperoleh data mengenai kegiatan pengelolaan persediaan bahan baku pada PT. MJPF Farma Indonesia. Kuisioner ini biasa disebut ICQ (Internal Control Questionairres). Pertanyaan yang diajukan terkait hal-hal umum di perusahaan dan pengelolaan persediaan. ICQ digunakan untuk menilai pengendalian internal suatu perusahaan dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat sistematis dan terinci mengenai sistem dan prosedur yang dijalankan perusahaan melalui wawancara dengan pihak berwenang di dalam perusahaaan. Jawaban tersebut dijawab dengan memberikan tanda pada jawaban “Y” yang berarti YA dan “T” yang berarti TIDAK. Apabila dijawab “YA” berarti pengendalian internal perusahaan
telah dilaksanakan dengan baik, sebaliknya jika dijawab “TIDAK” berarti pengendalian internal perusahaan kurang baik dan terdapat kelemahan yang harus segera dilakukan perbaikan.
Tahap-tahap yang dilakukan dalam melakukan evaluasi audit manajemen atas pengelolaan persediaan bahan baku, mulai dari pengadaan, penerimaan, sampai penyimpanan barang ke gudang adalah sebagai berikut:
1. Pertama penulis melakukan tanya jawab dengan pihak manajemen perusahaan sesuai dengan daftar pertanyaan-pertanyaan pada Internal Control Questionnaires (ICQ) yang telah disusun.
2. Kemudian dilakukan evaluasi atas jawaban-jawaban dari questionnaires tersebut. Dari hasil jawaban dari questionnaires dapat diketahui bahwa pengendalian internal perusahaan sudah cukup baik atau belum. Apabila mayoritas jawaban dari questionnaires adalah “ya” berarti pengendalian internal perusahaan sudah cukup baik. Sedangkan, apabila sebagian besar jawaban adalah “tidak” maka diperlukan evaluasi lebih lanjut dengan mengumpulkan dan menyusun kelemahan-kelemahan yang ada pada pengendalian internal perusahaan tersebut. Serta mengidentifikasi pengaruh dari kelemahan-kelemahan pengendalian internal tersebut. Kemudian penulis mendiskusikan kelemahan-kelemahan pengendalian internal tersebut kepada pihak manajemen perusahaan. Serta menentukan kemungkinan terhadap adanya pengendalian intern pengganti yang dapat menggantikan pengendalian intern yang lemah tersebut.
3. Mengambil kesimpulan dari jawaban hasil evaluasi atas pengendalian internal perusahaan secara umum dan aktivitas pengelolaan persediaan bahan bakunya sudah efektif dan efisien bagi perusahaan atau belum.
4.3. Internal Control Questionnaires (ICQ)
Berikut adalah daftar Internal Control Questionnaires (ICQ) beserta jawaban yang sudah dijawab oleh pihak manajemen perusahaan:
PT. MJPF Farma Indonesia
Tabel 4.1. Internal Control Questionares (ICQ) Fungsi Persediaan
I. Kuisioner Perusahaan Secara Umum
No Daftar Pertanyaan Y T Keterangan
1 Apakah perusahaan mempunyai struktur
organisasi yang jelas sehingga dapat diketahui tanggung jawab dan wewenang dari setiap bagian?
Struktur organisasi tergambar jelas beserta uraian tugas, wewenang dan tanggungjawab setiap bagian.
2 Apakah terdapat pembagian tugas dan
tanggung jawab setiap bagian telah jelas dan tidak tumpang tindih?
Tidak ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan penyimpanan persediaan 3 Apakah ada kebijakan dan prosedur terkait
aktivitas dari masing-masing fungsi?
Terdapat kebijakan
dan prosedur pada setiap bagian.
4 Apakah uraian tugas masing-masing fungsi dituangkan dalam bentuk tertulis ?
Masih belum
lengkap tugas
bagian gudang.
5 Apakah perusahaan mempunyai divisi
Internal Audit?
Tidak mempunyai
divisi internal audit
6 Apakah dalam melakukan hal tertentu
mempunyai suatu program yang terencana ?
7 Apakah fungsi akuntansi perusahaan
terpisah dari fungsi: a. Pembelian? b. Penjualan? c. Gudang? d. Keuangan? Perusahaan mempunyai segregation of
duties yang cukup baik.
Sumber: Data Diolah
Berdasarkan informasi yang dikumpulkan dari daftar Internal Control Questionaire (ICQ) berkaitan dengan perusahaan secara umum, dapat ditarik kesimpulan bahwa perusahaan sudah mempunyai struktur organisasi yang tergambar jelas. Kebijakan perusahaan terhadap aktivitas setiap fungsinya telah menerapkan segregation of duties dengan cukup baik. Begitu juga dalam melakukan hal tertentu perusahaan mempunyai suatu program yang terrencana dengan baik. Akan tetapi masih ditemukan kelemahan dalam hal pembagian tugas antara penerimaan dan penyimpanan barang. Selain itu, kurangnya informasi tertulis mengenai uraian tugas pada bagian gudang serta divisi khusus internal audit belum dimiliki perusahaan.
II. Kuisioner Pengelolaan Persediaan Bahan Baku
No Daftar Pertanyaan Y T Keterangan
1 Apakah kecuali petugas gudang,
karyawan lain dilarang masuk ke gudang persediaan? Hanya petugas bagian gudang yang diperbolehkan masuk ke gudang persediaan.
2 Apakah setiap barang dikelompokkan
berdasarkan jenis dan ukuran?
3 Apakah persediaan terhindar dari: a. Kerusakan
b. Pencurian
c. Kebakaran dan banjir
Gudang dijaga
ketat oleh petugas
namun kerusakan
dan bencana tidak bisa duga.
4 Apakah persediaan bahan baku
diasuransikan?
Persediaan tidak
diasuransikan oleh perusahaan.
5 Apakah gudang selalu diawasi oleh
petugas setiap hari selama 24 jam?
6 Apakah mempunyai jadwal teratur untuk membersihkan gudang?
Gudang
dibersihkan setiap sebulan sekali pada hari Minggu.
7 Apakah dilaporkan segera kepada pihak manajemen untuk pengambilan keputusan terhadap:
a. Rencana kebutuhan?
b. Slow moving items?
c. Barang yang rusak?
d. Barang yang tidak sesuai
kualifikasi?
8 Apakah setiap pembelian bahan baku
bagian gudang menyertakan purchase requisition ke bagian pembelian?
9 Apakah formulir berikut bernomor urut tercetak: a. Purchase requisition? b. Purchase order? c. Receiving report?
Nomor urut pada
form permintaan
dan penerimaan
barang masih
ditulis tangan. 10 Apakah barang yang akan masuk ke
gudang, jumlahnya selalu dicocokkan terlebih dahulu dengan catatan akuntansi?
11 Apakah bagian gudang memiliki kartu stok gudang?
12 Apakah jumlah persediaan di kartu stok gudang selalu sama dengan jumlah fisiknya?
Ketidakcocokan
antara jumlah pada kartu stok dengan fisik barang.
13 Apakah dilakukan perhitungan fisik (stock opname) secara berkala atas jumlah barang di gudang?
Stock opname
dilakukan dalam
jangka waktu
sebulan sekali. 14 Apakah dibuat instruksi tertulis untuk
pelaksanaan stock opname dan dijelaskan kepada pelaksana stock opname?
15 Apakah saat stock opname pernah terjadi selisih antara kartu stok dengan jumlah fisik?
Kadang terdapat
ketidakcocokan antara kartu stok
dengan jumlah
fisik barang. 16 Apakah pegawai yang ditunjuk untuk
melakukan stock opname bukan dari bagian gudang?
Stock opname
dilakukan oleh
bagian gudang.
17 Apakah metode penilaian persediaan
berdasarkan: Cost-FIFO?
Persediaan dihitung
dengan metode
FIFO. 18 Apakah pengeluaran bahan baku dari
bagian gudang berdasarkan reservasi dari bagian produksi?
19 Apakah ada laporan permintaan dan pengeluaran barang ?
20 Apakah pengeluaran bahan baku selalu mendapat pengawasan yang efektif ?
21 Apakah bagian gudang memeriksa jumlah bahan baku yang diambil oleh bagian produksi sama dengan yang diminta?
22 Apakah setiap kelebihan pemakaian bahan baku dikembalikan ke bagian gudang?
Bagian produksi
mengembalikan setiap kelebihan
pemakaian bahan
baku 23 Apakah semua kegiatan dalam gudang
persediaan telah diotorisasi dengan semestinya oleh pihak yang berwenang?
Setiap kegiatan di
gudang diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
Sumber: Data Diolah
Berdasarkan daftar Internal Control Questionaire (ICQ) di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perusahaan sudah mempunyai prosedur dan kebijakan yang baik terhadap fungsi persediaan yakni hanya petugas gudang yang diperbolehkan masuk ke dalam gudang, gudang diawasi 24 jam oleh para petugas dan terjaga kebersihannya. Perusahaan juga mengklasifikasikan persediaan berdasarkan jenis, bentuk dan ukurannya, stock opname dilakukan secara berkala, gudang mempunyai kartu stok untuk mengindikasikan jumlah fisik barang. Pengeluaran bahan baku selalu mendapat pengawasan yang efektif berdasarkan permintaan bagian produksi, ada laporan permintaan dan pengeluaran barang, serta bagian produksi mengembalikan setiap kelebihan pemakaian bahan baku. Semua aktivitas dalam gudang persediaan terotorisasi dengan baik oleh pihak yang berwenang. Akan tetapi, masih terdapat kelemahan dalam hal tidak adanya asuransi pada setiap persediaan sehingga
bisa terjadi kerusakan ataupun bencana yang tidak terduga, kadang terjadi ketidakcocokan antara jumlah persediaan pada kartu stok dengan fisik barang. Serta tidak ada instruksi tertulis untuk pelaksanaan dan pelaku stock opname.
4.4. Kekuatan dan Kelemahan Pengelolaan Persediaan Bahan Baku PT. MJPF Farma Indonesia
PT. MJPF Farma Indonesia mempunyai kelebihan dan kekurangan pada masing-masing kegiatan operasional perusahaan. Kekuatan atau kelebihan yang sudah dimiliki dipertahankan dan dilakukan pengembangan agar terus menjadi lebih baik. Sedangkan kelemahan atau kekurangan yang ada segera dilakukan perbaikan guna menunjang efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuan usahanya.
4.4.1. Kekuatan Pengelolaan Persediaan Bahan Baku
Beberapa kekuatan atau kelebihan yang dimiliki PT. MJPF Farma Indonesia dalam pengelolaan persediaannya akan dijabarkan sebagai berikut:
1. Perusahaan mempunyai prosedur yang tegas bahwa hanya
petugas bagian gudang yang diperbolehkan masuk ke gudang persediaan.
2. Setiap barang dikelompokan dengan rapi berdasarkan jenis dan ukuran.
3. Gudang diawasi dan dijaga dengan baik selama 24 jam oleh para petugas keamanan gudang.
4. Kerbersihan gudang cukup baik karena perusahaan mempunyai jadwal teratur terhadap area pergudangan untuk dibersihkan secara teratur sebulan sekali pada hari libur.
5. Pihak manajemen akan segera melakukan pengambilan keputusan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan, antara lain rencana kebutuhan, barang yang rusak dan tidak sesuai kualifikasi.
6. Pada setiap pembelian bahan baku yang akan dilakukan, bagian gudang selalu menyertakan form resmi (purchase requisition) ke bagian pembelian.
7. Setiap barang dalam gudang mempunyai kartu stok sebagai penanda penjelasan tentang persediaan yang ada.
8. Perhitungan fisik (stock opname) dilakukan secara teratur dalam periode tertentu oleh bagian gudang.
9. Pegawai yang melakukan stock opname merupakan bagian yang sesuai dengan fungsinya yaitu bagian gudang bukan pihak lain dalam perusahaan.
10. Metode penilaian persediaan yang digunakan perusahaan adalah metode FIFO.
11. Pengeluaran bahan baku mendapat pengawasan yang efektif, kegiatan berdasarkan permintaan bagian produksi dan disertai form tertulis.
12. Setiap kelebihan bahan baku dikembalikan oleh bagian poduksi. 13. Semua kegiatan dalam gudang persediaan telah diotorisasi dengan
4.4.2. Kelemahan Pengelolaan Persediaan Bahan Baku
Beberapa kekurangan atau kelemahan yang dimiliki PT. MJPF Farma Indonesia dalam pengelolaan persediaannya akan dijabarkan sebagai berikut:
1. Belum ada pemisahan tugas yang jelas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan persediaan.
2. Perusahaan belum mengasuransikan persediaan yang dimiliki 3. Perusahaan tidak mempunyai nomor urut tercetak (prenumbered).
Bukti penerimaan barang (receiving report) dan bukti permintaan barang purchase requisition masih ditulis tangan.
4. Kadang terdapat ketidakcocokan antara kartu stok gudang dengan fisik barang yang ada di gudang persediaan.
5. Perusahaan belum mempunyai standar operasional prosedur (SOP) tertulis yang jelas terkait stock opname perusahaan.
4.5. Audit Terinci
Tahap selanjutnya dilakukan audit terinci untuk mengumpulkan bukti-bukti yang dapat dipercaya kebenarannya dalam mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Melalui tahap audit terinci penulis mengembangkan temuan hasil audit dalam mencari keterkaitan antar temuan untuk menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit yang akan dicapai. Proses audit terinci mengacu pada ruang lingkup aktivitas pengelolaan persediaan dalam perusahaan mulai dari penerimaan bahan baku sampai penyimpanan bahan baku, yang akan berguna sebagai alat untuk menetapkan pengawasan dan pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Audit terinci meliputi
langkah-langkah untuk menentukan tujuan pemeriksaan fungsi persediaan bahan baku dan prosedur audit yang dilakukan.
1. Pemeriksaan Aktivititas Penerimaan Bahan Baku
a. Tujuan Pemeriksaan
Tujuan pemeriksaan aktivitas ini adalah untuk menilai aktivitas penerimaan bahan baku oleh bagian gudang sudah berjalan dengan efektif dan efisien.
b. Prosedur Audit
1) Melakukan observasi ke gudang untuk memastikan bagian gudang telah menerapkan kebijakan dan prosedur yang berlaku. 2) Melakukan wawancara dengan bagian gudang apakah kebijakan
dan prosedur gudang telah dilakukan dengan seharusnya.
3) Memeriksa dan memastikan apakah telah menerapkan kebijakan dan prosedur berlaku.
4) Memeriksa purchase order perusahaan, surat jalan, kualitas dan kuantitas barang untuk mengetahui kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian dalam penerimaan barang tersebut.
5) Evaluasi mekanisme penerimaan bahan baku dan mendeteksi kemungkinan kelemahan yang ada.
6) Membuat simpulan audit.
2. Pemeriksaan Aktivitas Penyimpanan Bahan Baku
a. Tujuan Pemeriksaan
Proses pemeriksaan ini bertujuan untuk melakukan penilaian apakah kegiatan penyimpanan bahan baku sudah dilakukan sesuai peraturan yang berlaku sehingga berjalan dengan efektif dan efisien.
b. Prosedur Audit
1) Melakukan observasi ke gudang penyimpanan bahan baku dan fasilitas yang tersedia.
2) Melakukan wawancara pada bagian gudang apakah kebijakan penyimpanan bahan baku sudah dijalankan dengan baik.
3) Memeriksa apakah bahan baku sudah disimpan, diberi
keterangan dan dikelompokan dengan baik.
4) Mengevaluasi penyimpanan bahan baku dan mendeteksi
kemungkinan adanya kelemahan. 5) Membuat simpulan audit.
3. Pemeriksaan Aktivitas Perhitungan Fisik Bahan Baku a. Tujuan Pemeriksaan
Proses ini mempunyai tujuan untuk menilai apakah perhitungan fisik sudah berjalan dengan efektif dan efisien.
b. Prosedur Audit
1) Melakukan observasi perhitungan fisik untuk memastikan apakah kebijakan dan prosedur yang berlaku sudah ditaati.
2) Melakukan wawancara dengan bagian yang melakukan
perhitungan fisik untuk mengetahui mekanisme yang diterapkan. 3) Memeriksa apakah kemungkinan terjadinya ketidakefisienan dan
ketidakefektifan dalam prosedur perhitungan fisik barang.
4) Evaluasi proses perhitungan fisik dan mendeteksi adanya kelemahan yang terdapat dalam proses tersebut .
4. Pemeriksaan Aktivitas Pengeluaran Bahan Baku a. Tujuan Pemeriksaan
Proses ini bertujuan untuk menilai bahwa prosedur pengeluaran barang ke bagian produksi dilaksanakan dengan efektif dan efisien. b. Prosedur Audit
1) Melakukan observasi terhadap aktivitas permintaan bahan baku yang dilakukan oleh bagian produksi kepada bagian gudang. 2) Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam
proses pengeluaran persediaan untuk mengetahui pengeluaran yang diterapkan oleh perusahaan.
3) Evaluasi proses pengeluaran bahan baku yang diterapkan oleh perusahaan dan mendeteksi apakah terdapat kelemahan didalamnya.
4) Memeriksa secara sampling apakah setiap pengeluaran bahan baku selalu didasarkan atas bukti permintaan bahan baku yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
5) Melakukan perbandingan antara jumlah persediaan yang
tercantum dalam bukti pengeluaran barang dengan jumlah yang tercantum dalam bukti penerimaan barang.
6) Analisis kemungkinan terjadinya ketidakefektifan dan
ketidakefisienan dalam proses pengeluaran persediaan bahan baku.
4.6. Laporan atas Temuan Hasil Audit
Tahap ini merupakan tindak lanjut atas evaluasi dan analisa terhadap hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi pada PT. MJPF Farma Indonesia yang telah dijabarkan sebelumnya. Laporan temuan hasil audit ini berfungsi untuk menyampaikan kelemahan serta memberikan rekomendasi perbaikan kepada pihak manajemen agar dapat meningkatkan kinerja operasional perusahaan secara lebih efektif dan efisien.
Hasil temuan audit manajemen tersebut akan dijabarkan berdasarkan “kondisi” dari kelemahan pengendalian internal perusahaan tersebut yang menyimpang dari “kriteria” yang seharusnya terjadi serta mengenai “sebab” dari terjadinya kelemahan tersebut sehingga berpotensi menimbulkan “akibat” yang dapat merugikan perusahaan. Kemudian penulis juga akan memberikan “rekomendasi” perbaikan atas kelemahan yang terjadi agar dapat membantu pihak manajemen dalam memperbaiki sistem pengendalian internal perusahaan yang kuat.
Penulis menemukan adanya beberapa permasalahan dalam pengelolaan persediaan pada PT. MJPF Farma Indonesia, yaitu:
1. Belum ada pemisahan tugas yang jelas antara bagian penerimaan dengan bagian penyimpanan persediaan
Kondisi:
Pada PT. MJPF Farma Indonesia ini tidak terdapat pemisahan tugas antara bagian penerimaan dengan penyimpanan barang. Saat bahan baku sampai di gudang, supplier memberikan barang dan dicocokan oleh bagian penerimaan berdasarkan faktur pembelian yang ada. Apabila barang telah sesuai, maka langsung dimasukan ke dalam gudang
persediaan. Bagian yang melakukan penyimpanan dirangkap oleh bagian penerimaan barang.
Kriteria:
Seharusnya pada saat barang sampai ke perusahaan dilakukan pencocokan berdasarkan faktur yang ada oleh bagian penerimaan barang dan apabila sesuai maka barang dimasukan ke gudang oleh bagian penyimpanan persediaan. Satu orang tidak boleh merangkap dua pekerjaan sekaligus pada bagian gudang untuk menghindari tindak kecurangan yang akan terjadi pada pengelolaan persediaan perusahaan. Sebab:
Hal ini dapat terjadi karena pihak manajemen perusahaan belum secara efektif mengetahui standar kebijakan yang harus dimiliki oleh perusahaan. Selain itu adanya anggapan bahwa penggabungan tugas antara bagian penyimpanan dan penerimaan barang akan menghemat waktu pengerjaan. Jadi, satu orang merangkap menjadi dua pekerjaan sekaligus.
Akibat:
Akibatnya, memungkinkan terjadinya kecurangan seperti kehilangan barang persediaan terlebih ukuran barang yang kecil. Selain itu, apabila orang yang melakukan penerimaan dan penyimpanan barang berhalangan hadir maka proses kegiatan tersebut akan menjadi terhambat.
Rekomendasi:
Dalam hal ini, melalui pembuatan kebijakan yang tegas, perusahaan harus melakukan pemisahan tugas dan fungsi yang jelas antara bagian penerimaan barang dan penyimpanan barang. Sehingga pihak manajemen
dapat mencegah tindak kecurangan atau kehilangan barang serta perusahaan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi sesuai dengan kegiatan usahanya.
2. Perusahaan belum mengasuransikan persediaan yang dimiliki Kondisi:
Persediaan bahan baku yang disimpan perusahaan dalam gudang tidak mempunyai asuransi. Barang yang sampai di gudang, hanya diletakkan pada setiap tempat dengan rapi dan terjaga kebersihannya. Bahan baku dalam bentuk bubuk disimpan pada tempat yang kering sedangkan bahan berupa cairan disimpan dalam lemari pendingin yang telah disediakan di gudang.
Kriteria:
Persediaan barang dengan jumlah yang besar seharusnya diasuransikan oleh perusahaan agar terhindar dari beberapa resiko kerusakan barang. Resiko kerusakan barang dapat diakibatkan dari berbagai bencana seperti kebakaran, kebanjiran dan bencana lainnya.
Sebab:
Pihak perusahaan beranggapan bahwa tidak perlu mengasuransikan persediaannya karena perusahaan yakin gudang yang mereka miliki merupakan tempat penyimpanan yang memadai. Setiap bahan baku dapat disimpan dengan baik. Selain itu, bahan baku yang mereka miliki bersifat fast moving yang artinya tidak disimpan lama sehingga langsung masuk ke dalam proses produksi.
Akibat:
Akibatnya, apabila terjadi bencana yang tak terduga (misalnya kebakaran, banjir, dll.) maka perusahaan mengalami kerugian yang cukup besar dalam hal keuangan dan perusahaan tidak memperoleh ganti rugi dari kehilangan persediaan yang tidak diasuransikan tersebut.
Rekomendasi:
Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya mengasuransikan persediaan yang dimilikinya sehingga terhindar dari kerugian apabila terjadi bencana yang tidak terduga sebelumnya. Perusahaan juga dapat melakukan berbagai tindakan antisipasi terhadap bencana banjir dengan melakukan perluasan selokan sekitar area gudang, pembersihan selokan secara rutin oleh para petugas kebersihan gudang, dan melakukan penanaman pohon di halaman sekitar area gudang yang dapat dijadikan sebagai daerah resapan air.
3. Receiving report dan purchase requisition tidak mempunyai nomor urut tercetak (prenumbered).
Kondisi:
Perusahaan melakukan penomoran pada bon permintaan dan penerimaan barang secara manual, yaitu dengan ditulis tangan oleh petugas gudang. Tidak adanya penomoran urut dalam penyimpanan dokumen permintaan dan penerimaan barang. Kadang-kadang petugas lalai dalam memberi penomoran dokumen.
Kriteria:
Dalam menciptakan praktik kerja yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak. Hal ini dilakukan agar penggunaan
formulir dapat diawasi dan terhindar dari penyalahgunaan. Penggunaan nomor urut tercetak juga memudahkan pengecekan atas formulir yang tidak digunakan, seperti formulir salah pengisian.
Sebab:
Perusahaan belum mempunyai rancangan sistem yang digunakan untuk memberi nomor urut tercetak pada setiap dokumen permintaan dan penerimaan barang. Pihak manajemen juga belum merasa keberatan untuk melakukan penomoran secara manual dengan ditulis tangan.
Akibat:
Akibatnya, perusahaan tidak dapat melacak atau menelusuri jika terjadi kesalahan transaksi seperti pencatatan suatu transaksi yang lebih dari satu kali, kecurangan, dan penyalahgunaan dokumen tersebut. Selain itu, kelalaian petugas mengakibatkan waktu pekerjaan menjadi tidak efisien karena petugas harus melakukan pengecekan kembali pada setiap dokumen yang bernomor urut ganda.
Rekomendasi:
Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya menggunakan sistem yang secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut. Sehingga dengan perbaikan tersebut diharapkan dapat mempermudah manajemen perusahaan apabila terjadi kesalahan transaksi, serta dapat meminimalisasikan tindak kecurangan dan penyalahgunaan dokumen yang terjadi di dalam perusahaan.
4. Terdapat ketidakcocokan antara kartu stok gudang dengan fisik barang Kondisi:
Pada waktu pelaksanaan stock opname kadang ditemukan
ketidakcocokan antara jumlah, jenis dan berat yang tertera pada kartu stok dengan fisik barang yang ada di gudang. Dalam perhitungan kecocokan jumlah barang seringkali terjadi kelebihan atau kekurangan antara jumlah di kartu stok dan fisik barang.
Kriteria:
Setiap barang yang masuk ke gudang seharusnya dicatat dan dihitung dengan teliti berdasarkan jumlah, jenis, dan beratnya sebelum barang disimpan. Kemudian dipisahkan pada tempat yang telah disediakan yaitu antara bahan bubuk dan bahan cair.
Sebab:
Hal tersebut terjadi karena perusahaan melakukan order barang dalam jumlah besar dan disertai dengan ketidaktelitian bagian gudang pada waktu pencatatan pada kartu stok gudang dengan kuantitas barang yang masuk ke gudang. Karyawan tidak cermat dalam menghitung dan mencocokan jumlah, jenis dan berat barang.
Akibat:
Akibatnya tidak efisien waktu yang diperlukan dalam pelaksanaan stock opname karena karyawan harus melakukan pencocokan kembali dengan cara perhitungan ulang barang dan membenarkan kesalahan yang ada pada kartu stok gudang.
Rekomendasi:
Pihak manajemen perusahaan sebaiknya memberikan pengawasan dan pengarahan yang tegas kepada bagian gudang bahwa pentingnya kecermatan dan ketelitian pada waktu memasukkan barang ke gudang kemudian menuliskannya pada kartu stok. Selain itu, perusahaan dapat menetapkan beberapa karyawan dari divisi lain agar dapat membantu menangani pengelompokan kartu gudang berdasarkan barang per supplier.
5. Tidak terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) tertulis yang jelas terkait stock opname perusahaan.
Kondisi:
Dalam melakukan kegiatan stock opname, perusahaan tidak mempunyai instruksi tertulis tentang pelaksanaan dan penjelasan kepada pelaksana stock opname. Setiap perusahaan sudah seharusnya membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) tertulis yang tegas dan jelas, dalam hal ini mengenai pelaksanaan stock opname disertai keterangan yang jelas tentang pelaksananya.
Kriteria:
Perusahaan harus menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) secara tertulis agar karyawan dapat mematuhi standar yang berlaku di perusahaan. Setiap tindakan yang akan karyawan lakukan harus sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan supaya karyawan dapat bertindak dengan baik.
Sebab:
Perusahaan menganggap bahwa stock opname merupakan kegiatan yang rutin dilakukan oleh bagian gudang setiap periode tertentu sehingga tidak memerlukan instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname perusahaan. Perusahaan merasa karyawannya belum pernah melakukan kesalahan yang besar dalam kegiatan stock opname.
Akibat:
Oleh sebab itu, kadang-kadang terjadi ketidakcocokan antara stock opname dengan persediaan fisik barang yang ada di gudang. Selain itu, pelaksana stock opname kadang mengalami keterlambatan dalam menangani setiap pekerjaanya. Jika terjadi kesalahan seperti itu, perusahaan tidak mempunyai Standar Operasi Prosedur (SOP) secara tertulis sebagai alat pengendali operasional untuk menangani kesalahan yang terjadi. Atasan tidak dapat menindaklanjuti kesalahan yang dilakukan karyawan karena tidak ada hukum yang mengikat. Tidak adanya prosedur dan kebijakan yang jelas dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan tersebut akan menghambat efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam mencapai tujuan.
Rekomendasi:
Perusahaan sebaiknya menetapkan dan membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) tertulis secara rinci terhadap kegiatan persediaan di gudang. Standar prosedur tersebut harus memuat perincian yang jelas mengenai proses penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pencatatan, dan pemeriksaan persediaan barang. Prosedur tersebut ditulis agar dijadikan sebagai pedoman dan tolak ukur perusahaan yang dapat memberikan
petunjuk pada setiap kegiatan operasional yang dilakukan. Apabila terjadi kesalahan prosedur, perusahaan mempunyai pedoman yang jelas sehingga dapat membantu manajemen dalam pengelolaan barang secara efektif dan efisien.
