BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Berdasarkan dari tinjauan perusahaan penulis menguraikannya dalam dua kriteria, yaitu:
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Klinik Spesialis Mata Dr. Suparman didirikan oleh Dr. Suparman K., Sp.M atas dasar pengembangan dari sebuah tempat praktek dokter mata yang berlokasi di Jl. Ir. H. Juanda No. 202, Kota Baru, Cikampek pada awal tahun 2003. Pada saat itu yang praktek hanya dokter dan asistennya saja dengan jadwal praktek mulai dari pukul 12.00-16.00 WIB. Seiring berjalannya waktu, pasien semakin bertambah banyak dan kesadaran akan pentingnya kesehatan panca indera semakin meningkat. Kini pasien yang datang untuk berobat bukan hanya masyarakat dari Cikampek, tapi dari luar daerah Cikampek juga berdatangan untuk berobat mata, seperti dari Subang, Cirebon, Purwakarta, Cikarang, Tanggerang, bahkan dari luar Pulau Jawa. Semenjak tahun 2004 Dr. Suparman K., Sp.M memutuskan untuk menambah karyawan. Penambahan karyawan tersebut terdiri dari kasir, laboratorium, apotek, perawat dan bagian umum. Dan dengan semakin berkembangnya tempat praktek Dr. Suparman, ybs melembagakan tempat praktek menjadi Klinik Mata Dr. Suparman dengan harapan semakin banyak masyarakat yang mementingkan atau mengutamakan kesehatan mata. Setelah dilembagakan menjadi klinik mata pelayanan juga ditambah dengan adanya IGD dan perawatan satu hari.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber : Klinik Mata Dr. Suparman (2018)
Gambar III.I Struktur Organisasi Klinik Mata Dr. Suparman
Fungsi Organisasi:
a. Direktur mempunyai tugas memimpin, melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap unit organisasi di bawahnya.
b. Kepala Kepegawaian mempunyai tugas untuk mengatur absen setiap hari. c. Kepala Operasional mempunyai tugas mengawasi unit organisasi dibawahnya. d. Kepala Keuangan mempunyai tugas untuk menghitung keuangan pada seluruh
unit.
e. Kepala Logistik mempunyai tugas mengatur keluar masuknya persediaan obat. f. Apoteker mempunyai tugas memberi obat dari resep dokter.
g. Front Office mempunyai tugas dalam pendaftaran pasien. h. Kebersihan mempunyai tugas untuk menjaga kebersihan klinik.
i. Bagian Gizi mempunyai tugas mengatur takaran gizi untuk pasien. j. Bendahara mempunyai tugas menghitung gaji karyawan.
k. Logistik mempunyai tugas menghitung jumlah obat yang masuk. i. Perawat mempunyai tugas untuk merawat pasien rawat inap.
m. Asisten Apoteker mempunyai tugas membantu Apoteker untuk memberiobat. n. Bagian Gudang mempunyai tugas untuk mengatur peralatan dokter.
o. Kasir mempunyai tugas dalam pembayaran pasien.
p. Administrasi Apoteker mempunyai tugas mencatat obat yang diberikan kepasien
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Analisis prosedur sistem berjalan merupakan tahapan untuk menggambarkan tentang sistem yang saat ini sedang berjalan di Klinik Mata Dr. Suparman. Dengan mengetahui proses dan tahapan yang berjala di Klink Mata Dr. Suparman diharapkan penulis dapat membuat sistem usualan yang lebih baik lagi dari yang sekarang
3.2.1. Prosedur Pengecekan dan Pemesanan Obat
Setiap akhir bulan bagian logistik mengecek stok obat dan tanggal kadaluarsa dirak obat dan dikomputer, hal tersebut bertujuan untuk memastikan kecocokan jumlah stoknya. Kemudian setelah diketahui jumlah stok yang ada, jika jumlah stok mencapai batas minimum maka akan dilakukan pemesanan obat ke distributor obat dan untuk obat yang telah kadaluarsa akan dikembalikan ke distributor dan diganti dengan yang baru. Pemesanan obat dilakukan dengan mengirimkan form pemesanan obat ke distributor ataupun melalui email. Pemesanan obat yang dilakukan menggunakan form pemesanan dengan persetujuan kepala logistik, terdapat 2 rangkap. Rangkap 1 atau asli untuk distributor dan rangkap 2 untuk bagian logistik sebagai arsip.
3.2.2. Prosedur Penerimaan Obat
Obat yang telah dipesan ke distributor kemudian akan diterima selambat-lambatnya 3 hari setelah pemesanan obat beserta bukti pengiriman obat yang bersumber dari distributor kemudian logistik akan mencocokan dengan form pemesanan obat yang sebelumnya dikirim. Dalam surat bukti pengiriman obat terdapat 2 rangkap surat. Rangkap 1 atau asli untuk bagian logistik dan rangkap 2 atau salinan untuk distributor 3.
3.2.3. Laporan
Laporan dibuat dengan cara menginput jumlah obat yang diterima setiap kali menerima pengiriman obat berdasarkan jumlah obat yang ada difaktur atau bukti pengiriman obat dari distributor dengan menggunakan program Microsoft Excel. Dan pada akhir bulan logistik akan merekap laporan tersebut dan mencetak sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 untuk pemilik, rangkap 2 untuk bagian logistik sebagai arsip.
3.2.4 Use Case Diagram
Tabel III.1
Deskripsi Use Case Mengecek Daftar Persediaan Obat Use Case Name Mengecek Daftar Persediaan Obat
Requirements
Actor melakukan pengecekan daftar persediaan Obat
Goal Actor dapat melakukan pengecekan
Pre-condition
Actor ingin melakukan pengecekan daftar persediaan obat
Post-condition Actor telah melakukan pengecekan
Failed end Condition Actor tidak dapat mealakukan pengecekan
Actors Logistik
Main flow/basic path 1. Actor melihat stok obat yang terdapat dirak obat 2.Actor mengecek tanggal kadaluarsa obat
Alternative flow/Invariant A
-
Invariant B -
Tabel III.2
Deskripsi Use Case Mengubah Stok Obat Use Case Name Mengubah Stok Obat
Requirements Logistik mengubah stok obat
Goal Logistik dapat mengubah data stok obat
Pre-condition Logistik ingin melakukan perubahan stok obat Post-condition Logistik dapat mengubah stok obat
Failed end Condition Logistik tidak dapat mengubah data stok obat
Actors Logistik
Main flow/basic path 1.Actor melihat stok obat yang terdapat dirak obat 2.Actor mengecek tanggal kadaluarsa obat
Alternative flow/Invariant A
- Invariant B -
Tabel III.3
Deskripsi Use Case Membuat Laporan Stok Obat Use Case Name Membuat laporan stok obat
Requirements Actor membuat laporan stok obat Goal Actor dapat membuat laporan stok obat Pre-condition Actor ingin membuat laporan stok obat Post-condition Actor telah membuat laporan stok obat Failed end Condition Actor tidak dapat membuat laporan stok obat
Actors Logistik
Main flow/basic path 1.Actor merekap laporan pemesanan dan penerimaan laporan stok obat di Microsoft Excel 2. Actor membuat laporan stok obat
Alternative flow/Invariant A
-
Invariant B -
Tabel III.4
Deskripsi Use Case Cek Laporan Persediaan Obat Use Case Name Cek Laporan persediaan obat
Requirements Actor mengecek laporan persediaan obat
Goal Actor dapat mengecek laporan persediaan obat Pre-condition Actor ingin mengecek laporan persediaan obat dan
belum mengecek laporan persediaan obat Post-condition Actor telah melakukan pengecekan laporan
persediaan obat
Failed end Condition Actor tidak dapat mengecek laporan persediaan Obat
Actors Logistik
Main flow/basic path 1. Actor membuka laporan persediaan obat 2. Actor mengecek laporan persediaan obat Alternative
flow/Invariant A
-
Invariant B -
Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Mengecek Obat Yang Telah Dikirim Use Case Name Mengecek Obat Yang Telah Dikirim
Requirements Actor mengecek obat yang telah dikirim
Goal Actor dapat mengecek obat yang telah dikirim Pre-condition Actor ingin mengecek obat yang telah dikirim Post-condition Actor telah melakukan pengecekan obat yang
telah dikirim
Failed end Condition Actor telah melakukan pengecekan obat yang telah dikirim
Actors Distributor
Main flow/basic path 1. Actor melihat form bukti pengiriman
2. Actor mengecek dan menyesuaikan form bukti pengiriman dan obat yang dikirim
Alternative flow/Invariant A
-
Tabel III.6.
Deskripsi Use Case Menerima Obat Yang Kadaluarsa Use Case Name Mengecek Obat Yang Telah Dikirim
Requirements Actor mengecek obat yang telah dikirim
Goal Actor dapat mengecek obat yang telah dikirim obat Pre-condition Actor ingin mengecek obat yang telah dikirim Post-condition Actor telah melakukan pengecekan obat yang
telah dikirim
Failed end Condition Actor tidak dapat melakukan pengecekan obat yang telah dikirim
Actors Distributor
Main flow/basic path 3. Actor melihat form bukti pengiriman
4. Actor mengecek dan menyesuaikan form bukti pengiriman dan obat yang dikirim
Alternative flow/Invariant A
-
Invariant B -
Tabel III.7.
Deskripsi Use Case Pemesanan Obat Use Case Name Pemesanan Obat
Requirements Actor melakukan pemesanan obat Goal Actor dapat melakukan pemesanan obat Pre-condition Actor ingin melakukan pemesanan obat Post-condition Actor ingin melakukan pemesanan obat Failed end Condition Actor tidak dapat melakukan pemesanan obat
Actors Logistik
Main flow/basic path 1. Actor mengisi form pemesanan obat 2.Actor meminta persetujuan pemesanan obat
kepada Kepala Logistik Alternative
flow/Invariant A
-
Invariant B -
Tabel III.8.
Deskripsi Use Case Pengembalian Obat Use Case Name Pengembalian Obat
Requirements Actor mengembalikan obat yang kadaluarsa Goal Actor dapat mengembalikan obat yang kadaluarsa Pre-condition Actor ingin mengembalikan obat yang kadaluarsa Post-condition Actor telah mengembalikan obat yang kadaluarsa Failed end Condition Actor tidak dapat mengembalikan obat yang
Kadaluarsa
Actors Logistik
Main flow/basic path 1. Actor melihat tanggal kadaluarsa obat 2. Actor mengembalikan obat yang telah
Alternative flow/Invariant A
-
Invariant B -
Tabel III.9.
Deskripsi Use Case Menyetujui Pemesanan Obat Use Case Name Menyetujui Pemesanan Obat
Requirements Actor menyetujui pemesanan obat Goal Actor dapat menyetujui pemesanan obat Pre-condition Actor ingin menyetujui pemesanan obat Post-condition Actor telah menyetujui pemesanan obat
Failed end Condition Actor tidak dapat menyetujui pemesanan obat obat
Actors Kepala Logistik
Main flow/basic path 1. Actor melihat dan mengecek form pemesanan Obat
2. Actor menyetujui pemesanan obat Alternative
flow/Invariant A
-
Invariant B -
3.3. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Definisi spesifikasi sistem berjalan adalah gambaran tentang sistem yang ada dan sedang berjalan pada suatu perusahaan. Isinya membahas tentang rincian sistem, misalnya fungsi, sumber dan bentuk dari sistem tersebut.
3.3.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1.Nama : Lampiran Penerimaan Obat
Fungsi : Bukti penerimaan obat dari ditributor Sumber : Distributor
Tujuan : :Logistik Media : Kertas
Jumlah : 1 (satu) rangkap
Frekueansi : Setiap pemnerimaan obat dari distributor Bentuk : Bentuk lampiran A.1
3.3.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama : From Pemesanan Obat
Fungsi : Untuk mencatat pemesanan obat ke distributor Sumber : Logistik
Tujuan : Distributor Media : Kertas
Jumlah : 2(dua) Rangkap Frekuensi : Setiap pemesanan obat Bentuk : LampiranB.1
2. Nama : Laporan Penerimaan Obat
Fungsi : Sebagai laporan ke Kepala Logistik Sumber : Logistik
Tujuan : Kepala Logistik Media : Kertas
Jumlah : 1 Rangkap
Frekuensi : Setiap datang obat Bentuk : LampiranB.2
3.4. Permasalahan Pokok
Setelah penulis menganalisa prosedur sistem berjalan persediaan obat pada Klinik Mata Dr.Suparman, ada beberapa hal yang menjadi permasalahan sebagai berikut:
1. Pengolahan data stok obat pada Klinik Mata Dr. Suparman mencatat persediaan obat masih menggunakan buku besar sehingga menjadi tidak efisien.
2. Pengolahan data persediaan obat masih dilakukan secara manual menyebabkan lambatnya pembuatan laporan persediaan obat.
3.5. Pemecahan Masalah
Berdasarkan hasil pengamatan, maka penulis membuat kesimpulan bahwa pada Klinik Mata Dr. Suparman dalam melakukan proses persediaan obat dan pembuatan laporan masih manual.
1. Dengan pencatatan data stok obat yang masih menggunakan buku maka masalah yang terjadi adalah lambatnya melakukan pemesanan obat sehinggga obat yang dibutuhkan tidak ada atau habis. Tentunya hal ini sangat merugikan karena tidak sesuai dengan kemajuan teknologi informasi sekarang ini Dengan dibuatkan aplikasi sebagai alat bantu untuk permudah proses pencatatan data stok obat.
2. Dengan pengisian data yang manual (tidak terkomputerisasi) maka banyak masalah yang terjadi. Tentunya hal ini sangat merugikan karena tidak sesuai dengan kemajuan teknologi informasi sekarang ini. Dengan dibuatkan aplikasi sebagai alat bantu untuk permudah proses pembuatan laporan persediaan obat.
