ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN PERTEMUAN 6
Dra. Sri Hastuti Handayani, M.Si,Psikolog
PENDAHULUAN
•
Analisis kebutuhan adalah penentuan
kebutuhan pelatihan dan
pengembangan yang akan dilakukan.
•
Kegiatan ini sangat rumit dan sulit,
karena perlu mendiagnosis kompetensi
organisasi saat ini dan kompetensi yang
dibutuhkan sesuai dengan perubahan
PENGERTIAN TNA
Kaufman (2000), TNA mrpk proses formal yg:
•
Mengidentifkasi kebutuhan sbg kesenjangan (gap)
ant hsl sekarang dg hsl yg diharapkan, bkn
kesenjangan dlm proses at sumber daya.
•
Menempatkan kebutuhan itu pd urutan prioritas yg
didasarkan pd biaya utk memenuhi tiap2 kebutuhan
dibandingkan biaya mengabaikannya. Artinya
menilai perbedaan ant yg ada dh apa yg seharusnya.
•
Menyeleksi kebutuhan yg plg penting (masalah at
peluang) utk pengurangan atau penghapusan. Dkt
mengidentifkasi, membuat prioritas, dan menyeleksi
keb yg punya dampak pd internal mp eksternal
•
Menentukan bahwa pelatihan mrpk cara
terbaik utk menyelesaikan masalah.
•
Menganalisis tugas/pekerjaan serta
ketrampilan yg diperlukan
•
Mengidentifkasi calon peserta.
•
Kegiatan ini sangat rumit dan sulit,
karena perlu mendiagnosis kompetensi
organisasi saat ini dan kompetensi yang
dibutuhkan sesuai dengan perubahan
TUJUAN TNA
Utk mengidentifkasi keb at tuntutan kinerja di dlm organisasi agar membantu mengarahkan sumber daya kpd bidang yg
amat membutuhkan, yg amat erat dg pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, peningkatan produktivitas, dan penyediaan produk dan jasa yg berkualitas (Miller & Osinski, 2002)
•Utk menentukan pelatihan apa yg ssi dg pekerjaan karyawan. •Utk menentukan pelatihan apa yg akan meningkatkan
kinerja.
•Utk menentukan pelatihan apa yg akan menimbulkan perbedaan.
•Utk membedakan keb pelatihan dr masalah organisasi.
TUJUAN TNA
• Menurut Wener dan DeSimone, 2006), dapat
mengidentifkasi:
a. Sasaran orgas dg efektivitasnya dlm mencapai sasaran itu.
b. Perbedaan dan kesenjangan ant ketrampilan
karyawan dg ketrampilan yg dibutuhkan utk kinerja pekerjaan yg efektif pd saat itu.
c. Perbedaan atau kesenjangan ant ketrampilan
karyawan pd saat ini dg ketrampilan yg dibutuhkan utk melakukan pekerjaan dg sukses di masa yad.
Mengumpulkan informasi tentang
skill,
knowledge dan feeling
pekerja.
Mengumpulkan informasi tentang
job
conten
t dan
job context
.
Mendefnisikan kinerja standar dan kinerja
aktual dalam rincian yang operasional.
Melibatkan stakeholders dan membentuk
dukungan.
Memberi data untuk keperluan perencanaan.
Tingkatan TNA
•
Masukan dari calon peserta/
trainee
•
Masukan dari atasan calon
peserta/ trainee
TAHAPAN TNA
1. Identifkasi masalah
2. Identifkasi kebutuhan
3. Pengembangan standar kinerja
4. Identifkasi peserta
5. Pengembangan kriteria pelatihan
6. Perkiraan biaya
Mengapa TNA Penting?
1. Pelatihan seringkali bukan solusi tepat bagi masalah performance
(ketika solusi yang dilakukan seharusnya pada motivasi karyawan, disain pekerjaan, peningkatan komunikasi untuk ekspektasi
perfomance).
2. Seringnya kesalahan dalam menentukan isi, sasaran, dan metoda 3. Pelatihan diberikan pada orang yang belum memiliki ketrampilan
dasar, ketrampilan prasarat, atau keyakinan diri dalam belajar 4. Pelatihan tidak memberikan pembelajaran yang diinginkan,
perubahan perilaku, atau hasil finansial yang diharapkan organisasi
Siapa yang
menentukan
Kebutuhan
Pelatihan ?
Manajer
Pelatih
ANALISIS
KEBUTUHAN
PELATIHAN
Proses
menentukan
pelatihan yang
tepat bagi
organisasi
Analisis
Organisasional
Analisis
Individual
Analisis
Organisasional
Menentukan pelatihan yang tepat, yang memperhatikan strategi bisnis, sumberdaya yang dimiliki, dan didukung oleh
manajer dan peers
Analisis Individual
1. Penentuan apakah kinerja yang belum optimal
disebabkan oleh kurangnya pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, atau karena motivasi atau masalah disain kerja
2. Identifikasi siapa yang harus mengikuti pelatihan
3. Menentukan kesiapan
karyawan dalam pelatihan
Analisis Tugas
Indentifikasi pentingnya tugas, pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku yang diperlukan dalam
Peraturan Kurangnya
ketrampilan dasar Poor performance Teknologi baru
Standar kinerja yang lebih tinggi
Alasan What is the context?
Who is training?
Pelatihan
Siapa yang dilatih? Tipe pelatihan? Frekuensi
pelatihan? Mengirim atau
menyelenggarakan sendiri?
Pelatihan atau program lain? Bagaimana mengevaluasi?
Proses Penilaian
Kebutuhan Pelatihan
Analisis
Organisasional
• Arah strategi
• Dukungan manajer,
peers, karyawan
• Sumberdaya yang dimiliki
Apakah organisasi akan menyisihkan dana dan waktu untuk pelatihan
ANALISIS KEBUTUHAN ORGANISASI
•
Tujuan
: utk mengidentifkasi keb orgas sec
menyeluruh dan tk dukungan pelatihan.
•
Menurut Irwin Goldstein (2006)
, analisis organisasi
meliputi identifkasi thd:
1. Tujuan organisasi, memahami tujuan dan strategi orgas dlm mengidentifkasi efektiftas orgas.
2. Sumber daya organisasi, kesadaran bhw sumber daya orgas berguna dlm menentapkn keb pelatihan.
3. Iklim organisasi, mrpk faktor penting dlm kesuksesan pelatihan, mis: jk manajer/pimpinan & karyawan tdk slg mpercaya, karyawan tdk mungkin berpartisipasi sepenuhnya.
Analisis
Organisasional
Tujuan: menganalisis pelatihan yang akan
diselenggarakan mendukung strategi
perusahaan
Apakah isi pelatihan mempengaruhi hubungan karyawan dengan pelanggan? Apakah pemasok, pelanggan, partner perlu mengetahui program pelatihan
Bagaimana keterkaiatan program dengan strategi bisnis?
Apa yang diperlukan dari manajer dan peers agar pelatihan efektif?
Kondisi kerja seperti apa yang
mendukung pasca pelatihan? (peluang mengembangkan ketrampilan baru) Perlu ahli untukmengidentifikasi
kebutuhan program berdasar kebutuhan strategis organisasi?
Apakah karyawan menganggap pelatihan sebagai kesempatan, reward atau
Menghendaki kompetensi karyawan, yg
ditandai dengan :
a.
Lingkungan persaingan yang semakin
ketat sebagai akibat globalisasi.
b.
Kecenderungan peningkatan
outsourcing
.
c.
Perubahan-perubahan teknologi.
d.
Keanekaragaman pegawai.
Kompetensi dan perilaku sumber daya manusia agar dapat bersaing, harus memiliki :
1.Inisiatif, mampu bekerja sama.
2.Kemampuan bekerja dalam kelompok. 3.Kemampuan evaluasi kinerja.
4.Kemampuan berkomunikasi dan mendengarkan. 5.Kemampuan menganalisis masalah.
6.Kemampuan mengambil keputusan.
7.Kemampuan mendapatkan dan memahami informasi. 8.Kemampuan untuk melakukan rencana.
Analisis Kebutuhan individu/
karyawan
•
Analisis kebutuhan karyawan adl menganalisis
mgn apakah ada karyawan yang kurang dalam
kesiapan tugas2 atau kurangnya kemampuan,
keterampilan dan pengetahuan yang dapat
diketahui dari penilaian kinerja, observasi ke
lapangan, kuesioner.
•
Menentukan karyawan yg mana yg mbutuhkan
pelatihan dg menilai sejauh mana karyawan
melaksanakan kinerjanya.
•
Jika ada kesenjangan antara kinerja karyawan dg
Ilustrasi TNA melalui analisis
manusia
Kesenjangan yg ditemukan kmd dianalisis. Bila
penyebabnya memang kekurangan
skills
atau
knowledge
, solusinya adl pelatihan. Bila trkait dg
sikap motivasi, yg diperlukan adl intervensi jenis lain
(
non-training intervention
)
Kinerja Standar (yg diinginkan)
Kesenjangan (gap)
ANALISIS TUGAS/PEKERJAAN
•
Analisis tugas yaitu menganalisis tugas2 yg harus
dilakukan dlm setiap jabatan, yg dapat dipelajari
dari perilaku peran tersebut, dan informasi
analisis jabatan yaitu uraian tugas, persyaratan
tugas dan standar unjuk kerja yang terhimpun
dalam informasi sumber daya manusia organisasi.
•
Caranya dg memanfaatkan anjab utk
mengidentifkasi pengetahuan, ketrampilan,
kemampuan, dan karakteristik lain (KSAO), yg
dituntut utk melaksanakan pekerjaan dg
Hubungan analisis jabatan & TNA
URAIAN JABATAN (JOB
DESC)
• Individual
• Organisasi
PERSYARATAN JABATAN (JOB
REQ)
• Pendidikan
• Pelatihan
• Pengalaman
• Ketrampilan
• Sikap
• Persyaratan lain KOMPETEN
LANGKAH2 melakukan TNA melalui analisis
tugas/pekerjaan
1. Deskripsi kerja (jobdes) secara menyeluruh.
2. Mengidentifkasi tugas.
• Mendeskripsikan tugas2 utama di dlm pekerjaan
• Bgmn msg2 tgs hrs dilakukan (yi standar kerja)
• Variabilitas kinerja (bgmn tgs itu sebenarnya dilakukan sehari2).
3. Mengidentifkasi apa yg diperlukan utk melakukan
pekerjaan, terkait dg KSAO.
Contoh TNA melalui Analisis jabatan
TINGKATPENGUASAAN RENCANA TINDAKAN YG
DIMINTA AKTUAL
Pengetahuan ttg:
1.Struktur organisasi
2.Kegiatan operasional perusahaan 3.‘Isi’ jabatan/pekerjaan yg ada 4.Persyaratan Jabatan
5.Peraturan dan UU yg relevan 6.Metode seleksi yg tepat
**
4.Beberapa teknik seleksi 5.Komunikasi
1.Berorientasi pd hasil
2.Proaktif dan memiliki inisiatif 3.Ramah
* Sekedar tahu dan bisa berpartisipasi dlm
diskusi dan dalam percakatan
** Bisa/mampu menerapkan pengetahuan
atau keahliannya dg benar dan tepat
tanpa perlu dibantu/dibimbing org lain
*** Bukan hanya mampu menerapkan/
Keuntungan analisis tugas
a. Identifkasi yg jelas thd tgs yg dituntut dan
KSAO yg dituntut.
b. Tgs2 dpt divalidasi-karyawan yg berkinerja
baik melakukan tgs dg cara ini.
c. Tugas mrpk bentuk output, yg dpt diukur,
shg dpt dikaitkan ant input pelatihan dg
output tgs.
Kerugian analisis tugas
1.Membutuhkan waktu dan ketrampilan.
2.Memiliki potensi positif dan negatif, krn
mengamati dan mewancarai dpt mengganggu
operasional pekerjaan.
3.Tidak sll tjd keterkaitan ant tugas2 penting
(prioritas pekerjaan) dg kinerja keseluruhan,
meskipun sdh dilakukan mell survei.
4.Tidak membahas faktor2 lain dlm lingk kinerja
yg mempengaruhi seberapa baik tugas tsb
Identifkasi Kebutuhan Pelatihan
SUMBER INFORMASI
VARIABEL
ORGANISASIONAL VARIABEL MANUSIA
• Pengaruh lingkungan
• Budaya organisasi
• Tujuan organisasi
• Tujuan SDM
• Perencanaan SDM
• Survey iklim
• Organisasi
• Hasil Pengukuran
• Kegiatan....
• Persyaratan jabatan
• Penilaian kinerja
• Data tes
• Data dari assesment centre
• Pengamatan supervisor
• Umpan balik pelanggan
• Data penjualan dan produksi
• Data keselamatan
VARIABEL PEKERJAAN
• Analisis Jabatan
Sumber data yg digunakan dlm analisis kebutuhan
pelatihan
Analisis Organisasi Analisis
Pekerjaan Analisis Manusia
• Sasaran dan tujuan organisasi
• Inventaris personalia • Inventaris ketrampilan • Inkedks iklim organisasi • Indeks efsiensi
• Perubahan dlm sistem
atau subsistem (mis: peralatan)
• Permintaan manajemen
• Wawancara keluar kerja
• MBO (Management By
Objectives) atau sistem perencanaan kerja
• Survei pelanggan/data
kepuasan
• Wawancara karyawan
• Deskripsi pekerjaan • Rincian pekerjaan • Standar kinerja
• Pelaksanaan
pekerjaan
• Sampling pekerjaan
• Tinjauan literatur ttg pekerjaan
• Pertanyaan ttg pekerjaan
• Komite pelatihan • Analisis masalah
operasi
• Data dan penilaian kinerja
• Sampling pekerjaan
• Wawancara
• Angket
• Tes (pengetahuan,
ketrampilan, kemampuan, dll) • Sikap pelanggan/
karyawan
• Kemajuan pelatihan
• Skala rating • Buku harian • Situasi yg
Teknik Melakukan TNA
1. Mempelajari uraian jabatan
2. Identifkasi ketrampilan
3. Kuesioner
4. Observasi
5. Mengumpulkan data sekunder (data orgas)
6. Wawancara
7. Focus group discussion
8. Komite penasehat
9. Assessment centre
10.Data penilaian kinerja
11.Tes ketrampilan
Sumber data untuk TNA
•
Deskripsi Jabatan
•
Spesifkasi Jabatan
•
Standar Pekerjaan
•
Pelaksanaan Pekerjaan
Sumber data lainnya
•
Sumber Kepustakaan berkaitan
dengan pekerjaan
•
Ajukan pertanyaan berkaitan dengan
pekerjaan
Penggunaan Alat Analisis Kebutuhan Pelatihan
NO Malcolm Knowles Stephen V. Steadham & John M. LilyquistJohn W. Newstrom
1. Wawancara Observasi Komite penasehat
2. Kuesioner Kuesioner Assessment centre
3. Tes Diagnostik Konsultan (komite penasehat) Survey sikap
4. Inventory ketrampilan Data organisasi (media cetak) Diskusi kelompok
5. Analisis pemecahan masalah kelompok Diskusi kelompok Wawancara (oleh trainer)
6. Analisis jabatan Tes diagnostik Wawancara pd wkt tenaga kerja berhenti (exit interview)
7. Penelitian Wawancara Observasi
Perbandingan Metode Identifkasi Kebutuhan Pelatihan
manajemen Waktu Biaya KuantitatifData
1 Komite penasehat Rendah Moderat Moderat Rendah Rendah
2 Assessment centre Tinggi Rendah Tinggi Tinggi Tinggi
3 Survey sikap Moderat Rendah Moderat Moderat Rendah
4 Diskusi kelompok Tinggi Moderat Moderat Moderat Moderat
5 Wawancara pegawai Tinggi Rendah Tinggi Tinggi Moderat
6 Exit Interview Rendah Rendah Rendah Rendah Rendah
7 Permintaan manaj Rendah Tinggi Rendah Rendah Rendah
8 Observasi pegawai Moderat Rendah Tinggi Tinggi Moderat
9 Penilaian kinerja Moderat Tinggi Moderat Rendah Tinggi 10 Dokumen kinerja Rendah Moderat Rendah Rendah Tinggi
11 Survey dg kuesioner Tinggi Tinggi Moderat Moderat Tinggi
YENZ/PPSDM 35
Kekuatan & Kelemahan
Teknik Identifkasi Kebutuhan Pelatihan
NO TEKNIK KEKUATAN KELEMAHAN
1. OBSERVASI • Mengumpulkan data yg relevan dg lingk kerja
• Mengurangi interupsi kpd pekerjaan
• Memerlukan pengamat yg terlatih
• Perilaku pegawai yg diamati dpt
terpengaruh 2. KUESIONER • Tidak mahal
• Dpt mengumpulkan data dr sejumlah besar org
• Data dg mudah disimpulkan
• Memerlukan waktu
• Kemungkinan pengembalian rendah
• Respon yg
diberikan krg tepat
NO TEKNIK KEKUATAN KELEMAHAN
3. Mempelajari data
pekerjaan dan
organisasi
• Sumber infoyg baik ttg prosedur
• Obyektif
• Sumber info yg baik ttg pekerjaan baru dan tugas2 baru
• Kadangkala tdk mengerti istilah teknis yg ada dlm manual tsb
• Materi yg diberikan dpt saja sdh
‘usang’ 4. Wawancara
dg pakar ttg tugas tsb
• Dpt
mengumpulkan detil dr pelatihan serta sebab dan akibat
permasalahan
• Memerlukan waktu yg lama
• Sukar utk menganalisis
• Memerlukan
Contoh2 TNA
◦ Adanya karyawan baru.
Memberikan orientasi pekerjaan atau tugas pokok
organisasi kepada karyawan yang baru direkrut sebelum ybs ditempatkan pada salah satu unit organisasi.
◦ Adanya peralatan kerja baru.
Mempersiapkan karyawan dalam penggunaan peralatan baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga tidak terjadi adanya kecelakaan kerja dan meningkatkan
efesiensi kerja.
◦ Adanya perubahan sistem manajemen/administrasi birokrasi.
◦
Adanya standar kualitas kerja yang baru.
Mempersiapkan karyawan dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru dibangun.
◦
Adanya kebutuhan utk menyegarkan ingatan.
Memberikan nuansa baru/penyegaran ilmu pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki.
◦
Adanya penurunan dlm hal kinerja karyawan
Meningkatkan kualitas kinerja karyawan sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan strategis.
