BAB 3
ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. M ulti Structure berdiri pada tahun 1974 dengan bisnis utama usaha jasa konstruksi. Proyek pertama yang dilakukan oleh PT. M ulti Structure adalah proyek pembangunan gedung Kantor Pertamina di Plaju (1974). Sejak saat itu, PT. M ulti Structure telah melaksanakan berbagai jenis proyek seperti pekerjaan instalasi pipa PDAM , pembangunan jalan dan jembatan, pembangunan dermaga, pekerjaan irigasi, jalan dan jembatan kereta api, pembangunan dan pemeliharaan jalan tol, pembangunan flyover
dan underpass, pembangunan pipa transmisi, pembangunan gedung dan
pabrik.
Sejalan dengan berkembangnya usaha jasa konstruksi, PT. M ulti Structure melaksanakan pengembangan usaha dibidang industri untuk mendukung usaha jasa konstruksi. M eskipun awalnya hanya sebagai pendukung, pada saat ini Divisi Industri PT. Multi Structure telah berkembang menjadi pusat laba tersendiri sebagai berikut : bagian Asphalt
Plant (AM P), bagian Concrete Batching Plant (Ready Mix), bagian
Sejak berdiri di tahun 1974, PT. M ulti Structure sudah berpengalaman dalam pelaksanaan berbagai jenis proyek konstruksi, seluruh proyek dilaksanakan dengan pencapaian mutu terbaik untuk memenuhi harapan pelanggan. Hal ini sudah terbukti melalui beragam proyek yang telah dilaksanakan di seluruh tanah air, sebagai berikut :
• Pembangunan dan pemeliharaan jalan tol.
• Pembangunan jembatan, flyover dan underpass.
• Pembangunan dermaga dan pipa transmisi.
• Pembangunan gedung dan pabrik.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi :
• M emberikan yang terbaik untuk mutu produk dan pelayanan serta nilai
tambahnya.
• M enjadi perusahaan swasta nasional terdepan di industri jasa konstruksi, berkembang secara berkesinambungan, memberikan kesejahteraan
kepada karyawan, pengurus, pemegang saham dan stake holder lainnya
melalui komitmen terhadap CSR (corporate social responsibility) dan
tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance).
Misi :
• M enjadikan PT. M ulti Structure sebagai perusahaan konstruksi yang
• M embangun dan mengembangkan pegawai-pegawai yang profesional dan berdedikasi tinggi
• M enjadikan PT. M ulti Structure sebagai perusahaan yang profitable dan berkesinambungan untuk kesejahteraan pegawai, manajemen, dan pemegang saham.
3.2 S truktur Organisasi Perusahaan
3.2.1 S truktur Organisasi PT. Multi Structure
Gambar 3. 1 S truktur organisasi PT. Multi Structure
3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab
1. Kepala Bagian Procurement
a. M elakukan monitoring atas semua kegiatan pengadaan barang atau jasa di bidang konstruksi, industri, kantor pusat, cabang Internasional serta cabang lain milik perusahaan.
b. M elakukan negosiasi dengan supplier atau subkon berdasarkan
jenjang otorisasinya, apabila masuk pada jenjang yang lebih tinggi, maka negosiasi harus didampingi oleh direktur procurement.
c. M elakukan seleksi atau evaluasi terhadap supplier atau subkon perusahaan dan memberikan approval atas tabel pembanding supplier atau subkon.
d. M emberikan analisa dan perhitungan sehubungan dengan adanya
proses pengadaan sehingga dapat dicapai fungsi efisiensi dan melaporkannya kepada direktur procurement
e. M elakukan approval terhadap semua pengadaan barang atau jasa,
sesuai dengan jenjang approval serta melakukan penolakan
approval jika terjadi penyimpangan.
f. M emastikan sistem administasi di biro procurement dapat berjalan dengan baik.
g. M emastikan sistem dokumentasi biro procurement sudah dijalankan dengan baik.
h. M emastikan biro procurement memenuhi persyaratan QHES dan menjalani rencana kerja tahunan.
i. M emberikan pengarahan atau petunjuk kepada kabag atau staff
procurement agar biro procurement dapat berjalan dengan baik.
j. Berkoordinasi dengan biro atau divisi lain dan user sehingga proses pengadaan dalam biro procurement dapat berjalan dengan baik.
k. Bertanggungjawab atas semua kegiatan biro procurement yang
disesuaikan dengan jenjang otorisasi dan melaporkan kegiatan
procurement kepada direktur procurement.
2. Document Control Procurement
a. M embantu untuk melaksanakan kepentingan administrasi atau
dokumentasi Biro Procurement dan memastikan semua dokumen
sudah tercatat dengan baik.
b. M embuat rekapitulasi terhadap semua PO yang sudah dikeluarkan
(bulanan)
c. M embuat rekapitulasi rencana dan realisasi pengadaan bulanan d. M elakukan update databaseProcurement untuk supplier atau subkon
Baru (M ingguan)
e. M elakukan up date database Evaluasi Supplier atau Subkon setiap 4 bulan
f. M embuat rekapitulasi analisa “Saving Cost” atas proses PO sudah terjadi
g. M embuat notulen rapat atas rapat internal Biro Procurement
h. M elengkapi persyaratan dokumentasi yang diperlukan untuk
i. M embuat master dokumentasi atau form-form sesuai petunjuk Kabiro Procurement
j. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement 3. Kepala Bagian Konstruksi & Engineering
a. M enerima permintaan pengadaan berupa Bon Permintaan Barang
atau jasa (BPB) dari konstruksi, jika berupa asset maka BPB disertakan dengan form investasi
b. M elakukan analisa permintaan dengan RAB proyek terkait, jika
RAB tidak ada, maka dapat didampingi dengan internal memo sebagai dasar pengadaan
c. M encari Penawaran Supplier atau subkon dari database supplier atau subkon (nominasi supplier) atau mencari supplier baru, minimal 3 supplier
d. M elakukan negosiasi dengan supplier didampingi dengan atasan
langsung atau atasan yang berwenang dan dituangkan dalam Lembar Berita Acara Negosiasi.
e. M embuat tabel terbandingan dan meminta approval kepada kabiro
procurement atau direktur procurement mengenai keputusan
pemenang atas supplier atau subkon.
f. M enerbitkan Purchase Order dan pengajuan approval atasan yang berwenang
g. Distribusi PO kepada supplier atau subkon dan Pihak yang terkait
h. Koordinasi dengan supplier dan user mengenai pengiriman dan
sudah diterima dalam kondisi baik melalui BAST (Berita Acara Serah Terima) atau STTB (Surat Tanda Terima Barang).
i. M emberikan laporan procurement bagian konstruksi secara periodik dan melaporkan kegiatan hariannya kepada Kabiro Procurement
4. S taff Konstruksi
a. M elengkapi data-data administrasi untuk proses awal pengadaan
seperti BPB, Form Investasi, Internal M emo dan dokumentasi pendukung lainnya dan memastikan bahwa dokumen tersebut sudah dilengkapi dengan otorisasi sehingga proses pengadaan dapat dilakukan.
b. M enerima penawaran supplier dan Berita Acara Negosiasi untuk
kemudian dibuatkan dalam tabel pembanding Supplier atau subkon.
c. M enerbitkan purchase order dan memberikan kepada Kabag
Konstruksi untuk dilakukan verifikasi awal dan baru diedarkan sesuai jenjang otorisasi Kabiro Procurement atau Direktur Procurement.
d. M elakukan distribusi PO kepada bagian terkait dan memastikan
bahwa PO tersebut sudah dilengkapi dengan tandatangan dan stempel perusahaan supplier atau subkon.
e. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi
pengadaan dan update databasesupplier atau subkon f. M embuat laporan rutinitas seperti :
– Rekapitulasi PO Per M inggu, – Rekapitulasi PO Per Bulanan – Deviasi Keterlambatan
– Daftar Harga M aterial atau Alat untuk Biro Konstruksi & Eng, dan Divisi Operasional
– Laporan lain yang diperlukan oleh Biro Procurement
g. M enyusun dokumentasi dalam file dan memastikan file tersebut sudah disusun dengan baik dan mudah untuk dicari apabila diperlukan. h. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabag. Procurement
5. S taff Engineering
a. M emberikan support kepada bagian Engineering dalam mengisi harga satuan untuk pengadaan barang atau jasa sehingga marketing
dalam memberikan penawaran harga yang baik kepada customer
atau owner terkait
b. M enerima analisa kebutuhan material untuk Tender dari
Engineering
c. M encari penawaran supplier atau subkon dari database supplier atau subkon (nominasi supplier) atau mencari supplier baru, dengan batas waktu yang diberikan oleh bagian Engineering.
d. M eminta surat dukungan supplier atau subkon atas harga dan kesanggupan pengadaan barang atau jasa jika proyek dimenangkan. e. Untuk supplier atau subkon baru harus dilakukan Site Visit untuk
memastikan bahwa Supplier atau subkon tersebut memang dapat
mendukung perusahaan kita.
f. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi pengadaan dan update databasesupplier atau subkon g. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement
6. Kepala Bagian Industri
a. M enerima permintaan pengadaan berupa Bon Permintaan Barang
atau jasa (BPB) dari Industri Konstruksi, khususnya pengadaan secara parsial dan jika berupa asset maka BPB disertakan dengan Form Investasi.
b. M elakukan analisa permintaan parsial dan Rencana Produksi
Bulanan, jika tidak sesuai maka melaporkan kondisi tersebut kepada atasan langsung sehingga dapat ditindak lanjuti
c. M encari penawaran supplier atau subkon dari database Supplier atau subkon (Nominasi Supplier) atau mencari supplier baru, minimal 3 supplier
d. M elakukan negosiasi dengan supplier didampingi dengan atasan
langsung atau atasan yang berwenang.
e. M embuat Tabel Perbandingan dan meminta Approval kepada
Kabiro Procurement atau Direktur Procurement mengenai
Keputusan Pemenang atas Supplier atau subkon.
f. M enerbitkan Purchase Order dan pengajuan approval atasan yang berwenang
g. Distribusi PO kepada Supplier atau subkon dan Pihak yang terkait
h. Koordinasi dengan Supplier dan User mengenai pengiriman dan
penerimaan barang atau jasa
i. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi
j. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement 7. S taff Industri
a. M elengkapi data-data administrasi untuk proses awal pengadaan
seperti BPB, Form Investasi, Internal M emo dan dokumentasi pendukung lainnya dan memastikan bahwa dokumen tersebut sudah dilengkapi dengan otorisasi sehingga Proses Pengadaan dapat dilakukan.
b. M enerima penawaran supplier dan Berita Acara Negosiasi untuk
kemudian dibuatkan dalam Tabel Pembanding Supplier atau subkon.
c. M enerbitkan Purchase Order dan memberikan kepada Kabag
Konstruksi untuk dilakukan Verifikasi Awal dan baru diedarkan sesuai jenjang otorisasi Kabiro Procurement/Direktur Procurement.
d. M elakukan distribusi PO kepada bagian terkait dan memastikan
bahwa PO tersebut sudah dilengkapi dengan tandatangan dan stempel perusahaan supplier atau subkon.
e. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi
pengadaan dan update databasesupplier atau subkon f. M embuat laporan rutinitas seperti :
– Rekapitulasi PO Per M inggu, – Rekapitulasi PO Per Bulanan – Deviasi Keterlambatan
– Analisa Rencana Produksi vs Realisasi
g. M enyusun dokumentasi dalam file dan memastikan file tersebut sudah disusun dengan baik dan mudah untuk dicari apabila diperlukan. h. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabag. Procurement
8. S taff Pusat dan Internasional
a. Pengadaan barang atau jasa Kantor Pusat dan Cabang Internasional (Arab, Libya, Brunei, lainnya) meliputi pengadaan peralatan kantor seperti laptop, komputer kantor, peralatan safety, peralatan alat ukur, dan lainnya, serta pengadaan lain dan dibidang jasa yang diperlukan untuk mendukung operasional Kantor Pusat dan Cabang Internasional.
b. Untuk sementara digabungkan ke bagian industri, karena aktivitasnya masih belum besar
c. M enerima permintaan pengadaan barang atau jasa dari Kantor Pusat
dan Cabang Internasional, jika berupa asset maka BPB disertakan dengan Form Investasi
d. M encari penawaran supplier atau subkon dari DatabaseSupplier atau subkon (Nominasi Supplier) atau mencari supplier baru, minimal 3 supplier
e. M elakukan negosiasi dengan Supplier didampingi dengan atasan langsung atau atasan yang berwenang.
f. M embuat Tabel Perbandingan dan meminta Approval kepada Kabiro Procurement atau Direktur Procurement mengenai Keputusan Pemenang atas Supplier atau subkon.
g. M enerbitkan Purchase Order dan pengajuan approval atasan yang berwenang ( Biro Procurement + User)
h. Distribusi PO kepada Supplier atau subkon dan Pihak yang terkait i. Koordinasi dengan Supplier dan User mengenai pengiriman dan
penerimaan barang atau jasa.
j. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi pengadaan dan update databasesupplier atau subkon k. M elaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement 9. Kepala Bagian HRD
a. Training
– M erencanakan dan mencari program pelatihan – M elaksanakan pelatihan
– M emantau hasil pelatihan
– Pendataan program pelatihan dalam database masing-masing
karyawan
b. M emperbaharui informasi-informasi yang berhubungan dengan HRD
c. M enjalankan proses perpanjangan kontrak, penerimaan karyawan,
mutasi karyawan, dan pengunduran diri karyawan d. M emperbaharui data jumlah karyawan
e. Coaching dan conselling
f. M enjalankan program E-Learning 10. S taff HRD
a. M engumpulkan data absensi b. M encetak absensi
c. M embuat rekap absensi untuk penggajian
d. M enyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses mutasi
karyawan, promosi karyawan, penugasan karyawan, dan lain-lain.
e. M enyiapkan Form Perpanjangan Kontrak dan kontrak kerja
masing-masing karyawan
f. M emperbaharui data kontrak karyawan g. Konfirmasi ke kantor cabang
h. M emperbaharui data karyawan
i. M emonitor pengurusan tenaga kerja asing j. Asuransi
k. M enginput CV ke database dan menyimpannya di file pelamar. l. M enyiapkan, mengatur jadwal interview dan memanggil pelamar.
m. M encari tahu dan menghubungi vendor (pihak lain) dalam hal
psikotes maupun iklan lowongan kerja.
n. Bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pemasangan iklan
maupun pengumuman kantor.
o. M emperbaharui dan menyediakan form-form HRD.
p. M embantu dalam hal pembuatan surat-surat. 11. Kepala bagian QHES
a. M emastikan bahwa proses yang diperlukan untuk Sistem QHES telah
dibuat dan dilaksanakan.
b. M elaporkan kepada M anagement Representative dan Direksi atas
pelaksanaan Sistem M anajemen QHES serta segala sesuatu yang berkaitan dengan perkembangannya
c. M emastikan tercapainya kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan yang telah disepakati.
d. M emastikan bahwa proses komunikasi yang baik telah dilaksanakan
dan menjadi penunjang keefektifan Sistem M anajemen QHES.
e. M engembangkan, mendokumentasikan dan menjaga Sistem
M anajemen QHES yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004
f. M emastikan bahwa Sistem M anajemen QHES telah ditetapkan,
diterapkan dan dipelihara sebagaimana mestinya.
g. M emastikan bahwa perbaikan Sistem M anajemen QHES yang sesuai
dengan ISO 9001:2000, OHSA S 18001:2007, ISO 14001:2004
h. M elaporkan kepada M anagement Representative dan Direksi atas
kinerja Sistem M anajemen QHES untuk ditinjau ulang.
i. M emberikan rekomendasi atau saran-saran kepada M anagement
Representative dan Direksi untuk melakukan perbaikan.
j. M engusulkan promosi ataupun demosi karyawannya.
12. Document Controller
a. M empersiapkan dan mengatur Audit Internal serta mempersiapkan
b. Pelaksanaan Management Review yang akan dipimpin oleh Kabiro
QHES
c. M emastikan bahwa seluruh dokumen Sistem M anajemen QHES (baru
d. M enyimpan dan memelihara seluruh dokumen Sistem M anajemen QHES asli.
e. M emastikan bahwa seluruh pemilik proses dan karyawan PT. Multi
Structure yang berkaitan dengan pengendalian M utu, K3 dan Lingkungan telah menerima dokumen Sistem M anajemen QHES sehingga mereka dapat melaksanakan aktivitas sesuai prosedur yang tercantum dalam dokumen Sistem M anajemen QHES.
f. M embantu Kabiro QHES dalam melaksanakan Sistem M anajemen
QHES
13. Internal Auditor
a. Bertanggung jawab membantu kelancaran jalannya program audit
internal.
b. M emastikan kembali waktu dan tempat dimana akan dilakukannya
proses audit internal.
c. M embuat checklist audit internal berdasarkan prosedur yang telah ditentukan dalam program.
d. M elaksanakan proses audit internal sesuai prosedur.
e. M emberikan rekomendasi kepada auditee berupa langkah-langkah
perbaikan maupun pencegahan jika pada saat audit ditemukan ketidaksesuaian terhadap sistem ataupun proses pekerjaan.
f. M elakukan verifikasi atas pelaksanaan tindakan perbaikan dan
g. M emberikan masukan-masukan kepada Kabiro QHES dan pemilik proses dalam rangka perbaikan dan pengembangan berkesinambungan terhadap Sistem manajemen QHES PT. M ulti Structure.
14. S taff IT
a. M embuat program aplikasi.
b. Maintenance server.
c. Desktop helper.
d. Maintenance PABX.
e. Report Billing System.
f. Maintenance dan memperbaharui Qhes web.
g. Trouble shooting komputer.
h. M emperbaiki hardware.
i. Maintenance network.
j. Instalasi komputer.
k. Suggestion specification komputer.
l. M enemukan update news IT.
m. Update antivirus.
n. Photo editing.
o. Visit computer exibition.
p. Administrator network.
q. Maintenance hardware dan software.
3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan
3.3.1 Prosedur Penerimaan
Proses penerimaan diawali adanya permintaan dari kepala bagian. Permintaan ditujukan kepada bagian HRD dengan menyertakan isian dari form Permohonan Tenaga Kerja (form pada lampiran 1). Bagian HRD mencari kandidat dengan melihat cara melihat lamaran-lamaran yang telah ditampung, dengan membuka iklan atau kandidat-kandidat internal perusahaan. Jika mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kriteria maka kandidat tersebut diajukan kepada kepala bagian. Jika kepala bagian tersebut setuju dengan kandidat tersebut maka akan ditetapkan jadwal wawancara. Wawancara dilakukan oleh HRD. Ketika wawancara, HRD mengisi form Hasil Penilaian Wawancara (form pada lampiran 2) untuk mengisi nilai hasil wawancara kandidat tersebut. Wawancara bisa dilakukan lebih dari satu kali. Jika hasil wawancara sesuai makan selanjutnya HRD akan melakukan negosiasi gaji dengan kandidat tersebut. Dan HRD mengisi form Rekomendasi (form pada lampiran 3) untuk negosiasi gaji tersebut. Jika ada kesepakatan mengenai gaji langkah terakhir yang dilakukan adalah tanda tangan kontrak.
3.3.2 Flowchart Proses Penerimaan
Berikut ini merupakan Flowchart dari proses perekrutan yang sedang berjalan.
Tabel 3. 1 Flowchart proses penerimaan
3.3.3 Prosedur Monitoring Masa Percobaan
Proses monitoring masa percobaan berjalan jika ada karyawan yang baru masuk dan statusnya karyawan kontrak. Setelah melakukan tandatangan status pelamar berubah menjadi karyawan kontrak. Karyawan kontrak itu akan mendapatkan penilaian selama tiga bulan dengan penilaian setiap bulannya. HRD bertugas mengingatkan penilaian dan memberikan formulir penilaian kepada kepala bagian. Setelah mendapatkan formulir penilaian maka kepala bagian tersebut menilai karyawan kontrak yang berada pada divisinya. Jika hasil penilaian memenuhi kriteria maka kontrak akan diperpanjang sedangkan jika hasil penilaian tidak memenuhi kriteria maka kontrak akan selesai.
3.3.4 Flowchart Proses Monitoring Masa Percobaan
Berikut ini merupakan Flowchart dari proses monitoring masa
Tabel 3. 2 Flowchart proses monitoring masa percobaan
3.3.5 Prosedur Sistem Penilaian Kinerja
Proses penilaian dimulai dari bagian HRD memberikan form Penilaian (form pada lampiran 4) kepada kepala bagian. Kemudian kepala bagian
mengisi form Penilaian setiap karyawannya. Selanjutnya kepala bagian
memperlihatkan hasil isian form Penilaian kepada masing-masing karyawan. Jika karyawan tidak setuju dengan hasil isian form tersebut maka kepala bagian akan merevisi isian dari form kompetensi tersebut, sedangkan jika
karyawan setuju maka kepala bagian akan mengirimkan form kompetensi
tersebut kepada HRD untuk kemudian diolah kembali. Selanjutnya kepala kepala bagian akan menerima laporan penilaian dari HRD.
3.3.6 Flowchart Sistem Penilaian Kinerja
Berikut ini merupakan Flowchart dari sistem kompetensi yang sedang berjalan.
3.3.7 Prosedur Pelaksanaan Training
Setelah mendapatkan laporan penilaian performa karyawan, maka
selanjutnya HRD melakukan analisis kebutuhan training dari karyawan.
Kemudian setelah mendapatkan kebutuhan training karyawan, maka HRD
membuat permintaan training untuk karyawannya. Selanjutnya karyawan
yang akan melakukan training mengisi Form Permintaan Training (form
pada lampiran 5). Setelah mengisi form tersebut maka karyawan tersebut akan mendapat training dari pelatih yang telah ditunjuk. Jika training selesai dilakukan maka pelatih akan memberikan hasil pelatihan kepada
karyawan. Kemudian karyawan tersebut mengisi Form Evaluasi Training
(form pada lampiran 6). Setelah itu karyawan memberikan hasil isian Form Evaluasi Training tersebut kepada HRD.
3.3.8 Flowchart Proses Pelaksanaan Training
Berikut ini merupakan Flowchart dari sistem pelaksanaan training yang sedang berjalan.
3.3.9 Prosedur Mutasi
Proses mutasi dimulai dengan pengajuan mutasi kepada HRD dan pengisian form M utasi oleh masing-masing kepala bagian. HRD mengisi form M utasi(form pada lampiran 7) lalu diajukan kepada atasan dari karyawan yang akan mendapatkan mutasi. Atasan karyawan melakukan pertimbangan apakah karyawan tersebut maka atasan menandatangani form tersebut dan mengembalikan form tersebut kepada HRD. HRD membuat Surat Pemberitahuan M utasi yang diberikan kepada karyawan.
3.3.10 Flowchart Proses Mutasi
3.3.11 Prosedur Promosi
Proses promosi dimulai dengan pengajuan promosi kepada HRD dan pengisian form Promosi (form pada lampiran 7) oleh masing-masing kepala bagian. HRD mengisi form Promosi lalu diajukan kepada atasan dari karyawan yang akan mendapatkan promosi. Atasan karyawan melakukan pertimbangan apakah karyawan tersebut maka atasan menandatangani form tersebut dan mengembalikan form tersebut kepada HRD. HRD membuat Surat Pemberitahuan Promosi yang diberikan kepada karyawan.
3.3.12 Flowchart Proses Promosi
3.3.13 Prosedur Cuti
Proses dimulai dengan karyawan mengisi Surat Permohonan Cuti (form pada lampiran 8) dan menyerahkannya kepada HRD. HRD memeriksa sisa cuti dari karyawan yang bersangkutan, jika sisa cuti tidak memenuhi maka permohonan akan ditolak, sedangkan jika sisa cuti memenuhi maka HRD akan melengkapi Surat Permohonan Cuti tersebut.. HRD menyerahkan Surat Permohonan Cuti tersebut kepada atasan dari karyawan yang mengajukan cuti untuk mendapatkan persetujuan.
3.3.14 Flowchart Proses Cuti
Berikut ini merupakan Flowchart dari proses cuti yang sedang berjalan.
3.4 Kondisi Aktual
Kondisi aktual pada PT. M ulti Structure sebagai berikut: • Jumlah pegawai per divisi
- M arketing = 12 orang - Keuangan = 12 orang - Konstruksi = 12 orang - Interior = 30 orang - HRD = 45 orang - Procurement = 30 orang - Industri = 15 orang
- Pusat dan Internasional = 12 orang
- TI = 3 orang
- dan pekerja kontrak sebanyak 100 orang disesuaikan dengan kebutuhan setiap proyek.
• Kantor cabang
- Jawa : Kapuk (Jakarta Utara)
- Sumatera : Riau
- Kalimantan : Balikpapan (Kalimantan Timur)
- Sulawesi : M enado (Sulawesi Utara)
- Internasional : Arab Saudi
• Pegawai yang masuk pertahunnya ada sepuluh orang
3.5 Infrastruktur Teknologi Informasi
Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki oleh PT. M ulti Structure antara lain
• Hardware
Komponen hardware yang dimiliki yaitu
- Terdapat kurang lebih 150 buah komputer Client - Terdapat 3 komputer Server
- Topologi jaringan yang dipakai yaitu topologi star - Gambaran arsitektur jaringan sebagai berikut:
Gambar 3. 2 Arsitektur jaringan PT.Multi S tructure
• Software
Komponen software yang dimiliki yaitu
- Komputer server menggunakan sistem opeasi Windows Server 2003 dan Linux
- DBM S yang digunakan yaitu mySQL dan M icrosoft Access
- Aplikasi yang digunakan pada perusahaan antara lain
9 Aplikasi payroll dengan internal development dan menggunakan DBM S
mySQL
9 Aplikasi asset dengan internal development dan menggunakan DBM S
mySQL
9 Aplikasi pembelian dengan internal development dan menggunakan
DBM S mySQL
9 Aplikasi pajak dengan menggunakan program SPT dan menggunakan
DBM S mySQL
9 Aplikasi absensi dengan internal development dan menggunakan DBM S
M icrosoft Access
3.6 Kebutuhan Informasi
Berdasarkan analisis kebutuhan pengguna, berikut merupakan tabel kebutuhan informasi:
Tabel 3. 8 Kebutuhan informasi
Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Informasi Lama Dibuat
Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Informasi Lama Dibuat
Data pelamar HRD HRD 5 menit
Informasi mengenai posisi jabatan yang kosong
HRD HRD, Kepala divisi 3 menit
Laporan perekrutan
yang terjadi HRD HRD 10 menit
Laporan penilaian
wawancara HRD HRD, Kepala divisi 10-15 menit
Struktur organisasi HRD HRD 10 menit
Laporan penilaian
kinerja HRD M anajemen 20-30 menit
Informasi mengenai
kebutuhan training HRD HRD 10 menit
Laporan training HRD HRD 15 menit
Laporan evalusai
training HRD HRD, Kepala divisi 15 menit
Laporan promosi HRD HRD, Kepala divisi 15 menit
Laporan mutasi HRD HRD, Kepala divisi 15 menit
Informasi mengenai
sisa cuti HRD HRD 15 menit
Laporan cuti HRD HRD, Kepala divisi 15 menit
3.7 Permasalahan yang dihadapi
Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. M ulti Structure, permasalahan yang dihadapi antara lain:
• Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.
• Adanya redudansi data.
Pencatatan yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan dilakukan oleh masing-masing divisi sehingga bila akan dilakukan rekapitulasi data akan terjadi redudansi.
• Data yang belum terintegrasi antar satu divisi dengan divisi lainnya.
Data yang ada tidak saling terintegrasi antara satu divisi dengan divisi lainnya sehingga akan menyulitkan dalam pembuatan laporan.
• Keamanan data yang tidak terjamin.
Data yang ada masih disimpan dalam bentuk kertas, sehingga pihak-pihak yang tidak berkepentingan dapat dengan mudah mengaksesnya jika data yang berbentuk kertas tersebut tidak tersimpan dengan baik.
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah yang dihadapi sebagai berikut :
• M embuat aplikasi berbasiskan web sehingga kegiatan kepegawaian dapat
terintegrasi satu sama lain.
• M embuat aplikasi basis data yang menyimpan data yang bersifat historis
sehingga mempermudah dalam melakukan pencarian. Waktu yang digunakan dalam pengaksesan data diharapkan lebih singkat dan tepat guna.
