BAB I PENDAHULUAN. A. Latar Belakang

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Lembaga Kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya merupakan sebuah perangkat dengan satu kesatuan sistematis dari sebuah alat kelengkapan organisasi yang ada di dalamnya yang memiliki pengelolaan sesuai dangan ranah kerjanya. Sebuah lembaga kemahasiswaan dikatakan baik apabila adanya komunikasi dan kerjasama antar lembaga yang ada didalamnya sehingga terciptanya tujuan bersama sesuai dengan harapan seluruh mahasiswa Poltekkes Kemenkes Surabaya.

Dinamisasi lembaga mahasiswa yang ada saat ini harus memiliki dasar-dasar dalam menjalankan kegiatannya karena dalam berorganisasi tidak lepas dari unsur birokrasi dan administrasi, oleh karenanya untuk menciptakan iklim organisasi yang kondusif dan efektif, perlu adanya sebuar aturan yang sistematis dan mengikat, sehingga teciptanya sebuah birokrasi kampus yang ideal dan sinergis.

Undang-Undang Administrasi merupakan cara yang tepat untuk mengawasi, mengatur dan mengontrol alur administrasi seluruh lembaga kemahasiswaan yang ada di lingkungan Poltekkes Kemenkes Surabaya. Undang-Undang ini diharapkan mampu menjadi dasar bagi seluruh lembaga kemahasiswaan dalam melakukan kegiatan administrasi dan birokrasi.

B. Identifikasi Masalah

 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

nomor 155 /u/1998. Tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi Pasal 1 Ayat 5.

C. Tujuan

Untuk memperlancar dan menertibkan alur administrasi dan birokrasi setiap Lembaga Kemahasiswaan.

D. Manfaat

Sebagai Pedoman dalam kegiatan dalam administrasi dan birokrasi Lembaga kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya.

BAB II

NASKAH RANCANGAN UNDANG-UNDANG

A. Dasar dalam Pembuatan Undang-undang

 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

nomor 155 /u/1998. Tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi Pasal 1 Ayat 5.

B. Isi (Terlampir) yang meliputi :  Ketentuan Umum

 Bentuk

BAB III

PENUTUP

Demikianlah naskah ini kami buat dengan sebaik-baiknya, dengan harapan Rancangan Undang-undang ini dapat menjadi Undang-undang yang sah di Lembaga Kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya.

Dan kami mengharapkan agar undang-undang ini dapat menjadi pedoman bagi lembaga Kemahasiswaan yang ada di kampus Poltekkes Kemenkes Surabaya dalam melaksanakan kegiatan birokrasi dan administarsi.

Surabaya, … Desember 2016

Presiden

BEM Poltekkes Kemenkes Surabaya

Anggit Ananda Solichin NIM. P27838114011

UNDANG-UNDANG ADMINISTRASI BAB 1

KETENTUAN UMUM

Pasal 1 Ruang Lingkup

Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan :

1. Bahwa seluruh lembaga kemahasiswaan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya adalah seluruh lembaga kemahasiswaan yang diakui keberadaannya secara sah di lingkungan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya

2. Undang-undang administrasi adalah Undang-undang yang mengatur dan menetapkan tata cara administrasi mulai dari Alur, Pembuatan, Penerbitan, Pengelolaan, dan Dokumentasi Administrasi lembaga kemahasiswaan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya

3. Administrasi di kelola mulai dari tanggal dilantik pengurus sampai dengan tanggal domisioner

4. Penanggungjawab administrasi adalah pengurus yang diserahi tanggungjawab tehadap pengelolaan administrasi

5. Dokumen adalah data, catatan dan atau keterangan yang berkaitan dengan pengelolaan dan tanggungjawab administrasi lembaga, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun

6. Administrasi meliputi administrasi keluar dan administrasi masuk

7. Sistem Pengendalian Internal Adminitrasi Lembaga Kemahasiswaan diatur lebih lanjut dalam AD / ART masing-masing Lembaga Kemahasiswaan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Surabaya

8. Dalam pelaporan LPJ dan SPJ dilakukan secara perbulan,per triwulan,dua triwulan,per tahun,dan satu periode.

Pasal 2 Ketentuan Umum

1. Semua jenis admnistrasi tertulis, dicetak dengan huruf Times New Roman atau Arial Narrow dan Tahoma

2. Menggunakan ukuran huruf 12 3. Menggunakan 1,5 spasi

4. Untuk proposal dan LPJ dan SPJ kegiatan menggunakan kertas A4 sedangkan untuk surat-surat dapat menggunakan kertas A4 dan kertas HVS atau F5 dan untuk pembatas lampiran menggunakan kertas A4 berwarna merah/biru

5. Lambang sebelah kiri merupakan lambang institusi yang menaungi sedangkan lambang sebelah kanan merupakan lambang Lembaga Kemahasiswaan yang dinaungi

Pasal 3 Alur Administrasi

Keterangan:

 Garis hitam lurus menjelaskan alur administrasi Lembaga Kemahasiswaan

 Garis hitam putus-putus menjelaskan alur administrasi diluar Lembaga Kemahasiswaan Direktur Pudir III ADAK Presiden / Wa.Presiden BEM Kementerian Keuangan Kementerian Sekretaris Kabinet Menteri Kementerian

Pelaksana Kegiatan Seluruh Mahasiswa Hima Masing-masing Kampus Kemahasiswaan Masing-masing Kampus UKM_BEM Staf Ahli

BAB II

BENTUK ADMINISTRASI

Pasal 4

Bentuk – bentuk administrasi meliputi : 1. Surat

2. Amplop

3. Proposal Kegiatan

4. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan 5. RAPBLK 6. Dokumentasi BAB III SURAT Pasal 5 Definisi

Surat adalah kertas yang berisikan berbagai isi secara tertulis yang dikeluarkan oleh Lembaga Kemahasiswaan yang bertujuan untuk memberikan sebuah informasi.

BAB IV

JENIS SURAT DAN KEGUNAANNYA

Pasal 6

1. Surat Undangan (UN), digunakan untuk memohon pihak lain untuk menghadiri suatu acara atau kegiatan pada waktu dan tempat tertentu

2. Surat Peringatan (SP), digunakan untuk memberi peringatan kepada pihak lain karena telah melakukan hal tertentu

3. Surat Pengumuman (PG), digunakan untuk memberikan pengumuman atau informasi kepada banyak orang atau banyak pihak

4. Surat Edaran(SER), digunakan untuk memberikan pengumuman atau informasi kepada banyak orang atau banyak pihak namun lebih spesifik

5. Surat Pengantar(PN), digunakan mengantarkan sesuatu hal kepada pihak lain baik berupa barang maupun uang

6. Surat Keterangan(SKT), digunakan untuk memberikan keterangan tentang suatu hal yang diminta oleh pribadi untuk kepentingan dirinya

7. Surat Rekomendasi (SR), digunakan untuk memberikan rekomendasi kepada suatu pihak

8. Surat Pernyataan (SPT), digunakan untk memberikan suatu pernyataan suatu pihak ke pihak tertentu

9. Surat Permohonan (SN), digunakan untuk mengajukan berbagai macam permohonan dari suatu pihak ke pihak tertentu

10. Surat Pengabulan (SL), digunakan untuk memberikan jawaban atas permohonan pihak lain yang berisi pengabulan atau persetujuan.

11. Surat Pengunduran Diri(SPD), digunakan untuk memberikan pernyataan oleh suatu pihak untuk memberikan keterangan bahwa berhenti dari jabatan atau sesuatu hal lain 12. Surat Pemberhentian(SPN), digunakan untuk untuk menetapkan bahwa suatu pihak

diberhentikan dari jabatannya atau sesuatu hal lain.

13. Surat Tugas (ST), digunakan untuk memberikan suatu tugas kepada suau pihak tertentu untuk melaksanakan tugas tertentu

14. Surat Keputusan (SK), digunakan untuk menetapkan / memutuskan suatu hal

BAB V

BAGIAN SURAT DAN PENULISANNYA

Pasal 7

Bagian surat dan penulisannya wajib diterapkan di seluruh lembaga kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya

Pasal 8 Kepala Surat

1. Mencantukan nama dan logo institusi yaitu “POLITEKNIK KESEHATAN

KEMENKES SURABAYA”

2. Mencantumkan nama dengan huruf kapital dan bold dan logo lembaga kemahasiswaan yang menerbitkan surat

3. Mencantumkan alamat lengkap, jalan, no. kabupaten, no.telp, no.fax, website, email, menggunakan 2 garis pembatas, ukuran 1.5dan 2.5

4. Bentuk logo lembaga kemahasiswaan selanjutnya diatur masing-masing menurut AD/ART lembaga kemahasiswaan

Pasal 9 Penomoran Surat

1. Ditulis Nomor atau disingkat “No” diikuti titik dua 2. Penomoran surat menggunakan angka dan huruf 3. Penomoran berlaku satu periode kepengurusan

Format :

NO : UN.03.A/1.1/01/2016

Mempunyai 6 bagian dalam penomoron surat yaitu : A. Tipe Surat dan kode nya

Surat Undangan (UN), Surat Peringatan (SP) Surat Pengumuman (PG) Surat Edaran (SER) Surat Pengantar (PN) Surat Keterangan (SKT) Surat Rekomendasi (SR) Surat Pernyataan (SPT) Surat Permohonan (SN) Surat Pengabulan (SL)

Surat Pengunduran Diri (SPD) Surat Pemberhentian (SPN) Surat Tugas (ST),

Surat Keputusan (SK)

B. Nomor Kode ORMAWA

C. Kode Surat :

 Untuk lingkungan Poltekkes Kemenkes Surabaya menggunakan kode A

 Untuk luar Poltekkes Kemenkes Surabaya menggunakan kode B

 Surat keputusan, rekomendasi dan surat yang langsung dikeluarkan oleh pimpinan lembaga menggunakan kode C

D. Nomor Kode Jabatan yang bertanggung jawab

E. Nomor surat yang dibuat F. Tahun Pembuatan Surat

Pasal 10 Lampiran Surat

1. Lampiran ditulis “lampiran” atau dapat disingkat “Lamp” diikuti titik dua

2. Bila tidak ada lampiran surat maka pada format surat tidak ditulis “Lampiran” atau “Lamp”

3. Lampiran ditulis lembar jika lampiran berbentuk kertas lembaran dan jumlahnya ditulis sesuai jumlah lembaran yang dilampirkan

4. Lampiran ditulis bendel jika berbentuk satu jilid buku yang dilampirkan 5. Lampiran ditulis Berkas jika berbentuk kumpulan berbagai macam file 6. Pada lembar lampiran disertai nomer surat tanggal dan perihal

Pasal 11 Penulisan Perihal

1. Ditulis “Perihal” atau disingkat “Hal” diikuti titik dua

2. Perihal Ditulis secara singkat, padat dan jelas sesuai maksud dan tujuan serta isi 3. Ditulis tebal (Bold)

Pasal 12

Penulisan Tempat, Tanggal

1. Tanggal menggunakan Format Tempat, Tanggal Bulan Tahun

2. Tempat ditulis dengan huruf, tanggal dengan angka sebanyak 2 digit, bulan dengan huruf, tahun dengan angka se banyak 4 digit.

3. Diletakkan sejajar dengan nomor surat atau diletakkan di akhir kepala pengesahan

Pasal 13 Alamat

1. Semua Alamat diawali dengan “Yang Ter Hormat” yang selanjutny disingkat “Yth” dan diikuti tanda titik

2. Didahulukan mencantumkan nama, jabatan kemudian nama institusi kemudian Alamat lengkap/kota atau cukup di tulis “di tempat”

Pasal 14 Isi Surat

1. Isi harus sesuai dengan perihal yang ditulis 2. Ditulis secara jelas maksud dan tujuan

3. Terdiri dari paragraf pembuka, isi, dan penutup

Pasal 15 Pengesahan

1. Diawali dengan kepala pengesahan yang ditulis rata tengah di sebelah kanan 2. Kepala pengesahan ditulis secara berurutan yang terdiri dari Institusi dan lembaga

kemahasiswaan.

3. Penandatanganan diletakkan diantara nama jabatan yang berada di atas dan nama terang digaris bawahi yang diikuti NIM/NIP/ sejenisnya

4. Jenis penandatangan dapat berupa pelaksana, mengetahui, menyetujui. 5. Ditulis tebal (Bold)

6. Diberi Cap Basah disebelah kiri tanda tangan

7. Bentuk Cap selanjutnya diatur masing-masing dalam AD/ART masing-masing Lembaga Kemahasiswaan

Pasal 16 Tembusan

1. Ditulis “Tembusan” diikuti titik dua

2. Menggunakan Numbering dalam penulisannya jika lebih dari satu 3. Ditulis Tebal (Bold)

BAB V FORMAT SURAT

Pasal 17 Ayat 1 Surat Undangan

……….Kepala Surat………. ………. ………. No :……… Tempat, Tanggal Lamp :……… Hal : Undangan Yth. ………. ………. Di ……….. Paragraf pembuka...……… ……… Paragraf Isi……… ……… Paragraf Penutup……… ……… ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 2 Surat Peringatan ……….Kepala Surat………. ………. ………. No :……… Tempat, Tanggal Lamp :……… Hal : Peringatan Yth. ………. ………. Di ……….. Paragraf pembuka...……… ……… Paragraf Isi……… ……… Paragraf Penutup……… ……… ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 3 Surat Pengumuman …….Kepala Surat………. ………. ………. PENGUMUMAN No :……… Tentang ………. Paragraf pembuka...……… ……… Paragraf Isi……… ……… Paragraf Penutup………. ……… Tempat, Tanggal ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 4 Surat Edaran ……….Kepala Surat………. ………. ………. SURAT EDARAN No :……… Tentang ………. Paragraf pembuka...……… ……… Paragraf Isi……… ……… Paragraf Penutup……… ……… Tempat, Tanggal ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 5 Surat Pengantar ……….Kepala Surat………. ………. ………. No :……… Tempat, Tanggal Lamp :……… Hal :……… Yth, ………. ………. Di ……….. Paragraf pembuka...……… ……… Paragraf Isi……… ……… Paragraf Penutup……… ……… ……Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 6 Surat Keterangan ……….Kepala Surat………. ………. ………. No :……… Tempat, Tanggal Lamp :……… Hal : Keterangan………..

Pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan..……… ……… Nama :………..

Tempat, tanggal lahir :………. Alamat :………. Pejelasan umum….……… ……… Klausal Penutup……… ……… ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 7 Surat Rekomendasi ……….Kepala Surat………. ………. ………. No :……… Tempat, Tanggal Lamp :……… Hal : Rekomendasi Yth, ………. ………. di ……….. Paragraf pembuka...……… ……… Paragraf Isi……… ……… Paragraf Penutup……… ……… ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 8 Surat Pernyataan ……….Kepala Surat………. ………. ……… . SURAT PERNYATAAN No :……… Tentang ……….

Yang memberi pernyataan…..……… ……… Pernyataan……… ……… Paragraf Penutup………. ………. Tempat, Tanggal ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 9 Surat Permohonan ……….Kepala Surat………. ………. ………. No :……… Tempat, Tanggal Lamp :……… Hal : Permohonan Yth, ………. ………. di ……….. Paragraf pembuka...……… ……… Paragraf Isi……… ……… Paragraf Penutup……… ……… ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 10 Surat Pengabulan ……….Kepala Surat………. ………. ……… . No :……… Tempat, Tanggal Lamp :……… Hal : Pengabulan Yth, ………. ………. di ……….. Paragraf pembuka...……… ……… Paragraf Isi……… ……… Paragraf Penutup……… ……… ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 11

Surat Pengunduran Diri

Hal: Pengunduran Diri Yth,

………. ………. di

………..

Yang membuat pengunduran diri….……… ……….

Pernyataan pengunduran diri.……… ……… Paragraf Penutup……… ……… Tempat, Tanggal ………Kepala Pengesahan…… Jabatan

Yang mengundurkan diri Nama terang

Ayat 12 Surat Pemberhentian ……….Kepala Surat………. ………. ………. PEMBERHENTIAN No :………

Pernyataan kesungguhan pihak yang memberhentikan……… ……… Nama :………..

Tempat, tanggal lahir :………. Alamat :……….

Pejelasan tentang sifat dan alassan pemberhentian……… ……… Klausal Penutup……….. ……… Tempat, Tanggal ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 13 Surat Tugas ……….Kepala Surat………. ………. ………. SURAT TUGAS No :………

Yang memberi Tugas……… ……… Yang diberi Tugas……… ……… Tugas yang diberikan……… ……… Klausal Penutup……….. ……….. Tempat, Tanggal ………Kepala Pengesahan…… Jabatan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya Tembusan: 1. ……… 2. ……… 3. ………

Ayat 14 Surat Keputusan ……….Kepala Surat………. ………. ………. SURAT KEPUTUSAN No :……… T e n t a n g ... Menimbang : 1. ... 2. ... Mengingat : 1. ... 2. ... Memperhatikan : ... ... M E M U T U S K A N PERTAMA : ... KEDUA : ... Diterapkan di : ... Tanggal : ... Pemberi Keputusan Nama terang NIM/NIP/sejenisnya

BAB VI AMPLOP

Pasal 18 Definisi

Amplop adalah sebuah tempat untuk memasukkan surat

Pasal 19

Bagian Amplop dan Penulisannya

Bagian amplop yang diterapkan diseluruh lembaga kemahasiswaan Poltekkes Kemenkes Surabaya disamakan penulisannya

Pasal 20 Kepala amplop

1. Mencantukan nama dan logo institusi yaitu “POLITEKNIK KESEHATAN

KEMENKES SURABAYA”

2. Mencantumkan nama dan logo lembaga kemahasiswaan penerbit surat 3. Mencantumkan alamat lengkap, jalan, no, kabupaten, no telp,no fax, website,

email, Menggunakan 2 garis pembatas ukuran 1,5 dan 2,5

4. Bentuk selanjutnya diatur masing-masing menurut AD/ART lembaga kemahasiswaan.

Pasal 21 Alamat

1. Semua Alamat diawali dengan “Yang Ter Hormat” yang selanjutnya disingkat “Yth” dan diikuti tanda titik

2. Didahulukan mencantumkan nama, jabatan kemudian nama institusi kemudian Alamat lengkap/kota atau cukup di tulis “di tempat”

BAB VII FORMAT AMPLOP Pasal 22 ……….Kepala Surat………. ………. ………. Yth. ... di tempat. No :

BAB VIII PROPOSAL

Pasal 23 Definisi

Proposal kegiatan merupakan rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terperinci untuk suatu kegiatan

Pasal 24

Sistematika Penulisan Proposal

Dalam penulisan proposal kegiatan, poin-poin yang harus ada dalam proposal antara lain : A. Halaman Judul

Halaman judul merupakan lembar tersendiri, memuat : 1. Judul kegiatan yang diajukan

Dibuat singkat, jelas dan harus dapat mengambarkan kegiatan yang akan dilaksanakan

2. Kementerian yang melaksanakan kegiatan

3. Lambang POLTEKKES atau kegiatan yang diajukan. B. Latar Belakang

Berisi hal-hal yang melatarbelakangi keinginan/daya dorong untuk melaksanakan kegiatan yang diajukan.

C. Nama Kegiatan

Nama kegiatan yang diajukan disajikan secara menarik untuk publikasi. D. Tema Kegiatan

Materi yang diangkat dalam pelaksanaan kegiatan. E. Tujuan Kegiatan

Hal yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. F. Landasan Kegiatan

Hal yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan yang diajukan. G. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Harus dijelaskan waktu dan tempat dilaksanakannya kegiatan secara tepat dan jelas.

H. Sasaran Kegiatan

Objek yang menjadi sasaran dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. I. Susunan Panitia

Pelaksana dari kegiatan yang diajukan. J. Susunan Acara

Pelaksanaan dari kegiatan yang diajukan. K. Rancangan Anggaran Biaya

Rancangan perkiraan pengeluaran yang akan digunakan dalam kegiatan yang diajukan. Format anggaran terdiri atas, nomor urut, kebutuhan seksi, volume dan jumlah.

L. Penutup

Kata penutup dari proposal yang diajukan. M. Pengesahan

Bagian pengesahan diletakkan di lembar tersendiri yang berisi :

 Tanggal pengesahan

 Instansi pelaksana kegiatan

 Pengesahan N. Lampiran-lampiran

Pasal 25 Format Proposal COVER KATA PENGANTAR DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN a. Latar Belakang b. DASAR HUKUM

1. Undang-undang Nomor : 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.

2. Undang-undang Nomor : 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional. 3. Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 Tentang Pendidikan Tinggi.

4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : HK.00.06.2.4.3199 Tahun 2004 Tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Pendidikan Jenjang Pendidikan Tinggi Pendididikan Tenaga Kesehatan.

5. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor : 890/Menkes/PER/VIII/2007 tanggal 2 Agustus 2007 tentang Organisasi dan Tata kerja Politeknik Kesehatan.

6. SK Direktur Poltekkes Kemenkes Surabaya.

7. Surat keputusan pimpinan lembaga ( presiden/ketua HMJ/HMPS dan UKM) Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Surabaya Nomor : ... Tentang susunan kepanitiaan ( BEM/HMJ/HMPS) Periode ...

c. Tujuan umum dan khusus

II. PELAKSANA KEGIATAN

A. NAMA KEGIATAN B. TEMA KEGIATAN C. BENTUK KEGIATAN D. SASARAN KEGIATAN

E. WAKTU DAN TEMPAT

F. RENCANA ANGGARAN DANA G. SUSUNAN ACARA

III. PENUTUP

Presiden BEM/kahima/ketua UKM Poltekkes Kemenkes Surabaya

A……… NIM. P27………… Ketua Pelaksana ……… NIM.P278…….. Mengetahui,

Pudir III Bidang Kemahasiswaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya

Lembunai Tat Alberta, SKM.,M.Kes NIP. 196210051986032003

Menyetujui, Direktur

Politeknik Kesehatan Kemenkes Surabaya

drg. Bambang Hadi Sugito, M.Kes NIP. 19620429199303100

BAB IX

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

Pasal 26 Definisi

Laporan Pertanggungjawaban yang selanjutnya disingkat LPJ merupakan pelaporan suatu kegiatan yang sudah dilaksanakan oleh lembaga kemahasiswaan

Pasal 27

Sistematika Penulisan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

Dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban kegiatan, poin-poin yang harus ada di dalamnya adalah :

A. Halaman Judul, memuat :

1. Judul LPJ yang diajukan, dibuat singkat dan jelas. 2. Lambang ORMAWA Poltekkes Kemenkes Surabaya 3. Instansi yang melaksanakan

B. Latar Belakang

Berisi hal-hal yang melatarbelakangi keinginan/daya dorong untuk melaksanakan kegiatan yang diajukan.

C. Nama Kegiatan

Nama kegiatan yang telah dilaksanakan. D. Tema Kegiatan

Tema dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. Merupakan materi yang diangkat dalam pelaksanaan kegiatan

E. Tujuan Kegiatan

Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan. F. Landasan Kegiatan

Landasan yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan. G. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

H. Sasaran Kegiatan

Objek yang menjadi sasaran dari pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan. I. Susunan Panitia

Pelaksana dari kegiatan yang telah dilaksanakan. J. Susunan Acara

Pelaksanaan dari kegiatan yang telah dilaksanakan. K. Laporan Pelaksanaan, mencakup:

1. Hasil kegiatan

Berisi hasil kegiatan yang telah dicapai, yang harus dirinci secara jelas. 2. Kendala

Berisi kendala yang dihadapi selama persiapan, saat berlangsungnya kegiatan sampai dalam pelaporan kegiatan.

L. Realisasi Biaya

Anggaran yang telah digunakan dalam pelaksanaan kegiatan. Dalam penyusunannya :

1. Harus disusun dengan perincian yang tepat dan jelas. 2. Tidak ada pencantuman anggaran lain-lain.

M. Penutup

Penutup dari laporan pertanggungjawaban kegiatan yang telah dilaksanakan. N. Pengesahan

Lembar tersendiri, berisi: 1. Tanggal pengesahan 2. Instansi pelaksana kegiatan 3. Pengesahan

O. Lampiran-lampiran

Halaman tambahan keterangan lain yang wajib dan perlu untuk dilampirkan dalam pembuatan LPJ seperti:

KETERANGAN 1 = NAMA TOKO

2 = TANGGAL PEMBELIAN 3 = RINCIAN BELANJA 4 = STEMPEL BASAH

5 = TTD PENJUAL DAN NAMA TERANG

Apabila poin 4 tidak terpenuhi, maka harus ada poin 1 Apabila poin 1 tidak terpenuhi, maka harus ada poin 4 Poin 2 harus ada

 Daftar hadir peserta kegiatan

 Foto-foto pelaksanaan kegiatan

 Keterangan lain yang dapat dilampirkan (tidak wajib) : a. Sertifikat

b. Poster

Pasal 28

Format Laporan Pertanggungjawaban

COVER

KATA PENGANTAR DAFTAR ISI

BAB I

I. Latar Belakang II. Tujuan Kegiatan

 Tujuan Umum  Tujuan Khusus BAB II 2.1 Pembentukan Panitia 2.2 Rapat Persiapan 2.3 Rencana Peserta

2.4 Rencana Waktu dan Tempat Pelaksanaan 2.5 Rencana Anggaran Dana

BAB III 3.1 Persiapan Panitia 3.2 Registrasi 3.3 Acara BAB IV 4.1 Evaluasi Kepanitiaan 4.2 Hasil

PENUTUP LAMPIRAN

Pasal 29

Warna Cover Laporan Pertanggungjawaban

1. BEM atau Badan Eksekutif Mahasiswa menggunakan warna putih 2. HMJ atau HMPS menggunakan warna biru

3. UKM atau Unit Kegiatan Mahasiswa menggunakan warna kuning

Pasal 30

Pengumpulan Laporan Pertanggungjawaban

Pengumpulan laporan pertanggungjawaban selambat-lambatnya dikumpulkan satu bulan setelah serah terima jabatan Lembaga Kemahasiswaan

BAB X

Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPBLK) Pasal 31

Definisi

Rencana anggaran pendapatan dan belanja yang selanjutnya disingkat RAPBLK merupakan Rencana keuangan tahunan lembaga kemahasiswaan yang disetujui menteri

keuangan bem poltekkes kemenkes surabaya

Pasal 32

Sistematika Penulisan RAPBLK

Dalam pembuatan RAPBLK, poin-poin yang harus ada di dalamnya adalah : A. Halaman Judul, memuat :

1. Judul RAPBLK yang diajukan, dibuat singkat dan jelas. 2. Lambang ormawa

3. Instansi yang melaksanakan B. Pengesahan

Lembar tersendiri, berisi: 1. Tanggal pengesahan 2. Instansi pelaksana kegiatan 3. Pengesahan

C. Forcasting

D. Rincian RAPBLK Rincian berisi :

RENCANA ANGGARAN PENDAAPATAN DAN BELANJA LEMBAGA KEMAHASISWAAN (ORGANISASI MAHASISWA)

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA PERIODE (TAHUN)

NAMA KEGIATAN

RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN (BULAN DAN MINGGU)

NO RINCIAN VOL KEGIATAN HARGA SATUAN JUMLAH A. BELANJA BARANG

( perlengkapan dan konsumsi ) B. BELANJA BARANG NON OPERASIONAL

LAINNYA

( honor jasa, honor pemateri, dll )

C BELANJA SEWA

( sewa tempat, sewa alat dll ) D. BELANJA PERJALANAN LAINNYA ( transport) JUMLAH Satuan RAPBLK OJ = Orang/jam OH = Orang/ hari OB = Orang / Bulan OT = Orang/ tahun OP = Orang / Paket OK = Orang/ kegiatan OR = Orang / Respondent Oter = Orang/terbitan

BAB XI DOKUMENTASI

Pasal 33 Definisi

Dokumentasi adalah sesuatu yang tertulis, tercetak atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.

Pasal 34 Jenis Dokumentasi

Jenis-jenis Dokumentasi

1. Dokumentasi Visual, dapat berupa hasil pemotretan dan berupa tulisan. 2. Dokumentasi Audio, jenis ini menekankan pada rekaman suara

BAB XI

KETENTUAN PERALIHAN

Pasal 35

Perubahan menyangkut penjelasan subtansi pasal yang masih rancu dan penambahan sub pasal dilakukan dengan melakukan revisi sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam AD/ART BEM Poltekkes Kemenkes Surabaya.

BAB XIII SANKSI

Pasal 36 SP 1

Surat peringatan pertama diberikan apabila ketentuan/kesepakatan bersama tidak dipenuhi hingga melampaui batas waktu tujuh hari

SP 2

Surat peringatan ke dua diberikan apabila SP 1 tidak dipenuhi dan tidak dilaksanakan hingga batas waktu tujuh hari setelah SP 1 dikeluarkan

SP 3

Surat peringatan ke tiga berupa:

a. Surat Demisioner dikeluarkan apabila Ormawa yang bersangkutan tidak memenuhi ketentuan/kesepakatan batas waktu serah terima jabatan b. Surat Peringatan tentang pembekuan dana apabila Ormawa bersangkutan

tidak memenuhi ketentuan/kesepakatan batas waktu penyerahan Pelaporan Pertanggungjawaban

BAB XIV

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 37

Pada saat berlakunya Undang-undang ini, maka :

1 Peraturan yang ada, sepanjang tidak diatur dalam Undang-undang ini dinyatakan tidak berlaku lagi.

2 Peraturan yang bertentangan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 38